Anskaffelse av Dekk og dekktjenester

Transkript

1 DEL I Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse av Dekk og dekktjenester Tilbudsfrist kl 14:00 Sak nr: 13/411 CPV-KODER Dekk til biler Dekk til lette kjøretøy Dekk til tunge/lette kjøretøy Ekstra kraftige dekk Dekk til lastebiler Reparasjon av dekk inkludert montering og avbalansering

2 Dekk og dekktjenester 13/411 Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Oppdragsgiver Formål og behov Hensikten med dette dokumentet Kunngjøring Tidsplan Konkurransegrunnlaget Avtalen Avtalens omfang Avtaleform og -vilkår Avtalevarighet Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyren Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Habilitet Økonomisk risiko Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Forbehold Administrative bestemmelser Hovedprinsipp for kommunikasjon Kontaktperson Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget Alternative tilbud Tilbud på deler av anskaffelsesomfanget Spørsmål til anskaffelsen Kvalifikasjonskrav krav til tilbyder Obligatoriske og ufravikelige krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til miljø- og samfunnsansvar Krav ved bruk av underleverandør(er) / samarbeidspartner(e) Kravspesifikasjon krav til ytelsen (vare og tjeneste) Krav til tilbudet Språk Tilbudets struktur Innbinding, merking og antall kopier Leveringsfrist og sted Endring og tilbakekall av tilbud Vedståelsesfrist Oppdragsgivers behandling av tilbudet Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning Kvalifikasjon... 10

3 Dekk og dekktjenester 13/411 Side 3 av Tildelingskriterier Evaluering Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Vedlegg... 11

4 Dekk og dekktjenester 13/411 Side 4 av 11 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for anskaffelsen er. er et interkommunalt selskap som er tjenesteleverandør til kommunene Hamar, Løten, Ringsaker og Stange på områdene vann, avløp og renovasjon. Nærmere informasjon om virksomheten kan finnes på Formål og behov Formålet med denne anskaffelsen er å få etablert en rammeavtale på vareområdet som skal sikre lovlig avtalegrunnlag og innkjøp samt enklere og raskere prosesser for kjøp av varer og tjenester. Oppdragsgiver har behov for å knytte til seg én leverandør på vareområdet dekk og dekktjenester som kan tilfredsstille de oppgitte krav gitt i kravspesifikasjonen. Oppdragsgiver har ingen gyldig avtale på vareområdet, men har gjennomført anskaffelser basert på tidligere avtaler samt hensiktsmessighet fra tilfelle til tilfelle. 1.3 Hensikten med dette dokumentet Dette dokumentet er oppdragsgivers konkurransegrunnlag i forbindelse med den kunngjorte konkurransen. Dokumentet gir en nærmere beskrivelse av kvalifikasjonskrav og krav til etterspurt tjeneste utover det som er spesifisert i kunngjøringen. Det er utarbeidet en kravspesifikasjon på vareområdet. Dokumentet omfatter også nødvendig og relevant administrativ informasjon for gjennomføring av konkurransen. Konkurransegrunnlaget er utarbeidet på norsk. Eventuell oversettelse besørges og bekostes av tilbyder selv. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen ( den , med Anbuds id: 13/ Tidsplan Det er planlagt med følgende fremdrift for anskaffelsen: Milepæl Dato Kunngjøring av konkurransen Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget Fristen for mottak av tilbud Oppdragsgiver har godkjent innstilling på tildeling Avtalen er signert Avtalen skal gjelde fra dato Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende deler og dokumenter:

