1.1 Innledning Fylkeskommunen er et selvstendig forvaltningsnivå mellom stat og kommune, og har en samordnende og regionalpolitisk rolle.

Transkript

1 1. Kravspesifikasjon 1.1 Innledning Fylkeskommunen er et selvstendig forvaltningsnivå mellom stat og kommune, og har en samordnende og regionalpolitisk rolle. Troms fylkeskommune er styrt av direkte folkevalgte politikere. Fylkestinget som velges hvert fjerde år er fylkeskommunens øverste politiske styringsorgan og bestemmer rammene for den fylkeskommunale virksomheten. Troms har et parlamentarisk system som innebærer at fylkeskommunens daglige ledelse ivaretas av fylkesrådet. Fylkesrådet blir utnemnd av Fylkestinget i Troms. Fylkesrådet ledes av fylkesrådslederen, som også er den øverste administrative lederen i fylkeskommunen. Fylkesrådets rolle i forhold til Fylkestinget kan sammenlignes med regjeringens rolle i forhold til Stortinget. For å utvikle Troms som region har fylkeskommunen blant annet følgende oppgaver: Har ansvar for videregående opplæring i skole og arbeidsliv Har ansvar for fylkesveg, kollektivtransport i fylket samt skoleskyss. Arbeider med næringsutvikling i regionen, og administrerer en rekke fond og midler som skal gå til prosjekter innen nærings- og regional utvikling. Har ansvar for offentlig tannhelsetjeneste og tannhelsestudiet i Tromsø. Arbeider med en rekke oppgaver innen kultur, idrett, friluftsliv og folkehelse. Troms fylkeskommune er IA-bedrift og har eget HMS-team, godkjent som verne- og helsepersonell. Teamets hovedarbeidsoppgave er å bistå arbeidsgiver i det forebyggende helse-, miljø og sikkerhetsarbeid gjennom rådgivning, veiledning og informasjon. 1.2 Oppdragsgivers behov etterspurte forsikringsgrupper Forsikringsgrupper det ønskes tilbud på: 1. Yrkesskade og kollektiv ulykke for pedagogisk personale 2. Yrkesskade og kollektiv ulykke for øvrige fylkeskommunalt ansatte utenom pedagogisk personale 3. Gruppeliv for alle fylkeskommunalt ansatte (både pedagogisk personale og øvrige fylkeskommunalt ansatte) 4. Ulykkesforsikring 5. Bygningsmasse m/innbo, biler, båter, arbeidsmaskiner mv. 1.3 Hva det kan inngis tilbud på Det kan inngis følgende 3 tilbud - i henholdsvis prisskjema: A. Separat tilbud som dekker forsikringsgruppe 1-4 B. Separat tilbud som dekker forsikringsgruppe 5 C. Totalt tilbud som dekker alle forsikringsgruppene D. Opsjoner, er ikke å betrakte som egen forsikringsgruppe Uansett hvilke tilbud som inngis kreves det at absolutt alle komponenter som skal prises må være priset slik de fremkommer i prisskjema, vedlegg 2. Ukorrekt utfylt skjema vil kunne medføre avvisning. Kjøp av forsikringer til Troms fylkeskommune Side 1 av 10

