MØTEINNKALLING Formannskapet

Transkript

1 Øyer kommune MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Glomstad Gjestehus Møtedato: Tid: 00:00-00:00 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 81/13 13/1345 SAKSPROTOKOLL - REBUDSJETTERING AV INVESTERINGER - BUDSJETT /13 13/750 SAKSPROTOKOLL - TILSKUDD TIL ANLEGG FOR IDRETT OG FYSISK AKTIVITET /13 13/1244 SAKSPROTOKOLL - 20-ÅRSJUBILEUM OL /13 13/1379 SAKSPROTOKOLL - INTERKOMMUNAL FRISKLISVSSENTRAL I HELSEREGION SØR-GUDBRANDSDAL 85/13 13/1333 SAKSPROTOKOLL - SØKNAD OM FRITAK SOM REPRESENTANT I UTVALG FOR MENNESKER MED FUNKSJONSNEDSETTELSER 86/13 13/1373 SAKSPROTOKOLL - SØKNAD OM FRITAK - BYGGEKOMITE ØYER HELSEHUS 87/13 13/1375 SAKSPROTOKOLL - KOMMUNAL REPRESENTANT TIL SAMARBEIDSTUTVALGET FOR SOLVANG SKOLE

2 88/13 13/1312 SAKSPROTOKOLL - EVALUERING AV POLITISK ORGANISERING OG ARBEIDSMÅTER

3 Sak 81/13 SAKSPROTOKOLL - REBUDSJETTERING AV INVESTERINGER - BUDSJETT 2013 Saksbehandler: Annikken Reitan Borgestrand Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/1345 Saksnr.: Utvalg Møtedato 81/13 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: 1. Tabell 1 budsjettjustering av investeringsprosjekter. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Sammendrag: I henhold til gjeldende regler for budsjettering og regnskapsføring skal det gjøres en rebudsjettering av investeringsprosjekter hvor det påløper utgifter i 2013, der vedtak om finansiering er gjort tidligere år. Investeringsprosjekter med bevilgning i 2013 justeres etter prognose. Saksutredning: Kommunal og regionaldepartementet (KRD) har i brev av 4. april 2010 til Norges Kommunerevisorforbund presisert enkelte forhold knyttet til budsjettering og regnskapsføring av investeringer. Departementet påpeker blant annet følgende: 1. Investeringsbudsjettet er ettårig og ikke årsuavhengig 2. Årsbudsjettet er bindende for underordnede organer og årlige bevilgninger er nødvendig for å kunne pådra kommunen [ ] utgifter i budsjettåret. Investeringsbudsjettet må reguleres ved behov for å tilfredsstille lovens krav til balanse, realisme mv. 3. Begrepet udekket/udisponert gjelder differansen mellom samlet tilgang og samlet bruk av midler i året og ikke avvik på [ ] enkeltprosjektnivå. Dette forsterker investeringsbudsjettets ettårige karakter og innebærer at budsjetterte prosjekt som ikke er iverksatt eller fullført innenfor planlagt budsjettår må tas med på nytt i investeringsbudsjettet det året prosjektet kommer til utførelse. Ut fra dette må det gjennomføres en rebudsjettering hvor det påløper utgifter i 2013, der vedtak om finansiering er gjort tidligere år. Videre presiserer KRD i samme brev at forsinkelser/forseringer av investeringsprosjekter som påvirker kommunestyrets bevilgninger må innarbeides i revidert budsjett når avvikene tilsier det. Dette tilsier at investeringsprosjekter med bevilgning i 2013 bør justeres etter aktuell prognose. Side 3 av 30

4 Sak 81/13 Vedlagte tabell gir en samlet oversikt over behov for budsjettjusteringer i investeringsbudsjettet for Tallene er inkludert mva. Det er i 2013 påløpt utgifter til investeringsprosjekter med bevilgning fra tidligere år (tabell 1a) i størrelsesorden 16,1 millioner kroner. Dette harmonerer med regnskap for 2012 som totalt sett viste en forsinkelse i investeringsprosjekter. Kommunestyret har for 2013 (K-sak 101/12) godkjent opptak av investeringslån på kr 92,5 millioner med tillegg av investeringslån på VA-området på inntil kr 24,1 millioner. I K-sak 33/13 ble det godkjent låneopptak på kr 2,5 mill kr knyttet til økt kostnadsramme på Vidarheim barnehage. I tillegg ble det i K-sak 56/13 vedtatt låneopptak i størrelsesorden 8 millioner kroner knyttet til midlertidig lånefinansiering av tippemidler til Solvang skole, Øyerhallen og STAV ridehall (Hippodromen). Budsjettjusteringene er med dette godt innenfor rammen av gjenstående lånefullmakt. I investeringsplanen er det lagt til grunn en større overføring til investeringsregnskapet av mva-kompensasjon, enn de lovpålagte 80 %. På grunnlag av oppdaterte prognoser for regnskap 2013, ser rådmannen at denne intensjonen ikke lar seg gjennomføre, på grunn av strykningsbestemmelsene i «Forskrift for årsbudsjett og årsregnskap». En større andel av investeringene enn forutsatt må derfor lånefinansieres. Dette vil rådmannen komme tilbake til når årsregnskap for 2013 framlegges. Når det gjelder prosjektenes totale kostnadsramme vises det til saker om sluttregnskap for hvert enkelt prosjekt. Egenkapitalinnskuddet til KLP økte i 2013 med ca kroner. EK-innskuddet dekkes av egne midler og skal ikke lånefinansieres. Økt binding av egne midler medfører likevel en økt lånebelastning på andre prosjekter og dermed behov for økt låneopptak. Det er foretatt innkjøp av GPS til bruk i BAG/VA. Dette er korrekt ført i investeringsregnskapet. Det foreslås derfor en overføring fra driftsramme BAG til investering i størrelsesorden kroner. Prosjektene P1156: G/S-veg Nermoshågån (Korsen-FV361) og P1157: G/S-veg Granrudvegen (Bakkevegen Korsen) ble omtalt i 2.tertialrapport. Det ble varslet en overskridelse på ca 3,3 millioner kroner totalt for begge prosjektene. Det er i driftsbudsjettet for 2013 avsatt midler til kommunens andel av sentrumsringfondet i størrelsesorden 1 million kroner. I tillegg er det avsatt 1,5 millioner kroner på fond fra tidligere år øremerket det samme formålet. Dette vil være en del av finansieringen av disse to prosjektene og foreslås budsjettert nå i I forbindelse med rebudsjettering av investeringer i 2012 viste det seg at utgiftene til enkeltprosjekter ble høyere enn prognostisert. Dermed ble budsjettet regulert ned for mye i forhold til lånebehovet, tilsvarende 1,995 millioner kroner. Udekket beløp ble dekket inn ved å redusere avsetning til ubundet investeringsfond. Saken følges her opp slik at kommunestyrets vedtak om disponering av kommunens andel av kapitalnedsetting i Eidsiva AS til disposisjonsfond kraftfond (K.sak 69/11) blir oppfylt. Forutsatt avsetning i K-sak 69/11 er kroner. I 2011 ble det avsatt , i Det budsjetteres derfor i i avsetning til disposisjonsfond kraftfond. Lånemidler Side 4 av 30

