Protokoll fra styremøte nr 3/ torsdag kl 18:00 på Sør Amfi, Myra, Arendal.

Transkript

1 14 Protokollside Styreperioden Protokoll fra styremøte nr 3/ torsdag kl 18:00 på Sør Amfi, Myra, Arendal. Tilstede var: Kirsten Borge Trond Kristensen Tonje Berger Ausland Siri Marie Gundersen Styreleder 1. Varamedlem Svein Lien Forfall med beskjed: Gunnar Høygilt Roy Tømte Julie Sundsdal Nærdal Anne Blakstad Forfall uten beskjed Allan Fossestøl Larsen Org.sjef 3. Varamedlem 2. Varamedlem Styret og org. sjef i AAIK oppfordrer alle medlemmene på generelt grunnlag til å prioritere møtene i styret så høyt som overhodet mulig, slik at styret er mest mulig fulltallig. Det er beklagelig at kun 50 % av styret var til stede på dette møtet. Følgende sakliste foreligger (Saksnr = Saksnr for styreperiode , sakstype: A = Beslutningssak, B = orienteringssak) Saksnr Type Sak 25. A Innkalling og referat fra sist møte. 26. B Presentasjon av AAIK administrasjon 27. B Referat og orienteringssaker 28. A Regnskapsoversikt pr A Oppfølging av handlingsplan A Høringsuttalelse vedr bruk av Høydehus 31. A Høringsuttalelse vedr Regional planstrategi for Aust-Agder 32. A Høringsuttalelse vedr revisjon av forvaltningsordningen for post A Midler etter oppløste klubber/kretser. Muligheter og begrensninger mtp bruk av Midlene 34. A Særkretstilskuddsordningen 35. A Representasjonsoppgaver

2 15 Protokollside 36. A/B Eventuelt Sak 25 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte Innkallingen til dette møtet og referatet fra møte nr 2 godkjent Sak 26 (B): Presentasjon av AAIK administrasjon Stein Bø-Mørland presenterte seg selv, sine oppgaver og jobbinnhold. Erik Oksavik presenterer seg i neste styremøte. Presentasjonen tas til orientering Sak 27 (B) Referat og orienteringssaker 62/12: : Spillemiddelseminar Aust- og Vest-Agder. Arrangør A og V-Agder fylkeskommuner. Svein deltok 63/12: : Arbeidsmøte for alle 4 i adm. på Vågslid. Arbeid med handlingsplanen + sosialt utbytte 64/12: 30.08: Temakveld Barneidrett i IK Grane. Stein ansvarlig 65/12: 03.09: Off åpning av Sør Amfi. Trond, Svein og Stein deltok 66/12: 04.09: EO årsmøte i Hrani Islandshestforening. Svein deltok 67/12: Fagdag med tema ny klubbveilederutdanning i Oslo. Stein deltok 68/ : Samling for nyansatte org. sjefer i Oslo. Svein deltok 69/12: og : Ungdomslederkurs 60 elever fra Sam Eyde VGS på KilandSenteret 70/12: 11.09: Arrangert trener- og lederseminar for klubber med toppidrettsutøvere. Stein og Svein ansvarlig. 71/12: : Nasjonalt org. sjef og kretsledermøte på Gjøvik. Kirsten og Svein deltok. 72/12: Arrangert 2 aktivitetslederkurs i barneidrett, Gjerstad og Arendal 73/12. Vært i oppfølgingsmøte med Lillesand IL 74/12: 18.09: Styremøte i Atletica Idrettens Treningssenter. Svein deltok 75/12: Innkomne skriv. Vedlegg /12: Styremøte i KIA 5. sept. Gunnar deltok 77/12: Friidretts-NM Kristiansand. Trond var til stede fredagen og representerte AAIK Referatsakene 62/12 til 77/12 tas til orientering.

