Brukerhåndbok QSM EE v.5.0.1

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Brukerhåndbok QSM EE v.5.0.1"

Transkript

1 Brukerhåndbok QSM EE v QS Manager AS

2 This manual was produced using ComponentOne Doc-To-Help.

3 Innhold Innledning 1 Oppbygning av brukerhåndboka... 1 Modulene i QS Manager... 2 Systemkrav/Installasjon 4 Krav til kapasitet på server/vertsmaskin... 4 Krav til arbeidsstasjon... 5 Installere QS Manager EE... 5 Forberedelser... 5 Installasjonsskisse... 6 Valgene i installasjonsmenyen... 7 Installere QSM EE på arbeidsstasjonene Framdriftsplan 13 Forberedende aktiviteter Eksempel på framdriftsplan: Før du går i gang 16 Systemets grunnpilarer Struktur og begreper i QS Manager Hovedstruktur Objektbegrepet Objekttyper Objektgrupper Orgenheter Funksjonsbegrepet Reservasjon Lokasjon Aktiviteter Aktivitetstyper Rutiner/prosedyrer Varsling Statuskoder Koblinger Filvedlegg Virksomhetsprosesser Avhengighetsparametere Viktighetsgrader Avtaler Profiler Språkkoder Hjelpetekster Ledetekster Oversiktstreet Sekvens Ulike trestrukturer Trestruktur basert på objekttype eller gruppe Lokasjon - geografisk trestruktur Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Innhold iii

4 Organisasjonsbetinget trestruktur Trestrukturer som viser virksomhetsprosesser Trestruktur som viser fysisk kabling Erstatningsstrukturer Generelt om programmet 29 QSM i forhold til annen programvare Funksjonene Informasjonen PC-Info Active Directory Knytte eksterne filer til objekter og aktiviteter Lagre eksisterende filvedlegg i databasen Kopiere filvedlegg i databasen Funksjonalitet i oversiktstreet Rekkefølge på objekter i oversiktstreet Koblingsegenskaper Vise objektene det markerte objektet har kobling til Registrere data Brukertilgang Vinduene i QS Manager Søkefunksjoner Søk etter objekter Søk etter utgåtte objekter Søk etter en aktivitet Objektlisten Rapporter fra objektlisten Aktivitetslisten Endre kolonnevisning i aktivitetsoversikten Rapporter fra aktivitetslisten Eksport fra aktivitetslisten Integrasjon mot PC-Info 43 Funksjonsprinsipper Installasjon av PC-Info PC-Info og programvare/lisenser Ulike metoder for å hente inn data til PC-Info Alternativer for PC-Info Synkroniseringswizard Logikk for synkronisering med QSM Håndtering av Objektid og objektnavn Integrasjon med Active Directory 53 Forutsetninger for integrasjon mot AD Overføre personer fra AD til QSM Funksjonene i QS Manager 57 Objektene Opprette/endre objekttyper Registreringsfelt Bruk av eksklusive koblinger Varsling Varsler knyttet til objekter Varsler knyttet til aktiviteter Importere objekter Eksportere objekter Registrere objekter iv Innhold Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

5 Mulige måter å registrere nye objekter på: Funksjoner Oversikt over hvor funksjonene er i bruk Registrere koblinger mellom objekter Kopiere koblinger Fjerne koblinger Statuskoder Endre status på et objekt Varsling fra et objekt Varsling fra en aktivitet Avhending/utgangskoder Flytte et objekt Slette et objekt Vise overliggende koblinger Bildet Objektegenskaper Eksempler på registrering av ulike typer objekter Registrere en ny objekttype Registrere personer Registrere/endre leverandører Registrere avtaler Registrere rutinebeskrivelser/prosedyrer Registrere en periodisk rutine Avskrivning Forutsetninger for å kjøre avskrivning: Reservere objekter Reservere ett enkelt objekt Oppgi filter for reservasjon Reservasjon knyttet til en aktivitet Reservere flere objekter samtidig Aktivitetsstyring Endre/opprette aktivitetstyper Registrering/endring aktivitet Søkemuligheter i QS Manger Søke etter et objekt Søke etter en aktivitet Opprette brukere Opprette/endre profiler Sette Klarert tilkobling (trusted logon) Utskrifter 114 Utskrift av objekter Lage en rapport Lage et egendefinert felt-utvalg Utskrift av etiketter Utskrift og eksport av aktiviteter Utskrift av avskrivningshistorikk Utskrift av reklamasjoner Rullegardinmenyene 121 Filmenyen PC-Info Importer personer fra Active Directory Importer objekter Eksporter objekter Skriveroppsett Lukk Vis Tooltip (på/av) Notisblokk Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Innhold v

6 Objekter Oversiktstre Objektliste Objekttyper Funksjoner Statuskoder Dropliste verdier Aktiviteter Aktivitetsliste Aktivitetstyper Emner for aktiviteter Sikkerhet Hendelser Viktighetsgrader Avhengighet Økonomi Funksjonsbeskrivelse for avskrivning Saldoavskrivning Kontoavskrivning Justering av verdi Reklamasjon Administrasjon Brukere Profiler Developer Språk Ledetekster/meldinger tooltips Meldinger Vindu Hjelp Om QS Manager Utvid Lisens Kontakt oss Knappene i QSM 144 Øvre knapperad Oversiktstre Objektsliste Aktivitetsliste De små knappene Eksempler på praktisk bruk 149 Avtaleforvaltning Slik registrerer du avtalene Administrere passord Opprette felt med skjult informasjon Varsling Varsling knyttet til et objekt Varsling knyttet til en aktivitet Helpdesk Avvikshåndtering Registrere virksomhetsprosesser Risiko og sårbarhetsanalyse Avskrivning Forutsetninger for å kjøre avskrivning Funksjonsbeskrivelse Starte opp med avskrivning Justering av verdi Verdirapporter vi Innhold Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

7 Reklamasjon FAQ (Ofte stilte spørsmål) 164 Første gangs oppstart Programmet finner ikke SQL-serveren Feilmeldinger under synkronisering med PC-Info Problemer med pålogging på enkelte maskiner Får ikke valgt objekttype for programvare Får ikke opp orgenheten en vil knytte objektet til Hvordan bytte objekttype på et objekt i QSM? Opprette egen objektgruppe for programvare? Kan jeg registrere passord etc. i QSM? Får feilmelding under import til koblingsfelt Hvordan sette opp en kobling basert på rolle? Får ikke opp alle koblinger ved import For mange samtidige brukere Hvordan sletter jeg flere objekter på en gang? Knytte en aktivitet/hendelse til et objekt Flytte QSM til en annen server Indeks 171 Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Innhold vii

8

9 Innledning Oppbygning av brukerhåndboka Gratulerer med valget av QS Manager EE fra QS Manager AS! QS Manager er et kvalitetssystem med hovedfokus på ARI Management (Asset/Resource/Inventory Management). Vårt mål har vært å lage et fleksibelt system som skal være med å spare tid og kostnader - både på drift og på den administrative siden. QS Manager er i bunn og grunn et Asset Management system - eller et anleggsregister, hvor du også kan knytte aktivitetshistorikk til de ulike enhetene. Vi tror at det å ha oversikt over hva en disponerer av ressurser, og egenskapene til disse, er forutsetning for å kunne forvalte disse resursene på en effektiv og god måte. QSM EE er et utmerket verktøy til å støtte og effektivisere arbeidet med ulike typer kvalitetsstandarder, som for eksempel ISO og ITIL. QSM EE kan benyttes som en CMDB for de som ønsker å følge ITIL-standarden. Mange av våre brukere har langt lavere ambisjoner de ønsker rette og slett å få en oversikt over virksomhetens viktigst resurser, og opprette en enkel og rask måte å finne riktig informasjon på. QSM EE kan enkelt tilpasses din virksomhets ønsker og behov. Et godt sted å begynne, er å identifisere og registrere de viktigste ressursene i virksomheten. QS Manager gjør denne jobben enklere og morsommere. Produktet vil bidra til å effektivisere den daglige driften, samt å bidra til driftsstabilitet og bedret beredskap. Vi tror at en grunnleggende oversikt over virksomhetens ressurser og deres funksjon i virksomheten, vil redusere sannsynligheten for at feil og avbrudd oppstår. Når feil og avbrudd likevel inntreffer, vil QS Manager gjøre det enklere og raskere å komme i gang igjen. QS Manager er altså et verktøy for å forvalte de ressurser som er nødvendig for å holde virksomheten i gang (IKT, andre eiendeler, personell, leverandører, bygninger etc.), og aktiviteter som er knyttet til disse - ARI Management. Programmet gjør det enklere å tilfredsstille stadig økende krav til dokumentasjon og kvalitetssikring. Brukes det aktivt, vil det bygge opp en verdifull erfaringsdatabase (og CMDB), som vil bidra til en kontinuerlig forbedringsprosess. Videre i brukerhåndboka vil vi ta for oss de ulike funksjoner og muligheter i programmet. Detaljert beskrivelse av hvert enkelt registreringsbilde, blir gitt i kapitlet som tar for seg de ulike menyene i QS Manager. Vi har valgt å beskrive hvilke muligheter du har i programmet, først i brukerhåndboka. Lenger ut i dokumentasjonen ligger mer detaljerte beskrivelser av hvordan en skal bruke programmet. Helt bakerst har vi beskrevet vanlige problemstillinger og hvordan en løser disse ( Eksempler på praktisk bruk og FAQ ofte stilte spørsmål). Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Innledning 1

10 Hjelpefilen i programmet gir deg online hjelp! Ofte er det mulig å komme til de ulike registreringsbildene fra flere ulike innfallsvinkler. Vi har beskrevet de enkelte menyvalg og knapper i kronologisk rekkefølge. Brukerhåndboka vil dermed berøre de samme temaer flere ganger, fra forskjellige innfallsvinkler. Derfor vil vi i stor grad referere til andre steder i brukerhåndboka hvor det aktuelle emnet er mer detaljert beskrevet. Innholdet i denne brukerhåndboka er også tilgjengelig under Hjelp inne i programmet. En effektiv måte å lese om et emne på, kan være å bruke hjelpefilen i programmet, hvor disse henvisningene er programmert. Trykkes F1 inne i programmet, vil du få fram denne brukerdokumentasjonen elektronisk - i de fleste tilfeller der det aktuelle emnet/bildet i omhandles. For at du enklest mulig skal kunne slå direkte opp på emner du vi lese om, har vi i tillegg til innholdsfortegnelsen foran i brukerhåndboka, laget en indeks som står helt bakerst i denne dokumentasjonen. Her vil du finne ut hvilke sider de forskjellige begrepene er omtalt på. Modulene i QS Manager QS Manager gir mulighet til å administrere mange ulike typer objekter. Disse kan ha svært ulike egenskaper, og dermed ulike behov for hva som skal registreres. I QS Manager kategoriseres disse i ulike objekttyper. Hver objekttype tilhører igjen en objektgruppe. Hvilke objektgrupper med tilhørende objekttyper som følger med QSM, avhenger av hvilke moduler du har kjøpt. Man kan selv lage så mange objekttyper man vil, og man står fritt til å velge hvilke registreringsfelt som skal være med i på de ulike objekttypene. For å gjøre det enklest mulig å komme i gang med QS Manager, har vi forhåndsdefinert mange av de mest brukte objekttypene, og lagt de inn i ulike moduler. Med hver modul følger et knippe objektgrupper med tilhørende registreringsbilder og ulike registreringsfelt. QS Manager har funksjonalitet som ivaretar krav som blir stilt til inventarhåndtering (Asset Management). Hvert enkelt objekt får sin egen Objekt-id og kan følges opp med ulike statuskoder. ("På service", "Utlån", "Internt lager", "Avhendet" osv.). Programmet kan med fordel brukes sammen med strekkodelesere/håndterminaler og systemer for merking. Med QS Manager grunnmodul kan du administrere og holde oversikt over: * Eiendeler/driftsmidler (inventar og løsøre) * Reservasjoner av ressurser (objekter) * Personer (interne og eksterne) * Leverandører (med kontaktpersoner) * Rutinebeskrivelser/prosedyrer * Aktivitetstyring: - Serviceoppgaver - Helpdesk - Periodiske oppdrag - Avviksoppfølging, oversikt og historikk. * Arkivlogger (hvor arkiveres ulike lagringsmedier, avtaler og rapporter?) * Avtaler 2 Innledning Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

11 Følgende tilleggsmoduler er tilgjengelige: QS IT for datautstyr og programvare. PC-Info (egen modul fra MadaSoft AS) Automatisk innhenting (skanning) og vedlikehold av enheter som finnes i nettverket - både maskinvare og programvare (krever QS IT). QS Tele/kommunikasjonsutstyr for mobile og stasjonære telefoner og annet kommunikasjonsutstyr. QS Elektro for elektroniske tavler, PLS er og andre elektroniske installasjoner. QS Kjøretøy for biler og anleggsmaskiner. QS Lås og beslag for å dokumentere låsesystemer, dør-typer, adgangskontroll etc. QS Økonomi gir mulighet til å gjøre nedskrivning og avskrivning på de ulike objektene. I økonomimodulen ligger også mulighet for å behandle og følge opp reklamasjoner. QS WEB Helpdesk - en egen agent for å melde om feil/avvik og servicebehov via en WEB-browser. Gir mulighet til å følge sine egne aktiviteter slik at en hele tiden er informert om status/løsning. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Innledning 3

12 Systemkrav/Installasjon Programmet fungerer med alle aktuelle windows-versjoner (Windows 2000, Windows XP, Windows 7, Windows Server 2003). QS Manager benytter SQL databaseformat. Kravene til maskinvare vil derfor være identiske med kravene til den SQL-varianten som benyttes. Om man ønsker å benytte den databasemotoren som følger med QS Manager (MS SQL Server Express), vil kravene til kapasitet være som følger: Maskinen som QSM installeres på (gjerne en server), må ha min. 44 MB ledig lagringskapasitet for å få gjennomført installasjonen. QSM vil beslaglegge 22 MB på harddisken når installasjonen er utført. QSM er avhengig av at MDAC (MS Data Access Component) høyere enn 2.6 og MS Explorer 4.0 eller høyere er installert på de maskinene som skal benytte programmet. Installasjonsprogrammet vil sjekke om dette finnes, og installere nødvendige komponenter, om de ikke er installert tidligere. Dette kan kreve omstart av maskina, så vær oppmerksom på dette om du skal installere QSM på en server som benyttes av andre. Tilleggsmodulen PC-Info Manager krever Windows 2000, Windows XP eller Windows 7. Du vil få spørsmål om hvilken SQL-server du ønsker å installere QSM på (du må derfor vite navnet, evt. IP-adressen til denne). Den må være tilgjengelig fra maskina du installerer QSM i fra. Installasjonsprogrammet vil installere QSMdatabasen på standard område for databaser til denne. For å få gjennomført dette, vil det være nødvendig å ha nødvendig brukernavn og passord på denne. Om det ikke finnes noen tilgjengelig SQL-server, kan en installere MS SQLServer Express, som finnes på installasjons-cd en. Det er derfor ikke påkrevd å ha en egen lisens på SQL-server for å kunne benytte QS Manager. Anbefalt skjermoppløsning for å bruke applikasjonen er min x 768 piksler. Krav til kapasitet på server/vertsmaskin For å kunne dele databasen med andre, må vertsmaskinen kjøre min. på et 32- bits operativsystem (Windows NT Server, NT Workstation, Windows 2XXX Server, Windows 2000 eller Windows XP). OBS! Om en skal benytte PC-Info, kan en ikke bruke Windows NT. Ingen spesielle krav til RAM utover det som er standard for operativsystemet som kjøres. Programmet vil imidlertid gå tregt om det er lite RAM på maskina. QS Manager kan kjøres på MS SQL Server 7.0 eller høyere. Anbefalinger for SQL-server: 2 GB (inkl. SQL-server). SQL er glad i RAM. Vi anbefaler min. 128 MB avsatt til dette, pluss 4 MB pr. samtidig bruker. 4 Systemkrav/Installasjon Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

