ANSKAFFELSE AV LABORATORIEUTSTYR. KONKURRANSEBESTEMMELSER Saksnr

Transkript

1 ANSKAFFELSE AV LABORATORIEUTSTYR KONKURRANSEBESTEMMELSER Saksnr

2 Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon 3 2. Anskaffelsens gjenstand 3 3. Konkurransegrunnlaget Dokumenter Kontraktsvilkår og varighet Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget 4 4. Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring av anskaffelsen Tidsplan Kontaktinformasjon Offentlighet og taushetsplikt Kostnader ved å delta i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 5 5. Kvalifikasjonskrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner 7 6. Tilbudet Språk Vedståelsesfrist Tilbudets innhold og struktur Alternative tilbud Emballering og merking Leveringsfrist og sted Endring og tilbakekall 9 7. Oppdragsgivers behandling av tilbudene Tilbudsåpning Avvisning Kontraktstildeling 9 Vedlegg 1. Forpliktelseserklæring (mal) Side 2 av 10

3 1. Introduksjon Konkurransebestemmelser NTNU, i etterfølgende kapitler benevnt Oppdragsgiver, inviterer til åpen anbudskonkurranse om levering av laboratorieutstyr til instituttene for henholdsvis kjemi og matteknologi på nye Campus Kalvskinnet i Trondheim. Styrene ved Norges teknisk- naturvitenskapelige Universitet (NTNU), Høgskolen i Sør Trøndelag (HiST), Høgskolen i Gjøvik (HiG) og Høgskolen i Ålesund (HiÅ) vedtok våren 2015 å fusjonere fra med navnet Norges teknisk-naturvitenskapelig universitet (NTNU). Etter fusjonen får NTNU om lag studenter og ansatte. NTNU er Norges største universitet og er organisert som vist nedenfor. Nye Campus Kalvskinnet består av et nybygg, Teknologibygget (CK1) og rehabilitering og nybygg i E.C. Dahlskvartalet (CK2). CK1 bygges for teknologiutdanningen og rommer totalt kvadratmeter og ca 420 rom. Bygget består av ansattarealer, undervisningsarealer og laboratorier og studentarealer. I tillegg felles kantine for hele Campus Kalvskinnet og servicesenter for studenter og besøkende. For ytterligere informasjon om NTNU vises til våre hjemmesider: 2. Anskaffelsens gjenstand Anskaffelsen omfatter laboratorieutstyr som spesifisert i del III. Det er stor bruks- og funksjonsmessig spennvidde i det forespurte utstyr. Det åpnes derfor at det kan gis tilbud på alt fra enkeltprodukter til hele omfanget. Oppdragsgiver vil imidlertid tilstrebe å tildele en eller få avtaler til den kombinasjon av tilbud som samlet gir best forhold mellom kvalitet og pris. Oppdragsgiver skal ha opsjon på suppleringskjøp samt kjøp av tilhørende forbruksartikler i utstyrets levetid. Anskaffelsen antas å ha en samlet verdi på ca MNOK eks mva. Det presiseres at dette er et anslag, og at den samlede verdien kan avvike fra dette. Side 3 av 10

4 3. Konkurransegrunnlaget 3.1 Dokumenter Konkurransegrunnlaget består av tre deler: Del Beskrivelse I. Konkurransebestemmelser (dette dokumentet), inneholdende de administrative bestemmelsene for konkurransen, med vedlegg. II. III. Kontrakt basert på Oppdragsgivers standardkontrakt for varekjøp, Kravspesifikasjoner, som i utfylt stand skal inngå som bilag til kontrakten. Merk at kravspesifikasjonen består av en Excel-fil med to arkfaner; generelle krav samt krav til utstyr. Alle dokumenter forefinnes elektronisk for nedlasting fra DOFFIN. Det er leverandørenes ansvar å sette seg inn i innholdet og verifisere at samtlige dokumenter er mottatt og lesbare. 3.2 Kontraktsvilkår og varighet Oppdragsgivers standard kontraktsvilkår for varekjøp legges til grunn for leveransene. Disse inngår i konkurransegrunnlagets del 2. Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Kontraktsvilkårene tillates imidlertid supplert av tilbydernes generelle/standard salgsbetingelser, men kun i den grad de er komplementære. Salgsvilkår som er i strid med kontraktsvilkårene vil bli behandlet som forbehold. Det er derfor viktig at tilbyderen i tilbudsbrevet angir hvilke bestemmelser i eventuelle salgsbetingelser som ønskes gjort gjeldende. Det presiseres at tilbudet ikke skal vedlegges produktkataloger/brosjyrer, men inneholde konkrete beskrivelser i samsvar med de oppstilte krav og tildelingskriterier. Tilsvarende kan det heller ikke henvises til eksterne nettsider. 3.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Dersom leverandøren blir oppmerksom på at konkurransegrunnlaget skulle inneholde mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, oppfordres leverandøren til å ta kontakt med Oppdragsgivers kontaktperson, se punkt 4.4 nedenfor, for å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjort. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i konkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil tilbudsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget. 4. Administrative bestemmelser Nedenfor angis de øvrige administrative bestemmelser for anskaffelseskonkurransen. 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 og Forskrift om offentlige anskaffelser nr 402 av som åpen anbudskonkurranse, jf del I og IIl Anskaffelser over EØS- terskelverdiene. 4.2 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på Side 4 av 10

