ANSKAFFELSE AV FUNKSJONELL KOORDINATOR I GLOBUS-PROSJEKTET

Transkript

1 SAK NR ANSKAFFELSE AV FUNKSJONELL KOORDINATOR I GLOBUS-PROSJEKTET KONKURRANSEGRUNNLAG

2 Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon Anskaffelsens gjenstand og formål Om GIEK 3 2. Administrative bestemmelser Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlaget Kontraktsvilkår Tidsplan Kontaktinformasjon Kostnader ved å delta i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 5 3. Kvalifikasjonskrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner 7 4. Krav til ytelsen Oppdragsforståelse Kvalitet Priser 8 5. Krav til tilbudet Språk Tilbudets innhold og struktur Tilbud på deler av omfanget Alternative tilbud Antall eksemplarer Emballering og merking Leveringsfrist og sted Endring og tilbakekall Vedståelsesfrist 9 6. GIEKs behandling av tilbudene Tilbudsåpning Avvisning Kontraktstildeling 10 Side 2 av 10

3 1. Introduksjon 1.1 Anskaffelsens gjenstand og formål Garanti-instituttet for eksportkreditt (heretter benevnt GIEK) inviterer til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av funksjonell koordinator i Globus-prosjektet. Rollen skal dekkes av en konsulent. GIEK vil stille kontorplass til rådighet for konsulenten. I GIEKs normalarbeidstid forutsettes det at konsulenten kan være tilgjengelig i GIEKs lokaler 80 til 100 % av tiden. GIEK iverksatte høsten 2009 et prosjekt med formål å erstatte dagens saksbehandlingssystem, NYTTIG, med en ny fullelektronisk løsning for garantifaglig- og generell saksbehandling med arkivfunksjonalitet (NOARK 5). Det er gjennomført en anskaffelse, som kunngjort i november 2010, der tilbudet fra leverandøren EDB Ergo Group ble valgt. Prosjektet gjennomfører nå hovedprosjektet som omfatter konfigurering av ELS EDB Lending Solution og Ephorte. Prosjektet har senere fått navnet GLOBUS. Systemet skal støtte GIEK i alle faser av behandling og oppfølging av garantisaker. Systemet skal bidra til at GIEKs virksomhet knyttet til utferdigelse av garantier oppfyller alle relevante krav i lover og forskrifter. Her inngår krav knyttet til Offentleglova med forskrift, Forvaltningsloven, Arkivloven med forskrift og regnskapslovgivningen, så langt den måtte gjelde for GIEKs virksomhet. Løsningen skal også tilfredsstille krav som følger av Økonomireglementet i Staten. Forespurt konsulent vil få ansvar for de funksjonelle avklaringer i prosjektet. I ansvaret ligger koordinering av krav fra GIEKs egne ressurser, dialog med leverandøren, verifisering av kravoppfyllelse, testledelse, kvalitetssikring, rådgiving, dokumentasjon, samt fremdriftsansvar innenfor ansvarsområdet. I ansvaret ligger også koordinering av funksjonelle ressurser på arkiv- og garantifag. Bistanden forutsettes å ha oppstart umiddelbart etter kontraktstildeling og vil vare frem til produksjonssetting eller prosjektet termineres, tentativt GIEK ønsker dessuten en opsjon på ytterligere 1000 timer til relaterte aktiviteter, som kan tas ut etter prosjektets termineringsdato for å sikre at løsningen fungerer optimalt i organisasjonen. Det gjøres oppmerksom på det er en konsulent engasjert innenfor det ansvarsområdet denne utlysningen gjelder. Utlysningen er et resultat av at gjennomføringstiden i prosjektet er økt, og at rammen for eksisterende kontrakt med konsulenten er nådd. 1.2 Om GIEK GIEK er en statlig forvaltningsbedrift underlagt Nærings- og handelsdepartementet. GIEKs virksomhet knytter seg til å stille garanti for norsk eksport og investeringer i utlandet. GIEK yter garantier for lån gitt av norske og utenlandske banker (gir ikke selv lån). GIEKs garantier er utstedt på vegne av den norske stat. Vi tilbyr dekning for eksport av de fleste typer produkter og tjenester til over 150 land, og opererer ofte i uoversiktlige markeder. GIEK har til formål å fremme norsk eksport og investeringer i utlandet gjennom utstedelse av garantier på vegne av den norske stat. GIEK kan i tillegg administrere andre garantiordninger som departementet bestemmer. Side 3 av 10

