Innføring av miljøledelse i Helgelandssykehuset HF Rev 3

Transkript

1 Innføring av miljøledelse i Helgelandssykehuset HF Rev 3 Prosjekteier: Per Martin Knutsen Prosjektleder: Bjørn Kjærstad Prosjektbeskrivelse Side 1 av 12 Sist oppdatert

2 Dato for godkjenning av prosjektbeskrivelse: Distribusjonsliste Styringsgruppen Foretaksledelsen Prosjektgruppen KVAM Per Martin Knutsen Knut Gullesen Venche Abel Elsa Enge Tor Magnus Molund Endringslogg Versjon Dato Endring Hvem Oppretting av dokument Hallvard Karlsen Endring av dokumentbeskrivelse Hallvard Karlsen Div. endring organisering og tekst Bjørn Kjærstad Oppretting av feil Bjørn Kjærstad Prosjektbeskrivelse Side 2 av 12 Sist oppdatert

3 Innhold 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Beskrivelse av nåsituasjonen Utfordringer og muligheter Forankring og historikk MÅL Fremtidsbilde for miljøledelse Mål for prosjektet Nytteeffekter og hvordan måle disse Leveranser AVGRENSNINGER OG FORUTSETNINGER PROSJEKTETS INTERESSENTER MILEPÆLER OG KOMMUNIKASJONSAKTIVITETER PROSJEKTORGANISERING OG ARBEIDSFORM Prosjektorganisering Arbeidsform og metode RISIKOVURDERING og STYRING STATUSRAPPORTERING PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER PROSJEKTAVSLUTNING RESSURSBEHOV SIGNATUR...11 Prosjektbeskrivelse Side 3 av 12 Sist oppdatert

4 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Dette dokumentet skal avklare: Hvorfor prosjektet skal gjennomføres? Hva vi skal oppnå med prosjektet? Hvem som må delta og involveres? Hvordan prosjektet skal gjennomføres? Formålet med dokumentet er å forankre prosjektet hos prosjekteier/styringsgruppe, i prosjektgruppen og andre interessenter. Helgelandssykehuset HF har vedtatt at foretaket skal miljøsertifiseres etter ISO standarden. Innføringen av miljøledelse og miljøstyringssystemet vil blant annet bidra til: en bærekraftig utvikling forbedre omdømme opptre lovlydig redusere kostnader Det nasjonale prosjektet miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten anbefaler at det settes i gang et arbeid med miljøsertifisering av alle helseforetak i Norge i Hva er miljøsertifisering etter ISO 14001? ISO er en internasjonal standard for oppbygging av miljøstyringssystemer. Den inneholder detaljerte krav til hvordan et miljøledelsessystem skal bygges opp. Kravet til kontinuerlig forbedring står sentralt. Miljøledelse er en kontinuerlig syklus av planlegging, gjennomføring, kontroll og forbedring for å sikre at foretaket oppnår en kontinuerlig forbedring av sin miljøpåvirkning. Standarden setter ikke konkrete krav om miljøprestasjon utenom oppfyllelse av lover og forskrifter knyttet til ytre miljø. Miljømål og handlingsplaner må foretaket selv formulere. Det er seks sykehus som skal gå foran som piloter og få erfaringer som de andre sykehusene kan dra nytte av. Helgelandssykehuset HF skal delta som pilot. Det innebærer at miljøledelse skal være implementert innen mars Miljøledelse er et linjeansvar og det er avdelingslederne som har ansvar for at miljøledelse blir integrert i egen avdeling. Avdelingslederne har ansvar for at miljøstyringssystemet følges opp og driftes etter innføring. For å sikre en helhetlig og god innføring etableres det et eget prosjekt som skal legge til rette for at innføring av miljøledelse i Helgelandssykehuset HF og at foretaket kan sertifiseres i løpet av Prosjektbeskrivelse Side 4 av 12 Sist oppdatert

