STORTINGETS ADMINISTRASJON

Transkript

1 STORTINGETS ADMINISTRASJON SAK NR 2012/1267 ANSKAFFELSE AV STRØM KONKURRANSEGRUNNLAG

2 Innholdsfortegnelse 1. Anskaffelsens gjenstand 3 2. Om Stortingets administrasjon 3 3. Administrative forhold Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsesprosedyre Tidsplan Kontaktinformasjon Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Kontraktsform og -vilkår Alternative tilbud Tilbud på deler av anskaffelsesomfanget Kostnader ved å delta i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 6 4. Kvalifikasjonskrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner 7 5. Krav til tilbudet Språk Tilbudets innhold og struktur Offentlighet og taushetsplikt Antall eksemplarer Emballering og merking Leveringsfrist og sted Endring og tilbakekall Vedståelsesfrist 9 6. Oppdragsgivers behandling av tilbudene Åpning Vurdering av kvalifikasjoner Evaluering av tilbudet iht tildelingskriteriene 10 Vedlegg 1. Egenerklæring vandel Anskaffelse av strøm Side 2 av 10

3 1. Anskaffelsens gjenstand Stortingets administrasjon (heretter benevnt Oppdragsgiver) har til hensikt å inngå avtale med en leverandør om levering av strøm til bygningsmassen i Stortingskvartalet samt til Stortingets leiligheter i Oslo. Leveransen omfatter i dag til sammen 96 målepunkter. Nye målepunkter kan tilkomme i avtaleperioden. Samlet årlig strømforbruk er estimert til ca 8,6 GWh/år. Avtalens varighet vil være 4 år fra Følgende krav til ytelsen er oppstilt: 1. Det skal tilbys og leveres fornybar energi. Opprinnelsesgaranti må kunne gis. 2. Leveransen skal prises som spotpris ved kraftbørsen NordPool ASA + leverandørens påslag. Det skal klart fremkomme om leverandørens påslag beregnes i form av fastbeløp pr målepunkt og/eller tillegg pr kwh. Påslaget skal spesifiseres slik at det klart fremkommer hva som er knyttet til elkraftsertifikater o.l og hva som er leverandørens fortjeneste. Andre gebyrer, herunder fakturagebyr, aksepteres ikke. 3. Leverandøren må kunne rådgi og som opsjon kunne tilby Oppdragsgiver leveranser på alternative prismodeller i avtaleperioden. Alternative prismodeller som kan tilbys skal beskrives i tilbudet, herunder eventuelle endringer i leverandørens påslag som følge av endret prismodell i avtaleperioden. 4. Det skal tilbys forbruksoversikt, gjerne nettbasert, som bør vise løpende 12 måneders forbruk samlet og pr anlegg - sammenlignet med foregående år i sanntid eller etterskuddsvis pr måned. Andre administrative oversikter som kan tilbys, som f eks budsjettoversikter, bes dessuten beskrevet. 5. Da leveransen omfatter et stort antall målepunkter stilles dessuten krav om at leverandøren skal tilby og beskrive effektive og fleksible avlesnings- og faktureringsrutiner. Leverandøren skal kunne levere efaktura på EHF-format dersom Oppdragsgiver i avtaleperioden implementerer dette. 2. Om Stortingets administrasjon Den viktigste oppgaven til Stortingets administrasjon er å legge forholdene til rette for at representantene kan utføre det verv de er valgt til å ivareta. Stortingets administrasjon er organisert i fem avdelinger og et ledelsessekretariat. Stortingets direktør leder den administrative virksomheten og er sekretær for Stortingets presidentskap. I alt består Stortingets administrasjon av ca. 400 ansatte. Stortingets administrasjon, teknisk seksjon, er ansvarlig for drift og utvikling av Stortingets bygningsmasse, inventar og teknisk infrastruktur. Seksjonen vil i den forbindelse være kontaktleddet til offentlige myndigheter, innleide rådgivere, leverandører og andre samarbeidspartnere. Seksjonen har 22 fast ansatte fordelt på en teknisk gruppe, en byggruppe samt stab. Stortingets administrasjon er organisert som vist på neste side. For mer informasjon om Stortinget se: Anskaffelse av strøm Side 3 av 10

4 Stortingets presidentskap Direktøren Ledelsessekretariatet Ko ns titusjonell avdeling Drifts- og serviceavdelingen Forvaltningsavdelingen Informasjons- og dokumentasjonsavdelingen Internasjonal avdeling Ekspedisjonskontoret Husøkonomseksjonen Bedriftshelsetjenesten Betjentseksjonen Internasjonalt sekretariat Komitésekretariatet IKTseksjonen Kafeteriaseksjonen Hustrykkeriet Nordisk Råds sekretariat Komitésekretærene Sikkerhetsseksjonen Personalseksjonen Informasjonsseksjonen Stortingssekretariatet Teknisk seksjon Regnskapsseksjonen Referentseksjonen Tekstsenteret Reisekontoret Stortingsarkivet Økonomi-og administrasjonsseksjonen Stortingsbiblioteket Utredningsseksjonen Administrative forhold Nedenfor angis de administrative bestemmelser for anskaffelseskonkurransen. 3.1 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN ( Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser av 16. Juni 1999 og tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser nr 402 av (FOA) del I og III som åpen anbudskonkurranse. 3.3 Tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede og tentative milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom Oppdragsgiver skulle beslutte å endre tidsplanen. Anskaffelse av strøm Side 4 av 10

