03. Rutine for handtering av mobbing/trakassering

Transkript

1 03. Rutine for handtering av mobbing/trakassering Formålet med retningslinja Dette skrivet gir informasjon om kva som skal gjerast om ein opplever mobbing, og dei plikter og rettar vi alle har. Dette skrivet er informasjon primært retta mot dei som kjenner seg utsett for mobbing, men også leiarar, verneombod og tillitsvalde som skal handtere situasjonar der mobbing førekjem. Mobbing er ikkje akseptabelt, og arbeidsgivar er oppteken av at vi raskast mogleg må stanse eller endre dei handlingane som gjer at enkeltpersonar kjenner seg mobba. Dersom mobbing/trakassering skal kunne handterast er vi difor avhengig av at den enkelte tek opp si sak i samsvar med dei retningslinjene som er omtalt i dette dokumentet. Andre som observerer mobbetilfella skal underrette næraste leiar om at vedkomande er kjent med at det førekjem mobbing/trakassering på arbeidsplassen (varsling, jf. AML 2-4 og 2-5). Kva er mobbing? Mange kan ha opplevd negative handlingar, til dømes å bli utskjelt, å bli offer for ryktespreiing, å bli oversett eller overhøyrt i ein sosial situasjon på jobb eller liknande. Som enkeltståande handlingar kan dette vere ufarleg og ein del av livet. Men når dei negative handlingane systematisk og over tid rettast mot ein eller fleire personar er det mobbing. I slike høve kan ein oppleve at det er ein ubalanse i styrkeforholdet og der ein opplever at det er vanskeleg å forsvare seg mot dette. Handlingane kan vere: Direkte mobbing: Open aggresjon, som utskjelling og latterleggjering. Indirekte mobbing: skjulte eller unnlatelseshandlingar, som isolering og tilbakehald av informasjon Arbeidsrelatert mobbing: stille opp hindringar for jobbutføring, tap av arbeidsoppgåver eller fordelar Personrelatert mobbing: ryktespreiing, seksuell trakassering Mobbing er eit fenomen som utviklar seg som ein prosess. I starten kan provokasjonane vere forsiktige og lette å oversjå. Etter kvart blir ein utfordra hyppigare og meir openlyst. Til slutt kan angrepa bli svært 1

2 direkte og til og med fysiske. På denne bakgrunnen bør tiltak mot mobbing setjas inn så tidleg som råd, før handlingane blir så alvorlege at vanleg konflikthandtering ikkje lenger strekk til. Lov og avtaleverk Arbeidsmiljølova sitt mål er å sikre arbeidstakarane mot fysiske og psykiske skadeverknader, medverke til eit inkluderande arbeidsliv og gi grunnlag for at arbeidsgivar og arbeidstakarar i verksemda kan ivareta og utvikle arbeidsmiljøet sitt, jf AML 1-1. Arbeidsmiljølova har også reglar om ivaretaking av dei tilsette sin verdigheit, integritet og vern mot mobbing/trakassering og utilbørleg opptreden, jf AML 4-3 (1) og 4-3 (3). Vi viser også til internkontrollforskrifta om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid i verksemder ( 1, 4, 5). Korleis handterer vi mobbing? Handtering av konkrete mobbe- og trakasseringssaker kan vere ein krevjande prosess og ingen saker er heilt like. Mobbesakar skal i prinsippet ikkje handterast på anna måte enn andre konfliktar eller arbeidsmiljøproblem (jfr. HMS-retningslinje 05 og 10) og skal handterast som harde opptrappande konfliktar. Tiltak må vurderast i kvar enkelt sak, ut frå undersøking av saka, kor alvorleg ho er og konsekvensane for dei involverte. Vidare må det vurderast kva som er tenleg for aktørane og for verksemda. Når det oppstår problem med mobbing eller utilbørlege handlingar på ein arbeidsplass, er det viktig at fokus ikkje berre blir retta mot enkeltpersonar, men også mot arbeidsplassen som heilskap. Dette gjeld både i høve til å forstå årsakene, kunne setje i verk tiltak for å hindre gjentaking og syte for sosial inkludering av dei involverte i etterkant av ei mobbesak. Det er dei faktiske handlingane som skal vurderast i lys av om dei er akseptable, uheldige eller uakseptable både som enkelthandlingar og samla. Det er ikkje enkeltpersonane sin personlegdom som skal vurderast. Prosedyre og ansvar - Kva gjer du når du blir mobba? Oppleving/ melding/ observasjon/ klage Avklaringssamtalar/ undersøking Løysing/ konklusjon/ tiltak Evaluering/ oppfølging Første steg vil vere å ta opp problemet med din næraste overordna. Leiarar, uavhengig av organisasjonsnivå, har aktivitetsplikt; alle observasjonar, meldingar eller klager skal takast på alvor. Du må ofte ha dialog med ein leiar om problemet før prosess kan utformast og tiltak bli iverksett. Det skal skrivast referat frå møtet. På eit tidleg stadium kan det også vere greit å diskutere situasjonen om korleis du opplever den med t.d. ein kollega du føler deg fortruleg med. Slik kan du få vurdert saka frå fleire vinklar og 2