5 Dekk og dekktjenester 13/411 Side 5 av 11 Del Beskrivelse I Komkurransegrunnlag 13/411 med bilag og vedlegg II Rammeavtale 13/411 Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen. Tilbyder skal sette seg grundig inn i konkurransegrunnlaget. 3 Avtalen 3.1 Avtalens omfang Avtalen gjelder dekk og dekktjenester, og skal dekke de angitte formål og krav beskrevet i kapitell 7, kravspesifikasjonen krav til ytelsen. Nr Vareområde TYPE ESTIMERT KJØP/ÅR 1 Dekk og dekktjeneste Varer og tjenester Kr ,- Verdien angir et estimat på kjøp pr år og er ingen forpliktelse for oppdragsgiver. 3.2 Avtaleform og -vilkår Oppdragsgiver vil inngå en sentral rammeavtale med en leverandører innenfor vareområdet. Avtaleforslag med vilkår for leveranse/tjeneste er beskrevet i DEL II Rammeavtale på dekk og dekktjenester 13/411. Avtalen signeres mellom hver av partene etter tildeling. 3.3 Avtalevarighet Avtalen skal ha en initiell varighet på 2 år med mulighet for forlenging ett år av gangen i inntil to år. 4 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyren Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr 69 med tilhørende forskrift nr 402 om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006, del I og II. 4.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 69 om rett til innsyn i offentlig virksomhet. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 nr 1119 gitt i medhold av offentlighetsloven. Ift FOA 3-5 har ny Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV nr 16) trådt i kraft med virkning fra I medhold av denne kan allmennheten etter kontraktstildeling kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud. 4.3 Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 4.4 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen

6 Dekk og dekktjenester 13/411 Side 6 av 11 En ansatt hos oppdragsgiver kan under henvisning til FOA 3-7 ikke delta i konkurransen eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 4.5 Habilitet Rådgivere som har vært involvert i utarbeidelse av konkurransegrunnlag eller spesifikasjoner har under henvisning til FOA 3-8 ikke anledning til å delta i konkurransen. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til Økonomisk risiko Tilbyder utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. Kostnader og utgifter som tilbyder pådrar seg relatert til anskaffelsen skal bæres av tilbyder selv, herunder alle omkostninger ved utarbeidelse og fremsending av tilbudet, som tilbudskonferansen, møter, befaringer og lignende. Dette gjelder også kostnader knyttet til eventuelle kompletterende bestemmelser eller avlysning av konkurransen. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med tilbyders deltakelse i konkurransen. 4.7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 4.8 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til konkurransegrunnlaget eller avtalevilkårene. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. De skal enten være prissatt eller beskrevet på en slik måte at oppdragsgiver kan vurdere deres økonomiske verdi. Alle forbehold skal tydelig komme frem i tilbudsbrevet. 5 Administrative bestemmelser 5.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver i tilbudsfasen skal foregå skriftlig og gå gjennom oppdragsgivers kontaktperson. Merk henvendelser med: Dekk og dekktjenester 13/ Kontaktperson Navn: Tor Einar Heia E-post: post@hias.no Adresse: Postboks 4065, 2306 Hamar Telefon Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli tilgjengeliggjort på Doffin. Dersom dette dokument skulle inneholde åpenbare feil, eller oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det tilbyders plikt å ta kontakt med oppdragsgiver for å få feilen rettet. 5.4 Alternative tilbud

7 Dekk og dekktjenester 13/411 Side 7 av 11 Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud, jfr kunngjøringen. Tilbud skal relateres til de krav som er satt i konkurransegrunnlaget og konkurransegrunnlagets vedlegg. 5.5 Tilbud på deler av anskaffelsesomfanget Det er ikke anledning til å levere tilbud på deler av anskaffelsesomfanget. 5.6 Spørsmål til anskaffelsen Eventuelle spørsmål til anskaffelsen og konkurransegrunnlaget skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert. Frist for spørsmål og svar fremkommer av tidsplanen til anskaffelsen, jfr. punkt Kvalifikasjonskrav krav til tilbyder 6.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav: Ingen restanser på skatter og avgifter av betydning Leverandøren skal ha et system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet Skatteattest for merverdiavgift* Skatteattest for skatt* HMS- egenerklæring i samsvar med vedlagt Vedlegg B. *) Skatteattester skal ikke være eldre enn 6 mnd. ved utløp av tilbudsfrist. 6.2 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest** Utfylt og signert egenerklæring om vandel, benytt Vedlegg D. **) Utenlandske leverandører skal legge ved bekreftelse på at de er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6.3 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. Det vil spesielt bli lagt vekt på likviditet, soliditet og konkursprediksjon. Oppdragsgiver skriver selv ut en soliditetsvurdering gjennom Soliditet Decision (Bisnode Credit) herunder hovedinfo, betalingsanmerkninger, regnskap, nøkkeltall og score som vil ligge til grunn for vurderingen.

