Rapport forvaltningsrevisjon Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Orkdal kommune

Transkript

1 Rapport forvaltningsrevisjon Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Orkdal kommune 2005

2 FORORD Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Orkdal kommunes kontrollutvalg i perioden august - desember Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Vi vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Ann Katharine Gardner /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Morten Haugen /s/ Revisor Revisjon Midt-Norge IKS Side 2 av 26

3 Innholdsfortegnelse side FORORD SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON LITT BAKGRUNNSINFORMASJON OM OVERFORMYNDERIET OG HJELPEVERGENE PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET REVISJONSKRITERIER METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING HØRING OPPNEVNING OG SAMMENSETNING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING KUNNSKAP OG VEILEDNING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING RAPPORTERING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING TILSYN OG KONTROLL KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERINGER OVERFORMYNDERIETS HØRINGSUTTALELSE REVISORS KONKLUSJON REVISORS ANBEFALINGER KILDER Vedlegg: Høringssvar fra overformynderiet av Revisjon Midt-Norge IKS Side 3 av 26

4 0. SAMMENDRAG I denne rapporten har vi vurdert om overformynderiet har etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler. Vi har forsøkt å måle våre funn ut fra følgende kriterier: Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet Prosjektet er utført som et fellesprosjekt i 14 kommuner som Revisjon Midt-Norge IKS er revisor for. Informasjonen er innhentet ved intervju med samtlige overformyndere i disse kommunene. Rapporten omfatter derfor både informasjon om hvordan situasjonen er for kommunene samlet og for situasjonen i Melhus overformynderi. Våre funn er basert på intervju av overformynderne, samt gjennom en dokumentanalyse av innhentede dokumenter. Orkdal kommune har en forretningsførende overformynder som er pålagt sine oppgaver i kraft av sin stilling, og som utfører sine oppgaver i arbeidstiden. Vi anser tilgjengeligheten og kunnskapen til overformynderiet for å være god. Forretningsførende overformynder drifter det meste av overformynderiets oppgaver på egen hånd. Det er ingen andre i kommunen som har inngående kunnskap om de oppgaver som påligger overformynderiet. Dette kan være sårbart hvis det skulle oppstå hendelser som gjør at hun ikke kan utføre sine arbeidsoppgaver. Det bør også vurderes å frigjøre ressurser slik at forretningsførende overformynder får bedre tid til å følge opp hjelpevergene under deres avslutning av regnskapene. Overformynderne mangler en totaloversikt som viser hvor stor kapital som samlet forvaltes av hjelpevergefunksjonen. En slik oversikt ville synliggjort overformynderiets ansvar på en bedre måte. Oversikten kan også være til hjelp i en overordnet analyse av endringer og ressursbehov. Overformynderiet vurderer hjelpevergens mandat for hvert enkelt tilfelle, men trekker sjelden inn midler fra hjelpevergene. Det er heller ikke noen beløpsbegrensninger for hvor mye midler hjelpevergene kan disponere. Dette kan stride mot lovens intensjoner om minste middels prinsipp. Ellers har overformynderiet gode rutiner rundt oppnevningen av hjelpeverger. Overformynderiet utøver liten grad av kontroll og tilsyn mot pasienter på institusjon med pasientregnskap og som har hjelpeverger. Her er det bare de med fast eiendom eller næring som rapporterer inn til overformynderiet. Regnskapssammendrag av pasientregnskapene sendes til overformynderiet først etter at de har vært til oss for revisjon. Mandatfordeling mellom institusjonen og hjelpevergen avklares dem i mellom, og all dokumentasjon oppbevares og følges opp på institusjonen. Overformynderiet føler også at det er vanskelig å trekke klare grenser for mandatfordelingen mellom hjelpeverge, institusjon og klient for enkelte klienter med psykisk utviklingshemming. I likhet med de andre overformynderiene i undersøkelsen, gis det ikke godtgjøring til hjelpevergene i Orkdal kommune. Det er også en beskjeden grad av utgiftsgodtgjøring til disse. Revisjon Midt-Norge IKS Side 4 av 26

