God praksis i nettselskapenes anleggsforvaltning Energi Norge

Transkript

1 Consulting God praksis i nettselskapenes anleggsforvaltning Energi Norge Oslo,

2 Energi Norge Att.: Einar Westre Oslo, God praksis i nettselskapenes anleggsforvaltning Vi overleverer med dette vår rapport "God praksis i nettselskapenes anleggsforvaltning", som belyser hvordan anleggsforvaltning kan bidra til økt verdiskaping i norske nettselskaper, samt bidra til å sette temaet på agendaen for Energi Norges medlemsbedrifter. Denne rapporten: Definerer helhetlig anleggsforvaltning og beskriver hvordan god praksis kan bidra til økt verdiskapning innen nettvirksomhet og annen infrastrukturvirksomhet Beskriver hva god anleggsforvaltning kan bety for nettvirksomhet, inkludert tydelig ansvarsfordeling, systematikk for evaluering og kontinuerlig forbedring, helhetlig risikostyring og hvordan dette bør påvirke prioritering av tiltak i anleggene Beskriver hvordan anleggsforvaltningen kan videreutvikles, inkludert kritiske faktorer for å lykkes med implementering, oppfølging og daglig drift Vi benytter anledningen til å takke for oppdraget og håper rapporten vil bidra til nettselskapenes videre utvikling av anleggsforvaltningen. Spørsmål kan rettes til Ståle Johansen (staale.johansen@no.pwc.com/ ) eller (hildegunn.naas-bibow@no.pwc.com/ ) Med vennlig hilsen, PricewaterhouseCoopers AS Hildegunn Naas-Bibow Ansvarlig Partner Ståle Johansen Prosjektleder PricewaterhouseCoopers AS, Dronning Eufemiasgate 8, Postboks 748 Sentrum, NO-0106 Oslo, Norway T:

3 Innhold Kapittel Tittel Side 1 Bakgrunn og formål 1 2 Anleggsforvaltning og god praksis 4 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet 12 4 Hvordan videreutvikle anleggsforvaltningen? 38 Vedlegg 1 Terminologi og definisjoner 46 2 Kilder og referanser 50 3 Nettselskapenes forretningsprosesser 52

4 Kapittel 1 Bakgrunn og formål 1

5 Kapittel 1 Bakgrunn og formål Kort om rapportens innhold og rammer for arbeidet Kort om rapportens innhold Rapporten inneholder følgende hovedelementer: Kapittel 2; Definerer helhetlig anleggsforvaltning og beskriver hvordan god praksis kan bidra til økt verdiskapning innen infrastrukturvirksomhet og industrivirksomhet generelt Kapittel 3; Beskriver mer i detalj hva god anleggsforvaltning kan bety for nettvirksomhet. Eksempler inkluderer ansvarsfordeling, systematikk for evaluering og kontinuerlig forbedring, helhetlig risikostyring og hvordan dette bør påvirke prioritering av tiltak i anleggene Kapittel 4; Beskriver hvordan anleggsforvaltningen kan videreutvikles, inkludert kritiske faktorer for å lykkes med implementering og oppfølging Rammer for arbeidet Våre beskrivelser og vurderinger i rapporten bygger på følgende hovedkilder: s bransjeerfaring og oppfatning om god praksis i nettvirksomhet og annen infrastrukturvirksomhet, både i Norge og internasjonalt Internasjonalt anerkjent god praksis innen anleggsforvaltning og nettvirksomhet (inkl. PAS-55 / ISO 55000*) Faktainformasjon fremkommet i samtaler med sentrale aktører i bransjen Øvrig offentlig tilgjengelig informasjon og dokumentasjon som Energi Norge har gjort tilgjengelig for oss * Publicly Available Specification for the optimized management of physical assets, utarbeidet av The Institute of Asset Management og publisert av British Standard Institute. 2

6 Kapittel 1 Bakgrunn og formål Disclaimer Denne rapporten er utarbeidet for Energi Norge i samsvar med engasjementsbrev datert 30. november 2012, og har som formål å belyse hvordan anleggsforvaltning kan bidra til økt verdiskaping i norske nettselskaper, samt å bidra til å sette temaet på agendaen for Energi Norges medlemsbedrifter. påtar seg ikke ansvar for tap som er lidt av Energi Norge eller andre som følge av at vår rapport, eller utkast til rapport, er distribuert, gjengitt eller på annen måte benyttet i strid med bestemmelsene i vårt engasjement med Energi Norge. Enhver handling som gjennomføres på bakgrunn av vår rapport foretas på eget ansvar. Energi Norge har rett til å benytte informasjonen i denne rapporten i sin virksomhet, i samsvar med forretningsvilkårene som er vedlagt vårt engasjementsbrev. Rapporten og/eller informasjon fra rapporten skal ikke benyttes for andre formål eller distribueres til andre uten skriftlig samtykke fra. beholder opphavsrett og alle andre immaterielle rettigheter til rapporten samt ideer, konsepter, modeller, informasjon og know-how som er utviklet i forbindelse med vårt arbeid. 3