5 Aktivitet Dato Kunngjøring av anskaffelsen Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste utsendelse av svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl 12:00 Kontraktstildeling Kontraktsinngåelse Uke 50, Kontaktinformasjon Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson, Geir Tore Gaukerud på e-post Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Alle henvendelser skal merkes: Sak nr 2012/1267 Anskaffelse av strøm - <leverandørnavn>. 3.5 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med vedlegg, og inneholder krav til leverandør samt krav til leveransen. Konkurransegrunnlaget omfatter også nødvendig og relevant veiledning og instruksjon til tilbyderne samt administrative bestemmelser for gjennomføring av konkurransen. Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli publisert på hvorfra e-postvarsel vil bli tilsendt samtlige leverandører som har registrert interesse. 3.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom konkurransegrunnlaget skulle inneholde åpenbare feil eller uklarheter, eller oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet og få eventuelle uklarheter presisert. Spørsmål/henvendelser vedrørende anskaffelsen kan kun rettes via e-post og blir i nødvendig grad anonymisert og generalisert, og fortløpende besvart - senest innen seks dager. Leverandørene bes merke seg fristen for å stille spørsmål i pkt 3.3 ovenfor. 3.7 Kontraktsform og -vilkår Leverandørens standardvilkår legges til grunn for leveransen. Disse skal vedlegges tilbudet, og bør ikke i vesentlig grad avvike fra Energi Norges standardavtale for næringskunder ( LITIKK/MARKED/432a-2000_lesetilgang.pdf). Tilbudsbrevet og tilbudets del 3 skal også inngå i kontrakten. Anskaffelse av strøm Side 5 av 10

6 3.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Tilbudet skal relateres til de beskrivelser og krav som er oppstilt i pkt 1 over. 3.9 Tilbud på deler av anskaffelsesomfanget Det er ikke anledning til å inngi tilbud på deler av anskaffelsens omfang Kostnader ved å delta i konkurransen Leverandøren utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørens deltakelse i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 4. Kvalifikasjonskrav Dette kapittel inneholder krav til leverandøren. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være tilstrekkelig oppfylt for at leverandøren skal kunne delta i konkurransen. Det er leverandørens ansvar å påse at alle relevante forhold knyttet til besvarelse av kravene er tilstrekkelig belyst og dokumentert. 4.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Leverandøren bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Dokumentasjonskrav 1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha tilfredsstillende vandel Dokumentasjonskrav Leverandøren skal fremlegge egenerklæring om vandel jf. vedlegg 1. Anskaffelse av strøm Side 6 av 10

7 4.3 Økonomisk og finansiell stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å fullføre avtalen. Dokumentasjonskrav Økonomisk og finansiell stilling skal dokumenteres med følgende informasjon: 1. Siste godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning samt eventuell nyere informasjon av relevans. 2. Soliditetsvurdering fra en virksomhet med konsesjon til å drive kredittopplysningsvirksomhet. Vurderingen må være basert på siste godkjente regnskapstall ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen, og bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Dersom Leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge etterspurt dokumentasjon, kan garanti fra morsselskap som oppfyller kvalifikasjonskravet, eventuelt alternativ dokumentasjon i form av eksempelvis erklæring fra revisor eller finansinstitusjon som er egnet til å oppfylle dokumentasjonskravet kunne aksepteres. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende leveranser. Dokumentasjonskrav Oversikt over leverandørens viktigste relevante leveranser de tre siste år. Kundens navn, kontaktinformasjon samt leveransens omfang (antall GWh/år, antall målepunkter og avtalens varighet) skal oppgis. 5. Krav til tilbudet 5.1 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. 5.2 Tilbudets innhold og struktur Detaljert informasjon om hvilken dokumentasjonen som skal inngå i tilbudet er angitt i Tabell 1 nedenfor. Tilbudet skal bestå av følgende nummererte deler: Anskaffelse av strøm Side 7 av 10

