Nittedal kommunale eiendomsforetak Handlingsplan med økonomiplan

Transkript

1 Ny felles barneskole i Hakadal, illustrasjon Helsehus i sentrum, illustrasjon L2 Nittedal kommunale eiendomsforetak Handlingsplan med økonomiplan

2 Innhold Sak 48/16 1. Forord Presentasjon av foretaket med mål Satsingsområder og utfordringer for perioden Driftsbudsjettets økonomiske ramme Investeringsbudsjettets økonomiske ramme

3 1. Forord Perioden blir svært spennende år, men samtidig krevende år med høy aktivitet. Vi står ovenfor store investeringsprosjekter som skal gjennomføres på bl.a. skoler, barnehager, idrett og helsehus. Byggeprosjektene vil foregå parallelt og i de forskjellige byggeprosjektene vil det igjen foregå parallelle del-prosjekter som regulering og grunnerverv. Foretaket har opparbeidet kompetanse på dette i forhold til bygging av kulturhus og kirke, hvor utfordringsbildet var tilsvarende. Forskjellen denne gangen er at volumene på det som skal bygges er økt og delt opp i flere prosjekter. Det vil derfor være viktig at foretaket sammen med kommunen evaluerer samarbeidet knyttet til kulturhus- og kirkeprosjektet og at vi rigger de ulike prosjektene godt, basert på den erfaringen vi har tillært oss. I 2017 vil foretaket sammen med kommunen definere et nytt ambisjonsnivå i forhold til bestillingen om å bygge energi- og klimavennlige bygg. I 2017 settes både kirken og kulturhuset i drift. Foretaket jobber hele tiden med å etablere god og effektiv drift. Fra overtakelsen vil det være høyt fokus på å få byggene i optimal drift raskt. Arbeidet med gevinstrealisering og optimalisering av driften er et kontinuerlig arbeid som fortsetter. Dette arbeidet omfatter å ta i bruk ny teknologi, nye arbeidsmetoder/utstyr og ha god dialog med egne ansatte og brukerne av byggene. For denne handlingsplanen er det innfrielse av kommunestyrets vedtatte mål om et vedlikeholdsnivå på 250 kr/kvm. For å oppnå denne måloppnåelsen er det lagt til grunn et svært stramt driftsbudsjett på de øvrige postene hvor gevinstrealisering/optimalisering av renholdstjenesten er en viktig bidragsyter for måloppnåelsen, i tillegg til justering av husleienivået. Det er ikke funnet rom for å avsette midler til disposisjonsfondet, da prioriteringen har vært økt nivå på vedlikehold. Budsjettet som legges frem til behandling er stramt, men realistisk og gjennomførbart. Det er lagt inn innvesteringer for 1,3 MRDNOK i handlingsplanperioden. Det er historisk høyt for investeringer i bygningsmassen i Nittedal. Foretaket er i gang med å anskaffe ekstern prosjektledelse for gjennomføring av de store prosjektene. Denne satsingen vil i stor grad være førende for aktivitetene til foretaket for denne handlingsplanperioden. Eiendom er sentralt i kommunens produksjon av velferdstjenester og i samfunnsutviklingen. Gjennom å skaffe riktige og effektive lokaler og gjennom forvaltning og utvikling av fast eiendom bidrar virksomheten til verdiskapning. Eiendomsutvikling vil også være katalysator og strategisk virkemiddel i sentrum, steds- og boligutvikling. Det er også andre områder utenfor sentrum hvor det er aktuelt for kommunen å gå inn og gjøre strategiske kjøp med henblikk på å skaffe seg råderett over tomteressurser til å bygge ut sosial infrastruktur, som barnehager, skoler og andre kommunale tjenesteformål. Rådmannens krav til utbytte er på 5 mil kr. For 2017 stilles det ytterligere krav om 0,5 % kutt av netto driftsramme. Kuttet utgjør kr og kravet om utbytte vil øke tilsvarende og blir på kr. Nittedal 28.oktober 2016 Laila Jensen Daglig leder 3

4 2. Presentasjon av foretaket med mål Sak 48/16 Nittedal-eiendom KF er et kommunalt foretak. Det betyr at kommunen for dette fagområdet har ønsket å organisere denne tjenesten annerledes enn øvrige kommunale tjenester. Et foretak er ikke et eget rettssubjekt, men selskapet ledes av et eget styre valgt av kommunestyret. Foretaket rapporterer direkte til kommunestyret. Nittedal-eiendom KF drifter og forvalter kommunens eiendomsmasse på ~ kvm. Arealene er fordelt slik det fremgår av oversikten under. Arealfordeling av bygningsmassen Endringer for 2017: Fradrag for midlertidige lokaler Li skole (GIF). Nittedal stasjon (kultur) fraflyttes, nytt kulturhus, økt areal barnehage lagt inn i 2016, kvalifiseringssenter NAV (gamle Åneby barnehage), Grevlingveien 4G og 4H, samt 2 leiligheter Skytta omgjort til personalbaser, korrigert endelig areal leid lokale i Stamveien til HFR/dagsenter, korreksjon sørfløy/vestfløy rådhuset, Kjøpt nye boliger i 2016 (625 kvm) og 2017 (770 kvm), samt fratrådt leieavtale Sørbråtan 204 kvm, samt fradrag for leiligheter gjort om til personalbaser 200 kvm. Tjenesteområdet omfatter følgende sentrale oppgaver Renholdstjeneste Drift- og vedlikeholdstjeneste Utbygging Forvaltningstjeneste av byggene Grunneier av kommunal eiendom Kommuneskogen Boligforvaltning Planer og avtaler som styrer innsatsen i foretaket Langsiktige mål og strategier for utviklingen fremgår av planene listet opp under. Mål og strategier tilknyttet disse planene kan anses som direkte styringssignaler til foretakets strategiske arbeid. Kommuneplan (arealdel og samfunnsdel) Klima- og energiplan (underplan til kommuneplanen) Kommunedelplan Sentrum (områdeplan for sentrum) Kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv Budsjett og handlingsplanen (årlige vedtatt planer) Boligsosial handlingsplan Skolebehovsplan Strategiplan for barnehager 2016 økning 2017 totalt totalt totalt leid eid utleid totalt leid eid utleid totalt Skoler Idrett og kultur kirkebygg Barnehage Institusjon/helsebygg Administrasjon Boliger sum totalt areal Husleiekontrakter med enhetene a. Renholdsplaner (daglig og periodisert renhold) b. Driftsplaner (systematisk ettersyn og drift av bygningsmassen) c. Vedlikeholdsplaner (aktivitetsplan over disponering av vedlikeholdsbudsjettet) 4

