Birkenes kommune. Møteprotokoll for Formannskapet. Saksliste

Transkript

1 Birkenes kommune Møteprotokoll for Formannskapet Møtedato: Onsdag Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 15:30-18:20 Saksliste Saksnr Tittel 012/16 Godkjenning av møteprotokoll /16 Meldinger 014/16 Årsberetning /16 Årsregnskap /16 Prosjekt balanse 017/16 Mot K5 - Søknad om midler til å utgi informasjon 018/16 Valg av skjønnsmedlemmer for perioden /16 Sceneløsning for Tobias jorde - avslutning av prosjekt

2 Birkenes kommune Formannskapet Onsdag , kl 15:30 kl 18:20 holdt Formannskapet møte på Kommunehuset, møterom Himmelsyna. Møtet ble ledet av ordfører Anders Christiansen Videre møtte: Varaordfører Anne Kari Birkeland KrF, Torbjørn Bjorvatn KrF, Vidar Larsen Ap, Gunnar Høygilt H, Trygve Endresen H, Arnt Olav Furholt Sp, Ole Morten Vegusdal V og Odd Gunnar Tveit Frp. Forfall meldt av følgende medl. Parti Følgende varamedl. møtte Parti Linda Hye Ap Vidar Larsen Ap Nils Olav Eikenes H Trygve Endresen H 9 medlemmer. Fra adm. møtte: Rådmann Gro Anita Trøan, økonomisjef Tom Olstad, arealplanlegger Øyvind Raen og formannskapssekretær Kari K Birkeland. Fra kl 15:30- kl 16:05 orientering om videre prosess i Prosjekt balanse og Birkenes som Robekkommne fra fylkesmannen v/økonomirådgiver Jostein Nordhus og rådmann Gro Anita Trøan. Økonomisjef Tom Olstad informerte om korrgerte tall ifm innsparingtiltakene fra , jf vedlegg. Ordfører satte møte kl 16:35. Ingen merknader til innkalling og saksliste. Ordfører informerte om endringer i møteplan: Kommunstyret - behandling av ordinære saker Formannskapet og Kommunestyret ekstra ordinære møter med behandling av kommunereformen K5 og prosjekt balanse.

3 012/16: Godkjenning av møteprotokoll Avstemning: Enstemmig, 9 stemmer. Møteprotokollen av godkjennes. 013/16: Meldinger Medling nr 3 ansettelser: Gunnar Høygilt H ba om at det fra neste oversikt, gis informasjon i tabellen om betydning i utvikling av årsverk på årsbasis. Avstemning: Enstemmig, 9 stemmer, med Høygilts anmodning. Meldingene tas til orientering med Høygilts anmodning. 014/16: Årsberetning 2015 Avstemning: Enstemmig, 9 stemmer. Årsberetning 2014 for Birkenes kommune godkjennes og brukes som grunnlag i arbeidet med økonomiplanen for

4 015/16: Årsregnskap 2015 Avstemning: Enstemmig, 9 stemmer. 1. Kommunestyre godkjenner årsregnskapet for Birkenes kommune for Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet på kr ,53 avsettes på disposisjonsfond. 1. Investeringsprosjekter med manglende eller for lav budsjettbevilgning dekkes av budsjettrammer på investeringsprosjekter som ikke ble gjennomført som planlagt i /16: Prosjekt balanse Rådmann Gro Anita Trøan og økonomisjef Tom Olstad informerte og besvarte spørsmål Ordfører hevet møte fra kl 17:20 17:41. Forslag fra AP, Krf og V: Målet er at ramma på 15 millioner ligger fast. Endringer i punktene 1 19 i Administrasjonens forslag.: 2. Planlegging av boligmassen fremskyndes og «Prosjekt bolig» starter høsten 2016 med følgende mål; planlegge for egnet boligmasse hvilken type boliger hvor og når. Prosjektet skal ivareta alle kommunens boligmasseutfordringer og ha bred politisk medvirkning. 5. Punkt b og c strykes. 6. Ungdomskolen på Engesland tas ut. 9.a Ny kommunal barnehage utredes med oppstart høst 2016 med hensyn til behov, eierskap og sentrumsnær beliggenhet. Det innhentes ekstern bistand til utredning. 10. Eierskap vei tas helt ut av planen. 11. Det fremmes egen sak om eierskap av vei innen juni Saken skal redegjøre nærmere for kriterier som skal ivareta en rettferdig og sosial profil. Det velges et bredt politisk utvalg som sammen med administrative ressurser utreder saken. 12. Det utarbeides forprosjekt og gjennomføres nødvendige anbudskonkurranser med tanke på oppstart tidligst i 2017 for tiltaket Energi. Ny organisering må ivareta nødvendig kapasitet og kompetanse til driftsoppgavene og det må ivareta politisk medvirkning.

