DEL 2 TILDELINGSKRITERIER OG KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 DEL 2 TILDELINGSKRITERIER OG KRAVSPESIFIKASJON For anskaffelse av Forsikringsmeglertjenester For Nordmøre Interkommunale Innkjøpssamarbeid Saksnr. 2015/

2 Innhold 1 TILDELINGSKRITERIER KRAVSPESIFIKASJONEN Anskaffelsens formål og omfang Krav til leveransen

3 1 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir minimumskrav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Merk at tildelingskriteriene gjelder i forhold til tilbudet, ikke i forhold til leverandør. Leverandør må svare ja/nei for om minimumskravene som er fremstilt i vedlegg 1 og i kravspesifikasjonen aksepteres eller ikke. De leverandører som ikke kan oppfylle minimumskravene (svarer Nei) blir vurdert til ikke å oppfylle disse og kan derfor bli avvist pga forhold ved tilbudet, jf. FOA Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt prisskjema: Vedlegg 1 Prisskjema (arkfane 1 og 2) Kompetanse 60 % Besvarelser gitt i kravspesifikasjonens punkt Vektingsmodell Vi vil benytte en karakterskala fra 1 10 for alle kriterier i vurderingen av de enkelte tilbud, hvor karakter 10 er best. Det benyttes lineær metode for poengsetting av pris. Lineær metode innebærer at forskjeller i poengscore gjenspeiler den prosentmessige forskjellen i pris (fra laveste tilbud). Laveste tilbudte pris får 10 poeng. Dette uttrykkes matematisk i denne formelen: Poengscore = 10-10x(Pe-Pb)/Pb Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. For de resterende tildelingskriteriene gis det det 1-10 poeng for besvarelsen av det enkelte B-krav. Poengene summeres og gir en totalsum for det enkelte tildelingskriteriet. Det tilbudet med høyest totalsum for det enkelte tildelingskriteriet gis etter evaluering en poengscore på 10 poeng, og poengene fordeles deretter etter lineær metode. Poengscore = 10-10x (Sb-Se)/Sb, der Se er den summen som evalueres og Sb er beste (høyest) sum. Tilbudet med den høyeste vektede poengscoren totalt for alle tildelingskriteriene, vil bli tildelt kontrakt. Oppstår det tilfeller hvor en tilbudspris er 100 % høyere enn lavest tilbudspris vil oppdragsgiver benytte forholdsmessig metode for poengsetting. 2 KRAVSPESIFIKASJONEN Kravspesifikasjonen angir NII sine krav og forventninger til anskaffelsen av forsikringsmeglingstjenester. Kravene som fremkommer i kravspesifikasjonen gjelder for samtlige kommuner som er aktuelle for avtalen. Kravspesifikasjonen skal besvares på følgende måte: 3

4 Alle obligatoriske krav (A-krav) må besvares (Ja/Nei). Mangelfull besvarelse, eller besvart med nei kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold mot disse kravene skal oppgis rett i skjemaet og vil kunne defineres som avvisningsgrunn hvis de enkeltstående eller samlet er å regne som vesentlige forbehold. Leverandøren må beskrive og dokumentere alle B-krav. Leverandørens besvarelse og graden av innfrielse av forventninger av de betingede kravene (B-krav), vil danne grunnlaget for vurdering og karaktersetting av tildelingskriteriene som er listet opp i tabellen over. Den besvarelsen som vurderes til å innfri forventningene til det enkelte krav best, får 10 poeng. Mangelfull besvarelse av B-krav gir 0 poeng for det kravet dette gjelder. Besvarelse av B-krav skal så langt det er mulig gis direkte i kommentarfeltet bak det enkelte B-krav i skjemaet under. Det kan henvises til egne vedlegg for å besvare B-kravene grunnet plassmangel i kravspesifikasjonen. Det må da komme klart frem i hvilket vedlegg svaret fremkommer. Dersom vedlegget er en henvisning til brosjyrer/brukerveiledninger må det komme klart frem, og det må markeres i dokumentet hvor svaret finnes. Besvarelsens oppbygging og nummerering skal følge kravspesifikasjonen. Kravtype: Obligatoriske krav (A) Betingede krav (B) Kravet MÅ tilfredsstilles. Kravet BØR tilfredsstilles. Svar vil benyttes i evalueringen av tilbudet. 2.1 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver skal inngå en 2-årig rammeavtale for forsikringsmeglingstjenester med opsjon på 1+1 år. Formålet med denne konkurransen er å legge til rette for at oppdragsgiver får de beste leveranser av forsikringsmeglertjenester. Forsikringsmeglertjenesten skal sikre at oppdragsgiver og dens virksomheter har nødvendige forsikringsavtaler iht. lover og avtaleverk Følgende forsikringsprodukter er aktuelle*: Eiendom/kjøretøy/drift/ansvar Spesialforsikring Personalforsikringer Eiendom Ansvarsforsikringer Avbruddsforsikring Kjøretøyforsikringer Maskinforsikring Byggherreforsikring Båtforsikring Ransforsikring Underslagsforsikring Transportforsikringer Kunstforsikringer Yrkesskadeforsikringer, kommunalt ansatte Yrkesskadeforsikringer, lærere Gruppelivsforsikringer, kommunalt ansatte Gruppelivsforsikringer, lærere Frivillige ulykkesforsikring, kommunalt ansatte Frivillig ulykkesforsikring, lærere Reiseforsikring ved tjenestereiser Ulykkesforsikring for: 4

