ANNONSERINGS- OG REKRUTTERINGSTJENESTER KONKURRANSEBESTEMMELSER

Transkript

1 ANNONSERINGS- OG REKRUTTERINGSTJENESTER KONKURRANSEBESTEMMELSER

2 Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon 3 2. Anskaffelsens gjenstand 3 3. Konkurransegrunnlaget Dokumenter Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Kontraktsvilkår og -varighet 4 4. Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring av anskaffelsen Tidsplan Kontaktinformasjon Offentlighet og taushetsplikt Kostnader ved å delta i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 6 5. Kvalifikasjonskrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikajsoner 7 6. Tilbudet Språk Vedståelsesfrist Tilbudets innhold og struktur Tilbud på deler av omfanget Alternative tilbud Antall eksemplarer Emballering og merking Leveringsfrist og sted Endring og tilbakekall 9 7. HiSTs behandling av tilbudene Tilbudsåpning Avvisning Kontraktstildeling 10 Vedlegg - Som angitt i pkt Forpliktelseserklæring Side 2 av 10

3 1. Introduksjon Høgskolen i Sør-Trøndelag, heretter kalt HiST, inviterer til åpen anbudskonkurranse om levering av annonserings- og rekrutteringstjenester. HiST har vel studenter og 800 tilsatte og er den nest største statlige høgskolen i Norge, med en lang rekke profesjonsrettede studier. Høgskolens har seks avdelinger: - Avdeling for helse- og sosialfag (AHS) - Avdeling for informatikk og e-læring (AITeL) - Avdeling for lærer- og tolkeutdanning (ALT) - Avdeling for sykepleie (ASP) - Avdeling for teknologi (AFT) - Handelshøyskolen i Trondheim (HHiT) For ytterligere informasjon vises til våre hjemmesider: 2. Anskaffelsens gjenstand HiST har et jevnlig behov for å produsere og utlyse stillingsannonser samt håndtere jobbsøknader. For å dekke fremtidige behov skal det inngås avtale med en leverandør som skal dekke vårt behov for annonserings- og rekrutteringstjenester. Ved utlysing av ledige stillinger skal HiST gis tilgang til en webbasert rekrutteringsportal. For å administrere rekrutteringsarbeidet på en effektiv og god måte, ønsker vi oss en rekrutteringsløsning med mulighet for å ivareta alle deler av rekrutteringsprosessen; fra stillingsutlysning og annonsering, til søknadsbehandling mv. Vi ønsker også bistand tilknyttet produksjon og publisering av stillingsannonser samt øvrige relaterte tjenester. Anskaffelsen omfatter en totalløsning som omfatter både annonserings- og rekrutteringsverktøy og tjenester knyttet til dette. Leverandøren skal også kunne bistå i- eller forestå utarbeidelse av annonsemateriell og annonsering basert på HiSTs grafiske profil. Følgende elementer inngår i leveransen: - En web-basert løsning hvor oppdragsgiver kan produsere og publisere annonser. - Mulighet for bistand ved utarbeidelse av annonse. (Produksjon av stillingsannonser i henhold til oppdragsgivers grafiske profil med utgangspunkt i korrekturlest annonsetekst fra oppdragsgiver). - Formidling av annonser til relevante aviser, tidsskrifter og nettsteder, nasjonalt og internasjonalt. Oppdragsgiver vil i tillegg formidle annonser på egen hånd. - Koordinering av annonsering (henvisningsannonser) fra ulike saksbehandlere og avdelinger ved HiST. - Fullverdig rekrutteringsverktøy kobling mot annonse (integrasjon mot nettannonsering). - Leverandør skal forhandle med aktuelle aviser, tidsskrifter og nettsteder, slik at oppdragsgiver til enhver tid får best mulig rabatt ved annonsering. - Muligheter for prisoverslag for ordre-/mediebudsjett for enkelte stillingsannonser. For øvrig vises til nærmere spesifikasjoner i SSA-K lille Bilag 1.. Volumet kan vanskelig anslås presist, men i 2012 ble ca. 120 ledige stillinger utlyst. Totalt til disse stillingene var det ca 2136 søkere. Antall trykte annonser forventes dog å reduseres. Løsningen skal benyttes av hovedadministrasjonen og i samtlige avdelinger. Indikert antall brukere er til sammen ca 65-70, hvorav 12 superbrukere/saksbehandlere og de øvrige ledere og ansattrepresentanter kun med lesetilgang. Side 3 av 10

