Retningsliner for handtering av konfliktar

Transkript

1 Retningsliner for handtering av konfliktar Utarbeidet av: Kjellaug Birkeland Godkjent av: Inger Fossdal Godkjent dato: Revideres av: Monica Sandnes Revideres dato: Status: Godkjent Versjon: 2 Samme som 1.versjon RETNINGSLINJER FOR HANDTERING AV KONFLIKTAR Innleiing og definisjonar: Retningslinjene skal sikre at ansvar og metode for handtering dersom det oppstår konflikt eller mobbing. Vidare skal retningslinjene sikre at alle skal best mogeleg rettferdig behandling i ei konflikt eller ei mobbesak. Dei tilsette skal kjenne tryggleik for at berre dei som treng å vere involverte skal få informasjon i saka. Regningslinjene skal vere lett tilgjengelege og vere gjort kjent for alle arbeidstakarar og vere eit aktivt reiskap i å førebyggje og handtere konfliktar og mobbing Definisjonar Konflikt: Konflikt er ein meiningsmotsetnad mellom to eller fleire personar som oppfører seg negativt mot kvarandre på grunn av denne motsetnaden. Konflikt oppstår når det er vanskeleg å sameine ulike interesser og synspunkt. Dersom ein av personane meinar at det er ei konflikt, så er det ei konflikt. Mobbing: Ein situasjon der ein person systematisk og over tid kjenner seg utsett for negative handlingar frå ein eller fleire andre, på ein slik måte at personen som vert ramma har vanskar med å forsvare seg mot den aktuelle handlinga. Ulikskap i maktforhold er sentralt i denne definisjonen. (Einarsen og Hellesøy 1998) Om haldningar til mobbing og trakassering: Det vert ikkje akseptert at tilsette i Osterøy kommune utfører mobbing og trakassering mot andre. Fylgjande handlingar er å sjå på som mobbehandlingar om dei føregår systematisk over tid. Sårande erting/fleiping, ironiske kommentarar, baksnakking og/eller rykter Sosial utestenging Organisatorisk utstøyting Urettmessig bli skulda for dårleg utføring av arbeidet, nedvurdering av fagleg dugleik, fråteken oppgåver og ansvar Personleg åtak

2 Trakassering og / eller nedvurdering på bakgrunn av kjønn, alder, rase, seksuell legning, utdanning og utsjånad Åtak på religiøs tru Om einskildhandlingar er så alvorleg at hendinga har vore djupt krenkjande, kan dette i seg sjølv vere grunnlag for disiplinærsak. På den andre sida er det viktig å hugse på at bruk av humor og ironi ikkje er mobbing når fleipinga går i båe retningar, og at det er balanse i relasjonen. Lista over er på ingen måte uttømande, og kan justerast. Styringsretten til arbeidsgjevaren Der er viktig å merke seg at arbeidsgjevar har styringsrett. Styringsretten inneber at det er arbeidsgjevaren som bestemmer over forhold som ikkje er regulert gjennom avtalar eller avgrensa i lover og forskrifter. Kort sagt er styringsretten arbeidsgjevaren sin rett til å leie, fordele og kontrollere arbeidet, inngå og seie opp arbeidsavtalar, og å ta avgjerder i faglege og administrative spørsmål på vegne av verksemda. Styringsretten er avgrensa av bode vilkåra i arbeidsavtalen, tariffavtalar og lovgjeving på området. Styringsretten kan også avgrensast gjennom ein fast og langvarig praksis følgd av arbeidsgjevar og arbeidstakarar. PRINSIPP FOR KONFLIKTHANDTERING: Ansvar og roller ved konflikthandtering skal vere avklart, og rutinar og retningslinjer skal vere kjent for alle og godt forankra i organisasjonsavdelinga. 1. Konfliktar skal handterast på lågaste mogelege nivå. Det tyder: Konflikten skal gripast tak i så tidleg som mogeleg At partane sjølve prøver å løyse konflikten fyrst At konflikten vert teken hand om av leiarar på lågast mogeleg nivå Ikkje fleire aktørar en som trengst skal delta i arbeidet 2. Konfliktar skal ikkje privatiserast eller personifiserast Det tyder : At konflikten i utgangspunktet skal sjåast på som eit arbeidsmiljøproblem. 3. Involverte partar og andre som kjem i kontakt med konflikten skal vere med i konflikthandteringa. Det tyder: At partane i ein konflikt tek ansvar og vert involverte ved handteringa av konflikten og vert tekne med i samtalar. Dersom det er fleire leiarar på same arbeidsplass må desse snakke saman når det oppstår konfliktar. 4. Konflikten må handterast med ein metode som er tilpassa konflikten. Det tyder: At situasjonen må kartleggast og analyserast (Om handtering av konfliktar trinnvis løysingsprosess sjå neste side..) HANDTERING AV KONFLIKTAR TRINNVIS LØYSINGSPROSESS: Trinn 1: Partane sitt eige ansvar for å finne ei løysing på konflikten