13 Krav til arbeidsstasjon Windows 2000, Windows 2003, Windows 2008, XP, Vista eller Win. 7. En kan starte QSM fra alle arbeidsstasjoner som har tilgang til serveren, ved bare å lage snarvei til "qsmanage.exe" (det forutsettes at SQL-serveren er startet på vertsmaskina). Om du ønsker å installere QSM EE på start-menyen, gjør du dette ved å kjøre programmet QSMClient.exe som legges på programområdet. Følgende komponenter må være installert (QSM vil ikke starte fra arbeidsstasjonen om disse ikke er installert): - DCOM Installere QS Manager EE - MDAC (Microsoft Data Access Component) versjon 2.6 eller høyere. - MS Explorer 4.0 eller høyere. Disse komponentene kan installeres fra QSM-CD en. De ligger på egne kataloger, og installasjonsprogrammet for disse startes derifra. Forberedelser QS Manager EE består av en applikasjon og en database. Disse behøver ikke å ligge på samme maskin. Brukerne må ha tilgang til området hvor applikasjonen (programmet) installeres for å kunne starte QS Manager fra en lokal arbeidsstasjon senere. Det er applikasjonen som senere logger seg på databasen - brukerne behøver dermed ikke tilgang til området denne installeres på. QSM er avhengig av Microsoft sin SQL databasemotor. Har du en SQL Server, oppretter du databasen på denne. Hvis du ikke har SQL-Server, må du installere MS SQL Server Express som følger med på installasjons-cd en, evt. laste den ned fra nettet. Du må gjøre dette før du installerer QS Manager EE, slik at MS SQLserver tjenesten er tilgjengelig der du installerer programmet. Har du kjøpt modulen PC-Info, består denne av to programmer (agent og administrasjonsprogram) og en database. Agenten og databasen til PC-Info installeres standard på samme område, som deles ut i nettverket. PC-Info Manager (administrasjons-programmet til PC-Info) installeres på en egen katalog. Dette er et énbruker-program og kan installeres lokalt til den enkelte bruker, om flere ønsker å benytte denne funksjonaliteten. Alternativt kan alle kjøre den via en terminalserver på Serveren. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Systemkrav/Installasjon 5

14 Installasjonsskisse QS Manager EE Program: qsmanage.exe qsmdb.mdf Data hentes fra PC-Info via en synkroniseringswizard PC-Info Program: Adminstrasjonsmodul manager.exe pcinfo.exe Agent som henter info om enheter i nettet pcinfo.mdb Databaseformat: MS SQL Databaseformat: MS Access Start med å installere SQL Server Express, om du ikke har installert den eller SQL server fra før. NB! Vær oppmerksom på at installasjonsprogrammet kan endre Server Settings på SQL-serveren. Om du skal installere QSM-databasen på en eksisterende SQL-server, må du sørge for å installere systemet fra en maskin som ser SQL-serveren. Vi anbefaler at systemet installeres fysisk fra denne. Om applikasjonen skal installeres på en annen maskin, må en sørge for at området som denne skal installeres på, er delt ut med tilstrekkelige rettigheter i nettverket. Vær oppmerksom på at installasjonsprogrammet til QSM sjekker om parameteren Allow triggers to be fired which fire other triggers (nested triggers) står på. Denne blir i tilfelle satt av under Server Settings på SQL-serveren. Dette kan påvirke andre programmers som bruker databaser som ligger på den samme serveren. Om du er redd for konflikter med andre databaser, kan du opprette en egen instans til QSM på SQL-Serveren. Har dere ikke SQL-server, eller av andre grunner ikke ønsker å installere QSM på denne, kan en installere MS SQL Server Express fra CD en. Denne må i tilfelle installeres før en kan installere QS Manager. Start utforskeren, klikk på katalogen SQLServer Express på CD en, dobbeltklikk på "Setup.exe" for å starte installasjonen av MS SQL Server Express. Følg instruksjonene på skjermen. Etter at SQLSErver Express, er ferdig installert, kan du fortsette installasjonen av QSM EE som angitt nedenfor. Sett inn CD-ROM. Installasjonsprogrammet starter automatisk. Hvis ikke, trykk på "Start" nede til venstre i skjermbildet - Klikk på Kjør. 6 Systemkrav/Installasjon Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

15 I feltet Åpne skrives: "D:\Setup.exe" ( D: står for benevnelsen på CD-stasjonen - denne kan variere). OK. Velg språk - du kan markere ønsket språk (Norwegian) ved hjelp av piltasten. Klikk på OK. Valgene i installasjonsmenyen Select Language. (Velg språk). Det første du må gjøre, er å velge hvilket språk du ønsker å benytte for installasjonen. Dette gjør du ved å klikke på (markere) ønsket språk, og så klikke OK. Velger du Norsk, installeres databasen med norske navn på objekttyper osv. Du vil likevel ha mulighet til å velge engelsk som språk i brukerprofilen til de ulke brukerne som defineres senere. Oversiktstreet, objektnavn etc. (innholdet i databasen), vil imidlertid være på norsk. Velger du U.S. English, blir det motsatt det blir engelsk innhold i databasen, men du har mulighet til å få norske menyer, meldinger etc. Følg de instruksjoner som kommer på skjermen. Klikk på "Neste" for å komme videre på de ulike valgene. Du må legge inn registreringsinformasjon (firmanavn og lisens nøkkel). Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Systemkrav/Installasjon 7

16 Firmanavn: Programmet foreslår det som ligger som lisensinnehaver i Windows. Dette kan endres om ønskelig. Lisens nøkkel: Da du kjøpte QS Manager, fulgte det med et ark med informasjon om lisensnøkkel. Denne skriver du inn i dette feltet. Det er viktig at du skriver inn lisensnøkkelen nøyaktig slik den er skrevet på dette papiret (husk å skille mellom små og store bokstaver). Ta kontakt med QS Manager AS om du ikke finner denne nøkkelen. Installasjonsprogrammet vil foreslå å legge programmet i følgende katalog: C:\Programfiler\QSManager (C:\Program Files\QSManager om du har engelsk versjon av Windows). Dette kan du overstyre ved å klikke på Bla gjennom. Finn den katalogen du ønsker å installere programmet og dobbeltklikk på denne, evt. skriv inn den filstien du ønsker å benytte. Installasjonsprogrammet vil opprette den katalogen som blir definert, og så installere QSM på dette området. Om flere skal ha tilgang til QSM, må området hvor QSM EE installeres, deles ut med tilgang til de som skal bruke programmet. Du kan skrive hva som helst i feltet for SMT Server for å komme videre i installasjonen. Det blir foreslått å lage en programgruppe som heter "QS Manager Enterprise Edition". Denne vil bli lagt inn på startmenyen, og Ikon for oppstart av programmet plasseres i denne. Du kan velge å legge det i en annen gruppe. Om du ikke tar bort valget for å lage snarvei på skrivebordet, blir også dette laget automatisk. Programfilen til QS Manager heter Qsmanage.exe. SMTP Innstillinger. QSM kan sende mail automatisk til personer som melder inn, eller blir tildelt en aktivitet i aktivitetsstyreren. Slik kan involverte personer bli holdt oppdatert om status og endringer på aktiviteten. For å få til dette, må systemet ha navnet på tilgjengelig SMTP Server. Denne informasjonen finner du for eksempel i egenskapene for e-postkontoen i Outlook. Om du ikke har informasjonen tilgjengelig, kan du skrive inn en eller annen karakter i feltet for å komme videre i installasjonen. Du vil ha mulighet til å rette dette senere, ved å redigere filen qsmdb.ini som legges i samme katalog som qsmanager.exe (programkatalogen til QSM) SMTP Server - Navnet på serveren for utgående e-post. Blir dette feil, kan det rettes senere. (Har du ikke denne informasjonen tilgjengelig, sett inn et hvilket som helst tegn for å komme videre i installasjonen.) 8 Systemkrav/Installasjon Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

17 Port : Porten som SMT Serveren bruker. Dette er standard 25, om ikke administrator har satt noe annet. Kan rettes senere. Du får nå spørsmål om du vil installere database. Om dette er en ny installasjon, huker du av for dette. Du må nå velge hvilke SQL-server du vil installere programmet på. "Servernavn" - navnet på SQL-Serveren (maskina hvor MS SQLServer er startet). Programmet foreslår navnet på den PC-en du installerer programmet på. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Systemkrav/Installasjon 9

18 "Databasenavn" - Navnet på SQL-basen. Pass på at det navnet som benyttes, ikke er i bruk fra før. Programmet foreslår QSMDB. Pålogging til SQL Server. Du må logge deg på SQL-serveren med rettigheter til å opprette databasen. "Påloggings-ID" - om du ikke installerer på en eksisterende SQLserver, logger du deg på basen som standard systemansvarlig. Dette er "sa". Skal du legge til databasen på en eksisterende SQL-server, må du taste inn en bruker id som finnes på denne, og som har tilstrekkelige rettigheter på denne SQL-serveren. (Er du inne som administrator, eller har lagt inn MSDE når du var logget på som deg selv, vil det i de fleste tilfeller fungere om du klikker på Bruk klarert tilkobling.) Klikk OK for å komme videre. Databasen blir nå etablert. Databasen legges på standard dataområde for SQL-installasjonen (vanligvis C:\Programfiler\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data. Husk på at det område databasen installeres på, bør være med i backuprutinen. Det er ikke nødvendig å dele ut dette området. Brukerne vil få tilgang til databasen via applikasjonen Velg "Fullfør" - QSM EE starter med det samme. Ønsker du ikke å starte programmet nå, tar du bort haken for dette valget. Vi anbefaler å starte QSM EE, for å sjekke at installasjonen har gått slik den skal. Du må nå logge deg på den nyetablerte QSM-databasen. Her må du logge deg på som "qsadmin" - da det er eneste forhåndsdefinerte bruker av programmet. Passordet for denne brukeren er: "Pa$$w0rd" (ikke bokstaven O, men tallet 0 ). Dette bør endres når flere skal begynne å bruke programmet. Brukere av programmet opprettes og administreres under Administrasjonsmenyen inne i QSM EE. Dette er beskrevet i kapittel "Opprette brukere" lenger ut i manualen. 10 Systemkrav/Installasjon Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

19 Del ut programkatalogen hvor QS Manager ble installert for å kunne kjøre programmet over nettverket. Brukerne må ha skriverettigheter på katalogen. Installer evt. PC-Info. Vi anbefaler at du laster ned siste versjon av dette fra Denne installeres vanligvis på samme server som QSM, men dette kan en selv velge. PC-Info Manager må startes på den maskina den er installert. Om du ikke ønsker å kjøre den direkte på serveren, bør du derfor også installere den på maskina til den/de som skal administrere datafangsten som skjer ved hjelp av PC-Info. En kan da kjøre tilpasset installasjon på disse, og velge bort installasjon av PC-Info Agent på disse. Pass i alle fall på at alle peker på det sentrale området for pcinfo.mdb, slik at alle benytter samme database for dette! (Vanligvis //server/client/pcinfo.mdb). Madasoft PC-Info Installasjonsmeny - med følgende valg: Installere PC-Info Server - Installerer administrasjonsprogrammet til PC-Info (PC-Info Manager), og agenten (PC-Info) på server. PC-Info Manager gir oversikt over den informasjonen som er samlet inn av PC-Info. Den brukes også til å konfigurere PC-Info Server Tjenester, skanne nettveket og lese inn datafilene. Bør installeres på server og på Pc-en til de(n) som skal administrere disse dataene. Agenten er programmet som samler inn informasjon om datamaskinene i nettet. Agenten installeres på et felles område på serveren for å kunne startes via login-scriptet, eller direkte fra de ulike Pc-ene. Agenten generer en datafil (*.DAT) pr. PC som blir skannet. Installere PC-Info Agent - Denne behøver en ikke å installere på annet en stand alone Pc-er en ønsker å skanne. Velg Installere PC-Infoserver. Følg instruksjonene på skjermen. Under denne installasjonen installeres alt du trenger for å kjøre QSM og PC-Info sammen. Området hvor PC-Info Agent installeres, er på det samme område som databasen som PC-Info ligger (standard: C:\Programfiler\MadaSoft\PC-Info\Client). Det er i denne katalogen en samler info som hentes inn via PC-Info Manager og PC-Info agent. Katalogen bør deles ut slik at en kan kjøre agenten over nettet uten å installere den på arbeidsstasjonene (gjerne via et logonscript). PC-Info Agent kan installeres på maskiner som ikke er i samme nettverk som hovedinstallasjonen, sleik at en også kan skanne disse. Resultatet av skanningen lagres i en dat-fil som i etterkant kopieres inn på området hvor den sentrale PC-Info databasen ligger. Mer om PC-Info finner du i kapitlet Integrasjon mot PC-Info Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Systemkrav/Installasjon 11

20 Installere QSM EE på arbeidsstasjonene I prinsippet trenger du bare en snarvei til qsmange.exe. Vi forutsetter at programkatalogen til QSM EE er delt, og at brukerne har skriverettigheter på katalogen. Ønsker du å ha QS Manager på startmenyen din, dobbeltklikker du på fila QSMClient.EXE som ligger i programkatalogen til QSM (Standard: C:\Programfiler\QSManager). Lykke til med installasjonen! NB! Husk å skrive under lisens-/vedlikeholdsavtalen og send den til oss! Spørsmål vedrørende produktet kan rettes til: QS Manager AS Tlf. : Strandgt. 31 Faks: Hamar E-post: 12 Systemkrav/Installasjon Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