7 Kapittel 2 Anleggsforvaltning og god praksis 4

8 Kapittel 2 Anleggsforvaltning og god praksis God forvaltning av anleggene er en premiss for verdiskapning i all kapitalintensiv virksomhet God anleggsforvaltning er viktig fordi det bidrar til at toppledelsen forstår hvilken verdi anleggene har for at virksomheten når sine mål det gir et bedre grunnlag for å fatte beslutninger, og prioritere og iverksette forbedringsprosesser det bidrar til at alle ansatte forstår sitt eget bidrag til at virksomheten når sine mål det gjør at ledelsen har bedre styring og kontroll, og det gjør at det er lettere å vise at man har kontroll det bidrar til å balansere nødvendig ytelse / tilstand på anleggene når det gjelder kostnad og risiko, slik at dette understøtter selskapets mål og strategi det bidrar til å skape trygghet for riktige prioriteringer hos sentrale interessenter, inkludert kundene, eierne, regulator og myndigheter for øvrig Eksempler på problemstilinger og utviklingsområder knyttet til anleggsforvaltning Hva er riktig reinvesterings- og vedlikeholdsnivå? Hvordan sikre at reinvesteringer/vedlikehold (både kostnader og type tiltak) bidrar til ønsket langsiktig utvikling av anleggene (for eksempel tilstand, kvalitet, verdi, sikkerhet)? Hvordan vurdere alle anlegg likt? Hvordan sikre systematiske kvalitetskontroller og konsistens i tilstandsvurderinger (unngå manglende/avvikende data etc.) og kjenne til virkningen av faktisk gjennomførte tiltak? Hva er riktig forhold mellom reaktive og proaktive tiltak? For eksempel hvordan sikre riktig andel reaktive vedlikeholdstiltak (havaribasert) i forhold til preventive tiltak (forebyggende)? Hvordan sikre gode data? Hvordan sikre én sentralisert kilde til all relevant anleggsinformasjon ( masterdata )? Hvordan beskrive anlegg likt i alle systemer? Hvordan sikre riktig dokumentasjon på anleggskomponenter (for eksempel riktig detaljeringsnivå på sammenslåtte anlegg / komponenter)? Hvordan sikre mer robuste prosesser? Hvordan sikre god håndtering av endringer og at prosesser blir robuste, dvs. mindre avhengig av kompetanse og erfaring hos enkeltpersoner? 5

9 Kapittel 2 Anleggsforvaltning og god praksis Hva er anleggsforvaltning? Definisjon på anleggsforvaltning Helhetlig ivaretakelse av virksomhetens anleggsmidler og -systemer, det vil si: Koordinering og systematisering av alle aktiviteter og tiltak for å optimalisere anleggenes ytelse og tilstand, samt risiko og kostnader over anleggenes levetid Både på individ- og porteføljenivå, slik at de bidrar til å realisere virksomhetens overordnede strategiske plan Over hele anleggenes levetid Konsept Design Anskaffe/ Bygge Sette i drift Drift/ vedlikehold Ta ut av drift På tvers av alle forretningsoppgaver Engineering HR Drift og vedlikehold Bygging Kunde Kommunikasjon Innkjøp/ Lager/ Logistikk HMS Økonomistyring/ Finans Regnskap 6

10 Kapittel 2 Anleggsforvaltning og god praksis Helhetlig anleggsforvaltning betyr å optimalisere anleggenes ytelse og tilstand, samt risiko og kostnader over anleggenes levetid Riktig balanse mellom (i) anleggenes ytelse og tilstand, (ii) risiko og (iii) kostnader Tydelige forretningsroller og en felles forståelse av hvordan samlet verdiskapning skjer gjennom godt samspill KOSTNADER Høy Forretningsrolle Ansvarsområder Fokus Eie infrastruktur Identifisere og beskrive behov, og sette finansielle/ andre mål, innenfor akseptable risikorammer Oppkjøp Avhendelse Eieroppfølging Lav Høy YTELSE OG TILSTAND Forvalte infrastruktur Forvalte og styre nett/ infrastruktur innenfor (finansielle/ andre) mål og risikorammer satt av eier Tilstand vedlikehold og risiko Kontrakt og verifisering av tjenesteleveranser Regulering og rammevilkår Høy RISIKO Tjenesteleveranse / utføre oppgaver Minimere kostnader for et spesifisert sett av oppgaver innenfor gitte krav til kvalitet/ presisjon Kostnadsfokus og effektivitet Effektiv arbeidsplanlegging Kvalitet i gjennomføring 7

11 Kapittel 2 Anleggsforvaltning og god praksis PAS-55 / ISO55000 er en internasjonalt anerkjent standard for god praksis innen anleggsforvaltning Hva er PAS 55 / ISO55000? Akseptert internasjonalt som en god beskrivelse av god og ledende praksis innen anleggsforvalting Kvalitetsstandard skreddersydd til infrastrukturvirksomhet Beskriver 28 områder som er viktige for god anleggsforvaltning Muliggjør en helhetlig tilnærming til anleggsforvaltning på tvers av de ulike fag- og ansvarsområder Energiselskap (nett, produksjon, gass) har tidlig sett verdien av å kunne vise god praksis, og flere andre sektorer har fulgt denne trenden, inkl. selskap innen jernbane, vann, flyplass og logistikk For mange selskap har det blitt viktig å oppnå sertifisering etter PAS- 55 / ISO55000 standarden for å realisere fordelene fra en mer helhetlig og integrert tilnærming til anleggsforvaltning. Eksempler på selskap 1) som har søkt PAS55 sertifisering inkl. Scottish Power Energy Wholesale, EON UK (Generation UK), ESB Electricity Distribution (Ireland), National Grid Electricity Transmission(UK/ US), National Grid Gas Transmission (UK), National Grid Gas Distribution (UK/ US), EDF Energy Networks (UK), EON Central Networks (UK), Essent Netwerk (NL), Fingrid (FI), Statnett (NO). PAS 55 / ISO ) og sentrale områder for god anleggsforvaltning 1) Kilde: Selskapspresentasjoner og roundtable 2) PAS-55 is a Publicly Available Specification for the optimized management of physical assets - Kilde: 8