5 Sak 81/13 kan ikke benyttes til dette, men dette sees i sammenheng med andre finansieringskilder i investeringsregnskapet. Vurdering: Rebudsjetteringen medfører at investeringsbudsjettet blir tilpasset den reelle fremdriften av investeringsprosjektene. Forsinket fremdrift utløser et endret finansieringsbehov, samt endrede forutsetninger ifht tilskudd, salgsinntekter og mva.kompensasjon. Prognosen for driftsregnskap for 2013 tilsier at en større andel av investeringene må lånefinansieres på grunn av at bruk av investeringsmoms i driftsregnskapet sannsynligvis blir høyere enn forutsatt. Dette vil rådmannen komme tilbake til når endelig regnskap for 2013 foreligger. Låneopptak for 2013 er mindre enn budsjettert, men dette vil forskyves til senere budsjettår. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar budsjettjusteringer som fremgår av tabell 1 A D 2. Kommunestyret vedtar økt låneopptak i størrelsesorden kroner med avdragstid 30 år. 3. Kommunestyret vedtar overføring fra drift til investering i størrelsesorden kroner knyttet til innkjøp av GPS. Midlene hentes fra driftsbudsjett BAG. 4. Kommunestyret vedtar økt overføring fra drift til investering i størrelsesorden Midlene dekkes av avsatt andel til sentrumsringfondet. 5. Kommunestyret vedtar bruk av fond « utbyggingsprogram andel sentrumsfond» i størrelsesorden til finansiering av investeringsprosjekter. Sveinar Kildal Rådmann Annikken Reitan Borgestrand Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 81/13 Behandling: Enstemmig som rådmannens innstilling. Formannskapets innstilling: 2. Kommunestyret vedtar budsjettjusteringer som fremgår av tabell 1 A D 3. Kommunestyret vedtar økt låneopptak i størrelsesorden kroner med avdragstid 30 år. 4. Kommunestyret vedtar overføring fra drift til investering i størrelsesorden kroner knyttet til innkjøp av GPS. Midlene hentes fra driftsbudsjett BAG. 5. Kommunestyret vedtar økt overføring fra drift til investering i størrelsesorden Midlene dekkes av avsatt andel til sentrumsringfondet. Side 5 av 30

6 Sak 81/13 6. Kommunestyret vedtar bruk av fond « utbyggingsprogram andel sentrumsfond» i størrelsesorden til finansiering av investeringsprosjekter. Side 6 av 30

7 Sak 82/13 SAKSPROTOKOLL - TILSKUDD TIL ANLEGG FOR IDRETT OG FYSISK AKTIVITET 2014 Saksbehandler: Frode Fossbakken Arkiv: D11 Arkivsaksnr.: 13/750 Saksnr.: Utvalg Møtedato 82/13 Formannskapet Vedlegg: 1. Forslag til rullering av handlingsprogram for 2014 til Kommunedelplan for idrett og friluftsliv Handlingsprogram for 2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kommunedelplan idrett og friluftsliv Spillemiddelsøknader fra ØTI Ski, ØTI fotball, Tretten skiskytterlag, og Øyer kommune 3. Handlingsprogram for store idrettsanlegg i Oppland Referat fra drøftingsmøte med Øyer Idrettsråd av Sammendrag: Handlingsprogrammet i Kommunedelplan for idrett og friluftsliv skal rulleres årlig. Det er innkommet sju spillemiddelsøknader for ØTI Ski fornyer søknader om midler til lysanlegg på Mosætertoppen, og Øyer kommune fornyer søknader om støtte til ridehallen på Stav (siste halvdel) og Øyerhallen. Tretten Skiskytterlag fornyer søknad om støtte til utbedring av skiløype i Musdal. Søknaden godkjennes under forutsetning av at endelig finansieringsplan ettersendes innen oversendelsesfristen. ØTI Ski har sendt inn en ny søknad; på bygging av skibru over Mosåa, og ØTI Fotball har sendt søknad om etablering av kunstgrasbane på Idrettsplassen i Øyer. Søknaden på kunstgrasbane godkjennes under forutsetning av at manglende detaljtegninger og planer, samt finansieringsplan ettersendes innen oversendelsesfristen. ØTI hadde intensjon om å fornye søknad på opparbeiding av skistadion på Mosætertoppen, men må stille denne søknaden i bero i påventa av planregulering. Alle søknadene er i kategorien ordinære anlegg. Alle anleggene ligger innenfor kommunedelplanens mål og strategi, og kan derfor prioriteres inn i handlingsprogrammet. Rådmannen anbefaler at rullering av handlingsprogrammet vedtas, og at årets spillemiddelsøknader prioriteres i følgende rekkefølge: 1: Stav ridehall 2: Øyerhallen 3: Musdal skiskytteranlegg 4: Lysanlegg Mosætertoppen Side 7 av 30