8 Dekk og dekktjenester 13/411 Side 8 av 11 Dersom ratingen er under A kan oppdragsgiver etterspørre tilleggsdokumentasjon som morselskapsgaranti, bankgaranti eller annen relevant dokumentasjon som gir nødvendig trygghet for kontraktsoppfyllelse. Utenlandske leverandører må imidlertid sende inn en tilsvarende soliditetsvurdering som Soliditet Decision (Bisnode Credit) basert på siste tilgjengelige regnskapstall og ikke eldre enn 3 mnd. 6.4 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må ha en organisasjon med tilstrekkelig ressurser til å kunne gjennomføre dette oppdraget. Leverandøren må ha utført tilsvarende oppdrag tidligere. Leverandør skal gi en kort, men fyldig beskrivelse av egen organisasjon. Leverandør skal levere minimum 1 attest fra lignende oppdrag de 2 siste årene. Attesten skal være signert eller skriftlig bekreftet av referansekunde. Vedlagt mal skal benyttes, se Vedlegg E. Oppdragsgiver skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. 6.5 Krav til miljø- og samfunnsansvar Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandør har et system for miljøledelse for å sikre leverandørens evne til å følge opp relevante miljøkrav i bransjen og bidra til fokus på miljø i utføring av tjenester. Det kreves at leverandørs lønns- og arbeidsvilkår skal følge gjeldende lover og regler, herunder krav til lønns- og arbeidsvilkår ikke dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende arbeidsplass og stilling. Leverandør skal redegjøre kort og presist for eksisterende rutiner for oppfølging av relevante miljøkrav i bransjen og virksomhetens miljøpolicy. Dette kan også dokumenteres ved å legge frem sertifisering etter anerkjente standarder som ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn, eller tilsvarende dokumentasjon. Leverandør skal legge ved signert egenerklæring om lønns- og arbeidsmiljø, se Vedlegg C. 6.6 Krav ved bruk av underleverandør(er) / samarbeidspartner(e) Dersom tilbydere baserer seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for å gjennomføre kontraktsarbeidet, skal det oppgis navn, adresse og organisasjonsnummer for disse.

9 Dekk og dekktjenester 13/411 Side 9 av 11 7 Kravspesifikasjon krav til ytelsen (vare og tjeneste) Se vedlegg 1, Bilag 1 Kravspesifikasjon og prisskjema. 8 Krav til tilbudet 8.1 Språk Tilbudet skal være på norsk. Relevant dokumentasjon for vurdering av tilbudet skal avgis på norsk. Tilbudets priser skal være i norske kroner (NOK) eks. mva. 8.2 Tilbudets struktur Nedenfor gis detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i tilbudet. At Tilbyder følger den oppsatte strukturen er viktig for at Oppdragsgiver skal kunne vurdere tilbudene raskt, effektivt og riktig. Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom ikke dette har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. Tilbudet skal bestå av følgende deler: Skilleark Dokument Beskrivelse Tilbudsbrevet skal være datert Det skal tydelig fremgå hvem tilbyder er med navn, organisasjonsnummer, adresse, telefon og e-postadresse. 1 SIGNERT Skal bekrefte leveranse og vedståelse av tilbud TILBUDSBREV Kontaktperson og kontaktdata (telefon/e-post). Signatur av bemyndiget person Det skal tydelig komme frem om eventuelle forbehold jfr. punkt KVALIFIKASJON Dokumentasjon av at kvalifikasjonskrav er oppfylt, jf. punkt 6 3 KRAVSPESIFIKASJON Tilbyders besvarelse på de oppsatte krav for ytelsen, jf. Bilag 1 4 PRISER Fullstendig ufylt prisskjema, jf. Vedlegg A 8.3 Innbinding, merking og antall kopier Tilbudet skal leveres i én original papirversjon og en minnepinne med signerte tilbudsdokumenter i PDF-format, alt annet i Word eller Excel format. Arkene skal ikke stiftes. Tilbyder bes spesielt påse at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet inkludert alle vedlegg er identisk. Ved eventuelle avvik mellom eksemplarene vil signert papirversjon bli lagt til grunn. Komplett tilbud skal legges i lukket konvolutt/innpakning, og merkes: DEKK OG DEKKTJENESTER 13/411 - ÅPNES KUN AV ADRESSAT 8.4 Leveringsfrist og sted Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen kl lokal tid. Tilbudet kan sendes til ved Tor Einar Heia, Postboks 4065, 2306 Hamar Tilbudet kan også leveres direkte til sin resepsjon på adresse Vangsvegen 143.