5 Hjelpevergene får god og tilstrekkelig informasjon ved oppnevnelsen. Den senere kontakten skjer ofte etter initiativ fra hjelpevergen, og hvis spesielle problem skulle dukke opp. Overformynderiet har ikke bidratt til å etablere nettverk eller møteplasser for hjelpeverger. Overformynderiet opplyser om en del problemer forbundet med regnskapsavleggelsen. Enkelte hjelpeverger er sene med innleveringen, noe som gjør at også overformynderiets regnskapsfrister ikke blir overholdt. Det er i liten grad formalisert et opplegg for generell regnskapsopplæring for hjelpevergene. Spesiell opplæring for hjelpeverger med særlige problemer med regnskapsavleggelsen er vurdert men ennå ikke gjennomført. Overformynderiet purrer på hjelpeverger som oversitter fristen for regnskapsavleggelse, men mangler faste rutiner for dette som viser hvordan og når det skal purres. Dokumentasjonskravene for regnskapspliktige hjelpeverger er stort sett tilfredsstillende og godt formidlet. Det savnes imidlertid at det innhentes årsoppgave for lønn eller pensjoner. Det hentes heller ikke inn arve- eller gavemelding der dette er aktuelt. Det er heller ikke alltid at det kreves en umiddelbar avslutning av regnskapene ved skifte av hjelpeverger eller ved dødsfall. Det er ikke utarbeidet egne retningslinjer til hjelp for vurderingen av om det skal gies fritak for hjelpevergers regnskapsplikt. Det er et krav at fritak for regnskapsplikt skjer i form av et enkeltvedtak. Dette kravet overholdes ikke av overformynderiet i Orkdal. Hvis man ser bort fra klienter bosatt på institusjon, anses dokumentasjonskravet for de med fritak for å være tilstrekkelig. Overformynderiet har forholdsvis omfattende og gode kontrollrutiner rettet mot de regnskapspliktige hjelpevergene. Det bør likevel vurderes å innføre en sterkere kontroll som sikrer at hjelpevergene overholder sitt mandat. Overformynderiet sier også at hjelpeverger uten regnskapsplikt følges opp på en god måte. Her mangles det imidlertid dokumentasjon på de kontrollhandlinger som gjennomføres. Vi vil anbefale overformynderiet i Orkdal å gjennomføre følgende tiltak: Det bør vurderes å trekke en del av hjelpevergenes midler inn til overformynderiet, og sette beløpsgrenser for hjelpevergens disposisjonsrett. Opprette rutiner som sikrer at overformynderiet har tilstrekkelig kontroll og tilsyn med institusjonenes pasienter og deres hjelpeverger. Det bør også sikres at det er klare grenser i mandatfordelingen mellom klienten selv, institusjonen og hjelpevergen. Det bør iverksettes en generell kursing av hjelpevergene. Det bør også vurderes å etablere nettverksmøter for hjelpevergene. Årsoppgave for lønn og pensjoner bør innhentes. Det bør også innhentes kopi av arveeller gavemelding der dette er aktuelt. Ved dødsfall eller ved skifte av hjelpeverger bør det etableres rutiner slik at regnskapene avsluttes snarest mulig. Etabler egne retningslinjer for vurderingen av hjelpevergers regnskapsplikt. Ved beslutning om fritak fra regnskapsplikten, bør dette skje i form av et enkeltvedtak. Innfør faste purrerutiner ved tilfeller der hjelpevergen oversitter regnskapsfristene. Det bør i tillegg iverksettes særskilte tiltak rettet mot enkelte hjelpeverger som sliter med regnskapsavslutningen. Det bør innarbeides rutiner som sikrer en kontroll av at hjelpevergene holder seg innenfor sitt mandat. De kontrollhandlinger som gjennomføres mot hjelpeverger uten regnskapsplikt bør dokumenteres. Revisjon Midt-Norge IKS Side 5 av 26