21 Framdriftsplan I dette kapittelet vil vi forsøke å gi en oversikt over hvilke aktiviteter som bør gjøres, og hvor vi anbefaler å begynne. Dette er kun gjort for å gi en oversikt, og er ikke noen fasit. Vår erfaring forteller oss at det kan være lønnsomt å bruke noen timer i oppstartfasen sammen med en person som har erfaring med QSM og ARI Management. Forberedende aktiviteter Vi forutsetter at installasjon av programmet er gjort (se beskrivelse på hvordan dette gjøres i kapittel om installasjon av programmet), og at en har klart for seg hvordan de forskjellige elementene i QS Manager skal brukes. (QS Administrator, QS Arkiv og QS Arkivlogger (permer for å arkivere lagringsmedier og dokumenter). Under kartleggingen av hva man har av programvare og utstyr i virksomheten, vil det avdekkes hvor mange og hvilke type permer og bokser (til lagringsmedier) det er behov for. Vi tror at en viktig suksessfaktor for å få de berørte medarbeiderne til å følge opp de ulike tiltakene, er at man gir de berørte personer egnede verktøy som støtter dette. Sett av nok rom til å holde orden både på papirene og lagringsmediene! Det er viktig at det etableres rutiner for hvor de ulike elementene skal oppbevares, allerede i oppstartfasen av prosjektet. QS Arkivlogger finnes i forskjellige varianter, og til de fleste typer lagringsmedier. Husk på at permene også er med og synliggjør konseptet i virksomheten! Eksempel på framdriftsplan: 1. Legg inn de moduler av QS Manager programvare som du ønsker å benytte, og legg inn snarvei til programmet på maskina til de som skal bruke QSM EE. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Framdriftsplan 13

22 Importrutinen i QSM EE kan spare deg for mye registreringsarbeid! 2. Gjør deg kjent med begrepene i programmet - les kapittelet Før du går i gang 3. Gå gjennom det grunnleggende oppsettet i programmet. Gjennomgå evt. oppsettet av integrasjon mot PC-Info. Se gjennom de ulike objekttypene, og legg evt. til de objekttyper, funksjoner og statuskoder som dere ønsker å benytte i tillegg til de som er forhåndsdefinert. Se på oppsettet for de viktigste objekttypene og gjør evt. tilpasninger. 4. Registrer interne personer som skal knyttes opp mot ulikt utstyr og rutiner. Benytt gjerne funksjonen som henter disse fra Active Directory. Om en benytter PC-Info, vil personene opprettes som objekter i QSM automatisk. Importrutinen kan også benyttes, om du har personene registrert i andre program (eks. lønn). 5. Registrer leverandørene. Ta deg også tid til å registrere inn de personer hos leverandørene som dere har kontakt med. Dette vil gjøre senere arbeid enklere. (Importrutinen kan spare mye dobbeltregistrering også her eksporter fra økonomisystemet, og importer i QSM EE.) 6. Registrer utstyret. Vi anbefaler at du begynner med det utstyret som er mest kritisk for virksomhetens drift. Den mest omfattende jobben med dette, er å hente inn de nødvendige data som skal inn i systemet. Benyttes PC-Info, vil datamaskiner, programvare, skrivere og div. nettverkskomponenter kunne hentes inn automatisk. OBS! Om du har noen av disse dataene liggende i andre programmer som har mulighet til å eksportere til et standardformat, kan disse enkelt importeres i QSM! 7. Registrer de mest kritiske virksomhetsprosessene. 8. Koble de ressursene som støtter de ulike virksomhetsprosessene mot de respektive prosesser. Dette for å visualisere avhengighetsforhold. 9. Skriv ut dokumentasjon. 10. Gå gjennom de ulike aktivitetstypene som er forhåndsdefinert. Gjør de tilpasninger som er ønskelig, og definer gjerne dine egne. 11. Registrer ulike rutiner og prosedyrer som er nødvendig for å drifte de ressursene du vil administrere i QSM. 12. Knytt rutine-/prosedyrebeskrivelser til de ulike objektene som omfattes av slike. Hver rutine må ha et unikt navn/nummer - bli enige om et system for dette. Det bør gjøres en individuell vurdering av hvor mange, og hvilke oppgaver det er naturlig å lage beskrivelse av. Noen periodiske oppgaver er imidlertid pålagt via lovgivning eller andre pålegg. Sørg for at disse oppgavene blir identifisert, og registrert i systemet. 8. Skriv ut alle rutiner og prosedyrer. - Sett originalene inn i QS Arkiv og evt. QS Administrator under kap. Rutinebeskrivelser. - Distribuer kopier til alle som er berørt, og sett dem evt. inn på rett sted i de ulike arkivloggene. 13. Tilrettelegg arkivlogger. 14 Framdriftsplan Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

23 Disse skal oppbevares på definerte steder, og det bør utpekes en som er ansvarlig for hver enkelt av dem. a. For relevante papirer. b. For programvare (CD er). Sett gjerne opp instrukser for hvor originalprogrammene skal arkiveres, og hvem som er ansvarlig for dem. c. For sikkerhetskopier og arkivering. For dagkopiene settes det av en Arkivlogg pr. ukesett. Vi anbefaler å ha 4 ukesett som rulleres. Ukesettet for inneværende uke (evt. også forrige uke), arkiveres lokalt og lett tilgjengelig, de andre eksternt eller i en annen bygning. Kopi av rutinebeskrivelsen settes inn under kapittel for Rutinebeskrivelser i den (de) aktuelle Arkivloggen(e). Originalen settes inn i Administrator kapittel Rutinebeskrivelser. Husk å fyll ut utvendig merkelapp på Arkivloggene. 14. Registrer arkivloggene i programmet. Skriv ut Arkivloggsoversikt. Denne gir oversikt over alle arkivlogger i systemet, hva de inneholder (hvilken rutine som benytter dem), hvem som er ansvarlig for den enkelte arkivlogg og hvor den skal oppbevares. Blanketten settes inn i permen Arkiv - kapittel "Dokumentasjon". OBS! Husk å teste alle rutiner som blir laget, spesielt de som går automatisk - for å se at de virkelig utfører det de var ment til! 15. Samle alle relevante papirer i QS Administrator og QS Arkiv. QS Arkiv er laget for å rydde opp i alle papirene som er relatert til sikkerhetsobjektene. Sett dem inn i riktige kapittelpunkter. QS Administrator er ment som en arbeidsbok for systemansvarlig. Sett derfor inn informasjon som benyttes jevnlig for å ha informasjon tilgjengelig så enkelt som mulig. 16. Ta sikkerhetskopi av dataene som er registrert i programmet. Alle data lagres i SQL-databasen. Sørg for at det blir tatt backup av denne med jevne mellomrom. Denne kopien arkiveres på sikkert sted. 17. Informer alle som blir berørt av QSM - sørg for god opplæring og at det blir etablert en felles forståelse for viktigheten av at alle følger opp de prosedyrene som defineres. Når disse oppgavene er utført, har du lagt grunnlaget for en mer oversiktlig og effektiv hverdag. Det er viktig at det defineres hvem som har ansvaret for å vedlikeholde hva. Erfaringsmessig oppnås de beste resultatene ved å plassere ansvaret for registrering og vedlikehold hos de som utfører de konkrete oppgavene. La QS Manager bli et verktøy som griper inn i hverdagen til alle som er berørt av innføringen av systemet! Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Framdriftsplan 15

24 Før du går i gang Vi anbefaler at du gjør deg kjent med de ulike begrepene og mulighetene i QS Manager, før du går i gang med planleggingen av hvordan dere vil bruke systemet i egen organisasjon. I utviklingen av QS Manager har vi lagt stor vekt på fleksibilitet, slik at systemet skal kunne skreddersys for den enkelte virksomhet. Du kan definere dine egne objekttyper og lage dine egne strukturer i oversiktstreet. For at det likevel skal være så enkelt og raskt som mulig å komme i gang, er mye definert i forkant. Dette passer godt i mange virksomheter, men noen tilpasninger til egen virksomhet er gjerne hensiktsmessig. Det meste av det som er forhåndsdefinert, kan endres. Ofte er det slik at man først etter å ha brukt systemet i en periode, vil se de ulike mulighetene i forhold til egen organisasjon. Vi har derfor forsøkt å gjøre det så enkelt som mulig å tilpasse systemet til egen måte å bruke det på, også etter at systemet er tatt i bruk. QS Manager AS og våre samarbeidspartnere bistår gjerne med å planlegge og organisere QS Manager på en måte som best mulig tilfredsstiller behovene i din organisasjon. Vi vil først gå gjennom noen av de grunnleggende begrepene i QS Manager, og drøfte ulike muligheter med systemet. Lenger bak i denne veiledningen, vil du finne mer detaljerte beskrivelser av hvordan du utfører de ulike oppgavene i programmet. Systemets grunnpilarer 1. Oversikt over alle viktige ressurser (objekter) - en detaljert oversikt over alle viktige eiendeler, bygninger, personer, rutiner, leverandører, avtaler og evt. andre ressurser for virksomheten. En kan registrere standard informasjon og mer spesifikke tekniske detaljer. Hensikten er å få god oversikt over de ulike ressursene, hvor de befinner seg og hvordan de er knyttet sammen. Hvert objekt har sitt eget datakort hvor en kan registrere relevante detaljer. Målet er å vite hvilke ressurser som står til rådighet, og hvilke prosesser de støtter i virksomheten. Utskrifter fra registeret, som viser hva du har og verdien av det, er også en glimrende dokumentasjon overfor forsikringsselskap etc. 2. Dokumentasjon - QSM gjør det enkelt å lage nødvendige prosedyre- og rutinebeskrivelser. Visuell oversikt forenkler vedlikeholdet, og gjør det enkelt å finne fram til de ulike rutiner/prosedyrer og planer. Planverk kan lages direkte i QSM, eller ligge i eksterne filer (eks. MS Word, html eller bildefiler), som kan åpnes direkte fra QSM. I en kritisk situasjon kan dette være forskjellen på en alvorlig hendelse og katastrofe. I daglig drift vil det spare tid og kostnader, samt senke frustrasjonsnivået. 3. Aktiviteter - via aktivitetsstyreren kan en fordele og prioritere oppgaver av ulike kategorier. Ved å knytte de ulike aktivitetene og rutinene direkte mot de objekter (herunder også leverandører og personer) som er involvert i 16 Før du går i gang Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

25 aktiviteten, vil det være enkelt å finne igjen verdifull historikk. (Hva som ble gjort når og av hvem.) En kan knytte ulike rutiner, prosedyrebeskrivelser og annet relevant planverk, direkte mot objektene og aktivitetene som registreres i systemet. Struktur og begreper i QS Manager Sorteringskriterium Spesifikasjoner (reg.felt/linker) Objekt Objekt Hovedstruktur Figuren nedenfor viser hvordan systemet er bygget opp og strukturert. QSM er et komplett system for å administrere og holde oversikt over de ulike elementene i virksomheten, og livsløpet til disse (endringer i spesifikasjoner, aktivitetene som knyttes til dem etc.) En kan også knytte til eksterne filer som inneholder relevant informasjon direkte mot enheten (objektet) eller aktiviteten (eks. Worddokumenter, bilder, tegninger, regneark, mapper, eller html-adresser (WEB eller intranett) som beskriver eller har relevans til objektet eller aktiviteten). Du kan selv velge om du ønsker å arkivere disse vedleggene inne i databasen, eller om du vil la de ligge i en katalog som er tilgjengelig for de som skal kunne åpne vedlegget. G T Objektgruppe Objekttype Objekt Ekstern Dokumentasjon Prosess Historikk Linker til andre objekter (herunder også de virksomhetsprosesser objektet støtter) Relasjoner - sammenhenger og avhengighetsforhold Spesifikasjoner (reg.felt/egenskaper) Aktivitetstype Aktiviteter Historikk Service Avvik Rutiner Helpdesk Etc. Ekstern Dokumentasjon Objektbegrepet I QS Manager blir alle elementer som registreres i systemet, presentert som objekter med ulike egenskaper. Både avdelinger, bygninger, rom, eiendeler, personer, leverandører, avtaler, virksomhetsprosesser etc., blir behandlet og omtalt som objekter. Det samme gjelder rutinebeskrivelser, og evt. planer for kontinuitet og beredskap. Dokumenter, tegninger, mapper osv. kan knyttes direkte til objektene ved å registrere stien dit de måtte befinne seg. Objekttyper Objektene kategoriseres i ulike objekttyper. Vi har forhåndsdefinert de vanligste objekttypene (eks. person, leverandør, rutine, PC, kontormaskin, avtale osv.). På objekttypen defineres hvilke registreringsfelt man ønsker for objekter av denne kategorien. (Eks. Mobiltelefon eller SIM-kort kan ha tilleggsfelter som PIN-, PUK-kode etc.). Til objekttypen knyttes et ikon som symboliserer alle objekter som blir kategorisert innenfor samme objekttype. Begrepet benyttes også i forbindelse med utskrifter. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Før du går i gang 17

26 På objekttypen defineres også hvilke andre typer objekter som skal kunne knyttes sammen (kobles til) med objekter av denne typen. Hvilke forhåndsdefinerte objekttyper som følger med, er avhengig av hvilke moduler som anskaffes. Det er enkelt å definere sine egne objekttyper, men en kan også bestille nye objekttyper fra QS Manager AS eller en av våre samarbeidspartnere. Objektgrupper De ulike objekttypene er knyttet til en Objektgruppe. Dette begrepet benyttes til sortering og i forbindelse med brukerautorisasjon. Når man registrerer de ulike objekttypene, velger man hvilke gruppe de skal tilhøre. Hvilke objektgrupper som er tilgjengelig, er avhengig av hvilke moduler som er anskaffet, og hva den påloggede bruker har tilgang til. Objektgruppene er forhåndsdefinert - men du kan bestille flere. Orgenheter Begrepet blir brukt om en fysisk eller funksjonell organisatorisk enhet i virksomheten. 18 Før du går i gang Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

27 Du kan velge å se objekter fra bare en valgt orgenhet i oversiktstreet. Standard vises alle. Begrepet "Overordnet Orgenhet" benyttes i QSM som øverste organisasjonsnivå. I oversiktstreet finnes en gruppe som heter "Orgenheter". Innenfor denne gruppen kan det være naturlig å definere avdelinger, seksjoner og lignende. En "Overordnet Orgenhet" kan inneholde mange avdelinger. Orgenhet sier noe om eierforhold til objektene. Alle objekter og aktiviteter må tilhøre (være knyttet til) en "overordnet orgenhet". Det er viktig å ikke blande begrepene "Orgenhet" og "Avdeling" i systemet. Fordi det er knyttet funksjonalitet til begrepet Overordnet orgenhet, må disse skilles ut fra andre organisatoriske enheter. Dette gjøres ved å markere på objekttypen at orgenheter av denne typen skal være en "Overordnet orgenhet". Når en registrerer objekter og aktiviteter, kan en klikke på globusen inne i registreringsbildet for å knytte mot en gitt orgenhet. Det er kun mulig å knytte objekter og aktiviteter mot orgenheter det er haket av for "Overordnet orgenhet" på. Det samme gjelder også andre søk/filtre i programmet. Det er bare objekttyper i gruppen "Orgenheter" som kan være overordnede orgenheter. Objekttypen "Orgenheter" er predefinert som overordnet orgenhet, og standard orgenhet når du installerer programmet for første gang, får id "Orgenhet1", med firmanavnet som objektnavn. Om du ikke ønsker å operere med flere overordnede orgenheter, trenger du ikke tenke gjennom denne problemstillingen. Begrepet benyttes også for å styre hvilke tilganger de ulike brukerne skal ha i systemet. En definerer hva som er standard orgenhet for den enkelte bruker, og evt. hvilke andre orgenheter brukeren skal ha tilgang til å kunne registrere eller lese data på. Funksjonsbegrepet forteller hvilke funksjoner de ulike objektene kan brukes til i virksomheten. Funksjonsbegrepet I tilknytning til hvert objekt, har du mulighet til å definere hvilke funksjoner/roller de ulike objektene kan inneha. Man kan for eksempel definere at et firma kan ha funksjonen Utstyrsleverandør, etc. En person kan ha funksjonen Serviceteknikker, Word-ekspert, Utførende, "Selger", Teknikker" osv. Funksjonsbegrepet brukes i QS Manager til å fortelle hvilke funksjoner et objekt kan ha, de ulike objektenes funksjon i forhold til andre objekter, og til å fortelle hvilken funksjon objekter har i en aktivitet. Funksjonsbegrepet er også et hensiktsmessig sorterings- og søkekriterium. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Før du går i gang 19

