Innkalling for Formannskapet. Saksliste

Transkript

1 Birkenes kommune Innkalling for Formannskapet Møtedato: Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 15:30-17:00 Saksnr Tittel Saksliste 020/16 Godkjenning av møteprotokoll /16 Meldinger 022/16 Nye Kristiansand - Endelig vedtak om sammenslåing av Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes kommuner - ettersendes 023/16 Revidert budsjett 2016 og budsjett og økonomiplan /16 Drftsrapportering 1. tertial /16 Endring i rapportering økonomi 026/16 Sluttoppstilling oppgradering Birkeland skole 027/16 Ny sammensetning av ATP utvalget 028/16 TV-aksjonen oppnevning kommunekomite og kommunalt bidrag Saksdokumentene er tilgjengelig på nettsiden Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon Birkeland, Anders Christiansen ordfører Gro Anitra Trøan rådmann

2 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 020/16 Formannskapet PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /1794 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av godkjennes.

3 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 041/16 Kommunestyret PS /16 Formannskapet PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl 16/1591 Revidert budsjett 2016 og budsjett og økonomiplan Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Administrasjonens forslag til økonomiplan for og årsbudsjett 2016 med tilhørende driftsbudsjett og investeringsbudsjett for 2016, revidert , med administrasjonens endringer i 1A og 1B og forutsetningene i pkt. 2-9 vedtas. 2. Administrasjonens forslag til revidert økonomiplan for og årsbudsjett 2016, revidert ,med tilhørende driftsbudsjett og investeringsbudsjett for 2016, vedtas. 3. Budsjettets merforbruk i forhold til inntekter dekkes i 2016 inn ved hjelp av fond med kr 2,068 mill. 4. Rådmannen har delegasjon til å oppta kassekreditt dersom det oppstår et likviditetsproblem i løpet av Skatt a. Skatteøren settes til 11,8 % b. Forskudd på skatt for 2016 utskrives med de maksimalsatser som Stortinget bestemmer for både formue og inntekt. c. Eiendomsskatt på verker, bruk og annen næringseiendom utskrives med 7 promille d. Eiendomsskatt på boliger, fritidseiendommer og øvrige eiendommer utskrives med 4,0 promille etter et bunnfradrag på ,-. Eiendomsskattegrunnlaget for boligeiendommer skal basere seg på formuesgrunnlag og tilhørende sentralt fastsatt reduksjonsfaktor, slik den nye takstfastsettingsmetoden gir adgang til. 6. Finans KS-vedtak 062/15 punkt 1 og 3 gjelder ikke for budsjettet i «Det avsettes årlig på disposisjonsfond for å dekke svingninger i økonomien. Gjennomsnittlig skal dette utgjøre 0,6 % av kommunens brutto driftsinntekter over en 4-årsperiode. 3. Avdrag gjeld nedbetales tilsvarende avskrivninger på investeringer hvert år» 7. Kommunale gebyrer, leiepriser m.m. holdes på samme nivå som prislisten viser i tidligere økonomiplan årsbudsjett 2016 vedtatt

4 8. I 2016 opptas langsiktig lån på kr 49,4 mill. hvorav kr 5,0 mill er startlån. 9. Rådmannen, og de som er delegert budsjettmyndighet, påser at de budsjetterte beløp til de forskjellige formål strekker til, jf Kommuneloven 47. Av likviditetshensyn plikter de budsjettansvarlige å fordele utgiftene så jevnt som mulig utover i året. 0T Revidert budsjett Detaljert driftsbudsjett per ansvar Investeringer med tilknyttede inntekter Tiltak prosjekt balanse innarbeidet i budsjett 2016 i henold til vedtak KS 035 Økonomiplan Revidert Prosjekt balanse Endelig rapport Birkenes kommune Organisasjonsmodeller NOTAT vurdering av foreløpig skisse pr april ved Bjørn Brox- Agenda Kaupang Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Birkenes kommunestyre vedtok i KS 125/15 et budsjett 2016 og økonomiplan med underbalanse. Fylkesmannen foretok da lovlighetskontroll av budsjett og økonomiplanen. Dette medførte at Birkenes kommunen ble registrert på ROBEK i februar Det betyr i praksis: Konsekvensene av innmeldingen i ROBEK-registeret følger av Kommunelovens 60: 1. Vedtak om årsbudsjett blir underlagt lovlighetskontroll 2. Vedtak om låneopptak og langsiktige leieavtaler skal godkjennes I tillegg er kommunen pålagt å utarbeide en forpliktende plan for å bringe økonomien i balanse. Planen skal gi en vurdering av økonomisk status. Den skal angi mål for bl.a økonomisk utvikling, og hvilke tiltak dette utløser. Tiltakene skal konkretiseres. Grovt sett

5 gjelder følgende krav til en forpliktende plan: - Kravene til balanse og realisme skal oppfylles - Innsparingene skal være spesifisert og tallfestet - Innsparingene skal være på tjenestenivå - Planen skal vedtas av kommunestyret En lovlighetskontroll innebærer å vurdere om budsjettet er vedtatt og blitt til på lovlig måte og om budsjettet innholdsmessig er lovlig. I henhold til rundskriv H-25/92 og H-6/95 er myndigheten til å foreta lovlighetskontroll delegert til fylkesmann. Birkenes kommune har gjennom «prosjekt balanse» utarbeidet tiltak som gjør at kommunen nå kan utarbeide en ny økonomiplan og budsjett for Denne må godkjennes av Fylkesmannen for at kommunen skal kunne sette i gang aktiviteter i forhold til den. Videre er det innarbeidet endringer i frie inntekter, finans og investeringer ut fra ny oppdatert informasjon. Nytt budsjett og økonomiplan skal inneholde alle obligatoriske økonomiske oversikter både for investering og drift. Bortsett fra de økonomiske endringene vil den opprinnelige økonomiplanen bestå (KS-sak 135/15) i tillegg til vedtak i «prosjekt balanse» KS-sak 035/16 (vedlagt). Rapportering og oppfølging av tiltak fra prosjekt Balanse innarbeides i ordinær rapportering 3 ganger i året og etter dialog med politiske utvalg. Alle tiltak som iverksettes skal skje på en lovlig og forsvarlig måte. Dette omfatter både oppfølging av brukere og medarbeidere som er berørt. Formelle drøftinger og medvirkning skjer før igangsetting. Det skal utarbeides en gjennomføringsplan for ny organisering med en mer rendyrket to-nivå modell. For å lykkes med ny organisering, er det en rekke aktiviteter som må ferdigstilles før igangsetting. Blant annet må nøkkelpersoner i ny organisering forstå sine roller, ansvar og oppgaver, og disse må henge sammen med hverandre i forhold til hvem gjør hva når i det daglige. Endring av organisering skal skje samtidig med andre kritiske aktiviteter, som er nødvendig for å nå organisasjonens mål og oppdrag innenfor de rammene som gjelder. Derfor er en trinnvis innføring av ny organisering nødvendig. Alt det som uavklart i skissene og rapportene som foreligger, må avklares, ferdigstilles og planlegges i en gjennomføringsplan for ny organisering. Planen forankres og drøftes på alle nivåer i organisasjonen. Det som er ferdig og enklere å gjennomføre kan iverksettes, så snart det er hensiktsmessig i forhold til andre aktiviteter.

6 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 023/16 Tjenesteutvalget PS /16 Formannskapet PS /16 Kommunestyret PS /16 Administrasjonsutvalget PS /16 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl K /1158 Prosjekt balanse Administrasjonens forslag til vedtak: Forslag til vedtak: Delprosjekt 1 helse og velferd I tråd med delrapport fra helse og velferd fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 1. Følgende reduksjoner som fremkommer som et resultat av gjennomført analyse av tjenestene, samt ny gjennomgang av budsjett vs. resultat 2015: TILTAK NAV Sykehjem Hjemmetjenester Totalt boveiledertjenesten - samdrift Tot. effekt boligmasse Totalt helse og velferd Planlegging av boligmassen fremskyndes og «Prosjekt bolig» starter høsten 2016 med følgende mål: planlegge for egnet boligmasse hvilke type boliger hvor og når». Prosjektet skal ivareta alle kommunens boligmasseutfordringer. 3. Administrasjonen gis fullmakt til å gjøre fortløpende justeringer av tjenestetilbudet i de ulike trinn i kommunens tjenestetrapp i tråd med gjeldende behov innenfor helse og velferd.

7 4. Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal utarbeide standarder for kommunens pleie- og omsorgstjenester. Det skal sikres representasjon fra politisk nivå og brukersiden. Delprosjekt 2-barnehage og skole/ressurssenter I tråd med delrapporten fra barnehage, skole og ressurssenter fremmes følgende forslag til vedtak 5. Skolestruktur behandles i sin helhet i juni med følgende forslag til vedtak a. Herefoss barneskole og Engesland barneskole beholdes og videreutvikles i tett samarbeid med foreldre og nærmiljø. Ny organisering skal ivareta at ressursene brukes mer fleksibelt og i tråd med skiftende behov. b. Ungdomsskoleelever samles på ett sted i Birkenes kommune, dvs. på Valstrand ungdomsskole. Sentrale myndigheter kontaktes, for å avklare om det er mulig med et forsøk rundt senere skolestart for ungdomsskole. c. Tidligst mulig tidspunkt for oppstart av en samlet ungdomsskole er Offentlig høring vil gjennomføres før endelig vedtak. Her vil det fremkomme oversikt over konsekvenser og mulige løsninger, for å redusere ulemper av tiltaket. d. Det utarbeides en plan for å imøtekomme nye statlige krav til kompetanse mm. for alle skolene innen Følgende reduksjoner vedtas Samle ungdomsskoleelevene på en skole Vikarbudsjett, bortfall av undervisning Avvikle arbeidstid på 17. mai Avvikle ordning med leirskoleopphold - 7 trinn Elever i andre kommuner fra spes.ped til TPO Årseffekt beløp Langemyr Utsatt iverksettelse av avvikslukking Redusert antall ledere Spesialpedagogiske tilbud barnehage Økt antall barn i gruppene kommunal effekt - barnehage

8 Natveitåsen kommunal effekt barnehage Birkeland reduksjon spes.ped Sum Ressurssenter Redusere bemanning på PPT med 0,5? flyktningetjenesten SLT Psykisk helse, barn og unge Sum Totalsum Det igangsettes en prosess for å få til et samarbeid med andre kommuner ang PPT 8. Administrasjonen legger frem mulige løsninger for barn i asylmottak (inkl. barnehagetilbud) til politisk behandling i juni etter dialog med SANA asylmottak, private og kommunale barnehager og tverrfaglige tjenester 9. Kommunestyret vedtar følgende utredninger: a. Ny barnehage utredes med oppstart høst 2016 med hensyn til behov, eierskap og sentrumsnær beliggenhet. Det innhentes ekstern bistand til utredningen. b. Det utredes mulighet for hel eller delvis drift i egen regi for elever som i dag har tilbud på Langemyr. Andre behov for alternative opplæringsarenaer og bruk av fleksible oppfølgingsteam på skolene må sees i sammenheng med dette. c. Administrasjonen går i dialog med private barnehageeiere, for å sjekke ut interessen for overtakelse av kommunen. Ved interesse legges saken frem for politisk behandling. Delprosjekt 3 teknisk og servicesenteret I tråd med delrapport fra teknisk og servicesenteret fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 10. Følgende reduksjoner som fremkommer som et resultat av gjennomført analyse av tjenestene, samt ny gjennomgang av budsjett vs. resultat 2015:

9 TILTAK/EFFEKT Årseffekt beløp Eierskap vei Energi Vaktmester Servicetorg og digitalisering Eiendom/bolig Organisering ledelse Øvrige teknisk Øvrige servicetorg SUM Det fremmes egen sak om endring av eierskap veg innen juni Saken skal redegjøre nærmere for kriterier som skal ligge til grunn og rekkefølge på gjennomføring av endret eierskap. Det velges tre politiske representanter til arbeidsgruppe som sammen med administrative ressurser utreder saken. 12. Det utarbeides forprosjekt og gjennomføres nødvendige anbudskonkurranser med tanke på oppstart tidligst i 2017 for tiltaket Energi. Ny organisering må ivareta nødvendig kapasitet og kompetanse til driftsoppgavene som følger av tiltaket. 13. Før bruk av Gamle Valstrand kan avvikles, må alternative lokalisering for de ulike aktivitetene være avklart. Det fremlegges egen sak med oversikt høst Det gjennomføres en endring i praksis, hvor energiutgiftene vedr. hvert enkelt grendehus blir viderefakturert til grendelagene fra 2. kvartal Administrasjonen igangsetter dialog med grendelagene til de kommunale grendehusene, hvor det legges frem et forslag til overføring av grendehus fra kommunal eie til privat eie. 16. Det satses mer på digitalisering av tjenester ovenfor publikum og organisasjon. Konsekvens av dette er reduserte åpningstider i Servicetorget fra : Åpningstider Sentralbord hverdager Åpningsdager, mandag, tirsdag, torsdag og fredag (onsdag stengt i servicetorget, men sentralbord betjent ) Det tilbys tid for timeavtaler utenom åpningstider. Veileder/saksbehandler følger dette opp Onsdag før skjærtorsdag Feriemåneden juli: (sentralbord åpent fra ) Andre vedtakspunkter: 17. Eiendomsskatt på fritidseiendommer og boliger økes tilsvarende merinntekt på 1,3 mill. fra

10 18. Investeringskostnader ENØK-tiltak økes fra 7 mill. til 17,0 mill. brutto i perioden , med reduksjon av tilskudd fra ENOVA på 1,6 mill. Resterende finansieres med låneopptak tilsvarende 6,4 mill. og momskompensasjon. 19. Investeringskostnader for biler økes med kr til innkjøp av to biler til vaktmestertjenesten i Prosjektet lånefinansieres med kr T Barnehage - skole - ressurssenter - Delprosjektrapport med vedlegg Helse og omsorg - Delprosjektrapport med vedlegg Teknisk og servicesenter delrapport Referat fra møte (2) Europarådets strategi for innovasjon og godt styresett NOTAT vurdering av foreløpig skisse pr april ved Bjørn Brox- Agenda Kaupang Organisasjonsmodeller Kommunestyret - 038/16 KS - behandling: Administrasjonen informerte og besvarte spørsmål. Saken vedtaksbehandles i kommunestyrets møte KS - vedtak: Tjenesteutvalget - 023/16 Tjen - behandling: Tjenesteutvalget debatterte saken. Leder hevet møte fra kl 18:55-19:25 for omforening og presentasjon av forslag. Forslag fra FrP v/martin Konstali: Administrasjonens punkter 5, 7, 9 og 17 strykes. Pkt 7 avvent til K5. Nytt punkt 9. Birkenes Kommune ber en privat aktør bygge en sentrumsnær barnehage. Forslaget fikk 1 stemme og falt med 8 stemmer. Forslag fra KrF v/toril Espegren: Punktene 14 og 15 sendes til politisk behandling etter at sakene er

11 ferdig utredet, og dialogen med grendelagene er gjennomført. Vi forutsetter at saken kan politisk behandles høsten Forslaget ble vedtatt med 6 mot 3 stemmer. Fellesforslag fra Ap, KrF og V til hovedtrekkene i prosjekt balanse: A Rammen for de totale innsparingene på 15 millioner ligger fast B Ungdomskolen for Engesland opprettholdes C Besparelsene på vei ligger som foreslått, men ser viktigheten av en enda bredere politisk medvirkning i arbeidsgruppa som nedsettes D Eiendomsskatten økes tilsvarende 2,2 mill for å dekke inn justeringer i prosjekt balanse. Forslaget ble vedtatt med 5 mot 4 stemmer. Fellesforslag fra H og Sp 1. Det gjennomføres samlede kutt på 17,2 mill 2. Skolestrukturen videreføres som nå 3. Eiendomsskatten økes ikke 4. Vi foreslår utredninger av de kommunale veier med mål om gevinst på minst 1,2 mill 5. Henvendelse til Morten Øgård for vurdering av nytt organisasjonskart Forslaget fikk 4 stemmer og falt med 5 stemmer. Tjen - vedtak: A Rammen for de totale innsparingene på 15 millioner ligger fast B Ungdomskolen for Engesland opprettholdes C Besparelsene på vei ligger som foreslått, men ser viktigheten av en enda bredere politisk medvirkning i arbeidsgruppa som nedsettes D Eiendomsskatten økes tilsvarende 2,2 mill for å dekke inn justeringer i prosjekt balanse. Punktene 14 og 15 sendes til politisk behandling etter at sakene er ferdig utredet, og dialogen med grendelagene er gjennomført. Vi forutsetter at saken kan politisk behandles høsten Administrasjonsutvalget - 008/16 ADM - behandling: Hovedtillitsvalgt Bjørn Knudsen fortalte at ansatte reagerte på forslag til organisering innenfor skole. ADM - vedtak:

12 Prosjekt Balanse tas til orienteing. Formannskapet - 016/16 FM - behandling: Rådmann Gro Anita Trøan og økonomisjef Tom Olstad informerte og besvarte spørsmål Forslag fra AP, Krf og V: Målet er at ramma på 15 millioner ligger fast. Endringer i punktene 1 19 i Administrasjonens forslag.: 2. Planlegging av boligmassen fremskyndes og «Prosjekt bolig» starter høsten 2016 med følgende mål; planlegge for egnet boligmasse hvilken type boliger hvor og når. Prosjektet skal ivareta alle kommunens boligmasseutfordringer og ha bred politisk medvirkning. 5. Punkt b og c strykes. 6. Ungdomskolen på Engesland tas ut. 9.a Ny kommunal barnehage utredes med oppstart høst 2016 med hensyn til behov, eierskap og sentrumsnær beliggenhet. Det innhentes ekstern bistand til utredning. 10. Eierskap vei tas helt ut av planen. 11. Det fremmes egen sak om eierskap av vei innen juni Saken skal redegjøre nærmere for kriterier som skal ivareta en rettferdig og sosial profil. Det velges et bredt politisk utvalg som sammen med administrative ressurser utreder saken. 12. Det utarbeides forprosjekt og gjennomføres nødvendige anbudskonkurranser med tanke på oppstart tidligst i 2017 for tiltaket Energi. Ny organisering må ivareta nødvendig kapasitet og kompetanse til driftsoppgavene og det må ivareta politisk medvirkning. 14. og 15. Forslaget fra Torill Espegren i tjenesteutvalget tas inn. 17. Eiendomsskatt på fritidseiendommer og boliger økes tilsvarende merinntekt på 2,2 millioner fra Forslag fra H og Sp: 1. Det gjennomføres samlede kutt på 17,2 mill 2. Skolestrukturen videreføres som nå 3. Eiendomsskatten økes ikke 4. Vi foreslår utredninger av de kommunale veier med mål om gevinst på minst 1,2 mill 5. Henvendelse til Morten Øgård for vurdering av nytt organisasjonskart 6. Avstemning: 5 stemmer for fellesforslaget fra Ap, Krf og V. 4 stemmer for fellesforslaget fra Høyre og Sp 4 stemmer.

13 FM - vedtak: Målet er at ramma på 15 millioner ligger fast. Delprosjekt 1 helse og velferd I tråd med delrapport fra helse og velferd fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 1. Følgende reduksjoner som fremkommer som et resultat av gjennomført analyse av tjenestene, samt ny gjennomgang av budsjett vs. resultat 2015: TILTAK NAV Sykehjem Hjemmetjenester Totalt boveiledertjenesten - samdrift Tot. effekt boligmasse Totalt helse og velfer Planlegging av boligmassen fremskyndes og «Prosjekt bolig» starter høsten 2016 med følgende mål: planlegge for egnet boligmasse hvilke type boliger hvor og når». Prosjektet skal ivareta alle kommunens boligmasseutfordringer og ha bred politisk medvirkning. 3. Administrasjonen gis fullmakt til å gjøre fortløpende justeringer av tjenestetilbudet i de ulike trinn i kommunens tjenestetrapp i tråd med gjeldende behov innenfor helse og velferd. 4. Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal utarbeide standarder for kommunens pleie- og omsorgstjenester. Det skal sikres representasjon fra politisk nivå og brukersiden. Delprosjekt 2-barnehage og skole/ressurssenter I tråd med delrapporten fra barnehage, skole og ressurssenter fremmes følgende forslag til vedtak 5. Skolestruktur behandles i sin helhet i juni med følgende forslag til vedtak a. Herefoss barneskole og Engesland barneskole beholdes og videreutvikles i tett samarbeid med foreldre og nærmiljø. Ny organisering skal ivareta at ressursene brukes mer fleksibelt og i tråd med skiftende behov. b. strykes c. strykes d. Det utarbeides en plan for å imøtekomme nye statlige krav til kompetanse mm. for alle skolene innen Ungdomsskolen på Engesland tas ut. Ny tabell oversikt reduksjoner fremlegges

14 kommunestyret 7. Det igangsettes en prosess for å få til et samarbeid med andre kommuner ang PPT 8. Administrasjonen legger frem mulige løsninger for barn i asylmottak (inkl. barnehagetilbud) til politisk behandling i juni etter dialog med SANA asylmottak, private og kommunale barnehager og tverrfaglige tjenester 9. Kommunestyret vedtar følgende utredninger: a. Ny kommunal barnehage utredes med oppstart høst 2016 med hensyn til behov, eierskap og sentrumsnær beliggenhet. Det innhentes ekstern bistand til utredningen. b. Det utredes mulighet for hel eller delvis drift i egen regi for elever som i dag har tilbud på Langemyr. Andre behov for alternative opplæringsarenaer og bruk av fleksible oppfølgingsteam på skolene må sees i sammenheng med dette. c. Administrasjonen går i dialog med private barnehageeiere, for å sjekke ut interessen for overtakelse av kommunen. Ved interesse legges saken frem for politisk behandling. Delprosjekt 3 teknisk og servicesenteret I tråd med delrapport fra teknisk og servicesenteret fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 10. Eierskap vei tas ut av planen - TILAK/EFFEKT Årseffekt beløp Eierskap vei ( ) (0) ( ) ( ) ( ) ( ) Energi Vaktmester Servicetorg og digitalisering Eiendom/bolig Organisering ledelse Øvrige teknisk Øvrige servicetorg SUM (- vei) Det fremmes egen sak om endring av eierskap veg innen juni Saken skal redegjøre nærmere for kriterier som skal ivareta en rettferdig og sosial profil. Det velges et bredt politisk utvalg som sammen med administrative ressurser utreder saken. 12. Det utarbeides forprosjekt og gjennomføres nødvendige anbudskonkurranser med tanke på oppstart tidligst i 2017 for tiltaket Energi. Ny organisering må ivareta nødvendig kapasitet og kompetanse til driftsoppgavene og det må ivareta politisk medvirkning. 13. Før bruk av Gamle Valstrand kan avvikles, må alternative lokalisering for de ulike aktivitetene være avklart. Det fremlegges egen sak med oversikt høst 2016.

15 14. Det gjennomføres en endring i praksis, hvor energiutgiftene vedr. hvert enkelt grendehus blir viderefakturert til grendelagene fra 2. kvartal Administrasjonen igangsetter dialog med grendelagene til de kommunale grendehusene, hvor det legges frem et forslag til overføring av grendehus fra kommunal eie til privat eie. Punktene 14 og 15 sendes til politisk behandling etter at sakene er ferdig utredet, og dialogen med grendelagene er gjennomført. Vi forutsetter at saken kan politisk behandles høsten Det satses mer på digitalisering av tjenester ovenfor publikum og organisasjon. Konsekvens av dette er reduserte åpningstider i Servicetorget fra : Åpningstider Sentralbord hverdager Åpningsdager, mandag, tirsdag, torsdag og fredag (onsdag stengt i servicetorget, men sentralbord betjent ) Det tilbys tid for timeavtaler utenom åpningstider. Veileder/saksbehandler følger dette opp Onsdag før skjærtorsdag Feriemåneden juli: (sentralbord åpent fra ) Andre vedtakspunkter: 17. Eiendomsskatt på fritidseiendommer og boliger økes tilsvarende merinntekt på 2,2 mill. fra Investeringskostnader ENØK-tiltak økes fra 7 mill. til 17,0 mill. brutto i perioden , med reduksjon av tilskudd fra ENOVA på 1,6 mill. Resterende finansieres med låneopptak tilsvarende 6,4 mill. og momskompensasjon. 19. Investeringskostnader for biler økes med kr til innkjøp av to biler til vaktmestertjenesten i Prosjektet lånefinansieres med kr Kommunestyret - 035/16 KS - behandling: Rådmann Gro Anita Trøan informerte. Gunnar Høygilt fremmet felles forslag fra H, FrP og Sp: 9a: Ny barnehage utredes (som adm.) 17. Det reduseres med 3 årsverk i perioden. Ett i barnehage/skole, ett i ressurs/helse og velferd og ett i teknisk/servicesenteret. Årsverkene tas ikke i førstelinjen. Effekt 2,2 mill. 20. Det reduseres med 1 årsverk i toppledelsen, som videre skal bestå av rådmann og to kommunalsjefer. Effekt ca. 0,9 mill. Avstemning: 11 stemmer for formannskapets flertallsvedtak mot 10 stemmer for H, FrP og Sps felles forslag.

16 KS - vedtak: Målet er at ramma på 15 millioner ligger fast. Delprosjekt 1 helse og velferd I tråd med delrapport fra helse og velferd fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 1. Følgende reduksjoner som fremkommer som et resultat av gjennomført analyse av tjenestene, samt ny gjennomgang av budsjett vs. resultat 2015: TILTAK NAV Sykehjem Hjemmetjenester Totalt boveiledertjenesten - samdrift Tot. effekt boligmasse Totalt helse og velfer Planlegging av boligmassen fremskyndes og «Prosjekt bolig» starter høsten 2016 med følgende mål: planlegge for egnet boligmasse hvilke type boliger hvor og når». Prosjektet skal ivareta alle kommunens boligmasseutfordringer og ha bred politisk medvirkning. 3. Administrasjonen gis fullmakt til å gjøre fortløpende justeringer av tjenestetilbudet i de ulike trinn i kommunens tjenestetrapp i tråd med gjeldende behov innenfor helse og velferd. 4. Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal utarbeide standarder for kommunens pleie- og omsorgstjenester. Det skal sikres representasjon fra politisk nivå og brukersiden. Delprosjekt 2-barnehage og skole/ressurssenter I tråd med delrapporten fra barnehage, skole og ressurssenter fremmes følgende forslag til vedtak 5. Skolestruktur behandles i sin helhet i juni med følgende forslag til vedtak 1. Herefoss barneskole og Engesland barneskole beholdes og videreutvikles i tett samarbeid med foreldre og nærmiljø. Ny organisering skal ivareta at ressursene brukes mer fleksibelt og i tråd med skiftende behov. 2. (d) Det utarbeides en plan for å imøtekomme nye statlige krav til kompetanse mm. for alle skolene innen Ungdomsskolen på Engesland tas ut. 7. Det igangsettes en prosess for å få til et samarbeid med andre kommuner ang PPT.

17 7. Administrasjonen legger frem mulige løsninger for barn i asylmottak (inkl. barnehagetilbud) til politisk behandling i juni etter dialog med SANA asylmottak, private og kommunale barnehager og tverrfaglige tjenester 7. Kommunestyret vedtar følgende utredninger: a. Ny kommunal barnehage utredes med oppstart høst 2016 med hensyn til behov, eierskap og sentrumsnær beliggenhet. Det innhentes ekstern bistand til utredningen. b. Det utredes mulighet for hel eller delvis drift i egen regi for elever som i dag har tilbud på Langemyr. Andre behov for alternative opplæringsarenaer og bruk av fleksible oppfølgingsteam på skolene må sees i sammenheng med dette. c. Administrasjonen går i dialog med private barnehageeiere, for å sjekke ut interessen for overtakelse av kommunen. Ved interesse legges saken frem for politisk behandling. Delprosjekt 3 teknisk og servicesenteret I tråd med delrapport fra teknisk og servicesenteret fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 10. Eierskap vei tas ut av planen TILAK/EFFEKT Årseffekt beløp Eierskap vei 0 Energi Vaktmester Servicetorg og digitalisering Eiendom/bolig Organisering ledelse Øvrige teknisk Øvrige servicetorg SUM (- vei) Det fremmes egen sak om endring av eierskap veg innen juni Saken skal redegjøre nærmere for kriterier som skal ivareta en rettferdig og sosial profil. Det velges et bredt politisk utvalg som sammen med administrative ressurser utreder saken. 12. Det utarbeides forprosjekt og gjennomføres nødvendige anbudskonkurranser med tanke på oppstart tidligst i 2017 for tiltaket Energi. Ny organisering må ivareta nødvendig kapasitet og kompetanse til driftsoppgavene og det må ivareta politisk medvirkning. 13. Før bruk av Gamle Valstrand kan avvikles, må alternative lokalisering for de ulike

18 aktivitetene være avklart. Det fremlegges egen sak med oversikt høst Det gjennomføress en endring i praksis, hvor energiutgiftene vedr. hvert enkelt grendehus blir viderefakturert til grendelagene fra 2. kvartal Administrasjonen igangsetter dialog med grendelagene til de kommunale grendehusene, hvor det legges frem et forslag til overføring av grendehus fra kommunal eie til privat eie. Punktene 14 og 15 sendes til politisk behandling etter at sakene er ferdig utredet, og dialogen med grendelagene er gjennomført. Vi forutsetter at saken kan politisk behandles høsten Det satses mer på digitalisering av tjenester ovenfor publikum og organisasjon. Konsekvens av dette er reduserte åpningstider i Servicetorget fra : Åpningstider Sentralbord hverdager Åpningsdager, mandag, tirsdag, torsdag og fredag (onsdag stengt i servicetorget, men sentralbord betjent ) Det tilbys tid for timeavtaler utenom åpningstider. Veileder/saksbehandler følger dette opp Onsdag før skjærtorsdag Feriemåneden juli: (sentralbord åpent fra ) Andre vedtakspunkter: 17. Eiendomsskatt på fritidseiendommer og boliger økes tilsvarende merinntekt på 2,2 mill. fra Investeringskostnader ENØK-tiltak økes fra 7 mill. til 17,0 mill. brutto i perioden , med reduksjon av tilskudd fra ENOVA på 1,6 mill. Resterende finansieres med låneopptak tilsvarende 6,4 mill. og momskompensasjon. 19. Investeringskostnader for biler økes med kr til innkjøp av to biler til vaktmestertjenesten i Prosjektet lånefinansieres med kr Vedtak i kommunestyret Årseffekt beløp Barnehage og skole Ressurssenteret Helse og velferd Teknisk & Servicesenteret Teknisk Servicesenteret Økt eiendomsskatt Sum tiltak

19 Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Totale innsparingstiltak: Årseffekt beløp Barnehage og skole Ressurssenteret Helse og velferd Teknisk & Servicesenteret Teknisk Servicesenteret Økt eiendomsskatt Sum tiltak Prosjekt balanse har vært en utfordrende oppgave for Birkenes kommune, både fordi det er omfattende og fordi utførelsen er gjort på svært kort tid. Det medfører at noen av tallene kanskje må justeres når budsjettet for 2017 lages. Tallene er imidlertid estimert godt nok til at det kan fattes vedtak nå. Enkelte saker må vi uansett komme tilbake til i form av flere utredninger. Administrasjonen i Birkenes kommune foreslår driftstiltak på til sammen kr 15,7 mill. i 2020, for å komme i økonomisk balanse på en realistisk måte. Fremover i planperioden mellom vil det kunne akkumuleres opp til 19,5mill. Tallene blir mer usikre, jo lenger ut i perioden vi kommer og det vil bli mer vesentlig å skille mellom innsparing og omstilling. I tillegg til de vanlige driftstiltakene er det foreslått økt eiendomsskatt i noen år fra 2017 til Beløpet tilsvarer en økning i promille på mellom 0,5 og 0,6, fra 4 promille i budsjett Vi må komme tilbake til mer nøyaktige tall i juni. Forslaget om økt eiendomsskatt kommer som følge av forslaget om å beholde barneskolen på Herefoss. I mangel på andre driftstiltak ble Herefoss barneskole anbefalt flyttet til Birkeland av delprosjekt barnehage, skole og Ressurssenteret. Siden delprosjekt teknisk og servicesenter har kommet opp med driftstiltak som gir større effekt enn målsettingen, kan økningen av eiendomsskatt være midlertidig. Behovet for sikre inntekter i form av eiendomsskatt avhenger uansett av faktiske vedtak, gjennomføringstidspunkt, effekt av tiltakene og fremtidig utvikling av behov, utgifter og inntekter. Tiltakene som er foreslått bygger på en del forutsetninger, og bortfall av et eller flere tiltak må erstattes med realistiske tiltak som enten øker inntekter eller reduserer kostnader. Driftsmarginene er små og risikoen anses som høy. Det er ikke realistisk å få reell balanse i økonomien, hvis man planlegger med for små marginer mellom utgifter og inntekter. Driften må

