SAMSPILLSAVTALE (heretter kalt Samspillsavtalen)

Transkript

1 I ) M 0 T T AT T 11, AUG FHSSA KOMMUNE Prosjekt: Mælan skole A??? new; x ~4<>\2 s g1'\;s=s SAMSPILLSAVTALE (heretter kalt Samspillsavtalen) mellom Rissa kommune Org.nr: (heretter kalt byggherren) og CONSTO AS Org.nr: (heretter kalt entreprenøren) om prosjektering og bygging av Mælan 1-10 skole Samspillsavtalen Side 1 av 10

2 L Prosjekt: Mælan skole 1 AVTALEGRUNNLAG 1.1 Avtaledokumentenes gyldighetsrekkefølge For denne avtale gjelder avtalegrunnlaget som er angitt i dette dokument. Avtaledokumentenes gyldighetsrekkefølge er som følger: a) Samspillsavtalen (dette dokument.) b) Referat fra avklaringsmøte før kontraktsinngåelse, den 03 juli 17 c) Tilbudsbrev datert med vedlegg (entreprenørens tilbud). d) Byggherrens tilbudsgrunnlag datert med vedlegg og avklaringer. e) NS AVTALENS INTENSJON OG OMFANG 2.1 Samspill Prosjektet skal gjennomføres etter en samspillsmodell. Byggherre og entreprenør forplikter seg med dette til åpent, ærlig og tillitsfullt samarbeid. 2.2 Avtalens faser Samspillavtalen omfatter utarbeidelse av forprosjekt, prosjektforslag og tidsplan, kalkulasjon og fastsettelse av målpris (fase 1). Dokumentene fra samspillsfasen danner grunnlaget for en totalentreprisekontrakt med målpris (fase 2). Fase 1 igangsettes 1 august 2017 og forventes avsluttet 1 oktober 2017 og omfatter forprosjektering og utarbeidelse av omforent målpris. Fase 2 er forventet igangsatt 1 oktober 2017 og avsluttet vinter 2018 og omfatter detaljprosjektering og utførelse. 2.3 Prosjektets overordnede beskrivelse Prosjektet er basert på tilbudsgrunnlaget datert 20 februar 2017 med vedlegg og rettinger. 2.4 Definisjoner Samspill: En samarbeidsform i et bygge- eller anleggsprosjekt som er basert på dialog, tillit og åpenhet og med tidlig involvering av partene. Prosjektet gjennomføres under felles målsettinger formulert ved felles aktiviteter og basert på fellesøkonomiske interesser. Samspillsavtalen Side 2 av 10

3 ] Prosjekt: Mælan skole Målpris: Den sluttkostnad partene ved utgangen av fase 1 er enige om og har tillitt til at prosjektet kan gjennomføres til. Sluttkostnad: Konstateres i sluttoppgjøret etter overtagelsen og representerer prosjektets reelle totale kostnad inkludert avsetninger for reklamasjonsarbeider, påslag, endringer, tillegg og fradrag. 3 HOLDNINGER OG MÅLSETNINGER 3.1 Prosess Det er partenes felles målsetning å: Gjennomføre en effektiv tidsmessige og kvalitative og utviklende prosess hvor de fastsatte økonomiske, mål etterleves. Følge opp de mål, rammer og spilleregler for samarbeidet som er fastlagt i felleskap. Bidra aktivt til et positivt, konstruktivt og løsningsorientert samarbeidsklima for alle involverte parter. Sikre optimal integrasjon mellom prosjektering og utførelse i alle faser. Gjennomføre løpende evalueringer og erfaringsoverføringer forbedring av prosess og produkt. til bruk for en stadig Sikre at samspill er forankret i egen organisasjon. Gjennomføre prosjektet med fokus på HMS slik at de ansatte har et godt arbeidsmiljø og ikke utsettes for arbeidsulykker. 3.2 Produkt Det er partenes målsetting å: Realisere et prosjekt som oppfyller byggherrens behov. Gjennomføre prosjektet etter Rissa kommunes krav og forventninger til skolebygg. Gjennomføre prosjektet til avtalt tid og kvalitet, uten mangler. 4 ORGANISASJON OG SAMARBEIDSFORM Avtalens parter forplikter seg til å handle i overensstemmelse med intensjonene i nærværende avtale. Samspillsavtalen Side 3 av 10