6 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for prosjektet Prosjektet er initiert i fra Revisjon Midt-Norge IKS, på bakgrunn av vår erfaring med revisjon av hjelpevergeregnskaper i kommunene. Gjennom revisjonen har vi sett at kvaliteten på de avlagte hjelpevergeregnskaper er svært varierende, og at det er store forskjeller i hvor mye veiledning, tilsyn og kontroll overformynderiet utøver i forhold til hjelpevergene. Kontrollutvalget har gitt sin tilslutning til at prosjektet skal gjennomføres i KU-sak 16/ Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonsarbeidet skal omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. kommuneloven 78 nr 2 og forskrift om revisjon 6. Forvaltningsrevisjonens innhold fremgår av forskrift om revisjon 7: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 1.3 Litt bakgrunnsinformasjon om overformynderiet og hjelpevergene Det er Lov om vergemål for umyndige med tilhørende forskrifter som regulerer overformynderiets ansvarsområde. Loven er i fra 1927, og ble opprinnelig utarbeidet for å ivareta umyndiges interesser. Etter hvert så man behovet for å få bestemmelser som også dekket myndige personers hjelpebehov, og de første bestemmelsene om hjelpeverger kom i Denne ordningen var ment som en midlertidig løsning og kun for spesielle tilfeller. I 1961 ble ordningen utvidet slik at den kunne være en permanent ordning for myndige personer, og i 1990 fikk loven den form den har i dag. En hjelpeverge oppnevnes derfor for en myndig person som har et begrenset hjelpebehov. I noen tilfeller kan også hjelpeverge oppnevnes for en mindreårig. Dette kan være i tilfeller der den ordinære vergen ikke kan ivareta den mindreåriges interesser i en eller flere saker. Overformynderiet er et kommunalt organ, men er en uavhengig instans innad i kommunen. Dette innebærer at rådmannen eller kommunestyret ikke har noen instruksjons- eller styringsrett i overformynderiets saker. Det er fylkesmannen som er tilsynsmyndighet og klageorgan for overformynderiets virksomhet. Kommunen kan komme i et erstatningsansvar for umyndiges midler i samsvar med vergemålslovens 92. Denne paragrafen gjelder ikke på samme måte for hjelpevergene, men kommunen kan likevel komme i en situasjon der den blir holdt ansvarlig for denne virksomheten. Overformynderiet oppnevnes i hver kommune, og består av minimum to overformyndere. I tillegg skal det oppnevnes vararepresentanter. Overformynderne velges av kommunen for fire år ad gangen. For å få en rullering velges en overformynder hvert annet år. I noen tilfeller har overformynderiet en fast formann i tillegg til de valgte overformynderne. Dette er en person som er ansatt i kommunen, og mottar lønn derifra. Den faste formann skal i flg. vergemålslovens 28 ha samme egenskaper som dommere. Det er normalt de store byene som har fast formann. En umyndig person, enten mindreårig eller umyndiggjort, skal ha oppnevnt en verge. Vergen inntrer i vedkommendes sted og forestår alle rettslige disposisjoner på vegne av vedkommende. Overformynderiet plikter å forvalte midler for umyndige over kr ,-. En myndig person kan ha behov for bistand knyttet til særskilte oppgaver. I slike tilfeller kan det oppnevnes en hjelpeverge. Hjelpevergens myndighetsområde vil være vesentlig mer begrenset enn en verges myndighetsområde, og skal være tilpasset den enkelte persons hjelpebehov. Revisjon Midt-Norge IKS Side 6 av 26

