SAK NR ANSKAFFELSE AV SYSTEM FOR GARANTIFAGLIG- OG GENERELL SAKSBEHANDLING MED ARKIVFUNKSJONALITET (NOARK 5) KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 SAK NR ANSKAFFELSE AV SYSTEM FOR GARANTIFAGLIG- OG GENERELL SAKSBEHANDLING MED ARKIVFUNKSJONALITET (NOARK 5) KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

2 Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon Anskaffelsens gjenstand og formål Om GIEK Saksbehandling i GIEK 4 2. Administrative forhold Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsesprosedyre Kvalifikasjonsgrunnlaget Konkurransegrunnlag Tidsplan Kontaktinformasjon Kostnader ved å delta i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 6 3. Kvalifikasjonskrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner 7 4. Krav til kvalifikasjonssøknaden Språk Søknadens innhold og struktur Offentlighet og taushetsplikt Antall eksemplarer Emballering og merking Leveringsfrist og sted Endring og tilbakekall 9 5. GIEKs behandling av kvalifikasjonssøknadene Åpning Vurdering av kvalifikasjoner Utvelgelse av leverandører 10 Vedlegg Forpliktelseserklæring Anskaffelse av system for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet Side 2 av 10

3 1. Introduksjon 1.1 Anskaffelsens gjenstand og formål Garanti-instituttet for eksportkreditt (heretter benevnt GIEK) ønsker å inngå kontrakt om kjøp og innføring av system for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet (NOARK 5) samt påfølgende support og vedlikehold. Det skal inngås én kontrakt. Følgelig er det ikke anledning til å søke om deltakelse- eller gi tilbud på kun deler av anskaffelsesomfanget. Det er imidlertid anledning til å benytte samarbeidspartnere/underleverandører for å sikre god dekning av GIEKs behov. Anskaffelsen skal dekke behovet for saksbehandlingsstøtte knyttet til utferdigelse av garantier, herunder produksjon av dokumenter og arkivering av dokumenter. Løsningen skal også dekke GIEKs behov for generell saksbehandling. For den garantifaglige delen ønskes en løsning basert på et etablert system med en etablert kundemasse og som er supportert i dagens marked. Leveransen skal i tillegg til den garantifaglige saksbehandlingen dekke behov knyttet til dokumentproduksjon, dokumenthåndtering og arkivering i henhold til Noark-5 standarden. Leverandøren vil være ansvarlig for utvikling, installasjon, integrasjon, testing og opplæring av kundens nøkkelpersonell. GIEK har ca 60 ansatte, og systemet må dimensjoneres for brukere. Det er en målsetting at systemet skal støtte GIEK i alle faser av behandling og oppfølging av garantisaker. Systemet skal bidra til at GIEKs virksomhet knyttet til utferdigelse av garantier oppfyller alle relevante krav i lover og forskrifter. Her inngår krav knyttet til Offentleglova med forskrift, Forvaltningsloven, Arkivloven med forskrift og regnskapslovgivningen, så langt den måtte gjelde for GIEKs virksomhet. Løsningen skal også tilfredsstille krav som følger av Økonomireglementet i Staten. 1.2 Om GIEK GIEK er en statlig forvaltningsbedrift underlagt Nærings- og handelsdepartementet. GIEKs virksomhet knytter seg til å stille garanti for norsk eksport og investeringer i utlandet. GIEK yter garantier for lån gitt av norske og utenlandske banker (gir ikke selv lån). GIEKs garantier er utstedt på vegne av den norske stat. Vi tilbyr dekning for eksport av de fleste typer produkter og tjenester til over 150 land, og opererer ofte i uoversiktlige markeder. GIEK har til formål å fremme norsk eksport og investeringer i utlandet gjennom utstedelse av garantier på vegne av den norske stat. GIEK kan i tillegg administrere andre garantiordninger som departementet bestemmer. GIEK utsteder garantier på vegne av den norske stat, og har i 2010 en totalramme på 120 milliarder. Garantigivingen skal være i samsvar med de til enhver tid gjeldende vedtak fattet av Stortinget, vedtekter fastsatt av NHD, tildelingsbrev og Norges internasjonale forpliktelser. Anskaffelse av system for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet Side 3 av 10