3 16 Protokollside Sak 28 (A) Regnskapsoversikt og balanse pr Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr Av vedlagte framgår regnskapet pr med et overskudd på kr , mot budsjett på minus kr Avvikene kommenteres i møtet. Flere særkretser har ikke levert inn regnskapet mtp å få utbetalt særkretstilskuddet. Adm sender purring på regnskapene til de kretser som ikke har sendt inn. Regnskapsoversikten inkl balansen pr tas til etterretning. Sak 29 (A): Oppfølging av Handlingsplanen Hele administrasjonen var samlet i to døgn på Sveins hytte på Vågsli og utformet periodens handlingsplan. Dette var en god prosess, hvor vi var igjennom alle punktene i strategiplanen som ble vedtatt på Tinget Vi mener det ble et dokument som det går an å jobbe konkret etter, og som skal være det som det skal rapporteres på i styremøtene fremover. Etter en grundig gjennomgang, og enkelte rettelser, ble handlingsplanen vedtatt Handlingsplanen vedtas som styrende dokument for administrasjonen i perioden Sak 30 (A) Uttalelse om bruk av høydehus Idrettskretser og særforbund har fått tilsendt høringsbrev fra NIF der vi blir bedt om å uttale oss om en evt. opphevelse av forbudet om bruk av høydehus og oksygenmaske. Saken ble utsatt på forrige møte, og ble vedtatt tatt opp igjen på dette møtet. Svarfrist på høringen er utsatt til 30. november AAIK sier flg vedr opphevelse av forbud mot høydehus og oksygenmaske: 1. Oppheve forbudet mot høydehus, men med 18 års aldersgrense 2. Opprettholde dagens forbud mot oksygenmaske og lignende innretninger i henhold til IOC s praktisering, eller tillate bruk i prestasjonsmessig sammenheng helt eller delvis. Sak 31 (A) Uttalelse vedr Regional planstrategi for Aust-Agder

4 17 Protokollside Kirsten har laget et forslag til uttalelse vedr regional planstrategi for Aust-Agder Uttalelsen formulert av Kirsten besluttes oversendt Aust-Agder fylkeskommune Sak 32 (A) Høringsuttalelse vedr revisjon av forvaltningsordningen for post 3 Idrettskretser og Særforbund har fått tilsendt høringsbrev fra NIF der vi blir bedt om å uttale oss om revisjon av forvaltningsordningen for post 3. Post 3-midler er midler som overføres til bruk innen barne- og breddeidrett. Trond hadde vært på møte med NIF ang denne saken, og hadde grunnlagsinformasjon til møtet AAIK slutter seg til å starte en prosess der man går fra ren søknadsbasert tildeling av Post 3- midler til mer resultatbasert tildelingsordning. Vi forutsetter at den totale rammen for tildeling ikke reduseres gjennom endringen av tildelingsprinsippene, og at man har en god overgangsordning. Sak 33 (A) Midler etter oppløste klubber/kretser. Muligheter og begrensninger mtp bruk av midlene Etter at klubber og kretser er blitt oppløst, har midlene blitt overført til egen konto hos AAIK. Pr i dag står det kr på denne kontoen. Det finnes flg regler i klubbenes lover om hvordan man kan forvalte midler som blir frigjort etter klubbers nedleggelse. Ved oppløsning eller annet opphør av idrettslaget tilfaller lagets overskytende midler etter avvikling et formål godkjent av idrettskretsen I styremøte nr 14, vedtok AAIK s styre flg prosedyre for vår krets: Sak A-103: Prosedyre vedr. inndratte midler Dersom ikke styret i den oppløste klubben har vedtatt å fordele midlene til andre formål før oppløsning, trekkes midlene inn, og blir avsatt på konto i to år.etter denne dato kontaktes det aktuelle idrettsrådet med informasjon om at de avsatte midlene fra klubb xxx overføres idrettsrådet, og hvor idrettsrådet gis i oppdrag og omfordele midlene til lag innen kommunen. Den økonomiske situasjonen for idrettskretsene i Norge forverres fra år til år gjennom at man ikke får kompensert for økte kostnader og lønnsutgifter, og dette gjelder også for AAIK. De tre-fire siste årene har tildelingen i kronebeløp fra NIF og Fylkeskommunen stått stille, mens det pålegges stadig flere oppgaver på kretsene. Klubbene har fått og får bedrede økonomiske betingelser gjennom økte LAM-

