REKRUTTERINGBISTAND LEDERSTILLINGER KONKURRANSEGRUNNLAG

Transkript

1 REKRUTTERINGBISTAND LEDERSTILLINGER KONKURRANSEGRUNNLAG

2 Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon 3 2. Anskaffelsens gjenstand 3 3. Kontraktsvilkår og -varighet 4 4. Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring av anskaffelsen Tidsplan Kontaktinformasjon Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Offentlighet og taushetsplikt Kostnader ved å delta i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 6 5. Kvalifikasjonskrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner 7 6. Tilbudet Språk Vedståelsesfrist Tilbudets innhold og struktur Antall eksemplarer Emballering og merking Leveringsfrist og sted Endring og tilbakekall 8 7. HiSTs behandling av tilbudene Tilbudsåpning Avvisning Kontraktstildeling 9 Side 2 av 9

3 1. Introduksjon Konkurransebestemmelser Høgskolen i Sør-Trøndelag (HiST) inviterer til konkurranse om bistand til rekruttering til lederstillinger. HiST skal ansette to prorektorer og 3-4 dekaner. Prorektorene og dekanene inngår i rektors ledergruppe. Dekanene er enhetlige ledere for høgskolens faglige avdelinger. Det planlegges en reduksjon i antall avdelinger fra 1. august Endelig antall dekaner besluttes samsvar med dette i styremøte Kunngjøringstekster utarbeides av HiST selv, og skal godkjennes av styret i oktober. Bistanden forventes å vare fra ca , med søknadsfrist ca Utvelgelse og innstilling skal være klar innen utgangen av februar 2015, hvorpå tilsetting styrebehandles medio mars HiST har vel studenter og ca. 800 tilsatte og er den nest største statlige høgskolen i Norge, med en lang rekke profesjonsrettede studier. Høgskolens har seks avdelinger: 1. Avdeling for helse- og sosialfag (AHS) 2. Avdeling for informatikk og e-læring (AITeL) 3. Avdeling for lærer- og tolkeutdanning (ALT) 4. Avdeling for sykepleie (ASP) 5. Avdeling for teknologi (AFT) 6. Handelshøyskolen i Trondheim (HHiT) For ytterligere informasjon vises til våre hjemmesider: 2. Anskaffelsens gjenstand HiST krever profesjonell bistand i rekrutteringsprosessen av rådgivere med god kjennskap til universitets- og høgskolesektoren og fra andre kunnskapsorganisasjoner. Bistanden omfatter: - Utarbeide henvisningsannonse og sørge for to innrykk i Adresseavisen, Aftenposten og Dagens Næringsliv. Leverandørens kontaktperson står i annonsen. - Søk og utvelgelse, herunder håndtere henvendelser fra kandidater, aktivt kandidatsøk og motivere potensielle kandidater til å søke. Det understrekes at et grundig kandidatsøk er spesielt viktig. - Referansesjekk. - Personvurdering/testing av søkere. - Deltakelse i intervju. - Dokumentere prosessen, herunder skriftlig omtale av de mest aktuelle kandidater. HiST forbeholder seg retten til å velge hvilke elementer av den tilbudte bistand som vi vil benytte oss av for den enkelte stilling, f. eks. avhengig av søkerantallet. HiST vil selv forestå: - Utarbeidelse og godkjenning av kunngjøringstekst - Mottak av søknader og søknadsbehandling - Gjennomføring og utspørring av kandidatene i intervjuene - Skriving av innstilling og forberedelse av sak til høgskolestyret Tilbyderne bes i samsvar med ovenstående beskrive følgende i sitt tilbud: 1. Overordnet beskrivelse av tilbyders oppdragsforståelse og forslag til gjennomføring av bistanden. Det skal ikke gis en generell beskrivelse, men en beskrivelse tilpasset dette konkrete oppdraget, herunder forventet/anbefalt deltakelse fra HiST. 2. Beskrivelse av nettverk og konkrete tiltak for å sikre tilfang av relevante kandidater Side 3 av 9