8 Sak 82/13 5: Skibru Mosåa 6: Kunstgrasbane Idrettsplassen 7: Skistadion Mosætertoppen (utgår) Saksutredning: Generelt Ordningen med spillemidler til bygging av anlegg for idrett og fysisk aktivitet er hjemlet i Lov om pengespill mv av 28. august 1987 nr 103 med endringer av 21. juni 2002 nr 37. Kulturdepartementet og fylkeskommunen administrerer fordelingen av overskuddet fra Norsk Tipping - de midlene som hvert år settes av til bygging av anlegg for idrett og fysisk aktivitet i kommunene. Kommunenes oppgaver er bl.a. å veilede søkerne, godkjenne planer og sørge for at søknadene som oversendes fylkeskommunen oppfyller kravene i departementets bestemmelser. Kommunen skal foreslå en prioritering av søknadene og søknadene prioriteres i følgende to kategorier: Ordinære anlegg (både nybygg og rehabilitering) Nærmiljøanlegg Forslaget til kommunal prioritering skal behandles politisk. Søkere på tilskudd fra spillemidlene kan være fylkeskommuner, kommuner, idrettslag, andelslag, samvirkeforetak eller andre sammenslutninger som ikke har kommersielt formål. Kommunen eller anleggseier må eie grunnen eller ha tinglyst leieavtale på minimum 40 år, for nærmiljøanlegg er kravet 20 år. For søknader om støtte til anlegg med store bygge- og driftskostnader (f.eks. svømmehaller, idrettshaller ol.) godtas som regel bare kommune eller fylkeskommune som eier. Tilskuddenes størrelse Det ytes vanligvis tilskudd til ordinære anlegg på inntil 1/3 av godkjent kostnadsramme. Maksimalt tilskudd er generelt kr ,-. For større anlegg, som idrettshallen på Solvang, er andre satser gjeldende nærmere bestemt kr For nærmiljøanlegg er satsene ½ av godkjent kostnad, med en øvre grense på kr ,- Øyer kommune Kommunedelplan for idrett og friluftsliv ble vedtatt av kommunestyret i K-sak 102/07. Ny Kulturplan, hvori opptatt plan for idrett og friluftsliv, står på tur for rullering, med ønsket oppstart i løpet av Planens handlingsprogram rulleres årlig. Kulturdepartementet (KUD) stiller krav om at anlegg det søkes spillemidler til må være prioritert i handlingsprogrammet for å kunne tas i betraktning ved den årlige tildelingen. I flg. veileder fra KUD om kommunal planlegging for idrett og fysisk aktivitet (V-0798) defineres en rullering av handlingsprogrammet som mindre vesentlige endringer, uten krav om offentlig høring. Det å endre prioriteringsrekkefølge på anleggene som er oppført i handlingsprogrammet er dermed innenfor denne definisjonen. Nye nærmiljøanlegg og mindre ordinære anlegg kan tas inn i rulleringen dersom den er innenfor planens mål og strategier. Ved rullering av handlingsprogrammet forholder kommunen seg til de faktiske søknader. Side 8 av 30

9 Sak 82/13 I år er det kommet inn 7 søknader om spillemidler Øyer kommune; Ridehall Stav Hippodromen Ridehallen på Stav fikk innvilget kr. 1 mill i omsøkte midler for Søknaden gjentas for å få løst ut resterende kr. 1. mill. Anlegget ligger prioritert inne i handlingsprogram for store idrettsanlegg i Oppland Øyer kommune; Øyerhallen I forbindelse med utbygging av ny skole på Solvang ble det besluttet å bygge en ny, full idrettshall. Idrettshallen vil fungere som gymsal for Solvang skole på dagtid, og benyttes av ØTI og andre idrettslag på kveldstid og helg. Hallen har en budsjettert kostnadsramme på kr. 28,75 mill, og har en spilleflate på 23 x 44 meter. Dette gir grunnlag for inntil kr. 7 mill i spillemidler. Anlegger er ikke gitt prioritet i handlingsprogram for store idrettsanlegg i Oppland Tretten Skiskytterlag Utbedring av skiløype i Musdal Skiskytteranlegget i Musdal trenger en utbedring av skiløypa, hovedsakelig i form av massepåkjørsel og terrengutjevning. Et slikt løft vil legge forholdene bedre til rette for barmarkstrening og tidligere legging av skispor, og dermed lengre sesong. Tiltaket er viktig for å opprettholde rekruteringen til skiskyttersporten i kommunen og regionen. Søknaden er i øyeblikket mangelfull da det er uoverensstemmelse mellom totalsum og omsøkt tilskudd. Oppdatert finansieringsplan må ettersendes innen fristen for oversendelse til Oppland fylkeskommune, ØTI Ski; Mosætertoppen ØTI Ski har valgt å dele opp prosjektet på Mosætertoppen i flere søknader. De fornyer søknaden fra 2013 på lysanlegg til løypetraseen over skistadion. De leverer i tillegg en ny søknad på skibru over Mosåa for på den måten å bedre koble sammen løypenettet. ØTI Ski samarbeider med Mosætertoppen AS om utvikling av et moderne skianlegg som på sikt skal kunne ta i mot større regionale arrangementer. Av søknadstekniske årsaker har de valgt å stykke opp anlegget i flere delprosjekter. Anlegget vi styrke Lillehammerregionens mål om å bli Nord-Europas mest komplette vintersportsdestinasjon. Søknad om opparbeiding av skistadion på Mosætertoppen må stilles i bero, grunnet manglende planregulering. ØTI Fotball, kunstgrasbane ØTI Fotball ønsker å oppgradere den ene fotballbanen på Idrettsplassen på Granrudmoen til kunstgrasbane, for på den måten å sikre mer stabile forhold gjennom en lang sesong. Det er ikke planlagt undervarme eller vinterbruk av banen, noe som anses å være av miljømessig riktig karakter. ØTI Fotball jobber med å få med private investorer inn for å finansiere oppgraderingen. Tiltaket har en kostnadsramme på drøyt kr. 7,5 mill, som gir grunnlag for inntil kr. 2,5 mill i spillemidler. Søknaden er i øyeblikket mangelfull da det mangler flere detaljerte kart, planer og tegninger i hht bestemmelsene for tilskudd. Bekreftet finansieringsplan må også foreligge før søknad kan godkjennes. Manglende materiale må ettersendes innen fristen for oversendelse til Oppland fylkeskommune Side 9 av 30

10 Sak 82/13 Vurdering: Alle innkomne søknader faller inn under mål og strategier i Kommunedelplan for idrett og friluftsliv. ØTIs anlegg på Mosætertoppen vil være et viktig virkemiddel for at Lillehammerregionen skal nå sitt mål om å bli Nord-Europas mest komplette vinterdestinasjon. Anlegget vil vært godt tilgjengelig for alle aldersklasser og funksjonsnivåer, og vil på sikt kunne gi Øyer mulighet til å arrangere større skiarrangement. Utbedring av skiløypa på Tretten skiskytteranlegg i Musdal vil være viktig for fortsatt rekruttering til skiskyttermiljøet i regionen Ridehall på Stav vil styrke hestemiljøet i kommunen, og vil være et attraktivt arrangementssted for en større region. Fleksibel bruk vil også føre til høynet standard på andre arrangementer, som for eksempel Stavsmartn. Idrettshallen på Solvang vil gi gode utviklingsmuligheter for ØTIs satsing på hallidretter, samt bidra til langt bedre dekningsgrad også for andre brukere og brukergrupper. En kan også se for seg at hallen vil være attraktive for større arrangementer i regionen, samt samarbeid med NTG på Lillehammer og idrettsstudiene ved Høgskolen i Lillehammer. Kunstgrasbane på Idrettsplassen på Granrudmoen vil høyne kvaliteten på tilgjengelig bane for alle aldersklasser i en lengre sesong. De opprinnelige banene opplever stor slitasje ved bruk tidlig på våren og sent på høsten, og gir store utfordringer Øyer har hatt en del større prosjekter nå de siste årene. Det er til dels stort etterslep på spillemidler i forhold til omsøkt behov. Dette gir store utfordringer, særskilt på de prosjektene hvor Øyer kommune har forskuttert byggekostnader. Fylkestinget i Oppland prioriterer større anlegg inn i et eget handlingsprogram for store idrettsanlegg for å sikre en mest mulig forutsigbarhet i saksbehandlingen. Ridehallen på Stav er inne i dette programmet, men er ikke gitt prioritet ennå. Vi forutsetter at vi skal få løst ut den resterende kr. 1 mill ved neste tildeling. Oppstykking av tildelingen medfører likevel at en må regne med å gjenta søknadene på de store anleggene i flere år fremover. Prioriteringen av søknadene skal skje på grunnlag av kommunedelplanens mål og strategier. Alle årets søknader er inne under kommunedelplanens mål og strategier. På grunn av oppdeling av søknadene på anlegget på Mosætertoppen må noen spesifikke delprosjekter tas inn i handlingsprogrammet, men dette anses for en formalitet. Søknaden om opparbeiding av skistadion må utsettes grunnet manglende planregulering. Øyer Idrettsråd bifaller i drøftingsmøte rådmannens prioriteringsrekkefølge. Det ble i møtet debattert strategiske valg ved å plassere to store prosjekter på de to øverste prioriteringene. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Formannskapet vedtar forslag til rullert handlingsprogram til gjeldende kommunedelplan for idrett og friluftsliv , datert , og gir påtegning om spillemidler for Prioritering av årets søknader i handlingsprogrammet: Ordinære anlegg: 1: Stav ridehall (fornyet) Side 10 av 30

