Organisering av prosjekter hva fremmer og hemmer tid?

Transkript

1 Prosjektledelse i praksis: Organisering av prosjekter hva fremmer og hemmer tid? SpeedUP Forum 2016 Einar Michelsen, OPAK AS, onsdag 17. august

2 Tverrfaglig rådgivning med høy kompetanse til bygg-, anleggs- og eiendomsmarkedene

3 Til dømes har den (risikoen) ikkje vore følgd med ei tilsvarande overføring av mulegheitene og har dermed skapt vinnarar og taparar. I tillegg er denne haldninga ei sovepute for oppdragsgjevaren fordi han trur risikoen ikkje lenger er vesentleg for seg sjølv. Slik er det naturlegvis ikkje. Ein stor del av risikoen vil uansett kontraktsform ligge på kunden. Det betyr at ein får minimalt for pengene etter det tidspunktet der prisen er fastlagt. Dette følgjer logisk av at leverandøren naturlegvis vil maksimere si forteneste. For kunden å sette seg sjølv i ein slik posisjon er innlysande dumt, men like fullt heilt vanleg Rapport Prosjektstyring år 2000 (PS 2000, 1997)

4 Byggskadeomfanget i Norge Samlet feil- og skadebilde for byggeprosjekt og ferdig bygg, dvs. samlet forbedringspotensial for aktørene innenfor byggevirksomheten Prosjektrapport 17, 2008: a) Ca. 4% av landets årlige byggproduksjon er utbedringsarbeider på overleverte bygg. Det beregningsmessige gjennomsnittsnivået for entreprenørers, underentreprenørers, byggherrer/eiere og andre aktørers samlete kostnadene med å utbedre prosessforårsakede byggskader i 2006 var 5,3 mrd NOK. b) Ytterligere 5% går med til å utbedre feil og mangler før overlevering. (de interne kvalitetsfeilene utgjør altså ca. 5%) Det beregningsmessige gjennomsnittsnivået for entreprenørers, underentreprenørers, byggherrer/eiere og andre aktørers samlete forbedringspotensial var i mrd NOK.

5 Byggskadeomfanget i Norge Samlet feil- og skadebilde for byggeprosjekt og ferdig bygg, dvs. samlet forbedringspotensial for aktørene innenfor byggevirksomheten Prosjektrapport 17, 2008 Mange rapporter har tatt opp hvor i byggeprosessen feilene oppstår. En felles konklusjon for disse er at det for byggeprosjekt i Vest-Europa og USA fordeler seg med ca. 45% på "Design", ca. 30% på utførelse, ca 10% på materialer og ca.10% på "feil bruk". Disse grupperingene er upresise: Feil bruk vedrører ikke byggskadeproblemet. Videre kommer ikke utredning, programmering og byggherrens organisatoriske og administrative medvirkning i egne prosjekter klart frem. For å få et bedre bilde av den prosessmessige årsaken til byggskadene, ga vi de førti firmaene fem modifiserte svaralternativ, og fikk følgende bilde: Ca 20% av årsaken til byggskader henger sammen med byggherrens overordnete rammebetingelser, og 20% skyldes prosjekteringsunnlatelser/ forenklet prosjektering - altså også byggherreinitierte forhold. 20% skriver seg fra rene feil i prosjekteringsmaterialet, 30% skyldes feil under bygging, mens 10% skyldes feil på materialer og produkter som leveres på byggeplassen. Resultatet kan være et viktig signal om forhold ved byggskadeproblematikken: Byggherren og hans egen prosjektorganisasjon er den enkeltgruppe som sterkest kan bidra til reduksjon av byggskadeomfanget i landet. For bransjenes del er middelet kvalitetsledelse, dvs. målrettede, systematiske forbedringstiltak på alle områder innenfor bransjenes bedrifter og på deres felles arena - byggeprosjektene.

6 Michelsen`s 80/20 lov Det hevdes ofte at man kan produsere 80 prosent av resultatene med 20 prosent av innsatsen. (det krever mao. 80 prosent innsats for å levere de siste 20 prosent av resultatene) For eksempel i en anbudssituasjon med fastpris tar ofte tilbyderne (både prosjekterende og entreprenører) ofte sjansen på å levere 80 prosent - for å få jobbene. (den som tar størst risiko, eller tilbyr seg å levere minst, får jobben). Alle standardkontrakter etc. forutsetter at prosjektdeltakerne leverer 100 % Tabellen på neste side viser hva som skjer med resultatet når flere deltakere leverer hhv. 80 %, 95 % og 99%