20 dermed justeres ned betraktelig i tråd med prosjekt Balanse, og dette vil kreve stor praksisendring med tilhørende risiko. Eiendomsskatt kan maks økes med 2 promille per år og maks sats er 7 promille. Birkenes kommune har 7 promille på verker og bruk. Innsparing er knyttet til driften i dag og vil relativt lett kunne leses ut av regnskapstallene tidlig i perioden. Omstilling er vanskeligere å identifisere, ettersom noe av den vil kreve vekst i etterspørselen etter tjenester, for å få full effekt av tiltakene og ressursutnyttelse Dette vi gjelde innsparingene i helse og velferd og barnehage i særlig stor grad. Tiltakene innen disse områdene vil være betinget av en viss vekst i de kommunale tjenestene, det vil si at tiltakene kan fremkomme som en redusert enhetskostnad (= kun redusert kostnadsvekst) i kommunen fremfor en redusert totalkostnad (= reell reduksjon fra dagens kostnadsnivå totalt sett). Innen Helse og velferd er faktisk innsparing på økonomi i stor grad avhengig av endringer i behov i befolkningsmassen. Dette kan vanskeliggjøre en faktisk kostnadsreduksjon og forsinke effekten av tiltakene. Kommunen må også bygge opp sin kompetanse i forhold til utfordrende adferd. Det er nærliggende å tro at det kan oppstå nye behov i denne gruppen, ettersom gruppen av eldre blir større med mer varierte behov. Sykehjemmet kan også risikere at det står for mange rom ledige i en overgangsperiode. I tillegg er det utfordringer knyttet til avvikling av ferier. Dersom arbeidsledigheten øker kan vi få økte kostnader innen NAV. Det samme kan skje dersom vi får en økning i drop-outs fra utdanning. Ressurssenteret har et tverrfaglig tilbud som skal sikre et helhetlig tilbud for den enkelte innbygger. Arbeidet som utføres innen Ressurssenteret er viktig for at kostnadene og problemene på andre tjenesteområder ikke skal øke som f. eks. innen NAV pga. drop outs eller i spesialpedagogiske tiltak innen skole og barnehage. Tidlig innsats er viktig særlig for barn og unge. Det er derfor ikke foreslått noen langsiktige kutt innen området, bortsett fra en reduksjon i bemanning på PPT. Betingelsen for dette er at man finner seg en annen kommune som samarbeidspartner, siden en liten kommune som Birkenes er så sårbar når det gjelder rekruttering og sykdom. Vi har en befolkningsvekst og bosetting som utfordrer kapasiteten på tjenestene. Samtidig ser vi en endring i behov. Dette gjør det usikkert om vi har rett nivå på tjenesten og om vi vil ha mulighet til å besitte den kompetansen som det vil være behov for framover. Dette skaper risiko i forhold til både kvalitet og økonomi. Innen barnehagene er den økonomiske risikoen i hovedsak knyttet til at kommunen får mange nok barn i de kommunale barnehagene, for å bli mest mulig effektive. Birkenes kommune må tilstrebe og finne balansen mellom så effektiv drift som mulig, og å opprettholde en kvalitet som gjør at foreldre søker plass til sine barn. Kommunen er i en konkurransesituasjon med de private barnehagene og må derfor balansere kostnadseffektiv drift med attraktivitet ovenfor foreldrene. Gjeldende skole er det forslått å flytte ungdomstrinnet fra Engesland skole og samle ungdomsskolen på ett sted, dvs. på Valstrand skole. Det finnes ingen forskning som sier at små skoler er bedre enn store skoler eller omvendt. Erfaring viser at små miljøer er mer sårbare. Dette gjelder også spesielt for ungdomstrinnet. I denne alderen skjer det mye i den unges utvikling og danning, og det å ha stabile vennerelasjoner og noen å speile seg i er av stor betydning. Totalvurderingen i forhold til økonomi, kvalitet og sårbarhet tilsier at man samler ungdomsskoleelevene på Valstrand ungdomsskole fra høsten I tillegg til den økonomiske innsparingen vil en rendyrking av ungdomsskolen ett sted gi økt mulighet til å styrke fagmiljøet for ungdomsskolen. Det vil også gi reelle valgmuligheter for elevene i forhold til valgfag. Ulempen med lengre vei til skolen og tidligere start på dagen må forsøkes redusert gjennom forsøk på seinere skolestart for ungdomsskolen. Dette vil kreve godkjenning fra sentrale myndigheter pga. lovkravene og endret skyssordning fra

21 fylkeskommunens side. Det er uansett et behov for å gå gjennom skyssordningen i kommunen som helhet etter neste skoleår, for å vurdere logistikk i forhold til skolehverdagen for elevene med tanke på stort areal med mange stikkveier. Kommunestyret vedtok i budsjettvedtaket at det skal kun brukes ressurser som er nødvendig for å levere lovlige og forsvarlige tjenester. Dette har blant annet bidratt til at vi i barnehageopptaket har kun gitt barnehageplass til barn med rett til plass. I forhold til tidlig innsats er ikke dette ønskelig, men pga. manglende finansiering nødvendig. Etter barnehageopptaket skal ikke ledige plasser i kommunale barnehager fylles opp med mindre dette bidrar til å redusere stykkprisen. Private barnehager kan ta inn alle barn, også de uten rett til plass, og kommunen må betale for dette i tråd med forskrift. Alle barn på 4 og 5 år i asylmottaket har rett til barnehageplass. Vi har lenge hatt en «tidlig innsats» praksis, hvor alle barn i asylmottak har fått plass. For å få dette til måtte kommunen gi en garanti til private barnehager, for å betale tilskudd selv når ikke barn fra asylmottaket er i barnehagen ved de to telletidspunktene som gjelder for tilskuddet. Dette fordi man ellers går glipp av tilskudd, fordi man kunne ha tatt inn andre barn som er der hele tiden. I denne situasjonen har derfor både asylmottak og den private barnehage fått informasjon om at tidligere praksis ikke kan fortsette uten at kommunestyret øker budsjettrammene til dette formålet. Vi ser muligheter for at en dialog med alle involverte kan gi oss en mellomløsning. Det kan bety å gi et redusert tilbud ift. tidligere praksis, fremfor at tilbudet faller helt bort for aldersgruppen 1-3 år for barn i asylmottak. Innen Teknisk og servicesenteret er den største risikoen vurdert å være kapasitet til gjennomføring. Dette gjelder også gjennomføring av tiltakene i de øvrige tjenesteområdene, siden alle tiltakene som vedtas trenger gjennomføringsstøtte, styring og ledelse. Ved gjennomføring av tiltakene for disse tjenesteområdene må det derfor være en klar kommunikasjon og forståelse for at det kan innebære en påvirkning av tjenestetilbudet, når det gjelder for eksempel servicenivå, responstid osv. En av de viktigste utfordringene er at flere av tiltakene er gjensidig avhengig av hverandre for å få effekt. Flere av hovedtiltakene krever 100 % gjennomføring, dvs. at alle forutsetninger må inntreffe samtidig eller i henhold til plan. For eksempel vil hovedtiltak «Servicetorv og digitalisering» henge sammen med endring av åpningstider, oppgradering av kommunens nettside og endring av bemanning. Det samme vil gjelde for ENØK knyttet mot organisering. ENØK prosjektet må gjennomføres over tre år av hensyn til støtte fra ENOVA. Kapasitet må frigis til oppfølging, og det må leies inn hjelp knyttet til planlegging og ledelse av prosjektet. Tiltakene i prosjektet innebærer samtidig behov for god samordning med og opplæring av vaktmestere. Det vil ikke være knyttet risiko til effekt av nedbemanningen, da denne blir gjennomført ved naturlig avgang. Vurderinger og detaljer i tiltakene ligger i sin helhet i vedleggene. Risiko i forhold til befolkningsendringer Birkenes kommune er en vekstkommune med de utfordringene og mulighetene, som kommer i forhold til omfang og endring av kommunens tjenestetilbud. Tiltak innen tjenesteområdene barnehage og skole og helse og velferd, hvor tiltakene er basert på omstilling vil i særlig stor grad bli påvirket av utviklingen, ikke bare den demografiske, men også endringer i behovene.

22 For å få full effekt av innsparingene innen barnehage, må kommunen få nok søkere til kommunale barnehager. Tilskudd til private barnehager beregnes ut fra gjennomsnittskostnaden per barn i kommunale barnehager. Dette betyr at dersom kommunen ikke har nok barn til å tilpasse seg optimalt i forhold til antall barn, vil kostnaden på tilskudd til private barnehager også øke. På mellomlang sikt vil kommunen eventuelt kunne løse dette ved å bygge en ny større, fleksibel kommunal barnehage, som kan drives optimalt i stedet for Birkeland barnehage som har plassmessige begrensninger. Betingelsen er imidlertid at vi får den veksten i barnetallet som prognosene viser og at veksten kommer i kommunale barnehager. I tiltakene innen helse og velferd er det lagt til grunn en del effektivitetstiltak basert på at brukergruppene skal få tjenester på riktig nivå. Det krever ikke bare omlegging i måten å arbeide på, men også at man har nok brukere til at man får hentet ut gevinsten, fordi kommunen må opprettholde et visst minimumsnivå for tjenestene. Særlig i det langsiktige boligmassetiltaket som bør utredes, er tidspunktet for gevinst usikkert. Vi vet at antall eldre øker betraktelig rundt 2022 en gang. Innen den tid bør kommunen ha rigget seg, slik at den kan møte veksten av eldre når den inntreffer. Gevinsten vil fremkomme som en redusert enhetskostnad og ikke en totalkostnad ved dette tiltaket. Både bygging av ny barnehage og tilrettelegging for eldreomsorgen er viktige områder å utrede for å forhindre eskalerende vekst i kostnader fremover. Vi er lovpålagt å gi disse gruppene tjenester og må planlegge tilrettelegging for disse gruppene så tidlig som mulig, for å unngå hurtige og dyre avgjørelser. I en omstillingsperiode vil det kunne forekomme at kostnadene blir høyere på disse prosjektene, fordi de avhenger i så stor grad av etterspørsel. Det må derfor også legges en plan for midlertidige løsninger, som kan settes inn dersom det er fornuftig ut fra etterspørsel og økonomi. Igangsettelse forutsetter bruk av investeringsbudsjett i gjeldende budsjett og økonomiplan på kr Etter den siste endringen i tilskuddsordningen for private barnehager synes det verdt å sjekke ut om private barnehager ønsker en frivillig overtakelse, for å øke kommunalt eierskap. Det mest aktuelle er å overta private barnehager som har en effektiv størrelse, slik at kommunal stykkpris reduseres som følge av overtakelsen. Risiko i forhold til organisasjon Organisasjonen har hatt en del større og mindre endringer i løpet av de fire siste årene og merker helt klart presset. I tillegg har det over lang tid vært stramme budsjettrammer, få ressurser og stor sårbarhet ved endringer i bemanningen og nye krav. Dette har ført til et utviklingsetterslep som er omfattende og krevende samtidig med innsparinger. Derfor ble oppdraget for organisasjonen definert som «bedre og billigere». Det er ikke mulig å få dette til ved å gjøre de samme tingene bare litt raskere. Større praksisendringer må til for at den økonomiske effekten skal være stor nok og ha varig effekt. Samtidig skal kvaliteten på tjenesten og styringen totalt sett være lovlig og forsvarlig. Birkenes kommune har over tid manglet riktig kapasitet og kompetanse til å levere tjenester til stadig nye krav og vekst. Dette gjelder også styring og videreutvikling av organisasjonen på en systematisk og effektiv måte. Omstilling går ikke av seg selv. Omstillingen hittil har vist at kommunens ansatte besitter endringsvilje og endringskompetanse. Det er vanskelig å snu restanser til effektiv arbeidsflyt, men dette har altså organisasjonen fått til på tross av større krav. Vi har også lært sammen hvor viktig kommunikasjon, organisering og ledelse er for å styrke og mobilisere gjennomføringsevnen. Uten ansattes daglige innsats vil vi ikke klare å få til nødvendig endring av praksis og gjennomføre tiltakene. Dette bør vektlegges i alle endringer, slik at ansatte opplever respekt og anerkjennelse for den jobben de faktisk gjør for innbyggerne. Dialogen med brukere og ansatte viser dedikerte og engasjerte ansatte. For at endringer skal lykkes må to kriterier være på plass: De ansatte må være med på og forstå endringene, og de må ha kapasitet nok

23 til å gjennomføre dem. Risikoen vil være av ulik grad på forskjellige områder, men både servicesenteret og til dels teknisk som har mange støttefunksjoner vil som regel merke veldig mange av endringene godt. Det blir derfor ekstra viktig å planlegge gjennomføringen, slik at ikke alle tiltakene foregår på samme tid. Alternativet er å øke kapasiteten midlertidig for å unngå forsinkelser i fremdrift. Dette blir en helhetlig avveining. Innen tjenesteytingen, også teknisk har drift hovedfokus. Organisasjonen Birkene kommune er gode på å snu seg rundt og finne løsninger på ekstraordinære situasjoner innen drift. Det har i løpet av de to/tre siste årene vært en god del eksempler på hurtig utførte strakstiltak i fht tjenestemottakere som har utvidede/umiddelbare behov. Det er åpenbart at denne måten å arbeide på krever mye kapasitet. Det utføres dermed fortsatt mye brannslukking i stedet for systemrettet arbeid, som gjør organisasjonen mer beredt på det uventede og kanskje får løst utfordringene på et tidligere tidspunkt. Det er helt grunnleggende at vi som organisasjon tilrettelegger, for å kunne planlegge og gjennomføre tiltak på lengre sikt innenfor den kapasiteten vi har, og helst i jevnere tempo enn tidligere, for å ikke overbelaste enkeltpersoner i for stor grad. Det vil forhåpentligvis gjøre oss bedre forberedt på utfordringer både i drift og økonomisk. Et for stort tempo vil også øke sannsynligheten for feil som må rettes opp igjen. Det er bedre for alle involverte at vi verdsetter å levere tjenestene riktig første gang istedenfor raskt og feil. Her må kommunestyre støtte opp under en slik praksisendring, slik at innbyggernes forventinger tilpasses den driften som budsjettrammene tilsier. Ny organisasjon-status Alle kommunene må forholde seg til at verden blir mer kompleks og usikker. Kommunens oppgaver påvirkes av dette gjennom økte krav fra staten og endrede behov i befolkningen. Innovasjon (=bedre og billigere) blir dermed en del av kommunens oppgaveløsning. For å lykkes med innovasjon i det daglige, blir styring og ledelse avgjørende. De 12 prinsippene for «Godt styresett på lokalt nivå» er lagt til grunn for den omstillingen Birkenes kommune har vært i siden september 2011, se vedlegg. Målet med en ny organisasjonsstruktur er en slankere organisasjon med større evne til utvikling. Den nye organisasjonsstrukturen skal ha enda sterkere delegering og bruke mindre ressurser på administrative oppgaver enn i dag (= bedre og billigere). Forutsetninger for å lykkes med høy grad av delegasjon er myndiggjorte medarbeidere og ledere i hele organisasjonen. Noen kjennetegn på effekt av organisasjonsstrategien «Sammen kan vi mer»: Alle deltar aktivt i forbedringer av den daglige driften og følger vedtatte mål og strategier Alle har felles forståelse av rammer for driften, dvs. lovgrunnlag, mål, strategier, budsjett, roller, ansvar, oppgaver, etikk Vi har riktig kapasitet og kompetanse i alle ledd i organisasjonen Det finnes effektive samarbeidsstrukturer som er avtalt og forstått av alle, og arbeidsflyten blir mer og mer effektiv Vi får bedre resultater og vi lukker avvik som brukes til læring og forbedring

24 Noen utfordringer i dagens situasjon med høy omstillingsaktivitet og få ressurser: Det er svært ulike størrelser på enheter og avdelinger og varierende kapasitet til saksbehandling og andre støttefunksjoner. Det er nødvendig at ledere med driftsansvar har 100 % fokus på styring og ledelse innenfor sin delegasjon på fag, personal og økonomi. Grensesnitt mellom ledelse, saksbehandling og stab/støtte må derfor avklares ytterligere. Det finnes for mange ulike lederroller og nivåer pga. lokale tilpasninger ved sårbarhet, og dette bidrar til utydelighet i hvem som har ansvar for hva Delegasjonen til ledere med driftsansvar må tydeliggjøres og forenkles, slik at det er mulig å lede og styre effektivt uten å involvere nivået over Tjenestesjefene involveres i for mange driftsproblemer og har dermed ikke tilstrekkelig kapasitet til strategisk utvikling og oppfølging av langsiktig måloppnåelse Virksomhetsstyringen må bli mer balansert og fokusert på mål, effekt, innovasjon, risiko og tiltak i alle ledd i organisasjonen Økonomisjefen må frigis kapasitet til å styrke virksomhetsstyringen sammen med øvrige nøkkelpersoner i Servicesenteret Status ny organisasjonsstruktur: Tabellen nedenfor viser status for ny organisasjonsstruktur slik den foreligger pr i dag. Dette må tilpasses vedtak som gjøres i denne saken. I tillegg gjenstår en del samordning, kvalitetssikring og sammenligning med beste praksis og neste praksis (=innovasjon). Effekten målt i penger er ca kr 1,3 mill. i reduksjon. Dette ligger inne i de ulike tiltakene som ligger i hvert delprosjekt. Servicesenter (Stab/støtte) Alle stab/støtte tjenester som er sentralisert inkl. publikumstjenester 2 team: kommunikasjon og virksomhetsstyring Dette er allerede samlet som følge av omstilling. Grensesnitt ift. andre roller må avklares. Stab/støtte har en nøkkelrolle ift. å dyktiggjøre organisasjonen Økonomisjef frigjøres gjennom reduksjon i ansvar. Resultatenheter (kjernevirksomhet) 14 resultatenheter i linje rett under rådmann Delprosjektene har spilt inn at det er mulig å redusere fra 18 enheter/avdelinger til 14 resultatenheter Dette er uavhengig av tiltak som vedtas, men må samordnes, kvalitetssikres og tilpasses situasjon Lederteam (Strategi) Rådmann 3 kommunalsjefer Det vil bli andre oppgaver som legges til kommunalsjefer enn dagens tjenestesjefer, for eksempel utarbeide overordnede planer med bred involvering og følge opp effekt av tiltak som gjøres i hver enhet. Tett oppfølging av enhetslederne for å nå vedtatte mål og strategier

25 Økt behov for investeringer: Nødvendige investeringer i forhold til tiltak Totalsum 2 Nye bruktbiler vaktmestertjenesten Enøktiltak (inklusiv mva) Fra gjeldende budsjett og økonomiplan Mva kompensasjon Støtte fra ENOVA(Forutsetter en prosjektperiode på 3 år) SUM endret lånefinansiering Rentekostnad 3 % Økte avskrivningskostnader Enova(20 år) Økte avskrivningskostnader brukt bil(4 år) Tre av prosjektene innen Teknisk og servicesenteret krever investeringer. Innen servicesenteret er investeringen gjeldende digitalisering allerede innarbeidet i gjeldende budsjett 2016 og økonomiplan De to bilene til vaktmestertjenesten er oppjustert i kostnad noe ifht underliggende rapport med tanke på at de må ha en del utstyr. Enøktiltakene er delvis innarbeidet i planen og årets investering bør flyttes til 2017, resterende er innarbeidet i tabellen ovenfor. Det ligger inne en forutsetning om en rentekostnad på 3 %. Avdragene settes lik avskrivningene. En forventet total kapitalkostnad vil da bli ca 0,8 mill. per år ved disse innsparingene og kommer for fullt i Enøkprosjektet vil ha en økt total kapitalkostnad på ca 0,7 mill. i 2020, dvs at prosjektet vil netto ha en innsparing på kr 0,3 mill. i året i tillegg til 0,8 mill. allerede innarbeidet i økonomiplanen. Det er forutsatt en livstid på 20 år(kan godt bli 25 år), men forventet nedbetalings tid er ca 7 år. Dette avhenger selvfølgelig av rentekostnaden og levetiden i perioden. En eventuelt redusert strømpris vil redusere innsparingspotensialet, mens en økt strømpris vil øke det. Sammenstilling med gjeldende budsjett og økonomiplan: Fra gjeldende budsjett 2016 og økonomiplan Til fordeling drift Justering forventet realvekst i perioden 1 % Justert fordeling drift Disponert i drift 1B Netto underdekning Innsparingstiltak Økte kapitalkostnader Avskrivninger settes lik avdrag

26 Risikomargin- til disposisjonsfond Bruk av disposisjonsfond SUM Sum til fordeling drift er justert med vekstprosenten på 1 % som var lagt inn i økonomiplan perioden. Dette er gjort for å gi et mer realistisk inntrykk av hva vi faktisk møter fremover, fordi vi er altfor moderate med hensyn til vekst i befolkningsmassen når det utarbeides budsjett. Det vil si at netto underdekning blir noe høyere før innsparingstiltak enn i gjeldende budsjett og økonomiplan. Økte kapitalkostnader legges til. I 2016 må vi bruke noe av disposisjonsfondet, for å få budsjettet i balanse. Det vil dermed stå igjen kr 1,6 mill. på disposisjonsfondet etter bruk, forutsatt at overskuddet i 2015 settes på fond. Deretter settes avskrivninger lik avdrag og det avsettes i fht risikomargin i henhold til kommunens finansstrategi vedtatt i KS 062/15: 1. Det avsettes årlig på disposisjonsfond for å dekke svingninger i økonomien. Gjennomsnittlig skal dette utgjøre 0,6 % av kommunens brutto driftsinntekter over en 4-års periode. 2. Disposisjonsfondet bygges opp over en 10-årsperiode til ca 20 mill. inflasjonsjustert til 5,6 % av driftsinntektene. 3. Avdrag gjeld nedbetales tilsvarende avskrivninger på investeringer hvert år. 4. Andre nøkkeltall utarbeides hvert år i årsberetningen for kontroll av kommunens økonomiske situasjon og retning. Hensikten med finansstrategien er: «Utgangspunktet for alt vi gjør, er oppdraget med å levere tjenester til kommunens innbyggere basert på regulerte rettigheter og forsvarlighetsprinsippet. Dette krever forutsigbarhet og en viss konsistens i tjenesteleveransene. Og nettopp forutsigbarhet for våre innbyggere er hele årsaken til at kommunens økonomi må være sunn og bærekraftig over tid. Dette er også kommunen forpliktet til gjennom Kommuneloven. Sette inn ressurser på et tidligere tidspunkt, er en av de strategiene Birkenes kommune har satset på for å oppnå rasjonell og effektiv forvaltning av kommunale fellesinteresser.» I fht til denne strategien skulle Birkenes kommune ha avsatt 0,6 % til risikomargin. Dette ville ha utgjort omtrent kr 9 mill. i planperioden. Det vil si ca 2,0 mill. mindre enn vi avsetter her. Risikomarginen er ment til å dekke uforutsette hendelser som bortfall av usikre inntekter eller uforutsigbare kostnader. Det er to store risikoområder som gjentar seg med store svingninger som vi ikke kan kontrollere. I 2015 var vi heldige i forhold til disse forholdene, for 2016 er det for tidlig å uttale seg. De usikre inntektene knytter seg til: Finansavkastning langsiktig plassering, kr 2,1 mill. Netto premieavvik kr 4,4 mill.

27 Risikomarginen er ment til å dekke nettopp slike svingninger i økonomien som vi ikke kan kontrollere. Når vi har et disposisjonsfond som er stort nok til å dekke inn svingninger, vil det være trygt å bruke mer penger. I finansstrategien har vi anslått ca 20 mill. til dette formålet. Finansavkastningen kan gå med tap, utbytte fra Agder energi kan bli redusert og rentekostnadene kan øke på sikt. I tillegg kommer alle driftsmessige tilpasninger vi ikke kjenner til. Alle frie inntekter og finansutgifter/finanskostnader vil bli rapportert og vurdert i tertial rapporten med tilhørende utarbeidelse av revidert budsjett og økonomiplan. Det er for tidlig i året å gjøre en vurdering av endringer, og revidert statsbudsjett foreligger ikke før 10. mai. Bakgrunn I behandlingen av budsjett og økonomiplan (KS 125/15)ble det vedtatt i pkt. 1. Et budsjett i ubalanse på nærmere kr 9 mill. i drift, hvilket medførte at Birkenes kommune kom inn på ROBEK. Videre vedtok kommunestyret i pkt 8 : «Birkenes i balanse og utvikling for fremtiden. Tiltak; nedsette ett hovedprosjekt og tre delprosjekt. Hovedprosjektet skal påse og har ansvar for en helhetlig koordinering av delprosjektene og utforme en felles organisasjonsutvikling og organisasjonsretning for Birkenes Kommune. Prosjektgruppe: ordfører, vara-ordfører, leder av tjenesteutvalg, representant fra opposisjonen, rådmann og tillitsvalgt, samt ekstern representant. Delprosjektene skal ta for seg alle driftsløsninger innenfor hvert tjenesteområde. Prosjektgruppe: Tre politikere i hvert prosjekt inkl. saksordførerne, en tillitsvalgt i hvert prosjekt, andre adm. ressurser tilpasset behov, eventuelt bidrag fra ekstern kompetanse. Fremdriftsplan med effektmål og rapporteringsdato, samt prosess vedtas av prosjektgruppen i hovedprosjektet innenfor kort tid. Prosjektgruppen rapporterer til styringsgruppe. Fra Fylkesmannen: Konsekvenser av innmeldingen på ROBEK Kommunen må lage en forpliktende plan for å dekke underskuddet Forpliktende plan skal være realistisk og i balanse, innsparingene skal være

28 spesifisert og tallfestet på tjenestenivå pga. planen skal vedtas i kommunestyre. Kommunens budsjett for 2016 skal lovlighetskontrolleres av fylkesmannen Budsjettet ble lovlighetskontrollert i brev fra fylkesmannen datert I brevet blir kommunens budsjettvedtak for 2016 opphevet og kommunestyret blir bedt om å vedta et revidert budsjett for 2016 som er i balanse. Låneopptak og langsiktige leieavtaler er ikke gyldige før de er godkjent av fylkesmannen Kommunen har fått godkjent låneopptak for 2016 knyttet it hhv påbegynte prosjekter, startlån og selvfinansierende lån(va-lån) Resterende låneopptak for 2016 vil ikke bli godkjent før fylkesmannen ser at finansieringen av disse inngår i en balansert og realistisk forpliktende plan. Kommunen må senest i juni 2016 vedta både revidert budsjett for 2016 og en forpliktende plan for årene Også dette skal lovlighetskontrolleres av fylkesmannen. Dersom kommunen ikke vedtar et revidert budsjett for 2016 vil resterende låne opptak for budsjett 2016 ikke bli godkjent. Tildeling av skjønnsmidler til kommuner som er i ROBEK skal være knyttet til en forpliktende plan. Fylkesmannen tar sikte på å invitere de kommunene i Aust-Agder og Vest-Agder som ønsker det til skjønnsmøter siste halvdel av august 2016, med tildeling av hovedskjønn for Birkenes kommune vil med andre ord få redusert sitt handlingsrom betraktelig, dersom man ikke klarer å levere et budsjett og en forpliktende plan i balanse. Vurdering Kommuneplanens visjon og målsetninger Visjon: Sammen skaper vi et vekstmiljø for alle Sammen skaper vi et vekstmiljø for alle Visjonen skal være lett å kommunisere ut, gi kommunen et ønsket omdømme og en identitet utover kommunens grenser. Målet er å øke kommunens konkurransekraft og bidra til å gi Birkenes en strategisk posisjon for fremtiden, også i det pågående arbeid med ny kommunereform. Birkenes kommune defineres som «vekstkommune» og tar utgangspunkt i flere forskjellige kjennetegn ved kommunen. For eksempel at kommunen er: En kulturkommune, viden kjent for et stort engasjement for lokalmiljøet og dugnadsinnsats for bygda. Rik på ressurser både menneskelig og i naturen. Birkenes har elva med laksefiske, store skogog utmarksressurser tett på Kristiansand og sentralt i Agder. Disse kan videreforedles, jf. det grønne skiftet. Et unikt oppvekstmiljø der folk bryr seg. Det er en vekstkommune dominert av barn og unge. En industrikommune, med flere store bedrifter, i stor grad basert på tre og trevirke, bedrifter som holder stand og ennå ikke har flyttet produksjonen til lavkostland Tveide næringspark med felles vekst og utvikling og flere etableringer på gang.

