SAK NR ANSKAFFELSE AV FUNKSJONELT ANSVARLIG FOR ARKIVLØSNING I GLOBUS-PROSJEKTET KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 SAK NR ANSKAFFELSE AV FUNKSJONELT ANSVARLIG FOR ARKIVLØSNING I GLOBUS-PROSJEKTET KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

2 Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon Anskaffelsens gjenstand og formål Om GIEK 3 2. Administrative forhold Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsesprosedyre Kvalifikasjonsgrunnlaget Konkurransegrunnlag Tidsplan Kontaktinformasjon Kostnader ved å delta i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner 6 4. Krav til kvalifikasjonssøknaden Språk Søknadens innhold og struktur Antall eksemplarer Emballering og merking Leveringsfrist og sted Endring og tilbakekall 8 5. GIEKs behandling av kvalifikasjonssøknadene Åpning Vurdering av kvalifikasjoner Utvelgelse av leverandører 9 Anskaffelse av funksjonelt ansvarlig for arkivløsning i Globus-prosjektet Side 2 av 9

3 1. Introduksjon 1.1 Anskaffelsens gjenstand og formål Garanti-instituttet for eksportkreditt (heretter benevnt GIEK) inviterer til begrenset anbudskonkurranse for anskaffelse av funksjonelt ansvarlig for arkivløsning i Globusprosjektet. Rollen skal dekkes av en konsulent. Konsulenten må være tilgjengelig for prosjektet, i hovedsak i GIEKs lokaler, på 60-80%. GIEK iverksatte høsten 2009 et prosjekt med formål å erstatte dagens saksbehandlingssystem, NYTTIG, med en ny fullelektronisk løsning for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet (NOARK 5). Det er gjennomført en anskaffelse, som kunngjort i november 2010, der tilbudet fra leverandøren EDB Ergo Group ble valgt. Prosjektet gjennomfører nå hovedprosjektet som omfatter konfigurering av ELS EDB Lending Solution og Ephorte. Prosjektet har senere fått navnet Globus. Systemet skal støtte GIEK i alle faser av behandling og oppfølging av garantisaker. Systemet skal bidra til at GIEKs virksomhet knyttet til utferdigelse av garantier oppfyller alle relevante krav i lover og forskrifter. Her inngår krav knyttet til Offentleglova med forskrift, Forvaltningsloven, Arkivloven med forskrift og regnskapslovgivningen, så langt den måtte gjelde for GIEKs virksomhet. Løsningen skal også tilfredsstille krav som følger av Økonomireglementet i Staten. Konsulenten vil få ansvar for de funksjonelle avklaringer vedr Ephorte. Likeledes vil konsulenten ha ansvar for avklaringer vedr. migrering til ny løsning. I dette ansvaret ligger rådgiving, dokumentasjon, verifisering og koordinering av krav fra GIEKs egne ressurser, dialog med leverandøren, samt fremdriftsansvar innenfor ansvarsområdet. Bistanden forutsettes å ha oppstart umiddelbart etter kontraktstildeling og vil vare frem til produksjonssetting eller prosjektet termineres, tentativt Konkrete krav til konsulentens kompetanse og erfaring vil oppstilles i konkurransegrunnlaget. 1.2 Om GIEK GIEK er en statlig forvaltningsbedrift underlagt Nærings- og handelsdepartementet. GIEKs virksomhet knytter seg til å stille garanti for norsk eksport og investeringer i utlandet. GIEK yter garantier for lån gitt av norske og utenlandske banker (gir ikke selv lån). GIEKs garantier er utstedt på vegne av den norske stat. Vi tilbyr dekning for eksport av de fleste typer produkter og tjenester til over 150 land, og opererer ofte i uoversiktlige markeder. GIEK har til formål å fremme norsk eksport og investeringer i utlandet gjennom utstedelse av garantier på vegne av den norske stat. GIEK kan i tillegg administrere andre garantiordninger som departementet bestemmer. GIEK utsteder garantier på vegne av den norske stat, og har i 2012 en totalramme på 148 milliarder. Garantigivingen skal være i samsvar med de til enhver tid gjeldende vedtak fattet av Stortinget, vedtekter fastsatt av NHD, tildelingsbrev og Norges internasjonale forpliktelser. Rammene for virksomheten reguleres av GIEKs vedtekter, fastsatt ved kgl. res. 22 desember 1999, se Anskaffelse av funksjonelt ansvarlig for arkivløsning i Globus-prosjektet Side 3 av 9