5 Bemanningsutvikling - totalt antall årsverk Ansvar Planlagt 2017 Administrasjon Drift/vedlikehold 6,0 22,5 6,0 23,5 7,0 23,5 7,0 23,5 7,0 23,5 7,0 2 Renhold 36,92 37,78 36,5 36,0 36,0 36,19 Totalt antall årsverk 65,82 67,68 67,4 66,9 66,9 67,19 Endringen i bemanningen for 2017 omfatter, vakant FDV-konsulentstilling omdefineres og besettes med ny FDV-Ingeniør, ny driftsoperatør som følge av arealøkning kirke og kulturhus. Foretaket kjøper støttetjenester som IKT, økonomi, personal og vintervedlikeholdet av Nittedal kommune. Revisjon kjøpes av Nedre Romerike distriktsrevisjon. I tillegg har foretaket 3 personer på VTA-plass som gjør en god driftsjobb. Nittedal kommunes 8 styringsmål Foretakets vedtatte hovedmål Ved opprettelsen av foretaket ble følgende 3 hovedmålsettinger, med underpunkter vedtatt av KST. Under er hovedmålene listet opp og de er forsøkt satt i sammenheng med Nittedal kommunens 8 strategiske mål. I tillegg er resultatet etter 6 års drift presentert i kulepunkter under hvert målpunkt. 1. Profesjonell og strategisk eier av bygningsmassen,,,,,, Rutinen for gjennomføring av byggeprosjekter er revidert og vedtatt. Foretaket har vært miljøfyrtårnsertifisert siden Det er utarbeidet en kommunikasjonsstrategi for foretaket. Evaluering av foretaket er gjennomført. Det er utarbeidet en overordnet SHA-plan for alle byggeprosjekter. Gjennomført kartlegging av areal/eiendom kommunen eier. «Strategisk plan for kjøp og salg av eiendommer» ble vedtatt i Kjøp og salg av eiendom pågår som en kontinuerlig prosess. Grunnerverv i sentrum er igangsatt og grunnerverv for bygging av kulturhus og kirke er i sluttfasen. Det er gjennomført et mulighetsstudium for fremtidig boligvekst av de kommunale arealene på Bjertnesområdet. 5

6 2. Effektiv arealutnyttelse,,,, Det foreligger arealnorm for bygging av barnehager. Miljørettet helsevern stiller minimumskrav for ulike rom både inne og ute. I arbeidet med skolebehovsplanen utarbeides det arealnorm for skoleanlegg. Ny arealnorm er vedtatt i sak 96/16 skolebehovsplanen Arealnormen er førende for nye skoleanlegg. KOSTRA-tallene viser at Nittedal kommune er arealeffektive. 3. Profesjonell eiendomsforvaltning,,,,, Ha gode økonomiske rammebetingelser til å ta vare på og opprettholde de verdiene som ligger i bygningsmassen. Leieavtaler for alle bygg med fastsettelse av husleie. Husleien justeres årlig med KPI. Årlig sammenlignes nøkkeltall med kommunene i FOBE-samarbeidet og i KOSTRA. Elektronisk driftsbok for alle yrkesbygg. Årlige kvalitetskontroller av renholdet. Systematisk energioppfølging av yrkesbyggene. I prosess i forhold til EPC-prosjekter (energispare kontrakt med garanti). Sentral energistyring (SD-anlegg) i alle store yrkesbygg. Drift- og renholdstjenesten har tatt i bruk et elektronisk driftssystem som brukes for daglig drift og renhold. Kartlagt vedlikeholdsetterslepet. Brannsikkerheten er kartlagt, rapport og tiltaksplan foreligger. Lukking av avvik pågår. Systematisk radonmålinger i bygningsmassen og lukking av avvik. Ha gode økonomiske rammebetingelser for å ta vare på og opprettholde de verdiene som ligger i bygningsmassen. o Årlig indeksregulering av husleie. o Årlig regulering av husleie for å dekke økning i FDV-kostnader for arealøking. o Årlig regulering av husleie for å dekke kapitalkostnader ved nye investeringer. o Effektivisering av driften. Ha fornøyde leietakere/brukere/ansatte/styre og eiere. o Totalt sett viser brukerundersøkelsen at brukerne er svært fornøyd med tjenestene som leveres av Nittedal-eiendom KF. o Det gjennomføres årlige medarbeiderundersøkelser. På påstanden " alt i alt trives jeg godt i jobben min" oppnår vi en skår på 5.3, hvor skalaen går fra 1 (helt uenig) til 6 (helt enig). o Nærværet har en positiv, stabil trend og har økt med 6,4 % fra 2008 til Sykefraværet var 7,1 % for 2015 som gir et nærvær på 92,9 %. Ambisjoner Under er ambisjoner og strategier som er vedtatt og førende for foretakets arbeid presentert samt fokusområdene for satsing i perioden Satsingsområder for perioden : Klimavennlig kommune og klimavennlige bygg God stabil og effektiv drift Vedlikeholdsnivå på 250 kr/kvm fra 2017 og utover i perioden God styring av investeringsprosjektene tid/kostnad og kvalitet Kjøp og salg av eiendom og strategisk utvikling av kommunens eiendom Få ned sykefraværet og få opp nærværet Kompetanseheving 6

7 Generelt Sak 48/16 Nye byggeprosjekter, dvs arealøkninger eller rehabiliteringer skal tilrettelegge for effektiv drift, dvs bygge på en slik måte at det gir lave renholdskostnader, mest mulig vedlikeholdsfrie materialvalg, lave energikostnader og tilrettelegge for sentralisert drift av energi, varme, luft og lys i form av SD-anlegg. Kommunikasjon Nittedal-eiendom KF skal benytte informasjon/kommunikasjon aktivt for slik å bidra til at foretaket fremstår som en profesjonell aktør. Grunneier Nittedal kommune utvikler seg til å bli en aktiv aktør i eiendomsmarkedet, for å sikre effektiv utførelse av de samfunnsoppgavene kommunen har. Beholde grunnareal og eiendom for kommunal tjenesteytelse i et langsiktig perspektiv. Strategiske kjøp og salg for kommunens nåværende og fremtidige behov. Det tilstrebes at eiendom som er vedtatt solgt, selges med riktig formål og korrekt verdi. Klima, miljø og energivennlige bygg Foretaket skal, primært for nybygg, ligge i forkant av lovkrav om energibruk, klimaeffektive løsninger, avfallshåndtering i bygg. Fra klima og energiplan. Foretaket skal være sertifisert etter Miljøfyrtårnstandarden. Areal- og energieffektive bygg (redusert areal pr. innbygger/ansatt), fokus på godt inneklima med klimavennlig materialbruk og energikilder. Kommunens bygningsmasse skal skape trygghet og være et positivt og attraktivt bidrag for nærmiljøet Redusert energiforbruk i kommunens bygningsmasse i tråd med kommunens energi og klimaplan. Brukere av bygninger har fått opplæring, tar ansvar og opptrer energiklokt. Energi Energiforbruket i kommunale bygg skal reduseres med 25 % fra 2008-nivået, ref. Klima og energiplan. For nye byggeprosjekter skal det legges til grunn energinivå A passivhusnivå. For nye formålsbygg skal minimum 80 % av byggets energibehov til varme dekkes av annen energiforsyning enn direkte elektrisk oppvarming. Miljø Det skal ikke benyttes produkter som inneholder helse- og miljøfarlige stoffer fra Prioriteringslisten (Miljødirektoratet). Det skal velges lavemitterende materialer og det skal velges materialer som er egnet for gjenbruk og materialgjenvinning Foretaket skal i forbindelse med anskaffelsesaktiviteten redusere miljøbelastningen ved å stille relevante miljøkrav til leverandører og leveranser Foretakets krav til Rent og tørt bygg skal hindre at forurensninger eller fuktbelasting i byggeperioden skal belaste inneklimaet i ferdig bygg, og sikre arbeidsmiljøet på byggeplassen i forhold til personskader og helsefare. Skogseiendommene til kommunen skal forvaltes med henblikk på å ivareta biologisk mangfold. Avfall Målsetningen er at kildesorteringen skal være på 70 % eller bedre. For nybygg har foretaket et mål om kun 15 % av byggavfallet skal gå til restavfall. Resten skal sorteres iht. opplistede fraksjoner. Minimalisere avfallsmengder. Som mål har foretaket at byggeplassen skal produseres mindre enn 25 kg. avfall pr. kvm. BTA. 7