7 Michelsen`s 80/20 lov Formelen for samlet resultat ved X % innsats er ca. X% n, der X er innsats og n er antall prosjektdeltakere. Siden den enkeltes resultat er direkte avhengig av kvaliteten på det andre leverer, eller yter, oppstår en dominoeffekt i prosjektene når en eller flere aktører leverer redusert kvalitet. 80/20 loven i praksis 1,2 1,0 Oppnådd resultat/kvalitet 0,8 0,6 0,4 0,2 80 % 95 % 99 % 0, Antall prosjektdeltakere

8 Entrepriseformer og kontraktsstrategi Kilde: Valg av kontraktstrategi i bygg- og anleggsprosjekt Dr. ing Ola Lædre, Institutt for bygg, anlegg og transport, NTNU

9 Risiko og arbeidsfordeling i ulike entreprisemodeller Egenregi sterk oppdelte entrepriser, NS 8406/8405 Delvis egenregi iht. NS 8405/8406 (delvis delte entrepriser) Delte entrepriser, iht. NS 8405 med hovedentreprenør Delte entrepriser, iht. NS 8405 med tiltransporterte sideentrepriser Samspillsentreprise, med målsum i gjennomføringsfasen Generalentreprise iht. NS 8405 *Lindeberg modellen" samspill i tildig fase Modifisert totalentreprise, iht NS 8407 Totalentreprise iht. NS 8407 Krav til kunnskap, kompetanse og styring Planlegging Entreprenøren Byggherren Planlegging

10 Kontrakter for partnering/samspill En tradisjonell kontrakt (f.eks. NS 8407) fyller i hovedsak to funksjoner: den identifiserer hva prosjektet omfatter vedrørende kvalitet, kostnader og tidsplan, og den fordeler risikoen mellom kontraktspartene. En samspillskontrakt konsentrerer seg derimot oftest i hovedsak om på hvilken måte samarbeidet/arbeidet skal gjennomføres. Slike kontrakter må ha utradisjonelle bestemmelser som virkemidler for prosess

11 Bakkeløkka flerbrukshall lommeboken til entreprenøren «fylles» første dagen endret møte og befaringstruktur kalkulert som totalentreprisetilbud, 5 års garanti spesielle kontraktsbestemmelser: fastpriselement + selvkost + bonus

12 Risiko spektrogram (kan benyttes for totalentreprenør, underentreprenører og hans rådgivere) Modifisert NS 3431/8407 Totalentreprenørens risiko Totalentreprenørens og byggherrens felles risiko Et fast kontraktsfestet vederlag, som bla. inkluderer all TE`s fortjeneste, påslag og rigg/drift. Bonus All betaling og alt vederlag, ut over fastpriselementet skal skje til ekte selvkost. Bygning, VVS, elektro, aut, heis, utomhus, inventar og utstyr og detaljprosjektering. 10,1 mill. 1,2 mill. 24,1 mill. Byggherrens risiko Byggherrekostnader: avgifter, gebyrer, kunstn. utsm, PL/BL, forprosjekt, mm. Reserver 2,1 mill. 0,5 mill.

13

14 Tradisjonell byggeprosess Usikkerhetsnivå Akkumulerte kostnader Behov for handlefrihet handlefrihet Programmeringsprosess Prosjekteringsprosess Fysisk utførelse Tid

15 Prinsipper for risiko den som har valgretten i en kontrakt vil alltid, og uansett, også ha risikoen for de valg han tar den som har oppgitt en opplysning har risikoen for at opplysningen er korrekt jo mer opplysninger, og jo mer detaljerte opplysninger, du gir - jo større blir risikoen hvis du oppgir motstridende opplysninger/krav vil motparten har rett til å velge den løsning som er enklest/billigst for seg selv ingen kontrakter kan designes slik at du har rett til å velge dyreste løsning uten å betale for det

16 Et forandret syn på byggeprosessen Den tradisjonelle byggeprosessen («stafettløpet») Konsulenter Entreprenører Brukere/forvaltere Program Prosjektering Produksjon Forvaltning, drift og vedlikehold Det er et faktum at prosjektering, bygging og drift og vedlikehold utføres av forskjellige foretak/organisasjoner, som mangler økonomiske, eller andre, motiver for å samarbeide. Dette er ikke et godt utgangspunkt for samarbeid i spørsmål som angår kvalitet, funksjon eller miljø. Den tradisjonelle byggeprosessen er preget av at mesteparten av kommunikasjonen mellom byggherre og entreprenør dreier seg om diskusjoner om vederlag: juridiske forhandlinger pågår i bakgrunnen men bygging pågår det er motstrid mellom kravene til klarhet og fleksibilitet i standardkontraktene kontraktene er tvetydige og åpne for opportunistisk oppførsel vi utnytter svakere kontraktspartnere, og inntar besværlige klausuler i kontrakten vi vil ha bot for dårlige prestasjoner, i stedet for å belønne gode konflikter forårsaket av uvilje, eller udyktighet, mot å forstå det juridiske rammeverket i kontraktene