4 I tillegg reguleres virksomheten av internasjonale avtaler og bestemmelser fastsatt av internasjonale organisasjoner som OECD. GIEK har ca 60 ansatte. For nærmere informasjon om virksomheten vises til 2. Administrative forhold Nedenfor angis de administrative bestemmelser for anskaffelsen. 2.1 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN ( samt på TED ( som hasteprosedyre. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser av 16. Juni 1999 og tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser nr 402 av (FOA) del I og III som begrenset anbudskonkurranse. 2.3 Kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom leverandøren blir oppmerksom på at kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med GIEK for å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjort. GIEK forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget. Om nødvendig vil søknadsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget. Leverandøren bes bekrefte hvorvidt han har til hensikt å søke deltakelse. Bekreftelsen bes sendt til e-postadressen som fremgår av punkt 2.6 under. 2.4 Konkurransegrunnlag Komplett konkurransegrunnlag inneholdende nærmere bestemmelser for konkurransegjennomføringen, krav til ytelsen og angivelse av kontraktsvilkår vil bli tilsendt kvalifiserte leverandører som i samsvar med kriteriene i pkt 5.3 nedenfor blir utvalgt til å delta i konkurransen. 2.5 Tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede og tentative milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom GIEK skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dato Kunngjøring av anskaffelsen Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Siste utsendelse av svar på spørsmål Frist for søknad om deltakelse kl 12:00 Anskaffelse av funksjonelt ansvarlig for arkivløsning i Globus-prosjektet Side 4 av 9

5 Aktivitet Dato Meddelelse om kvalifikasjon og utvelgelse / Utsendelse av konkurransegrunnlaget Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste utsendelse av svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl 10:00 Kontraktstildeling Kontraktsinngåelse Kontaktinformasjon Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig til e-post @giek.no. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Alle henvendelser skal merkes: Sak nr <leverandørnavn>. Spørsmål blir i nødvendig grad anonymisert og generalisert, og fortløpende besvart på norsk via Doffin til alle registrerte tilbydere samtidig. 2.7 Kostnader ved å delta i konkurransen Leverandøren utarbeider og leverer kvalifikasjonssøknad og eventuelt senere tilbud for egen regning og risiko. GIEK påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørens deltakelse i konkurransen. 2.8 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse GIEK forbeholder seg retten til å forkaste samtlige kvalifikasjonssøknader eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 3. Dette kapittel inneholder krav til leverandør. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Virksomheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. 1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men internasjonale leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. Anskaffelse av funksjonelt ansvarlig for arkivløsning i Globus-prosjektet Side 5 av 9

6 Leverandøren skal bekrefte at selskapet oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) HMS egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eventuelt ved kontraktstildeling vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen HMS. Skjema for HMS egenerklæring kan hentes på hms-egenerklaering.rtf 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland 3.3 Økonomisk og finansiell stilling Leverandør skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. Økonomisk og finansiell stilling skal dokumenteres med følgende informasjon: 1. Siste godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning samt eventuell nyere informasjon av relevans. 2. Soliditetsvurdering fra en virksomhet med konsesjon til å drive kredittopplysningsvirksomhet. Vurderingen må ikke være eldre enn 3 måneder fra søknadsfristen og bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Dersom Leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge etterspurt dokumentasjon, kan garanti fra morsselskap som oppfyller kvalifikasjonskravet, eventuelt alternativ dokumentasjon i form av eksempelvis erklæring fra revisor eller finansinstitusjon som er egnet til å oppfylle dokumentasjonskravet kunne aksepteres. 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha god erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser. Det skal gis dokumentasjon av de viktigste leveranser de tre siste år som er relevante og sammenlignbare i forhold beskrivelsen av anskaffelsens gjenstand i punkt 1.1 ovenfor, og gjennomført av ressurser leverandøren disponerer over. Dokumentasjonen skal opplyse om: kundenes navn og kontaktinformasjon leverte tjenester og løsninger leveransens omfang, verdi og varighet Anskaffelse av funksjonelt ansvarlig for arkivløsning i Globus-prosjektet Side 6 av 9