8 Transport Sak 48/16 Det skal etableres ladepunkter for elbil pr kommunale bygg i samsvar med føringene i kommuneplan De kommunale eiendommene skal tilrettelegges for alternative fremkomstmidler, som sykler og elsykler Ved utskifting av bilparken til foretaket skal det vektlegges energiregnskap og lave utslipp Drift (renhold, drift og vedlikehold) Foretaket skal levere rett kvalitet til rett tid på kostnadseffektiv måte Tydelige leveranseavtaler og avklarte forventninger med bruker Utarbeide måltall for de forskjellige driftsområdene Komme opp på et vedlikeholdsnivå på 250 kr/kvm i løpet av 2017 og eliminere vedlikeholdsetterslepet i løpet av en 10-årsperiode Videreutvikle styringssystemer og bruk av moderne teknologi for å redusere ressursbruken innenfor eiendomsdriften Påvirke materialvalg og løsninger for å optimalisere driften i nye byggeprosjekter Kostnadseffektivitet dokumentert gjennom benchmarking i bransjen (private og offentlige) SHA (Sikkerhet - helse- arbeidsmiljø) - Byggherreforskriften Ingen alvorlige arbeidsulykker på våre byggeplasser Tett oppfølging av foretakets krav i forhold til Rent og tørt bygg 3. Satsingsområder og utfordringer for perioden For kommende periode vil eiendomsforetaket fortsette den kursen som er staket ut, men vil gi følgende områder et høyt fokus: Satsingsområder for perioden : Klimavennlig kommune og energi- og klimavennlige bygg God stabil og effektiv drift Vedlikeholdsnivå på 250 kr/kvm fra 2017 og utover i perioden God styring av investeringsprosjektene tid/kostnad og kvalitet Kjøp og salg av eiendom og strategisk utvikling av kommunens eiendom Få ned sykefraværet og få opp nærværet Kompetanseheving Disse satsingsområdene bygger opp under de 3 hovedmålsettingene som er vedtatt for eiendomsforetaket. I tillegg til kommunens 8 strategiske styringsmål. Utfordringer o Store byggeprosjekter skal igangsettes. o Nye bygg som kirke og kulturhus settes i drift. o Kjøp av nye boliger for utleie til vanskeligstilte medfører samtidig at porteføljen øker. Det blir viktig å avdekke økonomiske konsekvenser, slik som behov for økt låneopptak og renter/avdrag samt økte behov for avsetninger til fremtidig vedlikehold. o Fremskaffe nødvendige grunneiendommer, som ledd i realisering av sentrumsutbyggingen. o Etablere et nytt ambisjonsnivå for å oppnå energi- og klimavennlige bygg, vil trolig påvirke investeringen negativt samtidig som intensjonen vil være lavere LCC-kostnader i byggets levetid. Derfor viktig å avstemme nytt ambisjonsnivå i forhold til realistiske forventninger. 8

9 3.1 Brukerperspektiv Under er målsetningene vurdert sett opp mot brukerperspektivet. Under følger beskrivelser av tiltak som iverksettes for å nå målene. BRUKERE Målekartet er gjeldene fra , resultatet det vises til er siste gjeldende resultat. Skalaen er fra 1 til 6, hvor 6 er høyest skår. Måleindikator Målmetode Resultat Resultat (snitt score /11 er presentert) Kritiske Suksess faktorer God kvalitet på tjenestene Brukertilfredshet Drift/vedlikeholdstje nesten Renholdstjenesten Utbygging/prosjekt Tilfredsstillende kvalitet Drift/vedlikeholdstje nesten Renholdstjenesten Utbygging/prosjekt Alle kvalitetsmålinger for renholdet skal være utført og godkjent i henhold til valgte standard i INSTA 800. Drift/vedlikeholdstje nesten Renholdstjenesten Utbygging/prosjekt Drift/vedlikeholdstje nesten Renholdstjenesten Utbygging/prosjekt = brukerundersøkelse. Brukermedvirkning Tilgjengelig og riktig informasjon Gjennomfør e to kvalitetskontroller pr bygg. 4,3 Ikke målt 4,1 Ikke målt 4,4 5,4 Ikke målt 4,3 5,1 Ikke målt - 95 % godkjent 4,3 5,0 Ikke målt 3,5 4,7 Ikke målt 4,1 5,4 Ikke målt 4,0 5,2 Ikke målt Resultat ,7 5,4 5,1 5,2 5,0 100 % godkjent 4,7 5,4 5,3 4,4 5,3 5,0 Resultat ,7 5,4 5,1 5,2 5,0 100 % godkjent 4,7 5,4 5,3 4,4 5,3 5,0 Mål Nedre/ øvre grense 100 % godkj ent 95 % godkje nt Hovedmål: profesjonell eiendomsforvaltning Nittedal-eiendom KF leverer ulike tjenester til kommunen, alt fra renhold, drift og vedlikehold til prosjekt/byggeledelse og konsulenttjenester. Det er en målsetning for Nittedal-eiendom KF at tjenestene som leveres er av riktig kvalitet, at brukere får tjenestene når de trenger dem, at leveransen samsvarer med inngåtte avtaler og på en kostnadseffektiv måte. Levering av konkurransedyktige tjenester, med riktig kvalitet til rett tid på en kostnadseffektiv måte. Tiltak med perspektiv på brukerne Bruk av kvalitetsverktøyet NS-INSTA 800 for kontroll av renholdet. Over flere år er NS INSTA-800 blitt brukt som et kvalitetsverktøy for renhold i alle bygg. INSTA står for internordisk standardisering og brukes til vurdering av oppnådd rengjøringskvalitet i alle typer lokaler. Det utføres fire kontroller av kvaliteten pr bygg i året. FDV-dataverktøy M-solution for oppfølging av renhold, drift og vedlikehold. Foretaket har tatt i bruk dataverktøy for å dokumentere arbeidsoppgaver og som en elektronisk driftsbok. Verktøyet sikrer en bedre tjenesteleveranse til brukeren og gir en bedre informasjonsflyt og tilgjengelighet for våre mobile medarbeidere. 9