3 Båe partane som er involverte i ein konflikt har eit ansvar for å finne ei løysing på konflikten, og for å ta initiativ til å få i gang ein løysingsprosess. At ansvaret i fyrste instans vert lagt på partane er i samsvar med vilkåra arbeidsmiljølova som tilseier at alle arbeidstakarar har eit ansvar for sitt eige arbeidsmiljø. ( Med part meiner ein her ein eller fleire personar som er involvert i konflikten). A: Konflikt mellom tilsette på same nivå: Kvar av partane har eit ansvar for å samtale med kvarandre om dei forholda som vert opplevd som konfliktfylte og prøve å finne fram til ei løysing. Er det leiar som opplever ein konflikt med ein tilsett eller ei gruppe av tilsette som han/ho er leiar for, skal leiar kalle inn til møte skriftleg. Møteinnkallinga skal innehalde sakliste / orientering om kvifor møtet skal haldast. Er det ein tilsett eller ei gruppe av tilsette som opplever konflikt med leiaren sin, kan den/dei be om eit møte med leiaren, der det vert samtalt om dei forholda som vert opplevd som konfliktfylte. Den/dei tilsette kan også vende seg til tillitsvalde for å få denne til skriftleg å be om eit slikt møte. Gruppe av tilsette kan velje representant for seg i møtet med leiar. C: Konflikt mellom tilsette med forskjellig tenesteeiningar: Partane har eit ansvar for å samtale med kvarandre om dei tilhøva som dei opplever som konfliktfylte etter same retningslinjene som i pkt. A og B. Viss situasjonen ikkje vert avklart eller konflikten varer ved etter dette: Trinn to. TRINN 2: LEIARS PLIKT OG ANSVAR FOR Å BIDRA TIL KONFLIKTLØYSING. Dersom partane sjølve ikkje har klart å finne ei løysing på konflikten har leiar ansvar for å hjelpe partane til å få løyst konflikten. Leiar skal forsikre seg om at dei tilsette sjølve fyrst har prøvd å finne ei løysing på den opplevde konflikten. På dette trinnet i ei konflikt skal det føretakast ei skrifteleggjering ved at ein minimum set opp eit referat frå møter med sakleg oppsummering av semje / usemje, kva konflikten består i og resultatet av møter/ ev. oppfølging. A: Konflikt mellom tilsette på same nivå: Konfliktsaka skal meldast til nærmaste leiar som kallar inn partane til eit møte / ein samtale. Dersom konflikten ikkje vert meld inn, har leiar ei handlingsplikt og skal kalle inn partane til eit møte. Det skal avtalast oppfølging. Er leiar sjølv involvert i konflikten eller utgjer ein av partane skal konfliktsaken meldast til neste leiar som kallar partane inn til møte. Det skal avtalast oppfølging.