4 I 2012 ble det for øvrig benyttet ca 110 timer knyttet til manuell produksjon og publisering samt annet grafisk arbeid. 3. Konkurransegrunnlaget 3.1 Dokumenter Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del Beskrivelse 1. Dette dokumentet, inneholdende de administrative bestemmelsene for konkurransen 2. Kontrakt om tilgang til rekrutteringsløsning basert på Statens Standardavtaler den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille) med bilag: - Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon - Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon - Bilag 3: Kundens tekniske plattform - Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan - Bilag 5: Testing og godkjenning - Bilag 6: Administrative bestemmelser - Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten - Bilag 9: Endinger i leveransen etter avtaleinngåelsen (inngår i kontrakten, vedlegges ikke) Alle dokumenter forefinnes elektronisk for nedlasting fra DOFFIN. Det er leverandørenes ansvar å sette seg inn i innholdet og verifisere at samtlige dokumenter er mottatt og lesbare. 3.2 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Dersom leverandøren blir oppmerksom på at konkurransegrunnlaget skulle inneholde mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med HiSTs kontaktperson for å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjort. HiST forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i konkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil tilbudsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget. 3.3 Kontraktsvilkår og -varighet Kontraktsvilkårene er inkludert i konkurransegrunnlaget. Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Avtalen vil ha to års varighet med mulighet for HiST til forlengelse to ganger på uendrede vilkår, hver av ett års varighet, slik at maksimal avtalevarighet kan bli 4 år. 4. Administrative bestemmelser Nedenfor angis de øvrige administrative bestemmelser for anskaffelseskonkurransen. Side 4 av 10

5 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 og Forskrift om offentlige anskaffelser nr 402 av som åpen anbudskonkurranse, jf del I og Il Anskaffelser under EØS- terskelverdiene. 4.2 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på Tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede og tentative milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom HiST skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dato Kunngjøring av anskaffelsen Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl Siste utsendelse av svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl. 12:00 Kontraktstildeling Kontraktsinngåelse Uke 9/10, Kontaktinformasjon Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig til hege.skorild@hist.no. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Alle henvendelser skal merkes: Annonserings- og rekrutteringstjenester - <leverandørnavn>. Spørsmål blir i nødvendig grad anonymisert og generalisert, og fortløpende besvart på norsk via Doffin, hvorfra e-postvarsel vil bli generert til alle registrerte tilbydere samtidig. 4.5 Offentlighet og taushetsplikt Ift FOA 3-5 om offentlighet kan allmennheten i medhold Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV nr 16) kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud etter kontraktstildeling. For at HiST skal kunne oppfylle sin taushetsplikt iht FOA 3-6, forbeholder vi oss, etter at kontrakt er tildelt, retten til å be om å få oversendt en elektronisk kopi av tilbudsdokumentene i redigerbart format hvor eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde er sladdet. I den forbindelse gjøres leverandørene oppmerksom på at HiST har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som leverandøren anmoder unntatt offentlighet. Sladdet kopi skal oversendes HiST på forespørsel og uten ugrunnet opphold. Dersom leverandøren uten ugrunnet opphold ikke innleverer et spesielt forberedt dokument for offentliggjøring vil HiST anse det originale tilbudet som klart for offentliggjøring. Side 5 av 10

6 4.6 Kostnader ved å delta i konkurransen Leverandøren utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. HiST påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørens deltakelse i konkurransen. 4.7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse HiST forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud og/eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 5. Kvalifikasjonskrav Dette kapittel inneholder krav til leverandør. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. 5.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Virksomheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Leverandøren skal bekrefte at selskapet oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjonskrav 1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men internasjonale leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. HMS egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eventuelt ved kontraktstildeling vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen HMS. Skjema for HMS egenerklæring kan hentes på -hms-egenerklaering.rtf 5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland 5.3 Økonomisk og finansiell stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Side 6 av 10

7 Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. Dokumentasjonskrav Økonomisk og finansiell stilling skal dokumenteres med følgende informasjon: 1. Siste godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning samt eventuell nyere informasjon av relevans. 2. Soliditetsvurdering fra en virksomhet med konsesjon til å drive kredittopplysningsvirksomhet. Vurderingen må ikke være eldre enn 3 måneder fra tilbudsfristen, basert på siste tilgjengelige regnskapstall og bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Dersom Leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge etterspurt dokumentasjon, kan garanti fra morsselskap som oppfyller kvalifikasjonskravet, eventuelt alternativ dokumentasjon i form av eksempelvis erklæring fra revisor eller finansinstitusjon som er egnet til å oppfylle dokumentasjonskravet kunne aksepteres. 5.4 Tekniske og faglige kvalifikajsoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha god leveransekapasitet og -evne. Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende leveranser. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens leveranseorganisasjon, herunder leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Det skal spesifiseres hvilke ressurser (antall ansatte samt angivelse av relevant kompetanse) som tilhører leverandøren og hvilke som eventuelt tilhører andre foretak. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kontraktsforpliktelsene, skal det angis hvor stor andel av kontrakten leverandøren har til hensikt å benytte underleverandører. Dog forventes at hovedleverandør vil representere hoveddelen av leveransen. Forpliktelseserklæring fra aktuelle underleverandører skal fremlegges, jfr. Vedlegg 1. Dokumentasjon av de viktigste leveranser de tre siste år som er relevante og sammenlignbare i forhold til beskrivelsen av anskaffelsens gjenstand og omfang. Av dokumentasjonen skal det for hver leveranse framgå: kundenes navn og kontaktinformasjon leverte produkter og tjenester leveransens omfang, verdi og varighet kort beskrivelse av hvorfor leverandøren anser referansen som relevant for nærværende anskaffelse 6. Tilbudet 6.1 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås til eller frem til kontraktsinngåelse dersom dette inntreffer før vedståelsesfristens utløp. Side 7 av 10

