PROSJEKTPLAN INNFØRING AV ISO14001 VED HELSE STAVANGER HF. Revidert AR

Transkript

1 PROSJEKTPLAN INNFØRING AV ISO14001 VED HELSE STAVANGER HF 1 Revidert AR

2 1 OM DETTE DOKUMENTET 4 2 GENERELLE ELEMENTER I PROSJEKTPLANEN BAKGRUNN FORUTSETNINGER MÅL DELMÅL 5 3 OMFANG OG AVGRENSNINGER ANDRE PROSJEKTER OG AKTIVITETER SOM PÅVIRKER PROSJEKTET 5 4 ORGANISERE PROSJEKTET BEMANNING OG FORANKRING AV PROSJEKTET MØTER, RAPPORTERING, KOMMUNIKASJON møtefrekvens Bestem rapportering fra prosjektet Bestem hvordan prosjektet skal kommuniseres 8 5 MILEPÆLER OG HOVEDAKTIVITETER PLANLEGGING RESSURSER, OPPGAVER OG MYNDIGHET LOVBESTEMTE KRAV OG ANDRE KRAV MILJØPOLITIKK MÅL, DELMÅL OG PROGRAMMER RESSURSER, ANSVAR OG MYNDIGHET KOMPETANSE, OPPLÆRING OG BEVISTHET KOMMUNIKASJON DOKUMENTASJON DOKUMENTSTYRING DRIFTSKONTROLL 12

3 5.10 BEREDSKAP OG INNSATS OVERVÅKING OG MÅLING SAMSVARSVURDERING AVVIK, KORRIGERENDE OG FOREBYGGENDE TILTAK KONTROLL MED REGISTRERINGER INTERNREVISJONER LEDELSENS GJENNOMGÅELSE SERTIFISERING 14 6 BUDSJETTRAMME 15

4 1 OM DETTE DOKUMENTET Dette dokumentet er ment å beskrive hvordan prosjektet skal gjennomføres med hensyn på mål, organisasjon, ressursforbruk og fremdrift/milepæler. Hovedmålet er at prosjektet skal føre frem til at Helse Stavanger HF skal være sertifisert i henhold til krav i ISO14001 innen utgangen av GENERELLE ELEMENTER I PROSJEKTPLANEN 2.1 BAKGRUNN Det er stadig sterkere fokus på hvordan bedrifter og enkeltpersoner forholder seg til de miljøutfordringene vi settes overfor. I denne forbindelsen utarbeidet sykehuset i 2004 en miljøhandlingsplan som senere ble rullert til å omfatte perioden I Styringsdokumentet 2011 for Helse Stavanger HF, punkt 7.1 settes det også klare miljøkrav til sykehusets virksomhet. Samtidig er det startet opp et nasjonalt miljøprosjekt innenfor spesialisthelsetjenesten. Prosjektet ledes av Helse Vest RHF. I januar 2011 mottok Helse Stavanger et brev fra Helse Vest RHF hvor det blant annet sto: Styringsgruppa for samarbeidsprosjektet har nå godkjent sluttrapporten med tilhøyrande delrapportar og tilrår ovanfor Helse- og omsorgsdepartementet at prosjektet blir vidareført i Dette inneber at det blir starta opp ein prosess med innforing av miljøstyring og gjennomforing av miliøsertifisering etter ISO standarden slik at alle helseføretaka i landet er sertifiserte innan Helse- og omsorgsdepartementet vedtok å følge prosjektets anbefalinger. Her er link til sluttrapport m/del rapporter: I pressemelding den sier statsråd Anne-Grete Strøm-Erichsen blant annet: Det settes krav om etablering av miljøledelse og miljøstyringssystem og påfølgende sertifisering av styringssystemet i henhold til ISO standarden. Det tas sikte på å innføre slike systemer innen utgangen av FORUTSETNINGER Rammebetingelser for prosjektet: Det må foreligge korrekt datagrunnlag for alle innkjøp som i forbindelse med bruk eller avhending kan medføre en forurensningsrisiko. Det må foreligge et registreringsverktøy for miljøledelse og forurensningsrisiko (anskaffelsesprosess foregår nasjonalt) Prosjektet må være forankret i ledelse og styret, og det må være et foretaksovergripende mål å etablere rutiner og prosesser som vil danne grunnlag for ISO-sertifisering.