12 Kapittel 2 Anleggsforvaltning og god praksis Hva er viktigste kilder til økt verdiskapning fra en helhetlig tilnærming til anleggsforvaltning? Viktige kilder til økt verdiskapning fra god anleggsforvaltning Bedre beslutninger Bedre prioriterings- og beslutningsprosesser Effektiv styringsmodell med tydelige roller og ansvar inkl grensesnitt Forbedret datakvalitet og bruk i beslutninger Forbedret måling og oppfølging av resultater Eksempel på resultater fra bedre anleggsforvaltning 1) Selskap har levert forbedringer i form av bedre beslutninger (investeringer, reinvesteringer og vedlikehold), bedre risikostyring og økt effektivitet. Dette har resultert i betydelig forbedring langs en rekke helt sentrale områder. Informasjon til beslutninger Operasjonell styring Finansiell styring Risikostyring Effektiv drift Økt effektivitet Økt standardisering og benchmarking Tydelig kobling mellom strategi, beslutninger og aktiviteter Helhetlig tankegang - redusert silotenkning og forbedret samarbeid Ansatte er bevisst sin rolle og sitt bidrag Økt produktivitet 40-55% Økt sikkerhet 20-50% Økt nyttiggjort tid 20-50% Redusert kapital 50-90% Redusere lageroverskudd 50-90% Redusert enhetskostnad 10-40% Bedre risikostyring Konsistent måte å måle, analysere og styre risiko Risikostyring inkludert i alle prosesser knyttet til anleggsforvaltning Uventet nedetid 30-40% 1) Kilde: Society for Maintenance and Reliability Professionals (SMRP) 9

13 Kapittel 2 Anleggsforvaltning og god praksis Flere infrastrukturselskap viser til gode resultater fra helhetlig anleggsforvaltning, i form av lavere kostnader knyttet til drift og vedlikehold, samt økt tilgjengelighet på anleggene (1 av 2) Selskap/ bransje Bakgrunn / problemstilling Viktigste resultater / eksempel på økt verdiskapning Fingrid/ kraftnett Scottish Power Generation (Ibedrola) / kraftproduksjon Stamnettoperatør i Finland med statlig og finansielle eiere (forsikring) Nettutvikling i tett samarbeid med hovedkundene/eierne Høy grad av outsourcing Behov for å demonstrere høy effektivitet og fokus på kontinuerlig forbedring 6000 MW total kapasitet fordelt på kull, gass, pumpekraft og vannkraft Behov for en mer systematisk og helhetlig tilnærming til anleggsforvaltning (sikre skalafordeler) Identifisere forbedringsområder, langsiktig perspektiv på videreutvikling Økt fokus på å dokumentere kvalitet i interne prosesser og ift eksterne leverandører En felles tilnærming til anleggsforvaltning på tvers av alle områder i virksomheten (inkl. HR, HMS, økonomi osv.) Gjennomgående høy score på effektivitetsmålinger / internasjonale benchmarks Har i løpet av tre år oppnådd følgende: >20% reduksjon i produksjons- og vedlikeholdskostnader >20% økt tilgjengelighet >40% reduksjon i anleggsrelaterte strømbrudd Ny rapportering og gransking av hendelser gjeldende for hele selskapet har blitt innført som et viktig system for styring og kontroll av hendelser, tiltak og gransking Systematisk "Management Review "- En rekke styringsmøter er etablert på område-, gruppe- og forretningsnivå for å gjennomgå sentrale inputs og outputs av anleggsforvaltningssystemet for å identifisere og handle etter risiko. Kilder: Selskapspresentasjoner, årsrapporter og selskapenes hjemmesider 10

14 Kapittel 2 Anleggsforvaltning og god praksis Flere infrastrukturselskap viser til gode resultater fra helhetlig anleggsforvaltning, i form av lavere kostnader knyttet til drift og vedlikehold, samt økt tilgjengelighet på anleggene (2 av 2) Selskap/ bransje Bakgrunn / problemstilling Viktigste resultater / eksempel på økt verdiskapning National Grid (NGC)/ kraftnett National Grid er et internasjonalt kraftog gasselskap. Selskapet er et av verdens største børsnoterte energiselskaper NGC eier og opererer stamnettet for kraft i England og Wales, stamnettet for gass i Storbritannia og distribusjon og stamnett nord-øst i USA God praksis leder til økt effektivitet! Økt fokus på kontinuerlig forbedring Redusert siloer på tvers av organisasjonen / forbedret tverrfaglig grensesnitt Forbedret interaksjon mellom nyinvesteringer og reinvesteringer / rehabilitering Sterke styringsverktøy skaper økt stabilitet og likeartet fokus Reduserte forsikringskostnader Verdifullt ved integrering av oppkjøpt virksomhet Forbedret omdømme Effektiv kommunikasjonsverktøy med regulator Kilder: Selskapspresentasjoner, årsrapporter og selskapenes hjemmesider 11

15 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet 12

16 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet God anleggsforvaltning er kritisk for verdiskapningen innen nettvirksomhet Hovedkilder til økt verdiskapning innen nettvirksomhet Hovedkilde God anleggsforvaltning gjøre de riktige tiltakene Effektiv gjennomføring gjøre tiltakene riktig Realisering av skalafordeler Eksempler Presisjon i vedlikeholds-, investerings- og reinvesteringsbeslutninger Kvalitet på anleggsdata Ett anleggsregister Standardisering av oppgaver Kostnader og praksis mot beste praksis/ markedspris Kontinuerlig forbedring Samling av alle geografisk avhengige funksjoner Generiske IT løsninger Felles løsninger innen måling, avregning og fakturering Sentralisering av driftssentral med høy grad av fjernstyring Noen særtrekk som påvirker anleggsforvaltning i nettvirksomhet Inntektsrammereguleringen (gir en øvre begrensning mht oppside, men også begrenset nedside) Kundenes kostnader ved avbrudd er kapitalisert gjennom KILEordningen Spredt linjenett gir utfordringer mht personsikkerhet i og med at også allmennheten er eksponert for potensiell sikkerhetsrisiko Nettet har i utgangspunktet få vedlikeholdsintensive komponenter Få slitasjemekanismer, heller aldrings- og degraderingsmekanismer Fokus på kartlegging av tilstand gjennom tilstandskontroll og inspeksjoner Vedlikeholdsvurderinger blir ofte også en reinvesteringsvurdering (pga. eldre komponenter) På grunn av nettvirksomhetens natur med lange levetider, få vedlikeholdsintensive komponenter og lange tidsperioder før man ser virkning av degradering av nettkomponenter, vil vedlikeholdsbeslutninger være nært knyttet til vurdering av fornyelse av anleggene. 13