29 Hovedmål: VI FREMMER LIVSGLEDE OG MESTRING GJENNOM HELE LIVET BARNEHAGENE OG SKOLENE FREMMER MESTRING, LÆRING OG UTVIKLING FOR ALLE VI HAR TRE LEVENDE SENTRUM OG SKAPER GODE VEKSTVILKÅR FOR NÆRINGSUTVIKLING Kommuneplanens samfunnsdel er bygd opp rundt visjonen. Visjonen ser vi for oss at strekker seg ut planperioden og er det overordnete som vi bestreber oss for å nå. For å oppnå dette utarbeides mål og strategier som skal realiseres i løpet av perioder på 4-8 år. Gjennom en fireårig økonomiplan vises ressursprioritering og hva vi konkret skal gjøre gjennom konkrete handlingsplaner per tjenesteområde. Satsningsområdene for å oppnå målene er : Tidlig innsats og folkehelse Kvalitet i barnehage og skole Steds og næringsutvikling Tiltak og målsetninger Tiltak innen helse og velferd: Satsingsområdet innen helse og velferd er «tidlig innsats og folkehelse» for å kunne fremme livsglede og mestring gjennom hele livet. I 2013 begynte Helse og velferd i Birkenes å se på hvordan kommunen kan tilpasse tilbudene bedre til den delen av befolkningen som har behov for tjenestene kommunen tilbyr. Dette har kommunen gjort ved å dele opp tjeneste tilbudet i en omsorgstrapp. Formålet med å dele omsorgstrapp opp i mest mulig entydige trinn, er å underbygge forståelsen av at det enkelte trinn gir ulikt tilbud til ulik kostnad. Derfor er det også viktig å se tjenestene i en sammenheng, uavhengig av enhet. Dersom det gis tjenester på feil nivå i omsorgstrappen, vil dette kunne få store økonomiske konsekvenser. Målet er at omsorgstrappen skal være utbygd på en måte som best mulig ivaretar innbyggernes behov for tjenester. Underliggende er at det satses på rehabilitering for at tjenestemottakerne skal ligge på lavest mulig nivå av omsorgstrappen. Tiltakene

30 foreslått i dette prosjektet tar utgangspunkt i at det er muligheter til å få til bedre ressursutnyttelse i eksisterende organisasjon til en viss grad ved at tilbudet spisses mot hva tjenestemottageren faktisk har behov for hjelp til for å mestre de daglige utfordringene de har i livet. Tiltak innen skole og barnehage og ressurssenteret Satsingsområdet inne barnehage og skole er «kvalitet i barnehage og skole» med mål om at barnehagene og skolene skal kunne fremme mestring, læring og utvikling for alle. Basistjenester slik som barnehage, skole og SFO er viktige for alle tre bygdesentra, for å holde dem levende og attraktive. Skolene er spesielt viktig for lokal identitet og som et samlingspunkt. Dessuten er det sannsynlig at et sted uten skole i nærheten, opplever økt fraflytting og fallende boligpriser. Disse basistjenestene sammen med et godt oppvekstmiljø kan dermed sees på som en forutsetning for fortsatt vekst og utvikling, både på Herefoss og Engesland. Et unikt og oversiktlig oppvekstmiljø, hvor folk gjør hverandre gode, kan bidra til en egen attraktivitet begge steder. Det vil også være fremmende for barn og unges mestring, utvikling og læring. Fortetting av sentrene er også en vekstmulighet slik som for eksempel planene for Engeslandstunet tilsier. Et lite miljø kan absolutt være bra, samtidig som det er ingen tvil at det er mer sårbart og kan være krevende for noen. Det er for eksempel færre alternative løsninger å velge mellom, når det oppstår utfordringer med relasjoner elever i mellom. På denne måten blir små miljøer mer sårbare, mens store miljøer kan oppleves som overveldende for noen. Det kan derfor være bra med ulike miljøer å velge mellom. Sårbarheten i små miljøer gjelder spesielt for ungdomstrinnet. I denne alderen skjer det mye i den unges utvikling og danning, hvor muligheten for valg av venner og stabile vennerelasjoner har stor betydning. I videreutvikling av barneskolene på Herefoss og Engesland kan man bygge videre på erfaringer fra systemanalysene. Målet er å involvere alle involverte i nærmiljøet i videreutviklingen av Herefoss og Engesland som sted og oppvekstmiljø for barn og unge. Med felles ansvar for inkludering, og sammen med de ansatte i barnehage og skole kan man løfte fram viktigheten av læring og utdanning. Det kan utvikles en ny modell for faste nærmiljøutvalg på alle tre sentrene i samarbeid med SLT og folkehelse. Rekrutteringsutfordringer i forhold til endrede kompetansekrav gjelder for Engesland og Herefoss, og særskilt på ungdomsskolen. Dette skyldes at læreplanen «Kunnskapsløftet» har en fagbredde i språkfag, fordypningsfag og valgfag, som ikke er mulig å tilby på et ungdomstrinn med få elever. Dette er momenter som kan bidra til å svekke motivasjonen og på sikt føre til drop out. Drop out og andre utfordringer ungdommer har, blir bare større på lang sikt. Tidlig innsats i form av valgmuligheter og godt læringsmiljø kan redusere disse konsekvensene. Andelen av uføretrygdede

31 18-44 år er høyere i Birkenes enn i Agder 5,2 % mot 4,4 %, i landet er snittet på 2,6 %. Frafall i videregående er 22 %, litt under snittet for Agder og landet. Det er samfunnsøkonomisk gunstig og bærekraftig og holde disse tallene så lave som mulig. Det er derfor viktig med et godt læringsmiljø på alle skolene, og ikke minst at kommunen opprettholder tilbudet i ressurssenteret innenfor viktige områder som helsestasjonen, SLT og psykisk helse. Tiltakene som foreslås vurderes å være i tråd med både mestring, læring og utvikling og tre levende sentrum, selv om det kan oppfattes som et kompromiss å flytte ungdomsskoletrinnet fra Engesland til Valstrand. Strategien er oppsummert å rendyrke basistjenester for de minste barna i nærheten av der folk bor ungdomsskolen ett sted bla. som forberedelse til videregående skoler med større miljøer Servicesenteret og til dels teknisk er i stor grad støttefunksjoner til de andre tjenesteområdene. Den direkte knyttingen til målsetningene for Birkenes kommune er at det skal drives «steds og næringsutvikling» for å opprettholde tre levende sentra og skape gode vekstvilkår for næringsutvikling. Man ser seg også som en kulturkommune rik på menneskelige ressurser og naturen. Både området kultur og næring er som ikke lovpålagte beskrevet i rapporten, men anses som såpass viktige at de er valgt bort som tiltak. Anbefaling Ut fra en helhetlig vurdering anbefales det at administrasjonens forslag til tiltak følges i sin helhet slik at kommunen ikke risikerer å stå igjen med tiltak, som resulterer i økte kostnader og økt ressursbruk i en annen del av kommunen istedenfor. Vedtakene har en viss risiko knyttet til seg, men er godt vurdert og i tråd med kommunens målsetninger. Dersom vedtak som fattes, ikke henger sammen, må administrasjonen komme tilbake med en ny sak som beskriver konsekvensen av tiltakene. Dersom tiltakene ikke blir vedtatt må de dekkes inn med andre reduserte kostnader eller sikre inntekter slik som eiendomsskatt. Noen vedtak er avhengige av hverandre, særlig gjelder dette under servicesenteret og teknisk. Det er også viktig å komme i gang med den langsiktige planleggingen i kommunen knyttet til barnehage og boliger. Det vil hjelpe oss til at vi på mellomlang sikt ikke kommer i tilsvarende situasjon som nå. Kommuneadministrasjonen har ikke ressurser til å drive denne type prosjekt gjentagende, fordi det utsetter annet nødvendig arbeid og går utover kvalitet og oppfølging av ansatte. Kommunen må komme inn i en naturlig langsiktig planlegging av utvikling, drift og økonomi. Det anbefales ikke å forskuttere inntekter fra revidert statsbudsjett, økt avkastning på kommunens verdipapirer eller andre usikre tiltak. Revidert statsbudsjett foreligger ikke før 10.mai og vil først kunne behandles i tertialrapporten 1. tertial 2016 med tilhørende oppdatert budsjett og

32 økonomiplan. Gjeldende inntekter som avkastning på verdipapirer vil det bli gjort en vurdering i den samme rapporten, men det vil ikke føre til noen justering av budsjett. Inntektene eller tapet er for usikre til at de bør tas med som grunnlag for en ny budsjett og økonomiplan. Et eventuelt regnskapsmessig overskudd/underskudd som følge av slike utfall vil det være naturlig å håndtere et underskudd i 2017, mens et overskudd kan brukes som egenkapital i en fremtidig investering. Å budsjettere med risikomargin i et disposisjonsfond og å nedbetale gjeld i samsvar med avskrivninger er i tråd med kommunens finansstrategi og gjør kommunen i stand til å foreta reelle økonomiske valg i fremtiden. Det framgår helt klart fra Fylkesmannen at Birkenes kommune må levere en forpliktende plan som skal være realistisk og i balanse. Begrepet realistisk er viktig for kommunen, slik at den ikke kommer opp i samme situasjon igjen om et par år fordi tiltakene ikke var tilstrekkelig eller feil. Uansett valg vil man måtte leve med risiko og usikkerhet. Dette er grunnen til at det må kunne planlegges med tilstrekkelig overskudd fremover.

33 EN SKISSE OM ROLLER OG RAPPORTERING I BIRKENES KOMMUNE En rapport skrevet for Birkenes kommune av Pål Frydenberg i mai FORORD Rapporten er skrevet som en delrapport til Birkenes kommunes arbeid med å utvikle enda bedre helhetlig styring og ledelse. Denne rapporten forsøker å klargjøre rollene og kjerneoppgavene(fokusområder) for kommunalsjef, enhetsleder og teamleder i Birkenes kommune. Rapporten peker også på hvordan man praktisk kan gjennomføre en effektiv og inkluderende rapportering basert på kjerneoppgavene. Rapporten er skrevet på grunnlag av følgende prosess: a. Drøftinger med Rådmannen, og studier av andre rapporter fra kommunen. b. Oppstartseminar med enhetsledere, kommunalsjefer og hovedtillitsvalgte. c. Et gruppeintervju med kommunalsjefer, et gruppeintervju med sentrale stab/støttepersoner, og 3 gruppeintervjuer med enhetsledere. Etter at denne rapporten er overlevert vil det bli avholdt et oppfølgingsseminar om rapporten med kommunens sentrale ledelse før eventuell implementeringsprosess starter. Innholdsfortegnelse INNLEDNING 2 AKTUELL SITUASJON 2 NOEN BETRAKTNINGER OM LEDELSE, KVALITET OG DELEGASJON. 2 OPPMERKSOMHETSOMRÅDER 3 FORSLAG TIL ROLLER ENHETSLEDER 4 FORSLAG TIL ROLLER TEAMLEDER 4 FORSLAG TIL ROLLER KOMMUNALSJEF 4 RAPPORTERING 5 DELTAGERE I RAPPORTERINGSMØTET 5 MER OM KOMPETANSE 6 FORFATTEREN 6 1

34 INNLEDNING Denne rapporten forsøker å få frem at man bør identifisere og arbeide med de vesentligste lederrollene, resultatene og arbeidsprosessene i en kommune for å nå kommunens faglige og økonomiske mål. Kommunen ønsker å gå i retning av en to-nivåmodell hvor tjenesteansvarlige (i rapporten kalt enhetsledere) skal rapportere direkte til Rådmannen, ikke via kommunalsjefer. Rapporten beskriver hvilke fullmakter og hvilke arbeidsoppgaver de ulike ledelsesnivåene da bør ha. Rapporten tar ikke for seg rapportering til det politiske nivået i kommunen. Rapporten forutsetter at leseren har noe kjennskap til kommunal forvaltning, men enkelte begrep er fortløpende forklart i teksten. Rapporten må leses og forstås i sammenheng med Bjørn Brox rapportutkast av til kommunen, og med kommunens organisasjonsstrategi. AKTUELL SITUASJON. Kommunen har en økonomisk situasjon som forutsetter innsparinger. Som del av innsparingene ønsker man å forenkle organisasjonen og kanskje ha noe reduksjon av kostnader til ledelse. Samtidig har kommunen arbeidet med å systematisere sine faglige og organisatoriske mål beskrevet i organisasjonsstrategien. Man ønsker åpenbart at en del problemstillinger av driftsmessig karakter skal løses på enhetsnivå og ikke vandre for langt oppover i organisasjonen til strategisk ledelse før de løses. Utfordringen ser ut til å være å konkretisere hva de ulike ledelsesnivåene faktisk skal gjøre, hva de faktisk skal snakke sammen om, for å nå kommunens mål. Da gjelder det å finne frem til gode spørsmål å stille nedover og utover i organisasjonen for å stimulere til faglige løsninger, ansvar og selvstendighet i driftsenhetene. Samtidig som man skal sørge for og helst forbedre, den løpende samordningen på tvers i organisasjonen. Og, ikke minst, sørge for økonomisk styring og korrekt rapportering oppover i organisasjonen. Ledelsesrollene kommunen bygger på er rådmann, kommunalsjefer, enhetsledere, teamledere og prosjektledere. Det er behov for å klargjøre rollene for kommunalsjefer, enhetsledere og teamledere. Birkenes kommune har i dag en månedlig rapportering. Man rapporterer blant annet på økonomi, fag og sykefravær. Rapporten drøftes og følges opp av rådmannen, kommunalsjefene og Controller, og den enkelte leder får tilbakemeldinger. Kommunen befinner seg på Robek og har naturlig nok et stort fokus på innsparinger og økonomisk kontroll samtidig som man ønsker å utvikle og forbedre tjenestene. NOEN BETRAKTNINGER OM LEDELSE, KVALITET OG DELEGASJON. Ledelse kan i forenklet form forstås som å påvirke, eller styre, andre til å utføre oppgaver. I norske kommuner er leveranser av tjenester med riktig kvalitet innenfor vedtatte økonomiske rammer hovedmålet. Med riktig kvalitet menes å levere tjenester som tilfredsstiller nasjonale og internasjonale faglige standarder og som samtidig gir brukeren, pasienten, eleven, klienten eller kunden, en opplevelse av å få en god tjeneste. Kvalitetsledelse betyr derfor å stimulere medarbeidere til å utvikle seg faglig, se og lytte til brukeren og andre interessenter, forstå de økonomiske rammene man må holde seg innenfor og forbedre sine leveranser. Det betyr i det praktiske liv at man skal passe på verken å levere for høy eller for lav kvalitet, og hele tiden 2

35 vurdere sine tjenester med tanke på å forbedre kvaliteten. Samtidig må rådmannens ledergruppe drøfte om man samlet sett som kommune leverer riktig kvalitet. Det vises til organisasjonsstrategien for Birkenes kommune. De fleste ansatte i en kommune ønsker innflytelse, faglig utvikling og å bli vist tillit fra ledelsen i sitt daglige arbeide. Når man leder og utformer roller og rapporteringer, bør man derfor passe på å støtte disse ønskene. Det betyr at man skal la folk være i fred så de får gjort jobben, men også følge med slik at overordnet vet at jobben blir gjort med riktig kvalitet. Kort sagt levere støtte, krav, utfordringer og tillit mellom nivåene under rapporteringen og mellom rapporteringene. De fleste av oss trives nok best når vi har det litt, men ikke for, travelt, får faglige utfordringer, og blir sett og hørt av sjefen. God ledelse forutsetter også at medarbeiderne har god yrkesetisk standard. På generell basis uttrykkes det ofte som å støtte alle menneskers likeverd, vise respekt, forpliktelse til å utvikle seg faglig, fremme et positivt samarbeid, gi informasjon om rettigheter, og overholde taushetsplikt. Det vil alltid være klokt av en leder å forutsette at den etiske standarden er til stede. Det er ikke like klokt av en leder å overvåke medarbeiderne basert på at den etiske standarden ikke er til stede. Kommunen ønsker å delegere myndighet til enhetsledere. Men delegasjon forutsetter riktig kompetanse hos den som mottar delegasjonen og oppgaven. Ansvaret vil alltid ligge hos rådmannen, og rådmannen må da vite at kompetansen er rett hos vedkommende leder. Med kompetanse menes utdanning ganger erfaring ganger vilje(fritt etter professor Linda Lai, BI). Med økt delegasjon må derfor strategisk nivå ha økt fokus på helhetlig styring, riktig kompetanse og kompetanseutvikling. Det å basere seg på at medarbeiderne til en hver tid har rett kompetanse og forsikre seg om at de kontinuerlig arbeider med videreutvikling av sin kompetanse, krever tett og oppfølgende personalledelse. En tommelfingerregel sier at man i en organisasjon som en kommune kan fungere som en god daglig personalleder for mennesker. Man må derfor også vurdere antall ansatte pr. leder før man fastsetter den endelige organiseringen av enhetene i kommunen. OPPMERKSOMHETSOMRÅDER I kvalitetsledelse går noen oppmerksomhetsområder, også kalt fokusområder, igjen. Disse er fokus på kjerneresultater, fakta, forbedringer og alles deltagelse. Med kjerneresultater menes de resultatene som er de mest sentrale for virksomheten. Birkenes kommune har allerede fokus på fag, økonomi og sykefravær. I tillegg må man på enhetenes faglige områder vurdere hva som er de mest sentrale resultatene for nettopp denne enheten. Det kan være fra grunnskolepoeng i ungdomsskolen til grad av rehabilitering av rusmiddelmisbrukere. Hver enkelt enhet må finne frem til sine viktigste resultater. Og deretter identifisere hvilke sentrale prosesser innen tjenesten som gir de mest sentrale resultatene. Både de aktuelle kjerneprosessene og kjerneresultatene bør man vurdere å rapportere på. 3

36 FORSLAG TIL ROLLER - ENHETSLEDER Kommunens hensikt som tjenesteleverandør er å sikre riktig kvalitet i møtet mellom brukeren og kommunen. Den mest sentrale leder i kommunens daglige drift, blir derfor enhetslederen. Innenfor rammen av sitt vedtatte budsjett, bør derfor enhetsleder ha alle rådmannens fullmakter for sin egen enhet. Enhetsleder må ha det fulle faglige ansvaret for sin virksomhet, for virksomhetens kort- og langsiktige faglige utvikling og at virksomheten løser sine faglige oppgaver, og gir riktig kvalitet i tråd med kommunens budsjettrammer og vedtatte mål. Her må enhetsleder ha spesiell oppmerksomhet på egen virksomhets viktigste resultater og kjerneprosesser. Enhetsleder må også ha fullt økonomisk ansvar innenfor kommunens vedtatte budsjetter og økonomireglement, og fullt personalansvar. Personalansvar betyr både å tilsette og si opp medarbeidere, og være ansvarlig for alt arbeid imellom. Personaloppfølgingen kan gjøres av enhetsleder selv, eller gjennom sine teamledere etter nærmere avtale. Dette arbeidet må selvfølgelig også skje innenfor kommunens og samfunnets vedtatte regler og avtaler. Enhetsleder bør få faglig hjelp fra den sentrale staben, særlig på økonomi, kvalitet og personalsiden, se kommentarer under kapitelene Kommunalsjef, Rapportering og Deltagere under rapportering. FORSLAG TIL ROLLER - TEAMLEDER Hvis enheten har mer enn 15 medarbeidere, bør man vurdere et assisterende ledelsesnivå, teamledere. Teamledere bør gis et daglig faglig, økonomisk og personellmessig driftsansvar for sitt team. Faglig planlegging og faglig og personellmessig langsiktig utvikling bør ligge hos enhetsleder i samråd med teamleder. Mens turnusplaner, timeplaner, oppfølging av sykemeldte, medarbeidersamtaler, vikarer og daglige prioriteringer bør ligge hos teamleder. Tilsettings- og oppsigelsesmyndigheten bør ligge hos enhetsleder, men den kloke enhetsleder lar selvfølgelig teamleder (og tillitsvalgte) delta i disse prosessene. FORSLAG TIL ROLLER - KOMMUNALSJEF Kommunens strategiske nivå består av rådmann og kommunalsjefer. Det strategiske nivået må fokusere på kommunens langsiktige utvikling på driftssiden og kommunen som samfunnsaktør. Kommunalsjefene må derfor i sin rolleutforming forutsette at alle løpende driftsoppgaver løses av enhetene, og at løsninger blir presentert for rådmannen fra tjenestenivået. Se rapportering nedenfor. Likevel har kommunen noen gjennomgående utfordringer som må styres (og til dels løses) på strategisk nivå. Det gjelder særlig kompetanseutvikling hos medarbeidere og enhetsledere, kvalitet og samordning av tjenestene. I tillegg kommer arbeid med media, budsjett, beredskap, og andre oppgaver definert på strategisk nivå i kommunen. Kommunalsjefene bør fordele ansvaret for gjennomgående oppgaver mellom seg. De bør også fungere som veiledere med instruksjonsmyndighet overfor faglig sammensatte grupper av enhetsledere, og delta sammen med rådmannen på relevante rapporteringsmøter. I Birkenes kommune er allerede den sentrale stab satt sammen med blant annet controller, kvalitetsrådgiver og HMS-rådgiver. Her bør man vurdere at et overordnet ansvar for kvalitet, HMS, media og beredskap legges til ulike kommunalsjefer, men med det daglige faglige ansvaret hos den sentrale stab. I budsjettprosessen bør den kommunalsjefen med ansvar for 4

37 kvalitet også ha en sentral rolle i å utforme konkrete mål og identifisere kjerneresultater basert på innspill fra enhetene. Man bør også vurdere å ha et system med topplederavtale mellom rådmannen og kommunalsjefene slik at det ikke er tvil om at kommunalsjefen handler på rådmannens fullmakt og er overordnet enhetslederne. RAPPORTERING Rapporteringen må ha som mål å vise at enhetene når fastlagte mål for virksomheten faglig, økonomisk og på HMS-området. I tillegg bør rapporteringen fungere som et sted for samordning av tjenestene, gjensidig informasjon, støtte og utfordringer. Rapporteringen bør bestå av en skriftlig rapport, og et oppfølgingsmøte. Rapporten bør være kort av hensyn til leseren, på maksimum 2 sider (Norske regjeringsnotater er på inntil 2 sider). Utfordringen med rapportering er ofte å få frem relevante resultater og ikke bare fokusere på arbeidsprosesser. Videre kan sykefravær og økonomi få en for fremtredene plass i rapportering fordi dette er håndfaste ting, tall og prosenter. For å få til en god rapportering må man derfor faglig gå igjennom to faser, gjerne i forbindelse med budsjettarbeidet. For det første å operasjonalisere kommunens visjoner og strategier i retning av smarte mål. Med det menes spesifikke, målbare, aksepterte, realistiske, tidsavgrensede og evaluerbare mål. For det annet å identifisere kjerneresultater og kjerneprosesser. Deretter må man i rapporteringen snakke om målene og resultatene og ikke fokusere så mye på arbeidsprosessene. De tar enhetsleder seg av, og har man utfordringer knyttet til det faglige arbeidet får enhetsleder eventuelt be om veiledning fra en kommunalsjef. I et rapporteringsmøte bør man også utvikle gode spørsmål fra rådmannen til enhetsleder. Spørsmål som forutsetter faglig kompetanse hos enhetsleder, og hvor enhetsleder presenterer sine løsninger. Løsninger som handler om mer penger til enheten bør man ta i budsjettprosessene. Et poeng med et slikt møte er å gi både enhetsledere og sentral stab mulighet til å kommunisere direkte med rådmannen og kommunalsjefer. Da vil man både bli sett og hørt, og eventuelle uklarheter kan forhåpentligvis fjernes raskt. Et innhold i en rapport og et rapporteringsmøte kan være: Faglige, økonomiske og HMS-relevante resultater. Kvalitet, forbedringsaktiviteter Personalutvikling, kompetansetiltak Prosjekter, store anskaffelser Under hvert punkt i rapporteringsmøtet bør man gå igjennom aktuelle resultater, tiltak og ansvarlig for oppfølging av tiltak. DELTAGERE I RAPPORTERINGSMØTET Rapporteringsmøtet gir anledning til å fokusere på resultater og spre informasjon. Til stede på møtet anbefales det at rådmannen og aktuelle kommunalsjefer sitter som mottakere av rapporten og stiller spørsmål knyttet til det de har lest og hører. For å stimulere til økt 5

38 tverrfaglig fokus og styrke vi-følelsen har noen organisasjoner forsøkt å ha flere enhetsledere til stede sammen og gi og lytte til hverandres rapporter. Man bør også ha relevante medlemmer fra den sentrale staben til stede for å lytte til rapporteringen. Her kan man også vurdere å ha temaorienterte rapporteringsmøter hvor fokus kan skifte mellom de gjennomgående oppgavene kommunalsjefene har. I de temabaserte møtene kan man også la medlemmer fra den sentrale stab gi uttrykk for sin vurdering av resultatene til den enkelte enhet. Man bør også vurdere å ha åpne møter hvor andre kommunalt ansatte og eventuelt tillitsvalgte kan være til stede for å lytte og bli informert. Med et godt rapporteringsmøte vil man kunne spare tid og eventuelt vurdere å fjerne andre møter i en travel hverdag. MER OM KOMPETANSE Disse roller og metoden med rapporteringsmøte vil antagelig kreve økt kompetanse på en del områder og trening av sentrale medarbeidere i kommunen. Man bør derfor bruke noe tid, ett til to år, på implementeringen. For noen enhetsledere og teamledere vil dette bety økte fullmakter og delegasjon. Det er viktig at kompetansen utvikles samtidig med økningen av delegasjon slik at nye oppgaver mestres. Man bør også bruke tid på å utvikle mer konkrete resultatmål for den enkelte enhet og trene på at vanskelige saker ikke beveger seg opp på et strategisk nivå før de får sin løsning. Identifisering av kjerneresultater, sentrale prosesser, utforming av konkrete mål, selve rapporteringen og egen rolleforståelse må man også bruke tid til å trene på. FORFATTEREN Pål Frydenberg har 35 års erfaring som leder i privat virksomhet, fylke, stat og kommune. Han er sosionom med en Master i kvalitetsledelse fra BI. 6

39 Organisasjonsmodeller dagens og skisse pr april 2016 Dagens organisasjonsmodell Rådmann Servicesenteret Teknisk (inkl. kultur) Helse og velferd Barnehage og skole Ressurssenteret Vei, vann og avløp Sykehjemmet Birkeland skole Forvaltning Enhet hjemmetjenester Herefoss skole Drift av bygg Boveiledertjenesten Engesland skole Nav Valstrand skole Birkeland barnehage Engesland barnehage Natveitåsen barnehage Birkenes læringssenter Kulturskolen Prinsipper Den strategiske og overordnet daglig ledelse består av rådmann, 3 tjenestesjefer, 1 enhetsleder for en tverrfaglig enhet (Ressurssenteret) og økonomisjef som leder av Servicesenteret Felles stab/støtte- oppgaver er samlet i en felles driftsenhet som heter Servicesenter Enhetsledere og avdelingsledere rapporterer til tjenestesjefene og har delegert driftsansvar og videreutvikling av sin enhet/avdeling innenfor vedtatte mål og rammer. Dette omfatter både fag, personal og økonomi. Alle lederne har i normal situasjon ansettelsesfullmakt (unntak siden desember 2011 pga. omstilling og nedbemanning) og fullt budsjettansvar. Ved igangsetting av ny organisering og etter gjennomføring av nødvendige omstillingstiltak i prosjekt Balanse, vil normal delegasjon gjøres gjeldende.

40 Organisasjonsmodell skisse per april 2016 Rådmann Servicesenter Kommunalsjefer Ressurs senter Birkela nd og Herefo ss skole Valstra nd skole inkl. lærings senter Engesla nd oppvek stsente r Birkela nd barneh age Natveit åsen barneh age Sykehjem Hjemm e- tjenest e Boveile dertjenest en Drift VVA, bygg Teknisk forvaltning Kulturskole NAV Prinsipper Driftsansvaret legges på definerte resultatenheter. Det omfatter både fag, personal og økonomi. Enhetslederne skal ha ansettelsesfullmakt og fullt budsjettansvar. En bestillerenhet for pleie og omsorgstjenester vurderes i tillegg til disse som vises i organisasjonskartet. Den strategiske ledelsen består av rådmann og kommunalsjefer. Disse skal ha ansvar for koordinering, utvikling og styring av virksomheten i tråd med vedtatte styringsdokumenter og følge opp den samlede effekt av innsatsen til hver driftsenhet opp mot helhetlige og langsiktige mål for Birkenes kommune. Stab og støtte-oppgavene beholdes i en felles driftsenhet: «Servicesenteret». Prinsippene i den nye organisasjonsplanen er ikke særlig forskjellig fra den gamle, fordi delegasjonen fra tjenestesjefene er delegert fullt ut til nivået under. Den nye er likevel mer tydelig når det gjelder det selvstendige driftsansvaret til enhetslederne gjennom at et ledernivå mellom rådmann og resultatenhetsledere er fjernet. Enhetslederne skal sørge for effektivitet og videreutvikling av sin enhet samtidig som alle enhetene skal bidra til felles målsettinger. Kommunalsjefenes rolle som strategisk utviklere understrekes klarere enn før. Her ligger strategiske lederoppgaver som ikke forsvinner, selv om linjeansvaret for daglig drift er fjernet i den nye rollen som kommunalsjef. På den måten vil kommunalsjefer ha samme type rolle i organisasjonen som økonomisjef, personalsjef og kvalitetsrådgiver (HMS-ansvarlig), som skal bidra til at enhetslederne følger sin delegasjon i tråd med vedtatte mål, lover, styringsdokumenter og retningslinjer ol. Hovedgevinster i ny modell Tiltakene som omfatter organisering i delprosjektene utgjør litt over 1 mill. I tillegg gir ny modell bedre forutsetninger for helhetlig og langsiktig styring og ledelse av organisasjonen. Antall kommunalsjefer er avhengig av omstillingsbehovet som finnes i organisasjonen. Prosjekt Balanse dokumenterer at det er stort omstillingsbehov flere år fremover, for å dyktiggjøre organisasjonen til å levere tjenester i tråd med krav og rammer. Det ligger derfor til grunn 3 kommunalsjefer, hvor strategiske oppgaver tillegges dette nivået, for eksempel planstrategi, temaplaner ol. Ved å redusere antall ledere med full delegasjon og fjerne et ledernivå gis det rom for å: rendyrke og skille strategisk og operativt ledernivå analysere, kvalitetssikre og samordne effekten av innsatsen i alle enhetene (strategisk nivå) gi strategisk oppfølging og støtte på systematisk måte (strategisk nivå) effektivisere og forbedre den daglige oppfølgingen av driften i enhetene (operativt nivå)

41 NOTAT FORTROLIG Til: Fra: Birkenes kommune/gro Anita Trøan Bjørn A Brox Dato: Emne: Vurdering av ny organisasjonsmodell Viser til henvendelse fra rådmannen om en vurdering av den nye organisasjonsmodellen som er utarbeidet. Modellen er beskrevet i notatet «Organisasjonsmodeller-dagens og skisse per april 2016». Hovedgrepet i den nye modellen virker meget bra. Modellen skiller tydelig mellom to nivåer i organisasjonen: det operative og det strategiske. Driftsansvaret er lagt til 14 resultatenheter med fullt driftsansvar (økonomi, personal og fag). Ansvaret for strategi er lagt til rådmannen og tre kommunalsjefer. En felles enhet for stab og støtte har ansvar for administrativ støtte til linjelederne. Fordelen i forhold til dagens modell er at driftsansvaret er flyttet lenger ned i organisasjonen. I dag ligger driftsansvaret i (for) stor grad hos sektorsjefene. Tydeligere delegasjon vil erfaringsmessig gi større engasjement hos resultatenhetslederne. Dette frigir tid til overordnet ledelse hos kommunalsjefene. Modellen er i samsvar med det som er vanlig i norske kommuner på størrelse med Birkenes. Birkenes har etter hva vi kan forstå ligget etter de fleste kommuner når det gjelder delegasjon til resultatenhetene. Antall kommunalsjefer: Modellen har tre kommunalsjefer (pluss stabsleder). Dette er kanskje i overkant av gjennomsnittet i kommuner med innbyggere, men antakelig i tråd med behovet i Birkenes. Det er svært viktig å skaffe seg handlekraft, hvis de nødvendige omstillingstiltakene skal bli gjennomført. Kommunalsjefene bør få hovedansvaret for gjennomføring av omstillingen. Antall resultatenheter: Vi anbefaler enkle resultatenheter. De bør være så store at lederen kan være leder på full tid, men så små at det ikke trengs avdelingsledere. Det vil si årsverk. Birkenes kommune har ca 300 årsverk, fordelt på ca 500 personer. 14 resultatenheter gir i gjennomsnitt 21 årsverk per enhet. Det virker greit. Vi har ikke fått en liste over bemanning i hver enkelt enhet. Ressurssenteret: Det er noen oppgaver som er vanskelig å plassere i mindre kommuner. Det gjelder blant annet barnevern, PPT, legetjeneste og forebyggende helse. Disse oppgavene er for små til å være egne driftsenheter, men vanskelige å slå sammen, siden fagområdene er forskjellige. Vi tror det er riktig å samle disse tjenestene i en driftsenhet, så lenge antall årsverk er under 20. Blir det flere, bør kanskje enheten deles i to. Servicesenteret: Det er naturlig med en felles stab/støtteenhet i kommuner på størrelse med Birkenes. I Servicesenteret er det under 20 årsverk, nærmere bestemt ca. 11 årsverk (uten frikjøpte hovedtillitsvalgte, hovedvernombud, ordfører, rådmann og eksterne samarbeid KR-IKT og Struktur1). Da passer det med en felles stabsenhet. I større kommuner må man dele opp staben etter oppgave (økonomi, personal osv). Fagstab for strategisk ledelse bør legges til Servicesenteret. Vedtakskontor: Et vedtakskontor for PLO bør vurderes, for å skille roller i tjenesten.

42 Ledelsesutvikling: Det er ikke slik at god organisering automatisk gir bedre resultater. Lederne må forstå sine nye roller. Kommunalsjefrollen er ikke enkel. Det må utvikles gode rutiner for samarbeid mellom nivåene (ledermøter) og mellom stab og linje. Lederopplæring blir viktig. 2

43 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 042/16 Kommunestyret PS /16 Formannskapet PS /16 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl K1-210, K3 - &14 16/1015 Drftsrapportering 1. tertial 2016 Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Alle avdelinger skal kun bruke de budsjettmidler som er nødvendig for å sikre lovlig og forsvarlig drift. 2. Driftsrapport for 1. tertial 2016 tas til etterretning. 0T Avkastningsrapport 1. tertial 2016 Gjeldsrapport per april 2016 Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Driftsrapporten for 1. tertial gir en samlet fremstilling av regnskaps- og budsjettsituasjonen basert på tjenesteområdenes rapporteringer (1B) og status på fellesområdet (1 A) per 30. april Rapporten for 1. tertial skal gi informasjon om faktisk nåsituasjon, og forslag til tiltak der det rapporteres vesentlige avvik. Rapporten skal også synliggjøre en forventet årsprognose totalt, og innenfor hvert tjenesteområde. I desember 2015 vedtok kommunestyre et budsjett for 2016, og en økonomiplan for i underbalanse pga. krav til realisme. Kort tid etter vedtaket ble det etablert et prosjekt kalt «prosjekt

44 balanse». Det ble organisert med et hovedprosjekt og tre delprosjekt med prosjektdeltakere fra både administrasjon, formannskap og leder av tjenesteutvalget. Målet med prosjektet var å finne tiltak med effekt på kr. 15,0 mill. i reduserte nettoutgifter i løpet av planperioden. Fylkesmannen meldte Birkenes kommune inn i register om betinget godkjenning og kontroll (ROBEK) i begynnelsen av februar 2016 som følge av et budsjett og økonomiplan i underbalanse. «Prosjekt balanse» ble jobbet hardt og intenst med frem til politisk behandling i mai. Prosjektet leverte forslag til tiltak med økonomisk effekt i 2016, men ikke minst tiltak med økonomisk effekt i planperioden frem til Tiltakene ble vedtatt i kommunestyret 12. mai 2016, sak 035/16. Vedtaket innebærer balanse i budsjett og økonomiplanperioden. Vedtatte tiltak for 2016 er innarbeidet i revidert årsbudsjett som er en del av denne tertialrapporten. Kort oppsummert innebærer det følgende: Netto innsparinger i drift: kr 5,6 mill. Bruk av disposisjonsfond: kr 3,4 mill. Sum: kr 9,0 mill. Dette innebærer at opprinnelig budsjettert underskudd i 2016 på kr -9,0 mill dekkes inn slik at revidert budsjett for 2016 er i balanse. Administrasjonen har utarbeidet den første årsprognosen for Kort oppsummert viser den følgende sammenlignet med revidert budsjett: Avvik drift: kr 0,0 mill. Avvik frie inntekter (1A) kr 1,6 mill. (positivt) Sum kr 1,6 mill. (positivt) Dersom dette blir det virkelige resultatet pr , betyr det at kommunen må bruke kr 1,8 mill. (3,4 mill. 1,6 mill.) av disposisjonsfond for å gå i balanse. Det er utarbeidet egen sak til politisk behandling som tar for seg revidert økonomiplan for , og budsjett for I den saken er det i budsjettet for 2016 foreslått to endring

45 sammenlignet med revidert årsbudsjett som er innarbeidet i denne tertialrapporten. Skatt- og rammeinntekter er økt på bakgrunn av nye prognosetall utarbeidet av Telemarksforskning. Videre er avdrag på lån redusert på bakgrunn av nye beregninger. Kort oppsummert betyr det følgende: Netto innsparinger i drift: kr 5,6 mill. Økte skatte- og rammeinnt. Kr 0,6 mill. Redusert avdrag på lån kr 0,8 mill. Bruk av disposisjonsfond kr 2,0 mill. Sum kr 9,0 mill. Med foreslåtte endringer i revidert budsjett for 2016, vil fortsatt opprinnelig budsjettert underskudd for 2016 på kr -9,0 mill. bli dekket inn. Administrasjonen har hittil i år gitt tjenesteutvalget og formannskapet en enkel rapport på hovedtall økonomi for periodene januar/februar og mars.

