Referat fra årsmøte i sykkelkarusellen MNBIK 2015

Transkript

1 Referat fra årsmøte i sykkelkarusellen MNBIK 2015 Dato: Tirsdag 10. november 2015 kl Sted: Møterom 1 i bedriftsidrettens lokaler i Trondheim spektrum. Frammøtte: 20, se til slutt i referatet. Saksliste: 1. Velkommen. 2. Godkjenning av stemmeberettigede, innkallingen, saksliste og forretningsorden. 3. Valg av dirigent, sekretær og to representanter til underskrift av protokollen. 4. Årsmelding 2015 med statistikk samt markering av flerårspremier. 5. Regnskap Budsjett Behandling innkomne forslag og saker 8. Foreløpig terminliste Pause med pizza. 10. Valg av utvalget for Premieutdeling kretsmesterskap. 12. Avslutning. 1. Leder for utvalget, Bård Kuvås Brevik, ønsket velkommen til møtet. 2. De stemmeberettigede, innkallingen, saksliste og forretningsorden ble godkjent. Det var 20 frammøte, navnelister nederst i referatet. En god bedring fra i fjor da det var 13 frammøtte. 3. Bård Kuvås Brevik ble valgt til dirigent, Arne Mikkelsen til sekretær og for underskrift av protokollen ble valgt Morten Bøstein-Melhus og Nils Kristian Grønvik. 4. Årsberetningen 2015 fra utvalget (se vedlegg 1) ble opplest av utvalgets leder. Det var ingen kommentarer til årsberetningen annet enn at Rune Aune takket utvalget for en aldeles utmerket jobb. I samband med årsberetningen presenterte Arne Mikkelsen statistikk for årets ritt samt oversikt fra karusellens 32 år, med adelskalender og premieoversikt alle år med markering av årets jubilanter: 30 år: Amund Grimstad, 25 år: Dag Slagstad, 20 år: Harald Myrholt, 15 år: Geir Evensen og 10 år: Per Arne Hanssen. 5. Regnskap 2015 (vedlegg 2) ble lagt fram av den økonomiansvarlige i utvalget, Geir Møllegaard. Kretskontoret fører regnskapet, og det er vanskelig å få oppdatert informasjon. Bl.a. er utgifter til Røde kors ventet ca kr høyere. Det var noen få spørsmål og kommentarer. Utgifter til årets deltakerpremier (gavekort Hank) er ikke bokført men stipulert med følgende satser: Liten premie (13 stk): 550 kr; Stor premie (53 stk): 1100 kr. Satser for flerårspremier holdes fast på 100 kr x antall år. Total premiering kr. Årets overskudd tilbakeføres kretsen. Årsmøtet tok regnskapet til etterretning. 6. Budsjett 2016 (vedlegg 2) ble lagt fram av Geir Møllegaard. Sponsoravtalen med Hank er i 2016 andre året av tre år. Størrelse på gavekort for flerårspremier holdes på samme nivå. Ellers er nivå på de ulike inntekter og utgifter er lagt på nivået i 2015, og med budsjettert overskudd på kr. Startkontingent og forhåndsbetalingssats uendret. Årsmøtet vedtok budsjettet uten kommentarer. Det kan påløpe noen ekstra kostnader til utstyr, spesielt i forbindelse med vakthold