5 2.3 MÅL Prosjektets hovedmål: Prosjektets hovedmål er at Helse Stavanger HF skal være sertifisert etter ISO innen utgangen av DELMÅL Skaffe en oversikt over nåsituasjonen. Det vil si at vi må skaffe oss oversikt over alle områder hvor sykehuset påvirker det ytre miljø. Her kan vi spesielt nevne områdene energi, innkjøp, transport og avfall. Revidere miljøpolitikk, miljøstyringssystem og mål for miljøarbeidet. Undersøke muligheten for å erstatte miljøskadelige stoffer med mindre miljøskadelige stoffer. (Substituttkravet). Gjennomføre ROS-analyse i forhold til potensielle miljøskadelige utslipp. Prioritere foreslåtte forbedringer. Oppdatere prosedyrer og dokumentasjonssystemer Opplæring i nye prosedyrer Presertifisering Utbedre eventuelle mangler. Sertifiseringsprosess 3 OMFANG OG AVGRENSNINGER Helse Stavanger HF må etablere, dokumentere, iverksette, vedlikeholde og kontinuerlig forbedre vårt miljøstyringssystem i henhold til kravene i ISO og fastslå hvordan vi vil oppfylle disse kravene. Organisasjonen skal fastsette og dokumentere omfanget av sykehusets miljøstyringssystem. Miljøstyringssystemet skal omfatte hele foretakets virksomhet. 3.1 ANDRE PROSJEKTER OG AKTIVITETER SOM PÅVIRKER PROSJEKTET Prosjektet vil være avhengig av at det holdes en klar miljøprofil i forbindelse med alle nye innkjøpsavtaler. Dette gjelder avtaler som inngås lokalt, regionalt og nasjonalt. Det må videre være evne og vilje til å stille nødvendige ressurser til disposisjon både til gjennomføring av prosjektet, nødvendige investeringer samt videre drift av miljøstyringssystemet etter at prosjektet er avsluttet og går over i ordinær drift.

6 4 ORGANISERE PROSJEKTET 4.1 BEMANNING OG FORANKRING AV PROSJEKTET En viktig suksessfaktor i et hvert prosjekt er en god prosjektorganisering. En ISO-sertifisering er et stort og viktig prosjekt som vil ha ringvirkninger for store deler av organisasjonen. Det er derfor viktig at prosjektet ledes og forankres godt. Personer det er viktige å ha med på laget: AD og divisjonsdirektører for å påse en sterk ledelsesforankring. ISO14001 krever ledelsesinvolvering Innkjøpavdelingen som kan påse at miljøprofilen følges ved alle anskaffelser Kjemikompetanse fra HMS-avdelingen Hygienekompetanse HMS- og kvalitetsledere i alle divisjoner Avklar hvem som skal involveres i prosjektet, på hvilket nivå og hvor mye. Prosjektet organiseres med styringsgruppe, underutvalg for styringsgruppe, prosjektgruppe og delprosjekter.

7 Styringsgruppen er identisk med adm. direktørs ledergruppe. Underutvalget til styringsgruppen består av følgende: Divisjonsdirektør Emma Manin Leder Divisjonsdirektør Inger Cathrine Bryne Divisjonsdirektør Hans Tore Frydnes Informasjonssjef Gottfred Tunge Prosjektgruppen er identisk med Miljøutvalget, som er utnevnt av administrerende direktør. Da prosjektet kan medføre omstillinger og endrede arbeidsrutiner, anbefales det at Miljøutvalget styrkes med en tillitsvalgt. Miljøutvalget består av: Divisjonsdirektør Emma Manin Leder Spesialrådgiver Arne Ragård Hygienesykepleier Berit Bue Seniorrådgiver Arild Johansen Foretakshovedverneombud Miljørådgiver Birte Helland ENØK Rådgiver Ståle Jårvik Kontraktsrådgiver Odd Kåre Tobiassen Seksjonsleder Yngve Mathisen Seksjonsleder Tom Ståle Lyngøy HMS Rådgiver Astrid Porten HMS- og kvalitetsleder Line Tendeland Hovedtillitsvalgt Gunde Sola Prosjektgruppen rapporterer jevnlig til styringsgruppen i henhold til godkjent fremdriftsplan. Styringsgruppen godkjenner prosjektplan, styringsdokumenter, ressursforbruk og endringer i forhold til framdriftsplan. Administrerende direktør er prosjekteier. Delprosjektene ledes av en fra Miljøutvalget. Øvrig delprosjektgruppe sammensettes av ansatte i foretaket ut fra kompetansebehovet i det enkelte delprosjekt. Eventuelle behov for ekstern kompetanse avgjøres av prosjektgruppen innenfor godkjente rammer. 4.2 MØTER, RAPPORTERING, KOMMUNIKASJON MØTEFREKVENS Det skal utarbeides møte- og detaljert fremdriftsplan for hovedprosjekt og delprosjekter. Fremdriftsplanen legges frem for godkjenning i styringsgruppen 1. september BESTEM RAPPORTERING FRA PROSJEKTET