11 Sak 82/13 2: Øyerhallen (fornyet) 3: Musdal skiskytteranlegg (fornyet) 4: Lysanlegg Mosætertoppen (fornyet) 5: Skibru Mosåa (ny) 6: Kunstgrasbane Idrettsplassen (ny) 7: Skistadion Mosætertoppen (utgår) De 6 øverste søknadene godkjennes under forutsetning av komplettering innen fristen for oversendelse til Oppland fylkeskommune for videre saksbehandling. 3. Eventuell kommunal medfinansiering i anlegg og aktiviteter avhenger av særskilt behandling av søknad. 4. Utbetaling av evt. kommunalt tilskudd skjer gjennom prioritering ved årlig behandling av økonomiplan og årsbudsjett. Sveinar Kildal Rådmann Frode Fossbakken Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 82/13 Behandling: Enstemmig som rådmannens forslag. Vedtak: 1. Formannskapet vedtar forslag til rullert handlingsprogram til gjeldende kommunedelplan for idrett og friluftsliv , datert , og gir påtegning om spillemidler for Prioritering av årets søknader i handlingsprogrammet: Ordinære anlegg: 1: Stav ridehall (fornyet) 2: Øyerhallen (fornyet) 3: Musdal skiskytteranlegg (fornyet) 4: Lysanlegg Mosætertoppen (fornyet) 5: Skibru Mosåa (ny) 6: Kunstgrasbane Idrettsplassen (ny) 7: Skistadion Mosætertoppen (utgår) De 6 øverste søknadene godkjennes under forutsetning av komplettering innen fristen for oversendelse til Oppland fylkeskommune for videre saksbehandling. Side 11 av 30

12 Sak 82/13 3. Eventuell kommunal medfinansiering i anlegg og aktiviteter avhenger av særskilt behandling av søknad. 4. Utbetaling av evt. kommunalt tilskudd skjer gjennom prioritering ved årlig behandling av økonomiplan og årsbudsjett. Side 12 av 30

13 Sak 83/13 SAKSPROTOKOLL - 20-ÅRSJUBILEUM OL 1994 Saksbehandler: Frode Fossbakken Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/1244 Saksnr.: Utvalg Møtedato 83/13 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Invitasjon til deltakelse i jubileumsarrangement for å markere 20-års jubileum etter Lillehammer OL 1994 Sammendrag: Rådmannen foreslår i denne saken å bevilge kr til ungdoms- og jubileumsarrangement for å markere 20-årsjubileet etter Lillehammer OL i Arrangementet finner sted , og vil sette fokus ungdom og ungdoms-ol 2016 og en folkefest i ånden fra Bevilgningen dekkes av disposisjonsfondet. Saksutredning: Lillehammer kommune og Olympiaparken planlegger en markering av «20 år etter» - OL/Paralympics Selve markeringen er tenkt i perioden/helga 30.januar 2. februar (Opprinnelig dato, 12. februar, er midt under OL i Sotsji) Det arbeides med en konferanse som bl.a. vil tematisk knyttes opp mot dette store arrangementers betydning mm også med internasjonal deltakelse. Det er den årlige Snowballkonferansen som knyttes opp til markeringen. Regionens «Fakkelprisen» har ikke eget arrangement denne vinteren, men bidrar inn på ulike måter, bl.a. med begeistringsforedrag. Det er etablert ei styringsgruppe som ledes av Camilla Maanum Trulsen ved Lillehammer Turist/Visit Lillehammer, og Øyer og Gausdal kommune inviteres også inn i dette samarbeidet. Prosjektansvarlig for byfesten er Gunhild Eikerol, og for ungdomsarrangementet er Inger Øverli engasjert. Det er også nært samarbeid med Ungdoms-OL, frivillige organisasjoner, næringsliv, Norges Olympiske museum etc. Det jobbes med flere spennende deler av markeringen: Opplegg for ungdom: Det arbeides med to hovedarrangement: En fantastisk skoledag for ungdomsskoleelever og videregående i OL-regionen. Her vil Ungdoms-OL stå sentralt, Olympic legacy-tenkning, forhåpentlig karismatiske forbilder som knyttes til ungt entreprenørskap, det å lykkes til inspirasjon for elever og lærere. Arrangementet tenkes Side 13 av 30

