Referat fra årsmøte i sykkelkarusellen MNBIK 2012

Transkript

1 Referat fra årsmøte i sykkelkarusellen MNBIK 2012 Dato: Tirsdag 30. oktober 2012 kl Sted: Kromaten kantine, Kjemihallen, Sem Sælands v. 2a (i kryss m/høgskolevegen) Frammøtte: 23, se side 3. Saksliste: 1. Velkommen 2. Godkjenning av a. Stemmeberettigede b. Innkallingen c. Saksliste d. Forretningsorden 3. Valg av dirigent, sekretær og to representanter til underskrift av protokollen 4. Årsmelding 2012 med statistikk samt premieutdeling KM og markering 20- og 25-årspremier. 5. Regnskap Behandling innkomne forslag og saker 7. Budsjett Foreløpig terminliste Pause med kake og kaffe 10. Valg av utvalget for Premieutdeling 12. Avslutning 1. Leder for utvalget 2011, Andreas Bach, ønsket velkommen til møtet. 2. De stemmeberettigede, innkallingen, saksliste og forretningsorden ble godkjent. Det var 23 frammøte, herav 21 med stemmerett (dvs. tilhørende bedriftidrettslag som har betalt kontingent 2011 til kretsen). Navnelister nederst. 3. Einar Spjøtvoll ble valgt til dirigent, Arne Mikkelsen til sekretær, og for underskrift av protokollen ble valgt Alexander Matthias Seifried og Alf Grøtte. 4. Årsmeldingen 2012 fra utvalget (se vedlegg 1) ble opplest av utvalgets leder. Alf Grøtte og Geir Evensen hadde kommentar til tredje avsnitt under Ritt ang. stor førstepulje, og mente de beskrevne forhold gjaldt 2011 og ikke 2012, derfor en forhåndsinput til innsendt sak fra Grøtte. Det ble bestemt å sløyfe en setning (seks ord) om samarbeidet med sykkelklubbene, resten ble beholdt. Årsmøtet godkjente årsmeldingen med disse modifikasjoner. I samband med årsmeldingen presenterte Arne Mikkelsen statistikk for årets ritt samt oversikt fra karusellens 29 år, med adelskalender og premieoversikt alle år med markering av årets 10- årsvinner Trond Alexander Olderøyås. Det var ingen med oppnådde 15-, 20- eller 25-årsvinnere. 5. Regnskap 2012 (vedlegg 2) ble lagt fram av økonomiansvarlig Spjøtvoll. Noen utgifter er ikke bokført slik at regnskapet er et utkast. Størrelsen på premiegavekort blir litt høyere enn i fjor: Liten premie (12 stk): 800 kr; Stor premie (60): 1300 kr. 10-årspremie(Trond Alexander Olderøyås) holdes fast på 1000 kr. Årets overskudd på ca kr tilbakeskrives kretsen. Årsmøtet tok regnskapet til etterretning

2 6. Behandling innkomne forslag og saker. Det var kommet inn to forslag fra Alf Grøtte. Forslagene er presentert i vedlegg 3. Forslag 1: Endre puljestørrelse pulje 1. Forslaget ble diskutert. Noen av argumentene som kom fram for forslaget: Mye artigere å sykle i større pulje, de gamle kan henge på de aktive ungdommene. Ingen flere uheldige episoder eller uhell i 30-mannspulje enn i 15-mannspulje, heller tvert imot. Sikkerheten ivaretatt bl.a. med ledebil foran. Siden aktive fortsatt tillates start, er det best å samle disse her. For ryttere i seinere puljer er det en fordel å få samlet de raske i 1. pulje. Noen av argumentene som kom fram mot forslaget: Bedriftsritt er ikke som aktivritt med store puljer, godt vakthold og dommere. Sikkerheten ivaretas best med små puljer. Mange taues inn til god sluttid i stor pulje, i 15-mannspulje må hver enkelt gjøre jobben sin, og det er slik artigst å konkurrere pulje mot pulje. Utvalget påpeker at de har hatt det enklere i år med færre kompliserte hendelser. Avstemning forslag 1: 4 stemte for forslaget, 15 stemte mot forslaget, 2 avholdende. Forslaget avvist. Forslag 2: Endre puljestørrelse alle puljer. Det ble diskutert om forslaget skulle trekkes, da det har mindre relevans når forslag om 30 i førstepulje ikke ble vedtatt. Det ble likevel opprettholdt. Utvalget mener rittene ble raskt nok avviklet med 15 ryttere hvert 5. minutt. Det ble påpekt at i karusellens barndom var det 10 ryttere hvert 3. minutt. Avstemning forslag 2: 2 stemte for forslaget, 15 stemte mot forslaget, 4 avholdende. Forslaget avvist. 7. Budsjett 2013 (vedlegg 2) ble lagt fram av Spjøtvoll sammen med regnskap i sak 5. Nivå på de ulike inntekter og utgifter er lagt på nivået i 2012, og med budsjettert overskudd på kr. Størrelse på gavekort for årspremier holdes på samme nivå og det er ventet opptil fire 30- årspremier neste år. Liten og stor premie kan justeres etter økonomisk resultat Årsmøtet vedtok budsjettet uten kommentarer. 8. Terminliste 2013 og annen informasjon fra utvalget Bach la fram utvalgets forslag til terminliste. Den er tilnærmet kopi fra 2012 men med start ei uke (6 dager) seinere da det ikke utgår noen tirsdager pga. helligdager i mai. Endringer og forslag til endringer: * Partempoen Hyttfosstempoen erstattes av Tanemstempoen med start Tanem sentrum og parkering Tanem skole. Håper på at flere sykler til start og færre biler. Utvalget sjekker parkering og asfaltkvaliteten Hyttfossen-Brøttem. * Overraskelsesrittet utgår pga. liten deltakelse de to år det har vært arrangert, spesielt dårlig i år. * Amund Grimstad og Geir Evensen foreslo å redusere lengden på Jonsborgsprinten fra 13,5 km til 10 km. * Utvalget vurderer noen små endringer i forhåndspåmeldingen som beskrevet i årsmeldingen. Inkludert restriksjoner mot ryttere som ikke møter opp til forhåndsbestilte startnumre to eller tre ganger; for eksempel utestengelse fra forhåndspåmelding for resten av sesongen eller et visst antall ritt. Dette siste ble støttet av flere. 9. Pause med marsipankake, wienerbrød, kaffe og te

