Møteprotokoll for Kommunestyret

Transkript

1 Birkenes kommune Møteprotokoll for Kommunestyret Møtedato: Torsdag Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 18:00-19:15 Saksliste Saksnr Tittel 027/16 Godkjenning av møteprotokoll /16 Meldinger 4 Svar fra ordfører på interpellasjon fra Martin Konstali FrP, vedlagt protokollen 029/16 Tilskudd gummibåtfestivalen 030/16 Opprettelse av fast byggekomite 031/16 Tilstandsrapport og handlingsplan barnehage og skole - utsatt behandling 032/16 Prosess for ansettelse av ny rådmann 033/16 Årsberetning /16 Årsregnskap /16 Prosjekt balanse 036/16 Sceneløsning for Tobias jorde - avslutning av prosjekt 037/16 Valg av styrerepresentanter til Avigo AS

2 Birkenes kommune Kommunestyret Torsdag kl 18:00-19:15 holdt Kommunestyret møte på Kommunehuset, møterom Heimdal. Møtet ble ledet av ordfører Anders Christiansen AP. Forfall meldt av følgende medl. Parti Følgende varamedl. møtte Parti Linda Hye Ap Vibeke Thorsen Ap Trygve Endresen H Ivar Aanesland (møtte til sak 027/16) H Olav Vehusheia H Cecilie Enge Stie H 21 medlemmer Fra adm. møtte: Rådmann Gro Anita Trøan, fung teknisk sjef Merete Holtan Birknes, helse og velferdssjef Anne Stapnes, Barnehage og skolesjef Marianne Moen Knutsen, økonomisjef Tom Olstad, controller Lisa Dahl og formannskapssekretær Kari K. Birkeland. Ordfører informerte om kommunestyremøter i juni: torsdag 16. juni ordinært møte, onsdag 22. juni ekstra møte ift kommunereform og behandling av budsjett 2016, torsdag mulig ekstra møte ift prosess kommunereform. Ekstra sak - valg av representanter til Avigo. Kommunestyret sluttet seg til ordførers forslag å ta saken opp til behandling. Ordfører viste til spørsmål fra Anne Kari Birkeland KrF, besvart av administrasjonen og sendt på e-post til kommunestyrets medlemmer Arnt Olav Furholt Sp, besvart av administrasjonen. Svaret sendes på e-post til kommunestyrets medlemmer. Ingen merknader til innkalling og saksliste. Ordfører besvarte forespørsel fra Martin Konstali Frp ang. månedlig betaling kommunale avgifter, jf vedlegg til møteprotokollen

3 028/16: Meldinger Meldingene tas til orientering. 029/16: Tilskudd gummibåtfestivalen Administrasjonen viser til ruspolitisk handlingsplan og foreslår ingen bevilgning av midler til årets Gummibåtfestival. 030/16: Opprettelse av fast byggekomite Tilleggsforslag fra ordfører: Kommunestyret delegerer til valgkomiteen å foreslå 3 representanter til byggekomiteen. Avstemning: Enstemmig, 21 stemmer med tilleggsforslaget fra ordfører. Kommunestyret velger 3 tre representanter blant kommunestyrets medlemmer til referansegruppe for opprettelse av fast byggekomite. Det fremmes egen sak i løpet av 2016 med forslag til: vedtekter retningslinjer for arbeidet med bygg og anleggsprosjekter retningslinjer for forvaltning / vedlikehold av kommunal bygningsmasse Referansegruppen gir innspill til arbeidet med vedtekter og retningslinjer og forbereder behandling i