17 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Det er i kjerneprosessene nettvirksomheten legger grunnlaget for god forvaltning og drift av anleggene Kjerneprosesser Reinvesteringer Kundebehov Beslutte nettstruktur og bygging av nettanlegg Designe / engineere nettanlegg Bestille tiltak / kontrahere bygging av nettanlegg Utføre tiltak Tiltaksliste Kontrollere/ verifisere arbeid Eksisterende anlegg Styre vedlikehold Opprettholde spenning / optimalisere drift Fakturere kunde Spenning levert til kunde Oppgaver inkl: Vurdere investeringsbehov Prognoser og risikovurderinger Minimere levetidskost Beskrive investeringer/ mulige tiltak Designe nett (linjer, kabler, understasjoner, osv.) Planlegge og beskrive jobber i tiltaksliste Utvikle og vedlikeholde avtaleverk Iverksette tiltak Prioritere iht. tiltaksliste (pakking av jobber) Arbeidsplanlegging Lede arbeidet Styre underleverandører Verifisere leveranse/ gjennomført tiltak Dokumentere tilstand, kvalitet og kostnad Prioritere vedlikeholdstiltak/ reinvesteringer Beskrive prioriterte tiltak i form av reinvesteringer eller vedlikehold Analysere og dokumentere/ rapportere nettets tilstand Prosessovervåking/ -optimering Korrektivt vedlikehold / beredskap Kundekontakt Måling, avregning, fakturering/ innkreving Kilde: NVE

18 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Og gode styrings- og støtteprosesser som er tilpasset kjerneprosessens behov Styringsprosesser Utvikle og implementere strategier/ handlingsplaner, måle resultater, initiere og gjennomføre forbedringer Kjerneprosesser Reinvesteringer Kundebehov Beslutte nettstruktur og bygging av nettanlegg Designe / engineere nettanlegg Bestille tiltak / kontrahere bygging av nettanlegg Utføre tiltak Tiltaksliste Kontrollere/ verifisere arbeid Eksisterende anlegg Styre vedlikehold Opprettholde spenning / optimalisere drift Fakturere kunde Spenning levert til kunde Investeringsbeslutning Planlagt tiltak Bestilt tiltak Idriftsatt anlegg Støtteprosesser HMS Kvalitet IKT HR Økonomistyring/ finans Regnskap Kommunikasjon Innkjøp/ Lager/ Logistikk Påvirkning av rammebetingelser Annen virksomhet (inkl. evt. myndighetspålagte Oppgaver) Tilsyn/ DLE Leverandøravregning/ Kundebytte Kilde: NVE

19 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Forvaltning av nettselskapenes anlegg: God praksis kan beskrives rundt fem hovedområder som alle er sentrale for å lykkes Områder som er sentrale i god praksis av anleggsforvaltning Strategisk fokus Organisering og oppfølging Risikostyring Arbeidsprosesser og metodikk Kvalitet og forbedring Hvorfor er disse områdene viktige? God anleggsforvaltning er nødvendig for å sikre oppnåelse av strategiske mål Virksomhetens anleggsforvaltning må derfor være tydelig koblet til selskapsstrategi og planer For å sikre at kravene som er beskrevet i styrende dokumenter, mål og planer faktisk blir oppfylt må ansvaret være tydelig i organisasjonen, og hver rolle må ha tilstrekkelig mandat og myndighet Kravene til god praksis er uavhengig av outsourcing, dvs. krav til tydelige roller og ansvar er de samme enten oppgaven løses med egne ansatte eller av eksterne leverandører For å kunne styre løpende risiko til et akseptabelt nivå for selskapet må risiko måles og responderes på, på en konsistent måte gjennom hele virksomheten Man må sikre at risikohåndteringen er godt dokumentert, og at den sikrer en riktig håndtering av uønskede hendelser Pålitelige og riktige anleggsdata, samt konsistens i tilstandsvurderinger, er nødvendig input til å prioritere løpende tiltak og til å vurdere forbedring av dagens strategi og mål, risikohåndtering og planer relatert til anleggsforvaltningen Eventuelle endringer i prosesser og metodikk må være kommunisert, forstått og brukt For at selskapet overholder eksterne og interne krav, samt legger til rette for effektiv læring Løpende oppfølging fra ledelsen er sentralt for å sikre at vedtatte rutiner følges, og at anleggsforvaltningen derfor er i tråd med selskapets strategi og overordnede mål 16