4 l r Prosjekt: Mælan skole Det er avgjørende for gjennomføringen av samspillprosjektet at partenes samarbeid bygger på ærlighet, respekt, tillit og full åpenhet. 4.1 Overordnet prosjektstyre Det overordnede ansvar for at intensjon og målsetning i avtalen etterleves ivaretas av prosjektstyret bestående av: Representanter fra byggherren: Ordfører, Ove Vollan Representanter fra entreprenør: Daglig leder Consto: Jomar Grøtan Gruppens grunnleggende ansvar og oppgaver er: At samspillsamarbeidet Løsning av konflikter fungerer optimalt. overført fra prosjektgruppen. 4.2 Prosjektgruppe Ansvar for at intensjon og målsetning i avtalen etterleves bestående av: Representanter fra byggherren: Rektor Maria Gjølgali, Vaktmester Rolf Roger Kvernø, Bygg- og eiendomssjef Einar Eilertsen, Prosjektleder Mette Solberg, Rådgiver Knut Solberg. Representanter fra entreprenør: Samspillskoordinator Rune Haugen, Prosjektleder Nils Klevet, Prosjekteringsleder Gro Nordengen Lohn. Gruppens grunnleggende ansvar og oppgaver er: At samspillsamarbeidet fungerer optimalt. Oppfølging av målsetninger. 4.3 Prosjektledelse Det er prosjektledelsens ansvar at det gjennom hele prosjektet gjennomføres en målrettet og effektiv prosess. Videre er det prosjektledelsens ansvar å sørge for at prosjektgruppen er i besittelse av tilstrekkelig informasjon for å ivareta sine oppgaver. Prosjektledelsen består av: Prosjektleder entreprenør: Nils Klevset Prosjektleder byggherre: Mette Solberg Samspillsavtalen Side 4 av 10

5 Prosjekt: Mælan skole Utskifting av personeri prosjektledelsen kan kun skje med gjensidig godkjennelse. 4.4 Arbeidsmøte for samspill lstarten av fase 1 avholdes et arbeidsmøte hvor prosjektgruppe, prosjektledelse og øvrig prosjektadministrasjon deltar. Arbeidsmøtets formål er å sørge for at alle blir fortrolige med og støtter opp om rammene for samspillsamarbeidet. Det kan avholdes ytterligere ett arbeidsmøte ved avslutningen av fase 1 for å sikre at partene har en felles oppfatning om prosjektets innhold og mål. 4.5 Møter Det avholdes følgende møter med på forhånd avtalte møtetidspunkter og deltakere: Byggherremøter. Prosjekteringsmøter. Ved behov avholdes andre typer møter. Partene utarbeider i felleskap en møteplan. 5 PARTENES YTELSER / ARBEIDSOPPGAVER 5.1 Generelt om prosjektering Entreprenøren vil i løpet av fase 1 få tilgang til eksisterende bygg og gis mulighet til å foreta nødvendige forundersøkelser slik at ved utgangen av fase 1 overtar Entreprenøren risiko for lokale forhold. Entreprenøren koordinerer og leder prosjekteringen slik at prosjektets planlagte fremdrift ivaretas. Entreprenøren skal ivareta rollene ansvarlig søker og ansvarlig koordinator for arbeidsmiljøspørsmål under utarbeidelse av et prosjekt (KP). Dette inkluderer ansvar for å fremskaffe brukstillatelse og ferdigattest til rett tid. 5.2 Ved gjennomføring av fase 1 Den overordnede ytelses- og ansvarsfordeling følger: utover det som er fastsatt i punkt 5.1 er som G'ennomførin av fase 1: Byggherre: Delta aktivt i Prosjektgruppen. Fastlegge arealer og godkjenne målpris. Levere informasjon til byggeprosjekt, herunder krav til særinstallasjoner, inventar m.v. til ferdig prosjekt. Samspillsavtalen Side 5 av 10

6 I Prosjekt: Mælan skole Delta i planleggingsmøter og godkjenne prosjektforutsetninger / byggeprosjekt. Delta aktivt i prosjektoptimaliseringen Fullføre reguleringsprosessen Entreprenør: Delta aktivt i Prosjektgruppen. Prosjektledelse. Prosjekteringsledelse. Kalkulasjon. Tidsplanlegging. Forundersøkelser av alle stedlige forhold. Entreprenøren (inklusive prosjekteringsgruppen og tekniske entreprenører) er pliktig til å bidra med prosjektoptimalisering i fase 1. Prosjektoptimaliseringen skal i all hovedsak skje i fase 1 og ikke i fase 2. Utarbeide prosjekteringsmateriale inkludert funksjonskrav, beskrivelse og tegninger. Tegningsunderlag til særinstallasjoner. Undersøke myndighetsforhold. Begge: Avholde arbeidsmøter Etablere prosjektorganisasjon. Formulere og akseptere prosjektmål. Integrere arkitektur, prosjektløsninger og økonomi. Fastlegge risiko og forutsetninger. Prosjekt og prosessgjennomgang. Miljø- og arbeidsmiljøhensyn innarbeides i prosjektet. Utarbeide målprisen for prosjektet. Sørge for nødvendige tillatelser. Utarbeide prosjektforslag / løsningsforslag. Samspillsavtalen Side 6 av 10

7 . Over an fra fase 1 til fase 2 Prosjekt: Mælan skole Ved avslutningen av fase 1 skal arkitektur, tekniske løsninger, omforent målpris og ferdigstillelsesdato foreligge som et samlet prosjektforslag. Det skal avholdes et møte hvor Byggherren tar stilling til det grunnlaget som er utarbeidet i fase 1 og utgjør det samlede prosjektforslag. Det føres et referat fra møtet hvor byggherres godkjennelse og samtlige dokumenter som utgjør det samlede prosjektforslag nedtegnes med dato og revisjons nr. Partene signerer dette referatet. 5.3 Øvrige rådgivere og fagentreprenører Valg av øvrige rådgivere og fagentreprenører, utover de som er valgt ved inngivelse av tilbud, gjøres av partene i felleskap. Fagentreprenører som kan bidra til prosjektoptimalisering både hva angår kvalitet og besparelser inkluderes så tidlig som mulig i prosessen. Det skal etableres kontraherings- og beslutningsplaner ved innhenting av tilbud fra underentreprenører/leverandører. Entreprenøren skal foreta evaluering av innkomne tilbud og forelegge byggherren innstilling for godkjenning før kontraktsforhandlinger igangsettes. Byggherren har rett til å awise på saklig grunnlag. Entreprenøren inngår avtaler med leverandører/underentreprenører direkte. Byggherren skal ha innsyn i alle slike avtaler inkludert forespørsler, tilbud, kontrakter, endringer og sluttoppgjør. 5.4 Utskifting av personell Entreprenørens tilbudte prosjektorganisasjon, inklusive underentreprenørers prosjektorganisasjon kan ikke ha utskifting uten byggherrens godkjennelse. Byggherren har også rett til å kreve utskifting av tilbudt personell, på saklig grunnlag. 6 ØKONOMIEN lprosjektet 6.1 Målsetning Det er partenes målsetning å: Optimalisere prosjektet i fase 1 slik at det oppnås en optimal målpris. Gjennomføre prosjektering og utførelse på en optimal måte slik at en forbedret lønnsomhet oppnås. - Sikre at prosjektet realiseres på en måte som gir alle parter et godt økonomisk resultat. 6.2 Budsjett, målpriskalkyle og målpris Kalkyle for målpris utarbeides i felleskap i detalj i fase 1. Målpriskalkylen skal inneholde følgende hovedelementer: selvkost, påslag, uforutsette kostnader /risikoavsetning og reklamasjonsavsetning. Samspillsavtalen Side 7 av 10

8 v Målprisen fastsettes ved utgangen av fase 1. Prosjekt: Mælan skole Selvkost skal kun inneholde entreprenørens faktiske kostnader enten dette er kostnader for egne ansatte eller innkjøpskost fra leverandør eller underentreprenør. Det skal avsettes et beløp til uforutsette kostnader (risikoavsetning). En avsetning for reklamasjonsarbeider gitt i tilbud belastes prosjektet før beregning av incitament, se pkt Det er knyttet en incitamentsavtale til målprisen. Incitamentsavtalen regulerer partenes andel av overskudd/underskudd i forhold til målprisen. Det er full åpenhet om økonomien. Alle parter er forpliktet til å medvirke til å optimalisere lønnsomheten i prosjektet. I fase 2 foretar prosjektledelsen løpende registrering og måling av awik i forhold til målpris slik at korrigerende tiltak kan iverksettes. 6.3 Vederlag og påslag Det utarbeides en betalingsplan innen utgangen av fase 1 som tar hensyn til den enhver tid gjeldende produksjonsverdi. Entreprenørens totale vederlag vil til slutt bestå av sluttkostnad, med tillegg/fradrag etter oppgjør i henhold til incitamentsavtalen, jfr pkt Entreprenørens påslag er avtalt til følgende: 12% til hovedadministrasjon og fortjeneste. Det er ikke påslag på oppgitte timepriser i tilbudet, på andre innkjøpte ytelser beregnes påslag. 6.4 Incitamentsavtale Modell for overskudds / underskuddsdeling er avtalt som følger: 1. Dersom prosjektets sluttkostnad blir lik målprisen, honoreres Entreprenør uten at det gjøres fradrag eller tillegg i vederlaget. 2. Dersom prosjektets sluttkostnad blir lavere enn målprisen deles den oppnådde besparelse som følger: Byggherre: 50 % Entreprenør: 50 % 3. Dersom prosjektets sluttkostnad overstiger målprisen deles overskridelsen som følger: Byggherre: 50 % Entreprenør: 50% Samspillsavtalen Side 8 av 10