2 1.4 Retningslinjer for tilbud - innhold og dokumentasjon Valg av leverandør vil skje på bakgrunn av laveste pris, se nærmere beskrivelse i vedlegg 2. Tilbyder må fylle ut prisskjema i vedlegg 2 for de forsikringsgrupper det gis tilbud på. Pristilbudet tilsvarer sum total årlig premie for den forsikringsgruppe det gjelder og under de forutsetninger oppdragsgiver har lagt til grunn. Tilbyder må i sitt tilbud bekrefte å oppfylle oppdragsgivers Minimumskrav til service og bistand i pkt. 1.5 og minimumskrav til forsikringsbetingelser som fremkommer i pkt 1.6, samt krav som fremkommer i vedlegg 7: Forsikringsoversikt. Dokumentasjon som skal foreligge i tilbudet plassert under skilleark 3: Tilbyders bekreftelse på oppfyllelse av minimumskrav Beskrivelse av eventuelle betingelser ut over minimumskravene Forsikringsvilkår Leverandør som tildeles kontrakt må vedstå seg eventuelt tilbudte betingelser som oppfyller mer enn det minimumskravene tilsier. 1.5 Minimumskrav til service og bistand Minimumskravene til service og bistand er generelle og gjelder for alle forsikringsgruppene. Leverandør må i tilbudsbeskrivelsen lager en kort oppsummering som dokumenterer/beskriver hvordan minimumskrav til service og bistand skal oppfylles. Troms fylkeskommune skal ha fast kontaktperson i forsikringsselskapet å forholde seg til. Denne må kunne svare på spørsmål fra ledere og ansatte vedrørende dekninger, samt i skadesaker sørge for god oppfølging og eventuell samordning. Kontaktpersonen må beherske norsk språk, både muntlig og skriftlig. Som unntak fra dette kravet kan aksepteres at det ved muntlig kommunikasjon benyttes svensk språk eller eventuelt dansk språk. Forsikringsselskapet skal lage informasjon til bruk på intranett vedrørende vilkår, skadebehandlingsrutiner og kontaktpersoner. Skjema for diverse meldinger skal være elektronisk tilgjengelig på pdf- fil eller lignende som kan skrives ut og sendes forsikringsselskapet. Forsikringsselskapet forplikter seg til å ivareta Forvaltningslovens 11a om saksbehandlingstid, foreløpig svar. Forsikringsselskapet skal årlig foreta en gjennomgang av Troms fylkeskommunes forsikringsdekninger i den hensikt å vedlikeholde et aktuelt forsikringsomfang. Herunder skal selskapet fremlegge skadestatistikker og orientere om skadeutvikling samt legge fram oversikt over de endringer som har skjedd i løpet av forsikringsåret. Forsikringsselskapet skal yte Troms fylkeskommune bistand på følgende områder: Råd om skadeforebyggende tiltak, gjennomføring av lokale kurs. Forsikringsfaglig bistand. Juridisk bistand i forsikringsspørsmål. Informasjon om forsikring ved møter, befaringer, brosjyrer o.l. Kjøp av forsikringer til Troms fylkeskommune Side 2 av 10

3 1.6 Forsikringsbetingelser/minimumskrav til de ulike forsikringsgruppene Tilbyder må i tilbudsbeskrivelsen lage en kort oppsummering som dokumenterer/beskriver hvordan han oppfyller minimumskrav til den enkelte forsikringsgruppe det inngis tilbud på Forsikringsgruppe 1,2,3 og 4: Personalforsikringer minimumskrav Forsikringsgruppe 1 4 utgjør fylkeskommunens behov innen personalforsikringer. Den som inngir tilbud på personalforsikringer må inngi et komplett tilbud for alle gruppene. Fordeling av ansatte i fylkeskommunen fremkommer i antallsoppgaven under pkt. 2.1 i dette vedlegg. Tilbudte forsikringer innen forsikringsgruppe 1, 2 og 3 skal tilfredsstille kravene i hovedtariffavtalen 1 (MINIMUMSKRAV 1). Videre gjelder følgende minimumskrav: Forsikringsgruppe 1: Yrkesskade og kollektiv ulykke for pedagogisk personale Omfang: Forsikringsavtalen skal dekke alle arbeidstakere som til enhver tid er omfattet av Hovedtariffavtalens 11 og Lov om Yrkesskadeforsikring, med de tilpasninger som gjelder for pedagogisk personale/undervisningspersonalet (MINIMUMSKRAV 2). Ytelser: Ytelsene skal til enhver tid være i henhold til Hovedtariffavtalens 11 og Lov om Yrkesskadeforsikring (MINIMUMSKRAV 3). Forsikringsgruppe 2: Yrkesskade og kollektiv ulykke for øvrige fylkeskommunalt ansatte utenom pedagogisk personale Omfang: Forsikringsavtalen skal dekke alle arbeidstakere som til enhver tid er omfattet av Hovedtariffavtalens 11 og Lov om Yrkesskadeforsikring (MINIMUMSKRAV 4). Ytelser: Ytelsene skal til enhver tid være i henhold til Hovedtariffavtalens 11 og Lov om Yrkesskadeforsikring (MINIMUMSKRAV 5). Forsikringsgruppe 3: Gruppeliv for alle fylkeskommunalt ansatte - både ped. personale og øvrige fylkeskommunalt ansatte Omfang: Forsikringsavtalen skal dekke pedagogisk personale som til enhver tid er omfattet av Hovedtariffavtalen 10 med de tilpasninger som gjelder for undervisningspersonalet (MINIMUMSKRAV 6). Videre skal forsikringsavtalen dekke øvrige fylkeskommunalt ansatte som til enhver tid er omfattet av Hovedtariffavtalen 10 (MINIMUMSKRAV 7). Arbeidstakere på attføring eller som har uføretrygd skal også være dekket inntil aldersgrensen - vanligvis til fylte 67 år (MINIMUMSKRAV 8). Ytelser: Forsikringssummen utbetales bare ved død og størrelsen på erstatningen fremgår av Hovedtariffavtalens 10 (MINIMUMSKRAV 9). Kjøp av forsikringer til Troms fylkeskommune Side 3 av 10