5 4.3 Tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede og tentative milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Leverandørene vil bli orientert dersom Oppdragsgiver skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dato Kunngjøring av anskaffelsen Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste utsendelse av svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl 12:00 Kontraktstildeling Kontraktsinngåelse 11.5, Kontaktinformasjon Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig til hege.e.skorild@hist.no. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Alle henvendelser skal merkes: Sak nr Lab.utstyr Kjemi/IMAT - <leverandørnavn>. Spørsmål blir i nødvendig grad anonymisert og generalisert, og fortløpende besvart på norsk via Doffin, hvorfra e-postvarsel vil bli generert til alle registrerte tilbydere samtidig. 4.5 Offentlighet og taushetsplikt Ift FOA 3-5 om offentlighet kan allmennheten i medhold Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV nr 16) kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud etter kontraktstildeling. For at Oppdragsgiver skal kunne oppfylle sin taushetsplikt iht FOA 3-6, forbeholder vi oss, etter at kontrakt er tildelt, retten til å be om å få oversendt en elektronisk kopi av tilbudsdokumentene i redigerbart format hvor eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde er sladdet. I den forbindelse gjøres leverandørene oppmerksom på at Oppdragsgiver har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som leverandøren anmoder unntatt offentlighet. Sladdet kopi skal oversendes Oppdragsgiver på forespørsel og uten ugrunnet opphold. Dersom leverandøren uten ugrunnet opphold ikke innleverer et spesielt forberedt dokument for offentliggjøring vil Oppdragsgiver anse det originale tilbudet som klart for offentliggjøring. 4.6 Kostnader ved å delta i konkurransen Leverandøren utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørens deltakelse i konkurransen. 4.7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud og/eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Side 5 av 10

6 5. Kvalifikasjonskrav Dette kapittel inneholder krav til leverandør. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. 5.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Virksomheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift (RF-1244), utstedt av skattekontoret. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra søknadsfristen. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men internasjonale leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. 5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et faglig register i sitt hjemland 5.3 Økonomisk og finansiell stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. Dokumentasjonskrav Økonomisk og finansiell stilling skal dokumenteres med følgende informasjon: 1. Siste års godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning samt eventuell nyere informasjon av relevans. Dersom 2015-regnskapet ikke er ferdig revidert skal fullstendig dokumentasjon for 2014 samt foreløpig resultat- og balanserapport for 2015 innleveres. 2. Soliditetsvurdering fra en virksomhet med konsesjon til å drive kredittopplysningsvirksomhet. Vurderingen må ikke være eldre enn 3 måneder fra tilbudsfristen, basert på siste tilgjengelige regnskapstall og bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Dersom Leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge etterspurt dokumentasjon, kan garanti fra morsselskap som oppfyller kvalifikasjonskravet, eventuelt alternativ dokumentasjon i form av eksempelvis erklæring fra revisor, som er egnet til å oppfylle dokumentasjonskravet kunne aksepteres. Side 6 av 10

7 5.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha god leveransekapasitet og evne. Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende leveranser. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens leveranseorganisasjon; personell og enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, herunder, men ikke begrenset til, prosjektledelse, logistikk og montering. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kontraktsforpliktelsene skal forpliktelseserklæring fra aktuelle underleverandører fremlegges, se vedlegg 1. Det presiseres at tilbydere som opptrer som lokal agent/representant for produsenter skal vedlegge signert forpliktelseserklæring fra disse. Det skal spesifiseres hvilke ressurser (antall ansatte samt angivelse av relevant kompetanse) som tilhører leverandøren og hvilke som eventuelt tilhører andre foretak. Dokumentasjon av de viktigste leveranser de tre siste år som er relevante og sammenlignbare i forhold til beskrivelsen av anskaffelsens gjenstand og omfang. Av dokumentasjonen skal det for hver leveranse framgå: kundenes navn og kontaktinformasjon leverte produkter og tjenester leveransens omfang, verdi og varighet kort beskrivelse av hvorfor leverandøren anser referansen som relevant for nærværende anskaffelse 6. Tilbudet 6.1 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk eller engelsk. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås til kl eller frem til kontraktsinngåelse dersom dette inntreffer før vedståelsesfristens utløp. 6.3 Tilbudets innhold og struktur Tilbudsbrevet skal leveres signert på papir. Elektronisk versjon av tilbudsbrevet skal sammen med øvrige tilbudsdokumenter skal leveres på to -2- identiske minnebrikker eller CD er, Samtlige tilbudsdokumenter skal være i PDF-format med unntak av utfylt kravspesifikasjon som skal innleveres i xls. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er kontrollert og fri for virus før oversendelse. Følgende dokumentasjon skal inngå i tilbudet, og skal nummereres og navngis som anvist: Side 7 av 10

