KONTRAKTS- BESTEMMELSER FOR SAMSPILL

Transkript

1 KONTRAKTS- BESTEMMELSER FOR SAMSPILL Side 1 av 9

2 DEL KONTRAKTSBESTEMMELSER SAMSPILL Avtalens intensjon og definisjoner Formål Definisjoner... 3 Organisasjon og samarbeidsform Styringsgruppe Prosjektledelse Deltakere i prosjektet Workshop Samspillsmøte Totalentreprenørens kontraktsmedhjelpere Valg av løsninger Overgang mellom prosjektets faser Økonomien i prosjektet Budsjett Utarbeidelse og justering av målsum Bestemmelse av vederlaget Honorering i prosjekteringsfasen Honorering i utførelsesfasen Andel av overskudd/underskudd Avbestilling Generelt Avbestilling i prosjekteringsfasen Avbestilling i utførelsesfasen Åpenhet og rapportering Ansvar og risiko Sikkerhetsstillelse Konfliktløsning... 8 Side 2 av 9

3 DEL 0 KONTRAKTSBESTEMMELSER SAMSPILL Kontraktsbestemmelsene for utfyller Totalentrepriseboka og NS 8407, men går ved motstrid foran Totalentrepriseboka og NS Avtalens intensjon og definisjoner 1.1 Formål Partene inngår med denne avtalen i et som bygger på åpenhet, tillit og felles målforståelse som et middel for å oppnå et bygg som tilfredsstiller gitte krav til kvalitet, fremdrift og økonomi. Målsettingen med et er å samordne prosjektering og utførelse med sikte på å finne frem til de best løsningene for brukers behov innenfor en akseptabel kostnadsramme. Mål og prinsipper for gjennomføringen av kontrakten beskrives nærmere i et måldokument som partene skal utarbeide sammen med øvrige aktører i sgruppen så snart som mulig etter kontraktsinngåelse. 1.2 Definisjoner Samspillsgruppen: Målsum: Sluttkostnad: Totalentreprenøren med dennes prosjekterende og Statsbygg Den sum partene blir enige om at prosjektet kan gjennomføres til, inkludert prosjekteringsfasen og utførelsesfasen,, og som er utgangspunkt for avregning av totalentreprenørens sluttvederlag for oppfyllelse av sine kontraktsforpliktelser inkludert merverdiavgift. Begrepet kontraktssum, jf. NS 8407 pkt.1.6, skal leses som målsum med mindre annet fremgår. Konstateres i sluttoppgjøret etter overtakelse og utgjør de faktiske kostnadene for prosjektering og utførelse av arbeidene som inngår i Målsummen, basert på timepriser og påslag i tilbudsskjema og for øvrig selvkost på innkjøp inkludert merverdiavgift. Organisasjon og samarbeidsform Styringsgruppe Det skal opprettes en egen styringsgruppe med én representant fra hver av partene. Representantene skal være uavhengige av prosjektets daglige virke, men ha tilstrekkelig Side 3 av 9