4 utvalg. Kommunestyret delegerer til valgkomiteen å foreslå 3 representanter til byggekomiteen. 031/16: Tilstandsrapport og handlingsplan barnehage og skole - utsatt behandling Forslag til handlingsplan legges fram til behandling sammen med tilstandsrapporten høst /16: Prosess for ansettelse av ny rådmann 1. Rådmannens oppsigelse tas til etterretning når den foreligger 2. Det settes i gang arbeid for ansettelse av ny rådmann. Målet er at ansettelse skjer i kommunestyrets møte i september, evt. i et ekstra møte i oktober. Rekrutteringsprosessen skal være forsvarlig og ha god kvalitet. 3. Det ansettes i fast stilling. 4. Det opprettes et ansettelsesutvalg som forbereder sak om ansettelse for administrasjonsutvalget. 5. Ansettelsesutvalget ledes av ordføreren og består av varaordfører og en representant fra opposisjonen i administrasjonsutvalget, hovedtillitsvalgt for Fagforbundet, tjenestesjef for helse- og velferd og personalsjef. 6. Kommunen benytter ekstern konsulent ved rekrutteringen. Denne velges av ansettelsesutvalget etter en enkel konkurranse i henhold til gjeldende regler. 7. Tjenestesjef for helse og velferd Anne Stapnes konstitueres som rådmann fra samme dato som rådmannen fratrer. I konstitueringsperioden fratrer Anne Stapnes stillingen som tjenestesjef for helse- og velferd. Konstitueringen varer fram til ny rådmann tiltrer.

5 033/16: Årsberetning 2015 Avstemning: Esteeming, 21 stemmer. Årsberetning 2014 for Birkenes kommune godkjennes og brukes som grunnlag i arbeidet med økonomiplanen for /16: Årsregnskap 2015 Avstemning: Esteeming, 21 stemmer. 1. Kommunestyre godkjenner årsregnskapet for Birkenes kommune for Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet på kr ,53 avsettes på disposisjonsfond. 3. Investeringsprosjekter med manglende eller for lav budsjettbevilgning dekkes av budsjettrammer på investeringsprosjekter som ikke ble gjennomført som planlagt i /16: Prosjekt balanse Rådmann Gro Anita Trøan informerte. Gunnar Høygilt fremmet felles forslag fra H, FrP og Sp: 9a: Ny barnehage utredes (som adm.) 17. Det reduseres med 3 årsverk i perioden. Ett i barnehage/skole, ett i ressurs/helse og velferd og ett i teknisk/servicesenteret. Årsverkene tas ikke i førstelinjen. Effekt 2,2 mill. 20. Det reduseres med 1 årsverk i toppledelsen, som videre skal bestå av rådmann og to kommunalsjefer. Effekt ca. 0,9 mill. Avstemning: 11 stemmer for formannskapets flertallsvedtak mot 10 stemmer for H, FrP og Sps

6 felles forslag. Målet er at ramma på 15 millioner ligger fast. Delprosjekt 1 helse og velferd I tråd med delrapport fra helse og velferd fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 1. Følgende reduksjoner som fremkommer som et resultat av gjennomført analyse av tjenestene, samt ny gjennomgang av budsjett vs. resultat 2015: TILTAK NAV Sykehjem Hjemmetjenester Totalt boveiledertjenesten - samdrift Tot. effekt boligmasse Totalt helse og velferd Planlegging av boligmassen fremskyndes og «Prosjekt bolig» starter høsten 2016 med følgende mål: planlegge for egnet boligmasse hvilke type boliger hvor og når». Prosjektet skal ivareta alle kommunens boligmasseutfordringer og ha bred politisk medvirkning. 3. Administrasjonen gis fullmakt til å gjøre fortløpende justeringer av tjenestetilbudet i de ulike trinn i kommunens tjenestetrapp i tråd med gjeldende behov innenfor helse og velferd. 4. Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal utarbeide standarder for kommunens pleie- og omsorgstjenester. Det skal sikres representasjon fra politisk nivå og brukersiden. Delprosjekt 2-barnehage og skole/ressurssenter I tråd med delrapporten fra barnehage, skole og ressurssenter fremmes følgende forslag til vedtak 5. Skolestruktur behandles i sin helhet i juni med følgende forslag til vedtak a. Herefoss barneskole og Engesland barneskole beholdes og videreutvikles i tett samarbeid med foreldre og nærmiljø. Ny organisering skal ivareta at ressursene brukes mer fleksibelt og i tråd med skiftende behov. b. (d) Det utarbeides en plan for å imøtekomme nye statlige krav til kompetanse mm. for alle skolene innen Ungdomsskolen på Engesland tas ut. 7. Det igangsettes en prosess for å få til et samarbeid med andre kommuner ang PPT.