7 I september 2004 ble NOU 2004:16 Vergemål publisert. Denne skisserer forslag til ny vergemålslov. Forslaget innebærer en endring i lovverket som skal gjøre det mer hensiktsmessig og tidsriktig ut i fra dagens situasjon. Forslaget har vært ute til høring med høringsfrist , men det er foreløpig uklart når lovforslaget blir lagt fram for politisk behandling. Forslaget innebærer en del endringer i forhold til dagens regelverk, der ivaretakelsen av den hjelpetrengendes rettssikkerhet er det overordnede målet. Dette krever en økende profesjonalisering av overformynderiet og vergemålsoppgaven. Sett i forhold til prosjektet er det enkelte forhold i lovforslaget som er viktig å merke seg. Lovforslaget legger opp til å fjerne skillet mellom begrepene hjelpeverge og verge, og benytter benevnelsen verge i begge tilfeller. Det er vergemålet som vil avgjøre om den hjelpetrengende fortsatt har sin rettslige handleevne. Lovforslaget viderefører og forsterker det minste middels prinsipp, som innebærer at vergemålet ikke skal gjøres mer omfattende enn nødvendig. Det betyr at mandatet til vergen skal vurderes i det enkelte tilfelle. Videre foreslås å innføre en ordning med faste verger. Faste verger skal være profesjonelle, og kan være verger for flere personer. I dette ligger en erkjennelse av at det er vanskelig å finne egnede verger, og at det er behov for større profesjonalisering av vergemålsordningen. Lovforslaget legger også opp til at vergen skal ha en lovfestet rett til godtgjøring og utgiftsdekning for vergemålet. Dette begrunnes med at en slik rett vil lette rekrutteringen av verger og at det ikke lenger skal være slik at vergeoppdraget skal være veldedighet. 2. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstilling Følgende problemstilling er utformet for prosjektet: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler? 2.2 Avgrensninger av prosjektet I prosjektet har vi sett på overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergene. Vi har dermed ikke vurdert overformynderiets rammebetingelser for sin virksomhet. Selv om mange av bestemmelsene er likelydende for vergeordningen, omfatter prosjektet kun hjelpevergeordningen. Årsaken er at en hjelpeverge oppnevnes for å bistå personer som er myndige, og som derfor fortsatt har sin rettslige handleevne. En hjelpeverge skal dermed ha et begrenset myndighetsområde, mens en verge skal ivareta den umyndiges rettigheter fullt ut. Der det oppnevnes en hjelpeverge må derfor overformynderiet ha definert hvor langt hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde går. For umyndige, som dermed vil ha oppnevnt en verge, har overformynderiet plikt til å forvalte midler over kr ,- 1. For en hjelpeverge setter loven ingen tilsvarende krav. Det blir dermed svært viktig å sikre at et hjelpevergeregnskap blir avlagt korrekt og rettidig, eller at overformynderiet på annen måte får en rapportering over hvordan midlene er brukt. Da en hjelpeverge kan ha ulike oppgaver i forhold til klienten, er prosjektet avgrenset til å omfatte hjelpevergens økonomiske forvaltning på vegne av klienten. Høsten 2004 ble forslag til ny vergemålslov publisert 2. Da den nye loven foreløpig ikke er vedtatt, har vårt arbeid vært basert på gjeldende vergemålslov. Vi har likevel valgt å se på 1 Beløpet ble hevet fra kr ,- fra 8. februar Jf. forskrift om grense for når overformynderiet skal forvalte umyndiges midler av nr NOU 2004:16 Vergemål Revisjon Midt-Norge IKS Side 7 av 26

8 hvilke endringer den nye loven legger opp til, ved vurdering av hvilke krav og forventninger i eksisterende lovverk som bør vektlegges overfor overformynderiet og hjelpevergene. 2.3 Revisjonskriterier Problemstillingen søkes besvart ved å belyse fire hovedkriterier: 1. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser 2. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven 3. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen 4. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet Revisjonskriteriene er utledet av aktuelle lover på området, som Lov om vergemål for umyndige av 1927 (vergemålsloven) og Lov om behandlingen av forvaltningssaker av 1967 (forvaltningsloven) med tilhørende forskrifter, Håndbok for overformynderiene 3, NOU 2004:16 Vergemål 4 og tilsynsrapporter fra Fylkesmannen etter avholdte tilsynsmøter i Melhus og Klæbu kommuner. Revisjonskriteriene er mer utdypet under behandlingen under respektivt avsnitt i rapporten. 