4 innsikt i rammene og gjennomføringsmodellen til å kunne fylle rollen. Det foreslås at styringsgruppen består av Statsbyggs prosjekteier og totalentreprenørens daglige leder. Styringsgruppen skal følge opp at et fungerer etter intensjonen og avtalte målsetninger, ved behov vurdere utskiftning av personer uten den rette innstillingen, følge opp fremdrift og økonomi og løse konflikter som løftes opp fra prosjektet. Styringsgruppen oppretter en behovsrettet møtefrekvens Prosjektledelse Hver av partene skal utpeke en prosjektleder. De skal jevnlig avholde kontraktsmøter for å sikre en målrettet og effektiv prosess. Prosjektlederne har ansvaret for å informere styringsgruppen slik at de kan ivareta sin rolle Deltakere i prosjektet Partene er forpliktet til å handle i overensstemmelse med intensjonene i nærværende avtale og sikre at samarbeidsviljen er forankret i alle nivåer av egen organisasjon. Det er viktig at alle aktører i et har den rette innstillingen og holdningen til oppgavene og arbeidsmåten. Hvis det avdekkes parter eller personer som ikke følger modellens intensjoner eller spilleregler skal dette tas opp med styringsgruppen av den part som avdekker dette. Styringsgruppen skal behandle saken og vurdere om en eller flere personer i sgruppen skal skiftes ut med nye personer med rett innstilling Workshop Før prosjekteringsfasen skal det avholdes en workshop hvor styringsgruppen, prosjektledelsen og sgruppen for øvrig deltar. Målet for workshop en er å sørge for at alle blir fortrolige med og støtter opp om rammene for et. Måldokument utarbeides. Byggherren bestemmer om det er behov for ytterligere workshops i senere faser av prosjektet, bl.a. vil det bli vurdert å avholde en workshop i utførelsesfasen og en evaluerende workshop ved prosjektets avslutning Samspillsmøte Prosjektet deles opp i en prosjekteringsfase og en utførelsesfase. I prosjekteringsfasen innkaller byggherren til smøte minst en gang hver 14. dag. Byggherren og totalentreprenøren kan også ellers når som helst innkalle til smøte. I utførelsesfasen kan byggherren og enhver av aktørene i sgruppen innkalle til smøte etter behov. Sammen med innkalling til smøte skal det så vidt mulig gis en dagsorden. Det kan etableres utredningsgrupper for utvalgte problemstillinger. Utredningsgruppene skal gi sine anbefalinger til smøtet. Side 4 av 9

5 De samme personer skal så vidt mulig representere partene og de øvrige aktører i sgruppen i alle smøter. Samspillsmøtet kan ta opp alle spørsmål av betydning for prosjektet. Det bør særlig ta opp spørsmål vedrørende brukerpreferanser, fremdrift, tekniske løsninger og materialvalg og spørsmål vedrørende prosjektets økonomi. Samspillsmøtet skal ikke ta opp spørsmål av kontraktsmessig art, med mindre partene avtaler noe annet. Spørsmål som tas opp i smøtet skal så vidt mulig løses ved enighet mellom alle fremmøtte aktører, og i overensstemmelse med de mål og prinsipper som er angitt i måldokumentet og prosjektets øvrige dokumentasjon. Dersom enighet ikke oppnås avgjøres spørsmålet av byggherren etter at alle fremmøtte aktører har fått anledning til å uttale seg om spørsmålet. Samspillsmøtene ledes av byggherren. Byggherren eller den han utpeker, fører referat fra møtet. Referatet skal angi hvorvidt et spørsmål er løst ved enighet eller ved byggherrens avgjørelse. Eventuelle innsigelser mot referatet må være mottatt av referenten innen neste smøte. Totalentreprenøren plikter å ta med dette punktet i avtalene med arkitekt, rådgivere, underentreprenører og andre kontraktsmedhjelpere. 1.4 Totalentreprenørens kontraktsmedhjelpere Prosjektering og utførelse som ikke utføres av den del av sgruppen som etter byggherrens forespørsel skulle være del av tilbudet, skal kjøpes inn ved konkurranse etter kontraktsinngåelse. Underentreprenører og rådgivere som kan bidra til prosjektoptimalisering inkluderes så tidlig som mulig i prosessen. Byggherren skal underrettes hver gang og i god tid før totalentreprenøren inngår kontrakt med slike kontraktsmedhjelpere, jf. NS 8407 pkt. 10. Dersom tilbudte nøkkelpersoner må skiftes ut som følge av langvarig sykdom, oppsigelse av arbeidsforholdet eller annet, skal vedkommende erstattes av personell med minst like god kompetanse og erfaring. 1.5 Valg av løsninger Valg av materialer, utførelsesmåte og tekniske løsninger skal så vidt mulig gjøres i prosjekteringsfasen. Dersom det ikke oppnås enighet, treffes avgjørelsen av byggherren. 1.6 Overgang mellom prosjektets faser Prosjekteringsfasen avsluttes og utførelsesfasen startes opp etter en egen skriftlig tilleggsavtale signert av begge parter. Det er i alle tilfelle et vilkår for oppstart av utførelsesfasen at det foreligger: avtalt målsum avtalt sluttfrist Side 5 av 9

