Openheit og innsyn i kommunar og fylkeskommunar. Kva er stoda og kva erfaringar har dei gjort?

Transkript

1 Openheit og innsyn i kommunar og fylkeskommunar Kva er stoda og kva erfaringar har dei gjort?

2 1. Publisering av postlister

3 Prosent Kor mange publiserar postlister? 100% 98,6% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Ja 1,4% Nei

4 Prosent Kva år byrja verksemdene å publisere postlister på internett? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 34,7% 35,2% 30% 20% 21,1% 10% 0% Før ,0% 1,0%

5 Om lag kor mange journalpostar vart publisert i 2014? < >50000 Antal kommunar

6 Estimat - antal journalpostar totalt i kommunal sektor

7 Estimat - antal journalpostar totalt i fylkeskommunal sektor Sum Del av samla folketal fylka % 25,5 Ca estimat alle fylka

8 Estimat totalt antal journalpostar i offentlig sektor

9 Prosent Er talet på publiserte journalpostar 100% 90% 80% 70% 60% 61,2% 50% 40% 35,8% 30% 20% 10% 0% aukande? stabilt? minkande? 3,0%

10 Kor mange årsverk går med? <0,1 0,1-0,4 0,5-0,9 1-1,9 2-3 >3 Antal kommunar

11 Kor ofte vert postlistene publisert? Når har tid Mindre enn 1 gong i veka 1 gong i veka Fleire gongar i veka Dagleg Antal kommunar

12 Kven har ansvaret for publisering av postlister på internett? Arkiv/dokumentsenter/servicetorg ell Diverse andre svar, til dømes Sekretær Nett-/webredaktør

13 Kvalitetssikringssystem Gjennomgåande grundige kvalitetssikringssystem «Forseinkingar» i publiseringa for kvalitetssikring Svært ofte kvalitetssikra av 2 personar Enkelte verksemder unntar enkelte arkivdelar

14 ""Klokken 14:30 skrives det ut en offentlig postjournal (ferdig rapport i ephorte).denne deles på to, og fordeles til to andre ansatte på arkivet (ikke den som har vakt).hver av disse to arkivmedarbeiderne sjekker sin halvpart av postjournalen for eventuellefeil og retter disse. Deretter bytter de bunke og sjekker den andres halvparten en gang til.denne rutinen gir en 4-dobbel kontroll av journalpostene:1. Først sjekkes listen over nye journalposter på skjermen av den som har vakt.2. Deretter sjekkes utskrift av listen av to andre medarbeidere (deler bunken i to).3. Deretter bytter de bunke og sjekker den andres halvpart en gang til (3. kontroll).4. Morgenen etter sjekker den som da har vakt postlisten når den er ute på web.det er viktig at alle medarbeiderne gjør en nøye sjekk av listene, og ikke stoler på at forrigeeller neste medarbeider finner alle feilene. Sikkerheten i kontrollen økes ytterligere fordi deforskjellige kontrollene gjøres fra lister som er formatert/presentert på forskjellig format."""

15 "Det er opp til arkivleiar på kvar journalførande eining å vurdera kor nøye dette skal skje. Rutinen seier at arkivar i det minste skal: Hente opp alle enhetens journalposter med status E, Kvalitetssikres: Er det ikon for tekstdokument? Er skjermingen riktig? Tvil om u.off? Kontakt saksbehandler. Er beskrivelsen av brevet dekkende/lik overskriften av brevet? Er mottakernavnet skrevet riktig? Endre status til JMe pleier i tillegg åpna dokumentet og sjekka at den elektroniske loggen samsvarar med namna under brevet. Før postlista vert publisert går ein annan arkivar gjennom alle postane ein gong til og sjekkar skrivefeil og gradering."

16 Om lag kor mange besøk (ikkje berre unike) hadde postlistene i 2014? 10 Antal kommunar < > Antal kommunar

17 Prosent Er bruken 100% 90% 80% 70% 60% 50% 46,5% 52,4% 40% 30% 20% 10% 0% aukande? stabil? minkande? 1,1%

18 Kva veit ein om brukarane? Kven brukar tenestene mest? Media Innbyggere Politikere Ansatte

19 Korleis har publisering av postlister påverka utviklinga når det gjeld spørsmål om innsyn? Økning i antal innsynskrav Enkelte andre effekter, til dømes «Henvendelser til servicekontoret har gått ned» Bevisstgjøring

20 Generelle erfaringar med publisering av postlister Blir satt stor pris på av brukarar Får tilbakemeldingar/klager frå brukarane dersom ikkje publiserer eller er forsinka med publisering, spesielt media Ein del kvalitetssikringsarbeid og frykt for å publisere tausheitsbelagte opplysningar

21 2. Publisering av dokument

22 Prosent Publiserer di verksemd dokument på Internett? 100% 90% 80% 70% 60% 53,7% 50% 46,3% 40% 30% 20% 10% 0% Ja Nei

23 Prosent Kva år byrja de med publisering av dokument på Internett? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 24,2% 28,6% 20% 10% 19,8% 12,1% 15,4% 0% Før

24 Om lag kor mange dokument vart publiserte i 2014? 30 Antal kommunar < > Antal kommunar

25 Prosent Er talet på publiserte dokument 100% 90% 80% 70% 60% 58,1% 50% 40% 41,9% 30% 20% 10% 0% aukande? stabilt? minkande? 0,0%