5 Ulykkesforsikring for: Skolebarn Barn i barnehage Barn som omfattes av aktiviteter i regi av kommunen Barn i fosterhjem Mindreårige flyktninger Barn i besøkshjem - Skolebarn - Barn i barnehage - Barn som omfattes av aktiviteter i regi av kommunen. *Listen er ikke uttømmende, og andre forsikringstyper kan være aktuelle. Viser ellers til vedlegg 2 som viser kommunenes forsikringsgrunnlag, dagens forsikringer og forsikringsskader for Tallene angitt er veiledende, basert på estimater knyttet til tidligere års forbruk. Priser er oppgitt eks. merverdiavgift. Disse innebærer ikke noen forpliktelse for kommune eller noen rettighet for leverandøren. 2.2 Krav til leveransen Obligatoriske krav (A) Kravet MÅ tilfredsstilles. 1. Krav til meglertjenesten: Oppdragsgiver ønsker en forsikringsmeglertjeneste med bred kompetanse innenfor fag og marked og med høye krav til kvalitet. Dette innebærer følgende: Krav nr. Krav Kravet aksepte res 1.1 Forsikringsmeglertjenesten skal oppfylle de krav som til enhver tid fremgår av lover og forskrifter regulert for forsikringsmeglingsvirksomhet. 1.2 Alle deltagere i avtalen skal ha en felles hovedkontaktperson/felles team for hele avtaleporteføljen, uavhengig av om dette gjelder person, skade, ting eller annet. 1.3 Meglertjenesten skal ha kostnadseffektive løsninger for innrapportering av skader på ting og personer. 1.4 Tilbyder skal tilby et velfungerende internettbasert system for innmelding og registrering av skader fra den enkelte resultatenhet. 1.5 Det nettbaserte systemet skal sikre at ansatte blir varslet om at skaden er registrert, samt gi oversikt over skadenummer og kontaktinformasjon. Systemet må ta vare på historiske data og kunne levere rapporter med oversikter over innmeldte skader. Systemet skal 5

6 holdes løpende oppdatert. 1.6 Systemet skal som minimumsløsning inneholde følgende informasjon og løsninger: - Informasjon om kontaktpersoner - Informasjon om personforsikring - Informasjon om skadeforsikring - Rutinebeskrivelser (når ansatte slutter, ved skade, ved endring med mer.) - Komplette forsikringsavtaler med tilhørende vilkår - Forsikringsobjekt register - I størst mulig grad web-basert innmelding av skader - Informasjon om skadeforebyggende tiltak - Skademeldingsskjemaer - Aktuelle linker som f.eks. Nav, Arbeidstilsynet, lovdata mm. 1.7 Valgt leverandør skal på eget eller oppdragsgivers initiativ delta på minimum 1 møte pr år i hver kommune for formidling av informasjon, oppfølging, risikoavdekning og annet. 1.8 Oppdragsgiver stiller krav om at valgt leverandør skal kunne sende faktura og kreditnota på standardformatet Elektronisk handelsformat - EHF til spesifisert valgt elektronisk aksesspunkt. 2. Krav til forsikringsmegler: Forsikringsmegler skal utføre for oppdragsgiver de oppgaver som naturlig tilligger forsikringsmeglerrollen. Dette omfatter som et minimum følgende: Krav nr. Krav Kravet aksepteres 2.1 All anskaffelse av forsikringer forsikringsmegler utfører for Oppdragsgiver skal skje i henhold til lov om offentlige anskaffelser. 2.2 Leverandøren skal være prosjektleder og ha ansvaret for at det skjer en forsvarlig overgang av forsikringsmeglertjenestene fra eksisterende leverandører, inklusiv historikk/ saksarkiv. Historikk, saksarkiv og annen relevant informasjon knyttet opp mot kommunene defineres som kommunens eie og skal således kunne hentes ut ved kontraktens opphør 2.3 Kartlegge kundens forsikringsbehov. Snarest mulig etter kontraktsoppstart skal leverandøren foreta en gjennomgang av status for forsikringsporteføljen til hver enkelt kommune. 2.4 Holde oversikt over risikoområder og løpende risikovurderinger. 2.5 Utarbeidelse og utsending av anbudsdokumenter som skal gi forsikringsmarkedet tilstrekkelig informasjon for premiesetting. 6

