Protokoll fra styremøte nr. 7/ tirsdag 17. mars 2015 kl 19:00 på klubbhuset til Birkenes IL, Birkeland

Transkript

1 Styreperioden Protokoll fra styremøte nr. 7/ tirsdag 17. mars 2015 kl 19:00 på klubbhuset til Birkenes IL, Birkeland Tilstede var: Kirsten Borge Gunnar Høygilt Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Linda Vegusdal Stølen Svein Lien Forfall: Tonje Berger Ausland Per Harald Bai Stabell Julie Sundsdal Nærdal Halvor Rismyhr Marte Bentzen Fossestøl Styreleder og møteleder Nestleder 3. varamedlem Org.sjef 1. varamedlem 2. varamedlem Møtet startet med omvisning og prøveskyting på skiskytteranlegget, samt informasjon om klubben av Kristian Svaland og Oddvar Glidje. Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode , sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 64. B Innkalling og referat fra sist møte 65. A Støtte til UIF (Ungdomsidrettens Fremtid ungdomsprosjekt) Innleder Anne Lise Lassen, KIA 66. B Referat- og orienteringssaker 67. A Regnskap pr A Budsjett detaljert 69. B Gjennomgang av Aktivitetsplanen pr A Innspill til utkast til IPD B Forslag til Idrettstinget fra div idrettskretser 72. A Talent- og toppidrettsmidler fra Aust-Agder idrettsfond. Endring av kriterier? 73. A Representasjonsoppgaver 74. A/B Eventuelt Sak 64 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og nestleder

2 Side 2 25/ Innkallingen til møte nr og referatet fra møte nr godkjent. Signaturer av protokoll fra møte nr 6 utføres på neste møte Sak 65 A: Lassen, KIA Støtte til UIF (Ungdomsidrettens Fremtid ungdomsprosjekt) Innleder Anne Lise AAIK har støttet prosjektet i to år med totalt kr Det skal avsluttes med presentasjon under Ungdoms-OL februar 2016, og kretsen må ta stilling til evt støtte det siste året. Anne Lise Lassen, prosjektansvarlig i KIA presenterte prosjektet i møtet AAIK støtter UIF-prosjektet med samme beløp som i 2014,kr , som tilsvarer en internfordeling mellom VAI og AAIK på 60 %/40 %. Sak 66 B: Referat og orienteringssaker 128/ : Møte med 3 andre kretser vedr AS365-samarbeid i Vestfold. Stein 129/ : Julelunsj med idrettsledere i Vest-Agder. 9 personer deltok fra AAIK 130/ Møte vedr KIA/OLT i Fylkesutvalget, AAFK. Gunnar, Solveig. KIA og Svein 131/ : Møte med Fred A Asdal vedr idrettsleiren som merkevare. Karete og Svein 01/ Møte vedr KIA/OLT. 29 personer fra NIF, AAFK, VAFK, UiA, Cultiva, AAIK. VAI. Kirsten, Gunnar og Svein fra AAIK 02/ : Møte Sparebanken Sør vedr samarbeid om Idrettsleiren og ApD. Karete og Svein 03/ : Ungdomslederkurs for 44 elever på Sam Eyde. Stein ansvarlig 03/ : Møte Arendal kommune vedr finansiering ApD og legestilling Sør Amfi 04/ : Statusmøte AS365 A-Agder 13 skoler møtte. Stein 05/ : Tlf-møte fellestjenesteutvalget NIF. Svein 06/ : Årskonferansen Gjensidigefondet. Stein 07/ : Styremøte A-A Idrettsfond. Presentasjon av bruken av talent- og toppidrettsmidlene. Svein + Ole K og Audun Sørensen 08/ Org.sjefmøte Lillehammer. Svein 09/ : Møte i RR Østre Agder vedr VSA Utviklingsprosjekt. Svein 10/ : Kretsting NMF Region Sør. Svein 11/15 Status AS Svein 12/15 Status ApD - 13/15 Status KIA 14/15 Status friidrettshall Grimstad 15/15 Status jubileumsbok 16/15 Referat fra Ungdomsutvalget 17/15 Høring vedr rammevilkår for idrettskretsene Kirsten. Vedlegg 18/15 Status Idrettsgalla Sørlandet 19/15 Status VSA - Utviklingsprosjektet 20/15 Postliste. Vedlegg

