Protokoll fra styremøte nr. 5/ , tirsdag kl 19:00 i lokalene til Hjemme hos Wenche, His, Arendal

Transkript

1 Myra, Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 5/ , tirsdag kl 19:00 i lokalene til Hjemme hos Wenche, His, Arendal Tilstede var: Kirsten Borge Marte Bentzen Fossestøl Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Haakon Nipe Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Gunnar Høygilt Ellen Dahl Bøthun Svein Lien Forfall: Inge Roppen Styreleder Nestleder 1. varamedlem 2. varamedlem og møteleder Org.sjef 3. varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 37 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signaturer utført. Sak 38 (B): Referat og orienteringssaker 121/16 Deltakelse i forprosjektgruppe for Ishall i Froland. Svein

2 Side 15 16/ / : Grenseløs Idrettsdag i Sparebanken Sør Amfi. Stein og Svein sammen med Brit Fossli 123/ : Presentasjon av AAIK i komiteen for kultur, helse og næring i Aust-Agder fylkeskommune. Svein 124/ : Kursaktivitet med tre adm-kurs + ungdomssamling og veiledersamling 125/ oktober: Idrettsgalla Sør. Adm og styret 126/ : Møte og middag med VSA og Skiforbundet ifm prosessen vedr Utviklingsprosjektet på Vegårshei 127/ : Fagdag og utviklingsforum NIF. Stein 128/ : Prosjektseminar NIF. Karete og Stein 126/16 Status AS /16 Status ApD 128/16 Status OLT Sør 129/16 Status jubileumsbok 130/16 Referat fra Ungdomsutvalget - Marte 131/16 Status deltakelse på Arendalsuka /16 Status ansatte 133/16 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder 134/16 Postliste. Vedlegg Referatsakene 121/16 til 134/16 tas til orientering. Rapport vedr jubileumsboken utarbeides til styremøtet 4. februar Sak 39 (B): Styrekurs v/gunnar Høygilt Siden vi har nye styremedlemmer i styret denne perioden, ble det satt vi av ca 45minutter til en gjennomgang av styrets oppgaver og rollefordeling/rolleforståelse (eier-styre-daglig leder/adm) Gunnars gjennomgang tatt til orientering og opplæring. Forsikringsdekningen til AAIK legges inn som en sak 1 gang pr år. menes oppgaver tas opp som egen sak på styreseminaret 3-4. februar Sak 40 (A) Regnskap og balanse pr Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr : Driftsresultat Budsjett , , ,-

3 Side 16 16/ Avdeling Dr.res Budsjett Diff Hovdenleiren APD AS Regnskap Jubileumsbok TOT AVVIK IFT BUDSJETT pr Kto inntekter Kto tekst Forklaring budsjett 3200 Salg kiosk Flere deltakere I-leir 26 Feil budsjettering (komp med lavere 3215 Regnskap lønn) -53 per Tilskudd AAFK Mer enn budsjettert - folkehelsemidler 100 Tilskudd 3403 kommuner Senere utvidelse til flere kommuner Tilskudd andre Feil budsjettering Komp.tilskudd Sen innbet fra NIF Delt.avg Økning leirene 69' APD 32' Bingo/Colorline Sen innbetaing CL Tilskudd andre Gave Gard Jub.bok Innbet banker, budsjettert i desember 50 Div Div småbeløp summert 10 TOT inntekter Reell inntektssituasjon i forhold til budsjett Kto kostnader Kto tekst Forklaring budsjett 4300 Innkjøp Litteratur ifm kurs 27 per. Somdal, Justvik + i.leir. Lønn ist.f innl av tj XXX Lønn 63xx Bokostnader IT Ref fratrekk rammetilskudd Idr.faglig bistand Idrettsfinans fakt i des Kopiering reklamebrosjyrer div Møter/kurs Div adm Reiser Reklame Gaver/premier Instruktører (11')og Tinget (17') Særkretstilskudd Sen utbetaling pga mgl innberetning Talent-midler Minus 136 pluss 100, ulike konti -26 Gratisvarer + dugnad isf sponsoravtaler Mat/opphold leir I.leir -162

4 Side 17 16/ Bekledning Instr, veiledere, ans og styre Leie lokaler/utstyr APD Innjøp utstyr Idr.leir -10'/AS Div utg -24 Div Div småbeløp summert -8 TOT kostnader Reell kostnadssituasjon i forhold til budsjett Reell total-økonomisk situasjon i forhold til budsjett (minus betyr bedre enn budsjett) Vedtak: Regnskap og balanse pr tas til etterretning. Sak 41 A Idrettsgalla Sør 2017 evaluering. Idrettsgalla Sør ble arrangert 22. oktober i Sparebanken Sør Amfi. Ca 580 gjester var til stede, og det var andre gangen festen ble avholdt. Arrangementsgruppen for Idrettsgalla Sør foretok en evaluering i eget møte tirsdag 25. oktober. Konlusjonen var at arrangementet var meget vellykket, og at Sparebanken Sør Amfi absolutt egner seg til fastlokale. I vedlegget er det notert mulige forbedringspunkter for de neste årene. Det oppfordres til å hensynta punktene i vedlegg 41-1 når de neste Idrettsgalla-arrangementene avholdes, men i tillegg passe på flg: Diskutere alkoholservering, arrangørene bør bli synliggjort, en programleder av hvert kjønn, presentasjon av prisutdelerne, plassering av gjestene. Sak 42 A Idrettsstyret Felles styremøte med VAI 26. januar 2017 i Kr.sand besøk av Jorodd Asphjell, Det anmodes om at neste styremøte i AAIK avholdes sammen med VAI på Hotell Norge, Kristiansand 26. januar 2017 kl 17:00. Etter fellesdelen, der Idrettsstyrets medlem, og vår fadder, Jorodd Asphjell, er med, har vi anledning til å avholde eget møte bare for AAIK. Saker av felles interesse ønskes fremkommet i dagens møte Møtet gjennomføres som planlagt. Org.sjefene i begge idrettskretsene samkjører program/saksliste etter innspill fra styremedlemmene Sak 43 A Høring vedr idrettens felles IKT-systemer

5 Side 18 16/ Idrettskretser, særforbund og andre aktuelle referansegrupper er invitert til å komme med innspill til Rapporten fra evalueringsutvalget for idrettens felles IKT-systemer som man henter på flg nettadresse: Anne Blakstad har spesialkompetanse innen området, og innledet saken. Adm sender innspill til rapporten innen 5. desember basert på saksinnlegget til Anne Blakstad Sak 35 (A) Representasjonsoppgaver Ingen aktuellle representasjonsoppgaver Sak 36 (A/B) Eventuelt AAIK fikk en henstilling fra NIF etter at innkallingen til styremøtet gikk ut. Henstillingen gikk ut på å oppfordre alle ansatte og tillitsvalgte til å ikke uttale seg vedr anbefalingen fra Antidoping Norge om utestengelsen i 14 mnd av Therese Johaug. henstillingen tas til etterretning Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder