KONTRAKTSBESTEMMELSER SAMSPILL

Transkript

1 KONTRAKTSBESTEMMELSER SAMSPILL Prosjekt 3520 Sjøli- Nybygg Side 1 av 9

2 KONTRAKTSBESTEMMELSER SAMSPILL Kontrakts bestemmelsene for samspill er basert NS 8407, men går ved motstridene foran NS Avtalens intensjon og definisjoner 1.1 Formål Partene inngår med denne avtalen i et samspill som bygger på åpenhet, tillit og felles målforståelse som middel for å oppnå et bygg som tilfredsstiller gitte krav til kvalitet, fremdrift og økonomi. Målsettingen med samspill er å samordne prosjektering, planlegging og utførelse med sikte på å finne frem de beste løsningene for brukers behov innenfor en akseptabel kostnadsramme. Det er videre en målsetning å sikre optimal integrasjon mellom prosjektering, planlegging og utførelse i alle faser. Mål og prinsipper for gjennomføringen av kontrakten beskrives nærmere i et måldokument som partene skal utarbeide sammen med øvrige aktører i samspillsgruppen så snart som mulig etter kontraktsinngåelsen. 1.2 Definisjoner Samspillsgruppen: Målsum: Sluttkostnad: Den gruppe av arkitekter, rådgivere og underentreprenører som sammen med totalentreprenøren skal delta i prosjektering og utførelse av prosjektet. den sum partene blir enige om at prosjektet kan gjennomføres til, inkludert prosjekteringsfasen og utførelsesfasen, og som er utgangspunktet for avregning av totalentreprenørens sluttvederlag for oppfyllelse av sine kontraktsforpliktelser inkludert merverdiavgift. Begrepet «kontraktssum», jf. NS 8407 pkt.1.6, skal leses som «målsum» med mindre annet fremgår. Konstateres i sluttoppgjøret etter overtagelse av kontraktsgjenstanden og utgjør de faktiske kostnader for prosjektering og utførelse av arbeidene som inngår i Målsummen, basert på timepriser og påslag i tilbudsskjema og for øvrig selvkost på innkjøp inkludert merverdiavgift. Side 2 av 9

3 2. Organisasjon og samarbeidsform 2.1 Styringsgruppe Det skal opprettes en egen styringsgruppe med én representant fra hver av partene som møtes jevnlig. Representantene skal være uavhengig av prosjektets daglige virke, men ha tilstrekkelig innsikt i rammene og gjennomføringsmodellen til å kunne fylle rollen. Det foreslås at rådet består av Bruksgårdens prosjekteier og totalentreprenørens daglige leder. Styringsgruppen skal følge opp at samspillet fungerer etter intensjonen og avtalte målsetninger, ved behov vurdere utskiftning av personer uten den rette innstillingen, følge opp fremdriften og økonomien og løse konflikter som løftes opp fra prosjektet. 2.2 Prosjektledelse Hver av partene skal utpeke en prosjektleder. De skal jevnlig avholde kontraktsmøter for å sikre en målrettet og effektiv prosess. Prosjektlederne har ansvaret for å informere styringsgruppen slik at den kan ivareta sin rolle. 2.3 Deltagere i prosjektet Partene er forpliktet til å handle i overensstemmelse med intensjonene i nærværende avtale og sikre at samarbeidsviljen er forankret i alle nivåer av egen organisasjon. Det er viktig at alle aktører i samspillet har den rette innstillingen og holdninger til oppgavene og arbeidsmåten. Hvis det avdekkes parter eller personer som ikke følger modellens intensjoner eller spilleregler skal dette tas opp med styringsgruppen av den part som avdekker dette. Styringsgruppen skal behandle saken og vurdere om en eller flere personer i samspillsgruppen skal skiftes ut med nye personer med rett innstilling. Bruker skal delta i samspillsmøter og prosjekteringsmøter etter en nærmere definert plan. 2.4 Workshop Før prosjekteringsfasen skal det avholdes en workshop hvor styringsgruppen, prosjektledelsen og samspillsgruppen for øvrig deltar. Målet for workshop` en er å sørge for at alle blir fortrolige med og støtter opp om rammene for samspillet. Måldokumentet utarbeides. Byggherren bestemmer om det er behov for ytterlige workshops i senere faser av prosjektet, bl.a. vil det bli vurdert å avholde en workshop ved prosjektets avslutning. Side 3 av 9

4 2.5 Samspilsmøte Prosjektet deles opp i en prosjekteringsfase og en utførelsesfase. I prosjekteringsfasen innkaller byggherren til samspillsmøte mellom byggherren og aktørene i samspillsgruppen minst en gang hver 14. dag. Byggherren og totalentreprenøren kan også ellers når som helst innkalle til samspillsmøte. I utførelsesfasen kan byggherren og totalentreprenøren innkalle til samspillsmøte etter behov. Sammen med innkalling til samspillsmøte skal det så vidt mulig gis en dagsorden. Det kan etableres utredningsgrupper for utvalgte problemstillinger. Utredningsgruppene skal gi samspillsmøtene sine anbefalinger. De samme personer skal så vidt mulig representere partene og de øvrige aktører i samspillsgruppen i alle samspillsmøter. Samspillsmøtet kan ta opp alle spørsmål av betydning for prosjektet. Det bør særlig ta opp spørsmål vedrørende brukerpreferanser, fremdrift, tekniske løsninger og materialvalg og spørsmål vedrørende prosjektets økonomi. Samspillsmøtet skal ikke ta opp spørsmål av kontraktsmessig art, med mindre partene avtaler noe annet. Spørsmål som tas opp i samspillsmøtet skal så vidt mulig løses ved enighet mellom alle fremmøtte aktører, og i overenstemmelse med de mål og prinsipper som er angitt i måldokumentet og prosjektets øvrige dokumentasjon. Dersom enighet ikke oppnås avgjøres spørsmålet av byggherren etter at alle fremmøtte aktører har fått anledning til å uttale seg om spørsmålet. Samspillsmøtene ledes av byggherren. Byggherren eller den han utpeker, fører referat fra møtet. Referatet skal angi hvorvidt et spørsmål er løst ved enighet eller ved byggherrens avgjørelse. Eventuelle innsigelser mot referatet må være mottatt av referenten innen neste samspillsmøte. Totalentreprenøren plikter å ta med dette punktet i avtalen med arkitekt, rådgivere, underentreprenører og andre kontraksmedhjelpere. 3. Totalentreprenørens kontraksmedhjelpere Prosjektering og utførelse som ikke utføres av den del av samspillsgruppen som etter byggherrens forespørsels skal være del av tilbudet, skal kjøpes inn ved konkurranse etter kontraktsinngåelse. Underentreprenører og rådgivere som kan bidra til prosjektoptimalisering skal inkluderes så tidlig som mulig i prosessen. Byggherren skal underrettes hver gang og i god tid før totalentreprenøren inngår kontakt med slike kontraksmedhjelpere, jf. NS 8407 pkt. 10. Side 4 av 9

5 4. Valg av løsninger Valg av materialer, utførelsesmåte og tekniske løsninger skal så vidt mulig gjøres i prosjekteringsfasen. Dersom det ikke oppnås enighet, treffes avgjørelsen av byggherren. 5. Overgang mellom prosjektets faser. Prosjektet har to hovedfaser. Prosjekteringsfasen, fase 1, avsluttes og fase 2, utførelsesfasen, starter opp etter en egen skriftlig tilleggsavtale signert av begge parter. Det er i alle tilfelle et vilkår for oppstart av utførelsesfasen at det foreligger: Avtalt målsum Avtalt sluttfrist 6. Økonomien i prosjektet 6.1 Budsjett for fase 1 Partene skal ved kontraktsinngåelse avtale et nærmere detaljert honorarbudsjett for fase 1, jfr. tilbudsinvitasjonen. 6.2 Utarbeidelse og justering av målsum Prosjektet er definert av dokumentene som inngår i konkurransegrunnlaget, og skal av samspillsgruppen i nært samarbeid med byggherren videreutvikles til et godkjent forprosjekt, med tilhørende gjennomføringsplan og med en tilhørende omforent målsum. Byggherren kan beslutte at hele eller deler av prosjekteringen skal føres lenger før målsum utarbeides. Målsummen utarbeides av partene i fellesskap og skal inneholde alle relevante prosjektkostnader i følge NS Målsummen skal inneholde de faste elementer og kalkuleres mv som totalentreprenøren har oppgitt i sitt tilbud. For øvrig skal målsummen kalkuleres på netto selvkostprinsipp for alle arbeider, inkludert eventuelle rabatter og returprovisjoner og lignende, tillagt de i tilbudsskjema avtalte påslag. Målsummen kan delvis baseres på fastprisavtaler med underentreprenører/ rådgivere. Byggherren vil foreta en kvalitetssikring av målsummen før godkjennelse. Det er kun når det foreligger en endring i henhold til NS 8407 pkt.31 at hver av partene kan kreve en justering av målsummen i henhold til kontraktens bestemmelser. De alternative prosjektoptimaliserende og besparende løsningene som fremkommer gjennom samspillet i utførelsesfasen anses ikke som en endring i denne kontrakt og reduseres derfor ikke målsummen, men blir en besparelse for prosjektet. Side 5 av 9