8 Prosjekt og delprosjekter skal rapportere i henhold til linjeorganisering av prosjektet den 1. i oddetallsmåneder. Første gang 1. september etter dette vil det bli 1. november, 1. januar, 1. mars osv. For utveksling og oppdatering av dokumenter vil alle prosjektdeltakerne få tilgang til Microsoft SharePoint. SharePoint vil være den offisielle portalen for dokumentutveksling BESTEM HVORDAN PROSJEKTET SKAL KOMMUNISERES Som nevnt vil prosjekter og delprosjekter rapportere status hver andre måned. Øvrig kommunikasjon vil gå igjennom egen nettside på intranett samt egne høringsnotater til Kvalitetsutvalg/forum og AMU.

9 5 MILEPÆLER OG HOVEDAKTIVITETER Fase/ status Aktivitet Ferdig dato / Ansvar Behandles / godkjennes av 5.1 PLANLEGGING Fase 1 Planlegging ISO pkt Identifisere foretakets aktiviteter, produkter og tjenester. Kartlegge hvilke miljøaspekter som er knyttet til de ulike aktiviteter, produkter og tjenester. En aktivitet, produkt og tjeneste kan ha flere miljøaspekter, for eksempel transport som har aspektene forbruk av drivstoff, utslipp av CO2/NOX. Delprosjekter Delprosjekter Aspektenes miljøpåvirkning vurderes. Det må etableres en metodikk og kriterier for vurdering av miljøaspektenes påvirkning, samt definere kriterier for når miljøaspektene er vesentlige. Miljøaspektene skal vurderes ut fra de fastsatte kriteriene og de som har vesentlig påvirkning skal identifiseres. Et vesentlig miljøaspekt er et miljøaspekt bedriften må ha styring på. Dokumentasjon om miljøaspekter skal holdes oppdatert Delprosjekter RESSURSER, OPPGAVER OG MYNDIGHET ISO pkt «Ledelsen skal sikre tilgang på de nødvendige ressurser for å etablere, iverksette, vedlikeholde og forbedre miljøstyringssystemet. Ressursene omfatter menneskelige ressurser og spesielle ferdigheter, teknologi og økonomiske ressurser. Oppgaver, ansvar og myndigheter skal fastsettes, dokumenteres og kommuniseres for å tilrettelegge for effektiv miljøstyring LG-gruppen

10 Organisasjonens øverste ledelse skal peke ut en eller flere (er) for ledelsen som, uavhengig av annet ansvar, skal ha fastsatte oppgaver, ansvar og myndighet til å: a) sikre at et miljøstyringssystem er etablert, iverksatt og vedlikeholdt i henhold til kravene i denne standarden, b) rapportere til den øverste ledelsen om miljøstyringssystemets virkningsgrad for gjennomgang, inklusive anbefalinger om forbedringer. 5.3 LOVBESTEMTE KRAV OG ANDRE KRAV Fase 1 ISO pkt Planlegging Kartlegge hvilke miljøkrav som gjelder for virksomheten. Miljørådgiver Myndighetskrav, interne krav, kundekrav, bransjekrav og andre eksterne krav skal kartlegges. Miljørådgiver /delprosjekt Det må identifiseres hvilke krav som angår virksomhetens respektive miljøaspekter. Miljørådgiver Det må etableres en prosedyre som sikrer at virksomheten holder seg informert om endringer i lover og forskrifter, og holder oversikt oppdatert. Miljørådgiver MILJØPOLITIKK Fase 1 Planlegging ISO pkt. 4.2 Ledelsen etablerer en miljøpolitikk. Politikken skal danne rammer for bedriftens miljøarbeid. LG-gruppen AD Det er konkrete krav til politikkens innhold og utforming, se ISO pkt MÅL, DELMÅL OG PROGRAMMER Fase 1 ISO pkt Planlegging Miljømål skal etableres. Målene bør om mulig være målbare, med tilhørende tiltaksplaner.