3 METODE OG GJENNOMFØRING 3.1 Metode Ettersom mange kommuner skulle delta i prosjektet, var det ønskelig å framstille noe av de innsamlede data i en sammenlikning mellom kommunene. Datainnsamlingen er derfor gjennomført ved intervju med overformynderne i de 14 kommunene som Revisjon Midt- Norge IKS er revisor for. Det er 8 revisorer som har vært involvert i arbeidet, i tillegg til styringsgruppen. Intervjuene er gjennomført ved bruk av felles intervju-guide for alle overformynderi. I tillegg har vi gjennomført en dokumentanalyse av innhentede dokumenter som for eksempel standardbrev, orienteringer osv. som overformynderiet sender ut til sine hjelpeverger. Gjennomførte intervju er verifisert av overformynderne. Prosjektet ble satt i gang i august Intervju med overformynderne er gjennomført i september/oktober Gjennomføring Prosjektet er utført av Morten Haugen. Ansvarlig forvaltningsrevisor for prosjektet har vært Ann Katharine Gardner. Styringsgruppen har bestått av Inge Storås og Anna Ølnes. 3.3 Høring Foreløpig rapport er sendt leder for overformynderiet til høring. Høringsfristen er satt til Gjenpart av høringsforslaget er sendt rådmannen til orientering. 3 Utgitt og publisert av Justisdepartementet. Ny utgave av håndboka er utgitt høsten NOU 2004:16 Vergemål, utredning med forslag til ny vergemålslov. Loven er ikke vedtatt pr november Revisjon Midt-Norge IKS Side 8 av 26

9 4 OPPNEVNING OG SAMMENSETNING 1. Revisjonskriterie: oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med lov, forskrift og andre bestemmelser Kriterier og revisors funn Overformynderiets sammensetning og omfang Vergemålsloven kap. 3 setter kravene til overformynderiets sammensetning. Loven klargjør at det skal være en forretningsførende og en kontrollerende overformynder. Der det er oppnevnt fast formann 5 skal de valgte overformyndere også føre tilsyn med formannens forvaltning. I flg. vergemålslovens 63 med forskrifter plikter overformynderiet å forvalte kapital som overstiger kr ,- for umyndige, mens overformynderiet selv setter grensene for hvor mye hjelpevergene kan disponere. Den totale kapital som overformynderiets virksomhet dekker, vil derfor være summen av den kapital som forvaltes av overformynderiet og den kapital som forvaltes av hjelpevergene Funn i Orkdal overformynderi I Orkdal kommune har en politiker og en ansatt i kommunens administrasjon vervene som overformyndere. Begge velges av kommunestyret for en periode på 4 år. Oppgaven som forretningsførende overformynder er tillagt en stilling ved økonomiseksjonen eller sosialkontoret etter kommunestyrets nærmere bestemmelse og med hensyntagen til vergemålslovens krav til hvem som kan ha vervet som overformynder. Forretningsførende overformynder er ansatt i økonomiseksjonen i Orkdal kommune, og gjennomfører vervet i arbeidstiden. Hun har 20 % stilling til rådighet for oppgaven. Kontrollerende overformynder har vært i overformynderiet i 12 år. Han bringes på bane når det fattes vedtak. Ellers er han lite benyttet i den øvrige virksomheten. Orkdal overformynderi sier de kontrollerer det enkelte hjelpevergeregnskap og fører ikke en samlet oversikt over den formue som forvaltes av hjelpevergene. De har derfor ingen oversikt som viser størrelsen på denne formuen. I Orkdal er det 49 hjelpeverger som forvalter midlene til 50 klienter. Hvis vi ser bort fra hjelpevergene, forvaltet overformynderiet en samlet kapital på kr ,99 i Overformynderiet har ingen faste medhjelpere ut over de som er oppnevnt, men henter ekstern bistand fra kommuneadvokaten hvis dette er nødvendig. Overformynderne oppnevner advokat som setteverge. Disse benyttes også ved kjøp av rådgivningstjenester Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Samtlige overformynderier som er med i undersøkelsen består av to personer. Ingen oppgir å ha fast formann etter vergemålslovens definisjon. Det er store forskjeller mellom de ulike overformynderiene når det gjelder hvor mye kapital som forvaltes. Figur 1 viser hvor mye overformynderiene forvalter utenom det som hjelpevergene disponerer. For overformynderiene i Hemne, Klæbu, Orkdal og Skaun kommuner, har man ikke oversikt over hvor mye hjelpevergene disponerer. Disse framstår derfor i diagrammet med kun en søyle. Tydal overformynderi har ikke kapital som forvaltes utover det 5 Jf. vergemålslovens 28 Revisjon Midt-Norge IKS Side 9 av 26