20 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Hver av de fem områdene kan brytes ned i logiske delområder som beskriver god praksis på tvers av virksomheten og ulike kompetanseområder Område Strategisk fokus Organisering og oppfølging Risikostyring Arbeidsprosesser og metodikk Kvalitet og forbedring Delområde Helhetlig styring av anleggsforvaltningen i tråd med overordnet strategi og mål Policy for anleggsforvaltning Strategi for anleggsforvaltning Styringsparametre Planer Roller og ansvar for anleggsforvaltningen Gjennomføring av aktiviteter Kompetanse og opplæring Kommunikasjon og medvirkning/ involvering Prosesser og metodikk for risikostyring Lovmessige og regulatoriske krav Beredskap Anleggsdata/ dokumentasjon Endringsledelse/ endringshåndtering Livssyklusaktiviteter Verktøy og utstyr Oppfølging av anleggenes ytelse og tilstand Oppfølging av feil/ uønskede hendelser Evaluering av etterlevelse Internrevisjon Korrektive og preventive tiltak Kontinuerlig forbedring Dokumentasjon av prosesser Management review 17

21 Strategisk fokus Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Strategisk fokus; God praksis betyr at anleggsforvaltning er tydelig koblet til overordnede mål og strategi for virksomheten Delområde Helhetlig styring av anleggsforvaltningen i tråd med overordnet strategi og mål Policy for anleggsforvaltning Strategi for anleggsforvaltning Styringsparametre Karakteristikk på god praksis Selskapet har et bevisst forhold til hva anleggsforvaltning omfatter, hvilke prinsipper som gjelder for dette i virksomheten, og dette er tydelig beskrevet Anleggsforvaltningen er koblet til overordnede mål og strategi for selskapet, og de sentrale styringsdokumentene og måleparametrene er på plass (jfr under) Policy for anleggsforvaltning er etablert, godkjent av ledelsen, kommunisert og forstått i hele virksomheten Policyen er utviklet med utgangspunkt i virksomhetens overordnede mål, og beskriver prinsipper, roller og ansvar for anleggsforvaltningen Strategi for anleggsforvaltningen som er konsistent med policyen og de overordnede strategiske planene i selskapet. F.eks. strategi for vedlikehold/drift/investeringer som beskriver tydelig tilnærming / metodikk Mål og KPI er i tråd med strategien er etablert og godt dokumentert 1 Planer Planer for anleggsforvaltningen er etablert, dokumentert, implementert og ajourholdes jevnlig Planene er kommunisert til alle relevante interessenter 18

22 Line of sight Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Eksempel strategisk fokus; Det eksisterer en tydelig rød tråd fra overordnede styringsprinsipper ned til det enkelte tiltak. Styrende dokumenter er logisk brutt ned i ulike nivåer, kommunisert og forstått Nivå 1 Styringsprinsipper (godkjent av Styret) Styringsprinsipper Policy for anleggsforvaltning Vedlikehold Invest.- ering Drift Nivå 2 Policyer overordnede føringer og prinsipper (godkjennes av Styre /Adm. dir ) Vedlikeh. standarder Byggestandarder Driftsstandarder Tiltak (for eksempel vedlikehold) Dokumentasjon av prosesser og internkontroll (feks håndbøker/ kvalitetssystem) Etterlevelse i arbeidsprosesser Stimulere til riktige holdninger i organisasjonen og samtidig sikre løpende kontroll på utvikling i anleggenes tilstand, kvalitet og kostnader 19

23 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Eksempel strategisk fokus; Det er etablert en helhetlig vurdering av tiltak og disse er i tråd med selskapets overordnede mål og strategi Org. verdier og roller Standarder og krav Vedtatte prosesser Helhetlig vurdering av tiltak Eksterne og interne krav (eiere, myndigheter, kunder, ansatte, leverandører m.m.) Mål og strategi Policy for anleggsforvaltning (hovedprinsipper, strategi, mål, planer) Anskaffe / bygge Drifte/ vedlikeholde Fjerne/ fornye Portefølje av anlegg og grupper (ulik type, kritikalitet, tilstand og feilstatistikk / ytelse) Kontinuerlig forbedring Anleggenes ytelse / feilstatistikk Tilstandsvurdering av anleggene Kommentarer God helhetlig anleggsforvaltning kjennetegnes av systematiske kvalitetskontroller og konsistens i tilstandsvurderinger (unngå manglende/avvikende data etc.) samt at man over tid evner å følge opp virkningen av prioriterte og faktisk gjennomførte tiltak. For å ha tillit til at løsninger som prioriteres er gode og at måten tiltakene gjennomføres på er det beste som kan forventes til enhver tid, må det etableres helhetlig dokumentasjon av både prosesser og tiltak. Tiltak på eksisterende anlegg (vedlikehold og fornyelse) og kapasitetsøkning skal i størst mulig grad samordnes. Dette for å minimalisere utkoplinger, samordne ressursbruken og oppnå gode og helhetlige tekniske løsninger. Man bør skille mellom utredning med langsiktig perspektiv (kapasitetsøkninger) og den løpende nettplanlegging med kortsiktig perspektiv. I den løpende nettplanlegging er fokus rettet mot enkeltanlegg og komponenter. Tiltak og overvåking av anleggene Hovedfokus for anleggsforvaltning 20