7 7. Administrasjonen legger frem mulige løsninger for barn i asylmottak (inkl. barnehagetilbud) til politisk behandling i juni etter dialog med SANA asylmottak, private og kommunale barnehager og tverrfaglige tjenester 7. Kommunestyret vedtar følgende utredninger: a. Ny kommunal barnehage utredes med oppstart høst 2016 med hensyn til behov, eierskap og sentrumsnær beliggenhet. Det innhentes ekstern bistand til utredningen. b. Det utredes mulighet for hel eller delvis drift i egen regi for elever som i dag har tilbud på Langemyr. Andre behov for alternative opplæringsarenaer og bruk av fleksible oppfølgingsteam på skolene må sees i sammenheng med dette. c. Administrasjonen går i dialog med private barnehageeiere, for å sjekke ut interessen for overtakelse av kommunen. Ved interesse legges saken frem for politisk behandling. Delprosjekt 3 teknisk og servicesenteret I tråd med delrapport fra teknisk og servicesenteret fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 10. Eierskap vei tas ut av planen TILAK/EFFEKT Årseffekt beløp Eierskap vei 0 Energi Vaktmester Servicetorg og digitalisering Eiendom/bolig Organisering ledelse Øvrige teknisk Øvrige servicetorg SUM (- vei) Det fremmes egen sak om endring av eierskap veg innen juni Saken skal redegjøre nærmere for kriterier som skal ivareta en rettferdig og sosial profil. Det velges et bredt politisk utvalg som sammen med administrative ressurser utreder saken. 12. Det utarbeides forprosjekt og gjennomføres nødvendige anbudskonkurranser med tanke på oppstart tidligst i 2017 for tiltaket Energi. Ny organisering må ivareta nødvendig kapasitet og kompetanse til driftsoppgavene og det må ivareta politisk medvirkning. 13. Før bruk av Gamle Valstrand kan avvikles, må alternative lokalisering for de ulike

8 aktivitetene være avklart. Det fremlegges egen sak med oversikt høst Det gjennomføress en endring i praksis, hvor energiutgiftene vedr. hvert enkelt grendehus blir viderefakturert til grendelagene fra 2. kvartal Administrasjonen igangsetter dialog med grendelagene til de kommunale grendehusene, hvor det legges frem et forslag til overføring av grendehus fra kommunal eie til privat eie. Punktene 14 og 15 sendes til politisk behandling etter at sakene er ferdig utredet, og dialogen med grendelagene er gjennomført. Vi forutsetter at saken kan politisk behandles høsten Det satses mer på digitalisering av tjenester ovenfor publikum og organisasjon. Konsekvens av dette er reduserte åpningstider i Servicetorget fra : Åpningstider Sentralbord hverdager Åpningsdager, mandag, tirsdag, torsdag og fredag (onsdag stengt i servicetorget, men sentralbord betjent ) Det tilbys tid for timeavtaler utenom åpningstider. Veileder/saksbehandler følger dette opp Onsdag før skjærtorsdag Feriemåneden juli: (sentralbord åpent fra ) Andre vedtakspunkter: 17. Eiendomsskatt på fritidseiendommer og boliger økes tilsvarende merinntekt på 2,2 mill. fra Investeringskostnader ENØK-tiltak økes fra 7 mill. til 17,0 mill. brutto i perioden , med reduksjon av tilskudd fra ENOVA på 1,6 mill. Resterende finansieres med låneopptak tilsvarende 6,4 mill. og momskompensasjon. 19. Investeringskostnader for biler økes med kr 300 til innkjøp av to biler til vaktmestertjenesten i Prosjektet lånefinansieres med kr 300. Vedtak i kommunestyret Årseffekt beløp Barnehage og skole Ressurssenteret Helse og velferd Teknisk & Servicesenteret Teknisk Servicesenteret Økt eiendomsskatt Sum tiltak /16: Sceneløsning for Tobias jorde - avslutning av prosjekt