3 Side 3 25/ Referatsakene 128/14 til 20/15 tas til orientering. Sak 67 (A) Regnskap og balanse pr foreløpig Regnskapsoversikt og balanse pr ble gjennomgått. Regnskapet er avsluttet, men ikke ferdig revidert. Derfor kan det fortsatt bli endringer. Regnskapet blir styrebehandlet under denne forutsetning. Av vedlagte regnskap fremkommer et totalresultat på pluss kr ,-, mot budsjett på kr Resultat i 2013: ,-. Av resultatet er kr av fjorårets avsetning ført som eo inntekter, dvs at det reelle totalresultatet er kr ,- Økonomisk resultat i de avdelingene som ikke er lovpålagte oppgaver for AAIK, og som styret i AAIK har vedtatt skal minimum gå i balanse, er som flg: AVD TEKST BUDSJETT RESULTAT DIFFERANSE 2 Hovdenleiren Idrettsleiren Regnskapstjenester Aktiv på Dagtid Aktiv Skole Jubileumsbok TOTALT Konklusjon: Våre tilleggsprosjekter/-tiltak tilfører økonomi til AAIK. Viktigste avvik ift budsjett: Driftsresultat pr : Resultat Budsjett , , ,-. Resultat inkl finans og eo poster Resultat Budsjett , , ,-. Viktigste avvik ift budsjett: Manglende inntekter pr o 3215 Lavere inntekter fra regnskapsføring enn budsjettert Kompenseres med lavere lønnskostnader o 3442 Budsjettert med prosjektstøtte fra NIF 350. Tildelt kr 165 o 3446 Lavere overført beløp enn antatt til kurs/utdanning kr 82 o 3920 Deltakeravgift leirer Kompenseres i lavere utgifter o 3999 Manglende div-/sponsorinntekter til idrettsleiren kr 120. Kompenseres i lavere utgifter Større inntekter pr 31.12: o 3407 Tilskudd AAIF: +50 o 3410 Tilskudd fra NAV vedr tekniske hj.midler til Kenneth: +48 o 3444 MVA-komp +57

4 Side 4 25/ Lavere utgifter pr 31.12: o Sum lønn: 207 lavere, mindre regnskapstjenester og refusjon sykepenger o investering i utstyr/inventar, o 6730 Anleggsservice 30 o 6860 Lavere kostnader til møter/kurs/oppdatering, 120. Senere u-kurs Sam Eyde VGS o reisekostnader: 24 o 7614 Lavere kostnader til trening ApD, 211 o Innkjøp utstyr og div.kostnader, kr 31 Større utgifter pr o 6810 Kopiering/printer 20 o 7451 Tilskudd idrettslag: 46 ref kto 3407 Idrettsfondet Det anbefales at fri egenkapital skal være min. summen av 3 måneders drift. Dersom 2015-budsjettet legges til grunn, blir 3 mnd drift kr 1,9 mill, og vi har til disponering etter årets resultat. Flg tiltak/områder kan være aktuelle å sette av midler til: Hovdenleiren: andre halvdel av tilskuddet fra Extrastiftelsen Jubileumsbok UIF-prosjektet Kommentar til vedleggene: 67-1 og 67-2 er de vanlige rapportene som beskriver totalregnskapet for alle avd. Vedlegg 67-3 beskriver hovedpostene pr avd samt budsjett-tallene for de samme hovedpostene for Foreløpig regnskap og balanse pr tas til etterretning. Flg avsetninger gjøres etter resultatet: UIF-prosjektet: Kr , Hovdenleiren: Kr , Jubileumsbok-prosjektet: kr Sak 68 (A) Budsjett 2015 Rammene for 2015-budsjettet ble vedtatt på desember-møtet. Detaljbudsjettet pr avdeling pr mnd lå vedlagt, men hovedpunktene i budsjettet er flg: Avd leirene, Regnskap, ApD og AS 365, som er tiltak utenfor våre lovpålagte oppgaver, skal minimum gå i balanse. Avd kurs/utdanning og basis skal til sammen minimum gå i balanse. Finansinntektene skal utgjøre et positivt resultat. Dette vil si at man legger opp et budsjett med et driftsresultat på 0, og totalresultat på kr Avd Jubileumsbok er foreløpig ikke budsjettert. Avventer de viktigste tilskuddene fra fylkeskommune og kommuner.