6 Sluttfrist for kontraktarbeidet med viktige delfrister skal fastlegges senest når forprosjektet med tilhørende målsum foreligger i godkjent stand av begge parter. Byggherren kan bestemme at delfrister skal være dagmulktbelagte. 7. Bestemmelser av vederlaget 7.1 Honorering i prosjekteringsfasen Arbeid utført i prosjekteringsfasen honoreres etter medgått tid i henhold til satser oppgitt i tilbudsskjema. For øvrig gjelder bestemmelser i NS 8407, pkt. 30 om kostnadsoverslag, kontroll og dokumentasjon. 7.2 Honorering i utførelsesfasen Honoraret i utførelsesfasen skal betales i samsvar med avtalt målsum og betalingsreglene i NS Andel av overskudd/ underskudd Dersom sluttkostnaden for prosjektet blir lavere enn målsummen som gjelder ved overtagelse, fordeles besparelsen med 70 % på totalentreprenøren og 30 % på byggherren. Dersom sluttkostnaden for prosjektet blir høyere enn målsummen som gjelder ved overtagelse, fordeles merkostnaden med 70 % på totalentreprenøren og 30 % på byggherren. Totalentreprenørens andel av overskudd eller underskudd skal inngå i hans sluttoppstilling med sluttfaktura etter NS 8407, pkt Avbestilling 8.1 Generelt Byggherren har rett til å avbestille hele eller deler av kontraktarbeidet. Avbestillingen skal foretas skriftlig i så god tid som mulig. Byggherrens avbestilling av kontrakten begrenser ikke hans rettigheter til prosjektmaterialet. Ved avbestilling skal totalentreprenøren overlevere alt utarbeidet materiale til byggherren og byggherren overtar full eiendomsrett og disposisjonsrett til all papirbasert og elektronisk utarbeidet prosjekteringsmateriale, og har rett til å benytte dette materialet i den videre prosjektutviklingen med en annen/ andre aktør(er). Side 6 av 9

7 Avbestilling endrer ikke totalentreprenørens ansvar for det leverte materialet. Totalentreprenøren plikter å ta med punkt 8.1 i avtalene med rådgivere, underentreprenører og andre kontraksmedhjelpere. 8.2 Avbestilling i prosjekteringsfasen. Dersom byggherren velger å avbestille kontrakten før utførelsesfasen, medfører dette ikke noe ansvar ovenfor totalentreprenøren utover betaling for utført arbeid. Oppgjør foretas i overenstemmelse med NS 8407 pkt. 39 på grunnlag av timepriser og påslag angitt i tilbudsskjema. 8.3 Avbestilling i utførelsesfasen For avbestilling i utførelsesfasen gjelder NS 8407 pkt Åpenhet og rapportering Byggherren vil gjennomføre løpende evaluering av prosessen for å sikre at de fastsatte mål for prosjektet nås. All økonomioppfølging hos totalentreprenøren, herunder regnskaper, innkjøpslister m.v., skal være åpen og tilgjengelig for byggherren eller hans bemyndigede, herunder eventuell ekstern revisor engasjert av byggherren. Totalentreprenøren skal i prosjekteringsfasen rapportere status på følgende hovedpunkter: Faktisk fremdrift opp mot planlagt fremdrift Påløpt honorar opp mot honorarbudsjett og fremdriftsplan Neste måneds hovedoppgave med fokus på kritiske aktiviteter, herunder hvilke planer som er lagt for å sikre deres gjennomføring. Totalentreprenøren skal i utføringsfasen rapportere status på følgende hovedpunkter: Bemanning Faktisk fremdrift opp mot planlagt fremdrift, produksjon, bilder på byggeplass SHA- arbeid, ulykker, vernearbeid Kvalitetssikring, KS- plan, kontroller, sjekker m.m. Økonomi Hovedaktiviteter i neste 14. dagers periode Avvik og problemområder Detaljert økonomisk status i forhold til målsum. Større avvik skal forklares. Statistikk for SHA- arbeid og KS- arbeid Side 7 av 9

8 Neste måneds hovedoppgaver med fokus på kritiske aktiviteter, herunder hvilke planer som er lagt for å sikre deres gjennomføring. Rapportering skal være skriftlig og skal oversendes månedlig til byggherrens prosjektleder. Byggherren kan bestemme annet rapporteringsintervall. Totalentreprenøren plikter å ta med dette punktet i avtalen med rådgivere, underentreprenører og andre kontraksmedhjelpere. 10. Ansvar og risiko Byggherrens samarbeid med totalentreprenøren og øvrige deltagere i samspillgruppen endrer ikke ansvar og risiko som totalentreprenøren har etter NS 8407 Mangler som påberopes av byggherren etter overtagelse dekkes fullt ut av totalentreprenøren. 11. Sikkerhetsstillelse Totalentreprenørens sikkerhetsstillelse etter NS 8407 pkt. 7 skal stilles ved overgang til utførelsesfasen, jf. pkt. 5 ovenfor. Sikkerhetsstillelse skal dokumenteres ved utfylling av blankett 1A sikkerhetsstillelse. Utfylt og signert blankett skal være mottatt av Bruksgården AS innen 14 dager etter avtalen er inngått i henhold til pkt. 5 ovenfor. 12. Konfliktløsning Det er partenes mål å løse konflikter hurtig og på lavest mulig nivå i organisasjonen. Om partenes prosjektledere ikke, innen en uke, kommer til enighet om løsningen av en konflikt, kan hver av dem bringe saken inn for styringsgruppen. Hvis styringsgruppen ikke kommer til enighet innen en uke gjelder NS 8407 pkt. 50. Side 8 av 9

9 Side 9 av 9