24 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Eksempel strategisk fokus; Styringsparametrene er godt dokumentert for alle relevante funksjoner og nivåer, og hensyntar all anleggsrelatert risiko, samt interne og eksterne krav på en konsistent måte Eksempel: KPl'er for å følge opp utviklingen i de ulike prosesser og resultat fra disse MIN SIDE Styre HVORFOR Ledergruppe Nett.. Avd. Nettforvaltning Seksjon / område HVEM Navn: XX Stilling: Prosjektleder/Montør Avdeling: Nettforvaltning Prosjektleder / Montør HVA Høyere avkastning på nettkapital enn de 5 største Periode HVORDAN HVILKE Desember 2012 Hvem Line of sight Levere prosjekter på tid, kost og kvalitet % Avkastning KPI Beskrive tiltak med normert gjennomføringsdato KPI Gjennomføre tiltak iht normert gjennomføringsdato Redusere enhetskostnader % tiltak iht planlagt tid, kost og kvalitet KPI KPI KPI Risikoindikator Risikoindikator Kvalitet i leveranse # tiltak med normert gjføringsdato (> enn x d) # tiltak overskredet normert gj føringsdato Faktisk tid /kost på gj førte tiltak (vs normert tid /kost) Risikoindikator Risikoindikator Risikoindikator Kommentarer Key Performance indicators (KPI er) tilpasses de enkelte nivåene i organisasjonen og inngår i et samlet styringssystem. Bruker både leading og lagging 1) indikatorer for å vurdere oppnåelse av planer, prosesser, risikostyring, strategi og kontinuerlig forbedring. Målet er å stimulere til riktige holdninger i organisasjonen og samtidig sikre løpende kontroll på utvikling i anleggenes tilstand, kvalitet og kostnader. Alle styringsparametrene skal være en del av en aktiv forbedringssløyfe, dvs. at det kun skal måles på parametre hvor avvik fra akseptkriterier og negative trender kan inngå i en beslutning om konkrete forbedringstiltak. Det er viktig at det er en tydelig kobling mellom de enkelte parametrene og hvordan disse gir informasjon i forhold til hvorvidt for eksempel den enkelte vedlikeholdsaktivitet bidrar til å oppfylle nettselskapets mål. Parametrene må inngå i styringssystemet innenfor de ulike målområdene og tilpasses det enkelte nivå og rolle i organisasjonen (for eksempel ledergruppe nett, leder montasje, montør). 1)"Leading", eller framoverskuende, indikatorer signaliserer fremtidige hendelser. "Lagging", eller bakoverskuende, indikatorer sier noe om en hendelse/status bakover i tid. Begge typer indikatorer brukes som styringsparametre. 21

25 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Eksempel strategisk fokus; God praksis tar hensyn til ulike nivå på anleggene og hele livssyklusen til det enkelte anlegg eller anleggsgruppe Eksempel: De ulike nivå på anleggene og forvaltning av dem Hovedfokus for anleggsforvaltning Org. og ledelse Anleggsportefølje (dvs. alle anlegg og grupper av anlegg) Anleggsgruppe (dvs. en kategori av anlegg som henger sammen for å levere en bestemt oppgave, feks. nettstasjoner, linje) Kommentarer Selskapet skal ha et bevisst forhold til hva anleggsforvaltning omfatter, hvilke prinsipper som gjelder for denne i virksomheten, og at dette er tydelig beskrevet Anleggsforvaltningen tar hensyn til de ulike nivå på anleggene og har som overordnet mål å optimalisere kostnader og ytelse over hele livssyklusen til et anlegg (fra vugge til grav ). Dette innebærer å minimere summen av investeringskostnader, drift- og vedlikeholdskostnader, avbruddskostnader og tapskostnader over anleggenes forventede levetid, samtidig som aktuelle rammebetingelser overholdes. Konsept Anlegg (dvs. nett, kabler, nettstasjon, maskinpark, bygg, stolper, med mer) Design Anskaffe / Bygge Sette i drift Drift / vedlikehold Ta ut av drift / Fjerne 22

26 Organisering og oppfølging Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Organisering og oppfølging; For å sikre at vedtatte prinsipper og prosedyrer blir fulgt må ansvar være tydelig beskrevet, og den som har ansvaret må ha tilstrekkelig mandat og myndighet til å utøve dette 2 Delområde Roller og ansvar for anleggsforvaltningen Gjennomføring av aktiviteter (god praksis har fokus på kontroll og er derfor nøytral ift om virksomheten har valgt å outsource aktiviteter eller ikke) Kompetanse og opplæring Kommunikasjon og medvirkning/ involvering Karakteristikk på god praksis Selskapet har tydelig definert roller og ansvar for anleggsforvaltningen Overordnet ansvar er plassert hos medlem av ledergruppen Ledelsen kommuniserer betydningen av måloppnåelse innen anleggsforvaltning Ressursbehov er definert og tilgjengelig Tilfredsstillende kontroll på aktiviteter, også tiltak som er outsourcet Aktivitetene utføres i tråd med planer, policy og strategi for anleggsforvaltning Kontroll av at aktiviteter utføres og dokumenteres på en konsistent måte og hensyntar risiko Kompetansekrav og planer for kompetanseutvikling er definert. Planene oppdateres i tråd med endringer i prosesser Systematikk for å kommunisere risiko og individuelle mål / prestasjonskrav er etablert Toveis-kommunikasjon er etablert mellom alle relevante parter/interessenter Effektive mekanismer for medvirkning/involvering er etablert, for eksempel høringsprosedyrer 23

27 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Eksempel på organisering og oppfølging; God praksis betyr et tydelig ansvar for helhetlig anleggsforvaltning i selskapets ledergruppe, og hver rolle må ha tilstrekkelig mandat og myndighet Eksempel på organisering av anleggsvirksomhet i nettvirksomhet Adm. Dir. Rammer for styring og utvikling av nettet Samhandling mellom avdelingene Stab (Økonomi, IT, Innkjøp, Kvalitet, HMS, Eiendom) Rammevilkår DLE Forvalter Prosjekt Montasje Nettstyring Kunde Nettstrategi/ - utvikling Prioriterer, bestiller og eier alle oppgaver (investering og drift /vedlikehold) Operasjonalisere bestilling (pakke jobber) Gjennomføre oppgaver (investering og drift /vedlikehold) Driftssentral Måling, avregning, fakturering og innkreving Kundestøtte 24