14 Sak 83/13 også å inneholde en aktivitetsdel og en underholdningsdel, bl.a. med unge talenter fra UKM og forhåpentlig nasjonalt trekkplaster. Men det er altså nå det settes full fart på planleggingen. Noe av tilskuddet fra Øyer kommune vil gå til å dekke skyss av ungdomskolelevene til arrangementet i Håkons Hall. Folkefest i byen lørdagen: Her ønsker man å skape fest og entusiasme, arrangementer for store og små, folkeliv, konserter osv. I tilknytning til dette kan det være andre markeringer rundt på arenaene, kanskje familiedag på ski på søndagen. Kulturinstitusjoner legger opp til program osv. OL-medaljevinnere inviteres, IOC-medlemmer, LOOC-ansatte mobiliserer samling, forhåpentlig vil mange frivillige komme osv. Det er dialog med bl.a. kongehuset som jeg håper får til et besøk. Og ikke minst er målgruppa små og store innbyggere i denne regionen. Lillehammer kommune har bevilget kr , og det søkes om støtte fra Oppland fylkeskommune, men det er ambisjoner om å skaffe finansiering fra sponsorer og andre langt utover dette. Det er tenkt følgende «søyler» Torsdag fredag: Konferanse Fredag: Ungdomsarrangement Lørdag: folkefest i byen Søndag (kanskje familiearrangement på ski?) Målet er å få til en markering for å se fram bygge opp om de ambisjoner regionen har, styrke inspirasjon og optimisme ikke minst mot ungdoms-ol, - og kanskje andre muligheter. En tredel av regionens befolkning fikk ikke med seg det som skjedde i -94 og vi har også et ansvar for å formidle hva det betydde det som er tidenes største kultur- og idrettssatsing.. Vurdering: Lillehammer OL 1994 hadde stor betydning for utviklingen av Øyersamfunnet, med etableringen av Hafjell alpinanlegg som det viktigste. Reiselivsnæringen spiller i dag en viktig rolle i Øyer, og må regnes som hovednæringen ved siden av landbruket. Når Lillehammer OL skal markeres med et jubileumsarrangement er det naturlig at Øyer kommune bidrar inn, og viser at vi fortsatt er en viktig del av regionen. Dette er også viktig med tanke på Ungdoms- OL 2016, og et eventuelt Oslo-OL Side 14 av 30

15 Sak 83/13 Rådmannens forslag til innstilling: Rådmannen foreslår å bevilge kr til arrangementet 20 år etter OL 1994, bevilgningen dekkes over disposisjonsfondet på følgende måte: Tekst Kontonummer Utgiftsøkning/ inntektsreduksjon Utgiftsreduksjon/ inntektsøkning Allment kultur Disposisjonsfondet Tilsammen Disposisjonsfondet reduseres med dette fra kr til kr Sveinar Kildal Rådmann Frode Fossbakken Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 83/13 Behandling: Det ble fremmet følgende tilleggsforslag: «Formannskapet vil sette pris på om det blir lagt en markering i Øyer» Det ble første stemt over rådmannens forslag, som ble enstemmig vedtatt. Så ble det stemt over tilleggsforslaget som ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Rådmannen foreslår å bevilge kr til arrangementet 20 år etter OL 1994, bevilgningen dekkes over disposisjonsfondet på følgende måte: Tekst Kontonummer Utgiftsøkning/ inntektsreduksjon Utgiftsreduksjon/ inntektsøkning Allment kultur Disposisjonsfondet Tilsammen Disposisjonsfondet reduseres med dette fra kr til kr Formannskapet vil sette pris på om det blir lagt en markering i Øyer. Side 15 av 30

16 Sak 84/13 SAKSPROTOKOLL - INTERKOMMUNAL FRISKLISVSSENTRAL I HELSEREGION SØR- GUDBRANDSDAL Saksbehandler: Marit Getz Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/1379 Saksnr.: Utvalg Møtedato 84/13 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Sammendrag: Helseregion Sør-Gudbrandsdal (kommunene Øyer, Lillehammer, Gausdal, og Ringebu) ønsker å etablere et interkommunalt samarbeid om en Frisklivssentral (FLS) på Jorekstad, med en avdeling på Fåvang. FLS skal være et interkommunalt kompetansesenter for opplæring veiledning og oppfølging på følgende områder: Fysisk aktivitet Kostveiledning Røykeslutt Saksutredning: Samhandlingsreformen ved St.meld.nr 47( ) peker på behovet for et tverrsektorielt folkehelsearbeid med økt helsefremmende innsats og tidlig intervensjon. Gjennom den nye folkehelseloven som trådte i kraft 1.januar 2012 fikk kommunene et større ansvar for styrking av forebyggende og helsefremmende arbeid. Frisklivssentraler (FLS) kan være et ledd i kommunenes styrking av forebyggende helsetjenester og individ- og grupperettet folkehelsearbeid (folkehelseloven 5 og 7). Fakta: Frisklivssentraler er en måte Helsedirektoratet anbefaler å organisere en forebyggende helse- og omsorgstjeneste på. Den vil kunne oppfylle flere av de pålegg kommunene har i.h.h.t. Helse- og omsorgstjenesteloven: Frisklivssentralen er et bidrag til å nå målene om å forebygge mer og bedre. Frisklivssentralen skal gi tilbud til personer med behov for å endre levevaner, og bidra til mestring og fremming av fysisk og psykisk helse Side 16 av 30

17 Sak 84/13 Frisklivssentralen er en kommunal helse- og omsorgstjeneste med tilbud om hjelp til endring av levevaner, primært innenfor områdene fysisk aktivitet, kosthold og tobakk. Målgruppen er personer som har behov for støtte til å endre levevaner på grunn av økt risiko for eller begynnende utvikling av sykdommer eller lidelser som kan relateres til levevaneområdene. Den nye folkehelsemeldingen, Meld.St.34 ( ) kapitel 5 Mer forebygging i helse- og omsorgstjenesten varsler en sterkere satsing på forebyggende arbeid i helsetjenesten. Det skal fortsatt satses på frisklivstilbud og lærings- og mestringstilbud. En satsning på en interkommunal frisklivssentral er i tråd med fylkesmannens (FM) anbefaling i rådmannsutvalget i Oppland 20. september 2013, der bl.a. følgende er protokollert: «FM snakket om frisklivssentraler. Regjeringen vil øke antall sentraler og øke kraftig bevilgningen. Bevilgningen vil bli doblet i Oppland i I Oppland er antall frisklivssentraler redusert med 8 i Hun anbefaler interkommunalt samarbeid.» Vurdering: Alle kommunene står ovenfor betydelige utfordringer innenfor tjenesteområdet helse- /omsorg i årene fremover. Det er i dag ikke mulig å identifisere alle, men nedenfor er de man er kjent med kommentert: Samhandlingsreformen vil trolig medføre at stadig mer ansvar og flere oppgaver overføres fra staten ved sykehusene til kommunene, både innenfor somatikk, rus og psykisk helsevern Pasientenes liggetid på sykehus vil bli kortere enn i dag. Dette gjør at kommunene vil få ansvar for pasientenes behandlingstilbud tidligere enn hva som er tilfellet i dag. Dette vil innebære mere kompliserte behandlingsoppgaver, noe som vil kreve økt kompetanse. Kommunene pålegges et betydelig større ansvar for forebyggende helsearbeid i ny lov om forebyggende helse. Det krever kommunale tiltak som for eksempel frisklivssentraler. Varslet økning i rammeoverføringene til forebyggende helsearbeid vil ikke bli av en slik størrelse at de enkelte kommunene på et selvstendig grunnlag vil ha økonomi til å etablere fullgode tilbud. Større etterspørsel etter tjenester på grunn av økt antall eldre i befolkningen. Betydelige rekrutteringsutfordringer grunnet økte behov, og økt konkurranse om en den kompetente arbeidskraften. Forventninger i befolkningen om lik kvalitet på beslutninger/vedtak som blir fattet og at disse er i tråd med lovverket. Økt samhandling mellom kommuner og sykehus, og økt interkommunalt samarbeid mellom kommunene (regionen) vil trolig bidra til å redusere utfordringene. I april 2013 kom en revidert utgave av veileder for kommunale frisklivssentraler, etablering og organisering. Denne veilederen bygger på tilgjengelig kunnskap om hvordan en etablerer og organiserer frisklivssentraler, dokumentasjon fra studier og evalueringer nasjonalt og internasjonalt. Side 17 av 30