10 Systemet registrerer forhold som tid, planlagte arbeidsoppgaver og ikke planlagte arbeidsoppgaver, oppfølging av maskiner og utstyr. I tillegg er det et godt verktøy for kontroll, dokumentasjon og oppfølging av internkontrollforskriften. Dataverktøyet sikrer at medarbeiderne har nødvendige rutinebeskrivelser og opplysninger lett tilgjengelig på skjerm eller mobiltelefon. Systemet ble tatt i bruk i 2012 og brukes i dag av alle ansatte i renhold, drift og vedlikeholdstjenesten. Stabil og effektiv drift Ved bruk av Insta 800 skal det leveres en renholdskvalitet iht avtalt kvalitetsprofil. Kontroller på renholdskvalitet, samt tilbakemeldinger fra brukerne i virksomhetene, har vist at det leveres en høyere kvalitet enn avtalt, slik tabellen over viser. Etter en gjennomgang av renholdsplanene er det vurdert at frekvensen for periodisk renhold har ligget høyt og kan reduseres. Det prioriteres maskinkjøring, støvsugerroboter på teppegulv, og bruk av vedlikeholdsvennlige metoder for gulvbehandling. Renholderne lærer å kvalitetsvurdere eget arbeid ved å gjennomføre egenkontroller, for å levere riktig kvalitet. I løpet av 2016 har det blitt endret frekvenser i 6 virksomheter, som resulterte i effektivisering på 2,3 årsverk. Tiltak iverksettes fortløpende i bygningsmassen i hovedsak ved naturlig avgang, eller ved at ansatte i mindre stillinger får endret stilling og arbeidsplass. Dette iverksettes i samråd med de tillitsvalgte og de ansatte. Gjennom effektiviseringen har vi som mål å øke ytelsen med 25 %, for å kunne ta imot ny bygningsmasse i 2017 med samme bemanning. Drift- og vedlikeholdsavdelingen benytter M-Solution som driftsprogram. Dette kvalitetssikrer våre forpliktelser i driftsavtalen med virksomheten. Rutinene er systematisert slik at alle driftsoperatører har de samme oppgavene tilpasset hvert bygg, det gir en gevinst i form av tid. Vi har de senere årene fått arealøkninger som vi har tatt innen for egen ramme. Vedlikehold av bygningsporteføljen systematiseres slik at man samkjører tiltakene. Ved å ha god oppfølging vil man over tid unngå vedlikeholdsetterslep som fører til merkostnader. Det investeres også i nye maskiner og utstyr som gir en mer effektiv drift og mindre belastning på personell. Rolleavklaringer og oppfølging av inngåtte avtaler for renhold og drift/vedlikeholdsoppgaver Ved opprettelsen av foretaket ble det inngått driftsavtaler med alle brukerne/virksomhetene. Avtalene følges opp jevnlig med møter mellom foretaket og virksomhetslederne for de ulike byggene. Tjenestene foretaket leverer er både lovpålagte og ikke lovpålagte. De lovpålagte oppgavene er daglige og periodisert renhold, ettersyn og egenkontroller av diverse tekniske systemer og anlegg. Innenfor område brannsikkerhet, er det flere systematiske tilsynsoppgaver som skal gjennomføres med ulike intervaller gjennom året. I tillegg er det andre driftsoppgaver som ikke er lovpålagte, men som likevel skal utføres for å oppfylle krav til kvalitet, forsvarlighet etc. I avtalene som er inngått mellom foretaket og de ulike virksomhetene redegjøres det for hvilke oppgaver som ligger innenfor avtalen. I noen tilfeller vil det være en motsetning mellom hva brukerne ønsker og hva vi etter avtalen leverer. I slike tilfeller er det etablert en praksis hvor virksomhetene kan kjøpe andre oppgaver av foretaket utover de oppgavene som ligger i avtalen. Det er innført bestillingsrutine som danner grunnlag for fakturering. Utredning av parkvesen Skjøtsel av friareal og utomhusanlegg generelt er et område som i dag løses innenfor den ordinære driften og er en fordeling mellom flere instanser. De siste utbygningene og stadig strengere krav til universell tilgjengelighet, har resultert i at uteanleggene krever stadig mer ressurser for å sikre en forsvarlig drift. I 2017 ferdigstilles kirke og kulturhus med nytt utomhusanlegg som første grunnsteinen i et fremtidig sentrum. Omfang og kvalitet i opparbeidelse er en side av saken som må vurderes, men det er også behov for å vurdere driften. I 2016 begynte arbeidet med å vurdere omfang, kvalitet, ressurser og organisering knyttet til driften av utomhusanlegg og denne prosessen ventes ferdig i Eiendomsforetaket sammen med sektor for miljø og samfunnsutvikling utreder dette i fellesskap og innenfor den ordinære driften. Brannteknisk kartlegging I 2016 ble det utarbeidet en brannteknisk tilstandsanalyse av bygningsporteføljen. I denne tilstandsanalysen er brannsikkerhetsnivået i bygningene vurdert og nødvendige og anbefalte tiltak for å oppnå akseptabel brannsikkerhet er angitt i egen prioritert tiltaksliste. Bygningene er vurdert opp mot referansenivået i 10

11 veiledning til forskrift om tekniske krav til byggverk (VTEK 10), samt minimumsnivå i gjeldende forskrift for bygningen iht. Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn (FOBTOT). Tilstandsanalysen vurderer tiltak ut fra risiko- og brannklasse for bygningen, nødvendige tiltak er gradert fra tilstandsgrad (TG) 1-3 hvor 3 må utbedres straks, TG 2 må utbedres innen 2år og TG1 utbedres innen 5 år. Det er utarbeidet en budsjettkalkyle. Tiltakene er delt opp i drift/vedlikehold og investering over en tre års periode. Det utføres investeringer innenfor egen ramme for 3 mill i 2016, det er ytterligere behov for 4 mill i 2017 og 6 mill i I tillegg kommer tiltak som er vurdert som vedlikehold til ~3,5 mill kr som ligger i vedlikeholdsplanen for 2017 og Sak 48/16 Systematisk vedlikehold og utvikling av vedlikeholdet over tid Foretaket jobber aktivt med å heve vedlikeholdsnivået opp mot anbefalt nivå. Det har vært en positiv utvikling de siste årene, hvor det er utført mer vedlikehold. I tillegg har flere bygg, særlig skoler blitt bygget ut og rehabilitert de siste 15 årene, som også har medført at bygningsmassen har hatt en positiv utvikling. Hvordan vedlikeholdet har utviklet seg over tid illustreres i figur 1, under. For å håndtere vedlikeholdsetterslepet ble det, i budsjett og handlingsplanen for , vedtatt av styret og KST et nytt ambisjonsnivå for vedlikehold på 250 kr/kvm innen Et vedlikeholdsnivå på 250 kr/kvm over en ti-årsperiode, vil gi synlige resultater i form av at etterslepet er eliminert eller befinner seg på et veldig lavt nivå. For 2017 er det rom for å øke nivået til vedlikehold med 63 kr/kvm, slik at nivået kommer opp på 250 kr/kvm. Utfordringen fremover ligger på to plan: Opprettholde nivået i bygningsmassen og unngå fremtidig etterslep utover naturlig slitasje og elde. Redusere etterslepet som er i bygningsmassen. Etterslepet omfatter behov for å skifte ut tekniske anlegg, oppgradering av fasader med etterisolering og utskifting av dører, vinduer, tak mm. I 2017 planlegges det på nytt å kartlegge etterslepet for å korrigere nivået etter vedtak i skolebehovsplanen og i forhold til de avvik som allerede er lukket. Det vil trolig også bli avdekkett nye avvik da en slik kartlegging tar med forhold som alder på komponenter i forhold til levetid og utskiftingstid kr/kvm År , , Gapet opp til ambisjonsnivå Tiltaksmidler Vedlikeholdsnivået Figur 1. Utvikling av vedlikeholdet over tid. Anbefalt nivå til vedlikehold er 150 kr/kvm. Nytt ambisjonsnivå er fastsatt til 250 kr/kvm. 11