9 Spørsmål fra Alfred Kylland Sp: Hva skal segles brukes til? Spørsmålet oversendes administrasjonen. 1. Kommunestyret takker for gaven gitt til nytt scenetak på Tobias jorde. 2. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å inngå en avtale for å sikre at giver kan bygge på offentlig eiendom og ferdig bygg overrekkes Birkenes kommune. 037/16: Valg av styrerepresentanter til Avigo AS Sak tatt opp i møtet. Nye styrerepresentanter for Avigo AS: Styremedlem Linda Hye Ap. Varamedlem Gunnar Høygilt H. Valget gjelder ut kommunestyreperioden til oktober Birkeland Kari K Birkeland Formannskapssekretær

10 Vedlegg: Svar på forespørsel fra Martin Konstali Frp Interpellasjon til ordføreren fra representant Martin Konstali datert Av og til (les: nesten alltid) kan vi lære av de private. I dag kan man betale lån, strøm, forsikring, Netflix, TV-abonnement, Internett, Spotify og til og med studielånavdragene til statens lånekasse månedlig. Man slipper å planlegge for større utgifter periodevis, ja, med et par unntak da, kommunale avgifter og veiavgift. Birkenes FrP ønsker å gi våre innbyggere muligheten til månedlig innbetaling av kommunale avgifter og eiendomsskatt (frem til FrP overtar og denne gradvis fjernes). Selvsagt bør det fortsatt være mulig å opprettholde dagens ordning for dem som ønsker det. Den nye ordningen bør være under forutsetning av at innbyggerne velger avtalegiro. Ordfører kan du tilby de av våre innbyggere som ønsker det å betale sine avgifter i 12 terminer? Svar fra ordfører Det lar seg gjøre å fakturere 12 terminer for de kundene som ønsker det. Dette vil derimot kreve ekstra ressurser, spesielt for den personen som kjører faktureringen i Komtek (forsystemet til VA), men også for Struktur1 som har ansvaret for utsendelse av fakturaer og oppfølging av kundefordringer. Selv om kunden oppretter avtalegiro/efaktura, er det ingen garanti for at pengene kommer inn. I tillegg til kostnaden med klargjøring i Komtek, kr. 12. eks. mva., må det påregnes opplæring. Personen som jobber med dette er i 60 % stilling, og har ingen ekstra tilgjengelige ressurser som kan steppe inn ved ferie og sykdom. Mao. er kommunen allerede svært sårbart i forhold til å operere med de fire terminene som tilbys i dag. Ved å tilby fakturering 12 terminer i året, som er mulig, vil det kreve mer arbeid og ressurser for Birkenes kommune. I den situasjonen som kommunen er i rent økonomisk, ref. prosjekt balanse, er dette et tilbud som administrasjonen ikke vil anbefale å prioritere nå. Leverandøren av forsystemet (Komtek) uttaler følgende: «For at dere skal kunne fakturere i 12 terminer, må det opprettes både nye hovedterminer og vareterminer. Dersom dere har vannmåleroppgjør i KOMTEK må dere også få inn nye vannmåleravtaletyper som håndterer varene for 12 terminer. Dersom dere har vannmålere og kjører oppgjør i KOMTEK så vil man oppleve at de som har 12 terminer får et etterslep på forskuddsvarene der de sannsynligvis vil bli belastet dobbelt forskudd i første måned etter oppgjør, noe avhengig av når vannmåleroppgjøret kjøres. Dette fordi man kun kan kjøre ett oppgjør uavhengig av hvor mange terminer en avtale faktureres i. Alle gebyr på en avtale må følge samme terminoppsett. Vi tilbyr klargjøring for 12 valgfrie terminer for kr 12. eks mva.»