3 10. Valg. Følgende ble ved akklamasjon valgt til sykkelutvalget for 2012: Andreas Bach (Uninett) fortsetter som utvalgsleder Arne Mikkelsen (NTNU) Rasmus Strand (Trondheim kommune) ny Bård Kuvås Brevik (ARM) ny Geir Møllegaard (Bilcentrum) - ny Strand og Brevik var foreslått og spurt på forhånd, Møllegaard tilbød seg på årsmøtet. Dermed trer følgende ut av utvalget, alle etter eget ønske: Einar Spjøtvoll (etter to år), Erik Sundt (etter to år), Magnus Vågen (etter ett år). Innspill fra salen til det nye utvalget: * Alexander Matthias Seifried ber utvalget undersøke muligheter for å leie parkeringsplass på Øysanden for de ritt som har start derfra, en liknende ordning som ved parkering Jonsborg. * Hans-Petter Fjeldstad ønsker foredragsholder som del av neste årsmøte. 11. Presentasjon av KM-resultater med medaljeutdeling. Kretsmestre i Vedlegg Avslutning. Einar opplyste at årets liten og stor premie (gavekort Hank Sport) kan hentes på Hank Sport fra en dato som utvalget kunngjør på nettsider. Frammøtte med stemmerett (21): Andreas Bach, Torkel Aune, Börje Forssell, Arne Mikkelsen, Erik Sundt, Thor Eirik Lobben, Syverin Lierhagen, Alf Grøtte, Rasmus Strand, John Furuhaug, Harald Myrholt, Bård Kuvås Brevik, Einar Spjøtvoll, Alexander Matthias Seifried, Jan-Ole Tiller, Geir Evensen, Hans-Petter Fjeldstad, Kjetil Fikkan, Nils Kattem, Amund Grimstad, Roger Skogstad. Frammøtte uten stemmerett (2): Steinar Nordsæther, Geir Møllegaard. Trondheim, 11. nov. 12. Arne Mikkelsen - referent Godkjent av utvalget 20. nov Sign: Bach/Mikkelsen/Strand/Brevik/Møllegaard (sign) (sign) Alf Grøtte Alexander Matthias Seifried Protokollunderskriver 1 Protokollunderskriver 2 Vedlegg: 1. Årsmelding fra utvalget (2 sider) 2. Regnskap 2012 og budsjett 2013 (1 side) 3. Innkomne forslag (1 side) 4. Kretsmestre (1 side) - 3 -