3 balansert den slik at di framstilling kjem korrekt ut, så sakleg og truverdig som den skal vere. Ein støtteperson kan hjelpe deg med presentasjon av dei vanskelege hendingane og gje innspel på korleis du bør gå fram. Det kan og være aktuelt å gjennomføre en dialog med leiar og eventuelt den eller dei som du meiner utset deg for mobbing eller utilbørleg opptreden. Dette kan opplevast vanskeleg, men du har både ein rett og ei plikt til å ta opp saka di. Alle har plikt til å ta deg på alvor og gjere sitt beste for å finne ut av situasjonen. Du skal forvente at konkrete tiltak blir gjort og at føringar blir gjeve for å unngå gjentakingar. Dersom det er din næraste leiar (t.d. avdelingsleiar) som du opplever er problemet, eller det av andre årsaker ikkje er tenleg å ta saka opp med vedkommande, er det naturleg at du snakkar med neste leiarnivå/overordna leiar. På dette stadiet kan det alternativt vere aktuelt å kontakte verneombod, tillitsvalt eller bedriftshelseteneste v/ Hjelp24. Dei skal vere fullt oppdaterte på rutinane for handtering av slike saker, og skal passe på at leiinga tek saka på alvor. Verneombodet er arbeidstakarane sin talsperson i arbeidsmiljøsaker, og skal passe på at saker om mobbing blir tatt opp med arbeidsgivar. Tillitsvalde tek vare på medlemane sine interesser i samsvar med lov- og avtaleverket, og er viktige samarbeidspartnarar for arbeidsgivarane i det systematiske HMSarbeidet. Tillitsvalde og verneombod kan også hjelpe deg i møte, men ver klar over at rolla som tillitsvald og verneombod vanskeleg kan kombinerast med meklarrolla. Dersom du opplever at overordna leiar heller ikkje kan handtere problemet ditt, kan personalseksjonen i administrasjonsavdelinga på fylkesnivå vere eit alternativt kontaktpunkt. Personalseksjonen vil kunne ta saka opp med øvste leiarnivå. Alle tilsette kan ta opp prinsipielle og overordna arbeidsmiljøspørsmål med arbeidsmiljøutvalet (AMU). Ver klar over at AMU ikkje handterer personalsaker. Om arbeidsgivar ikkje handsamar saka di seriøst, står det deg fritt å kople inn Arbeidstilsynet. Dei vil da på sjølvstendig grunnlag vurdere saka og eventuelt gje pålegg om kva som skal gjerast. Dette gjeld både i forhold til enkeltsaka og eventuelle organisatoriske årsaker, for å hindre at ein tilsvarande situasjon skal oppstå. Arbeidstilsynet er nøytrale og opptrer ikkje som representant for nokon av partane. Arbeidstilsynet tek heller ikkje stilling til eventuelle erstatningskrav etter mobbing eller diskriminering. Føresetnaden som må ligge til grunn for at Arbeidstilsynet skal følgje opp enkeltsaker er at arbeidstakar må ha prøvd å ta opp saka internt på arbeidsplassen gjennom leiar, tillitsvalde eller verneombod. Kontradiksjon og anonymitet Fordi alle skal sikrast ei rettferdig behandling, har naturleg nok den/dei du meiner står for mobbinga rett til å få vite kva hendingar som er lagt til grunn for påstanden om mobbing. Desse har også høve til å gi eigen uttale i saka. Alle partar skal då høyrast på ein kontradiktorisk måte før ein treff ein konklusjon i saka. Kontradiksjon er partane sin rett til å få komme med sine merknadar, og til og med få imøtegå det 3