28 Tips: Ved å synliggjøre hvilken funksjon et objekt har i forhold til det som ligger over, blir oversiktstreet mye mer informativt. I forbindelse med aktivitetsstyreren, kan funksjonsbegrepet benyttes for å plukke ut riktig person og/eller materiell som er egnet for å fylle en spesifikk funksjon, eller utføre en spesifikk oppgave. Man kan for eksempel i planleggingen av en aktivitet, bestemme seg for at denne oppgaven krever at den som skal utføre aktiviteten, skal kunne ha funksjonen servicetekniker. Det vil da være mulig å hente fram kun de personer som kan dekke denne funksjonen. Et annet eksempel: For å fylle en viktig funksjon i administrasjonen, trenger man en skriver som kan skrive ut fakturablanketter. Dette krever at skriveren innehar spesielle egenskaper. Ved å søke blant de skriverne som kan dekke funksjonen fakturaskriver, vil en raskt kunne finne fram til en egnet enhet. En kan også kategorisere ulike leverandører/samarbeidspartnere ved å definere hvilke funksjoner de ulike leverandørene kan dekke. Via dette kan en søke seg fram til hvilke leverandører som er aktuelle i ulike sammenhenger. Ved litt kreativ bruk av funksjonsbegrepet, kan en bruke QSM til å holde oversikt over kompetanseprofiler på personer. Vi har forhåndsdefinert et knippe funksjoner, og man kan legge til sine egne ved behov. Reservasjon Det er mulig å reservere objekter i en angitt tidsperiode (dato/time). Du kan for eksempel allokere objekter til et prosjekt som skal gå over en gitt tidsperiode. Når du skal finne objekter som du ønsker å reservere til prosjektet, kan du søke fram de objektene som er ledig i den angitte tidsperioden. Videre kan de objektene som velges ut, reserveres i perioden prosjektet skal pågå. Ved registrering av en aktivitet som skal foregå på et gitt tidspunkt, kan hovedobjektet i aktiviteten reserveres i den perioden aktiviteten skal pågå - direkte i registreringsbildet for aktiviteten. Lokasjon For å ha et begrep som gjør det enkelt å vite hvor et objekt er, kan det knyttes mot en lokasjon. En lokasjon kan for eksempel være en bygning, eller et avgrenset sted. Innenfor en lokasjon kan en operere med mer nøyaktig plassering som for eksempel etasje/rom. Lokasjonsbegrepet er særlig nyttig sammen med aktivitetsstyreren i QS Manager. En kan knytte automatisk flytting fra en 20 Før du går i gang Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

29 lokasjon til ulike statuskoder for eksempel kan endring av statuskode fra I normal drift til Service eksternt slette koblingen til et rom, og opprette det mot en definert leverandør. Aktiviteter I QS Manager brukes begrepet aktiviteter om alle handlinger, planlagte eller ikke planlagte som utføres i forhold til et registrert objekt. En aktivitet kan være generert av en periodisk rutine, det kan være et serviceoppdrag, brukerstøtte e.l. Om en har anskaffet modulen QS WEB Helpdesk, kan hver enkelt bruker registrere problemer/oppgaver og se status på disse, direkte gjennom en WEBbrowser. På denne måten kan en begrense omfanget av telefoner til belastede servicepersoner. En annen måte å få registrert supportbehov/aktiviteter på, er å sende epost til en definert e-postadrese. Disse kommer da opp som ubehandlede aktiviteter i aktivitetsstyreren. For å kunne benytte denne funksjonen, må en anskaffe QS Mail Agent. Det er mulig å få systemet til sende e-post til de som er involdvert/berørt av en aktivitet autmatisk ved endring av aktiviteten. Sending av utgående epost krever ingen tilleggsmoduler. Ved å benytte aktivitetstypen Admin, kan man registrere aktiviteter som bare synes for de brukerne som er knyttet til brukerprofilen Admin. Aktivitetstyper Aktivitetene kategoriseres i ulike aktivitetstyper. De ulike aktivitetstypene kan ha ulike spesifikasjoner og registreringsfelt. Du kan redigere hva som er relevant å registrere på de ulike aktivitetstypene. Du kan også lage nye. Du kan velge blant standard spesifikasjoner, og ta med de spesifikasjonene som er relevant i forhold til den enkelte aktivitetstype. Du kan også velge hvilke typer objekter som skal kunne linkes inn i aktiviteten (ressurser som involveres, og/eller objekter som skal utsettes for denne aktiviteten). Dette kan en gjøre ut i fra objektgruppe, objekttype eller funksjon. Vi har forhåndsdefinert et knippe aktivitetstyper, disse kan endres om ønskelig. Det er også mulig å legge til egne aktivitetstyper. Aktiviteter av typen Admin vil være tilgjengelig kun for de som er knyttet til brukerprofilen Admin - dvs. de som har administratorrettigheter i systemet. På samme måte som på objekttypene, kan en selv legge til registreringsfelt som en ønsker å ha med på aktiviteten. En kan for eksempel legge til felt for kostnader knyttet til aktiviteten, og et summeringsfelt for dette. Periodiske aktiviteter Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Før du går i gang 21

30 En aktivitet som skal gjentas med faste intervaller, kan legges inn som en periodisk aktivitet i systemet. Når en avslutter en periodisk aktivitet, vil det automatisk genereres en ny åpen aktivitet i aktivitetsstyreren, med riktig frist i forhold til hvilket intervall som er definert på aktivitetstypen. Rutiner/prosedyrer Med en rutine eller en prosedyre menes en fastsatt og dokumentert handlemåte. Disse registreres som et objekt i programmet med en objekttype som er knyttet mot objektgruppen "Rutine". Rutiner er også en aktivitetstype i QS Manager. I rutinebeskrivelsen kan en forhåndsdefinere hvilke objekter som skal involveres i aktiviteten, og hvilken funksjon de har i rutinen. Det er også mulig å knytte prosedyrebeskrivelser som er laget tidligere inn som en beskrivelse av den aktuelle aktiviteten. På denne måten kan en registrere eksisterende rutinebeskrivelser og knytte dem opp mot rutiner i QS Manager. Varsling En kan sette opp varsling av definerte brukere for å bli minnet på forfallsdatoer, tid for å gjennomføre en rutine, varsel om at en er utførende i en ny aktivitet, endringer i aktiviteter en er involvert i med mer. Varsel fra objekter kommer fram som meldingsbokser inne i programmet, en kan så velge å sende e-post til definerte mottagere som en respns på varselet. Varsler generert av aktiviteter sendes direktet ut som e-post til berørte personer (krever at en har definert SMTserveren i qsmdb.ini og at de personene som skal motta varsel er registrert i QSM med e-postadresse). 22 Før du går i gang Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

31 Ved å benytte statuskoder aktivt, vil man til enhver tid kjenne objektenes tilstand og plassering. Statuskoder En kan operere med ulike statuskoder som sier noe om objektenes tilstand. Disse kodene skal kunne fortelle om objektet er i drift, tilgjengelighet, eller hvor det fysisk befinner seg. Statuskoden benyttes for eksempel ved avhending av utstyr. Ved å gi et objekt en statuskode som er definert som en utgangskode, vil objektet bli borte fra de aktive listene, men all historikk kan enkelt hentes fram. En kan legge til egne statuskoder eller redigere eksisterende. (Rullegardinmenyen: Objekter - Statuskoder ). Til de ulike statuskodene kan en knytte funksjonalitet som automatisk kobler objektet mot et annet objekt - eks.: Statuskoden Service eksternt kan flytte objektet til en definert servicepartner. Krysser en av for Utgang på statuskoden, vil objekter som får denne status, blir borte fra alle aktive lister i QSM, og kun hentes opp om en ber om å få se dem (huker av for Vis utgåtte ). Du kan definere hvilke objekttyper de ulike statuskodene er aktuelle for. Om du ikke velger å koble mot objekttyper, vil statuskoden være tilgjengelig på alle objekttyper i systemet. Koblinger benyttes for å vise fysisk, funksjonell eller organisatorisk sammenheng mellom objekter. Du kan også lage koblinger ved å benytte funksjonen "Kopier kobling" i oversiktstreet. Denne type koblinger er kun en visualisering, og ikke mulig å få med på rapporter etc. Ved hjelp av eksklusive koblinger kan en gjøre det umulig å registrere koblinger som ikke er logiske. Koblinger Det kan opprettes koblinger mellom objektene som sier noe om sammenhengen mellom dem. (Eks. Du kan knytte en person til en avdeling, en skanner til en PC, en serviceavtale til en kopimaskin osv.) For å få en visuell og intuitiv oversikt over ressursene og hvordan de henger sammen, benyttes koblinger i stor grad i QSM. Du kan selv definere hvilke ressurser du vil se sammenhengen mellom. Dette gjøres i utgangspunktet på de ulike objekttypene. Det opereres med "overliggende" og "underliggende" koblinger i systemet. Dette henspeiler til om du ønsker å se objekter av den definerte typen (eller gruppen, eller funksjon) over eller under den aktuelle objekttypen i oversiktstreet. Om du ønsker å se koblingen "begge veier", definerer du den som "overliggende" på den ene objekttypen, og refererer til den andre som "underliggende" på den andre objekttypen. Et av valgene du kan gjøre når du definerer et linkfelt, er om koblingen skal være eksklusiv. Ved å huke av for at en kobling skal være eksklusiv, vil du ikke kunne koble andre objekter av samme type mot den definerte objekttypen. Funksjonen krever god planlegging, men vil gjøre at en får svært god kontroll i og med at en da ikke kan koble et objekt mot to andre objekter av samme type. Eks.: En maskin skal ikke kunne kobles mot 2 ulike rom samtidig, da den kun skal kunne befinne seg på ett sted. Du kan bare bruke eksklusive linker der linkfeltet refererer til en objekttype. Se kapitlet Bruk av eksklusive koblinger for mer info. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Før du går i gang 23

32 Filvedlegg Til alle objekter og aktiviteter som er registrert i programmet, kan du knytte ett eller flere filvedlegg. Dette kan være dokumenter, bilder, regneark, tegninger etc. som er relevant til objektet eller aktiviteten. Du kan selv velge om du ønsker å lagre vedlegget inne i databasen, eller om du kun vil ha en referanse til filstien hvor vedlegget ligger. Du kan uansett åpne vedlegget direkte fra QSM. Som vedlegg kan en også knytte en mappe (katalog) eller et URL-adresse (WEB). På denne måten blir det enkelt å finne riktig versjon av en rutine, legge ved et forklarende skjermbilde til en aktivitet osv. Til hvert filvedlegg kan du legge på en beskrivelse, som gjør det enkelt å se hva vedlegget er. Ved å registrere de viktigste virksomhetsprosessene i QSM, kan en få en enkel og visuell oversikt over hvilket utstyr og ressurser de ulike prosessene er avhengig av. Virksomhetsprosesser Sammenhengen mellom utstyret vi benytter, og den prosessen de ulike verktøyene støtter i virksomheten, blir hele tiden mer uoversiktlig. For å holde oversikt over hva som stopper om utstyr bryter sammen, nøkkelpersonell forsvinner etc., kan en registrere de viktigste virksomhetsprosessene som objekter i QS Manager, og så lage koblinger mot utstyret og personene som støtter eller er involvert i den enkelte prosess. Med en virksomhetsprosess mener vi ganske enkelt en oppgave som utføres i eller av den organisasjonen vi arbeider for. Eks.: Elektronisk post. For å få sendt/hentet e-post, er en avhengig av et oppsett inne i det programmet en bruker til denne funksjonen. Videre er en avhengig av forbindelse ut på Internett. Dette kan skje via et modem, et ISDN-kort eller en router. Skjer det via en router, er en også avhengig av det lokale nettverket for at en skal ha kontakt med routeren. Prosessen e-post er med andre ord avhengig av en rekke objekter og oppsett for å fungere. Om denne prosessen stopper, er det for mange vanskelig å vite hvor en skal lete. Ved å definere denne i QSM, har en mulighet til å se de ulike sammenhengene på en enkel og visuell måte. Videre kan en enkelt finne fram de riktige parametere for de ulike enhetene. Avhengighetsparametere Begrepet brukes i modulen QS Security Manager, og benyttes for å sette mål på hvor viktig et objekt er i den aktuelle koblingen, og hvor sannsynlig det er at den bryter sammen. Avhengighetsparametere settes på koblingen mellom objekter. Hensikten er å få dokumentert hvilke virksomhetsprosesser som støttes av de ulike objektene, og hvor viktige disse er for driften av virksomheten. En kan sette sannsynlighet for brudd, kostnad ved kort og langt avbrudd osv. 24 Før du går i gang Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

33 Viktighetsgrader Benyttes i QS Security Manager for å klassifisere hvor viktig det aktuelle objekt er for det som ligger over i hierarkiet. Benyttes bl.a. for å fortelle hvor viktig et objekt er i en virksomhetsprosess. Avtaler I QS Manager er det lagt inn muligheter til å administrere avtaler. Ved å registrere avtalene i QS Manager, blir det enklere å holde oversikt, følge opp kostnader, oppsigelsestider og hvilke objekter som avtalen omfatter. Vi anbefaler å skanne inn avtalene og henvise til den elektronisk lagrede avtalen i QSM (som vedlegg til objektet). Her er de mye å spare i en travel hverdag! Profiler Det er mulig å differensiere hva den enkelte bruker skal få tilgang til, og hvilke funksjoner som kan utføres. Dette styres ved å registrere de ulike brukerne i en brukertabell, og knytte hver enkelt bruker mot en profil. På denne måten kan en styre hvilke objektgrupper den enkelte får vedlikeholde, for eksempel ut i fra hvilket ansvarsområde man har. Eks.: En dataansvarlig ønsker å se datarelatert utstyr og de dokumenter, avtaler og rutiner som er relatert til dette. En annen har ansvaret for generelt inventar/løsøre. Via ulike brukerprofiler kan en styre hvilke tilganger brukerne får til ulike grupper objekter. Språkkoder QS Manager har multispråkfunksjon. På den enkelte bruker defineres en språkkode som skal være standard for denne brukeren. Her kan en opprette egne språkkoder, om aktuelt språk ikke finnes i listen over språkkoder. En kan selv oversette Ledetekster, overskrifter til de enkelte skjermbilder og tilhørende hjelpetekster (forutsetter QS Developer Kit). Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Før du går i gang 25