4 GIEK utsteder garantier på vegne av den norske stat, og har i 2012 en totalramme på 148 milliarder. Garantigivingen skal være i samsvar med de til enhver tid gjeldende vedtak fattet av Stortinget, vedtekter fastsatt av NHD, tildelingsbrev og Norges internasjonale forpliktelser. Rammene for virksomheten reguleres av GIEKs vedtekter, fastsatt ved kgl. res. 22 desember 1999, se I tillegg reguleres virksomheten av internasjonale avtaler og bestemmelser fastsatt av internasjonale organisasjoner som OECD. GIEK har ca 60 ansatte. For nærmere informasjon om virksomheten vises til 2. Administrative bestemmelser Nedenfor angis de øvrige administrative bestemmelser for anskaffelseskonkurransen. 2.1 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN ( samt på TED ( 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser av 16. Juni 1999 og tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser nr. 402 av (FOA) del I og III som åpen anbudskonkurranse. 2.3 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument, som gjøres tilgjengelig via nedlasting fra Doffin for leverandører som registrerer sin interesse i å delta i konkurransen. Dersom leverandøren blir oppmerksom på at konkurransegrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at filen ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med GIEK for å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjort. GIEK forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i konkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil tilbudsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget. Leverandøren bes innen en uke etter mottak av konkurransegrunnlaget bekrefte at det er mottatt og er lesbart Samtidig bes bekreftet hvorvidt leverandøren har til hensikt å inngi tilbud. Bekreftelsen bes sendt til e-postadressen som fremgår av punkt 0 nedenfor. 2.4 Kontraktsvilkår Kontraktsvilkårene er basert på Statens standardavtaler SSA-B enkel. Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Eventuelle forbehold skal klart fremkomme i tilbudsbrevet. Kontraktsvilkårene er tilgjengelig på Side 4 av 10

5 Avtalen trer i kraft fra kontraktsignering og vil og vil vare frem til produksjonssetting eller prosjektet termineres, tentativt Tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede og tentative milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom GIEK skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dato Kunngjøring av konkurransen Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste utsendelse av svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl. 10:00 Kontraktstildeling Kontraktsinngåelse Kontaktinformasjon Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig til e-post @giek.no. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Alle henvendelser skal merkes: Sak nr <leverandørnavn>. Spørsmål blir i nødvendig grad anonymisert og generalisert, og fortløpende besvart på norsk via Doffin til alle registrerte tilbydere samtidig. 2.7 Kostnader ved å delta i konkurransen Leverandøren utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. GIEK påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørens deltakelse i konkurransen. 2.8 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse GIEK forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 3. Kvalifikasjonskrav Dette kapittel inneholder krav til leverandør. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. Side 5 av 10

6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Virksomheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Leverandøren skal bekrefte at selskapet oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjonskrav 1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men internasjonale leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. HMS egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eventuelt ved kontraktstildeling vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen HMS. Skjema for HMS egenerklæring kan hentes på hms-egenerklaering.rtf 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland 3.3 Økonomisk og finansiell stilling Kvalifikasjonskrav Leverandør skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. Dokumentasjonskrav Økonomisk og finansiell stilling skal dokumenteres med følgende informasjon: 1. Siste godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning samt eventuell nyere informasjon av relevans. 2. Soliditetsvurdering fra en virksomhet med konsesjon til å drive kredittopplysningsvirksomhet. Vurderingen må ikke være eldre enn 3 måneder fra tilbudsfristen og bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Dersom Leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge etterspurt dokumentasjon, kan garanti fra morsselskap som oppfyller kvalifikasjonskravet, eventuelt alternativ dokumentasjon i form av eksempelvis erklæring fra revisor eller finansinstitusjon som er egnet til å oppfylle dokumentasjonskravet kunne aksepteres. Side 6 av 10

7 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha god erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser. Dokumentasjonskrav Det skal dokumenteres tre leveranser de tre siste år som er relevante og sammenlignbare i forhold beskrivelsen av anskaffelsens gjenstand i punkt 1.1 ovenfor, og gjennomført av ressurser leverandøren disponerer over. Dokumentasjonen skal opplyse om: kundenes navn og kontaktinformasjon leverte tjenester og løsninger leveransens omfang, verdi og varighet 4. Krav til ytelsen 4.1 Oppdragsforståelse Konsulenten skal beskrive sin forståelse av oppdraget; herunder viktige utfordringer og oppgaver, samt beskrivelse av hvordan rollen best kan utføres. Det vil tillegges stor betydning at rollen kan bekles av en fast, navngitt, ressurs som er tilgjengelig på med umiddelbar oppstart. Bistanden skal i hovedsak utføres i GIEKs lokaler. Konsulenten skal bekrefte hvilken tilgjengelighet som kan garanteres. 4.2 Kvalitet Konsulenten skal oppfylle følgende krav til kompetanse, erfaring og personlige egenskaper: 1. Erfaring med økonomi, bank og garantiprodukter 2. Erfaring med innføring av IKT i organisasjoner 3. Erfaring med kravstilling og verifisering av krav mot leverandør ifm systemutvikling og -tilpasning 4. Kompetanse på offentlige anskaffelsesprosesser 5. Høyere utdannelse innen IKT/organisasjon, samt erfaring fra dette 6. Sertifisering eller utdannelse innen prosjektledelse, samt erfaring fra dette 7. Evne til å kommunisere med alle nivåer og fagområder i organisasjonen 8. Evne til å overføre kompetanse 9. God muntlig og skriftlig fremstillingsevne 10. Gode samarbeidsevner 11. Kjennskap til GIEKs organisasjon og virksomhet Tilbudt konsulent skal beskrives med et resyme som tydelig adresserer oppfyllelse av kravene over og hvor oppfyllelse av tilgjengelighetskravet også fremkommer. Side 7 av 10