4 C: Konflikt mellom tilsette med forskjellig tenesteeiningar: Dersom partane i ein konflikt arbeider i forskjellige tenesteeiningar må det opprettast ein dialog mellom tenesteeiningane. Konflikten vert meldt til den eine eller begge partane sin nærmaste overordna, som har ansvar for at det vert oppretta ein dialog mellom leiarane for dei to partane. Det skal avtalast oppfølging. I arbeidsmiljøkonfliktar mellom tenesteeiningar har rådmann (eller den han delegerer oppgåva til) eller personalsjef ei naturleg handlingsplikt til å ta initiativ for å opprette dialog mellom partane, og innkalle til eit fyrste møte, og prøve å få løyst konflikten. Denne handlingsplikta fritek ikkje einingsleiarane til å initiere arbeidet. Det kan ofte vere mest hensiktsmessig at ein av dei kallar inn til møte for å finne ei løysing på konflikten. Viss situasjonen ikkje vert avklart eller konflikten varer ved etter dette: Trinn tre. TRINN 3: FORMELL LØYSINGSPROSESS MED INNKALLING OG PROTOKOLL: Leiar set i gang ein formell løysingsprosess med møteinnkalling og protokoll. A: Konflikt mellom tilsette : Skriftleg innkalling til nytt møte mellom partane, som kan bli støtta av tillitsvalde eller andre støttepersonar. Det skal stå i innkallinga at dei kan bli støtta av tillitsvalde eller anna støtteperson, og ha med seg dei i møtet. Når leiar er involvert er det leiar på neste nivå som kallar inn til denne type formell løysingsprosess. Det må vurderast om ein treng å søke råd hjå rådmannen eller personalsjef, eventuelt å be om assistanse frå anna rådgjevar/meklar med relevant kompetanse for å finne ei løysing - eller ei ordning for partane. Det skal utarbeidast protokoll frå møtet med underskrift frå begge partane. Det skal lagast tiltaksplan og avtalast oppfølging og evaluering. C: Konflikt mellom tilsette med forskjellige tenesteeiningar: Leiaren som handterte konfliktsaka i trinn 2 skal, og ikkja anna er avtala, setje i gang den formelle løysingsprosessen slik den er formulert for A og B. Leiarane for begge partane skal kallast inn til møtet. Leiar skal informere partane om at dei kan få støtte av tillitsvalde eller anna støtteperson. Det skal stå i innkallinga at dei kan bli støtta av tillitsvalde eller anna støtteperson, og ha med seg dei i møtet. Det er viktig med god informasjon, dialog og samarbeid mellom dei to tenesteeiningane i heile løysingsprosessen.

5 Viss situasjonen ikkje vert avklart eller konflikten varer ved etter dette: Trinn 4. TRINN 4: ARBEIDSGJEVARS ANSVAR OG STYRINGSRETT FOR Å RYDDE OPP I ARBEIDSKONFLIKTAR: A: Konflikt mellom tilsette : Leiar kallar partane inn til nytt møte for å prøve å løyse konflikten. Det skal utarbeidast referat frå møtet der begge partane må skrive under. Det skal avtalast oppfølging / evaluering. C: Konflikt mellom tilsette med forskjellige tenesteeiningar: Det må opprettast ein dialog mellom partane. Leiaren som handterte konfliktsaka i trinn 3 kallar partane inn til nytt møte for å prøve å løyse konflikten. Det skal utarbeidast referat frå møtet der begge partane må skrive under. Det skal avtalast oppfølging / evaluering. Viss situasjonen ikkje vert avklara eller konflikten vedvarer etter dette, skal arbeidsgjevar nytte styringsretten sin for å få slutt på konflikten og kan som siste utveg ty til verkemidlar som omplassering eller oppseiing av ein eller begge partar. Om aktørane si rolle: D) AKTØRAR: 1. Arbeidsgjevar/leiar har ansvaret for å organisere og leie arbeidet slik at tilsette ikkje vert utsette for uheldige fysiske eller psykiske belastningar. Arbeidsgjevar/leiar har plikt til å setje i verk dei tiltak som er nødvendige for å førebyggje og handtere konfliktar og mobbing på arbeidsplassen. 2.Arbeidstakar skal gjere arbeidsgjevar eller verneombod merksam på det dersom han/ho får kjennskap til at det førekjem trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Arbeidstakar pliktar dessutan å medverke ved gjennomføring av dei tiltak som vert sette i verk for å skape eit sunt og trygt arbeidsmiljø, jfr. AML Tilltitsvalde skal ivareta medlemmene sine interesser i høve til lov og avtaleverk. I konfliktsaker bør dei opptre som støttepersonar. Ved førebygging av mobbing er tillitsvalde viktige samarbeidspartar for arbeidsgjevar. Tillitsvalde kan drøfte og forhandle saker med arbeidsgjevar etter reglane i avtaleverket. 4.Verneombodet skal ivareta arbeidstakarane sine interesser som gjeld arbeidsmiljøet ( AML 6-2). Verneombodet skal sjå til at saker om konfliktar og mobbing vert tekne opp med arbeidsgjevar. 5.Arbeidsmiljøutvalet skal sjå til at arbeidsgjevar føl opp meldingar/bekymringsmeldingar/avviksmeldingar om konfliktar og mobbing, og kan

