KONTRAKTSBESTEMMELSER SAMSPILL

Transkript

1 1 AV 9 KONTRAKTSBESTEMMELSER SAMSPILL Prosjekt Entreprise K 101 Side 1 av 9

2 2 AV 9 KONTRAKTSBESTEMMELSER SAMSPILL Avtalens intensjon og definisjoner Formål Definisjoner Organisasjon og samarbeidsform Totalentreprenørens egen involvering i samspillet Styringsgruppe...4 Samspillsentreprenøren Prosjektledelse Deltakere i prosjektet Workshop Samspillsmøte Totalentreprenøren og dennes kontraktsmedhjelpere Valg av løsninger Overgang mellom prosjektets faser Økonomien i prosjektet Budsjett for fase Utarbeidelse og justering av målsum Bestemmelse av vederlaget Honorering i prosjekteringsfasen Honorering i utførelsesfasen Andel av overskudd/underskudd Avbestilling Generelt Avbestilling i prosjekteringsfasen Avbestilling i utførelsesfasen Åpenhet og rapportering Ansvar og risiko Sikkerhetsstillelse Konfliktløsning...9 Side 2 av 9

3 Som kontraktsbestemmelser gjelder (i) NS 8407 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser og (ii) Totalentrepriseboka Statsbyggs generelle og spesieller kontraktsbestemmelser for totalentrepriser og (iii) disse kontraktsbestemmelsene for samspill. 3 AV 9 KONTRAKTSBESTEMMELSER SAMSPILL 1. Avtalens intensjon og definisjoner 1.1 Formål Partene inngår med denne avtalen i et samspill som bygger på åpenhet, tillit og felles målforståelse som et middel for å oppnå et bygg som tilfredsstiller gitte krav til kvalitet, fremdrift og økonomi. Målsettingen med samspillet er å samordne prosjektering, planlegging og utførelse med sikte på å finne frem til de best løsningene for brukers behov innenfor en akseptabel kostnadsramme. Det er videre en målsetning å sikre optimal integrasjon mellom prosjektering, planlegging og utførelse i alle faser. Mål og prinsipper for gjennomføringen av kontrakten beskrives nærmere i et måldokument som partene skal utarbeide sammen med øvrige aktører i samspillsgruppen så snart som mulig etter kontraktsinngåelse. 1.2 Definisjoner Samspillsgruppen: Målsum: Den gruppe av arkitekt, rådgivere og underentreprenører som sammen med totalentreprenøren skal delta i prosjektering og utførelse av prosjektet. Den sum partene blir enige om at prosjektet kan gjennomføres til, inkludert prosjekteringsfasen og utførelsesfasen, og som er utgangspunkt for avregning av totalentreprenørens sluttvederlag for oppfyllelse av sine kontraktsforpliktelser inkludert merverdiavgift. Begrepet kontraktssum, jf. NS 8407 pkt.1.6, skal leses som målsum med mindre annet fremgår. Sluttkostnad: Konstateres i sluttoppgjøret etter overtagelse av kontraktsgjenstanden og utgjør de faktiske kostnadene for prosjektering og utførelse av arbeidene som inngår i Målsummen. Kostnadene skal baseres på tilbudsskjemaets timepriser, selvkost på materialer og innleie av maskiner og utstyr med påslag i henhold til tilbudsskjemaet, inkludert mva. Dersom det inngås fastprisavtaler med underentreprenører/rådgivere for deler av arbeidet, legges disse fastprisene til grunn., Kostnader som skyldes entreprenørens uaktsomhet skal dekkes av entreprenøren direkte, og ikke inngå i sluttkostnaden. Side 3 av 9

4 4 AV 9 Dagmulkt ol. som entreprenøren pådrar seg skal ikke inngå i sluttkostnaden. 2. Organisasjon og samarbeidsform 2.1 Totalentreprenørens egen involvering i samspillet 2.2 Styringsgruppe Det skal opprettes en egen styringsgruppe med én representant fra hver av partene som møtes jevnlig. Representantene skal være uavhengige av prosjektets daglige virke, men ha tilstrekkelig innsikt i rammene og gjennomføringsmodellen til å kunne fylle rollen. Det foreslås at rådet består av Statsbyggs prosjekteier og totalentreprenørens daglige leder. Styringsgruppen skal følge opp at samspillet fungerer etter intensjonen og avtalte målsetninger, ved behov vurdere utskiftning av personer uten den rette innstillingen, følge opp fremdrift og økonomi og løse konflikter som løftes opp fra prosjektet. Samspillsentreprenøren 2.3 Prosjektledelse Hver av partene skal utpeke en prosjektleder. De skal jevnlig avholde kontraktsmøter for å sikre en målrettet og effektiv prosess. Prosjektlederne har ansvaret for å informere styringsgruppen slik at de kan ivareta sin rolle. 2.4 Deltakere i prosjektet Partene er forpliktet til å handle i overensstemmelse med intensjonene i nærværende avtale og sikre at samarbeidsviljen er forankret i alle nivåer av egen organisasjon. Det er viktig at alle aktører i samspillet har den rette innstillingen og holdningen til oppgavene og arbeidsmåten. Hvis det avdekkes parter eller personer som ikke følger modellens intensjoner eller spilleregler skal dette tas opp med styringsgruppen av den part som avdekker dette. Styringsgruppen skal behandle saken og vurdere om en eller flere personer i samspillsgruppen skal skiftes ut med nye personer med rett innstilling. Bruker skal delta i samspillsmøter og prosjekteringsmøter etter en nærmere definert plan Side 4 av 9