34 Hjelpetekster Ved hjelp av QS Developer Kit er det også mulig å lage egne tillegg til hjelpeteksten som forklarer lokal bruk av den aktuelle funksjonen/skjermbildet. En kan også endre standard hjelpetekst, men en må da være oppmerksom på at dette vil bli overskrevet når man får ny versjon av programmet. En kan også lage hjelpetekster for ulike språk. Ledetekster Ved hjelp av QS Developer Kit er det mulig å endre ledetekstene på de ulike feltene. Om en benytter seg av dette, må en være klar over hvilke konsekvenser dette har i forhold til standard brukerdokumentasjon og lignende. Oversiktstreet Oversiktstreet visualiserer de ulike koblinger som er registrert. Det blir presentert et oversiktstre som skal hjelpe deg å holde oversikt over de ulike objektene og sammenhengen mellom dem. Du bestemmer selv hvordan du ønsker å få dette presentert. Antall nivåer i treet er fritt - slik at du selv kan avgjøre hvordan du vil anskueliggjøre sammenhengen mellom de ulike objektene. Nivåene Objektgruppe - Objekttype er hardkodet og kan ikke endres. Oversiktstreet skal gjøre det enkelt å finne fram til informasjon om en gitt ressurs, og alle aktiviteter som er rettet mot denne. Fra dette skjermbildet kan du registrere, kopiere, flytte og behandle objekter og aktiviteter. For å håndtere/søke på flere objekter eller aktiviteter, eller lage rapporter anbefaler vi å benytte henholdsvis objektlisten og aktivitetslisten. 26 Før du går i gang Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

35 Ulike trestrukturer QSM presenterer alle objektgruppene som du har tilgang til, som toppmapper i treet. De ulike objekttypene som tilhører de ulike gruppene, kommer opp som neste nivå. Det er objekttypen og de spesifikasjoner som er gjort på denne, som bestemmer hva som kommer opp på nivået under de ulike objektene, og hva programmet vil foreslå under funksjonen koble til. Det er ingen begrensning i programmet på hvor mange koblinger en kan gjøre både oppover og nedover i strukturen. På denne måten kan en for eksempel registrere inn en serviceavtale, og koble alle objekter som berøres av avtalen mot denne. Avtalen vil da synes i tilknytning til alle objekter den gjelder for, selv om den bare er registrert én gang. Om ønskelig kan det også opprettes en kobling mot permen/arkivskuffen hvor den fysiske avtalen oppbevares, og på denne måten gjøre det enkelt å finne den fram. Til hver objekttype kan det knyttes et ikon som øker lesbarheten i oversikten. Det er lagt inn avanserte funksjoner for å lette arbeidet med registrering og vedlikehold, direkte i oversiktstreet. Sekvens Om en vil overstyre rekkefølgen objektene framtrer i trestrukturen, kan en sette sekvensnummer på de ulike objektene på et gitt nivå i treet. Rekkefølgen på underliggende objekter, ordnes ellers i alfabetisk rekkefølge basert på objektnavnet. QS Manager gir deg mulighet for å se sammenhengen mellom objektene, ut i fra ulike ståsteder/fokus. På denne måten kan en lage seg ulike koblingsstrukturer ut i fra hvilke sammenhenger man vil anskueliggjøre. Vi vil nedenfor gi noen eksepler/ideer på hva man kan oppnå ved å lage ulike trestrukturer. En ny trestruktur kan enkelt bygges opp ved å kopiere koblingen mellom de ulike objektene som er registrert i QSM. Trestruktur basert på objekttype eller gruppe I treet er tre nivåer hardkodet. Det betyr at du ved oppstart av QSM får opp en trestruktur som viser alle tilgjengelige grupper som øverste nivå, med alle tilhørende objekttyper som neste nivå. Under hver enkelt objekttype, vises så alle objekter som er registrert av denne typen. En kan på den måten enkelt klikke på ønsket gruppe (for eksempel "IT"). Her vil du få opp alle definerte typer som neste nivå. Ved å klikke på for eksempel PC-er i gruppen "IT", vil en få opp alle objekter av typen "PC". Om en så på objekttypen "PC" har definert at en skal se "Programvare" som underliggende objekter, vil en kunne klikke seg videre i strukturen. Under gruppen "Personer" kan for eksempel ha typen "Person intern", og koble opp hva de ulike personer disponerer av utstyr. Dette gir god oversikt og kontroll. Lokasjon - geografisk trestruktur I mange tilfeller er det hensiktsmessig å se koblingsstrukturen i forhold til lokasjon. En kan for eksempel ha en bygning som toppnivå, hvor neste nivå er etasjene, neste nivå er de ulike rommene i etasjen osv. En vil på denne måten kunne klikke seg fram til et rom, for å få oversikt over alt utstyr som er registrert på dette rommet. I andre tilfeller kan det være mer hensiktsmessig å gå rett fra Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Før du går i gang 27

36 lokasjon til for eksempel avdeling, ansatte e.l. Dette defineres selv ut i fra virksomhetens karakter og behov. Organisasjonsbetinget trestruktur Mange ønsker å se systemet i sammenheng med organisasjonsstrukturen. Dette får en ved å klikke på mappen Orgenhet, neste nivå kan være avdeling, så person, så hvilket utstyr personen disponerer og så videre. Videre kan en opprette koblinger til alle objektene som tilhører den enkelte avdeling, disse vil da henge under de respektive avdelinger i oversiktstreet. QS Manager kan benyttes for å skaffe oversikt over de ulike virksomhetsprosesser, og hvilke ressurser de ulike prosessene er avhengig av. Trestrukturer som viser virksomhetsprosesser Et overordnet mål for enhver virksomhet, er å sørge for stabilitet i de ulike virksomhetsprosessene. Det er derfor av stor betydning å ha oversikt over hvordan de ulike virksomhetsprosessene henger sammen, og hvilket utstyr de er avhengig av. I QS Manager kan en registrere slike koblinger og synliggjøre dem ved hjelp av trestrukturer. Trestruktur som viser fysisk kabling Mange har behov for å vite hvordan ting fysisk er koblet sammen - for eksempel kablingsstrukturen til datamaskinene. En kan da lage seg oversikt i treet som viser hvilke maskiner som er koblet mot de ulike switchene, hvilke veggkontaktnummer de er tilknyttet osv. En kan forhåndsdefinere erstatningsstrukturer for raskest mulig å få i gang vitale funksjoner i en angitt situasjon. Erstatningsstrukturer I forbindelse med utarbeidelsen av kontinuitet- og beredskapsplaner, er det ofte hensiktsmessig å lage seg ulike scenarier ut i fra tenkte situasjoner. En kan forhåndsdefinere erstatningsstrukturer for de aller mest kritiske forretningsområdene, for å være best mulig forberedt i tilfelle avbrudd. Etter å ha identifisert de viktigste prosessene i virksomheten, kan en lage en gren i oversiktstreet som viser alle sikkerhetsobjektene (alle objekter det er nødvendig for å få i gang den aktuelle prosessen i gang igjen), samt alle personer og leverandører som må kontaktes i en slik situasjon. En kan tenke seg svært mange måter å anskueliggjøre sammenhenger mellom objekter på. Vi foreslår at en velger seg en hovedstruktur som man føler seg bekvem med, og evt. bygger opp andre måter å se det på etter hvert. 28 Før du går i gang Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

37 Generelt om programmet Hovedmålet med QS Manager er å skape oversikt over virksomhetenes viktigste ressurser (minimum: sikkerhetsobjektene), og de aktiviteter som utføres i tilknytning til disse. Systemet et verktøy for å produsere og vedlikeholde nødvendig dokumentasjon for å sikre driftsstabilitet og nødvendig beredskap. Vi tror at en kan høste store gevinster ved å ta vare på de erfaringene en gjør seg i den daglige driften (dette oppnås ved å registrere hvordan man løser de ulike oppgavene som er tilknyttet det utstyret som virksomheten benytter). QSM i forhold til annen programvare Funksjonene For at QS Manager skal være et selvstendig produkt, har vi har lagt inn funksjonalitet i programmet som gjør det mulig å dekke et vidt spekter av oppgaver. Vi tilstreber at QS Manager skal være et verktøy som støtter og effektiviserer flest mulig av de administrative oppgavene omkring sikkerhetsobjektene i virksomheten. Enkelte av disse funksjonene er det mulig at din virksomhet har kjøpt egne, spesialiserte programmer for å ta seg av. I mange tilfeller er dette systemer som ivaretar én enkelt funksjon eller område. Slike programmer kan med fordel benyttes sammen med QS Manager. Det er laget muligheter til å hente inn/utveksle relevant informasjon andre program. Graden av integrasjon det er mulig å oppnå, avhenger av hvilke program man benytter. Ta gjerne kontakt med din leverandør om du har spørsmål til dette. Informasjonen Mange av de dataene som skal samles i QS Manager, er ofte registrert tidligere i andre program. I de fleste tilfeller er det en enkel sak å lese disse inn i QS Manager via importfunksjonen i programmet. Ta kontakt med oss for å ta rede på dette - det kan spare deg for mye dobbeltregistrering! PC-Info PC-Info er et program som henter informasjon om nettverksenheter og programvare. Vi har laget en integrasjon mot dette, slik at registrering og vedlikehold av det som finnes tilgjengelig i nettverket blir tilnærmet automatisk. Maskinvare, programvare og de personene som er logget på maskinene blir Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Generelt om programmet 29

38 registrert i QSM, og det blir laget koblinger slik at en kan se hvilke program som ligger på hvilken maskin, og hvem som bruker de ulike maskinene. Active Directory Det er laget en kobling mot Active Directory slik at det er mulig å hente inn personene med den informasjon som er registrer i AD direkte til QSM. På denne måten kan personinfo vedlikeholdes i AD, og endringer leses direkte i QSM en slipper dobbeltregistrering. Knytte eksterne filer til objekter og aktiviteter Det er mulig å knytte eksterne filer til objektene og aktivitetene som registreres i QS Manager. På denne måten kan du f.eks. koble eksisterende dokumenter mot en rutinebeskrivelse, eller du kan koble til et bilde eller tegning du har liggende på harddisken, som en beskrivelse av objektet. Disse vedleggene kan åpnes og redigeres direkte fra QSM - forutsatt at du har tilgang til fila og programmet som kan åpne/redigere dem. På den måten er det mulig å holde oversikt over alle kvalitetsdokumenter i QSM, og bruke det som verktøy for å finne fram til riktig versjon av dem. Du kan koble flere vedlegg til samme objekt eller aktivitet, og du kan også koble en mappe (katalog) på en harddisk eller en URL-adresse (WEB) som vedlegg. QS Manager vil starte det programmet som har produsert filen, evt. er assosiert med filformatet (dokumentet, tegningen, bildet el.), og åpne den direkte fra QSM. Dette krever selvfølgelig at det aktuelle programmet er tilgjengelig for den som forsøker å åpne den aktuelle filen og at brukeren har nødvendig tilgang til selve filen (om den ikke er lagret inne i databasen). Du kan også koble et annet program direkte til et objekt i QSM (ved å knytte til programfilen) - for å kunne starte det innenfra QSM. Det er mulig å knytte samme vedlegg til mange objekter eller aktiviteter. Du kan velge å lagre filen inne i databasen. Dette vil gjøre at alle brukere av QSM som har tilgang til objektet eller aktiviteten filen kobles i mot, kan åpne vedlegget, uten å ha tilgang til filstien hvor vedlegget befant seg opprinnelig. En annen fordel ved å lagre filene inne i databasen, er at de da blir med på backup av basen. Vær imidlertid klar over at om du lagrer tunge filer i databasen, vil den ta mye plass på harddisken. QSM tar vare på filstien slik at du ser hvor filen opprinnelig kom i fra. De filene som er lagret i databasen er markert med rød farge. De som er svarte, er ikke lagret i databasen. Du kan gjenopprette en fil som er lagret i databasen tilbake til disk - enten på opprinnelsesstedet, eller et 30 Generelt om programmet Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

39 annet sted du har tilgang til. Alle som har leserettigheter på objektet, vil også ha tilgang til vedleggene som ligger lagret i databasen. Om du har vedlegg du ikke ønsker at alle med tilgang til det aktuelle objektet skal kunne lese, kan du ikke lagre det i databasen. Da må du styre via rettighetene til filstien i nettverket. Slik går du fram: - Klikk på knappen Filvedlegg (evt. høyreklikk - Filvedlegg), når du har markert et objekt eller en aktivitet du vil knytte en fil til. - Beskrivelsesfeltet brukes til en tekst som forklarer hva vedlegget er. Kan stå blankt om det føles overflødig på aktuelt vedlegg. - Du får nå opp utforskeren, og kan lete fram den filen du vil knytte til ved å dobbeltklikke på den. - Om du ønsker å lagre fila i databasen svarer du Ja på spørsmål om dette. Systemet tar vare på filstien og navnet på filen, slik at det går fram hvor originalen kom i fra. Om du kun vil lagre referanse til fila, svarer du Nei på spørsmål om lagring i databasen. - Om du har lagt ved et filvedlegg som ikke er lagret i databasen, og du senere ønsker å gjøre det, klikker du på knappen Lagre filvedlegg i database. - Om du ønsker å redigere et filvedlegg som er lagret i databasen, åpner du vedlegget, klikker lagre inne i programmet som eier fila, og klikker så på knappen Lagre endringer i databasen. Vær oppmerksom på at systemet bruker en temporær fil lokalt på maskina di når du åpner/redigerer. Endringene blir ikke lagret i databasen før du klikker på knappen Lagre endringer i database. - Om du har gjort endringer i fila som er lagret i databasen, og ønsker å oppdatere filen som ligger lagret eksternt på disken, klikker du på knappen Gjenopprett fil fra database. Du kommer Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Generelt om programmet 31

40 da inn i utforskeren og foreslått lagringssted filnavn, er identisk med den filstien som er lagret i systemet (om denne fortsatt finnes og er tilgjengelig). Du kan velge å lagre hvor du måtte ønske, og/eller gi den nye fila et annet navn. - I mange tilfeller kan det være naturlig å linke det samme vedlegget til flere objekter. Dette gjøres enklest ved å klikke på Kopier. Lukk så dette vinduet og marker det andre objektet som skal knyttes mot samme vedlegg. Klikk på Filvedlegg og Lim inn. Gjenta dette om vedlegget skal knyttes mot flere objekter. Lagre eksisterende filvedlegg i databasen For å lagre et eksisterende vedlegg i databasen, klikker du på knappen Lagre filvedlegg i databasen. Vedlegget blir da kopiert inn i databasen, og referansen til filstien blir markert med rødt for å fortelle at filen nå er lagret i databasen. Vær oppmerksom på at når du senere vil redigere fila, er det kun den versjonen som ligger i databasen som blir endret. Om du ønsker å overføre endringene til den eksterne originalen, klikker du på knappen Gjenopprett fil fra database. Funksjonen er bare aktuelt for vedlegg av typen Fil, da Katalog og Webside kun er referanse til en adresse som gjør det lett å finne fram til relevant informasjon om objektet/aktiviteten. Kopiere filvedlegg i databasen Funksjonalitet i oversiktstreet Om samme vedlegget skal knyttes til flere objekter, kan dette gjøres med kopifunksjonen: - Klikk på Kopier inne i bildet Filvedlegg. - Åpne det andre objektet som skal ha samme vedlegget, og velg Vedlegg. - Klikk på Lim inn, og legg evt. på en beskrivelse. Foruten å gjøre det enkelt å finne fram til ønsket informasjon vedrørende objekter og de aktiviteter som er knyttet til disse, har vi har lagt opp til at oversiktstreet skal være et enkelt utgangspunkt for å registrere/vedlikeholde data. Der det står et "+" til venstre, finnes det underliggende objekter. Denne informasjonen kommer fram ved å klikke på + med musa. Slik kan du få fram det detaljnivå du selv ønsker å få presentert på skjermen. Trestrukturen trekkes sammen igjen ved å klikke på "-" som kommer fram til venstre for objektet. 32 Generelt om programmet Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