9 'u I Prosjekt: Mælan skole 6.5 Justering av målpris Målsum reguleres kun for direkte kostnader som skyldes funksjonsendringer byggherren krever, samt godkjente endringer. Da entreprenør vil ha mulighet til å foreta undersøkelse på stedet, vil det ikke bli akseptert endringsmeldinger hvor forhold burde vært avdekket tidligere. Entreprenøren har full risiko for at det prosjekterte material er riktig ved ferdig forprosjekt. Kontrakten følger ellers endringssystemet i NS Byggherre initierte prosjektendringer i form av avbestillinger eller endringer regulerer målprisen. Målprisen endres tilsvarende ved andre byggherrerelaterte forhold som etter NS 8407, dog jfr. ovenstående, gir Entreprenøren rett til tillegg eller Byggherren krav på fradrag. De alternative prosjektoptimaliserende og besparende løsningene som fremkommer gjennom samspillsamarbeidet i fase 2 reduserer ikke målprisen, men blir en besparelse for prosjektet. 6.6 Utbedring av feil og skader Entreprenørens kostnader for utbedring av feil i byggetiden, herunder inngår mangel ved overtakelse, eller dekning av kostnader for erstatningskrav fra tredjemann som entreprenøren er ansvarlig for, skal, dersom de ikke dekkes av noen av partenes forsikringer, ikke inngå i prosjektets sluttkostnad men dekkes av entreprenøren i sin helhet. 6.7 Reklamasjon/garanti Det er 5 års reklamasjonstid. Entreprenøren overtar i sluttoppgjøret avsetningen på reklamasjonsarbeid. Entreprenøren overtar samtidig risikoen for at reklamasjonsarbeidene overstiger avsetningen. 7 AVBESTILLING 7.1 Generelt Byggherren har rett til å avbestille hele eller deler av kontraktsarbeidet. Avbestilling skal foretas skriftlig i så god tid som mulig. Byggherrens avbestilling av kontrakten begrenser ikke hans rettigheter til prosjekteringsmaterialet. Ved avbestilling skal totalentreprenøren overlevere alt utarbeidet materiale til byggherren, samt underlagsmateriell. Avbestilling endrer ikke totalentreprenørens ansvar for det leverte materialet. 7.2 Avbestilling i fase 1 og før fase 2 Dersom byggherren velger å avbestille kontrakten før fase 2, medfører dette ikke noe ansvar overfor totalentreprenøren utover betaling for utført arbeid. Oppgjør foretas i overensstemmelse med NS 8407 pkt. 36 på grunnlag av timepriser og påslag angitt i tilbudet. Samspillsavtalen Side 9 av 10

10 v 8 TIDSPLAN Igangsettingstillatelse forventes den Prosjekt: Mælan skole x Oppstart forventes den Prosjektet antas overlevert den ANSVAR OG FORPLIKTELSER Ansvars- og risikofordelingen utover det som er regulert i avtalen mellom partene skal være i samsvar med systemet i NS Partene har dermed et selvstendig ansvar for forhold innenfor sine respektive beskrevne ansvars- og arbeidsområder. 10 KONFLIKTLØSNING Samspillavtalen baserer seg på en alternativ konfliktløsningsmodell der målet er å løse uoverensstemmelser hurtig på lavest mulig nivå i organisasjonene. Om partene ikke kommer til enighet innen 1 uke heves diskusjonen opp ett trinn, dvs til prosjektledelsen. Her gis saken den samme tidsfrist. Om saken heller ikke lar seg løse i dette forumet, bringes den inn for styringsgruppen som avgjør og lukker saken innen to uker etter at de har fått den forelagt. Dersom saken ikke lar seg løse gjennom dette gjelder aktuell norsk standard. ***inht Denne avtale er utstedt i to eksemplarer, hvorav partene beholder et eksemplar hver?.., 57/917 hetten: L45) For entre renøren: ' o. gg p. ', (Foto'onnll'l 8/5 - Agi] w ' N (. " grå/vx Underskrift og dato krift og dato Samspillsavtalen Side 10 av 10