10 Dekk og dekktjenester 13/411 Side 10 av 11 Det er tilbyders ansvar at tilbudet er i hende hos oppdragsgiver innen tidsfristen. Tilbud som leveres etter tilbudsfristen vil bli avvist. 8.5 Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor. 8.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til den Tilbyder bes å vedstå seg sitt tilbud i tilbudsbrevet. 9 Oppdragsgivers behandling av tilbudet 9.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottak etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt. 9.2 Tilbudsåpning Åpning av tilbud vil gjennomføres i oppdragsgivers lokaler , kl. 14:30 av representanter fra. Det vil ikke bli gjennomført åpen tilbudsåpning. Tilbyder har følgelig ikke rett til å være til stede ved åpningen. Åpning foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. 9.3 Avvisning Eventuelle spørsmål om avisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens Oppdragsgiveren har plikt til å avvise tilbydere som ved tilbudsfrist eller etter en eventuell tilleggsfrist ikke har levert skatteattester og HMS-egenerklæring, og de tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiveren kan avvise tilbydere som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget. Videre har oppdragsgiver adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert, men forskriftsmessig arkivert eller destruert. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 9.4 Kvalifikasjon Tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få tilbudet evaluert og vurdert ihht tildelingskriteriene. 9.5 Tildelingskriterier Tildeling vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbud innenfor vareområdet basert på følgende kriterier:

11 Dekk og dekktjenester 13/411 Side 11 av 11 Tildelingskriterium Vekt Beskrivelse PRIS OG 45 % Tilbyders priser for det aktuelle vareområde. KOSTNADER KVALITET OG SERVICE 40 % Besvarelse og eventuell dokumentasjon på kravspesifikasjonen på det aktuelle vareområde. Tilbyders besvarelse på blå kulepunkt i kravspesifikasjonen vektlegges i her. MILJØ 15 % Tilbyders oppfyllelse av miljøforhold relatert til det aktuelle vareområde, samt generell miljøprofil vil bli karaktersatt. Tilbyders besvarelse på grønne kulepunkt i kravspesifikasjonen vektlegges i her. Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra tilbyder. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet pris og kostnader om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. Tilbyder har selvstendig ansvar for å levere tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene. 9.6 Evaluering Samtlige kvalifiserte tilbud gis en poengkarakter pr tildelingskriterium.poengene ganges opp med kriteriets angitte vekt og summeres. Karakteren skal gjenspeile relevante forskjeller mellom tilbudene. Oppdragsgiver vil benytte skalaen 1-6, hvorav 1 er svakest og 6 er sterkest. Karakteren 0 brukes kun om dokumentasjon for oppfyllelse av kravet ikke foreligger i det hele tatt. 9.7 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør(er) er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en karensperiode fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført. Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør(er) kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. 10 Vedlegg Bilag 1 Kravspesifikasjon 13/411 Vedlegg A Prisskjema 13/411 Vedlegg B HMS-egenerklæring Vedlegg C Lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg D Egenerklæring om vandel Vedlegg E Referanseskjema