10 som hjelpevergene disponerer, mens situasjonen er motsatt i Snillfjord overformynderi. Tallene som er presentert for Hitra er fra 2003, mens de øvrige tallene er fra Figur 1 (tall i hele 1000) Tydal Snillfjord Skaun Selbu Orkdal Midtre Gauldal Melhus Meldal Malvik Klæbu Hitra Hemne Frøya Agdenes Disp. av overformynderiet Disp. av hjelpevergene Mange overformynderi oppgir at de har kontor-/sekretærbistand utover overformynderne. Noen har kontor-/sekretærbistand i fast stillingsprosent, bistand til regnskapsføring, tilgang på eget kontor eller tilgang til juridisk kompetanse. Overformynderiene i Malvik, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal og Tydal oppgir at de ikke har kontorhjelp utover overformynderne i det hele tatt. Overformynderiet i Melhus har bistand til regnskapsføring, mens overformynderiene i Agdenes, Klæbu, Midtre Gauldal, Selbu, Skaun og Snillfjord har kontorhjelp. Figur 2 gir en enkel oversikt over hvor stor stillingsandel overformynderiene disponerer i kontorhjelp. Figur 2 Overformynderi Agdenes Klæbu Midtre Gauldal Selbu Skaun Snillfjord Still.prosent Kontorhjelp 10-20% 20% 50% 20% 15% Ukjent still. størrelse Skaun overformynderi oppgir i tillegg å ha bistand til regnskapsføring utover kontorhjelpen Oppnevning av hjelpeverge Overformynderi som har fast formann, oppnevner selv hjelpeverger. Dersom overformynderiet ikke har fast formann, er det tingretten 6 som har den formelle oppnevningsmyndigheten. Vergemålslovens 90a angir hvilke vilkår som må være oppfylt før hjelpeverge kan oppnevnes. Loven legger ingen klare føringer for hvem som bør velges som hjelpeverge, men angir i 90c hvilke av vergemålslovens bestemmelser som gjelder for hjelpevergens funksjon, herunder habilitetsbestemmelser for vergen/hjelpevergen Funn i Orkdal overformynderi Vanligvis mottar overformynderiet en henvendelse fra for eksempel pårørende, ansatte ved institusjon eller hjemmetjenesten. Den som retter henvendelsen om hjelpeverge fyller i samarbeid med overformynderiet ut skjemaet Søknad om hjelpeverge (GA 8020). Skjemaet benyttes uten unntak, og er fullstendig utfylt før det sendes til tingretten. 6 Sør-Trøndelag tingrett Revisjon Midt-Norge IKS Side 10 av 26

11 Det er forretningsførende overformynder som tar seg av det formelle rundt oppnevnelsen av hjelpeverger. Som regel er det slik at den hjelpetrengende eller dennes pårørende blir spurt om de har ønsker for hvem som skal oppnevnes. Overformynderiet har samtale med samtlige som oppnevnes som hjelpeverge. Skjemaet søknad om hjelpeverge danner grunnlag for vurdering av den enkeltes habilitet. Skjemaets punkt 2 grunn til at det søkes om hjelpeverge danner grunnlaget for vurderingen. I tillegg spørres det under punkt 3 om det foreligger interessemotsetninger mellom foreslåtte hjelpeverge og den hjelpetrengende, samt om det er enighet blant de nærmeste pårørende. I de fleste tilfellene oppnevnes en av de nærmeste pårørende som hjelpeverge, mens behovet for setteverge vurderes fra sak til sak. Hvis det er usikkerhet knyttet til den som foreslåes oppnevnt, kontaktes andre for å få kartlagt habiliteten. Dette kan være (andre) pårørende eller en eventuell institusjon. Det foreligger ingen prioritert rekkefølge for hvem som bør oppnevnes som hjelpeverge, men overformynder ser det som en fordel at en av de pårørende tar på seg oppgaven. De nærmeste pårørende har ofte utviklet et tillitsforhold til den hjelpetrengende. For de 50 hjelpetrengende er det 35 som har en pårørende til hjelpeverge. I