46 Drift Oppsummering I henhold til vedtak i kommunestyret 12. mai 2016 inneholder budsjettet innsparingstiltak på til sammen 5,6 mill. i Innsparingstiltakene er innarbeidet i revidert budsjett for Det er utarbeidet nye tabeller til budsjettet for 2016 og økonomiplan som vil foreligge og bli lagt frem som egen sak til politisk behandling samtidig med denne tertialrapporten. Etter politisk behandling av revidert budsjett 2016 og økonomiplan i kommunestyre 22. juni, vil Fylkesmannen utføre en lovlighetskontroll før revidert budsjett og økonomiplan kan være gjeldende. Nedbemanningen berører først og fremst sykehjemmet i år. Ny bemanningsplan er utarbeidet, og vil ha oppstart i september. Innen barnehageområdet vil kommunal drift bli redusert som følge av færre barn fra høsten I de private barnehagene er det økt deltagelse, hvilket vil bli synlig i kostnadene i form av økt kommunalt tilskudd. Fra høsten er det planlagt at mottaksklassen for ungdomsskoleelever flyttes til Valstrand. Det vil føre til en reduksjon på 1,5 årsverk på Læringssenteret, og en økning på 0,9 årsverk på Valstrand og 0,6 årsverk på Birkeland skole. Innen tjenesteområde teknisk vil følgende tiltak fra «prosjekt balanse» starte opp: Forprosjekt Energieffektivisering/ ENØK Arbeidet med kartlegging av gamle Valstrand sine brukere og alternative lokasjoner Dialog med grendelagene til de kommunale grendehusene hvor det legges frem forslag om overføring av grendehusene til privat eie

47 Boligstrategi; dvs. hvilken kapasitet og type kommunale boliger er det behov for på kort, mellomlang og lang sikt. Servicesenteret har forskjøvet en del av de planlagte tiltakene i handlingsplanen som følge av arbeidet med «prosjekt balanse», men har likevel opprettholdt fremdriften i kvalitetssystemprosjektet, og har gjennomført en praksisundersøkelse i tillegg til en «tillitsundersøkelse» som 67 % av medarbeiderne svarte på. Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen ble etablert Det arbeides med å få på plass arbeids- og samarbeidsutvalg og rapporteringsrutiner. En ansatt i barnevernet har kontortid på Birkeland. Barnevernet deltar også på ulike møter og samarbeidsarenaer. Det er færre bosatte flyktninger i begynnelsen av året enn planlagt. Skatte og rammeinntekter forventes å bli noe høyere i år en opprinnelig budsjettert. Dette som følge av at skatteinngangen er høyere i hele landet enn det som er lagt til grunn. Det forventes også høyere inntekter fra eiendomsskatt og noe lavere avdrag på langsiktig gjeld enn forutsatt. Avkastningen på kommunens langsiktige plasseringer har uteblitt hittil i år. Det er budsjettert med kr 2,1 mill i inntekter i 2016 fra disse plasseringene. I revidert statsbudsjett ble anslaget for lønnsvekst nedjustert med 0,3 % gjeldende KLP (pensjon) kom med estimater på årets pensjonskostnad pr 1. tertial som tilsier at kostnadene for Birkenes kommune vil kunne bli noe lavere enn budsjettert. Det foreligger i skrivende stund ikke prognoser fra Statens pensjonskasse (SPK). De melder imidlertid om at minstegrensen for å motta pensjon i SPK er nedjustert til 20 prosents stilling. Det kan medføre noe økte kostnader for kommunen. Videre er ikke lønnsforhandlingene for 2016 ferdige. Vi avventer konklusjoner gjeldende en mulig oppside innen KLP til 2. tertial. Årverk: Tabell: Faktisk forbruk av årsverk per april 2016 Budsjett 2016 Hjemmelsoversikt 2016 Faktisk forbruk 2016 Teknisk 45,5 46,4 39,3 Ressurssenteret 17,8 20,3 17,6

48 Barnehage og skole 152,1 151,0 147,3 Helse og velferd 105,6 105,6 99,3 Servicesenteret 14,6 14,8 14,3 SUM 335,6 338,1 317,8 Teknisk sektor 2016 har til nå vært krevende for tjenesteområdet. Spesielt har arbeid med prosjekt balanse krevd mye ressurser. Innføring av kvalitetssystemet, saksbehandling og prosess i forhold til kommunesammenslåing og sceneløsning på Tobias jorde er også krevende oppgaver som har vært ivaretatt i tillegg til de løpende driftsoppgavene. Det er lagt ned en stor arbeidsinnsats fra alle for å kunne klare dette. De driftsmessige oppgavene preges av kommunens vedlikeholdsetterslep og forfall. Det brukes mye tid på uforutsette hendelsene som oppstår. Mye arbeid styres etter «brannslokking». Etablering av hovedplaner er et viktig grunnlag for å komme i posisjon til å løse grunnen til at skader oppstår fremfor å rette dem. Kommunen har kommet langt med å etablere dette grunnlaget, og benytter det så langt som mulig. Den økonomiske situasjon tilsier at kommunen må forvente at det vil ta tid å kunne få et vedlikeholdsnivå som gir langsiktig verdiforvaltning, og at forfallet kan reduseres. Ressurssenteret Også for Ressurssenteret har de første månedene vært preget av prosjekt balanse. Oppfølging av evalueringen av Ressurssenteret og Læringssenteret og andre endringer har avventet utfall av prosjektets driftsgjennomgang. Primæroppgaver og tverrfaglige tiltak går sin gang. Fokus er til enhver tid, og i enhver tjeneste, å arbeide mot målet for ressurssenteret: Innbyggerne får en faglig forsvarlig og individuelt tilpasset tjeneste. Fra er felles barnevernstjeneste for Kristiansandsregionen etablert. Barnehage og skole Planleggingen av nytt barnehage- og skoleår er i gang og har foregått parallelt og som en del av prosjekt balanse. Barnehageopptaket viser en nedgang i antall søkere, og det er utarbeidet en plan for reduksjon i bemanningen i alle tre barnehagene. Skolene er i gang med tilsettinger for å ha kvalifisert personal på plass til skolestart. Fra januar har mottaksklassen for 5. 7 trinn vært på Birkeland skole. Dette gir elevene en tilhørighet til en klasse, og det gir større mulighet for integrering med jevnaldrende. Fra høsten av er det planlagt at mottaksklassen for ungdomsskoleelever flyttes til Valstrand. Helse og velferd

49 Arbeidet med Prosjekt balanse har hatt hovedfokus i årets første tertial, og det er utarbeidet en delprosjektrapport fra tjenesteområde Helse og velferd. Med denne rapporten som grunnlag er det utarbeidet forslag til vedtak, som fordrer endring av praksis og reduksjon av budsjettramme. I tillegg til det omfattende analysearbeidet og utarbeidelse av innsparingstiltak, har også enhetene hatt fokus på riktig kvalitet og forsvarlig tjenesteyting. Servicesenter Som følge av prosjekt balanse tok servicesenteret en gjennomgang av tiltakene i handlingsplanen som skulle ha oppstart i For å kunne ha kapasitet til å bidra inn i prosjekt balanse, ble flere av de planlagte tiltakene skjøvet frem i tid. Enheten har prioritert å bruke kapasiteten til en del ting som kvalitetssystemprosjektet, tillitsundersøkelsen, kartlegging av merkantile oppgaver i avdelinger, lederstøtte, etablering av ny hovedbankavtale og utarbeidelse av driftsavtale med KR-IKT. Øvrige kommentarer Prosjekt balanse og kvalitetssystemprosjektet er to store prosjekter som har involvert mange i organisasjonen. Likevel befinner kommunen seg bare på startstreken i forhold til det som skal gjennomføres i årene framover innen disse områdene. Det krever godt leder- og medarbeiderskap, og støtte i prosessene. Det er kritisk med arbeidsro til å gjennomføre vedtatte endringstiltak, slik at nye og uforutsette behov og tiltak må vurderes nøye ift. kapasitet og risiko. Prosjekt balanse bygger i tillegg på en god del forutsetninger som grunnlag for at vi faktisk lykkes. Regnskapet per 1. tertial 2016 Regnskapsmessig har kommunen et negativt avvik på kr 3,3 mill. per april sammenlignet med budsjett. Dette er hovedsakelig periodiserings avvik innen tjenesteområde teknisk og fellesområdet (1A). Innen fellesområdet dreier dette seg om lavere avkastning på verdipapirer enn budsjettert og periodiseringsavvik nærmere kommentert nedenfor. Årsprognose 2016 Fellesområdet (1A) rapporterer med en årsprognose pr april som viser et positivt avvik sammenlignet med budsjett på totalt kr 1,6 mill. Da er det forutsatt at det brukes av fond som budsjettert med kr 3,4 mill. Det fordeler seg på: Skatte og rammetilskudd kr 0,6 mill. (positivt) Eiendomsskatt kr 0,5 mill. (positivt)

50 Integreringstilskudd kr -0,2 mill. (negativt) Renteinntekter kr -0,1 mill. (negativt) Avdrag lån kr 0,8 mill. (positivt) Tjenesteområdene rapporterer en årsprognose som sier at de vil holde seg innenfor budsjetterte rammer. Risikoområder hvor det kan forventes negative avvik som må forsøkes dekket innenfor overordnede budsjettrammer: Tilskudd til private barnehager Flyktningetjenesten Avkastning på langsiktige plasseringer Skoleskyss Hovedområder hvor det kan forventes positive avvik: Pensjonskostnader Skatte og rammetilskudd Avdrag på langsiktig gjeld Birkenes kommune rapporterer en årsprognose som viser et positivt avvik totalt på kr 1,6 mill. sammenlignet med budsjett. Kommunen har budsjettert med kr 3,4 mill. i bruk av disposisjonsfond, og vil kunne redusere bruken med kr 1,6 mill. til kr 1,8 mill. dersom kommunen bruker mindre enn budsjett og gitt at avkastningen av langsiktige plasseringer blir som budsjettert. Denne prognosen er spesielt avhengig av avkastningen på langsiktige plasseringer, som er svært usikker, og som viser en negativ trend. Det kan heller ikke utelukkes at det blir et tap (utgift) istedenfor en gevinst (inntekt) slik som det er budsjettert med: kr 2,1 mill i inntekt. Det står kr 5,1 mill. på disposisjonsfond ved inngangen til Det er imidlertid for tidlig å forskuttere årsresultatet da åtte måneder av 2016 gjenstår. I hele tusen Til fordeling "driftskaka" Budsjettskjema 1B Årsprognose 2016 Regnskap per Budsjett per Budsjett 2016 Årsprognose 2016 Avvik budsjett/prognose Mer spesifikke kommentarer fremkommer under de enkelte tjenesteområdene. Økonomisk oversikt (1A) Tall i 1000 Regnskapp r Budsjett pr Budsjet t 2016 Årsprog n 2016 Avvik årsbudsjett/prognos

51 e 6 Regnskapsskjema 1A - drift Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetilskudd Skatt på eiendom Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd Sum frie disponible inntekter Renteinntekter og utbytte Gevinst finansielle instrumenter (omløpsmidler) Renteutg.,provisjoner og andre fin.utg. Tap finansielle 100 instrumenter (omløpsmidler) Avdrag på lån Netto finansinnt./utg Til dekning av tidligere regnsk.m. merforbruk Til ubundne avsetninger Til bundne avsetninger Bruk av tidligere regnsk.m. mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Netto avsetninger Overført til investeringsregnskape t Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Regnskapsmessig mer/mindreforbruk Oppstillingen i tabellen viser hva kommunen har til fordeling etter at finansposter og avsetninger er

52 fratrukket disponible inntekter. Vesentlige avvik sammenlignet med budsjett pr 1. tertial er kommentert nærmere nedenfor. Videre er det utarbeidet en årsprognose. Årsprognosen tilsier at det kan bli kr 1,6 mill. bedre enn budsjett, forutsatt budsjettert bruk av fond på kr 3,4 mill. og budsjettert avkastning på langsiktige plasseringer på kr 2,1 mill på tross av negativ trend og høy usikkerhet. Skatt og rammetilskudd Skatteanslaget for 2016 er oppjustert i revidert nasjonalbudsjett som følge av den høye skatteinngangen i 4. kvartal Birkenes kommune blir påvirket både direkte i skatteinntektene og indirekte via inntektsutjevningen i rammeinntektene. Sistnevnte kommer av at skattesvake kommuner mottar kompensasjon fra skattesterke kommuner for denne mindreinntekten. Skatteinntektens nivå kommer av skatteinngangen i landet for øvrig. Til sammen er anslaget på kr 0,6 mill. mer enn budsjettert i Skatt på eiendom Regnskapsmessig er det et negativt avvik sammenlignet med budsjett på kr 2,4 mill. pr april. Det skyldes at det ikke er utfakturert eiendomsskatt til verker og bruk tilsvarende ca kr 2,7 mill. Foreløpige anslag i fht. gjeldende skatteliste gir en prognose på kr 0,5 mill. mer enn budsjettert i Hovedårsaken ser ut til å være at formuesgrunnlaget har økt noe. I tillegg er det flere skatteobjekter i 2016 enn tidligere. Konsesjonsavgift Konsesjonsavgiften forventes å bli som budsjettert. Investeringskompensasjon reform 97 Årsprognose forventes å bli som budsjettert. Andre kompensasjonsordninger: Inntektsgruppen forventes å bli som budsjettert. Integreringstilskudd Årsprognose viser at integreringstilskudd kan bli kr 0,2 mill. lavere enn budsjettert. Utbytte fra Agder energi Utbytte fra Agder energi forventes å bli som budsjettert, kr 8,3 mill. Finansavkastning obligasjoner og aksjer Mars og april måned hadde positiv avkastning etter to urolige måneder i begynnelsen av året med negativ avkastning. Totalt sett har porteføljen hatt en negativ avkastning siden årsskiftet med -0,2 % som utgjør kr 0,1. mill i latent tap. Det er for tidlig å gi en årsprognose på denne budsjettposten når inngangen i året har vært så svingende. Birkenes kommune har et årsbudsjett på kr 2,1 mill. i inntekt på denne posten som altså er svært usikker. Renteinntekter av bankinnskudd Renteinntektene forventes å bli noe lavere enn budsjettert. Renteinntekter og kalkulatoriske avskrivninger - VAR Årsprognosen har et estimat som budsjettert.

53 Renteutgifter Regnskapsmessig er det bokført kr 0,1 mill. lavere rentekostnadene enn budsjettert. Årsprognose for låneopptak avhenger av revidert budsjett Dersom investeringene i revidert budsjett gjennomføres, er årsprognosen omtrent som budsjettert. Dersom kommunen ikke gjennomfører de planlagte investeringsprosjektene, kan vi forvente at rentekostnadene blir noe lavere enn budsjettert. Avdrag på lån Årsprognosen er at minimumsavdrag på lån blir lavere enn budsjettert, beregnet til kr 0,8 mill. Årsaken til nedgangen bygger på at det i budsjetteringen ikke ble lagt til grunn så høy aktivering av anleggsmidler som det ble i virkeligheten. Samtidig har kommunen hatt udekket finansiering av de samme investeringene. Til sammen gjør dette at minimumsavdragene forventes å bli lavere enn budsjettert i Netto avsetninger Dersom årsresultatet blir som det framkommer i årsprognosen, vil bruk av bundne fond bli kr 1,8 mill. mot budsjetterte 3,4 mill. Det forutsetter imidlertid at løpet videre i året forblir positiv. Det er i rapporten påpekt flere risikoområder. Årsprognose for bruk av disposisjonsfond (ubundne avsetninger) opprettholdes derfor på kr 3,4 mill. Likviditet Kommunen har pr. 30. april en likviditet på kr 61,3 mill. Av dette utgjør: Kr 8,4 mill. skattetrekk Kr 23,1 mill. i ubrukte lånemidler Kr 17,9 mill. er knyttet til bundne fond Når midler som er bundet til spesifikke formål trekkes ut, så har kommunen en positiv likviditet på kr 11,9 mill.

54 Sammendrag drift fordelt på tjenesteområdene (1B) Oppstillingen nedenfor viser hvordan «driftskaka» er fordelt på tjenesteområdene regnskapsmessig sammenlignet med budsjett pr april. I tillegg er det i samme tabell innarbeidet en netto årsprognose pr tjenesteområde basert på rapportering fra tjenestesjefene. Regnskap pr Budsjett per Budsjett 2016 Årsprognose 2016 Avvik budsjett/årsprognose 2016 Teknisk Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Ressurssenter Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Barnehage og skole Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Helse og velferd Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto

55 Servicesenter Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Kirken Sum andre kostnader Netto Netto rammeområder Tabellen nedenfor viser utvikling i sykefravær per 1. tertial siste fire år: Hele kommunen Korttidsfravær i % (<16 dager) Langtidsfravær i % (>17 dager) ,2 7,1 9, ,7 7,3 9, ,9 5,7 7, ,9 5,1 7,0 Totalt fravær i % Korttidsfravær er i denne oppstillingen definert som arbeidsgiverperioden(opp til 16 dager), mens langtidsfravær er definert fra 17 dager og oppover. Fraværet er fallende totalt sett selv om det på enkelte avdelinger er betydelig fravær. Investeringer Det var budsjettert med brutto investeringer på totalt kr 46,7 mill. i 2016 (netto kr 34,7 mill.). I tillegg har vi budsjettert med ekstra låneopptak på grunn av underdekning i 2015 på kr 15,4 mill. Prosjekt balanse inneholdt en forskyvning av prosjekt sentral driftskontroll (SD anlegg) til 2017 fordi dette prosjektet må gjennomføres over tre år for å få tilskudd fra ENOVA. Som følge av at Birkenes kommunen er på ROBEK, har kommunen begrensninger i sitt låneopptak som følge av at låneopptak, til bl.a. investeringsprosjekter, må godkjennes av Fylkesmannen så lenge

56 kommunen er på ROBEK. Som hovedprinsipp har kommunen fått klarsignal for prosjekter der man allerede er i gang og har forpliktende avtaler. I tillegg er selvfinansierende prosjekter innen vann og avløp (VA) godkjent. Fylkesmannen har godkjent følgende låneopptak for 2016: Startlån: Opptak startlån kr 5,0 mill. Finansieringer som er selvfinansierende: VA-plan Engesland kr 1,0 mill. Ramme prosjekt VA kr 2,75 mill. Høydebasseng Natveitåsen boligområde kr 2,0 mill. Reservevannløsning kr 0,1 mill. VA ledninger til Bufjell boligområde kr 1,85 mill. Saneringsplan kr 0,2 mill. SUM kr 7,9 mill. Forpliktelser kommunen må oppfylle i 2016 knyttet til avtaler inngått i 2015 og tidligere: Oppgradering Birkeland Barneskole kr 14,72 mill. (eks. mva) Sprinkling av sykehjemmet og serviceboliger kr 3,5 mill. Ramme IKT og utvikling kr 1,0 mill. SUM kr 19,2 mill. I tillegg har kommunen fått godkjent låneopptak til følgende prosjekter: IKT-investeringer for å kunne gjennomføre forsvarlig drift og undervisning i grunnskolen kr 0,25 mill. SD-anlegg kr 0,75 mill.

57 Kirken kr 0,45 mill. Kultur kr 0,6 mill. Lån til museumsbygg Grasham kr 0,1 mill Forprosjekt kartlegging av utbygging av skole, bhg og boligmasse kr 0,125 mill Tilleggsbevilgning brannalarmanlegg Birkeland skole kr 0,15 mill. SUM kr 2,5 mill SUM LÅNEOPPTAK KR 34,6 mill. Fylkesmannen legger etter dette ikke opp til å godkjenne flere låneopptak for 2016 før Birkenes kommunestyre har vedtatt hhv revidert budsjett for 2016 og forpliktende plan for i juni. Dersom fylkesmannen godkjenner revidert budsjett og forpliktende plan, vil vi også kunne få godkjent låneopptak for 2016 til de vedtatte investeringsprosjektene som ikke har blitt godkjent av Fylkesmannen hittil i år. Det er i 1. tertial gjort et låneopptak på kr 20 mill. Status påbegynte investeringsprosjekter: Det har påløpt kr 3,4 mill. i investeringskostnader i Hovedsakelig er prosjektene som løper: Annet: Oppgradering Birkeland barneskole, påløpt kr 2,4 mill. Det vil foreligge egen prosjektrapport gjeldende denne investeringen Sprinklinganlegg sykehjem kr 0,3 mill. Dette prosjektet vil ikke bli så kostbart som tidligere antatt. Opprinnelig budsjett var på kr 5,5 mill., forventede kostnader er kr 3,7 mill. Fiber fra luft til bakke kr 0,3 mill. Plattformvalg/driftsmodell kr 0,2 mill. Videre er det også påløpt kr 0,4 mill. til nærmiljøanlegg i Natveitåsen. Dette prosjektet ble det mottatt spillemidler for i Det er solgt tomter i Tveide for kr 0,7 mill. (mottas i mai). VA-plan Engesland er i gang Aktivitet på rammeprosjektet innen VA blir ikke så høy i år som budsjett. Høydebasseng Natveitåsen får tidligst oppstart høsten 2016 Bufjell blir ikke aktuelt å gjennomføre i 2016 pga. uavklart med grunnforhold og forlengelse av gang/sykkelvei. Birkenes kommune har fått et boligtilskudd fra Husbanken på kr 0,7 mill. Nytt investeringsbudsjett basert på ny informasjon er innarbeidet i revidert budsjett 2016, med unntak av ferdigstillelse av Birkeland skole. Budsjettforslaget inneholder også overføringer av investeringer fra 2015 som mangler finansiering for økt låneopptak. Investeringene var planlagt inn i budsjett 2016, men overskridelse og utsatte inntekter i 2015 gjorde at gjeldsopptaket gikk til annet enn planlagt (ref. årsberetning 2015).

58 TJENESTEOMRÅDENE Teknisk Regnskap Budsjett Årsbudsjett Årsprognose Avvik årsprognose/ årsbudsjett Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Tjenesteområdet rapporterer å være på budsjett per. 1. tertial hensyntatt periodiseringer. Det er en risiko knyttet til et stramt budsjett, men det er likevel tro på at budsjettrammen holdes om ikke store uforutsette ting oppstår. Årsprognosen forventes å være i henhold til budsjett. Driftsoppgaver og tiltak: Tjenesteområdet teknisk ivaretar drift og vedlikehold av kommunale bygninger, vann- og avløpsnett, kommunale veier, friluftsområder med mer. Tjenesteområdet har også ansvar for planlegging og gjennomføring av investeringsprosjekter knyttet til vedlikeholdsoppgaver, oppgraderingstiltak og nye bygg og infrastrukturtiltak (vei, vann og avløp). Teknisk ivaretar de forvaltningsmessige oppgaver innenfor planlegging, byggesak, oppmåling, landbruk, geodata, miljø med mer, samt kultur, næring og kommunale eiendommer har til nå vært et krevende år for tjenesteområdet. Spesielt har arbeid med prosjekt balanse krevd mye ressurser. Men også innføring av kvalitetssystemet, saksbehandling og prosess i forhold til kommunesammenslåing og sceneløsning på Tobias jorde er krevende oppgaver som har vært ivaretatt i tillegg til de løpende driftsoppgavene. Det er lagt ned en stor arbeidsinnsats fra alle for å kunne klare dette. Både tjenestesjef teknisk og naturforvalter avvikler foreldrepermisjon fra slutten av april/ starten av mai. Det har blitt brukt en del tid på planlegging for hvordan oppgaver ivaretas. Dette løses primært uten tilføring av ekstra ressurser/vikar. Konsekvensen er at det må forventes redusert kapasitet i tjenesteområde frem til august. I denne perioden vil operativ drift og lovpålagte oppgaver prioriteres. Det kan også bli aktuelt å nedprioritere/utsette denne type oppgaver i kortere perioder. Det vil ikke være rom for å løse andre større oppgaver. Det har også vært prioritert å jobbe med arbeidsmiljø. Dette er et viktig fokus både med hensyn til den ressurskrevende situasjonen til tjenesteområdet og den krevende omstillingsfasen. Det er

59 etablert velfungerende arbeidsmiljøgrupper som har startet arbeidet med tiltak etter resultatene fra tillitsundersøkelsen. De driftsmessige oppgavene preges av kommunens vedlikeholdsetterslep og forfall. Det brukes mye tid på uforutsette hendelsene som oppstår og mye arbeid styres etter «brannslokking». Etablering av hovedplaner er et viktig grunnlag for å komme i posisjon til å løse grunnen til at skader oppstår fremfor å rette dem. Vi har kommet videre med å etablere dette grunnlaget og benytter det så langt som mulig. Kommunenes økonomiske situasjon, og gjennomføring av tiltak i henhold til prosjekt balanse, tilsier at kommunen må forvente at det vil ta tid å få et vedlikeholdsnivå som gir langsiktig verdiforvaltning og redusert forfall. I forhold til handlingsplanen for budsjettperioden er det satt opp en del tiltak som skal startes 2016: Gjennomføre planlagte ENØK tiltak, samt planlegge tiltak for Dette er nå en del av tiltaket Energi/ENØK i prosjekt balanse og startes fortløpende. Bruke registrering i Plania for å etablere vedlikeholdsplaner- dette er i rute og beregnes ferdig i sommer i tråd med plan for gjennomføring som er vår/ sommer Etablere hovedplan vei- denne er utsatt pga. manglende ressurser. Skulle vært startet første halvår Eierskap vei- utarbeide kriterier for kommunalt eierskap vei. Dette er nå innen prosjekt balanse sitt tiltak eierskap vei. Arbeidet startes høsten 2016, og er da i rute ift. handlingsplanen. Driftsløsninger vei- forsinket grunnet manglende ressurser. Driftsanalyse er foretatt, men endelige løsninger er ikke fastsatt. Digitalisere kommunens ledningskart på VA- tiltaket er i rute Kvalitetsprosjekt- teknisk sitt delprosjekt- noe forsinket grunnet ressursmangler. Ventes likevel å overholde dato for gjennomføring. Gjennomføre adressering/ oppdatere skogbruksgrenser mm. - tiltaket er i rute Oppdatert digital info.- tettere samarbeid mellom teknisk/servicetorg. Tiltaket er i rute og går nå inn i prosjekt balanse mht. digitalisering av tjenester/ åpningstider mm. Etablere kommunal boligstrategi. Dette tiltaket går nå over i prosjekt balanse og tiltaket «Prosjekt bolig». Starter høsten Plania utvikles videre mot renhold og utleiemodulen. Tiltaket er påbegynt. Mot renhold er arbeidet ikke kommet så langt som ønsket. Mot utleiemodulen er en del leieforhold lagt inn i systemet, men det er fremdeles mye igjen før systemet er oppe. Samarbeidet fellestekniske tjenester har i perioden arbeidet aktivt for å få på plass gode rutiner innen samarbeidet mellom de to kommunene. Dette gjelder blant annet saksflyt mellom etater i Lillesand og avdelingen i Birkenes kommune. Videre jobbes det med å få til et bedre arkiv og ITtekniske løsninger som kan gi mer effektiv oppgaveløsning. Dette for å sikre best mulig arbeidsflyt og sikre løsninger.