4 motpartar eller andre har av merknadar til saka. Dersom dei involverte får vere anonyme vil ikkje ein leiar ha høve til å leve opp til kontradisksjonsprinsippet og saka vil ikkje kunne la seg løyse. Rettferdig behandling av alle partar aukar sjansane til ei god og varig løysing. Samtidig er vedkommande også pliktig til seriøst å bidra til å løyse problemet. Nokre saksbehandlingsreglar Leiarar, verneombod, tillitsvalde og andre aktørar som blir kopla inn i ei mobbesak har teieplikt. Leiar har dokumentasjonsplikt i ei mobbesak; alle vurderingar, tiltak o.a. skal dokumenterast skriftlig, også i ei uformell fase. Møtereferat skal skrivast i alle møte, men skal avgrensast til kva problemstillingar som vart diskutert og kva som vart konkludert. Dersom det er usemje om konklusjonane skal det gå fram av referatet. All korrespondanse i samband med handtering av mobbesaker må dokumenterast og arkiverast på ein forsvarleg måte/i tråd med lovar og reglar. Oppfølging av dei involverte og deira arbeidsmiljø i etterkant Partane I etterkant av ein mobbesak eller hard konflikt må det vurderast om dei involverte partar har behov for hjelp. Tiltak som kan vurderast er blant anna rettleiing og sosial tilrettelegging. Ei mobbesak medfører ofte eit kjenslemessig engasjement hos kolleger. Resultatet kan være at det blir teke parti for eller mot enkeltpersonar. Det kan medføre splitting i to fløyar eller sosial utstøyting av enkeltpersonar. Dersom ein eller fleire av dei involverte i ei mobbesak skal tilbake til den opprinnelege arbeidsplassen er det viktig å sjå på behov for sosial tilrettelegging i forkant av slik tilbakeføring. Både den som har opplevd å bli mobba og den som er skulda for mobbing kan i ettertid ha behov for å diskutere opplevingar og reaksjonar med helsepersonell eller andre rettleiarar. Å bli utsett for mobbing kan gjere noko med ein person si grunnleggjande oppfatning av omgivnadane sine. Sjølv om det ikkje er tale om mobbing kan det likevel vere grunnlag for å gjere tiltak. Der kan vere tale om å etablere arenaer for dialog, tiltak for betring av arbeidsmiljøet eller andre ting. Det kan være nødvendig å hjelpe personar vidare som har oppfatta situasjonen som belastande sjølv om dette er lukka som ei mobbesak. Verksemda Det vil oftast vere relevant å jobbe med arbeidsmiljøet i etterkant av ei mobbesak eller hard konflikt. Dette gjelder både i høve til å forstå årsakene, iverksetting av tiltak for å hindre gjentaking og syte for sosial integrering av dei involverte. Det er likevel viktig å ha eit klart skilje mellom personalsaka og oppfølging av arbeidsmiljøet. Det bør være ein gjennomgang av organisasjonen for å sjå om det er tilhøve som ligg til grunn for -, eller er medverkande årsak til problemet. Dette kan t.d. vere uklare ansvarsforhold eller oppgåvefordeling, manglande tilrettelegging, uklare avgjerder. Dersom problemet har blitt synleg og gått føre seg over tid, må det også stillast spørsmål ved kvifor det ikkje har blitt teke opp tidlegare. Ved organisatoriske feil 4

5 eller uklarheiter skal det treffast tiltak som tydeliggjer rammeføresetnadane for arbeidssituasjonen, interne prosedyrar, samarbeidsformer, ansvar og myndighet. I dette arbeidet er eit nært samarbeid med tillitsvalt og verneombod viktig. AMU/HMS-utval orienterast om prosessen og endringar som blir gjort. Kjelde: Arbeidsmiljølova Internkontrollforskrifta Arbeidstilsynet Einarsen og Pedersen, Håndtering av konflikter og trakassering i arbeidslivet Brochs-Haukedal, Arbeids- og lederpsykologi 5