tillegg er det 2 trengende som har oppnevnt advokater til hjelpeverge. De andre som oppnevnes er enten fosterforeldre, naboer eller kjenninger av den trengende Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen De fleste overformynderi oppgir at de normalt mottar henvendelser fra helseinstitusjoner eller pårørende om at man ønsker en vurdering av om en person bør få oppnevnt hjelpeverge. Over halvparten av overformynderiene oppgir at de benytter et eget skjema for søknad om hjelpeverge. Skjemaet som benyttes er standard søknadsskjema som finnes vedlagt i Håndbok for overformynderi. På skjemaet må det oppgis grunnlag for hjelpevergebehov, og en enkel oversikt over den hjelpetrengendes økonomi. Det kreves legeattest som bekrefter behov for hjelpeverge. På skjemaet skal også forslag til hjelpeverge føres opp. Her varierer praksis noe fra overformynderi til overformynderi. Enkelte mottar skjemaet ferdig utfylt fra søker med forslag til hjelpeverge. I andre tilfeller er denne rubrikken blank, og overformynderiet må selv komme med forslag til hjelpeverge. Skjemaet sendes i utfylt stand med overformynderiets signatur til Sør-Trøndelag tingrett, som foretar den formelle oppnevnelsen av hjelpevergen. Figur 3 viser hvor mange hjelpeverger overformynderiene i undersøkelsen hadde i 2004: Figur Agdenes Frøya Hemne Hitra Klæbu Malvik Meldal Melhus Tydal Snillfjord Skaun Selbu Orkdal Midtre Antall hjelpeverger Det er en klar tendens til at pårørende og andre voksne personer benyttes som hjelpeverger. Kommuneansatte benyttes også i en viss utstrekning. Ingen av overformynderiene oppgir at Revisjon Midt-Norge IKS Side 11 av 26

12 de har såkalt faste hjelpeverger 7. Det er også svært få som rapporterer at de benytter advokater/jurister som hjelpeverger. Det er store forskjeller mellom de ulike overformynderiene om hvem de foretrekker som hjelpeverger. Hele 6 av 14 overformynderi oppgir at de helst ser at hjelpevergen er en av den hjelpetrengendes pårørende. I motsatt fall oppgir to overformynderi at hjelpevergen bør være en annen enn pårørende, mens 5 overformynderi oppgir at de ikke har særskilte prioriteringer på hvem de ønsker som hjelpeverge. Et flertall av overformynderiene oppgir at det er svært vanskelig å få kvalifiserte hjelpeverger. De av overformynderiene som ikke har opplevd dette som problematisk er gjerne blant de minste overformynderiene. På spørsmål om det foretas habilitetsvurdering av en foreslått hjelpeverge, oppgir 9 av 14 overformynderi at dette gjøres. Svært mange oppgir også lokalkunnskap i egen kommune som et viktig moment ved vurdering av om hvem som anses egnet til å være hjelpeverge. De av overformynderiene som oppgir at de ikke foretar konkret habilitetsvurdering, begrunner også dette med god lokalkunnskap og at denne legges til grunn ved valg av hjelpeverge Mandat Det er mandatet som setter grensene for hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde. Der det er oppnevnt hjelpeverge skal minste middels prinsipp legges til grunn. Dette innebærer at hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde ikke skal gjøes mer omfattende enn nødvendig. I forslag til ny vergemålslov er dette prinsippet videreført og ytterligere forsterket. I utredningen uttrykkes bekymring for at hjelpevergens myndighetsområde i praksis gjøres mer omfattende enn nødvendig. Både for å ivareta klientens rettssikkerhet og for å begrense hjelpevergens ansvar, er det viktig at overformynderiet ved oppnevnelse av hjelpevergen har en klar formening om hva hjelpevergens oppgave skal være Funn i Orkdal overformynderi Det er overformynderiet som i samtale med hjelpevergen som definerer hjelpevergens mandat. På søknadsskjemaet om å få oppnevnt hjelpeverge, skal klientens hjelpebehov føres opp. Dette benyttes ofte som utgangspunkt for fastsettelsen av mandat. Mandatet for den enkelte hjelpeverges myndighetsområde tilpasses den enkelte klient ut