41 De fleste generelle Windowsfunksjoner, er også tilgjengelige i QS Manager. Ved å klikke på høyre museknapp, får du opp aktuelle funksjoner på en enkel måte. Det er mye arbeid å spare ved å benytte kopifunksjonene som er knyttet til oversiktstreet! I oversiktstreet kan en benytte generelle Windows-metoder for arbeidet ("Klipp og lim", "kopier" "lim inn" osv.) Også tastkombinasjoner som Ctrl + C, Ctrl + V fungerer i QSM. Drag and Drop er ikke implementert, da dette erfaringsvis gir for mye feilregistreringer). Knappene i overkant av treet, starter funksjoner relatert til det objektet som er markert. De samme funksjonene er også tilgjengelige ved å klikke på høyre museknapp. Om du ønsker å registrere et nytt objekt direkte i treet, vil det legge seg på nivået under det objektet som er markert. Dette forutsetter at det på objekttypen er definert hvilke objekttyper som skal kunne linkes mot det aktuelle objektet. Ved å benytte kopifunksjonen vi har knyttet til oversiktstreet, kan du spare mye arbeid under registreringen. Du kan kopiere et objekt, og bruke det som utgangspunkt for et nytt. En kan kopiere selve objektet eller koblingen til det. Å kopiere kobling vil si å knytte det samme objektet til flere andre. Dette er aktuelt for eksempel når en registrer en leasingavtale. Det kan da være ønskelig å koble alle objekter som omfattes av avtalen, opp i mot den. Rekkefølge på objekter i oversiktstreet. Rekkefølgen på objekter i en sekvens under et overliggende objekt blir i utgangspunktet sortert etter alfabetisk rekkefølge på objektnavnet. Dette kan overstyres om ønskelig ved å markere objektet og velge Koblingsegenskaper :. Sett Sekvensnummer på de ulike objektene. Dette nummeret bestemmer rekkefølgen på objekter med samme nivå, sett i forhold til overliggende objekt i oversiktstreet. De du vil ha øverst, settes til 0 og så videre. Objekter med samme sekvensnummer, sorteres i alfabetisk rekkefølge innenfor sin sekvens. Koblingsegenskaper Ved å definere objektets funksjon i forhold til overliggende objekt, blir oversiktstreet mer informativt. Ved å klikke på Koblingsegenskaper kommer du inn i bildet som er beskrevet over, og kan redigere/endre på det som er registrert. Koblingsegenskapene forteller om rekkefølge på objekter på samme nivå i oversiktstreet, og om avhengighet. Avhengighetsparametrene er bare tilgjengelig om du har installert QS Security Manager. De setter mål på hvor viktig koblingen mellom objektet og det overliggende nivået er for virksomheten. Funksjon : Hvilken funksjon det tilkoplede objektet har i forhold til Overliggende objektet". Denne funksjonen gjør oversiktstreet mer informativt, og kan spare en for tid, ved for eksempel å sette på hvilken rolle de ulike kontaktpersonene har i forhold til en leverandør (eks.: Selger, Teknikker osv.) Viktighetsgrad : På skala du selv kan definere, gir deg mulighet til å angi hvor viktig det er for virksomheten at denne koblingen ikke bryter sammen. Benyttes i ROS-vurderinger (Risiko- og Sårbarhetsvurdering). Kommentarfeltet" gir mulighet for å legge på utfyllende kommentarer til den aktuelle koblingen. Vise objektene det markerte objektet har kobling til I oversiktstreet får en opp alle underliggende objekter til markert objekt ved å klikke på plusstegnet. Ved å klikke på Vis overliggende, får en opp en oversikt over alle overliggende objekter det markerte objektet er koblet til. På denne måten kan en raskt få opp en oversikt over sammenhenger objektet står i. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Generelt om programmet 33

42 Ved å dobbeltklikke på det tilknyttede objektet, kommer du inn i registreringsbildet til markert objekt, og kan vedlikeholde data i dette direkte. Registrere data Foruten å åpne objektene direkte i oversiktstreet, kan dette gjøres via knapperaden ved å klikke på henholdsvis Objektliste eller Aktivitetsliste. Her kan en søke seg fram til det aktuelle objektet ved å sortere på objekttype, navn, ID osv. Det finnes flere måter å komme til de riktige registreringsbildene på. Fordelen ved å bruke oversiktstreet, er at det gir en svært god oversikt over hvor i hierarkiet det aktuelle objektet skal være. Om du registrerer et nytt objekt herifra, vil systemet automatisk opprette koblinger til det objektet du har markert i treet. Brukertilgang Alle brukere som skal bruke QS Manager, må registreres i en brukertabell. Disse knyttes opp mot brukerprofiler som gjør det mulig å styre hva den enkelte bruker skal ha tilgang til, og hvilke funksjoner de skal ha lov å utføre. Det er altså mulig å registrere objekter og aktiviteter som ikke er synlig for andre enn de informasjonen er ment for. En kan også vise informasjon som ikke kan redigeres/endres av andre enn definerte personer. Programmet logger hvem som gjør ulike endringer, og knytter dette mot pålogget bruker. (Eks. ved endring av en rutine, endring av statuskode for objekt, reservasjon med mer.) Fra brukerprofilen definerer du hvilke funksjoner, typer data og objektgrupper/objekttyper brukerne som knyttes mot profilen skal ha tilgang til, og hvilken type tilgang de skal ha. På den enkelte bruker definerer du hvilke orgenheter den enkelte bruker skal ha tilgang til, og hvilken type tilgang han skal ha. 34 Generelt om programmet Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

43 Vinduene i QS Manager Nyttig tips! For at du skal kunne se all informasjon som står i de ulike vinduene QSM, anbefaler vi at du setter skjermen til en oppløsning på min x 768. Dette kan gjøres i kontrollpanelet i Windows. Om din maskin ikke takler denne oppløsningen, er det er imidlertid mulig å flytte vinduene ved å peke på det blå feltet øverst, og holde venstre museknapp nede mens du drar vinduet med deg. Størrelsen på mange av vinduene kan justeres ved å dra musa sakte over den ytterlinjen du vil justere (høyere, venstre, øvre eller nedre), slik at markøren endres til en dobbeltpil. Vinduet kan nå justeres ved å holde venstre museknapp nede mens du fører musa i ønsket retning. På samme måte kan du justere bredden på kolonnene inne i vinduene. Legg merke til at du nederst til venstre i hovedvinduet, vil finne en enkel hjelpetekst som forklarer det feltet markøren befinner seg i. Du kan starte mange vinduer samtidig inne i programmet. Dette kan føre til at enkelte vinduer er skjult fordi andre ligger ovenpå dem i skjermen. Disse vil du kunne komme tilbake til ved å klikke på "Vindu" i rullegardinmenyen. Marker det vinduet du vil tilbake til. Du kan også bytte aktivt vindu ved å trykke på den knappen som startet funksjonen du ønsker å vende tilbake til (gjelder objekt- og aktivitetslisen). Søkefunksjoner Programmet gir mulighet til å komme til de forskjellige valg/registreringsbilder på forskjellige måter. For å komme raskt til det aktuelle objektet eller aktiviteten en ønsker å finne, er det lagt inn ulike søkefunksjoner. Søk etter objekter 1. Søk i oversiktstreet Det er mulig å flytte markøren direkte til et objekt i oversiktstreet, ved å taste første bokstaven i objektnavnet. Om man taster en bokstav, vil markøren hoppe til første åpne objekt hvor objektnavnet begynner på den aktuelle bokstaven. Ved å gjenta tastetrykket, vil markøren hoppe til neste objekt hvor objektnavnet begynner på den bokstaven du tastet. (Programmet søker da bare i de nivåer i treet som er åpnet.) Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Generelt om programmet 35

44 Du kan også velge å søke på innhold i ulke registreringsfelter for objektene. Ved å huke av for Vis utgåtte, vil du kun få opp utstyr som er avhendet eller av andre grunner har fått en utgangskode (solgt, stjålet osv.). Vi anbefaler å benytte filterfunksjonene i Objektliste om du vil søke i spesifiserte utvalg. Enter-tasten starter søk. 2. Søk i Objektliste I Objektlisten har du mulighet til å sette filter basert på ulike kriterier. Videre kan du søke innenfor det utvalget du setter. Søkefunksjonen fungerer slik at du får opp en tom liste. Du setter opp hvilke objekter du ønsker i listen ut i fra ulike kriterier, og klikker på: eller Enter-tasten når du har spesifisert utvalget slik du ønsker. Om du ikke setter noen kriterier, vil du få opp alle objektene som er registeret i databasen. Du kan søke/filtrere på følgende kriterier eller kombinasjoner av disse: - Objekt-id - Objekttype - Objektnavn - Status - Gruppe - Orgenhet - Rolle - Verdier i spesifisert felt (2 variabler) - Filter i forhold til reservasjon 36 Generelt om programmet Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

45 Ved hjelp av fritekstsøk, er det enkelt å finne fram til alle objekter med en spesifikk opplysning/begrep. - Fritekst. Søker i alle felt på objektene etter angitt verdi (med unntak av linkfelt). Bruk den gjerne filtrering først for å få et mer spesifisert søk. Systemet vil søke i kun det utvalget du har gjort. Ved å skrive i feltet over de ulike filteralternativene, kan en filtrere ut objektet, typen, gruppen osv. som en ønsker. En kan sette opp kriterier som inneholder, inneholder ikke. Ved å klikke med musa på trekanten til høyre i hvert felt, får du opp hvilke alternativer som er aktuelle for de ulike feltene. For å aktivere søket etter at ønskede kriterier er tastet inn, klikk på Start søk eller Enter. Ved å oppgi et filter for reservasjon, vil en kun få opp objekter som ikke har reservasjon på seg i angitt periode i utvalget. Vær oppmerksom på at programmet husker de kriterier du benyttet forrige gang du var inne i objektlisten. Klikk på knappen Nullstill søkekriterier., for å blanke alle felter for En kan også velge hvilken av de ulike kolonnene man vil sortere rekkefølgen i lista på. Dette gjøres ved å klikke øverst i ønsket kolonne (feltet som forklarer kolonnen). Søk etter utgåtte objekter Ved å huke av for Vis utgåtte, vil en kunne arbeide med kun avhendet utstyr. På denne måten kan en lage grunnlag for å rapportere på utstyr som har utgått. Se ellers Avhending av utstyr for nærmere beskrivelse av denne funksjonen. Søk etter en aktivitet. Om en ønsker å søke opp en aktivitet, kan det gjøres på følgende måter: 1. Via oversiktstreet. - Marker objektet du forbinder med aktiviteten. - Klikk på fanen for Aktiviteter. - Velg objektets rolle i aktiviteten. 2. Via objektsegenskapsbildet. - Søk deg fram til objektet. - Når du er inne i bildet Objektegenskaper, klikker du på knappen Aktiviteter som er rettet mot dette objektet, eller Aktiviteter som dette objektet er involvert i. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Generelt om programmet 37

46 En vil nå få opp alle aktiviteter som har vært rettet mot aktuelt objekt. Via feltet for statuskode, kan du begrense dette til bare de aktiviteter med ønsket status (for eksempel Åpen ). 3. Via aktivitetslisten. Klikk på Aktivitetsliste i den øverste knapperaden for å få opp mulighet til å hente opp de ulike aktivitetene i som er registrert i systemet. Du kan også registrere nye aktiviteter fra dette bildet. Listen er tom når den hentes opp. Sett hvilke kriterier du ønsker for utvalget i listen, og klikk på Start søk, eller Enter. Om du ikke fyller inn noe, vil du få opp en komplett liste over alle aktiviteter som er registrert i databasen. Aktivitetslisten kan sorteres etter ønsket kriterium ved å klikke øverst i den kolonnen du vil sortere på. Klikker du en gang til på samme kolonne, blir listen "snudd" (med unntak av datofeltene). Utvalget i listen kan gjøres på ulike kriterier og kombinasjoner av disse. Vær oppmerksom på at du selv kan bestemme hvilke kolonner som skal synes i dette bildet (høyreklikk Vis/Fjern ) Ved hjelp av fritekstsøk, er det enkelt å finne fram de aktivitetene som berører et spesifikt emne. Det er mulig å søke etter aktiviteter ved hjelp av en fri tekststreng. En søker da i beskrivelsen av aktiviteten eller i utført arbeid. En kan sette filter før en starter denne type søk. Søket utføres kun blant de aktivitetene som er igjen i listen. Ved å klikke med musa i feltene til høyre for de ulike valgmulighetene, får du opp hvilke mulighet til å spesifisere om du skal søke på Begynner med, Lik, Inneholder, Inneholder ikke, Større/mindre enn, Før/etter og lignende. Du kan søke på følgende kriterier: - Fritekst i aktivitetsbeskrivelsen, og beskrivelsen av utført arbeid. - Aktivitetsnummer. - Aktivitetstype - Status (Ubehandlet, Åpen, Avsluttet osv.) - Emne ( Overskrift for aktiviteten) - Prioritet (her har du også mulighet til å velge er lik, større eller mindre enn ved å klikke på symbolet for dette i overkant av feltet.) - Hovedobjekt (objektet aktiviteten er rettet mot) Ved å velge hvilken objekttype objektet tilhører i feltet over, vil du begrense utvalget etter dette. (Vær oppmerksom på at du må ha valgt objekttype for at dette valget skal fungere.) - Utføres av (hvem som har fått ansvaret for å utføre aktiviteten). - Lokasjon (Hvilken lokasjon objektet som aktiviteten er rettet mot, er knyttet til). 38 Generelt om programmet Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