5 14. og 15. Forslaget fra Torill Espegren i tjenesteutvalget tas inn. 17. Eiendomsskatt på fritidseiendommer og boliger økes tilsvarende merinntekt på 2,2 millioner fra Forslag fra H og Sp: 1. Det gjennomføres samlede kutt på 17,2 mill 2. Skolestrukturen videreføres som nå 3. Eiendomsskatten økes ikke 4. Vi foreslår utredninger av de kommunale veier med mål om gevinst på minst 1,2 mill 5. Henvendelse til Morten Øgård for vurdering av nytt organisasjonskart 6. Avstemning: 5 stemmer for fellesforslaget fra Ap, Krf og V. 4 stemmer for fellesforslaget fra Høyre og Sp 4 stemmer. Målet er at ramma på 15 millioner ligger fast. Delprosjekt 1 helse og velferd I tråd med delrapport fra helse og velferd fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 1. Følgende reduksjoner som fremkommer som et resultat av gjennomført analyse av tjenestene, samt ny gjennomgang av budsjett vs. resultat 2015: TILTAK NAV Sykehjem Hjemmetjenester Totalt boveiledertjenesten - samdrift Tot. effekt boligmasse Totalt helse og velfer Planlegging av boligmassen fremskyndes og «Prosjekt bolig» starter høsten 2016 med følgende mål: planlegge for egnet boligmasse hvilke type boliger hvor og når». Prosjektet skal ivareta alle kommunens boligmasseutfordringer og ha bred politisk medvirkning. 3. Administrasjonen gis fullmakt til å gjøre fortløpende justeringer av tjenestetilbudet i de ulike trinn i kommunens tjenestetrapp i tråd med gjeldende behov innenfor helse og velferd. 4. Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal utarbeide standarder for kommunens pleie- og omsorgstjenester. Det skal sikres representasjon fra politisk nivå og brukersiden.

6 Delprosjekt 2-barnehage og skole/ressurssenter I tråd med delrapporten fra barnehage, skole og ressurssenter fremmes følgende forslag til vedtak 5. Skolestruktur behandles i sin helhet i juni med følgende forslag til vedtak a. Herefoss barneskole og Engesland barneskole beholdes og videreutvikles i tett samarbeid med foreldre og nærmiljø. Ny organisering skal ivareta at ressursene brukes mer fleksibelt og i tråd med skiftende behov. b. strykes c. strykes d. Det utarbeides en plan for å imøtekomme nye statlige krav til kompetanse mm. for alle skolene innen Ungdomsskolen på Engesland tas ut. Ny tabell oversikt reduksjoner fremlegges kommunestyret 7. Det igangsettes en prosess for å få til et samarbeid med andre kommuner ang PPT 8. Administrasjonen legger frem mulige løsninger for barn i asylmottak (inkl. barnehagetilbud) til politisk behandling i juni etter dialog med SANA asylmottak, private og kommunale barnehager og tverrfaglige tjenester 9. Kommunestyret vedtar følgende utredninger: a. Ny kommunal barnehage utredes med oppstart høst 2016 med hensyn til behov, eierskap og sentrumsnær beliggenhet. Det innhentes ekstern bistand til utredningen. b. Det utredes mulighet for hel eller delvis drift i egen regi for elever som i dag har tilbud på Langemyr. Andre behov for alternative opplæringsarenaer og bruk av fleksible oppfølgingsteam på skolene må sees i sammenheng med dette. c. Administrasjonen går i dialog med private barnehageeiere, for å sjekke ut interessen for overtakelse av kommunen. Ved interesse legges saken frem for politisk behandling. Delprosjekt 3 teknisk og servicesenteret I tråd med delrapport fra teknisk og servicesenteret fremmer administrasjonen følgende forslag til vedtak: 10. Eierskap vei tas ut av planen - TILAK/EFFEKT Årseffekt beløp Eierskap vei (1 200 ) (0) (400 ) (800 ) (1 200 ) (1 2 ) Energi Vaktmester Servicetorg og digitalisering Eiendom/bolig Organisering ledelse