60 Det har vært god framdrift i arbeidet med restanser på eldre saker innen oppmåling i Birkenes kommune, og midlertidige forretninger er nå fullført. Det har i 2016 også blitt jobbet målrettet med å ta bort de siste restansene innen oppmåling. Per april er det er ingen restanser innen oppmåling, hverken i Lillesand eller Birkenes, og alle nye saker blir ivaretatt innenfor tidsfrister satt i lovverket. Innen arbeidet med eiendomsskatt er det enkelte krevende saker hvor det har blitt hentet inn juridisk bistand. Kostnadene blir refundert fra Lillesand kommune. Det har vært et normalt antall klagesaker til nemndsbehandling i Saksbehandlingen er i rute, og klagene skal opp i sakkyndig nemnd i løpet av mai. Det arbeides med en anbudsprosess for å engasjere firma til årlig taksering av landbrukseiendommer. Innen jordbruksområdet har det vært en opprydding i eldre saker. Gardskart, AR5, ble ajourført i Birkenes kommune høsten Dette gir en del etterarbeid innen landbruk og geodata nå i vår. Det har ikke vært muligheter for å arbeide med annet enn løpende lovpålagte oppgaver. Arbeidet med landbruksplan er inntil videre nedprioritert. Byggesak har en stor saksmengde og Birkenes behandler flere byggesaker per årsverk enn andre kommuner vi sammenligner oss med. Det foreligger ikke restanser på byggesak, men andre oppgaver som tilsyn/ befaringer, oppfølging av ulovligheter og generell veiledning er det ikke nok ressurser til å følge opp på en tilfredsstillende måte. Saksmengden er noe mindre enn foregående år. Dette er knyttet til redusert aktivitet, samt lovendring som tilsier at en del tiltak ikke lenger er søknadspliktige. Plan har mange ressurskrevende oppgaver første del av året: sluttarbeidet med sentrumsplanen, arbeidet med kommunens planstrategi og prosessen med sceneløsningen til Tobias jorde. Andre oppgaver som saksbehandling kommunesammenslåing og arbeid med delegasjonsreglement har også tilfalt plan. Arbeid med kommuneplanens arealdel er midlertidig stoppet som følge av politiske vedtak om prioritering av oppgaver. Arbeidet blir tatt opp igjen etter sommeren. Næring arbeider i tråd med handlingsplanen til Birkenes kommune, som er en del av strategiske næringsplanen utarbeidet av Knutepunktkommunene. Fokusområder i år har vært Telemarksvegen og stedskvaliteter/ stedsutviklingsprosjekter. I tillegg har Birkenes en sentral rolle i et av de felles tiltakene i planen: nye bruksområder for teknologi og kompetanse, gjennom prosjektet Smartskog. Eiendom har en god del eldre restanser som blir liggende når fravær av nøkkelpersoner ikke blir erstattet. Dette medfører at utviklingsetterslepet øker. Eksempler på dette er ferdigstillelse av avtaler og formell overføring av eierskap til kommunen. Kultur viderefører sitt arbeid med tilrettelegging for arrangementer og friluftsliv og støtte til lag og

61 foreninger. Det er god aktivitet på Joker fritidsklubb. Det er ikke ansatt ny assistent på fritidsklubben, men det er to stk. som fyller inn som vikarer. Biblioteket har også god aktivitet med flere arrangementer og bra utlånsomfang. Innen vann og avløp jobbes det etter vedtatt hovedplan. Produksjon av vann og avløpshåndtering er tilfredsstillende, med unntak av vannkvalitet fra Engesland vannverk. Nødvendige tiltak for å oppnå en tilfredsstillende vannkvalitet ferdigstilles før sommeren. Vedtatt høydebasseng er ikke igangsatt i tråd med vedtatt forprosjekt, og det arbeides med kartlegging av ny lokasjon. Vedlikeholdsetterslepet på vei er betydelig og økende. Lapping, slodding og noe skraping er utført på enkelte veier hvor fremkommeligheten har vært kritisk. Anleggsarbeidet ved krysset Vassbotn Kleppveien er ferdigstilt. Det er anlagt ny asfalt i krysset og foretatt omfattende grøfting i starten av Kleppveien. Broprosjektet ved Solheim er ferdigstilt, og det gjenstår bare oppføring av autovern. Det planlegges grusing og grøfting av Kleppveien i tillegg til mindre nødvendige tiltak på andre veier. Sikkerhetstiltak som rassikring og oppføring/reparasjon av autovern, veiskilt osv. prioriteres og utføres omgående. Avdelingen har for øvrig stanset alt av vedlikeholdsarbeid vedrørende veilys. Det medfører en del slokte gatelys fremover. Planen er at vedlikeholds leverandør foretar en runde tidlig høst for å skifte nødvendige pærer før vinter og mørketid. Prosjekt balanse vil kreve ressurser av avdelingen fremover når utredning av tiltaket eierskap vei skal startes. Innen byggdrift har det vært stor aktivitet hittil i år med blant annet oppussing av aldersboliger og serviceboliger. I tillegg har det kommet en del uforutsette hendelser som har krevd en del ressursbruk. I tråd med prosjekt balanse starter fire prosesser nå før sommeren. Dette er krevende prosesser som skal løses innenfor byggdrift, evt. med støtte fra andre avdelinger der det er mulig: oppstarten av forprosjekt for tiltaket energi/ ENØK arbeidet med en kartlegging av gamle Valstrand sine brukere og alternative lokasjoner dialog med grendelagene til de kommunale grendehusene hvor det legges frem forslag om overføring av grendehusene til privat eie «Prosjekt bolig» starter høsten 2016 og skal ivareta alle kommunens boligmasseutfordringer. Teknisk v/ byggdrift skal ivareta prosjektledelse, mens prosjekteier er tjenesteområde helse og omsorg. Personal:

62 Årsverk budsjett 2016 Årsverk stillingshjemler 2016 Faktisk bruk stillingshjemler ,5 46,4 39,3 Innen fellestekniske tjenester er stillingen som avdelingsleder hensyntatt i budsjettet som er sendt Lillesand til godkjenning, men det blir ikke opprettet en hjemmel til denne før avdelingsleder/ enhetsleder tiltrer. Landbruksrådgiver er i foreldrepermisjon fra til , og en fast vikar erstatter denne stillingen. Naturforvalter er ute i foreldrepermisjon i 10 uker fra slutten av april. Det er ansatt vikar i 30 % stilling i denne perioden. Innen byggdrift er den faktiske bruken av hjemler litt lavere enn det som er lagt til grunn i budsjett (1,03). Dette ettersom det per i dag benyttes vikarer i vakante hjemler etter omorganisering av renhold. Hjemlene innen renhold er redusert til 10 slik som omorganiseringen tilsa. Kultur benytter ikke fullt ut hjemlene knyttet til bibliotek og kulturområdets del av stilling til kulturskolerektor. I tillegg er stilling som tekniker på Valstrand og assistent på Joker fritidsklubb vakante. Det blir benyttet vikarer i deler av stillingene som holdes vakante. Økonomi: I tråd med vedtak i kommunestyret, sak 035/16, er budsjettet for tjenesteområdet teknisk redusert med 1,5 mill. for 2016: Tiltak Område- ansvar Sum Vaktmestre- lønnskostnad Byggdrift Eiendom/ bolig Byggdrift Div. serviceavtaler Byggdrift Fasader kommunehus Byggdrift Fasade Birkeneshallen Byggdrift Maling/belegg sykehjem Byggdrift Kommunale avgifter Byggdrift Vintervedlikehold VVA

63 Vedlikehold veilys VVA Veivedlikehold VVA Arbeidet i avdelingene vil gjenspeile budsjettjusteringene fremover. Totalforbruket for tjenesteområdet i 1. tertial er i følge regnskapet kr 3,7 mill høyere enn budsjetterte tall. Mesteparten av dette skyldes periodisering hvor kostander på flere av ansvarene vil fordeles utover året. Ansvarene for kalk, brannvesen, næring, kultur og festetomter har alle merforbruk grunnet dette. Disse ansvarene ligger under stabsområdet, og utgjør 2,8 mill. av merforbruket til tjenesteområdet. Ansvarene ventes å holde seg innenfor budsjettrammen året sett under ett. Det andre store området med merforbruk i 1.tertial er avdeling vei, vann og avløp. På kommunale veier var det større aktivitet på vintervedlikehold enn forventet i 1. tertial. Grunnet nedjustering av budsjett i henhold til prosjekt balanse pålydende 500 er det svært lite midler igjen. Det gjenstår 409 for resterende vintervedlikehold for Dette dekker beredskapskostnader som utgjør 385 per halvår, men dersom det blir behov for vintervedlikehold vil det innebære merforbruk i forhold til justert budsjett for Per 1. tertial er det innen byggdrift et negativt avvik innen husleieinntekter på 150. Dette skyldes disse forholdene: - husleie som ikke er fakturert pålydende 55 til flyktningetjenesten - det blir lagt til grunn ny markedsleie når vi innlosjerer nye leietakere. Markedsleie er noe lavere, og dette er ikke tatt høyde for i budsjettet. - det har blitt pusset opp en del leiligheter mellom leietakere, dette har gjort at vi har mistet noe leie - en del leiligheter står tomme som gjør at vi ikke har leieinntekter: Bakkemoen 5 hybel, sokkeletg. Nordåsen Terrasse 89 Smedens Kjerr 50 1 leilighet Smedens Kjerr 105 Grantunvn. 26 hovedetasje Spelefjellvn. 26 Herefoss Aldersboliger 3 leiligheter (aldersbolig)

64 Avdelingen byggdrift har totalt et lite mindreforbruk per 1. tertial, og er forventet å holde seg innenfor budsjettrammen med visse forutsetninger. Dette er avhengig av flere ting som ikke kan styres. For eksempel har strøm/ energi per 1. tertial et mindreforbruk på 354, men dette kan endres dersom vinteren 2016 blir kald. Videre har vedlikehold av bygg blitt holdt på et minimum over lengre tid, det kan gi uforutsette behov som gjør seg gjeldene økonomisk. Prognosen for året innen VA- gebyrer tilsier mindre inntekter enn budsjettert. Årsaken er sannsynligvis et avvik i estimering av antall abonnementer. Hovedårsaken skyldes antageligvis feil estimat med tanke på antall abonnementer som Momentum har budsjettert for. I tillegg kan nedgang i regionen og da boligmarked gi svikt i inntekter mht. tilknytningsavgift. Plan og byggesak sine gebyrinntekter ligger ca. 80 under budsjetterte inntekter. Dette skyldes mindre aktivitet på byggemarkedet og endring i plan- og bygningsloven. I tillegg har plan ingen inntekter per 1. tertial. Det er en forventet inntekt innen plan på ca. 150 i 2016, om arbeidet går som oppsatt. Generelt på plan og byggesak jevner aktiviteten seg normalt ut i løpet av året, det varsles ikke om avvik på gebyrinntektene på helårsbasis. Det er ikke kommet inntekter i tråd med budsjett pr 1. tertial fra oppmålingsforretninger. Det er kommet inn 240 mot budsjettert 920. Det er imidlertid vanlig at disse inntektene tar seg opp når oppmålingssesongen starter for fullt i april. Basert på mottatte rekvisisjoner på oppmålingsforretninger pr 20.5 (oppmålingsforretninger som vil komme til fakturering) ligger det som vil bli fakturert etter hvert som forretningene ferdigstilles. Det forventes ikke negativt avvik på budsjettert inntekt for oppmålinger. Hovedtrekket for personalkostnader er at disse ligger på budsjett med unntak av personalkostnader innen byggdrift som har et mindreforbruk på 98 per 1. tertial. Lønnskostnader innen byggdrift er i tråd med prosjekt balanse justert ned med 200. Permisjonsavvikling for tjenestesjef løses ved konstituering av rådgiver i stab, og det blir ikke hentet inn vikar i noen av stillingene. Dette vil innebære noe mindreforbruk frem til sommeren I tillegg kommer det en innsparing i forhold til naturforvalter sin stilling som ikke blir erstattet fullt ut. Totalt sett rapporterer tjenesteområdet å være på budsjett per 1. tertial 2016, hensyntatt periodiseringer. Gjennom prosjekt er balanse et allerede stramt budsjett redusert ytterligere. Dette har vi tro på at skal løses gitt de forutsetningene som er lagt til grunn. Det er imidlertid risiko knyttet til gjeldende budsjett og det er sårbart blant annet i forhold til uforutsette behov som kan oppstå og

65 som må løses slik vi ser det per 1. tertial. Årsprognosen forventes å være i henhold til budsjett. Ressurssenter Regnskap Budsjett Årsbudsjett Årsprognose Avvik årprognose/ årsbudsjett Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Driftsoppgaver og tiltak: De første månedene i 2016 har vært preget av prosjekt balanse. Oppfølging av evalueringen av Ressurssenteret og Læringssenteret og andre endringer avventer utfall av denne driftsgjennomgangen. Primæroppgaver og tverrfaglige tiltak går sin gang. Fokus er til enhver tid og i enhver tjeneste å arbeide mot målet for Ressurssenteret: Innbyggerne får en faglig forsvarlig og individuelt tilpasset tjeneste. Fellestiltak innbefatter leder, merkantil og psykomotorisk fysioterapeut, samt enhetens ressurs i forhold til kvalitetsprosjektet. PP-tjenesten har til enhver tid individ- og systemrettet arbeid. Redusert bemanning over lengre tid har vært svært krevende for de ansatte og for samarbeidsparter. Forsinkede sakkyndige vurderinger og ventetid på utredninger vanskeliggjør barnehagenes og skolenes forberedelse til neste skoleår. SLT-koordinator arbeider målrettet, innad i kommunen og i samarbeid med eksterne parter. Oppfølging av politirådsavtalen, tiltak mot nettmobbing, rusforebygging, kjernegrupper og generelt arbeid mot vold i nære relasjoner går sin gang. Systemanalysen på Herefoss har startet. Ungdomslosen er godt i gang med oppfølging av ungdommer. Flyktningetjenesten har, etter en krevende bosettingsperiode like før jul, arbeidet med å legge til rette for målrettet innhold i introduksjonsprogrammet og en generell god første fase i kommunen. Skriftliggjøring av rutiner i forbindelse med kvalitetsprosjektet har vært tidkrevende. Bosettinger i 2016 er noe forskjøvet grunnet manglende saksbehandlingskapasitet hos UDI.

66 Helsestasjonen har ansvar for forebyggende og helsefremmende arbeid for gravide og for barn og unge i alderen 0 20 år og deres foresatte, psykisk helse for barn og unge og flyktninghelsetjeneste for barn og voksne i asylmottak. Det fortsettes med COS-P grupper. Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen ble etablert Det arbeides med å få på plass arbeids- og samarbeidsutvalg og rapporteringsrutiner. En ansatt i barnevernet har kontortid på Birkeland, samt at det er deltakelse på ulike møter og samarbeidsarenaer. Avdeling for psykisk helse og rus har styrket og endret aktivitetstilbudet for å øke kvaliteten og møte flere behov. Kurs i Depresjonsmestring og Kurs i Belastningsmestring er i samarbeid med Lillesand kommune. Personal: Årsverk budsjett 2016 Årsverk stillingshjemler 17,8 20,25 Faktisk bruk stillingshjemler ,55 Det er i tillegg totalt 160 % prosjektstillinger som ikke er medregnet de budsjetterte årsverkene. PPT har hatt redusert bemanning pga vakanse og sykemelding. Ved utgangen av mars gikk en ansatt av med pensjon. Framover vil det bli noe kjøp av tjenester, samtidig som det blir en nytilsetting i 50 % før sommer % faglederstilling blir igjen lyst ut. Permanent avklaring av ansatte i flyktningetjenesten avventer prosjekt balanse. Det har vært noe midlertidig ansettelse. Det er totalt 1,9 stilling pr nå. Helsestasjonen har 0,2 prosjektstilling til familieterapioppgaver. Styrkingen av helsestasjonen med midler fra økningen i vertskommunetilskuddet muliggjør 40 % økning av den merkantile ressursen. Birkenes har gått inn i Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen med totalt 4 årsverk.

67 Psykisk helse og rus har totalt 4,8 stillinger hvorav det er en 100 % prosjektstilling til arbeidet med psykisk helse og rus. For Ressurssenteret under ett var sykefraværet første tertial 8,8 %. Dette er i all hovedsak langtidsfravær. Økonomi: Ressurssenteret sett under ett har flere ansvarsområder som er usikre. Fakturering og rapportering for barnevernet er ikke kommet i system. PPT og Flyktningtjenesten har vakanse. Noen fondsoverføringer er ikke gjort, mens de søkte prosjektmidlene nå er tildelt. Fellestiltak er pr april i balanse. Lønnsutgifter til en 30 % stilling er ikke belastet, men det er budsjettert med disse lønnsutgiftene. Det er dessverre et driftstilskudd fysioterapeut med en årlig utgift på om lag kr. 0,3 mill. som det ikke er budsjettert med. Ansvarsområdet kan bli endret som en konsekvens av prosjekt balanse. Det skal blant annet tilsettes ny leder for Ressurssenteret. PP-tjenesten har et mindreforbuk grunnet vakanse og sykefravær. Samtidig er det noe merforbruk mht kjøp av tjenester som i hovedsak er utgifter til logoped. SLT-regnskapet er i balanse. Prosjektmidlene som det ble søkt om, er nå tildelt. Flyktningetjenesten har noe merforbruk på det nåværende tidspunkt. Noen søknader om tilskudd i forbindelse med bosetting av flyktninger med funksjonshemminger er sendt, men de fleste søknadene vil bli utarbeidet i juni. Det vil da være deler av tilskuddet som gjelder 2015, men hele det tildelte beløpet vil bli inntektsført i Det er betydelige merutgifter til barnehage og SFO, sosial omsorg og bidrag husleie. Samtidig vil det i 2016 bli et betydelig mindreforbruk til introduksjonsstønad på grunn av færre bosatte første del av året og flere bosatte som ikke kan delta i introduksjonsordningen. 20 % stilling er knyttet til ansvarsområdet fra , men det er fortsatt i overkant av 1 stilling vakant. Ansvarsområdet knyttet til SANA Birkeland Statlige mottak for asylsøkere er i tråd med budsjettet. Kr. 0,2 mill. av vertskommunekompensasjonen skal overføres til helsestasjonen i tråd med kommunestyrets vedtak. Ansvarsområdet skal bli redusert med tilsvarende sum. Utgiftene til tolk er høyere enn budsjettert.

68 Helsestasjonen holder seg til tildelt ramme. Det blir i liten grad har satt inn vikar ved sykefravær. Etter vedtak i kommunestyret skal kr. 0,2 mill. av det økte vertskommunestilskuddet overføres til helsestasjonen. Dette muliggjør 40 % økning av den merkantile ressursen. Når det gjelder barnevern, er kommunen fakturert for første tertial ut fra budsjettet. Det er varslet at det kan bli flere omsorgsovertakelser, men vi vet ikke på det nåværende tidspunkt hva som blir effekten av dette i inneværende år. Vi må dermed komme tilbake i andre tertial med en prognose og om det blir nødvendig med budsjettrevisjon. Psykisk helse og rus mangler noen prosjektmidler som skulle fondsoverføres til Forutsatt at dette gjøres, holder de seg innenfor budsjettrammen.

69 Barnehage og skole Regnskap Budsjett Årsbudsjett Årsprognose Avvik årsprognose/ årsbudsjett Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Driftsoppgaver og tiltak: Barnehagens mandat og formål gis gjennom lov om barnehage og utgjør sammen med rammeplan for barnehagen, rammene for det pedagogiske arbeidet. Birkenes kommune har ansvar for å oppfylle retten til barnehageplass. Skolens mandat og formål gis gjennom Opplæringsloven med forskrifter, herunder generell del og læreplaner for det enkelte fag. Kjerneoppgaven til skole er opplæring. Prosjekt balanse har hatt stort fokus. Dette har ført til at andre driftsoppgaver har blitt satt på vent. Planleggingen av nytt barnehage- og skoleår er i gang og har foregått parallelt og som en del av prosjekt balanse. Utarbeidelse til en strategiplan for barnehage og skole, tilstandsrapport, rullering av handlingsplan med andre er skjøvet på. I forbindelse med prosjekt balanse ble det gjort et arbeid i forhold til kartlegging av kompetanse. Dette vil danne et utgangspunkt for det videre arbeid med å

70 lage en plan for å sikre at vi driver i samsvar med forskrift om kompetanse for undervisningspersonalet. Det igangsettes et forprosjekt angående bygging av ny barnehage tidlig høst 2016, jf. Kommunestyrets vedtak av 12. mai. Videre skal det utredes om det er mulig, både faglig og økonomisk, et tilbud som kan erstatte eller redusere bruken av Langemyr. Oppstartstidspunkt for dette arbeidet er ikke satt. Barnehagene Barnehagene har fokus på voksenrollen, læringsmiljø og vennskap, og arbeidet med trygge voksne er en viktig del av denne satsningen. Et eksempel på hvordan det jobbes kan gis fra Engesland barnehage der boka «Dyrene i Hakkebakkeskogen» er brukt som utgangspunkt og verktøy i opplegget: Der er det diktet en liten verden som på mange måter kan minne om vår store verden. Den viser oss at blant annet at samarbeid og det å ta hensyn til hverandre gir gode resultater. Boka gir i tillegg rikelig anledning til å jobbe med språk og tekst via flere innfallsvinkler som høytlesing, dukketeater, teater, lek, sang og musikk. I tråd med handlingsplanen jobber barnehagene aktivt med refleksjon rundt egen praksis, og har fokus på relasjoner og det å utvikle den enkelte voksnes kompetanse på dette området. Dette arbeidet er en prosess, som stadig er i utvikling og som er svært viktig for kvaliteten på barnehagetilbudet. Barnehageopptaket viser en nedgang i antall søkere i år. I den forbindelse er utarbeidet en plan for reduksjon i bemanningen i de tre kommunale barnehagene. Som et ledd i Prosjekt balanse vil Birkeland barnehage fra høsten av endres fra til fra tre avdelinger med en småbarngruppe og to store til en småbarngruppe og halvannen stor. Dette bidrar til at man i store deler av dagen bare bruker øverste etasje som barnehage og bidrar på den måten til økt mulighet for effektiv drift. Det ble opprettet et spesialpedagogisk team høst 2015, med mål om å bygge opp kompetanse i et team som skal komme alle barnehagene til gode. Det er ennå for tidlig å evaluere hvilken effekt det har hatt. Så langt har det vært gjort erfaringer som vil legge grunnlag for videre arbeid.. God kjennskap til det pedagogiske arbeidet i barnehagen gir blant annet mulighet for tidligere innsats og større mulighet forveiledning av personalet. På sikt vil det være nødvendig å bygge opp et slikt team med mer sammensatt kompetanse enn det vi har i dag

71 Skolene Vurdering for læring(vfl) får fra statens siden mot en avslutning denne våren. Det jobbes med å videreføre denne ressursen, og knytte den opp mot tilpasset opplæring og lokale læreplaner i tillegg til å videreføre VFL. Ungdomskolene er i gang med å forberede Ungdomsskolen i Utvikling(UiU), som er en nasjonalt satsing hvor Birkenes er med i siste gruppe. På læringssenteret var det ved utgangen av april 76 deltakere i norskopplæringen for innvandrere. De er fordelt på fire grupper og hver gruppe får 12 timer. Dette er få timer og gjør at det lovpålagte tilbudet til introduksjonsdeltakerne er krevende å oppfylle. Gruppene fungerer godt og det er stor trivsel blant deltakerne. Grunnskolegruppene har til sammen 19 deltakere, og 11 av dem er meldt opp til grunnskoleeksamen denne våren. Fra januar har mottaksklassen for 5. 7 trinn vært på Birkeland skole. Dette elvene en tilhørighet til en klasse, og det gir større mulighet for integrering med jevnaldrende. Fra høsten av er det planlagt at mottaksklassen for ungdomsskoleelever flyttes til Valstrand. Det vil føre til en nedbemanning på 1,5 på Læringssenteret og en økning på 0.9 på Valstrand og 0,6 på Birkeland skole. Binani 3B Fiberglass kjøper undervisningstimer, tilsvarende 17,16 %. Kulturskolens drift har etter jul hatt en del utfordringer med hensyn til sykdom både hos lærere og leder. Dansetilbudet fungerer ikke optimalt og det jobbes i dag med å finne løsninger. Dette har gjort at årsplanen som var lagt for dette skoleåret har blitt noe annerledes enn planlagt. Vårens store forestilling og noen av vårens prosjekter er utsatt til høsten. Kulturskolen fyller 25 år i høst og ønsker å markere dette med en konsert etter høstferien. På Herefoss er det igangsatt en systemanalyse for se på hvordan man kan samarbeide om å bedre oppvekst og læringsmiljøet i skolen. Holdninger og inkludering har fokus og det er en positiv giv i arbeidet. Dette er et tett samarbeid mellom Herefoss som bygd, skolen og andre faginstanser blant annet i ressurssenteret. Det er ingen søkere til SFO Herefoss til høsten per i dag. Engesland skole har jobbet mye med lokale læreplaner som må på plass, blant annet for å lukke avviket som kom som en følge av felles nasjonalt tilsyn. Skolen skal være med Ungdomstrinn i utvikling.

72 Nytilsatt rektor starter opp 1.8. Det er samarbeid med barnehagen for å avhjelpe personalutfordringer en ettermiddag pr uke, På Birkeland skole er oppussingen i hovedsak avsluttet, og skolen har gjenbrukt og pusset på gammelt inventar for å redusere kostnadene så mye som det har latt seg gjøre. Likevel gjenstår ennå noe før man har på plass inventar som gjør skole funksjonell. Det gjelder blant annet justerbare stoler til ikt-rommet og klasseromsett med møbler. Valstrand er i gang med å forberede Ungdomstrinn i utvikling som er en nasjonal satsing, og Birkenes er med i siste pulje. Elevmiljø generelt Skolene har flere krevende elevsaker som går på mobbing og elevmiljø. Dette er saker som er ressurskrevende og som tar tid. Det er et godt samarbeid med flere av de tverrfaglige tjenestene våre, og vi ser et økende behov innenfor psykisk helse. Her vil det være behov for å lage en strategi som bidrar til å få flere yrkesgrupper inn i skolen, slik at man får til tidlig innsats på dette området, og dermed et bedre helhetlig tilbud. Forskning og erfaring viser at psykisk helse har stor innvirkning på muligheten for å ta til seg læring. Skolene har fått veiledning av blant annet RVTS i noen av elevsakene. Personal: Det jobbes godt med arbeidsmiljøet flere steder. Ansatte barnehage og skole har deltatt i «tillitsundersøkelsen» som alle ansatte i kommunen har blitt invitert til å svare på. I forbindelse med Trygge voksne har ansatte også deltatt på et selvmordsforebyggende kurs. Barnehagene har en stabil bemanning. Skolene er i gang med tilsettinger for å ha kvalifisert personal på plass til skolestart. Birkenes kommune er en kommune med flere fosterhjem, og når barn i fosterhjem har rett på enkeltvedtak i forbindelse med tilpasset opplæring/spesialpedagogiske tilbud, betales dette av hjemkommunen. Dette er med på å bidra til endringer i bemanningen.

73 Det gjøres løpende vurderinger av vikarbruk ved fravær. Det er viktig å finne rett bruk av vikar i forhold til stram økonomi, og ivaretakelse av arbeidsmiljøet med hensyn til den belastningen det er å ikke sette inn vikar. I forbindelse med prosjekt balanse er det planlagt inn en reduksjon på vikarbruk, spesielt på Valstrand, i forbindelse med bortfalt undervisningstimer for lærerne. Dette vil medføre en ekstra krevende arbeidssituasjon. I forbindelse med prosjekt balanse opplever ansatte en usikkerhet som gjør at enkelte ansatte søker overflytting eller gir utrykk for å søke seg vekk. Sykefravær 1. tertial: 1 tertial korttidsfravær 2,1% 1,9% 2,1% langtidsfravær 6,9% 6,1% 4,6% Total 8,9% 8,0% 6,7% Tabellen over viser at totalt fravær for tjenesteområde har hatt en god utvikling i 1. tertial i perioden Årsverk budsjett 2016 Årsverk stillingshjemler Faktisk bruk stillingshjemler 152,1 151,03 148,32 Økonomi: Det arbeides kontinuerlig med å redusere kostandene på alle enhetene, samtidig som det skal drives forsvarlig og lovlig. Å finne rett nivå på tjenestene, det vil si at den ikke skal være for lav og heller ikke for høy er et krevende arbeid som vi hele tiden jobber mot.

74 Felles for enhetene: Det jobbes aktivt med å redusere kostnadene på vikarutgifter, og det settes bare inn når det er helt nødvendig. På tross av dette, er det noen steder et høyere forbruk en budsjettert. Barnehagene: Barnehagene har prognoser som tilsier at de vil holde budsjettrammen, dersom det ikke kommer nye behov. Barnehagene driver meget nøkternt, og det er en utfordring å finne balansen mellom bruk av vikarer og nødvendig tid til pedagogisk planlegging. I perioder ser vi at dette reduserer kvaliteten i barnehagene. Tiltak: Kartlegge hvor stor utfordringen er, når den oppstår og hvordan vi kan reduserte risiko for bortfall av tid til for- og etterarbeid. Barnehage felles: Ut i fra de opplysningene vi sitter med pr i dag, ser det ut som det blir et merforbruk på tilskudd til private barnehager: Beregnet tilskudd Budsjett tilskudd Merforbruk 29, 0 mill 27, 5 mill 1,5 mill. Dette skyldes hovedsakelig økt oppholdstid i private barnehager. Underveis i barnehageopptaket hadde vi en dialog med de private barnehage eierne i forhold til barn med og uten rettighet til barnehageplass. Selv om det er et samordnet opptak, har de private barnehagene rett til å ta opp barn uten rettighet. Det er tatt opp noen barn uten rettighet til plass i de private barnehagene. I forbindelse med opptaket er det nå en dialog med Sana om hvordan vi skal samarbeide om barn i mottak. Når det er landet på en løsning, vil det rapporteres på dette i forhold økonomi i av de månedlige økonomirapportene. Garantien som tidligere er gitt i forhold til antall plasser og tilskudd, er ikke videreført. Det er en risiko i forhold til budsjett med hensyn til barn som blir søkt inn og tatt opp i private barnehager i andre kommuner. Dette ligger utenfor vår mulighet til å styre. Skole:

75 I forbindelse med vedtak i kommunestyret og Prosjekt balanse, innarbeides det nå bortfall av leirskole fra 2017 og bortfall av betalt arbeid på 17. mai, i tillegg til nedbemanning i barnehagene. Risiko er dersom uforutsette hindringer/ endringer bidrar til at prosessen med nedbemanning forsinkes. I følge prognoser for året, ser man at det er merforbruk på to skoler når det gjelder lønnsutgifter. Dette er ikke grunnet økte stillingshjemler., men skyldes økt kostnad i lønn ved årsvikariat o.l. Felles for alle skoler og fellesområdet for skole: Skyss er for inneværende år underbudsjettert med ca.kr 0,7 mill. når en ser alle skolene og all skyss under ett. Noe av grunnlaget for dette er overgang til 5 dagers uke og flere elever Dette kan endre seg dersom nye behov oppstår. Tiltak: Se samlet sett på alle enheter, inntekter og utgifter, og gjøre en vurdering om dette er mulig å dekke innenfor tjenesteområdet. Mulige inntekter er refusjon fra staten som gjelder høst 2015, ført på Regjeringen har øremerket midler til tilskudd til flere lærere på småskoletrinnet med helårsvirkning på En adjunkt med videreutdanning koster med sosiale utgifter ca kr 0,6 mill. Det vil si at Birkenes er gitt midler til litt over en lærerstilling. Det var allerede lagt inn en økning på 1.klasse på Birkeland skole, med bakgrunn i et kommunestyrevedtak. 5/12 virkning av øremerkede midler utgjør 0,5 mill. Det resterende beløpet skal kunne brukes på midlertidige tiltak. Målet var å bruke disse i tidlig innsats kommende høst, men pga. den økonomiske situasjonen vi har, trekkes disse inn for å dekke merforbruk på lønn i forhold til lærer som vi per i dag ser at vi har. Skole felles: På skole felles ligger det noe høyt på lønnskostnader nå, men det forventes refusjon på deler av dette fra annen kommune. Det er usikkert hvordan kostnadene på kjøp fra andre kommuner vil bli, da refusjoner i stor grad blir sendt halvårlig. Fra høsten 2016 starter skolene opp med å gi tilbake tapt undervisning, en time per uke for 5 7 trinn på Herefoss og Birkeland og 8-10 trinn på Valstrand. Dette vil bidra til økte stillingshjemler. For å sikre at hjemlene slettes når perioden er over vil dette bli ført på skole felles.

76 Vesentlige områder hvor det forventes avvik sammenlignet med budsjett: Skyss Lønnsutgifter (skole, lærling) Tilskudd private barnehager 0,7 mill (negativt) 0,3 mill (negativt) 1,5 mill (negativt) Øremerket tilskudd, økt lærertetthet 1-4 Refusjoner fra staten ,8 mill (positivt) 1,7 mill. (positivt) Årsprognose forventes å bli innenfor budsjettert ramme. Helse og velferd Regnskap Budsjett Årsbudsjett Årsprognose Avvik årsprognose/ årsbudsjett Sum personalkostnader Sum andre kostnader Sum inntekter Netto

77 Driftsoppgaver og tiltak: Arbeidet med Prosjekt balanse har hatt hovedfokus i årets første tertial, og det er utarbeidet en delprosjektrapport fra tjenesteområde Helse og velferd. Med denne rapporten som grunnlag, er det igjen utarbeidet forslag til vedtak, som fordrer endring av praksis og reduksjon av budsjettramme. I tillegg til det omfattende analysearbeidet og utarbeidelse av innsparingstiltak, har også enhetene hatt fokus på riktig kvalitet og forsvarlig tjenesteyting. Rune Devolds analyse av tjenestene er kjent hos de ansatte, og muligheter for omstilling og innsparinger er blitt diskutert og drøftet i ulike fora. Analysen av pleie- og omsorgstjenestene konkluderer med at tjenestene kan korrigeres, slik at driften blir mer rasjonell. Dette forutsetter en plan for videre utvikling av tjenestetrappen, både på kort og lang sikt. Dette vil ha fokus i det videre oppfølgingsarbeidet gjennom året Sykehjemmet har revidert sin døgnrytmeplan og utarbeidet ny bemanningsplan, der et helhetlig og riktig tjenestetilbud til beboerne har hatt prioritet. Ny turnus med færre årsverk, viderefører fleksible løsninger i forhold til f.eks å kunne arbeide hver 2, helg. Turnusen skal være i drift fra medio september. Hjemmetjenesten har gjennomført pårørendeskole i forhold til demenssykdom, og startet med forebyggende hjemmebesøk. Frisklivssentralen har holdt kurs for mennesker med diabetes. Boveiledertjenesten melder om utvidet kjøp av avlastning i Lillesand, og et økt behov for støttekontakt og avlastning. Enheten melder også om stort press på saksbehandlerressursen og at de ikke får behandlet sakene så raskt som ønskelig. NAV melder om økte behov innenfor økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning, og ser også en økning i f.t. økonomisk sosialhjelp. Kommunen har for tiden ikke egnet nødbolig. Dersom dette behovet skulle oppstå, må det fremskaffes løsninger. Lov om sosiale tjenester i NAV stiller krav til dette, og det er risiko for store ekstra-kostnader når tilbudet må kjøpes hos eksterne. Det jobbes med kriterier for tildeling av kommunale boliger. I dette arbeidet er det viktig å få frem at det skal være sammenheng mellom tildeling av boliger og det å gi tjenester på riktig nivå i tjenestestrappen. «Prosjekt bolig» har oppstart høsten 2016, og skal ivareta alle kommunens boligmasseutfordringer.