18 Sak 84/13 Tre av kommunene har tidligere jobbet med Frisklivssentraler, og vi vil benytte oss av den kunnskapen de sitter med. Med etablering av en interkommunal frisklivssentral vil det sikre et godt kompetansemiljø, kompetanseflyt og tverrfaglighet. Videre vil dette styrke mulighet for å rekruttere og beholde viktig og nødvendig kompetanse. I den enkelte kommune finnes det fagpersoner med viktig kompetanse, som har gjennomført opplæring og veiledning, samt deltatt i ulike aktiviteter. Den interkommunale frisklivssentralen vil ha en tett dialog med og et samarbeid med aktuelle kommunale ressurser/fagpersoner og frivillig sektor i hele regionen. Organisering og lokalisering av Interkommunal frisklivssentral Interkommunal Frisklivssentral organiseres etter vertskommunemodellen. Dette er i tråd med hvordan øvrige fellestiltak i Helseregion Sør-Gudbrandsdal er organisert (jfr. Intermediærtilbudet, Ø-hjelpstilbudet, Samhandlings- og utviklingsenheten, Legevakten og Miljørettet helsevern). Ulike alternativer for lokalisering / fysisk plassering av en interkommunal frisklivssentral har vært vurdert, herunder alternativer med samordning med andre kommunale tjenester. Dersom frisklivstilbudet samlokaliseres med fysioterapi eller en rehabiliteringsenhet vil brukerne lett kunne bli identifisert med det å være pasient, hvilket ikke er ønskelig i en frisklivssentral der brukerne ses på som deltakere. Deltakelse i et frisklivstilbud forutsetter nødvendigvis ikke at du henvises fra helsepersonell; det er et lavterskeltilbud der deltakerne like gjerne kan komme på eget initiativ. Ut fra hensynet til at dette skal være et interkommunalt tilbud må det legges avgjørende vekt på å sikre lettest mulig tilgang til tilbudet for befolkningen i de deltagende kommunene. Gjennom frisklivssentralen er det sterkt ønskelig å legge opp til aktiviteter som i størst mulig grad er overførbare til de mulighetene deltakerne har etter reseptperioden. Nærhet til fasiliteter for aktivitet både inne og ute må følgelig vektlegges ved valg av lokalisering for frisklivstilbudet. Ut fra forannevnte har en interkommunal arbeidsgruppe landet på at Jorekstad bør være base for den interkommunale frisklivssentralen, med Lillehammer kommune som vertskommune. Jorekstad ligger sentralt plassert midt mellom de tre samarbeidene kommunene, og oppfattes på mange måter som en «nøytral» lokalisering. Jorekstad er lett tilgjengelig med gode parkeringsforhold og kollektivtransportsmuligheter. Jorekstad har allerede et bredt spekter av aktivitetstilbud innendørs med bl.a. svømmebasseng, og har også velegnede uteområder for frisklivsaktivitet. Stedet er mye brukt av innbyggerne fra kommunene i regionen. Videre er kostnadene med å være på Jorekstad relativt lave. I tillegg til aktivitet og tilbud på Jorekstad vil det bli lagt til rette for at det kan utøves opplæring, aktiviteter, kurs m.v. lokalt i den enkelte kommune da utfra ulike behov og Side 18 av 30

19 Sak 84/13 kapasitet. Den enkelte kommune stiller da lokaler til disposisjon. Ringebu kommune har en egen avdeling med lokaler og en ansatt i 50 % stilling på Fåvang. Den interkommunale frisklivssentralen organiseres og driftes slik at innbyggerne i de fire kommunene, helseforetaket og andre samarbeidsparter kan kontakte tjenesten via ett felles telefonnummer og én felles e-postadresse. Det etableres gode strukturer og rutiner for god elektronisk kommunikasjon mellom samarbeidende enheter og god informasjonsflyt mellom frisklivssentralen og kommunene v/innbyggerne. Budsjett for Interkommunal frisklivssentral Arbeidet med etableringen av en interkommunal frisklivssentral vil bli ivaretatt av folkehelsefaglig rådgiver i SU-enheten (75% av denne stillingen, der kostnadene deles likt på Lillehammer, Gausdal og Øyer) i samspill med eksisterende bemanning ute i kommunene. Det legges til grunn at denne ordningen gjelder for etableringsåret I 2015 trappes det opp til 100% i en ny permanent stilling. Folkehelsefaglig rådgiver i SU-enheten forutsettes i en overgangsperiode i 2015 å bistå den nye personen for å sikre en ansvarlig overlevering til permanent drift. Det vil videre være behov for å sette av driftsmidler til kontorhold m.v. Det ble høsten 2013 søkt fylkesmannen i Oppland om et tilskudd på kroner til etableringen. Vi har her fått innvilget et tilskudd på kroner. Med den foreslåtte personaldisponeringen (som allerede er finansiert i kommunenes budsjetter) og tilskuddet fra Fylkesmannen i Oppland, anslås det samlede budsjettbehovet for 2014 knyttet til selve etableringen av en interkommunal frisklivssentral til om lag kroner. Budsjettet for etableringsåret 2014 er vist i tabellen nedenfor. Her vises også anslag for forventet aktivitetsnivå og opptrapping av driftskostnad for 2015, 2016 og framover. Tabell 1: Budsjett og finansiering av interkommunal frisklivssentral i 2014, 2015 og 2016 og etterfølgende år (kroner) og framover Daglig leder 1) Kontorlokaler/husleie, møblering m.v. 2) Ressurspersoner i kommunene 3) Instruktører Kursholdere Annet utstyr til bruk i virksomheten; innkjøp og leie SUM Finansiering: Allerede finansiert av kommunene Ekstern finansiering (Fylkesmannen o.a.) Egenandeler fra brukere, kursdeltakere o.a Behov for friske midler ) For 2014 benyttes 75% av stillingen til folkehelsefaglig rådgiver i Samhandlings- og utviklingsenheten i denne funksjonen. I 2015 trappes det opp til 100% i en ny permanent stilling. Folkehelsefaglig rådgiver i SU-enheten forutsettes i en overgangsperiode i 2015 å bistå den nye personen for å sikre en ansvarlig overlevering til permanent drift. Beløpene angitt for daglig leder er inkludert 15% overhead til dekning av driftskostnader med stillingen (telefoni, IKT, reiser, kurs, møter m.v.) 2) For 2014 er det tatt høyde for engangsinvesteringer i kontorutstyr m.v. Fra og med 2015 budsjetteres det kun med hus-/hall-leie. Side 19 av 30