17 Et forandret syn på byggeprosessen Samspillsprosessen Entreprenører Konsulenter Brukere/forvalter Program/funksjon Prosjektering Produksjon Bruk, forvaltning, drift og vedlikehold Færre tvister og bedre samarbeidsklima mellom aktørene i byggebransjen. Det er viktig at hvert problem som oppstår håndteres og løses så fort som mulig slik at byggeprosjektet forløper smidig. For byggherren og entreprenører reduseres risikoen for rettstvister og dermed kostnadene til sådanne. Fornyelse og lærdom: takket være at arbeidsformen sørger for at kunnskaper overføres mellom foretak og skaper et miljø som tillater foretakene å ta til seg ny lærdom og utvikle nye ideer

18 Nye veier for kommunikasjon Den tradisjonelle byggeprosessen Samspillsprosessen B E L E U B P U P L B = byggherren, brukerne og forvalter/drifter E = entreprenøren U = underentreprenører P = prosjekterende L = leverandører

19 Rethinking Construction (Egan) The report of the Construction Task Force to the Deputy Prime Minister, John Prescott, on the scope for improving the quality and efficiency of UK construction. Published 16 July 1998 by Sir John Egan Pådrivere for endring Forbedret Prosjektprosess Mål for Forbedringer Forpliktende ledelse Kapitalkostnader -10% Fokus på kunden Produkt utvikling Partnering i verdikjeden Byggetid Forutsigbarhet -10% +20% Integrerte prosjektteam Feil og mangler -20% Kvalitetsdreven agenda Prosjekt implementering Produksjon av komponenter Ulykker Produktivitet -20% +10% Menneskelige relasjoner Omsetning & fortjeneste +10%

20 Kilder Friska Tankar Project CSK Brosjyre vedrørende opprustningen av Centralsjukhuset i Karlstad. I prosjektet CSK 2000 ble for første gang partnering benyttet i full skala på et byggeprosjekt i Sverige. Muntlig referanse: Møte med Jan Olsson, tidligere Landstingsservice Fastigheter, og SKANSKA AB, vedr. Project CSK 2000 i Karlstad 7. februar Partnerskap inom byggsektorn Första delen: En förstudie Huvudförfattare: David Jackson, Windborne International, Professor James Barlow, School of Construction, Housing & Surveying, Reader, Winston University. Internett referanse: Lillemor Larsson, Partnering inom Banverkets drift- och underhållsverksamhet, Examensarbete 1999:172 CIV, Luleå Tekniska Universitet, Luleå. ISSN: Internett referanse: Bok 1.0 Bakkeløkka flerbrukshall, inneholdende: tilbudsinnbydelse, orientering om prosjektet, tilbudsskjema, tilbudsregler, krav til hva totalentreprenørens ytelser skal omfatte, teknisk beskrivelse og kontraktsbestemmelser. Foredrag av Jan Ole Similä, Høgskolen i Nord-Trøndelag, Entreprisejuridisk seminar, september 2006 Hva er teamwork: Forprosjektrapport til "Felles teorigrunnlag for organisering av byggeprosesser. Per T. Eikeland "Valg av kontraktstrategi i bygg- og anleggsprosjekt". Doktoravhandling for graden doktor ingeniør, av Ola Lædre. Trondheim, juli Tverrfaglig rådgivning med høy kompetanse til bygg-, anleggs- og eiendomsmarkedene

21

22 Kontraktstrategi oversikt over kontraktene Samspillsdeltakere i forprosjektet NB! Alle firmaer er ikke valgt Kjøpsavtalen heter : Kjøpsavtale - Kommunikasjonsutstyr og tjenester Driftsavtalen heter: «Drift av OK-MAN for data og telefoni» Nye kontrakter er forventet underskrevet i november 2016 Adgangs-kontroll (Infratek Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-K) Switcher og routere, OK-MAN (Telenor/ Datametrix) Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-K Automatikk/SD (f.eks. GK Automasjon) Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-K Totalentreprenør EOS leverandør (Entro AS) Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-K Sykesignal (f.eks. Telecom Norden) Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-K Porttelefon (Infratek) Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-K

23

24 Mesterfjellet skole og familiesenter - Larvik 24 Bunn tekst Tverrfaglig rådgivning med høy kompetanse til bygg-, anleggs- og eiendomsmarkedene

25 Tangenten Nesodden kommune Tverrfaglig rådgivning med høy kompetanse til bygg-, anleggs- og eiendomsmarkedene

26 Ullerntunet helsehus Tverrfaglig rådgivning med høy kompetanse til bygg-, anleggs- og eiendomsmarkedene