2 7. Behandling innkomne forslag og saker. Utvalget hadde lagt fram ett forslag for årsmøtet: «Det har i flere år vært problemer med å skaffe nok arrangører til å gjennomføre alle rittene, og siden hele karusellen drives på dugnad har det vært diskutert måter for å få folk til å stille opp. Utvalgets forslag er at for å være kvalifisert til premie (gavekort) ved årets slutt må man i løpet av inneværende og foregående år ha deltatt som arrangør/vakt minst én gang eller ha sittet i utvalget. Dette gjelder både stor og liten premie. Det gjøres unntak for førsteårsdeltakere, dvs. de som har fått tildelt ID inneværende år.» Momenter fra diskusjonen: Det må bli et bedre system for enkeltdeltakere (ikke tilhørende bedrifter som arrangerer) å melde seg på som vakt/medhjelper. Disse må melde seg på i god tid, slik at rittleder får oversikt over mannskapet. For noen ritt kreves det stort mannskap (spesielt puljestart), for andre kreves mindre mannskap (f.eks. Ringvål terreng). Terminlista som legges ut må få med minimum antall arrangører som trengs til hvert ritt. Det bør også komme fram omtrent hvor mange medhjelpere som mangler til hvert ritt (f.eks. ei uke før rittet). For å unngå misforståelser ble teksten i forslaget som lyder «i løpet av inneværende og foregående år ha deltatt» erstatta av «i løpet av inneværende eller foregående år ha deltatt» Ved avstemning om forslaget stemte alle 16 stemmeberettigede for forslaget, og det ble vedtatt. (Én avgitt stemme ble etterpå forkastet fordi det ble oppdaget at stemmegiver ikke var med i bedriftsidrettslag som har betalt kontingent.) Utvalget skal finne praktiske ordninger for påmelding av enkeltdeltakere. Ordningen evalueres etter sesongen Terminliste 2016 Bård K. Brevik la fram utvalgets forslag til terminliste. Den er tilnærmet kopi fra Detaljer: Brøttemstempoen onsdag 18.mai isf. tirsdag 17. mai. (Men arrangør er forhindra onsdag, må evt. bytte) Leinstrandrunden (2 runder Skogly-Klett): Veiarbeidet i Heimdalsvegen er avslutta og rittet går som før. Jonsvannsrunden: Start i Vassdalen som i 2015, grunneiere kontaktes. Høststarten ei uke seinere enn i fjor, dvs. 9. august. KM Klæbu: Forkortet løype i 2015 (pga. trafikken i Klæbu sentrum) videreføres som permanent ordning. Utvalget håper at Vegvesen/politi ikke innskjerper forskrifter vesentlig fra I så fall vil arrangementene kunne bli problematiske å avvikle. 9. Pause (med 10 pizza og mineralvann). 10. Valg. Følgende sammensetning ble valgt ved akklamasjon: Bård Kuvås Brevik (Lindbak B.i.l.) - utvalgsleder Rasmus Strand (Trondheim kommune) Geir Møllegaard (BAS Maskinutleie AS) Bjørn Ove Grøtan (NGU BIL) - ny Ingar Saltvik (Microsoft) - ny Andreas Bach og Arne Mikkelsen går ut etter seks år i utvalget, men Andreas har fortsatt ansvar for resultatservicen på bedriftssykkel.no. 11. Presentasjon av KM-resultater med medaljeutdeling av 15 medaljer. Kretsmestre i Vedlegg 4. Uavhentede medaljer (4 stk) hentes ved henvendelse til Bård K. Brevik. 12. Avslutning. Det ble gitt anledning til noen spørsmål og kommentarer. Siden dette ikke var del av årsmøtet er de ikke referert

3 De 20 frammøtte (med ID og bedrift): Amund Grimstad (91, Grimstad og Tønsager), Andreas Bach (1413, Uninett), Arne Inge Hangerhagen (1033, Asko Midt-Norge AS), Arne Mikkelsen (165, NTNU), Arve Skåren (1154, Dnb Nor), Bjørn Ove Grøtan (1435, NGU B.I.L. ), Bård Kuvås Brevik (1400, Lindbak B.i.l. ), Erik Sundt (762, Emgs BIL), Geir Evensen (391, Rema Distribusjon), Geir Møllegaard (1393, BAS Maskinutleie AS), Harald Myrholt (305, G-sport), Ingar Saltvik (1832, Microsoft), Jan-Ole Tiller (46, SpareBanken1 SMN), John Furuhaug (6, Autronica), Lars Ivan Johnsen (2348, Q-Free), Morten B-Melhus (446, Julius Maske), Nils Kristian Grønvik (506,Miljødirektoratet B.i.l. ), Rasmus Strand (1160, Trondheim kommune), Rune Aune (582,Jernbanens Idrettslag), Tor Urdalen (889, Atmel Norway), Fire av disse hadde ikke stemmerett da bedriften ikke har bedriftidrettslag som har betalt kontingent 2015 til kretsen. Trondheim, 16. nov. 15. Arne Mikkelsen - referent Godkjent av utvalget 17. nov Sign: Bach/Mikkelsen/Strand/Brevik/Møllegaard (sign) (sign) Nils Kristian Grønvik Morten Bøstein-Melhus Protokollunderskriver 1 Protokollunderskriver nov nov -15 Vedlegg: 1. Årsberetning fra utvalget (1 side) 2. Regnskap 2015 og budsjett 2016 (1 side) 3. Kretsmestre (1 side) - 3 -