12 I figur 1 over fremstilles utviklingen av vedlikeholdet over tid. Slik figuren illustrerer, vil vedlikeholdsnivået nå målet på 250 kr/kvm i Det er svært gledelig. Ambisjonen fremover vil være å holde vedlikeholdet på dette nivået i en 10-årsperiode for å eliminere vedlikeholdsetterslepet. En synlig effekt av at det er avsatt mer midler til vedlikehold de siste 6 årene er at det har skapt rom for å utføre større vedlikeholdsoppgaver og vi ser at vi er i ferd med å bremse opp etterslepet. Sak 48/16 Eksempler på vedlikeholdsoppgaver som vi idag har økonomisk handlingsrom for å utføre: Utvendig maling/beising av flere bygg Rehabilitering og utskifting av tak Utskifting av tekniske komponenter som varme og lys Nødvendige fasaderehabiliteringer som utskifting av vinduer, dører, tak og etterisolering Iverksettelse av nødvendige tiltak for å opprettholde forsvarlig brannsikkerhet i bygningsmassen Utskifting av tyngre tekniske komponenter som ventilasjonsanlegg, elektrisk anlegg, alarmanlegg og energikilder Innvendig vedlikehold- utskifting av skolekjøkken, utskifting av gulvbelegg og maling Tiltak på etterslepslista Det foretas systematisk radonmålinger slik at alle bygg kontrolleres og korrigeres hvert 5. år. Vi har en definert standard for innvendig vedlikehold av boliger, det foretas større utvendig rehabilitering på eide flermannsboliger og behovet vil øke fremover. Oppfølging av nye byggeprosjekter I investeringsplanen ligger det allerede inne en høy andel nye investeringsprosjekter. Blant annet ligger det inne flere forprosjekter for å utrede og prosjektere nye bygg. I tillegg viser skolebehovsplanen et økt behov fremover. Nittedal kommune er i vekst og behovet for flere skoleplasser, barnehageplasser mm er økende. I forhold til kapasitet på gjennomføring av investeringsplanen slik den foreligger, er det lagt følgende strategi: Egne ansatte prosjektledere vil gjennomføre enkelte av de nye prosjektene, samt ferdigstille pågående prosjekter. Enkelte og særlig de mindre prosjektene, vil bli gjennomført med oppfølgingsbistand fra drift- og vedlikeholdstjenesten. Foretaket har inngått rammeavtale på prosjektering, prosjekt- og byggeledelse. Disse avtalene vil bli benyttet i forbindelse med forprosjektering og gjennomføring av enkelte prosjekter. I enkelte større prosjekter vil prosjektledelsen bli en del av den totale anskaffelsen. Med bakgrunn i ovenevnte gjennomføringsplan, er det vurdert at det pr nå ikke er behov for å øke bemanningen på prosjektledelse i foretaket. Erfaringen fra prosjekt rådhuskvartalet med bygging av kulturhus og kirke viser at innleid prosjektlederkompetanse også bidrar positivt i forhold til å løfte kvaliteten på egne rutiner og arbeid, en kombinasjon mellom egne ansatte og innleie har vært positivt. Nittedal-eiendom er heldig som har dyktige prosjektledere, til tross for at prosjektlederkompetanse kan være vanskelig å rekruttere. På sikt kan det være fornuftig å vurdere og utvide prosjektlederstaben. Indikatorer Det skal gjøres et kontinuerlig arbeid for å måle og utvikle kvaliteten på tjenestene som leveres. Brukerundersøkelser for å vurdere opplevelsen av våre tjenester. Ny undersøkelse planlegges i Årlige møter mellom foretaket og den enkelte virksomhetsleder med dialog om leveranse og innholdet i avtalen. Årlige INSTA kontroller. Månedlige statusrapporter fra alle investeringsprosjektene. Avvikshåndtering. 3.2 Medarbeiderperspektivet Under er målsetningene vurdert sett opp mot medarbeiderperspektivet. Under følger beskrivelser av tiltak som iverksettes for å nå dette målet. Målekartet er gjeldene fra , resultatet det vises til er siste gjeldende resultat. 12

13 MEDARBEIDERE Sak 48/16 Skalaen er fra 1 til 6, hvor 6 er høyest skår. Kritisk Måleindikator Målemetode Resultat Resultat Resultat Resultat Mål Nedre suksessfaktor grense Godt Nærvær Statistikk (%) 91,2 92,4 93,2 94,3 93,2 91,0 arbeidsmiljø Klimaindeks: (fysisk og HKI - 21,8 27,6 24,0 20,0 psykisk arbeidsmiljø, tillit, kultur og endringsvilje) God ledelse Tilfredshet med ledelse HKI - 3,9 5,0 3,5 3,0 Kompetente Energiindeks i HKI: HKI - 22,9 28,2 27,9 24,0 medarbeidere (fokus, ressurser, talent, ros, omsorg, utvikling) Gjennomføre medarbeidersamtale med alle ansatte Opplæring av HMS-boka og innføring av nye rutiner. Gjennomføre 5 vernerunder Opplevd grad av medvirkning Økt fokus på Helse, Miljø og Sikkerhet. Økt fokus på Helse, Miljø og Sikkerhet. 100 % 90 % 80 % 65 % 100 % 80 % 50 % % 100 % 80 % 100 % 80 % 100 % 100 % 100 % 90 % Årlig ergonomikurs for renholdere. Tiltak for å forebygge fravær og for å ivareta den enkeltes helse. HKI-undersøkelse = medarbeiderundersøkelse. 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Ikke gjennom ført Hovedmål: profesjonell og strategisk eier av den kommunale bygningsmassen I tillegg til egne ansatte bestiller og kontraherer foretaket firmaer for å få deler av oppgavene virksomheten skal levere. Dette er i hovedsak innenfor vedlikehold, drift og nye investeringsprosjekter. I de tilfeller er vi bestiller og byggherre og må følge lovverket knyttet til byggherreforskriften og SHA- arbeidet, dvs sikkerhet helse og arbeidsmiljø for byggearbeider. Tiltak. SHA-plan Det er utarbeidet en egen mal for overordnet SHA-plan for byggeprosjektene og en forenklet rutine for mindre vedlikehold og driftsoppdrag. Alle nye byggeprosjekter vil følges opp iht. overordnet plan, og det vil rapporteres på de SHA mål som er satt for det enkelte prosjekt. Hovedmål: Profesjonell eiendomsforvaltning Foretaket har totalt 76 ansatte. Medarbeidernes innsats og tilstedeværelse er en viktig parameter for å levere stabile og gode tjenester. Foretaket har over flere år jobbet systematisk med nærværet og det er svært gledelig at innsatsen har gitt gode resultater og at resultatene forbedres årlig. For 2017 vil vi fortsatt ha fokus på at de ansatte skal føle trivsel, tilhørighet og ansvar for foretaket og at den enkelte medarbeider opplever at de får utnyttet og utviklet sin kompetanse, som igjen medfører at foretaket leverer gode tjenester. Levere konkurransedyktige tjenester, med riktig kvalitet til rett tid og kostnadseffektivt. 13