fra dennes behov. Hjelpevergen oppnevnes i de fleste tilfeller til å bistå den hjelpetrengende i sin alminnelighet, men enkelte ganger er det nødvendig å avgrense mandatet. Det finnes flere eksempler på at den hjelpetrengende forvalter økonomien selv, men trenger hjelp til praktiske oppgaver som å ta ut penger i banken og betale regninger. I de tilfellene den trengende bor på institusjon, avtaler hjelpevergen og institusjonen ansvarsfordelingen seg i mellom. Orkdal Helsetun forvalter alle midlene til de fleste som har hjelpeverger ved institusjonen. Institusjonen fører regnskap og overformynderiet fritar i disse tilfellene hjelpevergene for regnskapsplikten. Overformynderiet får oversendt pasientregnskapene etter at de er revidert av oss. Funksjonsnivået til de med psykisk funksjonshemming varierer mye. Av praktiske årsaker kan økonomien forvaltes av både den trengende selv, hjelpevergen og institusjonen. Dette vanskeliggjør regnskapsprosessen. Overformynderiet erfarer at det blant enkelte i denne gruppen er vanskelig å føre et nøyaktig regnskap. 7 Faste verger her benyttet som begrep på personer som påtar seg hjelpevergeoppdrag profesjonelt. Forslag til ny vergemålslov legger opp til mer utstrakt bruk av faste verger. Revisjon Midt-Norge IKS Side 12 av 26

13 På grunn av kapasitetshensyn blir det sjelden trukket inn midler til overformynderiet. Dette kan likevel forekomme hvis det er store formuer og det i tillegg er spesielle forhold som tilsier at midlene bør trekkes inn. Hjelpevergens mandat fremgår av hjelpevergebeskikkelsen som hjelpevergen mottar fra tingretten. Mandatet blir også formidlet gjennom innledende samtaler med hjelpevergen Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen I de overformynderi som er omfattet av denne undersøkelsen oppgir de fleste at det er overformynderiet som definerer myndighetsområdet for hjelpevergen. Fem av overformynderiene oppgir at de ikke foretar særskilt tilpasset definisjon av myndighetsområde. I slike tilfeller har man gjerne faste formuleringer som benyttes. Dette kan f.eks. være hjelpevergen skal ivareta NN s økonomiske interesser i sin alminnelighet. De fleste av overformynderiene formidler mandatet til hjelpevergen ved samtaler med hjelpevergen og ved oppnevnelsesbrevet fra tingretten. Samtalene finner sted i møter med hjelpevergen i forkant eller i etterkant av oppnevnelsen. De som har møter i forkant av oppnevnelsen begrunner dette med at hjelpevergen skal være klar over hva slags oppgave vedkommende har påtatt seg. Der klientene er bosatt i institusjon opplyser halvparten av overformynderiene at det er hjelpevergen som har ansvar for å klargjøre ansvarsfordelingen mellom institusjon og hjelpeverge. Mange har satt en begrensning på hvor mye hjelpevergen kan disponere. Figur 4 illustrerer variasjonene mellom kommunene på hvor mye hjelpevergen kan disponere. Figur 4 Antall overformynderi Ingen grenser Som figuren viser har mange valgt å begrense beløpene til kr ,-. I motsatt fall er det også mange som ikke har satt noen begrensning på hvor mye hjelpevergen kan disponere Godtgjøring til hjelpevergen Hjelpevergen har krav på å få dekket sine nødvendige utlegg, og kan også få godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste eller vederlag for arbeidet. Dette er hjemlet i vergemålslovens 17. Loven forutsetter at slike kostnader skal dekkes av klientens midler, dersom overformynderiet finner at vedkommende har tilstrekkelige midler. I motsatt fall skal kostnaden dekkes av kommunen. Det er overformynderiet som avgjør om kravene skal dekkes. I forslag til ny vergemålslov er det foreslått å innføre felles avlønning av vergene, ved at det innføres faste satser for slik godtgjøring. Dette henger sammen med et forslag om å ta i bruk faste verger, dvs. verger som er profesjonelle på området og som for eksempel kan være verger for mer enn en person. Revisjon Midt-Norge IKS Side 13 av 26