5 2.5 Workshop Før prosjekteringsfasen skal det avholdes en workshop hvor styringsgruppen, prosjektledelsen og samspillsgruppen for øvrig deltar. Målet for workshop en er å sørge for at alle blir fortrolige med og støtter opp om rammene for samspillet. Måldokument utarbeides. Byggherren bestemmer om det er behov for ytterligere workshops i senere faser av prosjektet, bl.a. vil det bli vurdert å avholde en workshop i utførelsesfasen og en evaluerende workshop ved prosjektets avslutning. 2.6 Samspillsmøte Prosjektet deles opp i en prosjekteringsfase og en utførelsesfase. I prosjekteringsfasen innkaller byggherren til samspillsmøte mellom byggherren og aktørene i samspillgruppen minst en gang hver 14. dag. Byggherren og totalentreprenøren kan også ellers når som helst innkalle til samspillsmøte. I utførelsesfasen kan byggherren og totalentreprenøren innkalle til samspillsmøte etter behov. Sammen med innkalling til samspillsmøte skal det så vidt mulig gis en dagsorden. Det kan etableres utredningsgrupper for utvalgte problemstillinger. Utredningsgruppene skal gi samspillsmøte sine anbefalinger. De samme personer skal så vidt mulig representere partene og de øvrige aktører i samspillsgruppen i alle samspillsmøter. Samspillsmøtet kan ta opp alle spørsmål av betydning for prosjektet. Det bør særlig ta opp spørsmål vedrørende brukerpreferanser, fremdrift, tekniske løsninger og materialvalg og spørsmål vedrørende prosjektets økonomi. Samspillsmøtet skal ikke ta opp spørsmål av kontraktsmessig art, med mindre partene avtaler noe annet. Spørsmål som tas opp i samspillsmøtet skal så vidt mulig løses ved enighet mellom alle fremmøtte aktører, og i overensstemmelse med de mål og prinsipper som er angitt i måldokumentet og prosjektets øvrige dokumentasjon. Dersom enighet ikke oppnås avgjøres spørsmålet av byggherren etter at alle fremmøtte aktører har fått anledning til å uttale seg om spørsmålet. Samspillsmøtene ledes av byggherren. Byggherren eller den han utpeker, fører referat fra møtet. Referatet skal angi hvorvidt et spørsmål er løst ved enighet eller ved byggherrens avgjørelse. Eventuelle innsigelser mot referatet må være mottatt av referenten innen neste samspillsmøte. Totalentreprenøren plikter å ta med dette punktet i avtalene med arkitekt, rådgivere, underentreprenører og andre kontraktsmedhjelpere. 5 AV 9 Side 5 av 9