5 1.1 Beskrivelse av nåsituasjonen Beskrivelse av nåsituasjonen ved Helgelandssykehuset HF. Det finnes flere elementer av dokumenter og håndbøker knyttet opp mot miljøaspektet. Disse er imidlertid ikke satt i sammenheng og er ikke utkommet av en overordnet miljøstrategi eller målsetting. Dette gjelder bl.a.: Avfallshåndbok HMS-datablad arkiv og beskrivelser Grunnlagsdata for rapportering til årsmeldinger og virksomhetsdokumenter for foretaket, eks: o Energi o Vann o Avfall Det finnes HMS-håndbok Det finnes rullerende planer for HMS-arbeid Det finnes HMS-dokumentasjon Innkjøpshåndbok Et av målene med prosjektet må være å få en helhetlig miljøledelse på systemnivå. Mange av disse dokumentene finnes i Helgelandssykehusets kvalitetssystem DOCMAP bl.annet HMS-håndbok og avfallshåndbok. Prosedyrer, rutiner og linker utarbeidet i dette prosjektet vil bli lagt dit, enten som egne dokumenter og prosedyrer, eller som en del av eksisterende prosedyrer/håndbøker. 1.2 Utfordringer og muligheter Det er en tydelig sammenheng mellom ytre miljø og helse. Gjennom miljøarbeidet tar Helgelandssykehuset HF ansvar for å minimere den negative miljøpåvirkningen som sykehusdriften har. Miljøstyringssystemet vil gi en god oversikt over miljøutfordringene. Systemet vil også gi muligheten til å ligge forkant av nye påbud og myndighetskrav noe som både gjør foretaket bedre rustet ved tilsyn, og for å unngå uforutsette utgifter. Eksempler på miljøarbeid som gir miljøforbedringer: o økt bruk av videokonferanser o bedre energistyring o økt grad av kildesortering o fase ut PVC og ftalater i medisinsk utstyr En av de store utfordringene når vi skal miljøsertifisere Helgelandssykehuset HF er hvordan man skal organisere arbeidet slik at miljøstyringssystemet blir enkelt å drifte og gir kontinuerlige miljøforbedringer. Prosjektbeskrivelse Side 5 av 12 Sist oppdatert

6 I dag rapporteres det inn parametre til virksomhetsrapportene. Ved å bruke dette rapporteringssystemet kan vi måle miljøarbeidet i etablerte systemer. Foretaksledelsen må ha overordna miljømål, handlingsplan, miljøindikatorer og rapporteringssystem. Det eksisterende Doc-map/HMS system gir muligheter for en god innføring og oppfølging av miljøstyringssystemet i organisasjonen. Avdelinger og poster må lage miljømål som støtter de overordna miljømålene. Ved å legge ytre miljø i Doc-map/HMS systemet vil det også kunne gi et økt fokus på HMS arbeidet generelt. Pilotene skal ligge forkant i arbeidet med implementeringen av ISO og dele sine erfaringer med de andre helseforetakene i landet. Erfaringene deles når pilotene samles på arbeidsmøter hvor Helse Vest står for oppsummeringen. 1.3 Forankring og historikk Følgende krav og vedtak er bakgrunnen for oppstart av prosjektet: Helse- og omsorgsdepartementet: Krav om etablering av miljøledelse og miljøstyringssystem og påfølgende sertifisering av styringssystemet i henhold til ISO standarden. Det tas sikte på å innføre slike systemer ved alle sykehus innen utgangen av I oppdragsdokumentet for 2011 er det nedfelt at Helgelandssykehuset HF skal være en av pilotene i prosjektet Arbeidet med miljøsertifiseringen er lagt til egen prosjektgruppe som skal koordinere arbeidet 2 MÅL 2.1 Fremtidsbilde for miljøledelse Helgelandssykehuset HF skal kontinuerlig jobbe med å forbedre sine miljøprestasjoner, og ligge forkant i forhold til nye myndighetskrav. 2.2 Mål for prosjektet Målet for prosjektet er å sikre innføring av miljøledelse i Helgelandssykehuset HF og miljøsertifisering i henhold til ISO standarden i løpet av Prosjektet skal delta i pilotarbeidet til det nasjonale prosjektet for miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten, gjennom å levere maler og gi eksempler på organisering av miljøarbeidet i Helgelandssykehuset HF 2.3 Nytteeffekter og hvordan måle disse Forslag til fire overordnede miljømål i Helgelandssykehuset HF: 1. Ha miljøbevisste ansatte Prosjektbeskrivelse Side 6 av 12 Sist oppdatert