7 Øvrige teknisk Øvrige servicetorg SUM (- vei) Det fremmes egen sak om endring av eierskap veg innen juni Saken skal redegjøre nærmere for kriterier som skal ivareta en rettferdig og sosial profil. Det velges et bredt politisk utvalg som sammen med administrative ressurser utreder saken. 12. Det utarbeides forprosjekt og gjennomføres nødvendige anbudskonkurranser med tanke på oppstart tidligst i 2017 for tiltaket Energi. Ny organisering må ivareta nødvendig kapasitet og kompetanse til driftsoppgavene og det må ivareta politisk medvirkning. 13. Før bruk av Gamle Valstrand kan avvikles, må alternative lokalisering for de ulike aktivitetene være avklart. Det fremlegges egen sak med oversikt høst Det gjennomføres en endring i praksis, hvor energiutgiftene vedr. hvert enkelt grendehus blir viderefakturert til grendelagene fra 2. kvartal Administrasjonen igangsetter dialog med grendelagene til de kommunale grendehusene, hvor det legges frem et forslag til overføring av grendehus fra kommunal eie til privat eie. Punktene 14 og 15 sendes til politisk behandling etter at sakene er ferdig utredet, og dialogen med grendelagene er gjennomført. Vi forutsetter at saken kan politisk behandles høsten Det satses mer på digitalisering av tjenester ovenfor publikum og organisasjon. Konsekvens av dette er reduserte åpningstider i Servicetorget fra : Åpningstider Sentralbord hverdager Åpningsdager, mandag, tirsdag, torsdag og fredag (onsdag stengt i servicetorget, men sentralbord betjent ) Det tilbys tid for timeavtaler utenom åpningstider. Veileder/saksbehandler følger dette opp Onsdag før skjærtorsdag Feriemåneden juli: (sentralbord åpent fra ) Andre vedtakspunkter: 17. Eiendomsskatt på fritidseiendommer og boliger økes tilsvarende merinntekt på 2,2 mill. fra Investeringskostnader ENØK-tiltak økes fra 7 mill. til 17,0 mill. brutto i perioden , med reduksjon av tilskudd fra ENOVA på 1,6 mill. Resterende finansieres med låneopptak tilsvarende 6,4 mill. og momskompensasjon. 19. Investeringskostnader for biler økes med kr 300 til innkjøp av to biler til vaktmestertjenesten i Prosjektet lånefinansieres med kr /16: Mot K5 - Søknad om midler til å utgi informasjon

8 Ordfører og rådmann informerte. Trygve Endresen H erklærte seg inhabil, ba om formannskapets vurdering og fratrådte møte, 8 medlemmer. Formannskapet vurderte Endresen inhabil etter forvaltningslovens bestemmelser, enstemmig 8 stemmer. Forslag fra Arnt Olav Furholt Sp: Det bevilges kr. 20 til nei til K5. Dette er 15 kr mindre enn omsøkt, men bare en fjerdedel av de midlene som kommunen har fått til rådighet til informasjon om kommunesammarbeidet. Forutsetter at samme krav om formalisering med leder, kasserer og budsjett med derpåfølgende dokumentasjon før utbetaling også gjelde for Ja siden, som disponerer de resterende 80 kr. Gunnar Høygilt H: Det bevilges ingen midler. Forslag fra Torbjørn Bjorvatn KrF: Administrasjonens forslag, men beløpet endres til kr 10 Arnt Olav Furholt Sp trakk sitt forslaget. Avstemning: 6 mot 2 stemmer for Bjorvatns forslag. Anne Kari Birkeland KrF ble permittert, 8 medlemmer. Birkenes kommune bevilger inntil kr 10 i økonomisk støtte til informasjonsarbeid, gitt at dokumentasjonen tilfredsstiller kravene i vurderingen. 018/16: Valg av skjønnsmedlemmer for perioden Avstemning: Enstemmig, 8 stemmer. Birkenes kommune foreslår Anne Kari Birkeland, Trude Engesland, Kathrine Vestøl, Audun Heia, Ole Petter Holm, Erling Andreas Rissøy og Anders Aabel oppnevnt til skjønnsmedlemmer for perioden /16: Sceneløsning for Tobias jorde - avslutning av prosjekt