4 3. Beskrivelse av tester og metoder som benyttes 4. Resyme/CV for tilbudte rådgivere, hvor relevant erfaring fremkommer. Kontaktinformasjon til to relevante kunder skal oppgis, slik at HiST kan kontakte disse for referansesjekk. 5. Priser. Det skal tilbys transparente og oversiktlige prismodeller, herunder bes angitt hvilke priser som er faste og hvilke som er timebaserte. For timebaserte priser skal timeestimat oppgis. Følgende priselementer bes oppgitt: Aktivitet Beskrivelse Enhetspris Volum Sum Annonsering Basert på ovenstående Kandidatsøk Omfang og tidsbruk skal angis dersom fast pris Referansesjekk Oppgis pr kandidat Test/ Fast pris pr kandidat Personvurdering Timepris Oppgis pr tilbudte rådgiver. Timeprisbaserte aktiviteter som ikke omfattes av ovenstående skal beskrives 6. Leverandørens prismodeller og -prinsipper herunder prisforutsetninger skal beskrives, herunder eventuelle garantier og prismessige implikasjoner som følge av forfeilede tilsettingsprosesser. 3. Kontraktsvilkår og -varighet Som kontrakt legges States standardavtaler om konsulenttjenester (SSA-B) til grunn. Bilag utarbeides på bakgrunn av konkurransegrunnlag og tilbud etter kontraktstildeling. Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Bistanden forventes å vare fra ca Søknadsfrist ca med etterfølgende utvelgelse og innstilling som forutsettes ferdigstilt senest i utgangen av februar Tilsettingene styrebehandles medio mars Bistanden forventes følgelig å ferdigstilles i løpet av mars Administrative bestemmelser Nedenfor angis de øvrige administrative bestemmelser for anskaffelseskonkurransen. 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 og Forskrift om offentlige anskaffelser nr. 402 av som åpen anbudskonkurranse, jf. del I og Il Anskaffelser under EØS- terskelverdiene og uprioriterte tjenester. 4.2 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på Side 4 av 9

5 4.3 Tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede og tentative milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom HiST skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dato Kunngjøring av anskaffelsen Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl Siste utsendelse av svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl Kontraktstildeling Kontraktsinngåelse Uke 44/ Kontaktinformasjon Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig til hege.skorild@hist.no. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Alle henvendelser skal merkes: 2014/009 Bistand lederrekruttering- <leverandørnavn>. Spørsmål blir i nødvendig grad anonymisert og generalisert, og fortløpende besvart på norsk via Doffin, hvorfra e-postvarsel vil bli generert til alle registrerte tilbydere samtidig. 4.5 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Ved spørsmål om konkurransegrunnlaget skulle inneholde mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, oppfordres tilbyderne til å ta kontakt med HiSTs kontaktperson via e-post for å få feilen rettet eller uklarhetene avklart. HiST forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i konkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil tilbudsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget. Det presiseres at tilleggsinformasjon vedrørende styrets beslutning om endelig antall stillinger vil publiseres på Doffin som tilleggsinformasjon for interesserte tilbydere Offentlighet og taushetsplikt Ift FOA 3-5 om offentlighet kan allmennheten i medhold Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV nr 16) kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud etter kontraktstildeling. For at HiST skal kunne oppfylle sin taushetsplikt iht FOA 3-6, forbeholder vi oss, etter at kontrakt er tildelt, retten til å be om å få oversendt en elektronisk kopi av tilbudsdokumentene i redigerbart format hvor eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde er sladdet. I den forbindelse gjøres leverandørene oppmerksom på at HiST har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som leverandøren anmoder unntatt offentlighet. Sladdet kopi skal oversendes HiST på forespørsel og uten ugrunnet opphold. Dersom leverandøren uten ugrunnet opphold ikke innleverer et spesielt forberedt dokument for offentliggjøring vil HiST anse det originale tilbudet som klart for offentliggjøring. Side 5 av 9

6 4.7 Kostnader ved å delta i konkurransen Leverandøren utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. HiST påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørens deltakelse i konkurransen. 4.8 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse HiST forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud og/eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 5. Kvalifikasjonskrav Dette kapittel inneholder krav til leverandør. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. 5.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Virksomheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Leverandøren skal bekrefte at selskapet oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjonskrav 1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. HMS egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eventuelt ved kontraktstildeling vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen HMS. Skjema for HMS egenerklæring kan hentes på 0-hms-egenerklaering.rtf 5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland Side 6 av 9

7 5.3 Økonomisk og finansiell stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. Dokumentasjonskrav Økonomisk og finansiell stilling skal dokumenteres med følgende informasjon: 1. Siste godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning samt eventuell nyere informasjon av relevans. 2. Soliditetsvurdering fra en virksomhet med konsesjon til å drive kredittopplysningsvirksomhet. Vurderingen må ikke være eldre enn 3 måneder fra tilbudsfristen, basert på siste tilgjengelige regnskapstall og bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Dersom Leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge etterspurt dokumentasjon, kan garanti fra morsselskap som oppfyller kvalifikasjonskravet, eventuelt alternativ dokumentasjon i form av eksempelvis erklæring fra revisor eller finansinstitusjon som er egnet til å oppfylle dokumentasjonskravet kunne aksepteres. 5.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha god erfaring med bistand til tilsetting i lederstillinger på høyt nivå i universitets- og høgskolesektoren og / eller fra andre større kunnskapsorganisasjoner. Dokumentasjonskrav Dokumentasjon av de viktigste leveranser de tre siste år som er relevante i forhold til kvalifikasjonskravet. Av dokumentasjonen skal det for hver leveranse framgå: Kundenes navn og kontaktinformasjon Leveransens omfang, verdi og varighet Kort beskrivelse av hvorfor leverandøren anser referansen som relevant for nærværende anskaffelse 6. Tilbudet 6.1 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås i 30 dager fra tilbudsfristen eller frem til kontraktsinngåelse dersom dette inntreffer før vedståelsesfristens utløp. 6.3 Tilbudets innhold og struktur Tilbudsdokumentene skal innbindes i (ring)perm og separeres med skilleark som nummereres som angitt i tabellen nedenfor. Arkene skal ikke stiftes. Følgende dokumentasjon skal inngå i tilbudet: Side 7 av 9