14 Tiltak med perspektiv på medarbeiderne Kompetente og motiverte medarbeidere Foretaket har mange yrkesgrupper med ulike kompetansebehov. Noen områder har hatt større fokus enn andre områder, bl.a. er det høy fokus på anskaffelser og innkjøp. I renholdstjenesten er kompetanse innen ergonomi, friskliv, riktige arbeidsmetoder og bruk av renholdsmaskiner i fokus. I drift og vedlikeholdstjenesten står kompetansebygging på drift av tekniske anlegg og sikkerhetskurs for bruk av ulikt elektrisk verktøy og fallsikring sentralt. Et satsingsområde fremover vil være fagopplæring hos renholderne og ansatte i drift og vedlikehold. Kompetansebygging hos de ansatte sett opp mot effektivisering og drift av nye bygg er en viktig faktor for å lykkes. I budsjettet er det lagt inn styrking av kompetansebyggingen for de ansatte. Samarbeid på tvers i foretaket og med bruker sikrer god kvalitet på tjenestene Det er etablert flere faste samarbeidsarenaer i foretaket for å sikre at de ansatte samarbeider på tvers av faggrupper når de løser sine arbeidsoppgaver. Dette vil sikre god informasjonsflyt og at nødvendige tiltak iverksettes for å sikre god kvalitet på tjenesten som leveres. I tillegg sikrer det utveksling av erfaring og kompetanse. Det tilstrebes å ha et godt samarbeide med den aktuelle bruker, slik at deres synspunkter og behov ivaretas. Ut fra de ulike utfordringene et prosjekt eller en vedlikeholdsoppgave har, tilstrebes det å innhente bistand fra ulike fagprofesjoner, dette kan f.eks. være ergo/fysio-tjenesten eller tekniske tjenester i Nittedal kommune. Alle investeringsprosjektene vil stille krav til samarbeide med ulike prosjektdeltakere for å realisere gode bygg. Prosjektdeltakere vil være ansatte innenfor renhold, drift og vedlikehold i eiendomsforetaket, brukeren av bygget som skal bygges, IKT, kommunalteknisk drift mfl. - For å sikre gode prosesser og resultater er det viktig at det er avklart hvilke forventninger som stilles til den enkelte prosjektdeltakeren, og at det er frigjort tid nok for deltakelse i prosjektet. Øke nærværet blant ansatte i foretaket Foretaket har mange dyktige ansatte som utfører et tungt fysisk arbeid. Dette er yrkesgrupper som renholdere, driftsoperatører og håndverkere. Blant disse yrkesgruppene har foretaket flere ansatte som er over 55 år med ulike belastningssykdommer etter mange år i yrket. Nærværsarbeid er en kontinuerlig prosess og det har over flere år, blitt jobbet systematisk med dette. Tiltak som iverksettes er bl.a. tilrettelegging med bedre utstyr, jevnlige kurs i ergonomi, oppfølging av alle sykemeldte og faglige og sosiale aktiviteter for de ansatte. Det er derfor gledelig at nærværet har vært stigende over tid. Ansatte i foretaket har i fellesskap utarbeidet sin egen folder FRISKUS som nå brukes aktivt av arbeidsgiver og arbeidstaker, ved sykdom. FRISKUSEN retter fokus på hvilke arbeidsoppgaver den enkelte er frisk nok til å utføre slik at man unngår 100 % fravær. Det planlegges å revidere FRISKUSEN i Det gjennomføres medarbeidersamtaler med alle enten individuelt eller i grupper. Disse samtalene resulterer i oppfølgingsplaner. Etter flere år med årlige samtaler, er det vurdert at intervallet kan reduserer til annet hvert år for alle renholdere, driftsoperatører og håndverkere. For øvrige medarbeidere gjennomføres det årlige samtaler og for de ansatte som ønsker det eller som har fått endringer av arbeidsoppgavene. Det gjennomføres jevnlige oppfølgingsmøter med alle driftsteamene, (driftsoperatører, håndverkere og renholdere). Systematisk rullering av personell i driftssonene (driftsoperatørene), mindre sårbarhet ved sykdom og at de ansatte skal få nye utfordringer og tilegne seg ny kunnskap, samt bedre utnytte sin totalkunnskap. Indikatorer Medarbeiderundersøkelser, gjennomføres årlig Medarbeidersamtaler gjennomføres i tråd med planen for de ulike virksomhetsområdene i foretaket Sykefraværsstatistikk 3.3 Samfunnsperspektivet Under er målsetningene vurdert sett opp mot samfunnsperspektivet. Under følger beskrivelser av tiltak som iverksettes for å nå dette målet. 14

15 SAMFUNN Kritisk Suksessfaktor Miljøledelse Målekartet er gjeldene fra , resultatet det vises til er siste gjeldende resultat. Skalaen er fra 1 til 6, hvor 6 er høyest skår. Måleindikator Måle- Resultat Resultat metode Kwh/m2 pr år Normtall for bygg totalt: Skole: ( ) Barnehage: ( ) Kontor: ( ) Sykehjem: ( ) Avfall. Sorteringsgrad i prosent. Klimaregnskap CO2 utslipp pr år. EOS Resultat Resultat Mål Nedre/ø vre grense Årlig Miljørapport 74 % 88 % 84 % 84 % < 70% < 70 % Årlig Miljø- 52,22 51, ,7 49,0 52,0 Rapport (tonn CO2) Være en foretrukket - - leverandør av Fornøyd med eiendomstjenester i Tjenesten: Nittedal kommune - Drift og 4,73 4,73 5,0 vedlikehold 5,39 5,39 - Renhold Kommentarer til tabellen: Energitall er presentert som temperaturkorrigert, spesifikt forbruk dvs, kwh/kvm. Godt omdømme av foretaket Hovedmål: Profesjonell og strategisk eier av den kommunale bygningsmassen God eiendomsforvaltning oppnås gjennom porteføljestyring, som innebærer en helhetlig forvaltning av formålsbygg og boliger. Det handler om å utnytte porteføljen optimalt for å dekke de kommunale behov. Noen ganger innebærer det salg og avvikling av eiendommer, vedlikehold av eiendommer som skal beholdes, og nybygging når dette er påkrevet. Foretaket eier og forvalter kommunes utleieboliger på en slik måte at boligmassen er tilpasset kommunens ulike behov og kapasitet for boliger til vanskeligstilte. Kommunen må skaffe tilveie boliger for å dekke de ulike behovene ved å kjøpe, bygge eller leie boliger i markedet. Dette arbeidet er en viktig del av den boligsosiale handlingsplanen. Strategisk eiendomsutvikling omfatter kjøp, utvikling og salg av eiendom. Dette er et viktig virkemiddel og kan være et bidrag i forhold til finansiering av fremtidige investeringer. Tiltak med perspektiv på samfunn Fremskaffelse av boliger Behovskartlegging våren 2015 viser at det foreligger et udekket behov for boliger til vanskeligstilte på ca. 100 boligenheter. Det forventes fortsatt økt behov for flere boliger til vanskeligstilte, spesielt gjelder dette flyktningeboliger. Inntil nylig var behovet for denne gruppen anslått til å være ca. 35 boliger pr år, men det må påregnes at kravet/ønsket om å bosette flere flyktninger vil være økende i tiden fremover. Det private utleiemarkedet er begrenset i Nittedal. I 2011 utgjorde det totale utleiemarkedet ca. 16 % av husstandene, øvrige 84 % bodde i egne eide boliger. Kommunen har en viktig funksjon ved å bistå ved fremskaffelse av boliger til vanskeligstilte. Dette kan løses ved kjøp, evt bygging og ved bruk av tilvisningsretter i det private utleiemarkedet. I tillegg vil bruk av modeller for «leie til eie» kunne bidra til å redusere behovet for kommunale boliger eller bidra til å øke gjennomstrømning i boligporteføljen. 15