6 3. Totalentreprenøren og dennes kontraktsmedhjelpere Totalentreprenøren skal med egne ansatte utføre minst 25 % av timeverkene i utførelsesfasen. Personene som skal ha det daglige administrative ansvaret og gjennomføringsansvaret for arbeidet under kontrakten skal være ansatt hos entreprenøren. Prosjektering og utførelse som ikke utføres av den del av samspillsgruppen som etter byggherrens forespørsel skulle være del av tilbudet, skal kjøpes inn ved konkurranse etter kontraktsinngåelse. Underentreprenører og rådgivere som kan bidra til prosjektoptimalisering skal inkluderes så tidlig som mulig i prosessen. Byggherren skal underrettes i god tid før totalentreprenøren inngår kontrakt med kontraktsmedhjelpere, jf. NS 8407 pkt. 10, og skal gis mulighet til å delta i eventuelle forhandlinger. Dersom tilbudte nøkkelpersoner i samspillsgruppen blir syke, slutter eller liknende skal de erstattes med en person med minst like god kompetanse og erfaring som vedkommende. 4. Valg av løsninger Valg av materialer, utførelsesmåte og tekniske løsninger skal så vidt mulig gjøres i prosjekteringsfasen. Dersom det ikke oppnås enighet, treffes avgjørelsen av byggherren. 5. Overgang mellom prosjektets faser Prosjektet har to hovedfaser. Prosjekteringsfasen, fase 1, avsluttes og fase 2, utførelsesfasen, startes opp etter en egen skriftlig tilleggsavtale signert av begge parter. Det er i alle tilfelle et vilkår for oppstart av utførelsesfasen at det foreligger: avtalt målsum avtalt sluttfrist 6 AV 9 6. Økonomien i prosjektet 6.1 Budsjett for fase 1 Partene skal ved kontraktsinngåelse avtale et nærmere detaljert honorarbudsjett for fase 1, jfr. tilbudsinvitasjonen. 6.2 Utarbeidelse og justering av målsum Prosjektet er definert av dokumentene som inngår i konkurransegrunnlaget, og skal av samspillsgruppen i nært samarbeid med byggherren videreutvikles til et godkjent forprosjekt, med tilhørende gjennomføringsplan og med en tilhørende omforent målsum. Byggherren kan beslutte at hele eller deler av prosjektering skal føres lenger før målsum utarbeides. Målsummen utarbeides av partene i fellesskap og skal inneholde alle relevant prosjektkostnader i følge NS Med mindre byggherren bestemmer noe annet skal målsummen kalkuleres etter disse retningslinjene: Målsummen skal kalkuleres med grunnlag i de faste elementer og timesatser Side 6 av 9

7 mv som totalentreprenøren har oppgitt i sitt tilbud. For øvrig skal målsummen baseres på et netto selvkostprinsipp for alle arbeider, inkludert eventuelle rabatter og returprovisjoner og lignende, tillagt de i tilbudsskjema avtalte påslag. Det kan avtales at målsummen delvis skal baseres på fastprisavtaler med underentreprenører/rådgivere. Byggherren vil foreta en kvalitetssikring av målsummen før godkjennelse. Med mindre annet avtales skal målsummen baseres på pengeverdien på tidspunktet for inngåelse av tilleggsavtalen etter pkt. 5. Det er kun når det foreligger en endring i henhold til NS 8407 pkt. 31 at hver av partene kan kreve en justering av målsummen i henhold til kontraktens bestemmelser. Krav om vederlagsjustering etter NS 8407 punktene (svikt i byggherrens ytelser mv.) og , annet ledd (utgifter pga. nedsatt produktivitet eller forstyrrelser), gir ikke grunnlag for justering av målsummen. De alternative prosjektoptimaliserende og besparende løsningene som fremkommer gjennom samspillet i utførelsesfasen anses ikke som en endring i denne kontrakten og reduserer derfor ikke målsummen, men blir en besparelse for prosjektet. Sluttfrist for kontraktarbeidet med viktige delfrister skal fastlegges senest når forprosjektet med tilhørende målsum foreligger i godkjent stand av begge parter. Byggherren kan bestemme at delfrister skal være dagmulktbelagte. 7. Bestemmelse av vederlaget 7.1 Honorering i prosjekteringsfasen Arbeid utført i prosjekteringsfasen honoreres etter medgått tid i henhold til satser oppgitt i tilbudsskjema. For øvrig gjelder bestemmelsene i NS 8407, pkt. 30 om kostnadsoverslag, kontroll og dokumentasjon. 7.2 Honorering i utførelsesfasen Honoraret i utførelsesfasen skal betales i samsvar med avtalt målsum og betalingsreglene i Totalentrepriseboka og NS Dersom det ut fra utviklingen i prosjektet må antas at sluttkostnaden vil avvike fra målsummen, kan hver av partene kreve faktureringsplanen justert tilsvarende. Dersom sluttkostnaden antas å bli høyere enn målsummen kan totalentreprenøren kun fakturere 50 % av det overskytende. Dersom sluttkostnaden antas å bli lavere enn målsummen skal totalentreprenørens andel av overskuddet faktureres som angitt i pkt Andel av overskudd/underskudd Dersom sluttkostnaden for prosjektet blir lavere enn indeksregulert målsum, fordeles besparelsen med 50 % på totalentreprenør og 50 % på byggherren. Dersom sluttkostnaden for prosjektet blir høyere enn indeksregulert målsum, fordeles merkostnaden med 50 % på totalentreprenør og 50 % på byggherren. Totalentreprenørens andel av overskudd eller underskudd skal inngå i hans sluttoppstilling med sluttfaktura etter NS 8407, pkt AV 9 Side 7 av 9