4 Rammene for virksomheten reguleres av GIEKs vedtekter, fastsatt ved kgl. res. 22 desember 1999, se I tillegg reguleres virksomheten av internasjonale avtaler og bestemmelser fastsatt av internasjonale organisasjoner som OECD. For nærmere informasjon om virksomheten vises til Saksbehandling i GIEK Saksbehandlingen i GIEK er kompleks, men ikke dataintensiv. Volumet på antall saker er lite samtidig som det er stor variasjon mellom sakene. Saker som behandles kan leve i flere tiår og omhandle stort garantiansvar. Mye av innholdet i saksbehandlingen baserer seg på saksbehandlernes kunnskap og vurderinger. Det er variasjonene i informasjon og beregningene inkludert håndtering av valuta- og renteproblematikk, som gjør sakene komplekse. Det er stor grad av dynamikk i hvordan sakene utvikler seg med flere endringer underveis. Saksbehandlingen støttes i dag av et egenutviklet system, NYTTIG, som bygger på en teknologi som er utdatert. I tillegg håndteres mye informasjon utenfor NYTTIG. Sakarkivet er i dag papirbasert, og det opprettes en mappe for hver sak. Saksbehandlingen resulterer i en rekke beslutningsdokumenter, og støttedokumenter i den interne saksbehandlingen. I tillegg innhentes ekstern informasjon som bearbeides. Saksbehandlingsløpet går gjennom flere stadier, fra søknad og tilsagn, til utstedelse av polise og oppfølging av saken i hele garantiperioden. 2. Administrative forhold Nedenfor angis de administrative bestemmelser for anskaffelsen. 2.1 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN ( samt på TED ( For øvrig henvises til veiledende kunngjøring på DOFFIN (ref.nr. JUL149829) samt på TED (ref.nr. 2010/S ) Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser av 16. Juni 1999 og tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser nr 402 av (FOA) del I og III som konkurranse med forhandling med forutgående kvalifikasjon og utvelgelse. Selve anskaffelseskonkurransen vil gjennomføres som en faseinndelt prosedyre, hvor GIEK vil benytte seg av adgangen til å redusere antall tilbud det skal forhandles om. Leverandørene forventes å ha nødvendig kjennskap til det offentlige anskaffelsesregelverket. Anskaffelse av system for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet Side 4 av 10

5 2.3 Kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget består av dette dokument med vedlegg (se innholdsfortegnelsen). Dersom leverandøren blir oppmerksom på at kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med GIEK for å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjort. GIEK forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget. Om nødvendig vil søknadsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget. Leverandøren bes innen en uke etter mottak av kvalifikasjonsgrunnlaget bekrefte at samtlige dokumenter er mottatt og er lesbare. Samtidig bes bekreftet hvorvidt leverandøren har til hensikt å søke deltakelse. Bekreftelsen bes sendt til e-postadressen som fremgår av punkt 2.6 under. 2.4 Konkurransegrunnlag Komplett konkurransegrunnlag inneholdende nærmere bestemmelser for konkurransegjennomføringen, krav til ytelsen og angivelse av kontraktsvilkår vil bli tilsendt kvalifiserte leverandører som i samsvar med kriteriene i pkt 5.3 nedenfor blir utvalgt til å delta i konkurransen. 2.5 Tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede og tentative milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom GIEK skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dato Kunngjøring av anskaffelsen Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Siste utsendelse av svar på spørsmål Frist for søknad om deltakelse kl 14:00 Meddelelse om kvalifikasjon og utvelgelse / Utsendelse av konkurransegrunnlaget Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste utsendelse av svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Kontraktstildeling Kontraktsinngåelse Kontaktinformasjon Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig til e-post @giek.no. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Alle henvendelser skal merkes: Sak nr <leverandørnavn>. Spørsmål blir i nødvendig grad anonymisert og generalisert, og fortløpende besvart på norsk via Doffin til alle registrerte tilbydere samtidig. Anskaffelse av system for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet Side 5 av 10

6 2.7 Kostnader ved å delta i konkurransen Leverandøren utarbeider og leverer kvalifikasjonssøknad og eventuelt senere tilbud for egen regning og risiko. GIEK påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørens deltakelse i konkurransen. 2.8 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse GIEK forbeholder seg retten til å forkaste samtlige kvalifikasjonssøknader eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 3. Kvalifikasjonskrav Dette kapittel inneholder krav til leverandør. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. Leverandørene bes merke seg at det også skal inngis dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene for eventuelle underleverandører. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Virksomheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Leverandøren skal bekrefte at selskapet oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjonskrav 1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men internasjonale leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. HMS egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eventuelt ved kontraktstildeling vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen HMS. Skjema for HMS egenerklæring kan hentes på hms-egenerklaering.rtf 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland Anskaffelse av system for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet Side 6 av 10