8 Del Beskrivelse 1. Signert tilbudsbrev, inneholdende: a. Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for leverandør, inkl kontaktinformasjon for den som er ansvarlig for tilbudet. b. Angivelse av hvilke deler som omfattes av tilbudet, jf kapittel 2 over. c. Leverandørens forståelse av pkt 4.5 ovenfor. d. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist. e. Signatur av bemyndiget personell 2. Attester og egenerklæringer, jf pkt 5.2 over (pdf): a. Attest for innbetaling av skatt og mva b. Firmaattest 3. Dokumentasjon på oppfyllelse av krav til økonomisk og finansiell stilling, jf pkt 5.3 over (pdf) a. Årsregnskap med styrets og revisors beretning b. Soliditetsvurdering 4. Dokumentasjon på oppfyllelse av krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf pkt 5.4 over (pdf). a. Leveransekapasitet b. Evt utfylt og signert forpliktelseserklæring fra underleverandør c. Tidligere erfaring 5. Generelle krav, utfylt av tilbyder (xls) 6. Utfylte kravspesifikasjoner for tilbudt utstyr (xls) 7. Eventuelle forbehold til kontraktsvilkårene 8. Eventuelle supplerende leveringsvilkår 6.4 Alternative tilbud Som det også fremgår av kunngjøringen er det ikke adgang til å inngi alternative tilbud utover det som fremgår av dette konkurransegrunnlaget. Alternative tilbud vil bli avvist, se også pkt 7.2 nedenfor. 6.5 Emballering og merking Komplett tilbud bestående av signert tilbudsbrev og CD/minnepinne skal leveres i lukket forsendelse, merket Tilbud. Åpnes kun av adressat - Sak nr Lab.utstyr Kjemi/IMAT. Tilbudet skal emballeres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til åpningen. 6.6 Leveringsfrist og sted Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp, og skal fysisk leveres til: NTNU v/ Hege E. Skorild Klæbuveien 72, Resepsjonen i 3. etasje 7012 Trondheim Oppdragsgiver har erfart at tilbud som sendes i post/med bud ikke nødvendigvis vil komme frem innen fristen, og oppfordrer derfor sterkt til fysisk levering. Side 8 av 10

9 6.7 Endring og tilbakekall Tilbudet kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor. 7. Oppdragsgivers behandling av tilbudene Mottatte tilbud vil bli behandlet i overensstemmelse med de bestemmelser som fremkommer i punktene nedenfor. 7.1 Tilbudsåpning Åpning av tilbud vil gjennomføres i Oppdragsgivers lokaler umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Leverandører vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. 7.2 Avvisning Eventuelle spørsmål om avvisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget. Videre har Oppdragsgiver adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Oppdragsgiver vil vurdere eventuelle avvik fra obligatoriske og andre krav i forhold til vesentligheten av avviket, viktigheten av forholdet det avvikes fra samt avvikets betydning for konkurranse-situasjonen mellom tilbyderne. Videre kan en samlet vurdering av avvik medføre en plikt til å avvise tilbudet. 7.3 Kontraktstildeling Kontrakt tildeles som angitt i kapittel 2 ovenfor til de leverandør med det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på Oppdragsgivers evaluering av tilbudene iht tildelingskriteriene som oppgitt nedenfor. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kombinere produkter fra ulike tilbud for å oppnå best mulig forhold mellom kvalitet og pris. Følgelig vil kontrakt(er) bli tildelt den kombinasjon av tilbud som representerer den beste kombinasjon av kvalitet og pris. Tildelingskriterium Vekt Innhold/vurderingstema Kvalitet 60 % Følgende tema vil bli vektlagt ved vurderingen, og tilbyder bes sørge for at disse er tilstrekkelig belyst ved utfyllelse av kravspesifikasjonene: - Funksjonsmessige egenskaper; - Soliditet/holdbarhet - Egnethet for undervisning og forskning - Oppfyllelse av generelle krav Pris 40 % Pris for tilbudte artikler innen hver kategori. Side 9 av 10

10 Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, herunder eventuelle supplerende leverandørspesifikke kontraktsvilkår, samt eventuelle forutsetninger og krav fra leverandøren. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet Pris om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. Side 10 av 10