28 Risikostyring Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Risikostyring; For å kunne styre løpende risiko til et akseptabelt nivå for selskapet, må risiko måles og responderes på, på en konsistent måte gjennom hele virksomheten 3 Område Prosesser og metodikk for risikostyring Lovmessige og regulatoriske krav Beredskap Karakteristikk på god praksis Selskapet har utviklet og implementert en systematisk metodikk for helhetlig risikostyring hvor risiko knyttet til anleggsforvaltningen identifiseres, vurderes og dokumenteres gjennom livssyklus Metodikken er tilpasset aktuell risiko og virksomhetens erfaring og kontroller Risikovurderinger benyttes konsistent og systematisk i anleggsforvaltningen, herunder i utvikling av strategi, mål, planer etc. Risikoklassifisering er tilpasset behovet, og identifisering av risiko som skal tolereres, unngås, elimineres eller kontrolleres gjennom mål og planer for anleggsforvaltningen er fullstendig for alle aktiviteter Relevante krav identifiseres, ajourholdes og kommuniseres Selskapet har tilfredsstillende beredskapsplaner og prosedyrer på plass for å respondere på hendelser og sikre kontinuerlig drift 25

29 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Eksempel på risikostyring; Risikovurderinger skal gjøres likt i anleggsforvaltningen, herunder i utvikling av strategi, mål og planer Rapportere resultat fra tiltak Identifisere risiko Overvåke risiko Kommentarer Eksempel på overordnet prosess som ivaretar konsistent risikostyring: Risikovurderingene skal være dynamiske for å sikre en kontinuerlig forbedring og optimalisering av vedlikeholdet. Dette innebærer for eksempel en jevnlig evaluering av vedlikeholdshistorikk og driftserfaringer. Definere tiltak Vurdere risiko 26

30 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Eksempel risikostyring; For å sikre at risikovurderinger benyttes konsistent kan det være hensiktsmessig at risikovurderingene brytes ned til vedlikeholdsstandarder for de enkelte komponentgruppene Eksempel: Risikovurderingene brytes ned til vedlikeholdsstandarder For hver anleggsfunksjon/- gruppe kartlegges risiko for uønskede hendelser i form av sannsynlighet og konsekvens Kartlagt risiko (per anleggsfunksjon/ -gruppe) og spesielle anlegg identifisert. Dette gir et overordnet grunnlag for differensiering mellom ulike anlegg/ anleggsgruppe Vedlikeholdsstandard Kommentarer Risikovurderingene bør være basert på metodikk som innebærer en funksjonsnedbrytning av anlegget og en vurdering av risikoen for hvert av risikoelementene i forhold til potensielle funksjonsfeil. Estimert sannsynlighet og konsekvens av feil blir satt sammen i en risikomatrise (se forenklet figur). Risikonivå er gitt av en kombinasjon av sannsynlighet og konsekvens i matrisen. Innplasseringen i risikomatrisen vil være avhengig av eksempelvis hvilken utforming anleggene har og hvor anleggene er plassert i nettet. Identifisering av relevante risikofaktorer er viktigste element for å kunne differensiere vedlikeholdet for ulike individer av samme type komponent. Med risikofaktor menes forhold som påvirker og gjør at man bør differensiere risikoen for samme type komponent. Eksempel inkluderer: Ulike utførelse av omliggende kapsling gi ulik risiko for brytere som i utgangspunktet er like Ulik plassering av stolper / master vil ha betydning for hvor hurtig de må skiftes ut (eksempelvis: trestolper i matjord råtner hurtigere) 27

31 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Eksempel risikostyring; Vedlikeholdsstandard som verktøy for å implementere lik vektlegging av risiko og god risikobasert styring av reinvesteringer og vedlikehold Eksempel: Vedlikeholdsstandard som grunnlag for å prioritere forebyggende vedlikeholdstiltak eller fornyelse av det enkelte anlegg Selskapsstrategi / -krav Myndighetskrav Vedlikeholdsstandard Anleggsdokumentasjon Systeminformasjon Utstyrsregister Tegninger/ leverandørdok./ data Driftsbetingelser Risikoanalyse Funksjoner Konfigurasjon Feilfrekvens Feilkonsekvens Aktivitet / Metode / Intervall Bemanning Arbeidsbeskrivelse Støttedokumentasjon Reservedeler Forebyggende vedlikeholdstiltak? Fornyelse av anlegg? Beslutningen om at et anlegg fortsatt skal driftes (med tilhørende vedlikehold) eller om det skal foretas en hel eller delvis fornyelse, bør være en naturlig del av vedlikeholdsstyringen i nettselskapene Kommentarer En vedlikeholdsstandard kan være et praktisk verktøy for å implementere risikobasert styring av vedlikehold for definerte utstyrsgrupper/anleggstyper. Standarden er en beskrivelse av hvordan vedlikeholdsstrategien ønskes anvendt innenfor en gitt utstyrs-/anleggsgruppe, og inneholder anbefalt forebyggende vedlikehold og tilstandskontroll, samt feildata, reparasjonsnivå og reservedelsbehov. Standarden kan også inkludere kriterier for fornyelse av utstyr. En slik standard bør oppdateres jevnlig basert på driftserfaring. Standarden er et sentralt beslutningsverktøy for å etablere eller optimalisere vedlikeholdsprogram, samt vurdere behov for fornyelse av utstyr/anlegg. 28