8 CV, oppdatert og spisset mot dette oppdraget, hvor formalkompetanse og relevant erfaring i samsvar med ovenstående fremkommer, herunder beskrivelse av tidligere relevante referanser de tre siste år med angivelse av oppdragsgivere, oppdragenes varighet og kontaktpersoner med kontaktinformasjon, skal vedlegges tilbudet. 4.3 Priser Bistanden honoreres på timebasis. Timepris for tilbudt konsulent eksklusive mva skal oppgis. Tilbudt pris skal være all inclusive. Det aksepteres følgelig ingen tillegg til timeprisen, så som, dog ikke begrenset til, reisekostnader, reisetid, overtid mv. 5. Krav til tilbudet 5.1 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. 5.2 Tilbudets innhold og struktur Tilbudsdokumentene skal innbindes i (ring)perm og separeres med skilleark som nummereres som angitt i tabellen nedenfor. Arkene skal ikke stiftes. Følgende dokumentasjon skal inngå i tilbudet: Del Beskrivelse 1. Signert tilbudsbrev, inneholdende: a. Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for leverandør, inkl. kontaktinformasjon for den som er ansvarlig for tilbudet. b. Oppsummering av eventuelle forbehold til kontraktsvilkårene c. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist. 2. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav: a. Attest for betaling av skatt b. Attest for betaling av mva c. HMS-egenerklæring d. Siste årsregnskap med styrets og revisors beretning e. Soliditetsvurdering f. Dokumentasjon av tidligere leveranser 3. Beskrivelse av kvalitet og priser i samsvar med avsnitt over vedlagt resyme og cv for tilbudt konsulent. CV skal være spisset mot dette oppdraget slik at relevant kompetanse og erfaring klart fremkommer. 5.3 Tilbud på deler av omfanget Som det fremgår av kunngjøringen er det ikke adgang til å inngi tilbud på kun deler av omfanget. Tilbud som ikke er komplette vil bli avvist. Side 8 av 10

9 5.4 Alternative tilbud Konkurransegrunnlag Som det også fremgår av kunngjøringen er det ikke adgang til å inngi alternative tilbud utover det som fremgår av dette konkurransegrunnlaget. Alternative tilbud vil bli avvist. 5.5 Antall eksemplarer Tilbudsleveransen skal bestå av: En innbundet, komplett papirutgave. 5.6 Emballering og merking Komplett tilbud skal leveres i dobbelt og lukket emballasje. Den ytterste skal kun merkes med adressat jf pkt. 4.7 nedenfor og Sak nr Tilbud funksjonell koordinator. Åpnes kun av adressat. Den innerste skal kun merkes med avsenders navn og postadresse. Tilbudet skal emballeres på en slik måte at det er anonymt og at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til åpningen. 5.7 Leveringsfrist og sted Tilbudet skal leveres til GIEKs resepsjon i Dronning Mauds gt. 15, Oslo, 4. Etg. 5.8 Endring og tilbakekall Tilbudet kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor. 5.9 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås til og med , eller frem til kontraktsignering er foretatt dersom dette skjer før vedståelsesfristens utløp. 6. GIEKs behandling av tilbudene Mottatte tilbud påføres tidspunkt for innlevering og vil bli behandlet i overensstemmelse med de bestemmelser som fremkommer i punktene nedenfor. 6.1 Tilbudsåpning Åpning av tilbud vil gjennomføres i GIEKs lokaler umiddelbart etter tilbudsfristens utløp av minst to representanter fra GIEK. Leverandører vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. Side 9 av 10

10 6.2 Avvisning Konkurransegrunnlag Eventuelle spørsmål om avvisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget. Videre har GIEK adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 6.3 Kontraktstildeling Kontrakt tildeles til den leverandør med det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på GIEKs evaluering av tilbudene iht. tildelingskriteriene som oppgitt nedenfor. Tildelingskriterium Tilbudt kvalitet i ytelsen, jf besvarelse av pkt. 3.1 og 3.2. Det vil bli foretatt en samlet vurdering av leverandørens oppdragsbeskrivelse, tilgjengelighet samt tilbudte konsulents kompetanse, erfaring og personlige egenskaper. Vekt 70 % Tilbudt timepris, jf pkt % GIEK forbeholder seg retten til å innkalle tilbudte ressurser til intervju og/eller kontakte referanser for å verifisere beskrevet kompetanse, erfaring og egnethet. Vurderingen fra intervju vil, sammen med eventuell verifikasjon av beskrevne referanser og beskrivelse av kompetanse og erfaring bli lagt til grunn ved evaluering av kriteriet Tilbudt kvalitet i ytelsen. GIEK vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra leverandøren. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet Priser om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. --- Side 10 av 10