8 Del Beskrivelse 1. Signert tilbudsbrev, inneholdende: a. Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for leverandør, inkl kontaktinformasjon for den som er ansvarlig for tilbudet. b. Leverandørens forståelse av pkt. 4.5 ovenfor. c. Angivelse av eventuelle forbehold til kontraktsvilkårene d. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist. e. Signatur av bemyndiget person 2. Attester og egenerklæringer: a. Attest for innbetaling av skatt, jf. pkt. 5.1 over b. Attest for innbetaling av mva, jf. pkt. 5.1 over c. HMS-egenerklæring, jf. pkt. 5.1 over d. Firmaattest, jf. pkt. 5.2 over 3. Dokumentasjon på oppfyllelse av krav til økonomisk og finansiell stilling a. Årsregnskap med styrets og revisors beretning, jf. pkt. 5.3 over b. Soliditetsvurdering, jf. pkt. 5.3 over 4. Dokumentasjon på oppfyllelse av krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner. a. Tidligere erfaring, jf. Pkt. 5.4 over 5. Tilbudsdokument, inneholdende besvarelse av kulepunkt 1-6 i pkt 2 over. 6.4 Antall eksemplarer Tilbudsleveransen skal bestå av: En innbundet, komplett papirutgave med innhold som angitt i pkt 6.3 over CD eller USB minnepenn med komplette tilbudsdokumenter Det presiseres at det er leverandørens ansvar å påse at den elektroniske og den papirbaserte leveransen er korrekt og sammenfallende. Ved eventuelle avvik vil signert papirversjon legges til grunn. 6.5 Emballering og merking Komplett tilbud skal leveres i lukket emballasje. Tilbudet skal emballeres på en slik måte at det er anonymt og at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til åpningen, og merkes med adressat jf. pkt. 6.6 nedenfor og 2014/009 Tilbud lederrekruttering. Åpnes kun av adressat. Den innerste skal kun merkes med avsenders navn og postadresse. 6.6 Leveringsfrist og sted Tilbudet skal være HiST i hende innen tilbudsfristens utløp, og skal fysisk leveres til: HiST v/ Hege E. Sannan Skorild E.C Dahls gate 2, Resepsjonen 7012 Trondheim 6.7 Endring og tilbakekall Tilbudet kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Side 8 av 9

9 Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor. 7. HiSTs behandling av tilbudene Mottatte tilbud påføres tidspunkt for innlevering og vil bli behandlet i overensstemmelse med de bestemmelser som fremkommer i punktene nedenfor. 7.1 Tilbudsåpning Åpning av tilbud vil gjennomføres i HiSTs lokaler umiddelbart etter tilbudsfristens utløp av minst to representanter fra HiST. Leverandører vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. 7.2 Avvisning Eventuelle spørsmål om avvisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget. Videre har HiST adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 7.3 Kontraktstildeling Kontrakt tildeles til den leverandør med det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på HiSTs samlede evaluering av tilbudene iht. tildelingskriteriene som oppgitt nedenfor i uprioritert rekkefølge. Tildelingskriterium Beskrivelse Gjennomføringskvalitet Vurderingen baseres på besvarelse av krav 1-3 i kapittel 2. Tilbudte rådgiveres kompetanse og erfaring Samlede priser Vurderingen baseres på opplysninger som fremkommer av CV/resyme for tilbudte rådgivere, jf. krav 4 i kapittel 2). Vurderingen baseres på en sammenstilling av de tilbudte enhets-/ timepriser for det samlede omfang av bistanden. Beskrivelse av prismodeller og prinsipper (jf. krav 5 og 6 i kapittel 2) vil bli skjønnsmessig vektlagt. HiST vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, herunder eventuelle supplerende leverandørspesifikke kontraktsvilkår, samt eventuelle forutsetninger og krav fra leverandøren. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet Samlede priser om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. Side 9 av 9