8 6.3 Tilbudets innhold og struktur Tilbudsdokumentene skal innbindes i (ring)perm og separeres med skilleark som nummereres som angitt i tabellen nedenfor. Arkene skal ikke stiftes. Følgende dokumentasjon skal inngå i tilbudet: Del Beskrivelse 1. Signert tilbudsbrev, inneholdende: a. Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for leverandør, inkl kontaktinformasjon for den som er ansvarlig for tilbudet. b. Leverandørens forståelse av pkt 4.5 ovenfor. c. Navn og kontaktinformasjon til to referansekunder hvor leverandøren har forestått tilsvarende leveranser d. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist. e. Signatur av bemyndiget personell 2. Attester og egenerklæringer: a. Attest for innbetaling av skatt, jf pkt 5.1 over b. Attest for innbetaling av mva, jf pkt 5.1 over c. HMS-egenerklæring, jf pkt 5.1 over d. Firmaattest, jf pkt 5.2 over 3. Dokumentasjon på oppfyllelse av krav til økonomisk og finansiell stilling a. Årsregnskap med styrets og revisors beretning, jf pkt 5.3 over b. Soliditetsvurdering, jf pkt 5.3 over 4. Dokumentasjon på oppfyllelse av krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner. a. Leveransekapasitet, jf pkt 5.4 over b. Evt forpliktelseserklæring fra underleverandør c. Tidligere erfaring, jf pkt 5.4 over 5. Utfylt SSA-K lille Bilag Utfylt SSA-K lille Bilag Utfylt SSA-K lille Bilag Utfylt SSA-K lille Bilag Utfylt SSA-K lille Bilag Utfylt SSA-K lille Bilag Tilbud på deler av omfanget Som det fremgår av kunngjøringen er det ikke adgang til å inngi tilbud på kun deler av omfanget. Tilbud som ikke er komplette vil bli avvist, se også pkt 7.2 nedenfor. 6.5 Alternative tilbud Som det også fremgår av kunngjøringen er det ikke adgang til å inngi alternative tilbud utover det som fremgår av dette konkurransegrunnlaget. Alternative tilbud vil bli avvist, se også pkt 7.2 nedenfor. Side 8 av 10

9 6.6 Antall eksemplarer Tilbudsleveransen skal bestå av: En innbundet, komplett papirutgave med innhold som angitt i pkt 6.3 over CD eller USB minnepenn med komplette tilbudsdokumenter Det presiseres at det er leverandørens ansvar å påse at den elektroniske og den papirbaserte leveransen er korrekt og sammenfallende. Ved eventuelle avvik vil signert papirversjon legges til grunn. 6.7 Emballering og merking Komplett tilbud skal leveres i dobbelt og lukket emballasje. Den ytterste skal kun merkes med adressat jf pkt 6.8 nedenfor og Tilbud annonserings- og rekrutteringstjenester. Åpnes kun av adressat. Den innerste skal kun merkes med avsenders navn og postadresse. Tilbudet skal emballeres på en slik måte at det er anonymt og at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til åpningen. 6.8 Leveringsfrist og sted Tilbudet skal være HiST i hende innen tilbudsfristens utløp, og skal fysisk leveres til: HiST v/ Hege Elisabeth Sannan Skorild E.C Dahls gate 2, Resepsjonen 7012 Trondheim 6.9 Endring og tilbakekall Tilbudet kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor. 7. HiSTs behandling av tilbudene Mottatte tilbud påføres tidspunkt for innlevering og vil bli behandlet i overensstemmelse med de bestemmelser som fremkommer i punktene nedenfor. 7.1 Tilbudsåpning Åpning av tilbud vil gjennomføres i HiSTs lokaler umiddelbart etter tilbudsfristens utløp av minst to representanter fra HiST. Leverandører vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. 7.2 Avvisning Eventuelle spørsmål om avvisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget. Videre har HiST adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Side 9 av 10

10 7.3 Kontraktstildeling Kontrakt tildeles til den leverandør med det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på HiSTs evaluering av tilbudene iht tildelingskriteriene som oppgitt nedenfor. Tildelingskriterium Tilbudt løsnings funksjonelle egenskaper og egnethet ift HiSTs formål jf besvart SSA- K lille Bilag 1 kap 5. Samlede priser pr år iht SSA-K lille Bilag 7 basert på de oppgitte volumtall for 2012 i pkt 1.2 ovenfor samt et antatt timeuttak for grafisk bistand på 100 timer. Kvalitet i rådgivning og bistand jf besvart SSA-K lille Bilag 1 pkt 9. Ved vurderingen vil uttalelser fra oppgitte referansekunder bli tillagt betydning. Kvalitet i leveranse av løsning, jf besvart SSA-K lille Bilag 1 kap 6-8 samt bilagene 4-6. Vekt 40 % 30 % 20 % 10 % HiST vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, herunder eventuelle supplerende leverandørspesifikke kontraktsvilkår, samt eventuelle forutsetninger og krav fra leverandøren. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet Priser om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. Side 10 av 10