8 Tabell 1. Dokumenter som skal inngå i tilbudet Del Dokument Beskrivelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde følgende informasjon: Referanse til Oppdragsgivers saksnummer Tilbudsbrevet skal være datert Hvem som er tilbyder, med navn, organisasjonsnummer og forretningsadresse. Hvem som er ansvarlig for tilbudet og hvordan vedkommende kan nås; kontaktperson og kontaktdata (e-post /telefon). Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist Signatur av bemyndiget person. 2 Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene 3 Dokumentasjon ift tildelingskriteriene Attest for betaling av skatt Attest for betaling av mva Egenerklæring om vandel Årsregnskap for 2011 med styrets og revisors beretning Soliditetsvurdering Leverandørens påslag på NordPools spotpris og spesifikasjon av dette Beskrivelser av hvordan leverandøren kan tilby alternative pris- og leveransemodeller i avtaleperioden Beskrivelser av tilbudte forbruksoversikter Beskrivelser av tilbudte faktureringsrutiner Evt annen relevant og verdiøkende informasjon 4 Kontraktsvilkår Leverandørens kontrakts- og leveransevilkår 5.3 Offentlighet og taushetsplikt Ift FOA 3-5 om offentlighet kan allmennheten i medhold Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV nr 16) kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud etter kontraktstildeling. For at Oppdragsgiver skal kunne oppfylle sin taushetsplikt iht FOA 3-6, bes leverandøren sammen med tilbudet vedlegge en elektronisk kopi i redigerbart format hvor eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde er sladdet. I den forbindelse gjør Oppdragsgiver oppmerksom på at Oppdragsgiver har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som Leverandøren anmoder unntatt offentlighet. Blir det ikke levert spesielt forberedte dokumenter for offentliggjøring, vil Oppdragsgiver anse det originale tilbudet som klart for offentliggjøring. 5.4 Antall eksemplarer Tilbudet skal inneholde: En innbundet, komplett papirutgave merket ORIGINAL. En innbundet, komplett papirutgave merket KOPI. USB minnestick med samtlige tilbudsdokumenter i hhv original og sladdet versjon i separate filkataloger. Anskaffelse av strøm Side 8 av 10

9 Det presiseres at det er tilbyders ansvar å påse at elektroniske dokumenter er korrekt nummerert og navngitt i samsvar med pkt 5.2 ovenfor og at den elektroniske og den papirbaserte leveransen er korrekt og sammenfallende. Ved eventuelle avvik vil signert papirversjon legges til grunn. 5.5 Emballering og merking Komplett tilbud vedlagt all dokumentasjon skal leveres i dobbelt og lukket emballasje. Den ytterste skal kun merkes med adressat, jf pkt 5.6 nedenfor, og Saksnr 2012/1267 Anskaffelse av strøm - Tilbud. Åpnes kun av adressat. Den innerste skal kun merkes med avsenders navn og postadresse. Tilbudet skal emballeres på en slik måte at det er anonymt og at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til åpningen. 5.6 Leveringsfrist og sted Tilbud skal være Oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp og kan sendes til: Stortingets administrasjon Økonomi- og administrasjonsseksjonen v/geir Tore Gaukerud 0026 Oslo eller leveres i Oppdragsgivers resepsjon i Prinsens gate 26, Oslo. 5.7 Endring og tilbakekall Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor. 5.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås til og med eller frem til kontrakt er inngått dersom dette inntreffer tidligere. 6. Oppdragsgivers behandling av tilbudene Mottatte tilbud vil påført tidspunkt for mottak, og vil for øvrig bli behandlet som beskrevet i punktene nedenfor. Tilbud vil ikke bli returnert, men arkivert eller forskriftsmessig destruert. 6.1 Åpning Åpning av tilbud vil gjennomføres i Oppdragsgivers lokaler umiddelbart etter tilbudsfristens utløp av minst to representanter fra Oppdragsgiver. Leverandører vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. Anskaffelse av strøm Side 9 av 10

10 6.2 Vurdering av kvalifikasjoner Korrekt leverte tilbud vil bli vurdert ift kvalifikasjonskravene. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Eventuelle øvrige spørsmål om avisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens Evaluering av tilbudet iht tildelingskriteriene Leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud vurdert iht tildelingskriteriene som oppstilt nedenfor. Kontrakt tildeles til den leverandøren som etter avsluttede forhandlinger har inngitt det økonomisk mest fordelaktive tilbud i henhold til tildelingskriteriene som oppstilt i tabellen nedenfor. Tabell 2. Tildelingskriterier Tildelingskriterier Vekt Beskrivelse Samlede priser 70 % Prisevalueringen vil ta utgangspunkt i leverandørens påslag på NordPool spotpris. Kvalitet i tilliggende ytelser 30 % Under dette kriteriet vil kvalitet i leverandørens beskrevne rådgivning, herunder mulighet til å tre inn i alternative prismodeller, bli vurdert. Videre vil det bli lagt vekt på administrative egenskaper som forbruksoversikter og faktureringsrutiner. Terje Olsen Avdelingsleder Drifts- og serviceavdelingen Gunn Anny Lauvnes Seniorrådgiver Økonomi- og administrasjonsseksjonen Anskaffelse av strøm Side 10 av 10