4 Årsmelding fra sykkelutvalget 2012 Vedlegg 1 29.okt.2012 Karusellen 2012 har vært et godt år for syklistene startende og arrangører i løpet av sesongen på i alt 17 ritt. Årsmøtet 2011 endret puljerittene slik at stor førstepulje på 30 syklister utgikk, og igjen har karusellen kun puljer à 15 syklister. Årsmøtet endret også vedtektene slik at syklister med bukkehornstyre kunne delta i terrengritt, riktignok uten at dette førte til en flom av deltakere i denne klassen. Utvalgets arbeid Utvalget hadde én utskiftning til 2012, og kunne starte raskt på neste års oppgaver. Det første ble å søke etter sponsor for karusellen for Etter tilbud fra tre aktører ble Hank Sport valgt i utvalgsmøte. Det andre ble å ta tak i rittene i nærhet til Jonsvannet, som kommunen grep inn i rett før det andre av to ritt der i forrige karusell. Etter telefonkontakt og møtevirksomhet med kommunen og deres eksperter ble det gitt muntlig godkjenning til å søke vegvesenet om å arrangere ritt i samme traseer som foregående år. Utvalget arrangerte et arrangørkurs rett før karusellens start i vår, med noen nye og noen gamle arrangører. Vi ønsker at flere arrangører deltar på en slik kurskveld. Det er dessuten et tiltakende problem å skaffe ansvarlige arrangører, og utvalget ønsker forslag til ordninger som kan bedre på dette. Utvalget har hatt tre møter; og ellers behandlet mange saker via epost. Ritt Årets best besøkte ritt ble Laugen Rundt, med 181 i alt, syklister og arrangører. Antall deltakere per ritt var 109 mot 117 i fjor. Spesielt hadde høstrittene dårlig besøk, som nok delvis kan skyldes mye dårlig tirsdagsvær etter ferien. Antallet syklister som deltok på kun ett ritt er på nivå med det vi har sett de siste årene. Overraskelsesrittet ble dessverre dårlig besøkt, konkurranse med andre arrangementer denne helgen og ustabilt vær kan være årsaken i år, og foreslås avviklet. Etter en del hendelser og utfordringer rundt den større førstepuljen ble denne avviklet ved årsmøtevedtak Dette har spart utvalget for koordineringsarbeid, forenklet resultatlistene, og vi opplever at det er færre uønskede hendelser rundt karusellen enn året før. Forhåndsbetaling og forhåndspåmelding Forhåndsbetaling av karusellen er et godt brukt tilbud, vi er nå oppe i 111 forhåndsbetalte for sesongen, i motsetning til 94 i fjor. De som har forhåndsbetalt karuselldeltakelse får også tilgang på forhåndspåmelding til hvert ritt. Hvis utviklingen fortsetter kan det være nødvendig å se på alternativer for de uten forhåndsbetaling, slik at ikke forhåndsbetalingen medfører en urimelig ulempe for de som ikke har forhåndsbetalt, ettersom de da må vente lenge for å få starte på rittene. Dette kan for eksempel være å åpne for en kort forhåndspåmeldingsperiode samme dag som rittet, - 4 -

5 eller å reservere et lite antall plasser i hver pulje til påmelding ved oppmøte. Det er dessuten en del som forhåndspåmelder seg uten å benytte plassen. Når rittet da starter hender det at det er flere startnummer som står ubrukt, og at de møtende rytterne må vente unødvendig. Utvalget vil se på en ordning for å begrense slik bruk av forhåndspåmeldingen. Økonomi Økonomien i karusellen i år anses som god. Utvalget innstiller på at mesteparten av årets overskudd tilbakeføres til deltagerne i form av premier. Karusellens hovedinntektskilder er startkontingenter og sponsormidler fra Hank Sport

6 Tekst Regnskap 2011 Budsjett 2012 Regnskapsprognose 2012 Forslag budsjett 2013 Vedlegg 2. Inntekter Forhåndsbetalinger Startkontingent Sponsorinntekter Sum inntekter Utgifter Drift av nettside Sanitet Røde Kors Premier Årsmøte Adm. Kostnader Følgebil/arrangør Leie Jonsborg Diverse utgifter Sum utgifter Sum/overskudd

7 Vedlegg 3. Sykkelkarusellen MNBIK. Forslag til årsmøtet Forslag 1: Endre puljestørrelse pulje 1. Forslagsstiller: Alf Grøtte. Forslag til vedtak: 1. pulje skal være på 30 stk. Utvalgets innstilling: Avvises. Utvalget mener at ordningen med utvidet førstepulje har skapt mer problemer og merarbeid (for utvalg og arrangører) enn det er verdt. Forslag 2: Endre puljestørrelse alle puljer. Forslagsstiller: Alf Grøtte. Forslag til vedtak: De resterende puljer skal være på 20 stk. Til vedtaksorden: Hvis forslag 1 faller omfatter dette forslaget også pulje 1. Utvalgets innstilling: Avvises. Utvalget mener at dagens størrelse på puljene er nok i forhold til å få avviklet rittene raskt nok o---o---o---o

8 Vedlegg 4. Kretsmestre Bedriftskarusellen sykkel 2012 (19 km tempo 21. aug.) Kvinner: Vibeke Dybwad, St. Olavs Hospital Kvinner: Annebeth Askevold, Helsedirektoratet Menn: Sindre Grimsbø Persen, Telenor 2. Kristian Gaustad Hanssen, Sintef Menn: Rasmus Strand, Trondheim Kommune 2. Arne Inge Hangerhagen, Asko Midt-Norge AS 3. Terje Opheim, Sportsbua A/S Menn: Roger Sundet, Hank Sport 2. Gjermund Hølås, Coca Cola Drikker A/S 3. Inge Valseth, Bravida AS Menn: Alf Grøtte, Trondheim Kommune 2. Jan-Ole Tiller, SpareBanken 1 SMN 3. Ola Ellefsen, Luftkrigsskolen Menn: Per Arne Hanssen, Byåsen vgs 2. John Furuhaug, Autronica 3. Amund Grimstad, Grimstad og Tønsager - 8 -