9 Arealplanlegger Øyvind Raen informerte og besvarte spørsmål. Avstemning: Enstemmig 8 stemmer. 1. Kommunestyret takker for gaven gitt til nytt scenetak på Tobias jorde. 2. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å inngå en avtale for å sikre at giver kan bygge på offentlig eiendom og ferdig bygg overrekkes Birkenes kommune. Spørsmål meldt i møte Odd Gunnar Tveit FrP: Voss fabrikker i Iveland, drikkevannskilde i nærheten av Ogge, Vatnestrøm, hva medfører restriksjoner i forhold til bading og andre aktiviter i Ogge? Spørsmålet oversendes administrasjonen for svar til kommunestyret Birkeland Kari K Birkeland formannskapssekretær

10 VEDLEGG Spørsmål og svar til økonomiplan Spørsmål fra Torbjørn Bjorvatn (KrF) 1) Hva er budsjettert utvikling på kommunens gjeldsnivå i denne valgperioden? Svar: Basert på vedtatt økonomiplan (vedtatt i kommunestyre desember 2015), er investeringsgjeld forutsatt å være følgende ved utgangen av vært kalenderår: : 383 mill : 408 mill : 403 mill : 401 mill. Viser for øvrig til kommentarer i økonomiplan og årsbudsjett 2016 side ) Hvilke tunge investeringsbehov ser administrasjonen de neste fire år? Svar: Det vil bli behov for økt kapasitet innen barnehage i 2019/2020. Administrasjonen har i økonomiplanen lagt til grunn at ny barnehage bygges og driftes av Birkenes kommune. Investeringen er estimert til totalt 31,1 mill (forprosjekt, tomtekjøp og barnehagebygg) Videre er det i perioden behov for investeringer innen: - Vann og avløp, kr 24,8 mill. - Oppgradering av bygningsmasse, kr 16,2 mill. - ENØK, kr 2,7 mill. (økt investeringsbehov for å realisere innsparinger i drift) - Vei, kr 7,8 mill. - IKT og utvikling, kr 14,2 mill - Kjøp av kommunale leiligheter, kr 16,5 mill. Overnevnte er de største områdene med investeringsbehov. I tillegg er det flere mindre insvesteringsprosjekter som administrasjonen ser behov for å gjøre. Viser for øvrig til økonomiplan side ) Så vidt jeg forstår, har administrasjonen så langt i 2016 ikke fulgt gjeldende økonomiplan ( dvs. man har i samråd med kommunestyret og Fylkesmannen utsatt flere investeringer). Når mener administrasjonen at tida er inne til at økonomiplanen gjøres gjeldende igjen? Svar: Økonomiplan og årsbudsjett 2016 ble so nevnt vedtatt av kommunestyre i desember Som følge av budsjettert underbalanse i både 2016, men også i planperioden , har Fylkesmannen opphevet vedtaket til kommunestyre. Det har medført at Birkenes kommune er registrert i Register Om Betinget Kontroll (ROBEK). Som følge av dette kan ikke Birkenes kommune gjennomføre investeringsprosjekter som krever låneopptak uten at det er godkjent av Fylkesmannen. Dette er administrasjonen og politisk ledelse i løpende dialog med Fylkesmannen om. For å kunne gjennomføre investeringsprosjekter med behov for lånefinansiering, uten godkjennelse fra Fylkesmannen må følgene oppfylles: - I kommunestyremøte 12. mai må det fattes vedtak i saken prosjekt balanse som gjør at Birkenes kommune kan oppnå et justert budsjett i balanse - I kommunestyremøte i juni skal rapportering for 1. tertial vedtaksbehandles. I den saken vil administrasjonen innarbeide vedtatte tiltak fra prosjekt balanse i et justert budsjett for Videre vil det bli utarbeidet en revidert økonomiplan for (kun de obligatoriske oppsettene), også basert på vedtatte tiltak i prosjekt balanse for perioden Forutsatt at kommunestyre fatter vedtak med budsjett for 2016 i balanse, samt økonomisk balanse for årene vil Fylkesmannen umiddelbart etter kommunestyrets behandling starte arbeidet med en ny lovlighetskontroll. Administrasjonen forventer å få en tilbakemelding fra Fylkesmannen i månedsskifte juni/juli. Blir tilbakemeldingen fra Fylkesmannen positiv, vil Birkenes kommune få

11 «normalisert» myndigheten uten å måtte være avhengig av godkjennelse fra Fylkesmannen for å kunne gjennomføre investeringsprosjekter med behov for lånefinansiering. Overnevnte betyr at Birkenes kommune etter sommeren 2016 vil kunne starte arbeidet for fullt med planlegging og gjennomføring av de investeringsprosjekter som har stått på vent.