7 2. Ha et klart bilde av miljøpåvirkningene i det ytre miljø 3. Redusere utslipp av miljøskadelige stoffer til jord, luft og vann 4. Redusere miljøpåvirkningen fra produkter 5. Redusere energiforbruket 2.4 Leveranser Prosjektet har ansvar for at Helgelandssykehuset HF kan miljøsertifiseres innen Prosjektet skal Bistå avdelingene med miljøkartlegging, utforming av miljømål med tilhørende handlingsplan Utarbeide maler og prosedyrer til miljøstyringssystemet Utforme miljøindikatorer og rapporteringsform Implementere miljøstyringssystemet Delta som pilot i det nasjonale prosjektet miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten frem til Dette innebærer blant annet å: utarbeide maler til styringssystemet som kan brukes av de andre foretakene 3 AVGRENSNINGER OG FORUTSETNINGER For å få implementert miljøarbeidet må Foretaksledelsen gjennomfører miljøkartlegging, lage overordna miljømål, miljøindikatorer og handlingsplan. Vedta miljøpolicy De enkelte avdelinger skal: Miljøkartlegge og sette seg overordna miljømål med tilhørende handlingsplan, følge opp resultater og miljøavvik. For å lykkes er det viktig at enhetene avsetter tid til dette arbeidet. Ledere har en viktig rolle i oppfølging av miljømål og rapportering på måloppnåelse Alle ledere og medarbeidere må gjennomføre e- læringskurset ytre miljø Ha oversikt over myndighetskrav som angår ytre miljø Etablere miljøkoordinatorer på avdelings- og seksjonsnivå Synliggjøre og dokumentere punktene over på et lett tilgjengelig sted (eks. intranett) Intern service og regnskap må bidra med kildedata til miljøindikatorer og til rette legge for miljørapportering. Prosjektgruppa skal bistå i innføringsfasen, men skal ikke ha ansvaret for å følge opp hvert enkelt miljømål i etterkant. Prosjektbeskrivelse Side 7 av 12 Sist oppdatert

8 4 PROSJEKTETS INTERESSENTER Noen avdelinger vil ha en spesielt viktig rolle i miljøarbeidet fordi de påvirker miljøprestasjonen til hele helseforetaket. Det er for eksempel teknisk avdeling som styrer energiforbruket, byggprosjektleder som står for nybygg og ombygging, innkjøp som kjøper inn varer og tjenester, og intern service som håndterer avfallet. Andre avdelinger som f.eks LAB, OPR, ANESTESI, og MEDISIN benytter bl.a kjemikalier, og produserer risikoavfall i varierende grad. Miljøsertifisering krever en bred involvering i foretaket, der engasjement hos ledelse og medarbeidere i alle nivå er viktig for å lykkes i implementering av miljøstyringssystemet. 5 MILEPÆLER OG KOMMUNIKASJONSAKTIVITETER Prosjektets milepæler oppsummeres i tabellen under. Nr Milepæl/aktivitet Start Slutt M1 Når prosjektbeskrivelsen er utarbeidet og godkjent April 2011 Mai 2011 M2 Når Miljøstyringssystemene er godkjent Juni 2011 Jan 2012 M3 Når skjema for miljøkartlegging er utarbeidet. April 2011 Mai 2011 M4 Kartlegging av miljøfaktorer på alle tre enhetene Mai M5 Når miljøstyringssystemer er innført Mosjøen, SSJ og Sept 2011 Juni 2012 Mo M6 Når revisjon av systemet er gjennomført og godkjent Juni M7 Når ledelsen har gjennomgått og godkjent systemet M8 Når presertifisering er søkt gjennomgått og godkjent M9 Når sertifisering er søkt, gjennomgått og foreligger I tillegg skal systemet legges frem for Foretaksledelsen for revisjon hver 3 mnd under fremdriften. Prosjektgruppa utarbeider en innformasjonsplan. Prosjektbeskrivelse Side 8 av 12 Sist oppdatert

9 6 PROSJEKTORGANISERING OG ARBEIDSFORM 6.1 Prosjektorganisering Prosjektet organiseres med prosjektgruppe og prosjekteier. Oversikt over prosjektorganiseringen er gitt i tabellen under. Rolle Navn Tilhørighet Prosjekteier Per Martin Knutsen Styringsgruppe Foretaksledelsen Prosjektgruppe: Prosjektleder Bjørn Kjærstad Avdelingssjef InternService Mosjøen Prosjektdeltaker I Særskilt ansvar for utarbeidelse av skjema, prosedyrer, kartlegging med mer. Hallvard Karlsen Teknisk avdeling Mosjøen Prosjektdeltaker Vidar Smalås Avdelingssjef intern service Mo i Rana Prosjektdeltaker Kari Grytdal Hygienesykepleier Sandnessjøen Prosjektdeltaker Tor Magnus Molund Foretakshovedverneombud Styringsgruppe har ansvar for å: Godkjenne prosjektets beskrivelse og omfang Behandle og godkjenne endringer i prosjektets omfang Godkjenne prosjektets resultater ved hver milepæl, og ta de nødvendige beslutninger i prosjektet Sørge for at de rette personellressurser og økonomiske ressurser avgis til prosjektet Bidra til å forankre prosjektets leveranser i organisasjonen Sørge for at ansvaret for realiseringen av nytteeffekter blir overført til ansvarlige i linjen ved prosjektets avslutning Prosjektgruppen har ansvar for å: Bidra i utarbeidelsen av alle leveranser, inkludert kvalitetssikring av disse Representere sine enheter og ivareta dialogen med disse underveis i prosjektgjennomføringen Være aktive i innføringen av prosjektets leveranser og i realiseringen av nytteeffekter Prosjektleders ansvar er å: Lede prosjektet og prosjektgruppen Styre fremdrift, inkl. statusrapportering til og forankring hos prosjekteier/styringsgruppen Tilføre nødvendig metodikk og kompetanse i prosessen Prosjektbeskrivelse Side 9 av 12 Sist oppdatert