4 Vedlegg 1 Årsberetning fra sykkelutvalget 2015 Karusellen 2015 har gått uten store forandringer, og det har vært et godt år for syklistene uten alvorlige uhell startende og arrangører i løpet av sesongen på i alt 16 ritt. Det er en liten tilbakegang fra i fjor. o Utvalgets arbeid Utvalget hadde ingen utskiftninger til 2015, men Bård Kuvås Brevik tok over som leder etter Andreas Bach. I tillegg består utvalget av Geir Møllegård, Rasmus Strand og Arne Mikkelsen. Utvalget har hatt tre møter og ellers behandlet saker via epost. Statens Vegvesen avholdte i mars en kurskveld for trafikkvakter ved arrangement. Utvalget var representert med tre mann. Det er innført strengere krav til søknadene om å arrangere sykkelritt på trafikkert vei. Vi har måttet utarbeide skisser for alle kryss/konfliktpunkt med instruks til våre trafikkvakter på stedet. Det er tegnet ny sponsoravtale med Hank Sport. Avtalen gjelder for tre år og har de samme betingelser som tidligere. Årlig sponsorbidrag er o Ritt 16 ritt ble gjennomført stort sett som planlagt. Antall deltagere var i snitt 109 mot 111 i fjor. Jonsvannsrunden ble arrangert med startsted Vassdalen Skisenter i stedet for Jonsborg. Terrengrittet som skulle være på Skogly ble flyttet til Granåsen på grunn av kollisjon med annet arrangement. Skisturittet fikk flyttet start på grunn av veiarbeid. Høststarten ble avkortet på grunn av at vi ikke fikk godkjent vendemål i 70-sone. Det er fortsatt et problem å skaffe ansvarlige arrangører og nok løypevakter. Flere av rittene sto i fare for å bli avlyst helt til dagen før de skulle finne sted. o Økonomi Økonomien i karusellen i år anses som god selv om vi har hatt økte utgifter. Årsaken til økte utgifter er i hovedsak økning av utgiftene til Sanitetstjeneste, innkjøp av noe materiell og leie av trafikkvakt til et ritt. Utvalget innstiller på at mesteparten av årets overskudd tilbakeføres til deltagerne i form av premier. Premiene kan på grunn av økte utgifter bli noe mindre i år enn tidligere år. Karusellens inntektskilder er startkontingenter og sponsormidler fra Hank Sport. Utvalget takker for sesongen 2015 og ønsker velkommen til neste! - 4 -

5 - 5 - Vedlegg 2.

6 Vedlegg 3. Kretsmestre Bedriftskarusellen sykkel 2015 (14,6 km tempo Tillerbrua-Klæbu 18. aug.) Kvinner: Liv Johanne Wekre, Sykehusapoteket Menn: Anders Nordby Gullhav, NTNU 2 Magnus Austlid Grov, Trønder Taxi Menn: Rasmus Strand, Trondheim Kommune 2 Arve Skåren, DnB NOR 3 Bård Kuvås Brevik, Lindbak B.i.l. Menn: 40-49: 1 Nils Kristian Grønvik, Miljødirektoratet B.i.l. 2 Terje Opheim, Sportsbua A/S 3 Espen Eriksen, SpareBanken1 SMN Menn: Inge Valseth, Bravida AS 2 Alf Grøtte, Trondheim kommune 3 Jan-Ole Tiller, SpareBanken1 SMN Menn: 60-1 Per Arne Hanssen, Byåsen vgs 2 Svein Gråbak, Spenncon 3 Arne Mikkelsen, NTNU - 6 -