47 - Orgenhet - Meldt av - Ulike datoer: Registreringsdato, Frist, Start dato og ferdig dato (På alle disse datofeltene har du også mulighet til å velge er lik, større eller mindre enn ved å høyre-klikke i utvalgsfeltet). Listen kan sorteres i skjermen ved å klikke på kolonnedefinisjonen. På denne måten kan en for eksempel få sist registrerte oppgaver øverst i listen ved å klikke på "Akt.nr.". Klikkes en gang til, snus rekkefølgen. Objektlisten Skjermbildet Objektliste er helt sentralt i programmet. Her kan du registrere nye objekter, men objektlisten benyttes først og fremst til å søke fram utvalgte objekter eller grupper av objekter som allerede er registrert. Det du får fram i listen baseres på de kriterier som settes før du klikker på Start søk, eller Enter. Om du ikke setter noen kriterier, vil listen vise alle objekter som er registrert (unntatt de som har statuskode lik en utgangskode - disse kan du få fram ved å huke av for Vis utgåtte ). Fritekst søker i alle registreringsfelt på objektet (med unntak av koblingsfelt), og kan være en veldig effektiv måte å finne fram til riktig objekt(er) på. Du kan utføre ulike handlinger på markerte objekter innenfor dette utvalget: - Slette enkeltobjekter eller grupper av objekter - Kopiere enkeltobjekter. - Hente opp objektbildet til enkeltobjekter - Se filvedlegg eller knytte nye filvedlegg til enkeltobjekter - Se historikken for enkeltobjekter (endringslogg for informasjon i de ulike registreringsfeltene) sortert på bruker som har gjort endring og tidspunktet. - Reservere enkeltobjekter eller grupper av objekter - Skrive ut rapporter - Eksportere til fil - Skrive ut etiketter med ønsket informasjon Husk at listen alltid vil inneholde kun de objektene som tilfredsstiller de kriteriene som er satt. Programmet husker det oppsettet som du brukte forrige Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Generelt om programmet 39

48 gang. Så gjør det gjerne til en regel at du alltid klikker på Nullstill før du begynner å lage et nytt søk. Objektlisten fungerer som et filter, slik at du kan smalne inn utvalget ditt ved å sette på flere kriterier. Eks.: Du ønsker å lage en lisensrapport. Denne skal inneholde programmene som er registrert i systemet. Disse er av typen Programvare. Sett da Type lik Programvare. (Om du ikke ønsker å skrolle mellom alle objekttypene, kan du først velge Gruppe lik IT - da vil du bare få opp de typene som ligger under gruppen IT.) Om du ønsker å redusere utvalget ytterligere, kan du sette for eksempel Navn begynner med M. Du vil da kun få opp de programmene som begynner på M i objektnavnet. Se ellers kapitlet Søkefunksjoner. Om du huker av for Vis utgåtte, vil listen kun vise objekter som har en statuskode som er definert som en utgangskode (eks. Avhendet, Stjålet, Sluttet osv.), og som samtidig tilfredsstiller de øvrige kriteriene du har valgt. På denne måten kan du lage rapporter på avhendet utstyr, eller finne informasjon/driftshistorikk som er knyttet til et avhendet objekt). Ønsker du å se hvilke objekter som har reservasjoner på seg, som berører dagens dato eller i framtiden, kan du huke av for Marker reserverte. Da vi objektid fremkomme i rødt. Du kan også sette filter for reservasjon slik at du bare får opp de objektene som enten er ledig i angitt tidsrom, eller er reservert i angitt tidsrom. Mer om reservasjoner i kapitlet Reservere objekter. Rapporter fra objektlisten Når du har fått opp ønsket utvalg av objekter, kan du klikke på Utskrift. Dette gir deg mulighet til å få ut en rapport som inneholder de objektene som er i utvalget ditt. Du har så mulighet til å bestemme hvilke opplysninger (registreringsfelt) du vil ha med på rapporten. Videre har du tre alternative utskriftsenheter: Skjerm (Forhåndsvisning), skriver (Skriv ut) og Excel (semikolondelt fil). Mer om rapporter finner du i kapitlet Lage en rapport. 40 Generelt om programmet Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

49 Aktivitetslisten Skjermbildet Aktivitetsliste er hovedbildet for å administrere og arbeide med aktivitetene. Her kan du registrere nye aktiviteter, få oversikt over aktiviteter som ikke er avsluttet, søke i tidligere registrerte aktiviteter, eller endre aktiviteter som er under arbeid. Aktiviteter kan også registreres fra oversiktstreet, ved å markere hovedobjektet for aktiviteten, og så klikke på fanen Aktiviteter. Aktivitetslisten benyttes først og fremst til å søke fram flere aktiviteter på en gang, basert på ulike kriterier. Det du får fram i listen baseres på de kriterier som settes før du klikker på Start søk, eller Enter. Om du ikke setter noen kriterier, vil listen vise alle aktiviteter som er registrert, og ikke avsluttet eller annullert. Ønsker du å søke i disse også (for eksempel for å søke på hva en gjorde for å løse en bestemt problemstilling), huker du av for Vis avsluttede øverst i bildet. Endre kolonnevisning i aktivitetsoversikten Ved hjelp av høyreklikk og menyen Vis/Fjern kan du selv bestemme hvilke kolonner du ønsker å se i dette skjermbildet. Vi anbefaler at du tar bort haken for de kolonnene du ikke benytter, eller ikke ønsker å sortere på. Bildet vil da bli mer oversiktlig. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Generelt om programmet 41

50 Foruten å få opp oversikt over ulike utvalg av aktiviteter, ka du utføre følgende handlinger i aktivitetslisten: - Registrere nye aktiviteter. - Kopiere en aktivitet. (Lage en ny aktivitet som ligner en annen). - Hente opp og redigere en aktivitet. - Hente opp og lese hva som er utført på en aktivitet. - Se filvedlegg eller knytte nye filvedlegg til en aktivitet. - Slette en markert aktivitet. Det er kun mulig å slette aktiviteter med status lik Annullert. For å slette en aktivitet må du derfor først gi den status Annullert, og så klikke på Delete eller Slett. (Det er ikke mulig å slette avsluttede aktiviteter). - Se historikken for en markert aktivitet (endringslogg for informasjon i de ulike registreringsfeltene) sortert på bruker som har gjort endring og tidspunktet. Bildet viser verdi før endring og etter endring. - Skrive ut rapporter - Eksportere til fil Husk at listen alltid vil inneholde kun de aktivitetene som tilfredsstiller de kriteriene som er satt. Programmet husker det oppsettet som du brukte forrige gang. Så gjør det gjerne til en regel at du alltid klikker på Nullstill før du begynner å lage et nytt søk. Aktivitetslisten fungerer som et filter, slik at du kan smalne inn utvalget ditt ved å sette på flere kriterier. Eks.: Du ønsker å se en oversikt over dine egne aktiviteter som ikke er avsluttet. Klikk da på knappen Mine aktiviteter (programmet filtrerer da på oppgavene hvor pålogget bruker står som Utførende ). Du kan smalne søket videre ved å sette kriterier i de ulke feltene i toppen avbildet. Sorteringsrekkefølgen på listen under, kan du endre ved å klikke på toppen av de ulke kolonnene. Se ellers kapitlet Søke etter en aktivitet. Rapporter fra aktivitetslisten Når du har fått opp ønsket utvalg av aktiviteter, kan du klikke på Utskrift rapporter. Dette gir deg mulighet til å få ut en rapport som inneholder de aktivitetene som er i utvalget ditt. Du har så mulighet til å bestemme hvilken informasjon (registreringsfelt) du vil ha med på rapporten. Se mer om dette i kapitler Utskrift og eksport av aktiviteter. Eksport fra aktivitetslisten Du kan eksportere aktivitetene i listen til fil ved å klikke på Eksportér liste til semikolondelt fil aktiviteter.. Mer om dette i kapitlet Utskrift og eksport av 42 Generelt om programmet Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

51 Integrasjon mot PC-Info PC-Info er et selvstendig tredjepartsprodukt som er utviklet og vedlikeholdes av MadaSoft AS. Vi henviser derfor til den elektroniske brukerhåndboka (hjelpefila) som følger med denne, for dokumentasjon på bruk av dette programmet. Vi vil likevel her beskrive installasjon av programmet og integrasjonen mot QS Manager. PC-Info oppretter en egen database med MS Access-format (MDB). Informasjonen som ligger i denne basen, leses inn databasen til QSM (SQL) via en synkroniseringsfunksjon og administreres der. QS Manager EE Program: qsmanage.exe qsmdb.mdf Data hentes fra PC-Info via en synkroniseringswizard PC-Info Program: manager.exe pcinfo.exe Agent som henter info om enheter i nettet pcinfo.mdb Adminstrasjonsmodul Databaseformat: MS SQL Databaseformat: MS Access PC-Info består av 2 ulike elementer: Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Integrasjon mot PC-Info 43

52 Det er ikke nødvendig å installere agenten på de ulike arbeidsstasjonene. Agenten installeres på et område hvor alle brukerne har tilgang. Gjerne på den samme serveren som QSM. Ved å starte en tjeneste som ser etter dat -filer, kan en automatisere oppdateringen av Access-databasen til PC- Info. - PC- Info Agent. Agenten henter inn informasjon om Pc-ene i nettverket. Skanningen kan initieres via login-scriptet, kjøres direkte fra et delt område, eller fra CD en til QS Manager (alternativet finner du på installasjonsmenyen til QSM) Ved å kjøre agenten direkte fra CD en eller fra området på serveren, vil du også ha mulighet til å sende informasjonen til serveren via TCP/IP. Programmet genererer en DAT-fil hvor informasjonen om den enkelte PC er lagret. Agenten kan også kjøres på en frittstående PC. Datafila som genereres, kan lagres på disken og sendes som vedlegg til en mail til systemansvarlig, eller kopieres ut på en flyttbar USB-disk eller diskett. Poenget er å få kopiert resultatet av skanningen (Dat-fila) inn på riktig fellesområde. Systemet vil oppfatte den som logger seg på de ulike maskinene som bruker av maskina. PC-Info Agent benyttes som hovedverktøy for innhenting av dataene fra maskinene i nettverket. Den informasjonen som kan hentes via Enhets utforsker i PC Info Manager (vha. SNMP-, og VMI og SMBios), er et supplement. - PC-Info Server. Består av PC-Info Manager som er administrasjonsprogrammet til PC-Info og PC-Info Servertjeneste. PC-Info Manager brukes til å konfigurere PC-Info Agent og PC-Info Server Tjeneste, og til å samle dataene som er hentet inn i en egen database (PCINFO.MDB - Access format). Gir mulighet til å kjøre to ulike tjenester på serveren. Den ene mottar informasjon fra maskiner i nettet via TCP/IP. Den andre importerer DAT-filene automatisk inn i MBD-databasen. Ved å kjøre denne tjenesten, vil en kunne automatisere vedlikeholdet av informasjonen i QSM. For at oppdatert informasjon om maskinene skal importeres til QSM, klikkes bare på Synkroniser. Installer gjerne PC-Info Manager på maskina til den som skal administrere QSM - i tillegg til serveren. Funksjonsprinsipper PC-Info kan hente informasjon om maskinene i nettet ved hjelp av agenten som følger med, eller via SNMP. Agenten til PC-Info genererer en datafil (*.DAT) hvor navnet på fila er identisk med MAC-adressen på Pc-en som er skannet. Vi anbefaler at denne lagres på samme område som PC-Info ligger på server (standard: C:\Programfiler\MadaSoft\PC-Info\Client). Disse DAT-filene importeres inn i en database med Access-format (PCINFO.MDB) ved hjelp av PC-Info Manager. Når en DAT-fil blir lest inn i databasen, blir den samtidig slettet fra katalogen. Det som finnes av Dat-filer i katalogen, vil derfor til enhver tid være resultatet av en senere avlesning enn de som ligger i databasen. Importen av DAT-filer kan gjøres manuelt i PC-Info Manger, eller automatiseres ved hjelp av PC-Info Server Tjenester. Denne funksjonen startes som en tjeneste på serveren, og leser DAT-filene automatisk inn i databasen etter hvert som de genereres. Om PC-Info Agenten kjøres på en datamaskin som av en eller annen grunn ikke kan legge dat-fila på felles område direkte, kan denne kopieres inn manuelt, og vil importeres i PC-Info Manager på samme måte som de andre. QS Manager importerer dataene fra MBD-databasen til sin egen SQL-database via en synkroniseringsfunksjon. På denne måten hentes og vedlikeholdes dataene ved hjelp av PC-Info, og administreres i QSM. Ved import til QSM, kan både maskina, brukeren, installert programvare, operativsystem og skrivere opprettes som objekter i QSM. QSM lagrer også historikken på de ulike objektene. For å få aktivisert koblingen mellom de to databasene, må en i QSM angi hvor databasefila til PC-Info (PCINFO.MDB) er lokalisert. Dette gjøres fra Filmenyen i QS Manager. I QSM kan en velge hvilke felter fra PC-Info som skal være synlig i QS Manager. Dette gjøres på de objekttypene en velger å benytte (eks. PC, Server, Skriver, Router osv.). Se utfyllende beskrivelse i eget kapittel som omhandler Objekttyper. 44 Integrasjon mot PC-Info Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

53 Installasjon av PC-Info PC-Info installeres fra installasjons-cd en til QS Manager. Ved å velge Installere PC-Info Server, blir både PC-Info Agent og PC-Info Manager installert på serveren. PC-info Manager er et énbruker-program, og bør derfor også installeres lokalt hos de som skal administrere de dataene som hentes inn ved hjelp av PC-Info - dersom disse personene ikke kan kjøre programmet direkte på serveren. - Følg instruksjonene på skjermen. PC-Info og programvare/lisenser - Noter deg navnet på pathen PC-Info Agent blir lagt inn på (Standard: C:\Programfiler\MadaSoft\PC-Info\Client). - Del ut katalogen hvor PC-Info Agent ble installert. Gi brukerne leserettigheter på katalogen. - Om du ønsker å skanne Pc-ene når brukerne logger seg på maskina, må du legge følgende kommando inn i login-scriptet til brukerne: \\server\path\pc-info.exe IP:SERVER (Ip-adressen eller navnet til serveren) \\server\ skal være navnet på maskina hvor PC-Info Agent er installert. \ Path \ skal være katalogen PC-Info Agent er installert på. Parameteren bak kommandoen angir hvor innhentede data fra de ulike Pc-ene skal lagres. Scriptet kan være aktivt hele tiden, eller settes på hver gang du ønsker å få oppdatert dataene. (Vær oppmerksom på at om du ber om skanning etter definerte programfiler, kan dette ta tid. Agenten vil da lete på alle fysiske og logiske enheter. Om en har mappet opp mange områder på serveren, vil disse bli med i søket. Søk etter disse filene kan aktiveres og deaktiveres inne i PC-Info Manager.) Oppsettet av dette gjøres inne i PC-Info Manager. Velg Softinfo - Software Inventory Oppsett. Søke etter installert Software skal være valgt om du ønsker at PC-Info skal hente informasjon om installert SW. Slå denne av om du ikke ønsker dette fra PC-Info. PC-Info Manager lar deg også velge om en skal se skjule splash-vinduet som viser at de ulike arbeidsstasjonene skannes under pålogging, eller ikke. Denne er skjult som standard. På denne måten kan skanningen skje nærmest uten at brukerne merker det. Velg Verktøy - Alternativer for PC-Info - PC- om du vil endre dette. Under fanen PC-Info Agent oppsett er det standard huket av for Skjule splash-vindu ved kjøring av PC-Info agent i login-script. Ønsker du å se dette splash-vinduet (for eksempel for å teste om login-scriptet fungerer som det skal), kan du fjerne denne haken - permanent eller midlertidig. Vi anbefaler at den står på under vanlig drift. For å få PC-Info til å lete etter installert programvare, må dette være aktivert i PC- Info Manager. PC-Info sammen med QS Manager er et utmerket verktøy til å holde oversikt over installert programvare. Rapportering og lisenskontroll blir tilnærmet automatisk. Funksjonen for å lete fram installert programvare, må være aktivert inne i PC-Info Manager (er gjort standard ved installasjon). PC-Info kan lete opp hva som ligger av installert programvare i registry på de ulike maskinene. En kan også angi hvilke programfiler PC-Info skal søke etter (eks.: excel.exe - en kan også søke etter andre typer filer). Ved import til QSM, kan disse opprettes som egne objekter i QS Manager. På denne måten kan du både holde oversikt over all programvare som er installert på de ulike PC-ene i PC-Info Manager, og opprette lisensiert programvare som egne objekter i QSM. QS Manager vil på denne måten gi deg oversikt over definerte lisenser, og hvilke PC-er de er installert på. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Integrasjon mot PC-Info 45