10 Følge opp at prosjektmedlemmer leverer som avtalt, og gjøre dem i stand til å forankre prosjektet og leveransene i sine enheter Kvalitetssikre prosjektets leveranser Utarbeide plan for realisering av nytteeffekter, inkl. forankring av valgte indikatorer i linjen Referansegruppe Innkjøp Farmasøyt Ledergruppen i Mosjøen, Sandnessjøen og Mo i Rana Kvalitetsleder DOCMAP - systemansvarlig 6.2 Arbeidsform og metode Framdriftsplanen vil være styrende for aktivitetene og prosessen i prosjektet. Prosjektgruppen utarbeider maler og kommer med forslag til overordna miljømål, med tilhørende handlingsplaner og miljøindikatorer, samt forslag til rapporteringssystem. 7 RISIKOVURDERING og STYRING Forankring i ledelsen er avgjørende for at miljøarbeidet skal lykkes, videre må det etterspørres og synliggjøres. Det er viktig med opplæring i de nye elementene som kommer i Doc-map/HMS systemet samt forståelsen for helhetstenkningen i miljøstyringssystemet. Miljøstyringssystemet må brukes i linjen i den daglige driften, hvis ikke dette blir gjort vil miljøprestasjonen til foretaket bli minimal. Det må avsettes tid til opplæring og gjennomføring av arbeidet i foretaket. De overordnede miljømålene og indikatorene må etterspørres av ledelsen (eks. virksomhetsrapporten). Det bør derfor etableres et enkelt rapporteringssystem som samler miljøprestasjonen til foretaket som helhet. 8 STATUSRAPPORTERING Statusrapporter utarbeides jevnlig etter avtale med prosjekteier/styringsgruppen 9 PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER Prosjektet har ansvar for å etablere og oppdatere prosjektarkivet. Prosjektarkivet skal inneholde: Prosjektbeskrivelse (alle versjoner) Fremdriftsplan (alle versjoner) Leveransedokumenter Prosjektbeskrivelse Side 10 av 12 Sist oppdatert

11 Møteinnkallinger og møtereferat Statusrapporter til prosjekteier/styringsgruppen Sluttrapport Følgende to dokumenter skal underlegges formell endringskontroll og versjonsstyring ved at de godkjennes av styringsgruppen: Prosjektbeskrivelse inkl milepæler Leveranser 10 PROSJEKTAVSLUTNING Prosjektet avsluttes når hele Helgelandssykehuset HF er miljøsertifisert etter ISO standarden. Oppfølging av pilotene i det nasjonale prosjektet miljø og klima avsluttes mars RESSURSBEHOV Arbeidsgruppen har et estimert ressursbehov på: 0,6 årsverk for ,6 årsverk for ,8 årsverk for 2013 Reisekostnader kr ,- materiell kr Sertifiseringskostnader kr ? pr. enhet 12 SIGNATUR Prosjektbeskrivelsen er gjennomgått og godkjent av prosjekteier <dd.mm.åååå>. Prosjektbeskrivelse Side 11 av 12 Sist oppdatert

12 VEDLEGG 1. Framdriftsplan 2. Forslag til miljømål, handlingsplan og miljøindikatorer Dato Deltakere Tema (overordnet, tentativ) xx.x.xx Prosjekteier/ Godkjenning av forslag til prosjektbeskrivelse styringsgruppen xx.x.xx Prosjektgruppen Gi innspill til forslag til nåsituasjonsbeskrivelse Prosjektbeskrivelse Side 12 av 12 Sist oppdatert