7 3.3 Økonomisk og finansiell stilling Kvalifikasjonskrav Leverandør skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. Dokumentasjonskrav Økonomisk og finansiell stilling skal dokumenteres med følgende informasjon: 1. Siste godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning samt eventuell nyere informasjon av relevans. 2. Soliditetsvurdering fra en virksomhet med konsesjon til å drive kredittopplysningsvirksomhet. Vurderingen må ikke være eldre enn 1 måned fra søknadsfristen og bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Dersom Leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge etterspurt dokumentasjon, kan garanti fra morsselskap som oppfyller kvalifikasjonskravet, eventuelt alternativ dokumentasjon i form av eksempelvis erklæring fra revisor eller finansinstitusjon som er egnet til å oppfylle dokumentasjonskravet kunne aksepteres. 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig leveransekapasitet. Leverandøren skal ha nødvendig bransjekunnskap Leverandøren skal ha gjennomført relevante og sammenlignbare leveranser for hele eller deler av omfanget som beskrevet i pkt 1.1 ovenfor. Dokumentasjonskrav Følgende dokumentasjon skal dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravet: 1. Beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter; leveranse- og forvaltningsorganisasjon, herunder antall ansatte, leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. 2. Det skal spesifiseres hvilke ressurser som tilhører leverandøren og hvilke som eventuelt tilhører andre foretak. Dersom Leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kontraktsforpliktelsene, skal det angis for hvilke deler av leveransen og hvor stor andel av kontrakten leverandøren har til hensikt å benytte samarbeidspartnere/underleverandører. Forpliktelseserklæring fra aktuelle underleverandører skal fremlegges, jfr. Vedlegg 1. Det skal opplyses om antall ansatte med relevant kompetanse innenfor: 1. Bank og finans, herunder eksportgarantier 2. Offentlig forvaltning, herunder NOARK-standarden Det skal dokumenteres minst en leveranse de tre siste år som er relevant og sammenlignbar i forhold beskrivelsen av anskaffelsens gjenstand i punkt 1.1 ovenfor. Dokumentasjonen skal opplyse om: kundenes navn og kontaktinformasjon leverte tjenester og løsninger leveransens omfang, verdi og varighet GIEK forbeholder seg retten til å kontakte kundene for å verifisere de beskrevne leveranser. Anskaffelse av system for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet Side 7 av 10

8 4. Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Språk Kvalifikasjonssøknaden skal være utformet på norsk. Eventuelle attester og vedlegg som ikke utstedes på norsk tillates levert på annet skandinavisk språk eller engelsk. 4.2 Søknadens innhold og struktur Tabellen nedenfor angir detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i søknaden. Dokumentene innbindes i (ring)perm og separeres med skilleark som nummereres som angitt i tabellen nedenfor. Arkene skal ikke stiftes. Del Beskrivelse 1. Signert søknadsbrev, inkludert a. Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for leverandøren, herunder navn, e-post og telefonnr for den som er ansvarlig for søknaden. b. Kort beskrivelse av leverandøren; historikk, markeder, produkter og tjenester, organisasjon, etc. Tilsvarende for eventuelle samarbeidspartnere/ underleverandører. c. Signatur av bemyndiget person 2. Attester og vedlegg for hhv hovedleverandør og evt samarbeidspartnere/ underleverandører: a. Attest for innbetaling av skatt b. Attest for innbetaling av mva c. HMS egenerklæring d. Firmaattest e. Regnskap, årsrapport og revisors beretning og evt nyere informasjon f. Soliditets-/kredittvurdering g. Evt forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) 3. Besvarelse av krav til Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner etter samme disposisjon som i pkt 3.4 ovenfor. Leverandøren bes spesielt påse at dokumentasjonskravene er tilstrekkelig belyst, for GIEKs vurdering av leverandørens kvalifikasjoner. Merk at kravene skal besvares for både hovedleverandør og evt samarbeidspartnere/ underleverandører. 4.3 Offentlighet og taushetsplikt Ift FOA 3-5 om offentlighet kan allmennheten i medhold Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV nr 16) kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud etter kontraktstildeling. Anskaffelse av system for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet Side 8 av 10