6 vedta at det vert gjort granskingar når dei ser behov for det. Arbeidsmiljøutvalet skal ha melding om talet på pågåande og løyste konflikt- og mobbesaker. 6. Personalkontoret kan fungere som rådgjevar og sekretariat ved handtering av konfliktar, mobbing og trakassering. 7. Rådmann eller Personalkontoret kan ta over handtering av konfliktar, mobbing og trakassering, dersom leiar ikkje kan løyse saka eller er ein del av konflikten. Andre aktørar: I ein tidleg fase og som ledd i forebygging av konflikt kan det vere teneleg å trekke Inn personar eller eksterne ressursar utanfor arbeidsgjevarlinja. Eksempel på dette er: Bedriftshelseteneste Rettleiing Meklarar Juridisk assistanse frå for eksempel KS-advokatane (OBS: All kontakt med KS og bedriftshelsetenestaskal opprettast via personalkontoret). E- ETTERORD: Leiarar på alle nivå, har eit særskilt ansvar for å førebygge konfliktar, dvs. legge tilhøva til rette slik at dei fremjar eit godt samarbeid mellom alle tilsette. Det er leiaren som har ansvaret for å gripe inn når konfliktar eller samarbeidsproblem er i ferd med å bygge seg opp til noko som kan true arbeidsmiljøet på ein arbeidsplass eller mellom to eller fleire arbeidstakarar. Å gripe inn i ein konfliktsituasjon betyr å ta direkte initiativ overfor dei som er involverte, prøve å få til ein dialog mellom partane og setje i gang ein løysingsprosess. Leiar har eit utvida ansvar for at heilskapen i konfliktsaka vert ivaretatt. Leiar kan sjølv opptre som meklar, eller bestemme seg for å søkje hjelp utanfrå. Dette valet vil vere avhengig av kva karakter konflikten har og av leiaren/meklaren sin føresetnad for å ta på seg meklarrolla. Det er viktig at meklar opptrer og vert oppfatta som ein nøytral, upartisk tredjeperson som rettleier partane gjennom løysingsprosessen og er brubyggjar mellom partane. Meklar må kunne skilje sak og person og ikkje ta på seg rolla som domar. Tilliten til meklaren som ein tredjepart er ein føresetnad for å kunne hjelpe partane og fungere som brubyggjar. Dersom leiar eller ein av partane i konflikten føler behov for bistand gjennom løysingsprosessen kan bedriftshelsetenesta, advokat, psykolog eller andre med relevant kompetanse hentast inn som støttepersonar på alle trinn i prosessen. Leiar kan også be om hjelp frå overordna ledd, og må laupande vurdere om/når saka skal flyttast til overordna ledd. Partane kan få støtte av tillitsvald eller anna støtteperson gjennom heile løysingsprosessen. Dersom ein konflikt inneheld element som har med arbeidsmiljøet å gjere, ligg dette innafor verneombodet sitt ansvarsområde. Verneombodet vil opptre i høve til arbeidsmiljølova, den tillitsvalde i høve til tariffavtalen. Dokumentplassering: \ \ Helse, miljø og Prosedyrar tryggleik \ Arbeidsmiljø \ Retningsliner for handtering av konfliktar

7 Dokumentet ble hentet ut fra kvalitetssystemet