Innsyn - kvalitetsskringsrutiner. Prosjekt einnsyn arbeidsgruppe rutiner og kvalitetssikring

Transkript

1 Innsyn - kvalitetsskringsrutiner Prosjekt einnsyn arbeidsgruppe rutiner og kvalitetssikring

2 Om innsynsløsningen Modul til Acos WebSak Startet forsiktig med intern publisering av Plan- og byggesaker Gikk «live» på internett januar 2007 Nattlige automatiske oppdateringer (mandag-fredag) Nytt grensensesnitt i februar 2015 Toveisreferanse mellom ny/gml/jrf sak ifm skarpt arkivskille for Plan- og byggesaker Under arbeid: Plandialog med integrasjon mot WebSak (kartgrensesnitt og milepæler, innspill høringer)

3 Tre innsynsbaser Postliste tilgjengelig ett år bakover i tid Plan- og byggesaker tilgjengelig fom Politiske saker/møtekalender tilgjengelig fom

4 Prinsipper for publisering Hovedregel er at offentlig journal skal gjøres tilgjengelig på internett Saksdokumenter publiseres dersom disse ikke er unntatt offentlighet eller unntatt publisering

5 Dokumenttyper som omfattes Inngående dokumenter Utgående dokumenter N-notater X-notater i plan-/byggesaker X-notater til politisk behandling Øvrige X-notater (dokumenter og journalføringer) anses som interne arbeidsdokumenter, og blir ikke publisert Politiske saksdokumenter (Saksframlegg, sakskart, møteprotokoller

6 Arkivdeler som ikke publiseres Arkivdeler hvor ordningsprinsippet (klassering) er navn eller personnummer/fødselsnummer, er som helhet unntatt fra publisering på internett (dvs både journalopplysninger og dokumenter) Eksempler: Elevmapper grunnskolen Billighetserstatning barnevernsbarn Helsesaker Personalsaker Barnehageopptak Innmelding 1.klasse SFO-registrering

7 Dokumenter unntatt publisering Gjelder offentlige dokumenter, men som av personvernhensyn eller åndsverkbestemmelser ikke skal publiseres Dokumenter der avsender er privatperson og ber om at dokumentet ikke blir publisert på nett Dokumenter som etter en skjønnsmessig vurdering ikke egner seg for publisering på nett, for eksempel dokumenter som inneholder sjikanelignende påstander eller røper private opplysninger om avsender eller andre privatpersoner. Personsensitive opplysninger som unntaksvis ikke er unntatt offentlighet (ref Personopplysningslovens 2 nr 8) Dokumenter hvor publisering på nett vil innebære krenkelse av immaterielle rettigheter (åndsverk)

8 Ansvar off.vurdering/publisering Den enkelte saksbehandler har ansvaret for at dokumenter unntas fra offentligheten i henhold til gjeldende lovverk at offentlige dokumenter unntas publisering iht Bærum kommunes regler for dette

9 Rutiner/kvalitetssikring v Arkivtjenesten Registrering av inngående dokumenter «Forhåndsgradering»/ «Ikke publiser» ved journalføring Utgående dokumenter/notater Kontroll av saksbehandlers gradering/ikke publiser, ved journalføring

10 Kontroll før publisering Daglig kontroll av postlister før publisering Egen modul: Direkte innsyn fra Acos arkivdeler som ikke publiseres, vises ikke Omfang varierer, fra j.poster daglig Hovedformål: finne feil i gradering, fokus på utgående Tidsbruk: ca ½-1 time

11 Feilpublisering!!! Varsles av saksbehandler, Budstikka Vurderer alvorlighetsgrad Kan medføre alvorlig skade: Tar ned innsynsløsningen, retter feilen i WebSak og kjører oppdatering av innsyn Kan medføre begrenset skade: retter feilen i WebSak og kjører ny oppdatering Medfører liten skade: retter feilen i WebSak. Innsyn oppdateres ved neste ordinære nattlige oppdatering

12 Erfaringer Effektiv kvalitetssikring krever god kjennskap til saksområdene Automatisering forenkler kvalitetssikringen (eks ansettelsessaker) Arkivet oppdager feil i gradering ukentlig Dokumenter som skulle ha vært gradert (viktigst) Feilpublisering skjer noen få ganger årlig

13