9 For at GIEK skal kunne oppfylle sin taushetsplikt iht FOA 3-6, bes leverandøren sammen med kvalifikasjonssøknaden vedlegge en kopi hvor eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde er sladdet. I den forbindelse gjøres leverandørene oppmerksom på at GIEK har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som Leverandøren anmoder unntatt offentlighet. Blir det ikke levert et spesielt forberedt dokument for offentliggjøring vil GIEK anse den originale kvalifikasjonssøknaden som klar for offentliggjøring. Kvalifikasjonssøknaden vil ikke bli returnert, men arkivert eller forskriftsmessig destruert. 4.4 Antall eksemplarer Søknad om deltakelse skal inneholde: En innbundet, komplett papirutgave merket ORIGINAL. En uinnbundet og ustiftet kopi merket SLADDET KOPI, jf pkt 4.3 over. CD eller USB minnestick med samtlige søknadsdokumenter. Det presiseres at det er tilbyders ansvar å påse at elektroniske dokumenter er korrekt nummerert og navngitt iht 4.2 over og at den elektroniske og den papirbaserte leveransen er korrekt og sammenfallende. Ved eventuelle avvik vil signert papirversjon legges til grunn. 4.5 Emballering og merking Komplett søknad vedlagt all dokumentasjon skal leveres i dobbelt og lukket emballasje. Den ytterste skal kun merkes med adressat og Saksnr Søknad om deltakelse. Åpnes kun av adressat. Den innerste skal kun merkes med avsenders navn og postadresse. Søknaden skal emballeres på en slik måte at den er anonym og at søknadens fortrolighet kan bevares frem til åpningen. 4.6 Leveringsfrist og sted Søknad om deltakelse skal være GIEK i hende senest kl 14:00 og kan sendes til: GIEK Postboks 1763 Vika 0122 Oslo eller leveres GIEKs resepsjon i Dronning Mauds gt. 15, 4. etg, Oslo. 4.7 Endring og tilbakekall En kvalifikasjonssøknad kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av søknaden er å betrakte som ny søknad og skal utformes i samsvar med de krav til søknaden som er oppstilt ovenfor. Anskaffelse av system for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet Side 9 av 10

10 5. GIEKs behandling av kvalifikasjonssøknadene Mottatte søknader om deltakelse vil påført tidspunkt for mottak, og vil for øvrig bli behandlet som beskrevet i punktene nedenfor. 5.1 Åpning Åpning av søknader vil gjennomføres i GIEKs lokaler umiddelbart etter søknadsfristens utløp av minst to representanter fra GIEK. Leverandør vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. 5.2 Vurdering av kvalifikasjoner Dersom søknaden er korrekt levert vil det vurderes hvorvidt kvalifikasjonskravene er oppfylt. Søknader som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist i samsvar med anskaffelsesforskriftenes bestemmelser. Tilsvarende vil anskaffelsesforskriftens bli lagt til grunn for vurdering av forhold ved leverandøren for øvrig. Leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene er å anse som kvalifisert for deltakelse i konkurransen. 5.3 Utvelgelse av leverandører Blant de kvalifiserte leverandørene vil det bli valgt ut minst tre leverandører som vil bli invitert til å delta i konkurransen og følgelig få tilsendt konkurransegrunnlaget. Utvelgelsen vil skje ut fra en samlet vurdering av hvilke leverandører som i størst grad oppfyller kvalifikasjonskravene knyttet til økonomisk og finansiell stilling samt tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf pkt 3.3 og 3.4 over, hvor tekniske og faglige kvalifikasjoner vil bli tillagt størst vekt. Ved utvelgelsen vil også hensynet til god konkurransedynamikk vektlegges. Eventuelle samarbeidspartneres/underleverandørers kvalifikasjoner vil skjønnsmessig bli vurdert i relasjon til den rolle samarbeidspartneren/underleverandøren skal ha i kontraktsgjennomføringsfasen, og vil dermed ikke nødvendigvis bli tillagt samme betydning som for hovedleverandør. Anskaffelse av system for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet Side 10 av 10