78 Den ordinære driften ivaretas på en god måte, og forsvarlig drift opprettholdes, på tross av mange utviklingsoppgaver. Allikevel er det slik at ledelsesressurser i enda større grad kan vies utviklings- og omstillingsarbeid når Visma ressursstyring kommer på plass. Dette er en investering som er utsatt på grunn av kommunens økonomiske situasjon og som det er ønskelig å få på plass så snart som mulig. Det jobbes videre med implementeringen av kvalitetssystemet, TQM. Hjemmetjenesten og sykehjem har tatt systemet i bruk, og boveiledertjenesten er i gang med opplæring. TQM skal ivareta kvalitets- og forbedringsarbeid i alle enheter. Demensplan ble vedtatt av kommunestyret i februar. Arbeidet med oppfølging av tilhørende handlingsplan er igangsatt. Personal Birkenes sykehjem skal nedbemanne turnus med 2,8 årsverk. Dette er vedtatt i årsbudsjett 2016 og i Prosjekt balanse. I tillegg vil 0,2 årsverk bli omdisponert fra turnus til teamledere, slik at temalederfunksjonen blir 0,4 årsverk x 2. Temaledere er ansatt. Prosess for nedbemanning er igangsatt, og det legges vekt på å involvere de ansatte i større grad enn ved forrige nedbemanning. I forhold til å vurdere overtallighet, er utvelgelseskretsen hjemmetjenester og sykehjem. Overtallighet i forhold til ny bemanningsplan søkes løst ved naturlige avganger og midlertidige løsninger, i en overgang til varige løsninger. Hjemmetjenesten holder en hjemmehjelpshjemmel på 0,6 årsverk ledig. Dette vil ha helårseffekt. Enhetens dagtilbud til demente opplever økt etterspørsel på tjenestene, og den totale ressursbruken må vurderes i forhold til å finne muligheter (personell) for å ivareta de behov som oppstår. Dagtilbudet er tidlig innsats og forebygging i forhold til mer omfattende tjenester i omsorgstrappen. I NAV er det gjort et rekrutteringsarbeid i forhold til midlertidig ledig stilling, og nye medarbeidere vil begynne like før og etter sommerferien Enheten benytter seg av en pensjonistavtale i ft. økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning. Tillitsundersøkelsen ble gjennomført i april. Resultatene foreligger, og hver enhet har lagt en plan for å følge opp undersøkelsen. Det legges til rette for at alle ansatte bidrar i dette arbeidet. Sykefravær for tjenesteområde i første tertial er 8,8 %. For 2015 var fraværet 9,2 % i samme periode. Det meldes om høyt sykefravær i sykehjemmet og boveiledertjenesten, og at noe av fraværet kan være arbeidsrelatert. Det jobbes godt med tiltak, opplæring og oppfølging i f.t sykefraværet. Arbeidet er krevende og fordrer gode systemer hos den enkelte leder.

79 Hjemmelsutvikling Hjemler budsjett 2016 Årsverk stillingshjemler Faktisk bruk stillingshjemler ,6 105,6 99,34 Økonomi Vedtatte innsparingstiltak pr , gir krav til en reduksjon i tjenesteområdet på kr 1,8 mill. for Dette fordeles som følger: NAV kr 0,2 mill.-> redusert budsjett økonomisk sosialhjelp jfr. budsjett vs. regnskap På tross av reduksjon holder enheten seg innenfor rammen av budsjett. Handlingsrommet i forhold til statlige virkemidler i NAV er endret. Dette kan gi økt risiko når det gjelder forutsigbarhet i de kommunale kostnadene. Sykehjemet kr 0,7 mill. > redusert bemanning, reduksjon kjøp av tjenester i andre kommuner. Det jobbes også med kompetansehevende tiltak, slik at personalet ved sykehjemmet innehar nødvendig kunnskap for å kunne ivareta beboere med utfordrende adferd. Hjemmetjenester kr 0,9 mill. > justeringer budsjett vs. regnskap 2015, redusert bemanning, praksisendring/økt produktivitet Produktiviteten økes ved at ulike budsjettposter justeres ned. Dette kan gjelde innleie av vikarer ved sykdom, ferie, kurs o.l. Det foreligger risiko i f.t. å hente ut planlagt gevinst ved omstilling. Grunnen til dette er at tjenesteområdet til enhver tid må forholde seg til reelle tjenestebehov. Nye behov kan man ikke vite omfanget av.

80 I boveiledertjenesten kan det være en risiko for høyere kostnader på støttekontakt og avlastning. All ressursbruk til nye behov søkes løst innenfor enhetens, og videre tjenesteområdets totale ramme. Ferieavviklingen er et usikkerhetsmoment for tjenesteområdet. Pr. i dag er det kontroll i f.t. planleggingen av sommeren. Turnusene er så langt dekket opp. Ny legevaktsavtale skal signeres før sommeren, og avsatte midler i budsjett 2016 tyder på at er tilstrekkelig. Tjenesteområdet er pr. 1. tertial totalt sett innenfor rammen av de midlene som er stilt til disposisjon for årets fire første måneder, og 98 % av tildelt ramme for perioden er brukt. Slik det vurderes pr. d.d, ser det ut til at tjenesteområdet også ved årets slutt, vil holde seg innenfor gjeldende budsjettramme. Servicesenteret Sum personalkostnader Regnskap Budsjett Årsbudsjett Årsprognose Avvik årsprognose/ årsbudsjett

81 Sum andre kostnader Sum inntekter Netto Driftsoppgaver og tiltak: Servicesenteret ivaretar publikumstjenester, politisk sekretariat, virksomhetsstyring og støtte til tjenesteområdene. Status tiltak i handlingsplanen Som følge av prosjekt balanse tok servicesenteret en gjennomgang av tiltakene i handlingsplanen som skulle ha oppstart i For å kunne ha kapasitet til å bidra inn i prosjekt balanse, ble flere av de planlagte tiltakene skjøvet frem i tid. Prosjekt balanse har krevd mye tid og kapasitet fra hele organisasjonen. Servicesenteret har bidratt med ressurser i delprosjekt teknisk/servicesenter. I tillegg har andre ressurser fra servicesenteret bidratt inn i hovedprosjektgruppen og i gruppen som har jobbet spesielt med fremtid organisering. Kvalitetssystemprosjektet har det vært jobbet mye med i hele organisasjonen. Prosjektet går som planlagt, og driftsstart av første versjon er fortsatt senhøsten Tillitsundersøkelsen har vært planlagt og jobbet med i samarbeid med Great Place To Work. Selve spørreundersøkelsen ble sendt ut elektronisk til alle medarbeidere i slutten av februar med svarfrist 14. mars. Totalt var det 67 % av 489 medarbeidere som svarte på undersøkelsen. Etter at resultatene ble presentert i april, vil arbeidsmiljøgruppene starte arbeidet med å lage en tiltaksplan pr arbeidsplass. Felles tiltak som gjelder alle eller noen arbeidsplasser vil samles i en overordnet tiltaksplan. Kartlegging av merkantile oppgaver i avdelinger/enheter har en gruppe jobbet med dette tertialet. Dette vil danne et godt grunnlag for å vurdere hva som fremover skal løses av desentralt, og hva som eventuelt kan sentraliseres av denne type oppgaver. Det ble i kartleggingen også avdekket oppgaver som utføres av enkelte merkantile ressurser, men som er av mer faglig karakter knyttet til tjenesten som leveres. Dette vil det bli jobbet videre med for å finne gode løsninger fremover. Opplegg for lederstøtte er etablert og satt i drift. Dette er en arena hvor alle ledere med personalansvar møter ressurser fra bedriftshelsetjenesten, NAV arbeidslivssenter og kvalitetsrådgiver i servicesenteret for å kunne diskutere og få råd om ulike utfordringer som enn har innenfor det ansvaret man er leder for. Ny hovedbankavtale er fremforhandlet og signert med Sparebanken Sør. I siste del av tertialet har det vært jobbet med praktisk gjennomføring og operasjonalisering av avtalen. Driftsavtale mellom Birkenes kommune og KR IKT har det også vært jobbet mye med fra begge parter i dette tertialet. Selve avtalen signeres formelt i mai. Årsregnskap og årsberetning har vært jobbet med i denne perioden, og spesielt krevende har det vært i år å få nødvendig informasjon fra avdelingene og enhetene som både Struktur1 og økonomi er

82 helt avhengig av. Dokumentsenteret har over litt tid registrert et betydelig større volum etter at samarbeidet innen teknisk med Lillesand kommune gikk i drift. Løpende daglige driftsoppgaver blir ivaretatt, men nødvendige utviklingsoppgaver er vanskelig å få tilstrekkelig tid til. Det er etablert god kontakt med Aust-Agder Museum og Arkiv. De bistår med råd og veiledning innen fagområde. Personal: Budsjetterte årsverk i servicesenteret er 11,1 årsverk (eksklusiv ordfører, rådmann, frikjøp hovedtillitsvalgte og frikjøp hovedverneombud). Ny fagleder for dokumentsenteret begynte i januar. For å ivareta løpende oppgaver og stort volum, har vi etablert midlertidige løsninger på kapasitet utover de 1,6 årsverk som er forutsatt i budsjettet. Forøvrig har bemanningen i servicesenteret vært stabil de første månedene i En ansatt har fått innvilget 40 % permisjon frem til 1. november. I de fire første månedene har vi hatt ekstra ressurser inne på dokumentsenteret ved at en medarbeider har jobbet 80 % (budsjett 60 %). Denne økningen refunderes av Lillesand kommune. I tillegg har vi inngått avtale med en person som er engasjert i 80 %, men hvor vi får refundert 50 % fra NAV. Denne avtalen løper frem til 30. juni d.å. Det høye aktivitetsnivået har medført stor belastning på enkelte medarbeidere i servicesenteret. Det jobbes med å finne løsninger slik at dette ikke blir vedvarende. Sykefravær 1. tertial 2016 sammenlignet med samme periode 2015: Dager ,2 % 1,2 % dager >= 17 9,3 % 1,5 % dager Sum 10,5 % 2,7 % Som det fremkommer i tabellen over har det hvert et lavt sykefravær i 1. tertial; det gjelder både korttidsfravær og langtidsfravær. Økonomi: Totalt har servicesenteret et positivt avvik på kr 1,4 mill. sammenlignet med budsjett pr. april. Dette skyldes primært følgende forhold:

83 Periodisering knyttet til avsatte midler til lønnsregulering +0,9 mill. Kjøp av ekstern konsulentbistand (prosjekt balanse) har negativt avvik pr april på ca. 0,2 mill. Dokumentsenteret har negativt avvik på 0,2 mill. Dette skyldes primært periodisering mht. tilskudd til Aust Agder museum og arkiv Personal har er negativt avvik på kr 0,2 mill. pr april. Dette skyldes hovedsakelig refusjoner som gjelder 1. tertial, men som ikke er mottatt og regnskapsført. IKT har et positivt avvik på i overkant av kr 0,4 mill. Dette forklares med negativt på kr 0,3 mill. gjeldene vedlikeholdsavtaler. Videre er det et positivt avvik på kr 0,7 mill. vedrørende tjenester som kjøpes av KR IKT. Dette skyldes at KR IKT ikke har fakturert tjenester de har levert pr. 1. tertial. Boligtilskudd er mottatt fra Husbanken på kr 0,7 mill. Vil øremerkes spesifikke tiltak. Årsprognose for 2016 forventes å bli innenfor budsjettert ramme etter justering for tiltak i prosjekt balanse. Kirken Regnskap Budsjett Sum andre kostnader Netto Årsbudsjett Årsprognose Avvik årsprognose/ årsbudsjett Kirken har et positivt avvik på kr 0,1 mill. pr. april. Dette skyldes primært at det ikke er overført tilskudd til andre trossamfunn. Dette gjøres normalt i 3. tertial. Det forventes at tilskudd til den norske kirke og andre trossamfunn på årsbasis blir innenfor budsjettert ramme.

84 BIRKENES KOMMUNE AVKASTNINGSRAPPORT 1. TERTIAL 2016

85 Innhold Markedsrapport Porteføljesammendrag...9 Aktivaallokering mot strategi 16 Stressing av porteføljen...17 Avkastning totalporteføljen og enkeltmandater Porteføljeoversikt totalporteføljen..19 Avkastningsoversikt I Avkastningsoversikt II..21

86 Markedskommentar

87 Aksjemarkedet Etter et veldig godt aksjeår i 2015 hadde nyttårsrakettene så vidt stilnet før det smalt på børsen i Oslo Børs startet med syv strake dager i rødt og var ned over 15 % på det meste. Dette kan sees i sammenheng med at oljeprisen også hadde en svært dårlig start på året. Absolutt bunnotering ble nådd i midten av januar når et fat nordsjøolje ble omsatt for $/fat 27,8. Mot slutten av tertialet steg oljeprisen og den nærmet seg $45/fat i slutten av april. Dette var med å gjøre opp for mye av nedturen Oslo Børs opplevde på starten av året og gjorde at Oslo Børs «bare» falt 0,7 % i første tertial. Børsene i resten av verden falt også i første perioden og særlig i januar, uten at det er lett å peke på noen spesiell grunn for dette. Det kom ikke noen store overraskelser. IMF nedjusterte sine vekstestimater med 0,2 prosentpoeng for 2016 og 2017 uten at dette fikk noen til å falle av stolen. På den positive siden styrkes arbeidsmarkedene i både USA og Europa. I USA er arbeidsledigheten nå nede i 5,0 %, mens den er 10,2 % i eurosonen.

88 Rentemarkedet Ved utgangen av 2015 økte den amerikanske styringsrenten til 0,5 %. Dette var første gang siden før finanskrisen i 2008 at renten ble satt opp. Den amerikanske sentralbanksjefen Janet Yellen annonserte at hun forventet fire renteøkninger i løpet av Ved møtet i mars valgte FED å holde renten uendret samtidig som antall renteøkninger ble revidert ned til 2. Bakgrunnen for dette var de kraftige urolighetene en opplevde i finansmarkedene i årets første kvartal. Styringsrenter i utvalgte land Etter å ha holdt renten uendret på rentemøtet i desember valgte sentralbanksjef Øystein Olsen å senke styringsrenten til 0,5 %. Kuttet ble begrunnet med at vekstutsiktene i norsk økonomi var svekket. Det ble også argumentert for at svak vekst internasjonalt og synkende europeisk rentenivå presset renten ned. Det ble særlig lagt merke til at sentralbanksjefen åpnet for at styringsrenten kunne bli negativ hvis den norske økonomien skulle «bli utsatt for nye store forstyrrelser». Markedet forventer at renten skal bli kuttet på ny på høsten. Utvikling i rentenivå Ved rentemøtet i mars ble renten kuttet i ECB som ventet renten i eurosonen. Det ble også innført utvidede tiltak for kjøp av verdipapirer.

89 Kredittmarkedet Turbulensen en opplevde i aksjemarkedet på starten av året var også tydelig i kredittmarkedet. Kredittpåslagene har økt jevnt og trutt siden sommeren 2014 og denne økningen akselererte i starten på Økningen var særlig stor innen high yield segmentet, og flere norske high yield forvaltere opplevde på det meste en nedgang på over 8 % hittil i år. En av grunnene til dette var at oljeprisen falt ned til 20-tallet. Så lavt falt ikke oljeprisen på høyden av finanskrisen en gang, og en må tilbake til 2004 for å se en så lav pris. Mot slutten av tertialet sank kredittpåslaget ned til og forbi nivået ved starten av året. For investment grade obligasjoner var utgangen i kredittpåslag også stor i starten av året, før kredittpåslaget krøp nedover til samme nivå som årsskiftet ved slutten av mars og fortsatte videre ned i april. En av grunnene til det reduserte kredittpåslaget var at den europeiske sentralbankens økte markedstiltak i mars. For det første økte ECB støttekjøpene fra 60 mrd til 80 mrd. For det andre inkluderte sentralbanken IG foretaksobligasjoner blant papirene som kunne kjøpes.

90 Makrobildet Etter megling på overtid ble hovedoppgjøret for frontfagene ferdigstilt i starten av april. Dette oppgjøret legger som regel klare føringer for forhandlingene i offentlig og privat sektor. Det generelle tillegget ble på 0 kroner og legger opp til en lønnsvekst på 2,4 %. NHO, gjennom Norsk Industri, argumenterte for et svært moderat oppgjør grunnet den vanskelige situasjonen i Norge, og fikk oppslutning for dette hos LO. Poenget om en vanskelig økonomisk situasjon ble understreket av at arbeidsledigheten i Norge steg til 4,8 % i mars. I Eurosonen er ledigheten mye høyere på 10,3 %, men ledigheten er på vei ned og i løpet av det fjoråret har ledigheten gått ned med ett prosentpoeng. I USA fortsetter den gode utviklingen i arbeidsmarkedet. Det glidende 3 måneders snittet for nye jobber har holdt seg over siden starten av 2014 og arbeidsledigheten har sakte men sikkert gått ned. Arbeidsledigheten har noe overaskende steget til 5,0 % i første tertial, men dette er fordi arbeidsstyrken økte med mer enn sysselsetningen. Dette kan ses på som et positivt signal da flere som har vært ledig lenge søker jobber igjen fordi de ser bedre muligheter til å faktisk få jobb.

91 Valuta De siste årene har den norske kronen svekket seg kraftig mot utenlandske valutaer, hovedgrunnen til dette er at den fallende oljeprisen har ført til mindre etterspørsel etter den norske kronen. Dette gjenspeiles i at den norske kronen særlig har falt mot amerikansk dollar. Siden årsskiftet har fallet i kronen sluttet og en har opplevd at kronen har styrket seg noe. Dette kan sees i sammenheng med at kronen hadde svekket seg veldig mye gjennom 2014 og 2015 samtidig som det kan virke som om oljeprisen bunnet ut i februar og har siden steget relativt mye. Kronen har særlig styrket seg mot pundet i Hovedårsaken til dette er at pundet har svekket seg mot mange valutaer i forbindelse med usikkerheten rundt medlemskapet i EU. Den britiske statsministeren David Cameron har utstedt folkeavstemning om landets medlemskap i unionen. En eventuell utmelding anses å være lite gunstig for den britiske økonomien og dette påvirker derfor pundet negativt.

92 Porteføljen

93 Porteføljesammendrag Porteføljens prestasjoner Per 30. april 2016 var markedsverdien av Birknes kommunes portefølje MNOK 68,8. Hittil i 2016 har porteføljen gitt en avkastning på -0,2 prosent, som tilsvarer en meravkastning på 0,1 prosentpoeng. Siden oppfølgingens start har porteføljen gitt en årlig avkastning på 6,4 prosent. Dette er 0,6 prosentpoeng sterkere enn indeks. Globale aksjer forvaltes av Ardevora, Danske Invest og Sector ved utgangen av første tertial. Den globale aksjeporteføljen har så langt i år gitt en avkastning på -5,8 prosent. Dette tilsvarer en meravkastning på 1,6 prosentpoeng. Meravkastningen innen globale aksjer kan i stor grad tilskrives Danske Invest Global EM som har hatt en meravkastning på 3,0 prosentpoeng hittil i år. Sector Kernel ble tatt inn i porteføljen i slutten av april. Dette fondet er valutasikret. Aggregatet globale aksjer består nå av to usikrede, og ett sikret fond. Ardevora Global har hittil i 2016 levert en avkastning på -7,2 prosent, mot fondets indeks på -7,4 prosent. Danske Invest Global Emerging Markets har gitt en avkastning på -0,2 prosent hittil i år, mot indeksavkastning på -3,2 prosent.

94 Porteføljesammendrag Porteføljens prestasjoner (forts.) Norske aksjer forvaltes per gjennom fondene KLP AksjeNorge Indeks, Danske Invest Norske Aksjer Inst II og Solsten Norwegian Equities. Den norske aksjeporteføljen har så lang i år gitt en avkastning på 0,3 prosent. Dette tilsvarer en meravkastning på 0,9 prosentpoeng mot OSEBX. Både Solsten og DI Norske Aksjer har gitt meravkastning mot sin indeks OSEFX. DI Norske Aksjer Inst II har gitt en avkastning på 0,7 prosent, tilsvarende en meravkastning på 1,8 prosentpoeng. KLP AksjeNorge Indeks har gitt en avkastning på -0,7 prosent, likt med indeksavkastning. Solsten Norwegian Equities gitt en avkastning på 1,3 prosent, tilsvarende en meravkastning på 2,5 prosentpoeng.

95 Porteføljesammendrag Porteføljens prestasjoner (forts.) Porteføljen for norske obligasjoner forvaltes av Nordea og DNB gjennom fondene Nordea Obligasjon III og DNB Obligasjon III. Aggregatet norske obligasjoner har så langt i år gitt en avkastning på 1,4 prosent, mot indeksavkastning på 0,4 prosent. Pengemarkedsporteføljen forvaltes av Holberg gjennom fondet Holberg Likviditet. Hittil i år har aggregatet gitt en avkastning på 0,9 prosent noe som tilsvarer en meravkastning på 0,8 prosentpoeng. Det er viktig å være klar over at referanseindeksene ikke speiler forvalters investeringsunivers på en god måte, siden indeksene er rene statsindekser. Meravkastningen skyldes blant annet at vi har hatt en inngang i kredittspreader hittil i år noe som gjør at mandatene, som tar kredittrisiko, gjør det bedre enn referanseindeks (3-årig statsobligasjonsindeks) som ikke inneholder kredittrisiko.

96 Porteføljesammendrag Porteføljens prestasjoner (forts.) Aktivaklassen globale obligasjoner forvaltes av fondene BlueBay Investment Grade Euro Agg, Pimco Global Investment Grade Credit og Templeton Global Bond Fund. Globale obligasjoner har gitt en samlet avkastning på 1,3 prosent hittil i år, tilsvarende en mindreavkastning på -2,2 prosentpoeng. Pimco Global Investment Grade Credit har gitt en avkastning på 4,2 prosent. Det tilsvarer en meravkastning på 0,1 prosentpoeng. Templeton Global Bond Fund har gitt en avkastning på -1,7 prosent, mot indeksavkastning på 8,0 prosent. BlueBay Investment Grade Euro Agg gitt en avkastning på 1,8 prosent, mot indeksavkastning på 2,6 prosent. En av årsakene til den svake avkastningen i Templeton er at de er overvektet i fremvoksende markeder, som har blitt rammet av uro etter signal om svakere vekst i den kinesiske økonomien. Templeton har også lav rentedurasjon. Rentene i USA og Europa har hittil i år sunket, noe som har vært med å bidra til fondets svake relative avkastning.

97 Porteføljesammendrag Absolutt avkastning Porteføljens markedsverdi ved inngangen til 2016 var på MNOK 68,4. Ved utgangen av første tertial 2016 var markedsverdien MNOK 64,8. Porteføljen har hatt en verdinedgang på MNOK 0,1. Det har blitt tatt ut til sammen MNOK 3,4 av porteføljen. Pengemarked har så langt i 2016 hatt en verdiøkning på MNOK 0,1, globale obligasjoner på MNOK 0,3 og norske obligasjoner på MNOK 0,3. Norske aksjer har svak positiv verdiutvikling, og globale aksjer har hatt en verdinedgang på MNOK 0,8. Allokeringsoversikten som fremkommer i denne rapporten viser at porteføljen ligger innenfor de strategiske rammene for alle aktivaklasser. Relativ avkastning Porteføljen har levert meravkastning i 2 av 4 måneder hittil i 2016, og i 38 av 64 måneder siden oppfølgingens start i 2012, noe som innebærer en konsistens på 59,4 prosent.

98 Porteføljesammendrag Relativ avkastning (forts.) Porteføljens meravkastning hittil i år kan relateres til positivt allokerings- og seleksjonsbidrag. Det positive seleksjonsbidraget skyldes at forvalterne samlet sett har levert meravkastning sammenlignet med sine referanseindekser. Positivt allokeringsbidrag følger av at man enten har vært overvektet i en aktivaklasse som har gjort det relativt svakt eller undervektet i en aktivaklasse som har gjort det relativt bra. Interaksjon fanger opp bidraget som ikke kun kan tilskrives allokerings- og seleksjonsbidraget. Det negative interaksjonsbidraget skyldes at man har vært overvektet i aktivaklasser som har levert mindreavkastning eller undervektet i aktivaklasser som har gitt meravkastning sammenlignet med indeks.

99 Allokering mot strategi Markedsverdi Strategi Avvik fra i MNOK i% Min Mål Maks Norske aksjer 3,4 5,3 % 3% 5% 7% 0,3 % Globale aksjer 13,1 20,2 % 15 % 20 % 25 % 0,2 % Norske obligasjoner 22,4 34,6 % 20 % 35 % 50 % -0,4 % Globale obligasjoner 19,5 30,1 % 15 % 30 % 50 % 0,1 % Pengemarked/bankinnskudd 6,4 9,8 % 5% 10 % 37 % -0,2 % Totalportefølje 64,8 100,0 % Kommunen ligger innenfor de strategiske rammene for alle aktivaklasser per ,0 % strategi i %

100 Stressing av porteføljen Stresstest (tall i MNOK) Allokering Strategi Verdiendring som følge av 2 % skift i rentekurven -3,2-3,2 Verdiendring som følge av 20 % fall i globale aksjer -2,6-2,6 Verdiendring som følge av 30 % fall i norske aksjer -1,0-1,0 Verdiendring som følge av 10 % styrking av norske kroner -0,7-0,6 Verdiendring totalporteføljen -7,6-7,4-11,7 % -11,5 % Verdiendring totalporteføljen (i %) Det totale verdifallet som følge av en stresstest med de definerte parameterne gitt dagens allokering er på MNOK 7,6. For strategien er det beregnede verdifallet MNOK 7,4. Stresstesten tar ikke hensyn til eventuelle korrelasjonseffekter mellom aktivaklassene.

101 Totalporteføljen og enkeltmandater 10,00% 8,9 % 8,8 % 8,00% Globale aksjer Globale obligasjoner Norske aksjer Norske obligasjoner Pengemarked Norge Totalportefølje 7,4 % 5,8 % 6,00% 3,7 % 4,00% 2,8 % 2,0 % 2,00% 1,4 % 0,5 % 1,3 % 0,5 % 1,4 % 0,9 % 0,4 % 0,00% 2,6 % 0,5 % 0,0 % 0,9 % 0,3 % -1,0 % -2,00% -4,00% -3,4 % -6,00% -5,4 % -5,8 % -8,00% T1-15 T2-15 T3-15 T ,2 %

102 Totalporteføljen Birkenes kommune Nøkkeltall siden start Markedsverdi (TNOK) Standardavvik - Portefølje* 3,1% Tracking Error* 1,9% Avkastning - Portefølje* 6,4% Standardavvik - Indeks* 2,6% Info. Ratio 0,32 Avkastning - Indeks* 5,8% Beta 0,93 Sharpe Ratio 1,97 Differanse 0,6% Forklaringsgrad 0,62 Konsistens 59,4% * Gjennomsnitt pro anno Porteføljevekst siden start Porteføljens akkumulerte meravkastning siden start 4,0% 2,0% 0,0% -2,0% ,0% Indeks Portefølje Portefølje April 2016

103 Avkastningsoversikt I Birkenes kommune Aktivaallokering Markedsverdi Strategisk fordeling Avvik Norske Obligasjoner i NOK i % Min Normal Max i % Norske Obligasjoner ,6 20,0 35,0 50,0-0,4 Norske Aksjer ,3 3,0 5,0 7,0 0,3 Globale Aksjer ,2 15,0 20,0 25,0 0,2 Pengemarked ,8 5,0 10,0 37,0-0,2 Globale Obligasjoner ,1 15,0 30,0 50,0 0,1 Sum ,0 100,0 Avkastning hittil i år mot indeks April 2016

104 Avkastningsoversikt II Birkenes kommune Avkastningsoversikt per måned Markedsverdi Månedlig avkastning, % Avkastning hittil i år, % Forvaltningsoppdrag MNOK jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Hittil i år Indeks Forskjell Ardevora Global 5,7-7,1-0,9 1,2 0,2-6,6-7,4 0,8 BlueBay IG Euro Agg 6,5 1,0 1,1 0,6-1,0 1,8 2,6-0,9 Danske Invest Global EM 1,6-7,6 0,2 8,0-0,2-0,2-3,2 3,0 Danske Invest Norske Aksjer 1,4-8,6 3,0 1,9 4,9 0,7-1,1 1,8 Inst. II DNB Obligasjon III 11,2 0,6-0,1 0,8 0,2 1,5 0,4 1,1 Holberg Likviditet 0,6 0,2 0,1 0,3 0,3 1,0 0,2 0,8 KLP AksjeNorge Indeks 1,3-8,1 2,0 0,9 4,9-0,7-0,7 0,0 Midler til investering 5,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Nordea Obligasjon III 11,2 0,6 0,2 0,8-0,2 1,4 0,4 1,0 Pimco Global IG Credit 6,6 0,6 0,4 2,1 1,0 4,2 4,1 0,0 Sector Kernel HTN 5,8 0,0 0,0 0,0 0,2 0,2 0,2 0,0 Solsten Norwegian Equities 0,7-7,3 2,9 2,1 4,1 1,3-1,1 2,5 Templeton Global Bond Fund 6,4-1,1-3,4 3,3-0,6-1,9 8,0-9,9 Totalportefølje MNOK 64,8-1,1-0,1 0,9 0,2-0,1 Totalportefølje (%) -1,6-0,2 1,4 0,3-0,2-0,3 0,1 Referanseindeks (%) -1,4 0,4 0,9-0,2 April 2016

105 NØKKELTALL* Lån (L) 403,5 403,6 385,2 Rentekompensasjonsordninger 41,5 41,5 41,5 Netto rentebærende gjeld 362,0 362,1 343,7 Antall lån Utestående finansielle instrumenter 50,0 50,0 50,0 Gjennomsnittlig kredittmargin i forhold til NIBOR (Estimat) 0,20 % 0,20 % 0,20 % Finansielle instrumenters andel av total gjeld 12,4 % 12,4 % 13,0 % Påløpte renter hittil i år 3,6 2,7 12,0 Periodens rente 2,7 % 2,7 % 3,2 % Gjenværende løpetid til forfall (gj.snitt) 20,0 20,1 21,3 25 % < Andel lån med rentebinding 1 år frem i tid og over (fast rente) < 50% 59,1 % 59,1 % 61,9 % Andel lån med renteforfall innen 12 måneder (flytende rente) 40,9 % 40,9 % 38,1 % Finansieringsforfall innenfor 12 måneder 16,4 % 16,4 % 11,9 % Største lånegiver Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken Største lånegivers andel av total gjeld 55,4 % 55,3 % 58,2 % Enkeltlån 10,6 % 10,6 % 11,1 % Ubenyttende finansieringsfullmakter (MNOK) 14,8 14,8 14,8 Eiendelenes vektede løpetid Beregnet minsteavdrag 2 < Durasjon i normalporteføljen < 5 ** 2,21 2,27 2,50 Durasjon for et enkelt instrument 4,31 4,47 4,64 Markedsverdi av gjeldsporteføljen 426,9 431,0 408,5 Urealisert gevinst (+)/tap (-) (mer-/mindreverdi) -23,4-27,4-23,2 *Tall i millioner kroner * Ekskludert Startlån og Etableringslån i Husbanken. For nøkkeltallinformasjon om disse se side 5. ** I durasjonsberegningen hensyntas rentekompensasjonsordningen 2. RESULTAT Rentekostnader - periodisert (MNOK) 3,6 11,8 Rentekostnader (%) 2,7 % 3,0 % Budsjett 2016 Sammenliknet med referanseindeks Faktisk Referanse Rentekostnader eks endringer i markedsverdi 2,7 % 2,9 % 3. HISTORISK RENTEKOSTNAD SAMMENLIGNET MED REFERANSEPORTEFØLJENS RENTE 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % Faktisk - periodisert Referanse 0,0 % MARKEDSRENTER OG EGNE RENTEBETINGELSER 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % Faktisk 1,5 % NIBOR3 + gjennomsnittlig margin 1,0 % 0,5 % 0,0 % GJELD PER LÅNGIVER Långiver Utestående gjeld Antall lån % av gjeld Snittlån KLP Kommunekreditt 79,7 3 19,7 % 26,6 MNOK Kommunalbanken 223,3 6 55,4 % 37,2 MNOK Sertifikatlån 66,0 2 16,4 % 33 MNOK Husbanken 34,4 16 8,5 % 2,2 MNOK Gabler Investment Consulting AS, Kopiering av innholdet, helt eller delvis, er i henhold til lov om opphavsrett forbudt uten samtykke fra GIC AS.

106 FINANSIERINGSFORFALL 80,0 70,0 Husbanken Kommunalbanken KLP Sertifikatlån 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0, SWAPER PER MOTPART* Motpart Nominelt beløp Markedsverdi Antall % av eks. Beløp/swap Nordea 50,0 6, % 50 Sum 50,0 6,6 1 * Positive verdier innebærer tap for kommunen, mens negative verdier tilsier gevinst for kommunen. 8. RENTEKURVENS UTVIKLING 3,0 2,5 2, , ,0 0,5 3 m 1 år 2 år 3 år 4 år 5 år 6 år 7 år 8 år 9 år 10 år 9. RENTENIVÅ Basis 3 mnd 0,99 % 0,77 % 0,81 % 1,13 % 1,45 % 1,70 % Basis 3 år 1,06 % 1,12 % 1,31 % 1,57 % 1,83 % 2,07 % Basis 5 år 1,26 % 1,39 % 1,60 % 1,86 % 2,10 % 2,28 % Gabler Investment Consulting AS, Kopiering av innholdet, helt eller delvis, er i henhold til lov om opphavsrett forbudt uten samtykke fra GIC AS.