11 Det skal arbeides med forbedringer blant de miljøaspektene som er vesentlig for bedriften. Kontinuerlig 5.6 RESSURSER, ANSVAR OG MYNDIGHET ISO pkt Oppgaver, ansvar og myndighet skal fastsettes, dokumenteres og kommuniseres. for miljøstyringssystemet skal utpekes. AD 5.5 KOMPETANSE, OPPLÆRING OG BEVISTHET ISO pkt Alle personer som utfører oppgaver som kan forårsake vesentlig miljøpåvirkning, skal sikres tilstrekkelig opplæring og kompetanse KOMMUNIKASJON ISO pkt Det skal etableres prosedyrer for kommunikasjon internt og eksternt. Info.avd Det skal gjøres vedtak på om de vesentlige miljøaspektene skal kommuniseres utad eller ikke. Styringsgruppe 5.7 DOKUMENTASJON ISO pkt Det skal utarbeides nødvendig dokumentasjon av miljøstyringssystemet. /delprosjekt Det er noen konkrete krav til hva som skal beskrives, se pkt a - e i ISO Prosedyrer som ikke er beskrevet, krever at tilstrekkelig opplæring og informasjon om prosedyren er gitt.

12 5.8 DOKUMENTSTYRING ISO pkt Det skal etableres prosedyre for styring av dokumenter. Det er noen konkrete krav til hvordan dokumenter skal styres, se pkt a g i ISO Dokumentavdelingen DRIFTSKONTROLL ISO pkt Det skal etableres prosedyrer for å sikre at de operasjonene som er forbundet med de vesentlige miljøaspektene gjennomføres kontrollert. Delprosjekt/ BEREDSKAP OG INNSATS ISO pkt Det skal etableres prosedyrer for å identifisere eventuelle nødssituasjoner og ulykker, og hvordan bedriften skal håndtere slike hendelser. Delprosjekter OVERVÅKING OG MÅLING Fase 3 Kontroll ISO pkt De viktigste egenskapene ved bedriften som kan ha en vesentlig miljøpåvirkning skal overvåkes og måles. Delprosjekter Miljøprestasjon, aktuelle styringstiltak og måloppnåelse skal overvåkes. Måleutstyr skal kontrolleres og kalibreres regelmessig. Registreringer for kontroll og kalibrering av måleutstyr skal oppbevares.

13 5.12 SAMSVARSVURDERING Fase 3 ISO pkt Kontroll Samsvar med myndighetskrav, interne krav, kundekrav og andre eksterne krav skal kontrolleres regelmessig. Dvs. praktisk etterlevelse av identifisert krav under punkt Registreringer fra samsvarsvurderingene skal oppbevares AVVIK, KORRIGERENDE OG FOREBYGGENDE TILTAK Fase 3 ISO pkt Kontroll Det skal etableres en systematikk for identifisering, registrering og oppfølging av avvik. Det skal også etableres en systematikk for identifisering av mulige avvik og hvordan disse skal forebygges KONTROLL MED REGISTRERINGER Fase 3 ISO pkt Delprosjekter Kontroll Det skal etableres prosedyre for oppbevaring av registreringer. Registreringene skal være leselige, identifiserbare og sporbare. Det stilles flere krav gjennom ISO til hvilke registreringer som skal oppbevares INTERNREVISJONER Fase 3 ISO pkt Interne revisjoner av miljøstyringssystemet Miljørådgiver

14 Kontroll skal gjennomføres regelmessig. Revisor skal være objektiv og upartisk LEDELSENS GJENNOMGÅELSE Fase 3 ISO pkt Kontroll gjennomgåelse skal gjennomføres regelmessig. Det stilles konkrete krav til hva som skal inngå i underlaget til ledelsens gjennomgåelse, se pkt. 4.6 a h i ISO SERTIFISERING Fase 4 Bestille presertifisering og sertifisering AD Sertifiseri ng Gjennomføre presertifisering. Gjennomføre systemforbedringer som eventuelt påpekes i presertifiseringen. Sertifisering

15 6 BUDSJETTRAMME Et kostnadsoverslag så tidlig i prosessen vil være forbundet med betydelig usikkerhet. På tross av dette er det skissert et budsjett i forslaget til langtidsbudsjett for perioden Det vi vet er at det vil være behov for å gjøre investeringer i teknikk og utstyr for å videreutvikle kildesortering og sikre anlegg mot potensielle forurensende utslipp. Videre vet vi at det vil være forbundet med ekstra kostnader å bytte ut forurensende stoffer med mer miljøvennlige alternativer. Sertifiseringsprosessen betinger at vi engasjerer et eksternt sertifiseringsfirma. Med de kostnader dette medfører. Det vil også være et betydelig antall arbeidstimer som må legges ned, da spesielt fra medlemmene i miljøutvalget og spesielt for prosjektledere i hoved- og delprosjekter. Det er stipulert at hovedprosjektleder må benytte ca. 80% av sin tid til prosjektet og at ledere av delprosjektene vil benytte ca. 50%. Med hensyn til interne kostnader må det tas en prinsipiell avgjørelse og timer skal frikjøpes eller om dette skal være en prioritert oppgave for de enkelte medarbeiderne.