5 18 Protokollside midler og MVA-kompensasjon. Derfor er det på ønskelig å diskutere hvorvidt de nevnte midlene skal kunne inntas i kretsens inntekter. AAIK styre vedtar å opprettholde dagens ordning. Det aktuelle idrettsrådet får i oppdrag å videreformidle disse midlene innen 6 mnd fra den datoen de får beskjed om at det finnes penger til tildeling i sin kommune. Dersom dette ikke skjer, tilfaller pengene AAIK. Sak 34 (A) Særkretstilskuddsordningen AAIK får tildelt rammetilskudd fra Aust-Agder fylkeskommune hvert år, stort i 2012 kr ,00. Av dette går ca kr ,00 til særkretser og regioner. Av dette gikk igjen i 2011 kr til regioner der også Vest-Agder er en del av regionen. Når vi vet at Vest-Agder ikke tildeler tilsvarende midler til de samme regionene, må vi diskutere hvorvidt dette er en rettferdig ordning. Svein innhenter nødvendig informasjon rundt denne saken til neste styremøte, slik at styret kan ta endelig beslutning hvorvidt tildeligsprinsippene skal endres. Sak 34 (A) Representasjonsoppgaver 1. Invitasjon til feiring av LIA IL 50-års jubileum og dansegalla lørdag 13. okt kl 18:00. Påmelding innen 1. og 3. oktober. Svein undersøker om noen av de fraværende representantene i styret har anledning til å representere AAIK Sak 35 (A) Eventuelt 35-1 KIA og finansiering av basistreningen i A-Agder. KIA har meldt at økonomien er svakere enn antatt, og AAIK har fått anmodning om å dekke kostnadene for den andelen av basistreningen som gjelder Aust-Agder, ca kr. AAIK aksepterer å dekke inn den delen av kostnadene som gjelder Aust-Agders del av basistreningen arrangert av KIA for høsten Dersom Aust-Agder fylkeskommune er positive til å øke tilskuddet til KIA i 2012 utover det som allerede er vedtatt, skal den evt tilleggstildelingen dekke ovennevnte.

6 19 Protokollside 35-2 Bingospill for musikkorps. Vi har fått flg henvendelse fra Bingo Sør AS/Idrettsfinans AS: Bingo Sør har fått søknad om bingospill på Stoa Bingo fra: Arendal Guttemusikkorps Flosta Skolekorps Stinta Skolekorps Tromøy Skolekorps Øyestad Skolekorps I de nye reglene for bingospill er det inntatt en mulighet for skolekorps å delta dersom lokal idrett er enig i dette. Vi ber derfor om umiddelbar tilbakemelding fra idrettslagene som skal spille på Stoa Bingo i 2013, dersom dere ønsker at ovenfor nevnte skolekorps skal få spille bingo i våre Lokaler. Mvh Mariann Dalene Idrettsfinans AS Styret i AAIK har vedtatt at man ikke ønsker å lage unntak fra reglene mtp hvem som skal kunne spille bingo i lokalene til Bingo Sør/Idrettsfinans. Dvs at AAIK ønsker kun idrettsklubber som partnere Høringsuttalelse vedr forbud mot markedsføring av usunn mat mot barn og unge. Regjeringen har sendt ut en oppfordring til uttalelse vedr forbud mot reklame for usunn mat rettet mot barn og unge. Styret i Aust-Agder Idrettskrets er i utgangspunktet enig med regjeringen i at det trengs strengere regler for markedsføring av usunn mat mot barn og unge, men er uenig i at man skal innføre disse endringene uten en mer grundig utredning av konsekvensen av en slik lovendring. Dvs at vi støtter NIF i deres høringssvar datert 21. september 2012.