6 1.7 Økonomien i prosjektet Budsjett Partene skal ved kontraktsinngåelse avtale et detaljert honorarbudsjett for prosjekteringsfasen Utarbeidelse og justering av målsum Prosjektet er definert av dokumentene som inngår i konkurransegrunnlaget, og skal av sgruppen i nært samarbeid med byggherren videreutvikles til et godkjent forprosjekt med tilhørende fremdriftsplan og omforent målsum. Byggherren kan beslutte at hele eller deler av prosjektering skal føres lenger før målsum utarbeides. Målsummen utarbeides av partene i fellesskap og skal inneholde alle relevant prosjektkostnader i følge NS Målsummen skal inneholde de faste elementer og timesatser mv som totalentreprenøren har oppgitt i sitt tilbud. For øvrig skal målsummen kalkuleres basert på et netto selvkostprinsipp for alle arbeider, inkludert eventuelle rabatter og returprovisjoner og lignende, tillagt de i tilbudsskjema avtalte påslag. Målsummen kan delvis baseres på fastprisavtaler med underentreprenører/rådgivere. Byggherren vil foreta en kvalitetssikring av målsummen før godkjennelse. Det er kun når det foreligger en endring i henhold til NS 8407 pkt. 31 at hver av partene kan kreve en justering av målsummen i henhold til kontraktens bestemmelser. De alternative prosjektoptimaliserende og besparende løsningene som fremkommer gjennom et i utførelsesfasen anses ikke som en endring i denne kontrakten og reduserer derfor ikke målsummen, men blir en besparelse for prosjektet. Sluttfrist for kontraktarbeidet med viktige delfrister skal fastlegges senest når forprosjektet med tilhørende målsum foreligger i godkjent stand av begge parter. Byggherren kan bestemme at delfrister skal være dagmulktbelagte. 1.8 Bestemmelse av vederlaget Honorering i prosjekteringsfasen Arbeid utført i prosjekteringsfasen honoreres etter medgått tid i henhold til satser oppgitt i tilbudsskjema. For øvrig gjelder bestemmelsene I NS 8407, pkt. 30 om kostnadsoverslag, kontroll og dokumentasjon Honorering i utførelsesfasen Honoraret i utførelsesfasen skal betales i samsvar med avtalt målsum og betalingsreglene i Totalentrepriseboka og NS Andel av overskudd/underskudd Dersom sluttkostnaden for prosjektet blir lavere enn målsummen som gjelder ved overtakelse, fordeles besparelsen med 50 % på totalentreprenør og 50 % på byggherren. Side 6 av 9