16 Kjøp Kommunens økonomi tillater kjøp av et antall boliger pr år. Det er foreslått å avsette en årlig kjøpsramme til formålet; hensyntatt at det også påregnes Husbanktilskudd på mellom %. I investeringsplanen foreslås det en årlig investering på kr 46,0 mill i 2017 og kr 10,0 mill i perioden Tilvisningsavtaler Et alternativt virkemiddel er at kommunen inngår tilvisningsavtale med private utbyggere, hvor kommunen gis en tilvisningsrett til å henvise sine boligsøkere til eiere/forvalteren av private boliger som inngår i tilvisningsavtalen. Den private utbygger kan til gjengjeld oppnås 85 % finansiering av prosjektkostnadene med gunstig rente og løpetid inntil 50 år. Husbanken kan også gi tilskudd (20-40 % av prosjektkostnad) til etablering av utleieboliger når kommunen sikres tilvisningsrett. Avtalen løper i 20 år. Kommunen vil ikke være part i leieforholdene som inngås og vil heller ikke være ansvarlig for leiebetaling. Retningslinjer for bruk av tilvisningsavtaler ble vedtatt av kommunestyret , og målsettingen er å få inngått en tilvisningsavtale i Regulering av husleie- Gjengsleie Arbeidet med å vurdere boligporteføljen opp mot gjengsleie er igangsatt. Det planlegges fremlagt sak for kommunestyret innen sommer Saken vil omfatte økonomiske konsekvenser, både inntektssiden og utgiftssiden for kommunen vil bli innarbeidet. Likeledes mulige konsekvenser for dagens leietakere og effekter tilknyttet etterspørsel av kommunale boliger. Opprettelse av et boligkontor Nytt boligkontor vil være opprettet med virkning fra Kontoret vil være organisert under sektoren helse og velferd. Grensesnittet opp mot eiendomsforetaket er ikke avklart og det kan bety at 2017 vil bli et overgangsår i forhold til budsjett og regnskap. Tomteerverv Eiendom er sentralt i kommunens produksjon av velferdstjenester og i samfunnsutviklingen. Gjennom å skaffe riktige og effektive lokaler og gjennom forvaltning og utvikling av fast eiendom bidrar virksomheten til verdiskapning. Eiendomsutvikling vil også være katalysator og strategisk virkemiddel i sentrum-, steds- og boligutvikling. Kommunen har til nå i hovedsak brukt planmyndigheten til å sikre fremtidige arealer til formålsbygg gjennom regulering. Det har vært tradisjon for å bygge på kommunens egne eiendommer, ved at kommunen investerer og bygger. Skal kommunen fremover lykkes med å sikre kapasitet i takt med økende behov og utvikling må også andre virkemidler vurderes. Kommunen har i dag for lite tomteareal i sentralområder for å dekke opp kjente fremtidige eiendomsbehov. Det innebærer at kommunen må bli forberedt på å kunne gjennomføre «strategiske tomtekjøp» til fremtidig sosial infrastruktur når muligheten byr seg, uten at formålet er bestemt. Noe som for eksempel kan skje ved at kommunen kjøper areal i tilknytning til eiendommer kommunen allerede eier, kjøper frittstående eiendommer eller ved at kommunen kjøper seg inn i større utviklings- /utbyggingsprosjekter. Aktuelle prosjekter Kjøp av tomt til flerbrukshall i søndre Kjøp av strategiske tomter i Nittedal Kjøp av tomter til skole i henhold til skolebehovsplan Kjøp av tomter til barnehageutbygging Kjøp av tomter ifm bygging av flomvoll ved Hakadal skole Regulering av eiendommer I forbindelse med rullering av KP ble det gitt klarsignal til å omdisponere ca. 20 mål bestående av 6 tomter. Disse må omreguleres til formålet - bolig før de kan utnyttes eller selges. Foretaket har foreslått at arbeidet igangsettes i samarbeid med Rådmannen, og at Planavdelingen skal stå for utarbeidelsen av reguleringsforslagene. Kapasitetsutfordringer hos Planavdelingen har medført at omregulering så langt ikke er 16

17 oppstartet. Dersom Rådmann v/planavdelingen ikke har kapasitet til å forestå omregulering av de aktuelle tomter, vil foretaket vurdere å kjøpe arkitekttjenester i markedet i 2018 for de tomter som anses kurante i forhold til salg. Bygging av helsehus i sentrum Kommunestyre har vedtatt at det skal bygges nytt helsehus på sydsiden av dagens Rådhustomt OP3. Målsettingen er å utnytte tomten optimalt- primært til helsehus, men også til andre formål, slik som kontor, bolig og næring. Rådmannen i samarbeid med foretaket vil utrede dette og fremme kommunestyresak. Tomten må reguleres og minimum vestfløyen må rives før antatt byggestart i Sak 48/16 Fremskaffelse av lokaler og tomt for kommunalteknisk virksomhet Kommunalteknisk virksomhet (Komtek) må flytte, som følge av bygging av nytt helsehus. Komtek har behov for ca kvm bygg (garasjer, lager, kontor, garderober mv) og 8-10 dekar utendørsareal. Det vil bli tatt stilling til ny lokalisering midlertidig eller varig, våren Riving av vestfløyen bør påbegynnes før sommer 2018 slik at utbygging til helsehus kan påbegynnes høst Kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv Eiendomsforetaket var aktivt involvert i utarbeidelsen av skolebehovsplanen og det er nærliggende at eiendomsforetaket også blir aktivt involvert i utarbeidelsen av kommunedelplan for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv både som kommunens grunneier og som strategisk utvikler. Hva er et klima og energivennlig bygg? I 2017 planlegges det å gjennomføre et tversektorprosjekt for å avklare og definere kommunens ambisjonsnivå om energi- og klimavennlig bygg. Resultatet fra dette arbeidet vil bli førende for de kommende byggeprosjektene. Hovedmål: Arealeffektivitet For enkelte formålsbygg som skole og barnehage foreligger det arealnormer som benyttes ved bygging av nye bygg. Utarbeidelse av arealnormer for de øvrige gruppene vil være en målsetning på sikt. Tiltak med perspektiv på samfunn I forbindelse med bygging av helsehuset vil det bli utarbeidet et funksjonsprogram for erstatning av administrasjonslokaler som rives. Denne prosessen vil være en god anledning til å utarbeide gode nøkkeltall for arealer knyttet til administrasjon. Det vil være realistisk å få dette utført i Hovedmål: Profesjonell eiendomsforvaltning Foretaket jobber målrettet og aktivt for å etterleve klima- og energiplanen, og har fokus på klima- og energiløsninger i nye byggeprosjekter og optimal drift i eksisterende bygningsmasse. Tiltak med perspektiv på samfunn ENØK-tiltak og EPC-kartlegging Utgangspunktet for arbeidet i Nittedal kommunes klima- og energiplan, er at vi som kommune ønsker å ta vårt ansvar for å redusere klimagassutslipp og energibruk innen egen virksomhet og i Nittedal for øvrig med de virkemidlene en kommune har til rådighet. Energisparekontrakter med garanti (EPC) har utviklet seg til en effektiv og rasjonell metode for reduksjon av energiforbruk i kommunale bygg. Hovedgrunnene til dette er at risikoelementer overføres fra foretaket til entreprenør og entreprenør garanterer energibesparelsene. Flere offentlige myndigheter satser nå offensivt på EPC-modellen. Enova har den høyt på sin agenda og anbefaler kommunene å bruke EPC. KS har utviklet en modell for gjennomføring av EPC tilpasset norske forhold. Denne modellen benyttes i dag nesten uten unntak av norske kommuner. En Norsk Standard for gjennomføringsmodellen ble våren 2014 ferdigstilt basert på KSmodellen. EPC- tiltak vil være avgjørende for at kommunen skal nå sine forpliktelser i overordnet klima- og energiplan. Det forberedes en egen sak om dette. 17