107 PROGNOSE - RENTEKOSTNADER MNOK Basis scenario 10,1 9,7 9,9 9,7 Budsjett 11,8 11,7 12,1 12,7 Høyt scenario 10,7 12,5 13,4 14,7 Lavt scenario 10,0 9,5 9,4 8,8 11. PROGNOSE - GJELD MNOK Gjeld ved inngang av periode 385,2 395,2 390,0 387,9 Budsjetterte låneopptak 23,9 9,6 13,2 38,2 Budsjetterte avdrag 13,9 14,8 15,3 15,9 Prognose gjeld per ,2 390,0 387,9 410,2 Gjelds- og rentekostnadsprognosen forutsetter at det betales avdrag i henhold til budsjett 12. PROGNOSE RENTEKOSTNAD 16,0 15,0 0 Basis scenario Høyt scenario Lavt scenario Budsjett 14,0 13,0 12,0 11,0 10,0 9,0 8,0 7, GJELDSPROGNOSE Gabler Investment Consulting AS, Kopiering av innholdet, helt eller delvis, er i henhold til lov om opphavsrett forbudt uten samtykke fra GIC AS.

108 TILPASNING TIL REFERANSEPORTEFØLJEN - FORFALLSSTRUKTUR 40% Referanse Faktisk portefølje 20% 0% < 3 mnd >= 3 mnd < 1 år >= 1 år < 2 år >= 2 år < 3 år >= 3 år < 4 år >= 4 år < 5 år >= 6 år < 7 år >= 7 år < 8 år >= 8 år < 9 år >= 9 år < 10 år >= 10 år < 11 år >= 11 år < 12 år 15. TABELL FORFALLSSTRUKTUR > <= Virkelig Referanse Virkelig% Norm% Diff% ,8 23,7% ,1 17,1% 25,0% 100,9 15,9% ,0 30,3 0,0% 7,5% -7,5% ,9 30,3 6,9% 7,5% -0,6% ,0 30,3 5,7% 7,5% -1,8% ,9 30,3 19,3% 7,5% 11,8% ,0 30,3 0,0% 7,5% -7,5% ,6 30,3 8,3% 7,5% 0,8% ,9 30,3 6,9% 7,5% -0,6% ,2 30,3 11,9% 7,5% 4,4% ,0 30,3 0,0% 7,5% -7,5% ,0 30,3 0,0% 7,5% -7,5% Total volum: 403,5 403,5 100,0% 100,0% 0,0% 16. FORFALLSSTRUKTUR OM 3 MÅNEDER 40% Referanse Faktisk portefølje 20% 0% < 3 mnd >= 3 mnd < 1 år >= 1 år < 2 år >= 2 år < 3 år >= 3 år < 4 år >= 4 år < 5 år >= 6 år < 7 år >= 7 år < 8 år >= 8 år < 9 år >= 9 år < 10 år >= 10 år < 11 år >= 11 år < 12 år 17. TABELL FORFALLSSTRUKTUR I MNOK OM 3 MÅNEDER > <= Virkelig Referanse Virkelig% Norm% Diff% ,9 29,5% 100, ,0 11,4% 25,0% 15,9% ,0 30,3 0,0% 7,5% -7,5% ,9 30,3 6,9% 7,5% -0,6% ,0 30,3 5,7% 7,5% -1,8% ,9 30,3 19,3% 7,5% 11,8% ,0 30,3 0,0% 7,5% -7,5% ,6 30,3 8,3% 7,5% 0,8% ,9 30,3 6,9% 7,5% -0,6% ,2 30,3 11,9% 7,5% 4,4% ,0 30,3 0,0% 7,5% -7,5% ,0 30,3 0,0% 7,5% -7,5% Total volum: 403,5 403,5 100,0% 100,0% 0,0% Gabler Investment Consulting AS, Kopiering av innholdet, helt eller delvis, er i henhold til lov om opphavsrett forbudt uten samtykke fra GIC AS.

109 FORFALL FINANSELLE INSTRUMENTER (NESTE 3 MÅNEDER) Instrument Identitet Valuta Beløp Motpart Endelig forfall Aktivitet Fast rente i swap Fixing Dagens rentefix Forfallstidspunkt Rentebytteavtale / NOK Nordea Rentefastsettelse 3,66% 29.apr.16 1,17 % 03.mai.16 Lån NOK Kommunalbanken Rentefastsettelse 29.apr.16 1,72 % 03.mai.16 Lån NOK Kommunalbanken Rentefastsettelse 02.mai.16 1,65 % 04.mai.16 Sertifikatlån NO NOK Investorer Finansieringsforfall 1,53 % 01.jul.16 Lån NOK KLP Rentefastsettelse 15.aug.16 1,55 % 17.aug.16 Sertifikatlån NO NOK Investorer Finansieringsforfall 1,36 % 05.okt LÅN I HUSBANKEN (ETABLERINGS- OG STARTLÅN) Lån (L) 39,6 40,0 Antall lån Påløpte renter hittil i år 0,2 0,8 Periodens rente 1,8 % 2,1 % Gjenværende løpetid til forfall (gj.snitt) 17,1 17,2 Andel lån med justering av rente innenfor 12 måneder 100,0 % 100,0 % Finansieringsforfall innenfor 12 måneder 0,0 % 0,0 % Durasjon 0,12 0,22 Markedsverdi av gjeldsporteføljen 39,7 40,1 Urealisert gevinst (+)/tap (-) (mer-/mindreverdi) -0,1-0, ,5 18 0,2 1,8 % 17,0 100,0 % 0,0 % 0,09 39,6-0, AKTIVITET HITTIL I ÅR Långiver Dato Beløp Rente Forfall Kommentar Sertifikatlån 1,53 % Opptak nytt lån Sertifikatlån ,36 % Refinansiering sertifikatlån 21. OVERSIKT RENTEVILKÅR Långiver Identitet Sertifikatlån NO Sertifikatlån NO Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken Kommunalbanken KLP KLP KLP Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken Husbanken SUM Beløp Rentevilkår Fast Fastrente Fastrente NIBOR NIBOR Fastrente Fastrente Fastrente NIBOR Fastrente Fastrente pt pt pt pt pt Fastrente Fastrente pt Fastrente Fastrente pt pt pt Fastrente Fastrente pt Gabler Investment Consulting AS, Kopiering av innholdet, helt eller delvis, er i henhold til lov om opphavsrett forbudt uten samtykke fra GIC AS.

110 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 025/16 Formannskapet PS Administrasjonsutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl 16/1592 Endring i rapportering økonomi Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Årsberetning og årsregnskap rapporteres årlig til kontrollutvalget, relevante råd, tjenesteutvalg, formannskap og kommunestyre jfr. Kommuneloven Driftsrapport, med rapportering på stillingshjemler, rapporteres 2 ganger pr år til tjenesteutvalg, formannskap og kommunestyre per april og per juli. 3. Notat hovedtall økonomi utarbeides hver måned til tjenesteutvalget og formannskapet som meldingssak. Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Kommunens økonomiske rapportering ble vedtatt i KS 14/840 med følgende vedtak: 1. Årsberetning og årsregnskap rapporteres årlig til kontrollutvalget, relevante råd, tjenesteutvalg, formannskap og kommunestyre. Jfr. Kommuneloven Tertialrapport, med rapportering på stillingshjemler, rapporteres 2 ganger pr år til tjenesteutvalg, formannskap og kommunestyre. 3. Notat om hovedtall økonomi utarbeides hver måned til tjenesteutvalget og formannskapet som meldingssak.

111 Gjeldende punkt 2 kommer rapporteringen for 2. tertial samtidig med hovedtyngden av arbeidet med budsjett- og økonomiplanprosessen. Det medfører et betydelig arbeid for mange i organisasjonen ved at det er leveranser på både rapportering for 2. tertial og budsjett- og økonomiplan parallelt. Som følge av dette er erfaringen at rapportering for 2. tertial og arbeidet med budsjett og økonomiplan ikke har hatt den kvaliteten som er ønskelig, også på grunn av høy omstillingsaktivitet generelt og utskiftning av nøkkelpersonell. Dette medfører blant annet til at man har dradd med seg en del unødvendige feil videre til neste år. Det ønskes derfor en annen løsning på 2. rapportering i løpet av året. Vurdering Rapportering pr juli; dvs. etter syv måneder i stedet, vil gi en fremskyndelse av informasjon som kan bearbeides videre inn i budsjettprosessen dersom den blir gjennomarbeidet. Ulempe er at det er tidlig for en del informasjon ikke vil være mottatt så tidlig i året. Anbefaling Administrasjonen anbefaler å rapportere til kommunestyre for andre gang i 2016 pr juli i stedet for pr august. Ulempene oppveies av fordelen ved å få til en kvalitetsmessig bedre driftsrapport nr. 2 og en kvalitetsmessig bedre budsjett og økonomiplan. Det understrekes at notat om hovedtall økonomi fortsatt vil bli utarbeidet hver måned til tjenesteutvalget og formannskapet som meldingssak. Vesentlige endringer i forhold til budsjett vil bli kommentert i den rapporten.

112 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 026/16 Formannskapet PS /16 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Vidar Syvertsen K /1305 Sluttoppstilling oppgradering Birkeland skole Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner en økonomisk sluttoppstilling på kr 24,85 mill. som inkluderer brannalarm i blåbygget på kr 0,15 mill. 2. Kommunestyret godkjenner økt låneramme på kr Prosjektet finansieres som vist i tabellen under: 0T Vedlegg Birkeland skole-sluttrapport investeringsprosjekt Vedlegg 2. Revisors uttalelse. Vedlegg 3. Revisors notat. Vedlegg 4. Totaloversikt endringer- SWECO Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 046/15 å rehabilitere Birkeland skole i tråd med foreliggende planer etter kontraktsform ved delt entreprise. Prosjektets totalbudsjett ble godkjent med kr 23,4 mill. inkl. mva. Birkeland skole er nå ferdig rehabilitert, og ved prosjektets slutt er brutto investering på

113 kr 24,85 mill. Inkl. mva. Kommunestyret godkjente i sak 017/16 en oppgradering av brannalarmanlegget i blåbygget. Dette var ikke med i den opprinnelige beskrivelsen av prosjektet. Denne oppgraderingen er ikke påbegynt. Sluttoppstilling Birkeland skole: Totalsum for prosjektet: kr 24, 85 mill inkl. mva. Totalsum for prosjektet er spesifisert pr. leverandør i sluttoppstillingen nedenfor. I tillegg kommer kr 0,15 mill. i økt ramme for prosjektet; ref. vedtak i kommunestyret sak 017/16. Oppgraderingen av brannalarmanlegget er ikke påbegynt og da ikke regnskapsført og inkludert i oppstillingen nedenfor.

114 Den opprinnelige lånerammen ble vedtatt til kr 18,72 mill. i kommunestyrets sak 046/15: Opprinnelig låneramme: Nytt behov for låneramme: (se pkt. 3 i forslag til vedtak) Behov for økt låneramme: 685 Den økte lånerammen i administrasjonens forslag til vedtak er på kr , og inkluderer summen på kr for brannalarmanlegget fra sak 017/16. Merforbruk I sluttrapporten fremkommer endelig merforbruk oppsummert som følger:

115 Investering inkl. mva Budsjett vedtatt i sak 046/ ENOVA-støtte 345 Merforbruk inkl. mva Merforbruket innbefatter bla.: Installasjon av et nytt brannalarmanlegg i blåbygget som er kompatibelt med brannalarmanlegget som er i de «nye» byggene. Det ble oppdaget asbest flere plasser som måtte saneres bort. I den nye administrasjonsdelen ble det ekstra arbeid da det manglet gipshimling over systemhimlingene, dette gjorde at det ikke ble branncellebegrenset skille mot loft. Da maleren sjekket gulvene under gammelt belegg måtte han rive nesten alt i 2 etg. pga. en del var løst og det var fare for at en del av det andre og kunne løsne og skape problemer senere. Det ble utført en del ekstra rundt prosjekteringene, for eksempel ble ventilasjonsrommet som skulle vært bygd inne i skolen ble flyttet ut av bygget. Arkitekten har omskrevet beskrivelse på fagene bygg og maler til mengdebeskrivelse. Dette som følge av valgt entrepriseform, og for at alle anbyderne skulle ha like opplysninger / tolkning. Økonomistyringen med endringsmeldinger osv. ble mere omfattende en først forutsatt. Rib (Rådgivende innen bygg) måte gi ekstra bistand med hulltaking i søyler, dragere og gulv da det blant annet var dårlig tegningsgrunnlag i deler av bygget. Se også totaloversikt endringer Sweco (vedlegg 4) for supplerende opplysninger. Ekstern vurdering Administrasjonen har fått en ekstern part til å vurdere prosjektet Birkeland skole når det gjelder forhold knyttet til utgifter mot budsjett og oppfølging av rutiner i prosjektet. Aust-Agder Revisjon IKS kunne påta seg oppdraget på kort varsel. Revisjonen har utarbeidet et notat basert på henvendelsen vår (vedlegg 3). Revisjonen skriver at budsjettet er overskredet med 6 %, noe som kan inntreffe ved et rehabiliteringsprosjekt av den størrelsen siden uforutsette ting ofte oppstår i løpet av byggeprosessen. Det er prosjektleder, og i dette tilfelle innleid konsulent fra Sweco, som håndterer økonomien i prosjektet. Revisjonen har gjennomgått utvalgte fakturaer fra leverandører og sett at disse er håndtert av riktige personer i Birkenes kommune. De har ingen merknader til gjennomgangen.

116 Når det gjelder den eksterne bistanden fra Sweco som byggeleder, har revisjonen en merknad om at avviket i forhold til stipulert tilbud er forholdsvis høyt, hele 92 % høyere. Det som fremstår som sentrale punkter til forbedring i notatet gjelder viktigheten av hyppige byggemøter hvor endringer som fører til overskridelser diskuteres og evt. avtales. Godkjente endringer må fremkomme klart i referatene fra byggemøtene, i tillegg til en best mulig satt pris slik at dette kan etterprøves. I tillegg er det viktig at en tilstreber å oppdage endringer som fører til overskridelser så tidlig som mulig slik at en kan varsle og søke om økte rammer gjennom sak i kommunestyret. Forbedringspotensialene handler om å arbeide strukturert, ha god oversikt og være proaktiv i forhold til å avdekke større avvik. Bakgrunn: Birkeland skole hadde et stort behov for oppgradering. Skolen er bygget i 3 trinn, den eldste er fra 70 - tallet, den midtre delen på begynnelsen av 90-tallet. Den siste delen sto ferdig i 2010, det er de to førstnevnte som ble berørt under oppgraderingen. Birkeland skole var slitt og på flere områder utrangert det var ikke gjort noen oppgraderinger siden skolen var ny. Ved oppgraderingen har det vært tenkt på vedlikehold, sikkerhet, energibesparelse, miljø, brukervennlighet og muligheten til å møte en varslet fremtidig elevmasse. Vi har installert/ montert: 1. Nytt brannalarmanlegg. 2. Nytt nødlys/ ledelys 3. Tre stk. nye ventilasjonsanlegg. 4. LED-lys med styring i de fleste rom. 5. Nesten alt av det elektriske ledningsnett er byttet 6. Det er nye innerdører i alle rom 7. Alle vinduene i bygget er skiftet 8. Alle rom er malt 9. Alle gulv har nytt belegg 10. Flyttet administrasjonen til midten av skolen 11. Flere lager 12. Flere grupperom 13. Funksjonaliteten i bygget er blitt mye bedre med foldevegger osv. 14. Loftet er etterisolert med ekstra 20 cm glava 15. SD- anlegg.

117 16. m.m. Vurdering: Oppgraderingen av Birkeland skole er utført med tanke på god materialkvalitet og minst mulig vedlikehold. Det er ivaretatt hensyn til lover og forskrifter mht. god brannteknisk standard, god luftkvalitet og gode energibesparende tiltak. Både elever og ansatte er fornøyd med å få en oppgradert og brukervennlig skole. Når det gjelder inventar har det i ettertid vært utfordringer angående uløste behov. Det har vært stort fokus på gjenbruk av det som allerede fungerte av inventar, men nye behov har oppstått og andre behov har vært skjøvet på over lengre tid. Birkeland skole har antydet et estimert behov på ca. kr 1 mill. brutto for å ferdigstille Birkeland skole. Dette er noe som vi vil ta med oss videre inn i planleggingen av investeringsprosjekter fremover i tid. Anbefaling Administrasjonen anbefaler at prosjektet godkjennes i sin helhet med den sluttoppstillingen som vises til i dette dokumentet.

118 Sluttrapport - investeringsprosjekter PROSJEKTTITTEL: Rehabilitering Birkeland skole PROSJEKTNUMMER: 9233 ENHET/AVDELING: Avdeling bygg- og drift OPPSTARTSDATO: PROSJEKTLEDER: Vidar Syvertsen SLUTTDATO: KONKLUSJON Prosjektleder anbefaler at investeringsregnskapet godkjennes med et sluttbeløp på kr ,- brannalarmanlegget som ble politisk godkjent på ,- er med i dette beløpet. Dette innebærer et overforbruk på kr kr inkl mva. Finansieringsplan Finansiering mva kr ,00 tilskudd kr ,00 fra andre prosjekt kr 0,00 lånefinasiering kr ,00 Sum finansiering kr ,00 Dato/Sted , Birkeland Dato/Sted , Birkeland Dato/Sted Sign. prosjektleder Sign. prosjekteier Sign. regnskap Dato/Sted Sign. revisjon

119 Sluttrapport, Birkenes kommune Innholdsfortegnelse 1 ORIENTERING GJENNOMFØRING AV PROSJEKT MANDAT OG VEDTAK Beskrivelse av mandat og vedtak AKTØRER I PROSJEKTET GJENNOMFØRING I FORHOLD TIL PROSJEKTPLANEN Opprinnelig tidsplan PROSJEKTETS UTFØRELSE FINANSIERING OPPRINNELIG FINANSIERINGSPLAN ØKONOMISK OVERSIKT ØKONOMISK OVERSIKT, TABELL KOMMENTARER TIL ØKONOMI ,00 INK. MVA NOEN AV ÅRSAKEN TIL MERFORBRUKET ER: KONKLUSJON VEDLEGG VEDLEGG 1: BEHANDLING... 4 VEDLEGG 2. OVERSIKT OVER ENDRINGENE (ØKONOMISK RAPPORT_(A)_ _NOARRO)... 4

120 Sluttrapport, Birkenes kommune 1 Orientering Den gamle delen på Birkeland skole var fra 1970 tallet og bar preg av stor slitasje, det ble bestemt at man skulle rehabilitere og man begynte dette i juni 2015, man malte opp og la belegg i alle rom, det ble byttet ventilasjonsanlegg, brannalarm, nødlys, administrasjonen ble flyttet til et mye mere strategisk sted i bygget, det ble bygd flere grupperom, alle vinduer og innvendige dører er byttet m.m. 2 Gjennomføring av prosjekt 2.1 Mandat og vedtak Beskrivelse av mandat og vedtak Vedtak: vedtaks/ saksnr. 046/15 Beskrivelse av mandat: Oppgradering birkeland barneskole. 2.2 Aktører i prosjektet Prosjektleder i planfasen har vært: Vidar Syvertsen avd. bygg og drift. Prosjektleder i utførselsfasen har vært: Vidar Syvertsen avd. bygg og drift. Andre medvirkende: Kristian Cummings, Rektor Birkeland skole Arnstein Røsstad, byggeleder. Harald Try, vaktmester. Nils Svensson, arkitekt. Morten Søhagen, elkonsulent. Siv. Ing. Øyvind Berntsen AS, Ventilasjon Etter en tilbudskonkurranse, ble disse valgt: 1. Entreprenør tømrer og betong, Birkeland bygg og anlegg AS. 2. Entreprenør maler/ belegg, MJA AS. 3. Entreprenør Elektro, AS elektrisk. 4. Entreprenør rør, Oras AS. 5. Entreprenør ventilasjon, Ventec agder AS 2.3 Gjennomføring i forhold til prosjektplanen Prosjektet startet: Prosjektet ble ferdigstilt: Opprinnelig tidsplan Samme som over Side 1

121 Sluttrapport, Birkenes kommune 3 Prosjektets utførelse Byggeledelse: Bygg: Maler VVS-anlegg: Byggeledelsen med økonomiansvar var det Arnstein Røsstad fra Sweco Norge As som hadde i samarbeid med Vidar Syvertsen, birkenes kommune, Nils Svensson, arkitekt, Morten Søhagen el. konsulent. Og Siv. Ing. Øyvind Berntsen AS, Ventilasjon Det ble bygd nytt ventilasjonsrom, alle innvendige dører og vinduer på skolen er byttet, flere grupperom, tre ekstra lager, det er lagt på 20 cm ekstra isolasjon på loft, hele administrasjonen ble flyttet til midten av bygget mm. Alle rom er malt opp, det er også skiftet belegg på hele skolen med oppkant eller «vaske list» Det ble montert tre nye ventilasjonsanlegg pluss et som ble oppgradert, det ble også lagt inn vannbåren varme og bytting av mye sanitær, rør mm. Elektrotekniske anlegg: 1. Nytt brannalarmanlegg. 2. Nytt nødlyssystem. 3. Nesten alt av det elektriske er byttet. 4. SD- anlegg (sentralstyring av varme og ventilasjon) 5. Elektriske persienner mm 4 Finansiering 4.1 Opprinnelig finansieringsplan Prosjektramme: ,- Kommunestyrevedtak: Vedtak / saksnr. 046/15 Fra Handlingsprogrammet: Totalramme: < beløp> < beløp> Side 2

122 Sluttrapport, Birkenes kommune 5 Økonomisk oversikt 5.1 Økonomisk oversikt, tabell 5.2 Kommentarer til økonomi Det er et overforbruk i forhold til budsjettert ramme etter enova midlene er trukket av på kr ,00 ink. mva. 2 Noen av årsaken til merforbruket er: - Innstallasjon et nytt brannalarmanlegg i blåbygget som er kompatibelt med brannalarmanlegget som er i de «nye» byggene. - Det ble oppdaget asbest flere plasser som måtte saneres bort. - I den nye adm. delen kom det på en del ekstra da det manglet gipshimling over systemhimlingene, dette gjorde at det ikke ble branncellebegrenset skille mot loft. - Da maleren sjekket gulvene under gammelt belegg måtte han rive nesten alt i 2 etg pga. en del var løst og det var fare for at en del av det andre og kunne løsne og skape problemer senere. - Det ble utført en del ekstra rundt prosjekteringene bla.ventilsjonsrommet som skulle vært bygd inne i skolen ble flyttet ut av bygget, - Arkitekt har omskrevet beskrivelse på fagene bygg og maler til mengdebeskrivelse, dette som følge av valgt entrepriseform og for at alle anbyderne skulle ha like opplysninger / tolkning. - Økonomistyringen med endringsmeldinger osv. ble mere omfattende en først forutsatt. - Rib (Rådgivende innen bygg) måte gi ekstra bistand med hulltaking i søyler, dragere og gulv da det var bla. dårlig tegningsgrunnlag i deler av bygget. Side 3

123 Sluttrapport, Birkenes kommune Se en totaloversikt. Vedlegg Økonomisk rapport_(a)_ _noarro 3 Konklusjon Prosjektleder anbefaler at prosjektregnskapet godkjennes med et sluttbeløp på kr inkl. mva. (her er det minus enova midlene som kommunen har fått godkjent) 4 Vedlegg 4.1 Vedlegg 1: Behandling Det må utarbeides: Sluttrapport: ja Politisk sak: ja Revisjonsberetning: ja PROSEDYRE FOR REGNSKAPSAVSLUTNING AVGRENSNING Prosjektramme kr. 1 mill. < kr. 1 mill. kr. 5 mill. kr. 5 mill. > inkl. mva. Sluttrapport Ja Ja Ja Politisk sak Nei, kun melding Nei, kun melding Ja Egen revisjon Nei, kun løpende revidering Nei, kun revisjonens påtegnelse på sluttrapport Ja, plikter egen beretning Vedlegg 2. Oversikt over endringene (Økonomisk rapport_(a)_ _NOARRO) Side 4

124

125

126

127

128

129 Pr.nr Totaloversikt Endringer alle Entrepriser Dato: Tiltakshaver/Eier: Birkenes Kommune Utført av: ARRO Tiltakssted: Birkeland Skole, Valtjønnvegen 41, Birkeland Kontroll av: Prosjektleder kommune: Vidar Syvertsen, Leder eiendomsforvaltning Ant.vedlegg: ingen Prosjektleder/Byggeled.: Arnstein Røsstad, Sweco Norge AS Tiltak: P nr Rehabilitering av Birkeland Skole Sammendrag Kr Nr. Fase - bygningsdel Total sum alle fag Rehabilitering Birkeland Skole Hvorav endringer Tillegg / Fradrag Beskrivelsestekster Hvorav verdivalg mhp økt omfang og kvalitet i leveransen utgjør Tekst for endringer Risiko inkludert Asbestsanering 0 Kontrakt Iht Avtale ekskl mva , ,3 E -200 Bygg ,8 E -300 Mal/belegg ,1 E -400 El-Sd ,2 E -500 Rør Ledig E -500 Ventilasjon Kr Kr Kr Kr Endringer Totalsum Endringer Tillegg / Forbruk Endringer Ekskl. Høyere Fradrag Risiko mva kvalitet Beskrivelse E- 200 Bygg - Entreprenør: Birkeland Bygg og Anlegg AS Entrepriser E Riggpost Bygningsmessig hjelpearbeider Merknader Tilført arbeid vedr Bygningsmessige hjelpearbeider iht avtalen E 0 Kontrakt 200 og møtereferat kontraktssignering. Priset i etterkant - anbudsrunde - Sum iht virkelig utført - Jmf. Sluttoppstilling. Posisjonen er her satt i null da den fremkommer i oppsett vedr posten for bygningsmessige hjelpearbeider - Jmf denne posten 1 Plate i himling mot kaldt loft. 15 mm plate for å feste vegger i mot himling uten fast dekke for hele fase 1. jmf detalj mhp lydvegger. Ca bredde 60 cm på hver side av veggenes toppsvill - lm toppsvill = 73 lm , ,00 Ikke beskrevet, Må utføres for å oppfylle tekniske krav 2 Diff. sperre i himling mot kaldt loft. 0,15 mm diff.sperre med nødv lekter/sløyfer inkl rensk, taping rundt dragere og åpninger i himling , ,80 Ikke beskrevet, Må utføres for å oppfylle tekniske krav 3 Ekstra vegg, Ekstra vegg lager, ved sjakt ( Anbud side 6 - kvm pris vegg beregnet), inkl riv og lager, IV-4 gjenoppbygging bøttekott mot korridor 7 554, ,50 4 Ekstra himling, lager Himling i lager 1 182, ,20 5 Dør til lager satt inn i åpning med listverk komplett med beslag, ID Ekstra dør, lager 06, s , ,00 6 Dør flyttet i Skyvedør utgår ID 09, Dør ID 08 inngår på ny plassering, Prisdiff. kopirom spesifiseres 1 165, ,00 7 Innredning Tillegg som bestilt skap/med benkeplate komplett montert - personalrom Montering avregnes i fase , ,14 Mer innredning personalrom 8 Innredning personalrom Spikerslag mv personalrom ekstra innredning - hultaking vask - RS 1 000, ,00 9 Brannslange/- Hulltakning og spikerslag, brannslange fase 1, Inkl Riving jmf Ikke beskrevet, Må utføres for å brannskap 4 000, ,00 vaktmester, inkl kjerneboring i dekke oppfylle tekniske krav gjenbruk 10 Vindu V-11 inkluderer 5 stk , ,00 Beskrevet for mange V Foldedør Anbud inkluderer kun 1 stk a 8 m, mens det skal leveres 2 stk a 8 Ikke beskrevet, Må utføres for å , ,00 m oppfylle brukerkrav/-planløsning 12 Foldedør Type sidestilt leveres ekstra ut over beskrivelsen, sidestilt med hjul 6 000, ,00 Ikke beskrevet, Må utføres for å oppfylle bruk av foldedør 13 Foldedør Innheising dragere, inkl i lm pris foldedør - 14 Gard skap Endring fra sokkel til bein på skapene 0 15 Kjøkkenhette Byttes til større volum - skap beholdes - 16 Brannvegg/- gulver, kaldt loft 17 HC inngang 18 Tilbygg ventilasjon 19 Solskjerming Vegger, gulv branncelledeling endret slik at vi inkluderer loft som branncelle i fase 1 for å ivarta rimeligste utførelse, Ekskl isolasjon under takstein - Anslag før ferdigstilt arbeid, jmf oppsett BBAAS kr 75 + tillegg gulv kr 5 over personalinngang grunnet forskyving vegg vs himling Drager med ekstra to søyler 2x 48/198_98/98, Tillegg iht beskrivelse Endret konstruksjon - vurdert ingen prisdifferanse fra anbudsbeskrivelse, avregnes omkring arealer mhp beskrivelse i neste fase Nytt tilbud datert kl 10:29 på mail fra Scandic med motorisert persienne som utgjør Kr ,- ekskl elektrokopling + 6 % påslag BBAAS - fradrag for anbudspos kr , , , , ,00 Ikke beskrevet, , ,00 Ikke beskrevet, Må utføres for å oppfylle tekniske krav i den avdelingen som følge av brannskille mot kaldt loft manglet plater på undergurt. Økt kvalitet - Her har dette blitt feilpriset og leverandør valgte å stå ved sin pris. 20 Foldevegg Ingeniørtimer Skår, pos , ,00 Beskrevet, men trukket ut i sin helhet 21 HC Inngang Takbeslag ekstra i overgang vegg/tak hvor beslag erstatter bord - arbeid og material 2 350, ,00 Valgt løsning endret 22 Kjøkken Fliselegging utgår pos Inngår Kitchenboard - 23 Vindu Himling dekorativt elemnt pga ventilasjon utggår, NB! Tilpasninger ellers inngår iht vanlige tillegg i den enkelte fase, s , ,00 Beskrevet. Valgt løsning gir ikke behov for denne utførelsen. 24 Hc inngang Terrassegulv inkludert 1 kvm - utført 12, , ,00 Regulert post 25 Hc inngang Bjelkelag inkludert 1 kvm - utført 12, , ,00 Regulert post 26 Hulltaking Pos utgår( flyttes til bygn m. arb) -980,00-980,00 Utgår, Flyttet til annen entreprise 27 Åpning Åpning av takverk pos s , ,00 Utgår, Flyttet til annen entreprise 28 HC stativ Utgår levert av rørlegger; pos s , ,00 Post utgår - Beskrevet under Rør og levert der 29 Innredning Såpedispenser utgår pos s 21,24,26,27,28, ,00 30 Innredning Avfallsbøtte utgår pos s 21,24,26,27,28, ,00 31 Innredning Tørkepapirholder utgår pos s 21,24,26,27,29, ,00 32 Innredning Doble knagger pos s 26,28, ,00 33 Innredning Toalettrullholder pos s ,00 34 Innredning Hattehylle pos s , ,00 Postene utgår - Kommunens leverandør leverer gratis mot bytte av leveranse av forbruksmateriell 35 Div BBAAS v/audun: Bistand konstruksjoner vedr B-ledelse, hulltaking vedr armeringsdektektoren, samordn. Fag/framdrift, RS Fase , ,00 Bistand valgt. Tilkommer her - fradrag i beskrivelse 36 Dører Provisoriske dører - Kun arbeid inkl dytt ekskl reisverk( innkjøp er på bygn m arbeider), montering og demontering for orginal dør 8 240, ,00 37 Vinduer Innforing omramming vindu utvendig - vaktmester maler/flikker omramming utvendig - alle faser pr lm vindu sider og topp iht romskjema , ,00 Ikke beskrevet 38 Rep. Vegger Rom hull reparert 500,00 500,00 39 Pendler/-lekter Bistand Ventilasjonsentrerpenør vedr bruk av lekter for oppheng og pendler, kun materialkost, Fase , ,00 Ikke beskrevt, Valgt løsning for å få funksjon i drift av skolen