7 Dersom sluttkostnaden for prosjektet blir høyere enn målsummen som gjelder ved overtakelse, fordeles merkostnaden med 50 % på totalentreprenør og 50 % på byggherren. Totalentreprenørens andel av overskudd eller underskudd skal inngå i hans sluttoppstilling med sluttfaktura etter NS 8407, pkt Avbestilling Generelt Byggherren har rett til å avbestille hele eller deler av kontraktsarbeidet. Avbestilling skal foretas skriftlig i så god tid som mulig. Byggherrens avbestilling av kontrakten begrenser ikke hans rettigheter til prosjekteringsmaterialet. Ved avbestilling skal totalentreprenøren overlevere alt utarbeidet materiale til byggherren og byggherren overtar full eiendomsrett og disposisjonsrett til all papirbasert og elektronisk utarbeidet prosjekteringsmateriale, og har rett til å benytte dette materialet i den videre prosjektutviklingen med en annen/andre aktør(er). Avbestilling endrer ikke totalentreprenørens ansvar for det leverte materialet. Totalentreprenøren plikter å ta med punkt 1.9 i avtalene med arkitekt, rådgivere, underentreprenører og andre kontraktsmedhjelpere Avbestilling i prosjekteringsfasen Dersom byggherren velger å avbestille kontrakten før utførelsesfasen, medfører dette ikke noe ansvar overfor totalentreprenøren utover betaling for utført arbeid. Oppgjør foretas i overensstemmelse med NS 8407 pkt. 39 på grunnlag av timepriser og påslag angitt i tilbudsskjema Avbestilling i utførelsesfasen For avbestilling i utførelsesfasen gjelder NS 8407 pkt Åpenhet og rapportering Byggherren vil gjennomføre løpende evaluering av prosessen for å sikre at de fastsatte mål for prosjektet nås. All økonomioppfølging hos totalentreprenøren, herunder regnskaper, innkjøpslister m.v., skal være åpen og tilgjengelig for byggeherren eller hans bemyndigede, herunder eventuell ekstern revisor engasjert av byggherren. Totalentreprenøren skal i prosjekteringsfasen rapportere status på følgende hovedpunkter: Faktisk fremdrift opp mot planlagt fremdrift Påløpt honorar opp mot honorarbudsjett og fremdriftplanen Side 7 av 9

8 Neste måneds hovedoppgave med fokus på kritiske aktiviteter, herunder hvilke planer som er lagt for å sikre deres gjennomføring. Totalentreprenøren skal i utførelsesfasen rapportere status på følgende hovedpunkter: Bemanning Faktisk fremdrift opp mot planlagt fremdrift, produksjon, bilder fra byggeplassen SHA-arbeid, ulykker, vernearbeid, Kvalitetssikring, KS-plan, kontroller, sjekker m.m. Økonomi Hovedaktiviteter i neste 14. dagers periode Avvik og problemområder Detaljert økonomisk status i forhold til målsum. Større avvik skal forklares. Statistikk for SHA-arbeid og KS-arbeid Neste måneds hovedoppgave med fokus på kritiske aktiviteter, herunder hvilke planer som er lagt for å sikre deres gjennomføring. Rapporteringen skal være skriftlig og skal oversendes månedlig til byggherrens prosjektleder. Byggherren kan bestemme annet rapporteringsintervall. Totalentreprenøren plikter å ta med dette punktet i avtalene med arkitekt, rådgivere, underentreprenører og andre kontraktsmedhjelpere Ansvar og risiko Byggherrens samarbeid med totalentreprenøren og øvrige deltakere i sgruppen endrer ikke ansvar og risiko som totalentreprenøren har etter Totalentrepriseboka og NS Mangler som påberopes av byggherren etter overtakelse dekkes fullt ut av totalentreprenøren Sikkerhetsstillelse Totalentreprenørens sikkerhetsstillelse etter NS 8407 pkt. 7 skal stilles ved overgang til utførelsesfasen, jf pkt 1.6 ovenfor. Sikkerhetsstillelsen skal dokumenteres ved utfylling av Totalentreprisebokas blankett 1A. Utfylt og signert blankett skal være mottatt av Statsbygg innen 14 dager etter avtale er inngått i henhold til pkt. 1.5 ovenfor Konfliktløsning Det er partenes mål å løse konflikter hurtig og på lavest mulig nivå i organisasjonen. Om partene ikke kommer til enighet innen en uke heves diskusjonen til prosjektledelsen. Her gis saken den samme tidsfristen. Om de heller ikke løser saken, bringes den inn for styringsgruppen som avgjør og lukker saken innen en uke. Dersom saken ikke lar seg løse gjennom dette, gjelder bestemmelsene i Totalentrepriseboka og NS Side 8 av 9

9 Side 9 av 9