4 Forsikringsgruppe 4: Ulykkesforsikring Omfang: Forsikringen vedrørende ulykke/invaliditet med forsikringssum lik 5 G skal gjelde for inntil elever i de videregående skoler. Her er inkludert elever på kurs i regi av Troms fylkeskommune så som voksenopplæring. Ytelser: For elever i de videregående skolene skal forsikringen gjelde for reiser til og fra skolen, ved utplassering i arbeidslivet og på reiser/ekskursjoner i regi av skolen. Det skal gis tilbud på ulykkesforsikring for inntil elever i de videregående skoler. Tilbudte forsikringsbetingelser skal være i henhold til selskapets standard vilkår samt skal dekke de krav som fremkommer i vedlegg 7, merket Personal forsikringsgruppe 4. (MINIMUMSKRAV 10) Forsikringsgruppe 5: Bygningsmasse m/innbo, biler, båter med mer - minimumskrav Nedenfor følger oversikt over eiendeler som inngår i forsikringsgruppe 5. I tillegg vises til detaljert oversikt i vedlegg 7: Forsikringsoversikt. Oversikten er oppdatert per januar Generelle opplysninger: Oppdragsgiver disponerer over et samlet bygningsareal på ca m² Bygningsmassen inkludert innbo og løsøre har en samlet forsikringsverdi på kr fordelt med kr på institusjonsbygningene og kr ,- på boligene. Anført forsikringsverdi på bygningsmassen baserer seg på eksisterende forsikringsordning med Gjensidige Nor forsikring. Forsikringsgruppe 5 utgjør fylkeskommunens behov for forsikringstjenester som omfatter bygningsmasse m/innbo, biler, båter, arbeidsmaskiner mv. Med mindre annet fremgår skal forsikringen dekke alle virksomhetene i Troms fylkeskommune, med bl.a. sentraladministrasjon, videregående skoler og tannklinikker jf. vedlegg 7: Forsikringsoversikt. Det kan bli endringer i listen over virksomhetene i avtaleperioden. Håndteringen av endringer i bygningsmassen, kjøretøyparken mv. reguleres av spesielle kontraktsbetingelser i vedlegg 4. Forsikringsbetingelser i forhold til alle elementer i Forsikringsgruppe 5 skal være i henhold til selskapets standard vilkår, med eventuell mindre endringer som oppdragsgiver etterspør i avtaleperioden samt eventuelle krav som fremkommer i vedlegg 7 (MINIMUMSKRAV 11). Det er et absolutt krav at det gis komplett tilbud på alle etterspurte elementer for at tilbud på forsikringsgruppe 5 skal komme i betraktning. Kjøp av forsikringer til Troms fylkeskommune Side 4 av 10

5 Forsikringsgruppe 5: Bygningsmasse m/innbo, biler, båter, arbeidsmaskiner mv. ELEMENT 1: BYGNINGER OG BOLIGER INNBO OG LØSØRE Omfang: Forsikringsavtalen skal dekke forsikringer av bygninger med maskiner, innbo og løsøre - herunder maskiner, innbo og løsøre i leide lokaler samt den økonomiske interessen i lokalene, jf. vedlegg 7. Forsikringsverdien for maskiner, innbo og løsøre er angitt for hver bygning. For leide lokaler er forsikringsverdien for maskiner, innbo og løsøre angitt spesielt. Inntil melding er gitt (innmelding nye), skal alle endringer i forsikringsåret være medforsikret med inntil NOK ,- for bygninger og inntil NOK ,- for maskiner, inventar og løsøre. Ytelser: Alle bygninger med maskiner, inventar og løsøre, også i leide lokaler, skal være fullverdiforsikret, og det skal i prisskjema gis tilbud på følgende: Brannforsikring samt innbrudds-, tyveri- og hærverksskader og skader ved utstrømming av vann/væske med egenandel: a) ,- NOK og b) ,- NOK. ELEMENT 2: BILER, BÅTER, ARBEIDSMASKINER MV. Omfang: Se vedlegg 7: Forsikringsoversikt sortert institusjonsvis. Ytelser: Tilbudet skal omfatte samtlige biler, båter, arbeidsmaskiner mv. som følgende: Biler og busser: Forsikringen skal omfatte ansvar, førerulykke og kasko med fastsatt egenandel på NOK ,- og fri kjørelengde. Biler eldre enn 5 år gamle skal ikke ha kasko. Arbeidsmaskiner/traktorer mv.: Forsikringen skal omfatte ansvar, førerulykke og brann/tyveriforsikring med fastsatt egenandel på NOK ,-. Båter: For båter skal forsikringen omfatte det som er angitt i vedlegg 7: Forsikringsoversikt, med fastsatt egenandel på NOK 6.000,-. ELEMENT 3: LANDBRUKSFORSIKRING Omfang: Troms fylkeskommunes gårdsdrift ved Senja videregående skole. Ytelser: Det skal gis tilbud på landbruksforsikring til Senja videregående skole jf. vedlegg 7, med fastsatt egenandel NOK ,-. ELEMENT 4: TRANSPORTFORSIKRINGER Omfang: Ulike typer forsikringer, se vedlegg 7. Ytelser: Transportforsikringen skal dekke forsikringsverdi jf. i vedlegg 7 med egenandeler som her fremkommer. For Bardufoss/Høgtun er også angitt maks. beløp for verdi per transport. Kjøp av forsikringer til Troms fylkeskommune Side 5 av 10