26 Kva kriteriar brukar di verksemd for å vurdere kva dokument som skal publiserast på Internett? Gruppe 1: Publiserar utvalgte dokumenttypar eller dokument frå utvalgte delarkiv eller sakstypar «publiserer offentlige dokumenter fra følgende arkivdel: sak og bygg. Arkivdeler som - Elev, personal, skatt og utlån blir per tiden ikke publisert.» «Vi publiserer alle plansaker og byggesaker. Det er disse sakene det er flest innsynsforespørsler på.» «Saklister og protokoller fra politiske utvalg.» Gruppe 2: Publiserar alt av «offentlige» dokument «I utgangspunktet publiseres alle offentlige dokumenter. Vi har noen unntak fra publisering av offentlige dokumenter: - innbygger ber om at dokumentet ikke skal bli publisert - dokumenter som inneholder sjikanelignende påstander eller som røper private opplysninger om avsender eller andre privatpersoner - dokumenter med personsensitive opplysninger som unntaksvis ikke er unntatt off, (personopplysningsloven 2 nr 8) - dokumenter hvor publisering på nett vil innebære krenkelse av immaterielle rettigheter (åndsverk)» Alle dokument som ikkje tilhøyrer delarkiv personal, innfordring, elevarkiv og startlån vert publisert. Dersom det av andre årsaker som td sjikanering av personar i brev, der ein ser at personar har sterk dysleksi men dokumenta er offentlege vert dei ikkje publiserte. Oppseiing av barnehageplass/musikkskule vert heller ikkje pbulisert. Gruppe 3: Konkret vurdering «Om dokumentene har informasjonsverdi Direktoratet forvaltning og IKTfor innbyggerne»

27 Kven har ansvar for publisering av dokument på Internett? Arkiv/servicetorg/dokumentsenter ell

28 Kor mange årsverk går med til dette? <0,1 0,1-0,4 0,5-0,9 1-1,9 2-3 >3 Antal kommunar Dato

29 Kvalitetssikring? Ein god del henviser til same rutiner som for publisering av postlister, men nokre skilnader Unntar arkivdelar som inneheld mykje tausheitsbelagt informasjon Sakshandsamar meir med «Arkivet sammen med saksbehandlere kvalitetsikrer dette» "Det er lagt inn 2 dagers forsinkelsestid fra registrering til publisering.kontroll utføres av en annen person enn den som registrerer-(arkivtj)det er saksbehandlers ansvar å vurdere dokument for event. gradering««ansvaret ligger hos hver enkelt saksbehandler og hos den som skal legge ut på nett.»

30 Om lag kor mange dokument vart lasta ned/opna i 2014? Mykje uvisse hos verksemdene

31 Kven brukar tenesta mest? Media Innbygger Politikere Ansatte

32 Prosent Er bruken 100% 90% 80% 70% 60% 53,8% 50% 46,2% 40% 30% 20% 10% 0% aukande? stabil? minkande? 0,0%

33 Korleis har publisering av dokument påverka utviklinga når det gjeld spørsmål om innsyn? Redusert mengde innsynskrav «Antallet er kraftig redusert; eksempelvis hadde vi for året begjæringer/dokumentforespørsler, mot nå » Vi får nå bare innsynsbegjæringer på graderte dokumenter og antar at nedgangen i forespørsler er mer enn 99%. Vi har mottatt 15 innsynsbegjæringer på journalposter.

34 Generelle erfaringar med publisering av dokument Blir stor sett vist til same erfaringar som for postlister, men nokre skildnader: «har hatt noen tilbakemeldinger fra publikum vedr ønske om å fjerne publiserte dokumenter, selv om disse nødvendigvis ikke er UO. disse blir vurdert individuelt, fjernes i noen tilfeller.» for ansatte på post/arkiv har publisering av dokumenter ført til merarbeid og "nervepress". Det er fare for at det kan glippe og at sensitive opplysninger kan bli publisert. For eksempel. kan en byggesøknad ha masse vedlegg og i et av vedleggene inneholde helseopplysninger om søker. Det kan fort glippe gjennom kontrollen både for saksbehandler og ansatte i post/arkiv. Innbyggerne er veldig fornøyd med å få tilgang til innkalling med sakliste og protokoller på nett. Dette gjelder også ansatte. Mange ansatte velger å gå til hjemmesiden for å lese sakliste/protokoll fordi om de fleste har tilgang ti formasjonen via saksbehandlersystemet.

35 3. Avslutningsvis

36 Har di verksemd konkrete planar på dette feltet som nye tenester eller tilbod, nye funksjonar, nye kanalar, nye rutiner/organisering eller andre tiltak? Fleire som vurdererar fulltekstpublisering og 1 kommune har konkret plan for å sette i gang dette fulltekstpublisering "Vi kommer fra neste måned til å legge ut alle politiske møter med tilhørende saker/dokumenter på Open Gov emeetings. Her får publikum tilgang til alle møter, hvem som er medlem, innhold i møtene, saker/dokumenter, vedtak, protokoller osv. Det kan søkes og hentes frem dok.» "Det jobbes med en løsning for plandialog mot plan- og byggesaker. Innebærer et geografisk grensnitt som også viser milepæler i saksbehandlingen. Mulig for å gi innspill til høringsforslag. Benytter geointegrasjonsgrensnittet.min side med personlig innsyn"

37 Prosent Ville di verksemd også vurdere publisering i ein slik felles kanal om det vart lagt godt til rette for det? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 45,3% 45,8% 40% 30% 20% 10% 8,9% 0% Ja Nei Kommentar:

38 Kva utfordringar ser di verksemd som dei største i samband med publisering av postjournal og dokument på Internett? Kvalitetssikring Kompetanse og ressursar Enkelte peikar på kompetansheving spesielt hos sakshandsamarane, og då i offentlighetslov og journalføringsplikt Dårlige løysningar og ikkje brukarvennlege løysingar «Noen innbyggere vgrer seg mot å sende inn henvendelser til kommunen, pga de vet at det blir publisert på nett, andre misbruker postlisten nettopp pga de vet at dokumentene blir publisert, gjerne noen som vil markere seg.»

39