5 Side 5 25/ Vedlagte budsjett vedtas, men dersom jubileumsbok-prosjektet blir realisert, skal det fremlegges eget budsjett for dette snarest mulig. Den tekniske avslutningen av 2014-regnskapet kan føre til litt andre tall, men kun av regnskapsteknisk årsak. Sak 69 (A) Gjennomgang av Aktivitetsplanen pr Vedlagte aktivitetsplan inkl oppgaver til hvert enkelt styremedlem skal gjennomgås etter hver kvartalsavslutning. I sak 46 ble det vedtatt at styremedlemmene hadde frist til 1. desember med å ta kontakt med «sin(e)» ansatt(e) for å avtale type og grad av involvering i de ulike områdene som hver enkelt fikk tildelt på styreseminaret. mene hadde ikke fullført kontakten mot adm, noe som det anmodes om å gjøre i god tid før sommerferien. Gjennomgangen av aktivitetsplanen tas til etterretning Sak 70 (A) Innspill til utkastet fra NIF til Idrettspolitisk Dokument Idrettskretsene fikk oversendt utkast til Idrettspolitisk Dokument fra NIF 26. januar, med ønske om innspill innen 9. mars. Dokumentet ble sendt ut til styremedlemmene med oppfordring til å komme med innspill innen 5. mars, for deretter å lage en innstilling til NIF innen 9. mars. Det kom inn henvendelser fra to styremedlemmer innen fristen. Org.sjef laget en innstilling sammen med adm, sendte denne ut 6. mars med oppfordring til kommentarer innen 9. mars kl 14:00. Ingen kommentarer ble mottatt, og innstillingen ble sendt NIF Innsendt innspill til IPD støttes av styret i AAIK Sak 71 (B) Forslag til Idrettstinget fra div idrettskretser Saken utsettes til styremøte nr 7 Sak 72 (A) Talent- og toppidrettsmidler fra Aust-Agder idrettsfond. Endring av kriterier? Aust-Agder Idrettsfond (AAIF) beregner å stille til disposisjon ca den samme summen, kr , i 2015 som i 2014 til fordeling på ulike søkbare talent- og toppidrettstiltak. De siste årene har AAIK stått for tildelingen etter bestemte kriterier som er vedtatt av AAIK og AAIF. Er kriteriene fortsatt holdbare og fornuftige, eller bør de endres. Adm har fått inn rapporter fra de fleste mottakerne det siste året, og det fremkommer ikke noen entydige ønsker om endring.

6 Side 6 25/ Org.sjef var til stede i AAIF sitt styremøte i februar og redegjorde for tildelingen og disponeringen av midlene. Det ble også informert om div resultater fra mottakerne. Det ble oppfattet i møtet at AAIF var tilfreds med måten midlene var tildelt og benyttet. Tildelingen av talent- og toppidrettsmidler skal i 2015 foregå etter samme kriterier som i 2014, med tilleggsvedtak om at styret har mulighet til å innfri enkeltsøknader utenfor kriteriene i helt spesielle tilfeller. Sak 73 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon til Idrettstinget juni 2015 Kretsting A-Agder Turnkrets fre 20- lø 21. mars, Quality Kr.sand. Årsmøte i Arendal idrettsråd. Tre ulike arrangementer (1 sosialt arr og to kretsting) har vi måttet takke nei til Idrettstinget: Forespørsel sendes ut til styret av org.sjef Kretsting turnkretsen 21. mars: Marte deltar Årsmøte i Arendal idrettsråd 24. mars: Anne deltar Sak 74 (A/B) Eventuelt 74-1 Referat fra Kontrollkomiteen: I referatet fra forrige møte i Kontrollkomiteen ble det oppfordret til å ta opp til behandling at styremøtene litt for ofte blir gjennomført med mange forfall fra styremedlemmene. Flg sak tas opp på neste styremøte: Hvordan sikre best mulig deltakelse på styremøtene i AAIK Neste møte: Tirsdag 28. april kl 18:00, Flosta Kirsten Borge Styreleder Gunnar Høygilt Nestleder