130 40 Himling Rep himling 1 etg, 1 rom med nye plater 2 rom hvor eksisterende plater tilpasset samt de og remontering av lyskasserr/bæresystem samt tilføre nødv skinner som var ødelagt etter riving , ,00 41 Asbest 42 Vindu 43 Himling 44 Riving fase 1 45 Riving fase 1 Tiltak vedr Støvsuging/tilrettelegging for inneklima av asbestsanering og luftprøver. Endret størrelser - tilleggsbestillinger - Bk overtar vindu som ikke benyttes til lager. Endring fra fast karm til lukkevindu i kontordel - kun material innsetting den samme Himling i rom iht pos måltas på stedet - avvik tegning og romskjema - Fradrag maler, 4,5 kvm x 2 +4,3 kvm Ikke med i beskrivelse/grunnlag avregnes i fase to - her kun budsjettpost - jmf mail av anvise timeforbruk - verdi kr 69090,- avtalt til sum lik kr 58800,- Rive Gang/wc - skrellet til reisverk iht avtale med Vidar, gipsing i gang 1 960, ,00 Funn av asbest , , , , , , , ,00 Lukke vindu valgt i stedet for fastvindu i kontordel. Vindu som ikke er returnert satt på lager og er en verdi for kommunen. Ikke beskrevet riving - Post redusert av Utførende med ca kr ,- Grensesnitt mellom beskrevet løsning( kun maling)og ønsket kvalitet 46 Riving fase 1 Persienne/markiser gamle demonteres 1 960, ,00 47 Fuging Fuging gjennomføringer fase , ,00 48 Kjøkken Hvitevarer montert 1 960, ,00 49 Vindu Åpninger trange grunnet gamle vindu var 1 cm mindre på bredde/høyde 1 960, ,00 Bygningsmessige ulikheter, merarbeid 50 Asbest Ekstra arbeid vedr fase 2-3-4, ekstra arbeid ut over beskrivelse innsetting vindu 51 Opsjon Anbudspos Lærlinge timer utgår , , ,00 52 Opsjon Anbudspos Fagarbeider timer utgår , ,00 53 Opsjon Anbudspos Ingeniørtimer utgår ,00 54 Budsjettflytt Bygningsmessige hjelpearbeider, Elektro. Overført til fane "Bygnings ,00 55 Rom 112 Guttetoalett endret fra beskrivelse til våtromsplater istede for flikk på gml. vegg , ,00 56 Rom 225 Guttetoalett endret fra beskrivelse til våtromsplater istede for flikk på gml. vegg , ,00 57 Korridor U-etg Vegg, Ei30 over himling( ut fra vaskrom/ inngang), manglet etter tidligere ombygginger 2 445, ,00 Asbest i vindtetting krevde rengjøring. Ekstar arbedid Ekstraarbeid vedr brannskille som måtte reinnsettes grunnet fjernet 58 Valgt løsning endret - Himling til ,00 Himling Rom 113,114,115 Innboksing ventilasjon ,00 fradrag senere 59 Dører Rom 217,118,119 Tilpasse dørkarm til åpning grunnet sparkling av gulv 490,00 490,00 Tilpasning eksist bygg 63 Rom 227 Flytting av døråpning ,00 64 Økt kvalitet estetisk bedre enn lappet Korridor U-etg Ny vegg, Ei30 - i stedet for å lappe på gml ,00 utførelse som beskrevet 65 Vegg Vegg i skolekjøkken mot sløyd oppgradert med riv systemvegg ,00 siden utfort og våtromspl. Montert. Økt kvalitet for enklere renhold bl.a. 66 Mer varige løsninger vegg Rom 247, Riving eksist gipspl og erstattet med fibo Trespo pl ,00 67 vegg Demontert gipspl i systemvegg for innfelling av nye ,00 68 Valgt løsning endret - Himling til Tak Innkassing Ventilasjon, Rom ,00 fradrag senere 69 Dekke Forsterkning av dekke for hulltaking - drager/søyler ,00 70 Dører Rom 126, Matr. Rom - Ny dør ,00 76 vegg, IV3 Reisverkstål - gips std, Grupperom ,00 Timer ført til B-ledelse eller andre entrepriser Økt kvalitet for enklere renhold bl.a. 77 Riving vegger Riv av vegger for fase 4 ny planløsning ,00 Økt brukerkvalitet. Endring som følge av ønske om annen rominndeling 78 Vegger Bytte gipsplater, 17 pl, 51 kvm inkl festemidler ,00 79 Speil Ekstra speil, beskr. 14 levert 17 bestilt av Vaktmester ,00 Økt antall vasker med speil 80 Garderobevegg 81 Vegg Vegg for hyller i fase 4/3 ved trapperom, inkl timer og riv/demontering av Rekkverk Gipspl. vegg ved ny dør matr.rom Sløyd grunnet gjennomføringer for andre fag(nytt i stedet for lapping) , ,00 Økt brukerkvalitet. Endring som følge av ønske om plassering av klær i gang 82 Dører Ekstra dører fase 4, ID 16 rom 248/ ,00 83 Dører Ekstra dører fase 4, ID 08 rom ,00 84 Dører Ekstra dører fase 4, ID 08 rom 251/ ,00 85 Certego ekstra arbeid kodelås mv v/hc inngang, faktura fra Beslag/ aut åpn. certego kr 47440,- - kredit kr 29454, ,00 86 Branntetting Branntetting fra BBAAS for alle fag, NB! Fratrekk andre fag sjekkes i respektiv beskrivelse. Ventec faktureres direkte for branntetting med kr ,- ekskl mva og går til fradrag i denne post ,00 87 Luker Inntakskammer Ventilasjonstilbygg ,00 88 Lydvegg/swicth Lydvegg mot swicher i gr.rom U-etg ,00 89 Blikkensl. 4 stk lyrer beslått over tak Blikkensl. Overgangsbeslag vegg i gavl ved vent.tilbygg Blikkensl. Vindskier beslått, ved vent. tilbygg Blikkensl. Beskrevet vindusbeslag 85 mm - levert 145mm - Tillegg Sanitærutstyr jmf mail oppsett Utstyrt bestilt, ikke mulig å returnere, Overlevert vaktmester - Avtale om gratis sanitærutstyr ikke opplyst før etter bestilling ble iverkstatt som en del av beskrivelsen. Ikke produsert materiell til fradrag 94 Vegg Hjørnebeskyttere pos side ,00 95 Dører Gulvdstoppere ikke levert, pos side ,00 96 El sd 97 Dører/ midlertidig 98 Korreksjon Endringsmelding nr 16: Hulltaking har forårsaket el.rør kuttet av - jmf mail av tv 3 stk byggedører til fradrag med differansen - jmf tre dører på toalett gutter fase 2 som ikke skulle annet enn males opp - BBAAS/ARRO sjekker ut beskrivelsen/dørskjema Foringer budsjett - sjekk mot faser/audun i BBAAS - JMF Avklaringsmøte - datert økning iht mail fra BBAAS dater grunnet bredere foring enn beskrevet , , , ,00 Økt brukerkvalitet. Endring som følge av ønske om annen rominndeling Økt sikkerhet i bruk - kun bruker har kode for inngang. Ikke beskrevet på ark s tegning og derved ikke fanget opp i E-200 beskrivelsen - Med i E-500 Økt brukerkvalitet da swich lager mye lyd Justering i leveransebeskrivelsen NB! Har verdi og kan selges på Finn.no - Rustfrie såpedispensere Utførende tok Ansvar for kapping avv ledninger - tillegg under E-400 Avklart i kontraktsmøte tillegg for bredere foringer enn beskrevet 99 Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS

131 100 Korreksjon Fradrag, ikke utført beskrivelsen pos nr Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Fradrag deponikostnader iht beskrivelsen pos nr , RS Korreksjon Reduksjon himlingsleveranser grunnet innboksinger av blikkenslager fra Ventec pos ,00 jmf pos 68 - fradrag 121 Korreksjon Sanitærhimling ikke levert pos , Korreksjon Pos anses ok fuging utført og listverk montert som tillegg - ivaretatt av BBAAS Korreksjon Pos Ingen panel levert - tilegg baderomspanel ivartatt pkt over , Korreksjon Pos Ingen mdf levert - priset via endringer , Korreksjon Pos utgår ivaretatt i bygnm. arbeider , Korreksjon Kjøkkeninnredning flyttet fra Innredning Rektor , Felles Fradrag utlegg skader jmf mail av ,00 Avklart fordeling mellom fag E E 200 s andel 128 Branntetting Iht faktura nr 344 datert Sluttfaktura ,00 Ekstra bestilling for økt sikkerhet i eksisterende brannvegger Sum Avtale inkludert omforent tillegg, fradrag , , , ,80 korrigeringer 1, ,14 Total sum endringer Mva , ,29 mva Totalsum endringer fradrag i entreprise E 200 Bygg Inklusive mva.: , ,43 Total sum endringer inkl mva E- 300 Mal-Belegg - Entreprenør: MJA AS 0 Kontrakt Iht Avtale ekskl mva Timer Fagarbeider, post Timer Lærling, post Belegg Sparkling av gulv, post , Sparkling er utført i fase og er utført som beskrivelsen Belegg Flekksparkling av gulv, post Belegg Oppbrett i gulvbelegg, post Belegg Sparkling av gulv, post Sparkling er utført i fase og er utført som beskrivelsen Belegg Flekksparkling av gulv, post Belegg Oppbrett i gulvbelegg, post Belegg Punktskifting av belegg, post Gulv type G2. Side ,40 10 Belegg Forbehandling av underlag, post Belegg Punktskifting av belegg, post Belegg Punktskifting av belegg, post Dørmatte Avskrapningsmatte, post Belegg Riving belegg, post Belegg Riving belegg, post Belegg Riving belegg, post Mal Maling av gipshimling, post Post avregente Mal Støvbinding på betongdekke, post Mal Støvbinding på betongdekke, post Mal Avfetting på gipshimling, post Mal Maling av gipshimling, post Belegg Bestilling iht avtale fase , iht romskjema fra ARK m mengder, reguleres iht avtale under framdrift. Premium Tralay Element Vinyl 0 23 Belegg Fradrag renholdssoner, fase ,00 24 Mal Bestilling 2-delt farge korridor, mail ark ARK 22.07, Renholdsleder ,00 25 Mal Sparkling/mal brannskap, ,00 26 Belegg Oppkanter Alle faser beskrivelsen er fulgt 0 27 Belegg Merforbruk sparkel på gulv ,00 28 Belegg Avrevet belegg - ekstra sliping/forarbeid, Fase 2 - gml lærerrom er inkludert i pos 38 rekv nr utgår 0 29 mal Brannskap males i samme farge som vegg med metallmaling treverk som veggmaling ,00 30 mal ekstra flikk skygger fase 1, referanse overtakelsesprotokoll fase 1 31 Mal Rekv.nr maling stålsøyler u.etg.er inkludert i pos 33 - utgår ,00 32 Belegg Korridor feil lagt Uetg fase 1, Fordel MJA Forslag Fradrag RS ,00 33 Mal Rekvisisjon: 2337,2339,2340,2341,2342,2343, 2344,2345,2356,2347,2348,2349, 2350,2351,2255,2256,2259,2260, 2261,2262. Belegg i trapper inkl trappeneser utgjør kr 33 ekskl mva , ,00 34 Belegg Riving av belegg fase ,00 35 Mal Maling av ytterkledning avregnes ved prosjektslutt 0 36 Mal Rekvisisjonsarbeider - nr 2333, 2334, NB! Nr 2335 er angitt som nr ,00 37 Mal Rekvisisjonsarbeider - nr ,00 38 Mal Rekvisisjonsarbeider - nr ekstra arbeid vedr fug/sparkel ,00 39 Mal Merforbruk flyt sparkel fase 2 utflyt av gulv , , ,00 Skjønnsmessig fradrag deponoikostandr i ht beskrivelse av postene Opsjoner og arbeid beskrevet trukket ut og vil tilkomme iht medgått i det videre Økt kvalitet grunnet slitestyrke/- varighet og vedlikeholdsbehov avklart med renholdsleder Økt kvalitet grunnet daglig vedlikehold,avklart med renholdsleder Trapper ikke beskrevet utførelsen og øker kvaliteten på ombyggingen Skygger etc er ikke beskrevet fuget og grunnet skjeve vegger etc og reperasjoner av overflater er det bestilt ekstra fuging slik at helhetsbilde av oppgraderingen gir økt opplevelse for skolens brukere.

132 40 Mal Riv belegg fase ,00 41 Mal Riv belegg fase 3 + 4, oppgitt fra William ,00 42 Mal Fradrag renholdssoner, fase 2,3, ,00 43 Mal Oppbrett i gulvbelegg, post Utført i korridorer og våtrom/toalett - Grunnet uttrekk pos 5 og ,00 44 Mal Maling av gipshimling, post pos 21 over er skråtak ,00 45 Mal Rekvisisjon nr 2267,2268,2269,2270,2271,2272, 2273,2274,2275,2276,2277,2278, 2279,2280, ,00 46 Mal Rekvisisjon nr Plastlister i fase 1,,,4 p.t ,00 47 Mal Pos. Nr 3,4 og 6, ,00 48 Mal 49 Mal 50 Mal 51 Mal Entreprise reduseres med kr iht avt omforent i møte. Felleskostnader. Rekvisisjon: nr Foringer utbedret etter skruer, nr Gummilister kjøkken a 100 kr/lm, nr Ny vegg rundt el.tavle u-etg, nr Belegg lagt på loft s vent.rom 82 kvm med oppkanter Annen beleggfarge ok for rektor å legge grunnet da slipper MJA å bestille opp nytt av avklart type. Rekvisisjon 2346 Utgår er med i pos 33 Til fradrag her grunnet det skal inkluders i flekksparkilngsposten ,00 Plastlister bestilt i områder hvor det er ikke er beskrevet og hvor renholdsleder har ønsket. Beskrevet belegg inn inklusive riving iht virkelig utført ,00 Økt kvalitet grunnet Økt antall Rom , ,00 52 Mal Fradrag pos 38 grunnet medtatt i riv gulvbelegg jmf rekv ,00 53 felles jmf mail av fordeling kostnader vedr skader ,00 Avklart fordeling mellom fag E E 300 s andel Totalsum endringer fradrag i entreprise E 200 Bygg Inklusive mva.: , , ,00 Adm påslag Rigg maler iht tilbud , ,14 Total sum endringer inkl 2,5% Rigg Mva ,79 mva Sum Foreløpig tillegg eller fradrag i entreprise E 300 Mal/-Belegg inklusive mva ,93 Total sum endringer inkl mva 0 Kontrakt Iht Avtale ekskl mva ,00 1 Data 2 El 3 El 4 El 5 El 6 El 7 El 8 EL 9 EL 10 EL 11 EL Endringsmelding nr 1, dat Bestilling: Ekstra Patcheskap i korridor iht ønske dataansv B-Skole, Endringsmelding nr 2, fase 1 Bestilling. Hulltaking i kanalkasser ved vindu for rørleggers rør til radiatorer - Hull i ok og uk kanal Endringsmelding nr 3 Bestilling utgår : Strømkabel under drager legges om gjennom drager, arbeid og gjenbruk av kabel. Øvrig materiell inkludert, Avtalt fast pris ekskl Hulltaking i drager. Endringsmelding nr 4, dat. Rigg strøm i Bygge-perioden, tilbakemelding på omfang, antatt - (Posten dekkes inn i Riggpost) Endringsmelding nr 5 datert ekstra kontakter med føringsveier samt stikk vedr utvidet kjøkkeninnredning for kaffemaskiner. Endringsmelding nr 6 nye føringsveier Datapkt vis a vis kopirom, inklusive Endringsmelding nr 7, dat NB! Se endringsmelding nr 16 for pris Ifm hulltaking til ventilasjon er det kuttet over dataledninger. Endringsmelding nr 8,dat Toalett fase 9 ekstra lyspkt i båser ikke beskrevet. Endringsmelding nr 12 Endringsmelding nr 9, dat Kjølemaskin u-etg oppkoblet med nye sikringer for ute/innedel og mot SD (Utgår: Mismatch mellom beskrivelse Vent og El vedr SD styring, Den opprinnelige mismatchen var at det var montert 2 vent aggr. På loft i fase 2, i stedet for ett. Vi har også fått jobben med internkobling av disse (spjeldmotorer, tempfølere, styrepanel, vannvarmekontroll etc.) Sistnevnte er ikke en del av det opprinnelige ti Endringmelding nr 10, dat Legging VK samt kable opp, nye sikringer v/inntaksrist. Endringmelding nr 11 dat Kjølemaskin i 1 etg - Kable til inne utedel og kopling sd anleggkjølemaskinen er kun tilkoblet i innedelen, leverandør tok internkablingen på denne selv. Denne er ikke koblet opp imot SD ,00 Økt kvalitet brukersnitt , , , , , ,00 12 EL Ombygging Vaktmesters Rom iht avtale ,00 13 EL 14 EL 15 EL 16 EL 17 EL Endringsmelding nr 13 dat Montere varmekabel i inntaksrist ventilasjon, Nybygg Endringsmelding nr 14, dat Skolekjøkken ombygg. 4 stk nye kurser til nye vifter og flytting av stikkontakter. Endringsmelding nr 15, dat Ombygg fase 4 -Tillegg og fradrag som følge av ny planløsning. Endringsmelding nr 16: Hulltaking har forårsaket el.rør kuttet av - jmf mail av tv Endringsmelding nr 17 Vaktmester rom ble ribbet jmf mail av 4.sept. Byttet armaturer - pkt for stikk avklart uten tillegg på vaktmester rom , , , , ,00 18 EL Endringsmelding 18, dat SD styring VAV Skolekjøkken, ,00 19 EL Endringsmelding nr 19, dat Ett ekstra vent anlegg (nr 4) styring/kopling Vent anlegg 4 på loft Økt kvalitet i leveranse og brukervennlighet iht ønsker Økt kvalitet i leveranse og brukervennlighet iht ønsker adm.delen mhp kopimaskin Ekstra lys ikke medtatt i leveransen og valgt som tilvalg grunnet båser. Ikke beskrevet kopling mot SD anlegg vedr Kjølemaskin Økt kvalitet i leveranse og brukervennlighet iht ønsker Ikke beskrevet da anbudspapirer ikke inkluderte dette da rør/vent anbudet ble lagt ut senere enn de øvrige fag. Økt kvalitet i leveranse og brukervennlighet iht ønsker Økt kvalitet i leveranse og brukervennlighet iht ønsker E-200 har tatt dette beløpet til fradrag på sin entreprise NB! Sjekk ut mot pkt 12 om det er samme Økt kvalitet i leveranse og brukervennlighet iht ønsker - Dyrere løsning enn manuell styring valgt - Valgt løsnibng er sterkt anbefalt ,00 Utglemt å beskrive 20 EL Endringsmelding nr 20, dat.. mail Bestilling av nye lamper i sløydrom ,00 21 El 22 El Endringsmelding nr 21, dat nr Endringsmelding nr 22, dat gjenbruk for nybygget Bestilling ny merking nybygget iht nye rom Bestilling ny alarmklokke med mulig , ,00 23 EL Endringsmelding nr 23, dat Bestilling Lys i himling HC WC 1 etg ,00 24 El 25 El Endringsmelding nr 24, dat Bestilling Flytting av hengelamper i personalvadeling på timer Endringsmelding nr 25, dat Bestilling lys i boder 1 etg koples om grunet ny planløsning u/etg(flere rom) E- 400 El - SD Anlegg - Entreprenør: AS ELEKTRISK 0 Økt sikkerhet grunnet eksist. er utdatert - Effekten er at en får besparelse i energi Nymerking av nybygg for at SD-anlegg skal ha unike rom nr i hele skolen Ikke beskrevet ombygd, men valgt en lampe pr bås ,00 Ny romløsning - krever ombygg 26 El Endringsmelding nr 26, dat Bestilling Fjerne stikk i tak på sløyd ,00 27 EL Endringsmelding nr 27. UPS automatikk på 7 stk dører ,00 Ikke beskrevet

133 28 El Endringsmedling nr 28, dat.. Strøm til persienner iht endringsmelding med Tak (AVREGNES - NB! To mindre å kople grunnet RV må hensyntas) ,00 Økt brukersnitt - Kostpris er betydelig over på selve solskjermingen slik at tillegget her gir solskjerming med automatikk for manuell pris 29 El Ny rom inn på sd anlegget jmf mail av ,00 Ny romløsning - krever ombygg 30 EL Ekstra stikk på rom Musikk og dere beskriver inkludert rom for lærere 0 31 EL Lamper Sløyd ,00 NB!! Se post over 32 EL Datarom: grenstav med 30 uttak + 12 data. I tillegg 4m kanal med 4 data 10 uttak. Alle datapunkter går opp i tak ved accesspunkt ,00 Sjekk over 33 EL Ekstra lampe m beveg Rundt UF ,00 34 EL 2 stk nye data punkt Vaktmester ,00 Ikke beskrevet 35 EL Ombygging rom 219/ ,00 Ekstra brukervennlighet iht ønske 36 EL Rom 218 Hørselhemmede ,00 37 EL Diff i branndetektorer 41 stk Loft underdimesnjonert + tillegg for ,00 øknin i ant. rom 38 EL Diff Steamer i skolekjøkken ikkke levert ,00 39 EL Bytting av tidsrele og kontaktor til skole ringeanlegg, rep av klokke nybygget ,00 Oppgradering eksiterende anlegg 40 EL Oppgradering av Rom 219/231 vedr data/stikkkontakter iht Ønske Rektor ,00 Ikke beskrevet - økt leveranse iht ønske fra bruker 41 EL Ekstra stikk/data i bibliotek ,00 felles Fradrag utlegg skader jmf mail av ,00 Byggherre og fagansvarlig ikke enige 42 felles Fradrag utlegg skader jmf mail av p.t om omforent løsning. Beløpet medtas dog her. 43 Korreksjon Fradrag dbl ført posisjon 20 og ,00 Sum tillegg, fradrag ekskl mva , , ,00 Ledig ,00 Total sum endringer Mva ,25 mva Sum Avsluttede arbeider ASEL pr ,25 Total sum endringer inkl mva E- 500 Ventilasjon - Entreprenør: Ventec Agder AS 0 Kontrakt Iht Avtale ekskl mva ,00 1 Vent Ombygg vent kanaler - Varsel Føringsveier endret og omlegging 4 288,00 nødvendig for føringsvei røranleg 2 Vent Ombygg vent tube i himling - Varsel ,00 Spesialløsning tube jmf varsel oppstartsmøte 3 Vent Ekstra vent i rom 241 iht epost Berntsen - Varsel ,00 Økt luftmengden i klasserom 4 Vent Ombygg vent spesial tilluftsventil avklart i avklaringsmøte - Varsel Spesialløsning tube jmf varsel ,00 oppstartsmøte 5 Vent Ombygg vent fase 1 - Varsel ,00 Ombygg rørtrase/kasser for mer strømlinjeformet løsning estetisk bl.a. 6 Vent Ombygg vent fase 2 toalett, himling - Varsel ,00 Kanaler forlenget mv.. grunnet ny himling 7 Vent Vent. fase 3 toalett - Ombygg av kanalnett grunnet himling etableres Kanaler forlenget mv.. grunnet ny ,00 Varsel 7 himling Lager rom endret 1 etg ombygg 8 Vent Vent. fase 3 Gang underetasje ombygges med lagerrom etableres Varsel ,00 ventiler og brannspjeld (EI 30 ) Økt brukertvennlighet 9 Vent Spes.løsning TUB tilluftsventil iht avklaringsmøte Varsel ,00 Spesialløsning tube jmf varsel oppstartsmøte 10 Vent Endringer fase 4 Loftsplan, ombygg kanaler mv.. Varsel ,00 Romløsninger endret flere vevntiler. 11 Vent Endringer fase 4 Loftsplan, andre kanaler, mengdeøkning mv.. Varsel ,00 Mengde økt mhp kanaler og isolasjon loft 12 Vent Brannisolering inkludert 100 kvm - Tillegg 247 kvm varsel Økt mengde brannisolering, ,00 avregning mot virkelig vs beskrevt omfang 13 Vent Tillegg vedr gj.f av dekke 1 etg til u-etg mått kanaler flyttes ut. Varsel Kanaler ombygges pga bæring i dekke ,00 ikke kunne kappes, plassering ut fra vegg 14 Vent Demontering av sponavsug i sløyd - varsel ,00 Utført for enklere tilkomst øvrige fag 15 Vent Skjørt beslått i U-etg iht BM Varsel ,00 16 Vent 17 Vent Merarbeid sjauing i vent rom vs legging av belegg jmf bestilling i BM Varsel 16 Beslått innboksinger i heimkunnskap og datarom samt trebokser i korridor - beslag ved heis 1 etg , ,00 Endret løsning i himling med beslag over kasser grunnet lav takhøyde, mer vandalsikker løsn. Endret løsning i himling med beslag over kasser grunnet lav takhøyde, mer vandalsikker løsn. 18 Vent Endringer for ny planløsning fase 4, varsel ,00 Flere Rom 19 Vent Deler og rør til ombygg sponavsug sløyd samt flytting av enhet for maling Tilpasset ominnredning av lokaler gulv, varsel ,00 som ikke var påtenkt 20 Vent Blikkbeslag U/vasker osv.., varsel ,00 Synlige rør beslått. Mer vandalsikker løsning 21 Fordeling jmf mail av fordeling kostnader vedr skader ,00 Byggherre og fagansvarlig ikke enige p.t om omforent løsning. Beløpet medtas dog her. Sum tillegg, fradrag , , ,00 Ledig ,00 Total sum endringer Mva ,00 mva Sum tillegg eller fradrag i entreprise E 500 Ventilasjon, inklusive mva ,00 Total sum endringer inkl mva E- 500 Ventilasjon - Entreprenør: Oras Agder AS 0 Kontrakt Iht Avtale ekskl mva Rør Rørrstrekk u etg, tilf. Brannskap, vasker i 1 etg, Varsel ,00 2 Rør Kuleventiler varmanlegg for Idriftsetteing av fase for fase, varsel omhandler mellom fase 1 og 2, Varsel ,00 Ikke beskrevet - Brukerønske samt iht brannkonsept RIV prosjektering grunnet flytting av skap Ikke beskrevet - Nødvendig for bruk av skolen under oppgradering 3 Rør Fjerning VVB + rørstrekk som er faset ut i korridor, Varsel ,00 Nødvendig handling 4 Rør Ombygg kv og vv i vent rom grunnet kollisjon med nytt aggregat, Varsel ,00 Nødvendig handling 5 Rør opplegg for vann og avløp til vaskerenner, varsel ,00 Ny løsning for føring av vann 6 Rør Plastmantling, grå: Utgår i himling endringsmelding nr ,00 Mantlig utgår i samråd med RIV Ekstra sanitærutstyr i toaletter/ - 7 Rør Endringsmelding nr ,00 vasker etc ikke beskrevet. Brukerønsker/behov. 8 Rør Endringsmelding nr 8 inkludert i nr 9 vedr vasker i klasserom Rør Endringsmelding nr ,00 Vasker ikke tegnet inn på tegning - fremlegg for opplegg vann og avløp

134 10 Rør Endringsmelding nr 10(inkl tillegg for avregning av varmeisolering mot beskrivelse) ,00 Mengde avregnet samt arbeid med gammelt røstrekk inkkluder isolasjon av disse 11 Rør Endringsmelding nr 11 pr ,00 Nye vaskerenner 12 Rør Endringsmelding nr 12, jmf mail ,00 Nytt sanitærutstyr ikke beskrevet 13 Rør Endringsmelding nr 13, vaskerenne sløyd m 3 batt., nytt røroppl/avløp, vakserenne tekstilrom med nytt opplegg fra ,00 Nytt sanitærutstyr ikke beskrevet naborom 14 Rør Endringsmelding nr 14, Stjålet WC erstattes, 3 rad i fase 4 servant i rom ,00 Ekstra rom opplegg og sanitærutstyr 15 Rør Endringsmelding nr 15, Rep av gml kobberrø vent rom som gle fra hverandre ,00 Eksisterende rør reparert( hindret størrre vannklekkasje ved tilfeldighet siden dette skjedde på dagtid i rehabiltieringsperioden og ikke etter overtakelse. 16 Rør Endringsmelding nr 16, Fornying av 90 m kobberrør - ref utbedring i endringsm ,00 Utskifting eksistrende rør på loftet. 17 Rør Endringsmelding nr 17 Tersing av rør nær stamme for å hindre legionella. RIV anbefaler dette - jmf protokoll etter overtakelse fase ,00 Sikkerhet i bruk 3 18 Innregulering Faktura nr Sum ført til daglig drift av skolen etter 18 Innregulering Faktura nr , jmf sluttoppstilling overtakelse 18 Fordeling Deling % vis skader jmf mail ,00 Byggherre og fagansvarlig ikke enige p.t om omforent løsning. Beløpet medtas dog her. Sum tillegg, fradrag , , ,00 Ledig ,00 Total sum endringer Mva ,50 mva Sum tillegg eller fradrag E 500 Rør-Sanitær-Varmeanlegg, inklusive mva Total sum endringer inkl mva Bygningsmessige hjelpearbeider - Entreprenør: Birkeland Bygg og Anlegg AS 1 Ventilasjonstilbygg med i E 200 Bygg Post 5.1: Bygningsmessige arbeider inntakskammer eksl dør som er - 2 Fase 1 Bygningsmessige hjelpearbeider iht oppsett BBAAS ,0 3 Fase 2 Bygningsmessige hjelpearbeider iht oppsett BBAAS ,0 4 Fase 3 Bygningsmessige hjelpearbeider iht oppsett BBAAS ,0 5 Fase 4 Bygningsmessige hjelpearbeider iht oppsett BBAAS ,0 6 ledig Sum forbruk iht oppsett BBAAS ,0 - Mva Sum Foreløpig tillegg eller fradrag i hjelpearbeider inklusive mva , Alle faser Innredninger mv.. Brukerstyrt Virkelig medgått iht oppsett fra RIV - jmf poster i E-200 oppsett for tillegg. Valgt ikke å flytte disse posisjonen grunnet regnearkets oppsett. 1 Innredning Hvitevarer innkjøpt av Rektor ,72 2 Innredning Oppslagtavler ,00 3 Innredning ,00 4 Innredning ,00 5 Innredning ,00 6 Innredning - 7 Innredning Tilbud Knaggrekker mv ,00 8 Innredning Hvitevarer kjøkken Innebyggingskomfyr/topper inkl 6% til BBAAS ,00 9 Innredning behov datarom kr 14 og 10 for IKT/SFO kr 10 jmf mail av fra Rektor; ,00 10 Innredning mail fra Rektor med ønskeliste ,00 11 Innredning mail fra Rektor med ønskeliste ,00 12 Pkt 8 Flyttet til BYGG - inngår i deres leveranse til fradrag ,00 13 Innredning Ikke bestilt går til fradrag avrunding Sum tillegg, fradrag ,72 0,00 Mva ,18 Virkelig medgått iht oppsett fra rektor og leverandør - jmf poster i E-200 oppsett for tillegg. Konf Vidar syvertsen vedr virkelig pr Da Rektors valg mv.. Har vært på Birkenes Kommunes byggeledelse grunnet tileggbevilgninger fram til og med Sum Foreløpig tillegg eller fradrag i innredning inklusive mva ,90 Planlegging/- Doffin/- Kontrahering / -Avtaler - arbeider til og med ARK- Anbudsbeskrivelse og tegninger april , ARK- Diverse arbeider Mai ifm. anbud , ARK- Utarbeidelse dør og beslagsskjema 9 818, BLED - Arbeider utført i April , RIE - Arbeider utført pr. Mai ,00 Fakturert i innledeende faser RIE - Arbeider utført pr. Juni 8 500, RIV-Honnorar for April 2015, se timeliste , RIV-Honnorar for Mai 2015, se timeliste , BLED - Arbeider utført til og med ,00 Byggefase fra og med jan 16 - Oppfølging fram til og med 24. april BLED - Arbeider utført til og med , BLED - Arbeider utført til og med , Siv ing ØB til og med ,00 Fakturet Byggeldelse alle fag - Utklipp under anviser Omfang pr rådgiver RIE - Arbeid august 6 375, BLED - Arbeider utført til og med , BLED - Arbeider utført til og med , BLED - Arbeider utført til og med , Ark Aug , Ark sept , Ark okt til og med des , Bef og avsl oppdrag , BLED - Arbeider utført til og med , BLED - Arbeider utført til og med , BLED - Arbeider utført til og med , Rie - Arbeider til og med des , BLED - Arbeider utført til og med , BLED - Arbeider utført til og med ,00 29 estimat trukket av oppstillingen og toltal sum er pr RIE - til og med feb ,00 Sum tillegg, fradrag ledig Adm påslag Rigg iht tilbud 0 Mva Ledig Sum Foreløpig tillegg eller fradrag i Byggeledelse inklusive mva E- 100 Riggppost - Entreprenør: Birkenes Kommune 1 Rigg Provisoriske dører, kjøp 8 3 stk gjenbruk fra Vaktmester 0 2 Rigg Byggrengjøring, Willa rengjøring