20 Sak 84/13 3) Det kalkuleres med samlet sett om lag ett årsverk innsats fra ressurspersoner som arbeider med folkehelse i kommunene (allerede finansiert). Det er i budsjettet foran, av forsiktighetshensyn, ikke kalkulert med eksterne tilskudd for 2015, 2016 og framover. Satsing på frisklivssentraler er imidlertid sterkt prioritert av Helsedirektoratet, og en rekke kommuner og interkommunale tiltak ble tildelt støtte over Helsedirektoratets tilskuddsordning til samhandlingstiltak i Fra Helseregion Sør- Gudbrandsdal ble det også søkt om midler til dette formålet i 2013, men søknaden ble avslått. Det bør imidlertid være styrkede muligheter for å få uttelling på en søknad i 2014, siden vi da kan vise til at vedtakene om etablering er fattet og at vi har tatt de første stegene på egenhånd. Det vil over tid også være et inntektspotensial knyttet til etableringen av en frisklivssentral. I budsjettet foran er det gjort noen nøkterne anslag på egenandeler fra deltakerne knyttet til frisklivsresepter. Det vil videre være store samfunnsøkonomiske gevinster knyttet til et frisklivstilbud. I Helsedirektoratets veileder for kommunale frisklivssentraler framgår det at sykdommer knyttet til helseatferd både direkte og indirekte medfører et betydelig velferdstap gjennom tap av leveår og livskvalitet, tap av arbeidskraft og store kostnader til behandling i helsevesenet. Frisklivstilbudet vil bidra til kommunene (og staten) sparer kostnader i helsevesenet, og vil sikre samfunnsmessige produksjonsgevinster ved lavere sykefravær og færre på uføretrygd. Konklusjon: På bakgrunn av det utfordringsbilde som er skissert, økt fokus på folkehelsearbeid og erfaringer med frisklivssentraler, anbefales en etablering av en Interkommunal Frisklivssentral fra Rådmannens forslag til innstilling: 1. Det etableres en Interkommunal Frisklivssentral som et fast tilbud i Helseregion Sør- Gudbrandsdal fra Den etableres med 75% av stillingen til folkehelserådgiver i SU enheten i samspill med eksisterende bemanning ute i kommunene. 3. Interkommunal Frisklivssentral organiseres etter vertskommunemodellen. 4. Interkommunal Frisklivssentral forankres i kommunehelsetjenesten og kommunenes planverk, og underlegges relevante lovverk. 5. Øyer kommunes andel av etableringskostnadene, kroner, innarbeides i budsjett Den Interkommunale Frisklivssentralen evalueres innen utgangen av 2014 før Øyer kommunes andel av opptapping av driftskostnader for 2015 og 2016, innarbeides i økonomiplanen Sveinar Kildal Rådmann Bernt Tennstrand Side 20 av 30

21 Sak 84/13 Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 84/13 Behandling: Frisklivsrådgiver Tone Karlsen presenterte Den interkommunale Frisklivssentralen og om hvordan arbeidet legges opp. Enstemmig som rådmannens innstilling. Formannskapets innstilling: Det etableres en Interkommunal Frisklivssentral som et fast tilbud i Helseregion Sør- Gudbrandsdal fra Den etableres med 75% av stillingen til folkehelserådgiver i SU enheten i samspill med eksisterende bemanning ute i kommunene. Interkommunal Frisklivssentral organiseres etter vertskommunemodellen. Interkommunal Frisklivssentral forankres i kommunehelsetjenesten og kommunenes planverk, og underlegges relevante lovverk. Øyer kommunes andel av etableringskostnadene, kroner, innarbeides i budsjett Den Interkommunale Frisklivssentralen evalueres innen utgangen av 2014 før Øyer kommunes andel av opptapping av driftskostnader for 2015 og 2016, innarbeides i økonomiplanen Side 21 av 30

22 Sak 85/13 SAKSPROTOKOLL - SØKNAD OM FRITAK SOM REPRESENTANT I UTVALG FOR MENNESKER MED FUNKSJONSNEDSETTELSER Saksbehandler: Marit Getz Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/1333 Saksnr.: Utvalg Møtedato 85/13 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Saksutredning: Edit Furuhaugen søker om fritak fra sitt verv som medlem i Kommunalt råd for mennesker med funksjonsnedsettelser. Hun skriver bl.a. følgende i sin søknad: «Jeg synes det har vært en interessant og viktig oppgave, men at jeg samtidig synes det er vanskelig å forlate mitt arbeide i den mest hektiske tida på dagen, det å sette inn en vikar er ikke praktisk mulig for 2-3 timer». FFO har kommet med forslag på at Odd Botterud kan gå inn som ny medlem i rådet i stedet for Edit Furuhaugen. Vurdering: I kommunelovens 15.2 heter det følgende: «Kommunestyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter». Rådmannens forslag til innstilling: Edit Furuhaugen får fritak som medlem av Kommunalt råd for mennesker med funksjonsnedsettelser for resten av perioden. Odd Botterud velges som nytt medlem t.o.m Sveinar Kildal Rådmann Marit Getz Side 22 av 30

23 Sak 85/13 Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 85/13 Behandling: Enstemmig som rådmannens forslag. Formannskapets innstilling: Edit Furuhaugen får fritak som medlem av Kommunalt råd for mennesker med funksjonsnedsettelser for resten av perioden. Odd Botterud velges som nytt medlem t.o.m Side 23 av 30

24 Sak 86/13 SAKSPROTOKOLL - SØKNAD OM FRITAK - BYGGEKOMITE ØYER HELSEHUS Saksbehandler: Marit Getz Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/1373 Saksnr.: Utvalg Møtedato 86/13 Formannskapet Vedlegg: Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Saksutredning: Guro N. Rørvik har søkt om fritak fra byggekomiteen for Tretten Helsehus. Hun søker om fritak av personlige årsaker. Kommunestyret ga i sak 118/11 pkt. 22 formannskapet fullmakt til å oppnevne byggekomite for Tretten sjukeheim (Tretten Helsehus). Vurdering: I kommunelovens 15.2 heter det følgende: «Kommunestyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter». Rådmannens forslag til vedtak: Guro N. Rørvik gis fritak fra sitt verv som medlem i byggekomiteen for Tretten Helsehus. Som nytt medlem velges: Sveinar Kildal Rådmann Marit Getz Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 86/13 Behandling: Høyre fremmet forslag på Åse B. Ryager som nytt medlem i byggekomiteen. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Side 24 av 30