8 8 AV 9 8. Avbestilling 8.1 Generelt Byggherren har rett til å avbestille hele eller deler av kontraktarbeidet. Avbestilling skal foretas skriftlig i så god tid som mulig. Byggherrens avbestilling av kontrakten begrenser ikke hans rettigheter til prosjekteringsmaterialet. Ved avbestilling skal totalentreprenøren overlevere alt utarbeidet materiale til byggherren og byggherren overtar full eiendomsrett og disposisjonsrett til all papirbasert og elektronisk utarbeidet prosjekteringsmateriale, og har rett til å benytte dette materialet i den videre prosjektutviklingen med en annen/andre aktør(er). Avbestilling endrer ikke totalentreprenørens ansvar for det leverte materialet. Totalentreprenøren plikter å ta med punkt 8.1 i avtalene med arkitekt, rådgivere, underentreprenører og andre kontraktsmedhjelpere. 8.2 Avbestilling i prosjekteringsfasen Dersom byggherren velger å avbestille kontrakten før utførelsesfasen, medfører dette ikke noe ansvar overfor totalentreprenøren utover betaling for utført arbeid. Oppgjør foretas i overensstemmelse med NS 8407 pkt. 39 på grunnlag av timepriser og påslag angitt i tilbudsskjema. 8.3 Avbestilling i utførelsesfasen For avbestilling i utførelsesfasen gjelder NS 8407 pkt Åpenhet og rapportering Byggherren vil gjennomføre løpende evaluering av prosessen for å sikre at de fastsatte mål for prosjektet nås. All økonomioppfølging hos totalentreprenøren, herunder regnskaper, kontrakter og korrespondanse med underentreprenører m.v., skal være åpen og tilgjengelig for byggherren eller hans bemyndigede, herunder eventuell ekstern revisor engasjert av byggherren. Totalentreprenøren skal i prosjekteringsfasen rapportere status på følgende hovedpunkter: Faktisk fremdrift opp mot planlagt fremdrift Påløpt honorar opp mot honorarbudsjett og fremdriftsplanen Neste måneds hovedoppgave med fokus på kritiske aktiviteter, herunder hvilke planer som er lagt for å sikre deres gjennomføring. Side 8 av 9

9 Totalentreprenøren skal i utførelsesfasen rapportere status på følgende hovedpunkter: Bemanning Faktisk fremdrift opp mot planlagt fremdrift, produksjon, bilder fra byggeplassen SHA-arbeid, ulykker, vernearbeid Kvalitetssikring, KS-plan, kontroller, sjekker m.m. Økonomi Hovedaktiviteter i neste 14. dagers periode Avvik og problemområder Detaljert økonomisk status i forhold til målsum. Større avvik skal forklares. Statistikk for SHA-arbeid og KS-arbeid Neste måneds hovedoppgave med fokus på kritiske aktiviteter, herunder hvilke planer som er lagt for å sikre deres gjennomføring. Rapporteringen skal være skriftlig og skal oversendes månedlig til byggherrens prosjektleder. Byggherren kan bestemme annet rapporteringsintervall. Totalentreprenøren plikter å ta med dette punktet i avtalene med arkitekt, rådgivere, underentreprenører og andre kontraktsmedhjelpere. 10. Ansvar og risiko Byggherrens samarbeid med totalentreprenøren og øvrige deltakere i samspillsgruppen endrer ikke ansvar og risiko som totalentreprenøren har etter Totalentrepriseboka og NS Mangler som påberopes av byggherren etter overtakelse dekkes fullt ut av totalentreprenøren. 11. Sikkerhetsstillelse Totalentreprenørens sikkerhetsstillelse etter NS 8407 pkt. 7 skal stilles ved overgang til utførelsesfasen, jf pkt 7.1 ovenfor. Sikkerhetsstillelsen skal dokumenteres ved utfylling av Totalentreprisebokas blankett 1A. Utfylt og signert blankett skal være mottatt av Statsbygg innen 14 dager etter avtale er inngått i henhold til pkt. 7.1 ovenfor. 9 AV Konfliktløsning Det er partenes mål å løse konflikter hurtig og på lavest mulig nivå i organisasjonen. Om partene ikke kommer til enighet innen en uke heves diskusjonen til prosjektledelsen. Her gis saken den samme tidsfristen. Om de heller ikke løser saken, bringes den inn for styringsgruppen som avgjør og lukker saken innen en uke. Dersom saken ikke lar seg løse gjennom dette, gjelder bestemmelsene i Totalentrepriseboka og NS Side 9 av 9