6 ELEMENT 5: SPESIALFORSIKRINGER Omfang: Ulike typer forsikringer, se vedlegg 7. Ytelser: Etterspurte forsikringer skal dekkes med den forsikringsverdi og egenandel som fremkommer i vedlegg 7. ELEMENT 6: NATURSKADEFORSIKRING Omfang: Obligatorisk naturskadeforsikring med lovbestemt egenandel. Ytelser: Det skal gis tilbud på obligatorisk naturskadeforsikring i forhold til bygninger og boliger, innbo og løsøre. ELEMENT 7: ANSVAR, FORMUESKADE OG UNDERSLAG Ansvar og formueskade: Omfang: Troms fylkeskommunes rettslige erstatningsansvar for skade eller tap m.m. påført en annen, jf. vedlegg 7: Forsikringsoversikt. Herunder huseieransvar og ansvar som driver av all fylkeskommunal virksomhet. Ansvar inkluderer også: Det rettslige erstatningsansvar som Statens vegvesen kan pådra seg for personskader overfor tredjemann voldt av motorkjøretøy/arbeidsmaskin som staten eier og som i skadeøyeblikket brukes til veganlegg/ vegvedlikehold på fylkesveg. Elevers skoleopphold i Cambridge Elever og lærere som oppholder seg i Murmansk Ansatte i Brussel Ytelser: Det skal gis tilbud på ansvarsforsikring og formueskadeforsikring med forsikringssum jf. vedlegg 7 og med fastsatt egenandel på NOK ,- pr. skade. Underslag: Omfang: Underslagsforsikring som skal gjelde for alle ansatte i Troms fylkeskommune, jf. Antallsoversikten pkt. 2.1 i dette vedlegg (Kravspesifikasjonen). Totalt dreier det seg om ca personer. Ytelser: Det skal gis tilbud på følgende: Forsikringssum NOK ,- med fastsatt egenandel på NOK ELEMENT 8: OPSJONER Omfang og ytelser: Som beskrevet i vedlegg 7 Kjøp av forsikringer til Troms fylkeskommune Side 6 av 10

7 2 Oversikt over ansatte i Troms Fylkeskommune Troms fylkeskommunes totale avgiftspliktige lønnskostnader for 2010 utgjorde i overkant av kr 970 millioner. 2.1 Antallsoppgave Antallsoppgaven beskriver situasjonen per januar Det foregår fortløpende forandringer i antall ansatte. Endringer i løpet av kalenderåret på under 10 % vil ikke bli rapportert til forsikringsselskapet og skal ikke gi noen konsekvens for avtaleforholdet. Ansatte i Troms fylkeskommune fordeler seg i henhold til følgende antallsoppgave: Ansatt type : Ped.ansatte Kjønn Fødår Alder Antall ÅRSVERK1 Kjønn Fødår Alder Antall ÅRSVERK1 K M , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,19 Kjøp av forsikringer til Troms fylkeskommune Side 7 av 10

8 , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,20 M ,71 K , ,88 Ped.ansatte totalt ,24 Ansatt type : Øvrige Kjønn Fødår Alder Antall ÅRSVERK1 Kjønn Fødår Alder Antall ÅRSVERK1 K ,15 M , , , , , , , ,90 Kjøp av forsikringer til Troms fylkeskommune Side 8 av 10

9 , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,53 Kjøp av forsikringer til Troms fylkeskommune Side 9 av 10

10 , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,45 K ,87 M ,46 Øvrige ,33 Kjøp av forsikringer til Troms fylkeskommune Side 10 av 10