32 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Eksempel risikostyring; Tilstands- og risikobasert vedlikehold i krafttransformator vil gi et differensiert vedlikehold hvor de enkelte anleggene behandles innbyrdes forskjellig ut fra behov Eksempel risikostyring og vedlikehold i krafttransformator Regelstyrt vedlikeholdsoppgaver kan for eksempel inkludere følgende oppgaver: Ettersyn krafttransformator, revisjon lastkobler, olje og gassanalyse krafttransformator, gassanalyse krafttransformator. Ofte er frekvens og innhold på disse oppgavene basert på anbefalinger fra leverandørene av installasjonene (eg. ABB, Siemens, andre), og/ eller gitt fra regulatoriske krav til frekvens på besøk og ettersyn av anleggene. I en tradisjonell tilnærming har man i begrenset grad har hensyntatt den faktiske tilstand og risiko ved de enkelte anlegg. Ved en tilstands- og risikobasert tilnærming kan vedlikeholdsoppgavene baseres på vurdering av faktisk tilstand og risiko. Dvs. at hvert anlegg behandles individuelt, for eksempel ift. reint/ ureint miljø, kritikalitet i nettet, tilstand og feilstatistikk/ ytelse. Typiske resultater fra en slik tilnærming: 1. Kostnadsbesparelser - fordi man i gjennomsnitt besøker anleggene sjeldnere, typisk 15-30% for ulike VH-aktiviteter på trafo og bryter 2. Større forskjell mellom anleggene - Økt intensitet (dvs. besøkes oftere) på et begrenset antall komponenter og redusert intensitet på et flertall av komponentene Vurdering av tilstand og risiko ved de enkelte komponenter er forankret i selskapets policy og oppfatning om samlet akseptabel risiko. Tradisjonell tilnærming (# år mellom besøk) Tilstands- og risikobasert tilnærming (# år mellom besøk) Anlegg type X Anlegg type Y Frekvens og innhold på vedlikeholdsoppgavene basert på regulatoriske krav og anbefalinger fra leverandørene Hver anleggsgruppe behandles likt, for eksempel at alle krafttransformator er av type X besøkes hvert 4 år, og type Y hvert 2 år Kostnadsbesparelser - fordi man i gjennomsnitt besøker anleggene sjeldnere, typisk 15-30% Frekvens og innhold på vedlikeholdsoppgavene baseres på vurdering av tilstand og risiko. Hvert anlegg behandles individuelt, for eksempel ift. reint / ureint miljø, kritikalitet i nettet, tilstand og feilstatistikk / ytelse. For eksempel kan dette føre til at enkelte anlegg besøkes hvert eneste år, mens andre besøkes hvert 8. år eller aldri 29

33 Arbeidsprosesser og metodikk Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Arbeidsprosesser og metodikk; Pålitelige og riktige arbeidsprosesser, samt konsistens i tilstandsvurderinger er nødvendig input til å prioritere løpende tiltak og for å vurdere forbedringer innen anleggsforvaltningen Område Anleggsdata / dokumentasjon Endringsledelse/ endringshåndtering Karakteristikk på god praksis Krav til anleggsdata/-dokumentasjon (innhold og systematikk) er definert, inkl effektive prosedyrer og kontroller som sikrer tilfredsstillende datakvalitet Anleggsdata er tilgjengelig for alle relevante interne og eksterne ressurser Selskapet har definert krav til hvilke data som skal lagres, og har etablert gode prosesser/prosedyrer for datasikkerhet Håndtering av risiko knyttet til endringer er fullt integrert med risikostyringen i selskapet 4 Livssyklusaktiviteter Verktøy og utstyr Oppfølging av anleggenes ytelse og tilstand Oppfølging av feil/uønskede hendelser For hver av de ulike fasene i livssyklusen er det etablert effektive prosesser og prosedyrer for å styre og kontrollere gjennomføringen av planer/aktiviteter/tiltak for anleggene Vedlikehold og kalibrering av verktøy og utstyr utføres i tråd med definert strategi, planer og mål for anleggsforvaltningen Konsistent oppfølging/overvåking av anleggenes ytelse og tilstand som er koblet til definerte mål for anleggsforvaltningen Prosesser og ansvar for oppfølging av feil og uønskede hendelser er definert Konsistent tilnærming til valg av preventive tiltak 30

34 Kapittel 3 Anleggsforvaltning i nettvirksomhet Eksempel arbeidsprosesser og metodikk; Anleggene må være godt dokumentert slik at tiltak kan prioriteres basert på tilstands- og risikovurderinger Eksempel på gruppering av ulike tiltak på anlegg Hver type tiltak er standardiserte beslutningsprosesser og stiller krav til data, datakvalitet og bruk i analyse Tiltak på eksisterende anlegg Fornyelse (reinvestering) Vedlikehold Utskifting (lik ytelse) Oppgradering (økt ytelse) Imøtekomme samme funksjonskrav Imøtekomme nye funksjonskrav Kommentarer Eksempel på god praksis og krav til anleggsdata og dokumentasjon av tilgrensende prosesser : Anleggene og prosessene må være godt dokumentert, herunder vedlikeholds- og beredskapsopplegget Det må foreligge tekniske standarder, prinsippdokumenter og spesifikasjoner som sørger for at anlegg bygges på en slik måte at vedlikehold og utbygging kan utføres effektivt, at anleggene har tilstrekkelig fleksibilitet og redundans i forhold til feilsituasjoner Forebyggende vedlikehold og beredskap må være basert på erfaringer og vurdering av tilstand og fremtidig utvikling. Det må være et effektivt opplegg for håndtering av avvik/ feil og det skal være tilgang på nødvendige reservedeler slik at forebyggende vedlikehold, feilretting og prosjektarbeid kan utføres på en sikker måte Vedlikeholdstiltak skal sees i sammenheng med fornyelse. Det betyr at valg av vedlikeholdsaktiviteter og -nivå vurderes opp mot fornyelse av anleggene, og at vedlikeholdsstyringen skal sørge for at fornyelsesvurderinger blir initiert når definerte kriterier er oppfylt Uforutsett vedlikehold Planlagt forebyggende vedlikehold Feilretting Tilstandsbasert Periodisk 31