7 4. Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Språk Kvalifikasjonssøknaden skal være utformet på norsk. Eventuelle attester og vedlegg som ikke utstedes på norsk tillates levert på annet skandinavisk språk eller engelsk. 4.2 Søknadens innhold og struktur Tabellen nedenfor angir detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i søknaden. Dokumentene innbindes i (ring)perm og separeres med skilleark som nummereres som angitt i tabellen nedenfor. Arkene skal ikke stiftes. Del Beskrivelse 1. Signert søknadsbrev, inkludert a. Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for leverandøren, herunder navn, e-post og telefonnr for den som er ansvarlig for søknaden. b. Kort beskrivelse av leverandøren; historikk, markeder, produkter og tjenester, organisasjon, etc. c. Signatur av bemyndiget person 2. Attester og vedlegg for hhv hovedleverandør og evt samarbeidspartnere/ underleverandører: a. Attest for innbetaling av skatt b. Attest for innbetaling av mva c. HMS egenerklæring d. Firmaattest e. Regnskap, årsrapport og revisors beretning og evt nyere informasjon f. Soliditets-/kredittvurdering 3. Besvarelse av krav til Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner etter samme disposisjon som i pkt 3.4 ovenfor. Leverandøren bes spesielt påse at dokumentasjonskravene er tilstrekkelig belyst, for GIEKs vurdering av leverandørens kvalifikasjoner. 4.3 Antall eksemplarer Søknad om deltakelse skal inneholde: En innbundet, komplett papirutgave. CD eller USB minnestick med samtlige søknadsdokumenter. Det presiseres at det er tilbyders ansvar å påse at elektroniske dokumenter er korrekt nummerert og navngitt iht 4.2 over og at den elektroniske og den papirbaserte leveransen er korrekt og sammenfallende. Ved eventuelle avvik vil signert papirversjon legges til grunn. Anskaffelse av funksjonelt ansvarlig for arkivløsning i Globus-prosjektet Side 7 av 9

8 4.4 Emballering og merking Komplett søknad vedlagt all dokumentasjon skal leveres i dobbelt og lukket emballasje. Den ytterste skal kun merkes med adressat og Saksnr Søknad om deltakelse. Åpnes kun av adressat. Den innerste skal kun merkes med avsenders navn og postadresse. Søknaden skal emballeres på en slik måte at den er anonym og at søknadens fortrolighet kan bevares frem til åpningen. 4.5 Leveringsfrist og sted Søknad om deltakelse skal være GIEK i hende innen søknadsfristens utløp og skal fysisk leveres GIEKs resepsjon i Dronning Mauds gt. 15, 4. etg, Oslo. 4.6 Endring og tilbakekall En kvalifikasjonssøknad kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av søknaden er å betrakte som ny søknad og skal utformes i samsvar med de krav til søknaden som er oppstilt ovenfor. 5. GIEKs behandling av kvalifikasjonssøknadene Mottatte søknader om deltakelse vil påført tidspunkt for mottak, og vil for øvrig bli behandlet som beskrevet i punktene nedenfor. 5.1 Åpning Åpning av søknader vil gjennomføres i GIEKs lokaler umiddelbart etter søknadsfristens utløp av minst to representanter fra GIEK. Leverandør vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. 5.2 Vurdering av kvalifikasjoner Dersom søknaden er korrekt levert vil det vurderes hvorvidt kvalifikasjonskravene er oppfylt. Søknader som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist i samsvar med anskaffelsesforskriftenes bestemmelser. Tilsvarende vil anskaffelsesforskriftens bli lagt til grunn for vurdering av forhold ved leverandøren for øvrig. Leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene er å anse som kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Anskaffelse av funksjonelt ansvarlig for arkivløsning i Globus-prosjektet Side 8 av 9

9 5.3 Utvelgelse av leverandører Blant de kvalifiserte leverandørene vil det bli valgt ut fem leverandører som vil bli invitert til å delta i konkurransen og følgelig få tilsendt konkurransegrunnlaget. Utvelgelsen vil skje ut fra en samlet vurdering av hvilke leverandører som i størst grad oppfyller kvalifikasjonskravene knyttet til økonomisk og finansiell stilling samt tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf pkt 3.3 og 3.4 over, hvor tekniske og faglige kvalifikasjoner vil bli tillagt størst vekt. Anskaffelse av funksjonelt ansvarlig for arkivløsning i Globus-prosjektet Side 9 av 9