18 Energioppfølging i bygningsmassen (EOS) Foretaket benytter et elektronisk web-basert energioppfølgingssystem (EOS) som registrer ukentlig energi- og vannforbruk. Ved å følge opp forbruket systematisk medfører det at avvik avdekkes raskere og det blir tilsvarende iverksatt tiltak raskere. Flere bygg er nå utstyrt med sentral driftsstyring (SD-anlegg) og det medfører at det nå er enklere å avdekke avvik. På bakgrunn av denne systematiske registreringen av forbruk utarbeides det årlig en ENØK-rapport. Denne rapporten presenteres og behandles i styret og den sendes til orientering til kommunens virksomheter. Fra 2015 var det fremforhandlet ny avtale med Hafslund via NRI, som er innkjøpsrådet på nedre Romerike. Avtalen som er fremforhandlet har lave strømpriser. Fornybare energibærere Plan og bygningslovens tekniske forskrift (tek 10), stiller krav om fornybare energibærere for bygg over 1000 kvm. I følgende bygg er det etablert fornybar energibærere: Li skole, Hagen skole, Ulvefaret 119, tilbygget på Slattum skole, Rotnes hallen, tilbygget på Sørli skole, kulturhuset, Rotnes kirke og Åneby barnehage. I to større boliger er det installert varmepumper. Miljøledelse Foretaket har vært miljøfyrtårnsertifisert siden Et sentralt begrep i dette er miljøledelse som er et kontinuerlig arbeid med fokus på lønnsomhetsstrategi og omfatter; internkontroll, avfallshåndtering, transport, innkjøp og energibruk. Dette arbeidet er i tråd med kommunens klima- og energiplan. I 2017 er målsetningen å bli re-sertifisert for nye tre år. Indikatorer Energiforbruket i bygningsmassen og KOSTRA tall Årlig rapportering til miljøfyrtårnstiftelsen knyttet til klimagassutslipp Opprettholde status som miljøfyrtårn bedrift Oppfølging og videreutvikling av den strategiske planen Rapporterer på kjøp og salg i tertialsak og i årsmeldingen 3.4 Økonomiperspektivet Under er målsetningene vurdert sett opp mot økonomiperspektivet. Under følger beskrivelser av tiltak som iverksettes for å nå dette målet. ØKONOMI Målekartet er gjeldene fra , resultatet det vises til er siste gjeldende resultat. Skalaen er fra 1 til 6, hvor 6 er høyest skår. Kritisk Måleindikator Målemetode Resultat Resultat Resultat Resultat Mål suksessfaktor God økonomistyring God økonomistyring Effektiv drift Avvik i fht budsjett. (Brutto driftsresultat) Tilstrekkelige økonomiske buffere Måneds-/ Tertialrapport Regnskapet Prosenten mellom netto driftsresultat i % av brutto driftsinntekter + 1,8 % + 3,7 % - 14,7 % 8,4 % 0 til 1 % 8,8 % 11 % 0,1 % 1,9 % 3 % av netto drifts resultat av brutto driftsinntekt Nedre/ øvre grense -0,5 til 5 % 0-5 % 18

19 Effektiv drift Ressursbruk i fht andre kommuner knyttet til drift. Ressursbruk i fht andre kommuner knyttet til vedlikehold. Sammenligning av nøkkeltall for renhold med andre kommuner. Sammenligning av nøkkeltall for vedlikehold med andre kommuner. 254 Kr/kvm 112 Kr/kvm 249 Kr/kvm 113 Kr/kvm 247 Kr/kvm 156 Kr/kvm 245 kr/kvm 169,7 Kr/kvm 245 kr/kvm 200 kr/kvm 250 kr/kvm 150 kr/kvm I tillegg til de tre hovedmålene er det nedfelt et delmål, knyttet til økonomiske virkemidler for foretaket. Delmål: Ha gode økonomiske rammebetingelser for å ta vare på og opprettholde de verdiene som ligger i bygningsmassen. Foretaket drifter og forvalter kommunens bygningsmasse på ~ kvm. For å ivareta verdien i bygningsmassen i form av riktig og behovsprøvd vedlikehold er de økonomiske rammebetingelsene viktig for måloppnåelsen på de 3 hovedmålene til foretaket Tiltak for å nå delmålet med perspektiv på økonomi Tilstrekkelige økonomiske buffere Det er en målsetning om å ha tilstrekkelige økonomiske buffere i foretaket. Gjennom de budsjettene som foretaket har levert er det jevnlig blitt satt av midler i foretakets disposisjonsfond hvor saldo er slik tabell 3 «utvikling disposisjonsfond» i kapitel 4 viser. På sikt er det en målsetning om å heve nivået på disposisjonsfondet, slik at man sikrer at det til enhver tid står midler til disposisjon for å håndtere usikkerheter gjennom året, f.eks. behov for akutt vedlikehold, avvik eller svingninger innenfor energiforbruk. God økonomistyring Foretaket rapporterer mnd. til styret på status driftsbudsjettet. Målsetningen er at driftsbudsjettet skal gå i balanse og det styres mot dette resultatet gjennom året. Fra 2015 har foretaket utarbeidet mnd. statusrapporter for investeringsprosjektene med fokus på økonomi, fremdrift og kvalitet. Styret rapporter til kommunestyret i tertialsakene gjennom året. Krav om 0,5 % kutt og utbytte i handlingsplanperioden Det tas årlig ut utbytte på 5 mill kr. For 2017 er det stilt krav til 0,5 % kutt av netto driftsrammen. Dette utgjør kr og krav om utbytte vil bli øke med tilsvarende, dvs kr. I størrelsesorden utgjør et kutt på kr et halvt årsverk renholder eller driftsoperatør. Kuttet for 2017 på 0,5 % vil medføre en optimalisering av tjenestene drift og renhold. Det jobbes for å nå målet om et vedlikeholdsnivå på 250 kr/kvm fra 2017, derfor er vedlikeholdet skjermet for dette kuttet. Indikatorer Økonomirapportering Månedsrapportering fra investeringsprosjektene Nøkkeltall renhold og vedlikehold. (benchmarking) Energioppfølging 19