25 Sak 86/13 Vedtak: Guro N. Rørvik gis fritak fra sitt verv som medlem i byggekomiteen for Øyer Helsehus. Som nytt medlem velges: Åse B. Ryager. Side 25 av 30

26 Sak 87/13 SAKSPROTOKOLL - KOMMUNAL REPRESENTANT TIL SAMARBEIDSTUTVALGET FOR SOLVANG SKOLE Saksbehandler: Marit Getz Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/1375 Saksnr.: Utvalg Møtedato 87/13 Formannskapet Vedlegg: Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Saksutredning: I kommunestyresak 130/11, i møte , valgt kommunestyre representanter til samarbeidsutvalg i barnehager og skoler. Kommunale representanter: Samarbeidsutvalget for skolene for perioden : Vidarheim skole : Trond Ludvigsen - vararepresentant: Nisveta Tiro Solvang skole : Håvard Granskogen - vararepresentant: Erik Stavseth Vedum Etter at Vidarheim og Solvang skole nå er sammenslått bør det velges en representant med vararepresentant for Solvang skole. Saken legges fram uten forslag til vedtak. Sveinar Kildal Rådmann Marit Getz Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 87/13 Behandling: Roar Øien fremmet foreslo Lisa Kramprud som fast medlem og Kåre Solbakken foreslo Håvard Granskogen som varamedlem. Forslagene ble enstemmig vedtatt. Side 26 av 30

27 Sak 87/13 Vedtak: Kommunale representanter til samarbeidsutvalget for Solvang skole for resterende periode : Lisa Kramprud - vararepresentant Håvard Granskogen. Side 27 av 30

28 Sak 88/13 SAKSPROTOKOLL - EVALUERING AV POLITISK ORGANISERING OG ARBEIDSMÅTER Saksbehandler: Sveinar Kildal Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/1312 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/13 Fordelingsutvalget /13 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Sammendrag: På grunnlag av innspill fra fordelingsutvalget foreslår rådmannen iverksetting av prosess for evaluering og mulig endring av kommunens politiske styringsstruktur inklusive antall representanter i kommunestyret og tilhørende delegasjonsbestemmelser. Fordelingsutvalget med tillegg av en representant for de hovedtillitsvalgte og rådmannen, foreslås som styringsgruppe for prosessen. Resultatet av arbeidet legges fram for kommunestyret innen juni Saksutredning: Kommunens någjeldende politiske beslutningsstruktur bygger på prinsippene fra «helhetlig styring og ledelse» fra Strukturen har ligget fast i snart 8 år og det er viktig å gjennomføre en prosess for å sikre at strukturen er hensiktsmessig i forhold til dagens utfordringer. Fordelingsutvalget har drøftet fordeler og ulemper ved strukturen og ønsker å gjennomføre en bred prosess for å evaluere og foreslå eventuelle endringer. På grunnlag av drøftingene har fordelingsutvalget bedt ordføreren om å presentere et forslag til en prosess hvor formålet er å evaluere og foreslå eventuelle endringer i kommunens politiske beslutningsstruktur innen sommeren Ny politisk organisering vil kunne iverksettes etter kommunevalget Mindre justeringer vil kunne iverksettes i inneværende valgperiode. En evalueringsprosess må være politisk forankret og inkludere alle, både folkevalgte, administrativ ledelse og de tillitsvalgte. Kommunestyret består av 25 representanter. I tillegg har vi formannskap, planutvalg, fordelingsutvalg og to komiteer. Andre faste utvalg er administrasjonsutvalg/partssammensatt utvalg, kontrollutvalg, eldreråd, råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne, ungdomsråd og takstutvalg. Byggekomiteer nedsettes etter behov. Side 28 av 30

29 Sak 88/13 De folkevalgtes ansvar, styringsrett og plikt er sentralt i styring og drift av kommunen. Det er behov for engasjerte og aktive lokalpolitikere som trives med å drive politisk arbeid. Formannskapets budsjettinnstilling for 2014 og fremover innebærer reduserte midler til politisk arbeid. Vurdering: Rådmannen viser blant annet til fordelingsutvalgets drøftinger og mener det er viktig å gjennomføre en evaluering av kommunens politiske styringsstruktur. Ut fra fordelingsutvalgets sammensetning er det hensiktsmessig at utvalget er styringsgruppe for arbeidet. Rådmannen foreslår at en representant for de hovedtillitsvalgte og at rådmannen tiltrer styringsgruppen. Det er naturlig at begge komiteene blir involvert i arbeidet. I et eventuelt forslag om endringer må nødvendig sammenheng mellom politisk og administrativ organisering sikres. Det er også viktig at styringsgruppen har fokus på konsekvensene av eventuelle endringer for kommunens plan- og styringssystem. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar iverksetting av en bred prosess for å evaluere og foreslå eventuelle endringer i kommunens politiske styringsstruktur. 2. Fordelingsutvalget med tillegg av en representant for de hovedtillitsvalgte og rådmannen, er styringsgruppe for prosessen. 3. Prosessen starter i januar 2014 og resultatet av arbeidet legges fram for kommunestyret innen juni Prosessen skal omfatte politisk styringsstruktur, antall representanter i kommunestyret og tilhørende delegasjonsbestemmelser. Sveinar Kildal Rådmann Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 88/13 Behandling: Det ble fremmet følgende endringsforslag til pkt 2 i rådmannens forslag: «Formannskapet med tillegg.» Det ble stemt over rådmannens innstilling pkt. for pkt.. Pkt. 1: Enstemmig. Side 29 av 30

30 Sak 88/13 Ved alternativ avstemming mellom rådmannens forslag og endringsforslaget, ble endringsforslaget enstemmig vedtatt. Pkt. 3: Enstemmig. Formannskapets innstilling. 1. Kommunestyret vedtar iverksetting av en bred prosess for å evaluere og foreslå eventuelle endringer i kommunens politiske styringsstruktur. 2. Formannskapet med tillegg av en representant for de hovedtillitsvalgte og rådmannen, er styringsgruppe for prosessen. 3. Prosessen starter i januar 2014 og resultatet av arbeidet legges fram for kommunestyret innen juni Prosessen skal omfatte politisk styringsstruktur, antall representanter i kommunestyret og tilhørende delegasjonsbestemmelser. Side 30 av 30