7 2.6 Vurdere forsikringstilbud og forhandle om premie og vilkår på vegne av Oppdragsgiver, og gi Oppdragsgiver råd med hensyn til valg av forsikringsløsning. 2.7 Utarbeide innstilling som skal være Oppdragsgivers grunnlag for valg av selskap og løsninger. 2.8 Inngåelse av avtale med leverandør. 2.9 Sikre at avtaler, vilkår og øvrige betingelser er i henhold til gitte tilbud Løpende oppfølging med hensyn til vedlikehold og fornyelse av avtalen Sørge for at den enkelte Oppdragsgiver får oversikt og dokumentasjon over egne forsikringer med tilhørende kostnader Utarbeide årsrapport som skal gi en oversiktlig og kortfattet status om Oppdragsgivers forsikringsportefølje med skadestatistikk Sikre at skadelidte får erstatningsoppgjør som er korrekt i henhold til avtale, vilkår, lov og tariff Gjennomføre skadeforsikringsoppgjør Bistå Oppdragsgiver i forsikringsfaglige spørsmål knyttet til Oppdragsgivers forsikringsforhold Sørge for at enhver informasjon fra Oppdragsgiver med betydning for forsikringsomfanget og risikovurderingen går videre til forsikringsgiver Kontrollere at endringsmeldinger blir korrekt innført i forsikringsavtalene hvis endringsmeldinger sendes megler. 7

8 2.18 Bidra til å høyne kompetansenivået om forsikringsordningene hos Oppdragsgiver Utover hva som er nevnt ovenfor kan det være aktuelt i gitte situasjoner å engasjere konsulent for faglige utredninger på forsikringstekniske/juridiske spørsmål. Timespris på konsulenttjenester skal oppgis i prisskjemaet. 3. Pris Tilbudt pris skal dekke alle krav og tjenester Oppdragsgiver har definert i dette bilaget. Krav nr. Krav Kravet aksepteres 3.1 Leverandør skal fylle ut det vedlagte prisskjemaet i Vedlegg 1. Prisene som er oppgitt her vil bli lagt til grunn for evalueringen. 3.2 Pris skal angis eks. mva. samlet for hele NII og for hver kommune, se prisskjema vedlegg Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være inkludert i prisen, dvs. alle avgifter, ekspedisjons- og faktureringsgebyr, skatter og til enhver tid gjeldende avgifter, samt nødvendige møter, oppfølging og lignende. 3.4 Alle reiser som følge av oppstarts- og oppfølgingsmøter og opplæring skal dekkes i tilbudet. 3.4 Variasjoner i mengder hos oppdragsgiver gir ikke grunnlag for prisendring i avtaleperioden. 3.5 Andre kostnader som leverandør vet vil tilkomme, men som ikke er uttrykkelig spesifisert, anses inkludert i de oppgitte prisene. 3.6 Alle provisjoner som leverandør mottar fra forsikringsselskapet som følge av kommunens forsikringer skal uavkortet medføre tilsvarende reduksjon i det beløp kommunen betaler. 3.7 Det skal oppgis en fastpris for tjenesten beskrevet i dette dokumentet. Prisen skal være pr år og inkludere alle avgifter, ekskl. mva. 8

9 3.8 Pris kan reguleres etter to (2) år, første gang , med gjennomsnittet av lønnsforutsetningen og forutsetningen for KPI som fremgår av Nasjonalbudsjettet (St. meld. Nr. 1, tabell "Hovedtall for norsk økonomi"). Betingede krav (B) Kravet BØR tilfredsstilles. Svar vil benyttes i evalueringen av tilbudet. 4. Dokumentasjonskrav Tilbyder må dokumentere følgende krav som vil evalueres under tildelingskriteriet kompetanse: Krav nr. Krav Vedlegg nr. 4.1 Tilbyder skal spesifisere hvilke navngitte ressurser som stilles til rådighet og vedkommende sin kompetanse og erfaring både innenfor området forsikringsmegling og offentlige anskaffelser. Tilbyder bes oppgi navn og cv på personen/teamet som vil være ansvarlig for forsikringsmeglertjenestene som skal utføres for kommunene i NII. 4.2 Det blir tillagt vekt på hvordan tilbyder beskriver at den nødvendige spesialkompetanse vil være tilgjengelig i kontraktsperioden. 4.3 Tilbudet skal også inneholde en konkret beskrivelse av hvordan den praktiske gjennomføringen av forsikringsmeglertjenesten skal foregå. Vi ber om at dere blant annet beskriver support, svartid, tilgjengelighet, sårbarhet ved fravær og annet som kan være relevant ved gjennomføring av tjenesten. 4.4 Det vil bli tillagt vekt at tilbyder skal beskrive at han har forstått oppdraget og hvilket omfang det har, samt synliggjøre hvordan meglers bistand kan redusere de samlede skadekostnader/forsikringskostnader. Løsningsforslag skal legges ved. 4.5 Tilbyder bes beskrive deres systemløsning for porteføljeforvaltning og skaderegistrering. Det vil bli tillagt vekt på systemets brukergrensesnitt (webverktøy, telefon, e-post og møtevirksomhet), tilfredsstillelse av kommunenes behov, egnethet som styringsverktøy og gitte driftsgarantier. Demo-program skal vedlegges - eventuelt oppgis webside og passord for direkte testbrukeradgang. 9