54 Ulike metoder for å hente inn data til PC-Info 1. PC-Info Agent fra server. Kjøres på den enkelte arbeidsstasjon manuelt eller via login-script. Danner en DAT-fil som hentes inn i PCINFO.MDB. Dette gjøres enten manuelt via en funksjon inne i PC-Info Manager, eller via å starte en tjeneste på serveren som leser DAT-filene inn i basen automatisk. 2. PC-Info Agent fra CD. (Valg på installasjons-cd en). Du lagre dataene i en DAT-fil via nettbiosnavn på området hvor filen skal lagres, eller du kan lagre data direkte på IP-adressen til serveren, eller rett og slett servernavnet. Denne leses så inn i PCINFO.MDB ved hjelp av en tjeneste som kan startes i PC-Info Manager. På denne måten har du mulighet til å overføre data om en arbeidsstasjon uten å ha lese-/skrivetilgang til det området hvor DATfilene ellers legges. 46 Integrasjon mot PC-Info Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

55 For å få tilgang til SNMP- Detaljer om et objekt, må denne protokollen være aktivisert. Vi anbefaler å benytte begge disse metodene for innhenting av data, da de utfyller hverandre på en svært god måte. 3. Via Enhetsutforsker i PC- Info Manager. Velg Verktøy - Enhetsutforsker. (For å få kjørt Enhetsutforskeren, må filen MSSTDMFMT.DLL være installert på Windows Systemkatalog og registrert i Windows.) Enhetsutforskeren benytter SNMP-protokollen (Simpel Network Management Protocol), og lar deg definere hvilke IP-range du vil utforske. Alle enheter med IPadresse innenfor den rangen du har definert, opprettes som objekter inne i PC-Info. Denne metoden henter gjerne noe begrenset informasjon, men finner alle objekter som svarer med en IP-adresse. På den måten får en identifisert og registrert objektene. Ønskes ytterligere informasjon om objektet, kan den hentes inn og registreres manuelt i QSM etter at objektet er importert dit. Hvis SNMP ikke er installert på de Pc-ene du ønsker å hente informasjon fra, installeres dette i kontrollpanelet i Windows. Velg Legg til / fjern programmer - Legg til/fjern Windows-komponenter. Kryss av for Verktøy for administrasjon og overvåkning - Velg Simpel Network Management Protocol. Om du senere oppdater informasjonen på maskiner fra PC-Info Manager, kan dette gjøres ved å markere enheten (Arbeidsstasjon, server, skriver, router osv.), og klikke på fanen for SNMP Detaljer. Du vil få opp online SNMP-status for objektet. Om maskina du ønsker å utforske er slått av, kan den vekkes ved å høyre-klikke på musa når den aktuelle maskina er markert. Velg Sende WOL (Wakeup-On-Lan) signal. Maskina vil slås på og oppdatert SNMP-informasjon blir tilgjengelig. Skanning ved hjelp av agenten gir noe mer detaljert informasjon en hva en kan hente inn via SNMP. SNMP-utforsking henter inn alle enheter som har en IPadresse i systemet (Rutere, enkelte nettverksskrivere etc.). SNMP vil også kunne gi deg oversikt over delte områder ( Shares ) på de ulike maskinene. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Integrasjon mot PC-Info 47

56 Alternativer for PC-Info Det er bare de som er definert som administratorer i QSM som har tilgang til menyen som har med PC-Info å gjøre. Vi har forsøkt å gjøre synkroniseringen mot informasjonen som ligger i PC-Info så enkel og fleksibel som mulig. Vær oppmerksom på at det er nødvendig å ha administratorrettigheter i QSM for å ha tilgang til funksjoner som har med PC- Info å gjøre. Etter at en har definert hvordan en ønsker å hente inn dataene, kan en bare klikke på Fil - PC-Info - Synkroniserings wizard og dataene vil oppdateres i QSM. Hver gang en starter opp QSM, vil programmet sjekke om det har skjedd endringer i PC-Info, og vise om det finnes nye eller endrede poster som ikke er oppdatert i QSM. Denne statusen kan oppdateres når som helst ved å klikke på Oppdater status. Første gang en skal hente data fra PC- Info, er det nødvendig å sette opp noen forutsetninger for hvordan synkroniseringen skal foregå. Vi anbefaler at en bruker litt tid til å tenke igjennom de ulike alternativene før du synkroniserer første gang. - Velg Fil - PC-Info - Alternativer for PC-Info. - Angi hvor databasen til PC-Info Manager ligger (eks.: \\server \Client\PCINFO.MDB.) Standard område er: C:\Programfiler\MadaSoft\PC-Info\Client\PCINFO.MDB på serveren). - Du vil få opp alle objekttyper som ligger i PC-Info databasen. - Marker hver enkelt, og velg hvilken objekttype disse skal være i QSM. (Angi hvilke objekttyper arbeidsstasjonene, serverne og de ulike nettverksenhetene skal knyttes til i QSM.) 48 Integrasjon mot PC-Info Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

57 Synkroniseringswizard - Velg hvilken statuskode de ulke objekttypene skal ha når de opprettes i QSM. - Velg hvilke rekkefølge programmet skal sjekke ut om objektene finnes fra før i QSM. (Dette settes for å unngå duplikater, og er mest aktuelt for dem som har registrert data i QSM før de tok i bruk PC-Info. Du kan sette opp 4 ulike kriterier som skal gåes igjennom før det opprettes et nytt objekt i QSM. - Velg hvilke orgenhet de skal få som standard (dette kan overstyres under synkroniseringen). - Gjenta operasjonen for brukere, programmer, skrivere fra registry, operativsystem og Delte områder (Shares). Vær oppmerksom på at PC-Info finner skrivere på to ulke måter: Alle med nettverkskort kan søkes etter med enhetsutforsker på IPadresse. Disse kommer opp som maskinvare på 1. fane. På fanen Skrivere fra Registry vil skrivere som finnes installert som skrivere på kontrollpanelet dukke opp. På denne måten kan du holde oversikt over hvilke PC som er knyttet til hvilken skriver. Om du ønsker at disse skrivene skal opprettes som objekter i QSM, må du sette hake ved Opprette nye objekter i QSM (Standard er å ikke ta med disse). - Husk å lagre oppsettet når du er ferdig med de ulike valgene. For å synkronisere SQL-databasen til QS Manager EE med PC-Info, må du kjøre en synkronisering hvor du får mulighet til å kontrollere de dataene du ønsker å få over i QSM. Ved oppstart av QSM, vil alle brukere som er som er knyttet til brukerprofilen Admin få opp informasjon om status mellom PC-Info og QSM. Vær oppmerksom på at denne statusen oppdateres kun ved oppstart av programmet, eller ved at en klikker på Oppdater status. For å starte synkronisering gjør du følgende (Menypunktet er aktivt bare for de brukerne som er tilknyttet brukerprofilen Admin ): - Klikk på Fil - Synkroniseringswizard. - Du vil nå få opp en oversikt over hva som er i QSM i forhold til PC-Info når det gjelder registrert PC-utstyr. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Integrasjon mot PC-Info 49

58 - Ved å klikke på de ulike linjene i statusbildet for synkroniseringen, får du mulighet til å bestemme hva som skal bli objekter i QSM, og å overstyre de hovedvalgene som ble gjort i Alternativer for PC-Info. Velg Skip på de objektene du ikke vil ha med (for eksempel installert programvare som en ikke trenger å kjøre lisenskontroll på). Programmet vil huske oppsettet, og objekter som står med Skip, vil ikke tas inn i databasen. Om en senere vil ta inn objektet, klikker en på Fjern valg eller Koble mot. Koble mot lar deg velge hvilket objekt i QSM dette objektet fra PC-Info skal knyttes til. - Det er verdt å merke seg at hver installasjon av et program, er en unik forekomst i denne listen. Det er dermed mulig å skippe et program på en maskin, men ta det med på alle andre. Enkelte programmer ønsker en gjerne å skippe på alle maskiner i framtiden. For å få til dette, velger du Skip heretter. Disse programmene legges inn i en egen tabell, og vil ikke komme opp som forslag, før du sletter id en i denne tabellen. - Noen ganger kan det være ønskelig å overstyre standardverdiene som er satt i oppsettet. Dette gjelder ofte elementer av operativsystemet, som PC-Info oppfatter som programvare fordi de ligger i registry som det. En kan endre objekttype til "Programvare" ved å markere forekomsten, og så klikke på "Bytt standardverdier". 50 Integrasjon mot PC-Info Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

59 Tips: Ctrl+ S setter Skip på alle markert(e) objekt(er). - Du kan de fleste forhåndsvalgte opplysningene på et enkelt objekt (objekttypen, statuskode eller orgenhet), markeres objektet ved å klikke på Bytt standard verdier (eller høyre-klikke på musa), vil du få opp valgene for å velge en annen orgenhet, statuskode eller objekttype. For å unngå at samme enhet blir registrert flere ganger, kan du markere et objekt og klikke Fjern match. Velg så Single match. Du få nå opp en liste over andre objekter av samme typen, og kan koble dette objektet mot et annet. De to vil bli samme objektet i QSM. Dette er særlig aktuelt på programvare hvor id kan bli ulik på samme programvare, fordi de har ulike registreringer registry, og for skrivere, hvor en kan ha gitt samme skriver ulike navn på ulike arbeidsstasjoner. - Gå gjennom oppsettet på objekttypene du har valgt å knytte de ulike enhetene fra PC-Info til ( PC, Server, Router osv.). Dette gjøres ved å klikke på Egenskaper på mappen for de ulike objekttypene, eller å velge rullegardinmeny Objekter - Objekttyper. - Slett de objektspesifikasjonene som er overflødige (se også gjennom PC-Info feltene, og ta bort de du ikke ønsker i QS Manager ). Rediger rekkefølgen slik du ønsker den skal fremkomme i skjermbildet. (Se kapittel: Opprette/endre objekttyper for nærmere beskrivelse av dette.) Logikk for synkronisering med QSM For å kombinere enkelhet i bruk med at brukerne skal ha mest mulig kontroll med hva som skjer med dataene når de synkroniseres med QSM, har vi laget logikk for hvordan data skal føres over. Håndtering av Objektid og objektnavn For å gjøre registreringsarbeidet enklest mulig, genererer PC-Info objektid og objektnavn automatisk. Om objektid endres i QSM, vil dette bli stående, uten å overskrives ved neste synkronisering. Synkroniseringswizarden vil likevel oppdatere riktig objekt i etterkant. Objektnavn håndteres på samme måte, med unntak av HW. Her har vi lagt inn egne regler for vedlikehold av objektnavnet. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Integrasjon mot PC-Info 51

60 Maskinvare (i praksis alt som har nettverkskort) vil få MAC-adressen som objektid. En er dermed sikret en unik id på de ulike enhetene. Objektnavn vil bli generert på grunnlag av Datamaskinnavn fra den enkelte PC. Hver gang synkroniseringen oppdager at Datamaskinnavnet er endret i PC-Info, vil det bli overskrevet i QSM. Om du velger å endre navnet i QSM, vil dette bli stående til datamaskinnavnet endres på den aktuelle Pc-en, selv om det er forskjellig fra det som ligger som Datamaskinnavn lokalt på maskina. Om Datamaskinnavn endres på maskina, vil PC-Info oppdage dette ved neste scan av maskina. Ved neste synkronisering med QSM, vil objektnavnet overskrives. For permanent endring av datamaskinnavn, må en altså endre det på den aktuelle maskina (Kontrollpanel - System - Datamaskinnavn - Nettverks-ID). Brukere blir registrert automatisk i QSM med link til den maskina de logger seg på. Påloggsid blir benyttet som ID i QSM, og Brukernavn som objektnavn om dette er registrert. Hvis ikke, blir påloggsid også benyttet som objektnavn. Dette kan redigeres i QSM i etterkant, og blir ikke overstyrt ved senere synkroniseringer. Personen som logger seg på maskina første gang, blir koblet til maskina som bruker, inntil dette blir gjort om i QSM. Dette for å forhindre at eierskap til utstyr blir endret hver gang noen logger seg på en annen maskin enn sin egen. Hvem som var logget på maskina sist den ble skannet, går fram av fanen PC-Info og felt Bruker. Programvare får id generert fra av de 17 første karakterene fra registry, pluss et fortløpende tresifret nummer osv. Dette er gjort fordi mange programmer har så lang id at den ikke blir unik om en kun benytter de 20 første karakterene. Objektnavn genereres også fra navnet programmet står med i Registry - med maks 64 karakterer. Om du vil forenkle/endre objektnavnet på programvare, vil dette bli en permanent endring i QSM. Operativsystem håndteres på samme måte som programvare. Om en skulle ønske seg en egen gruppe for objekttypene Programvare og Operativsystem, er dette mulig å sette opp. Ta kontakt med leverandøren om du ønsker dette. Skrivere (fra Registry) håndteres på samme måte som programvare og operativsystem. Delte områder (shares) håndteres på samme måte som programvare. Vær oppmerksom på at delte områder må ligge i samme gruppe som programvare for å bli med i synkroniseringen (standard er slik, men om du setter opp en egen gruppe for programvare, må du flytte Delte områder til denne gruppen også). For oversikt over de ulike ID ene som programvaren og operativsystemene har fått, kan du klikke på Fil - PC-Info - Objektid for programvare. ObjektId er den id som er generert i QSM, ForeignId er ID i PC-Info (Registry på den enkelte maskin). Ønsker du å se på/redigere hvilke programvare som skal skippes som forhåndsvalg, klikker du på: Fil - PC-Info - Skip liste. Ved å fjerne et program fra denne listen, vil det dukke opp igjen ved neste synkronisering. 52 Integrasjon mot PC-Info Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

61 Integrasjon med Active Directory Ved hjelp av integrasjonen mot Active Directory (AD), kan du hente inn personer som er registrert der. Du vil også kunne se informasjon fra AD, som for eksempel mobiltelefonnummer etc. (forutsatt at dette er registrert der). Dette vil fremkomme på en egen fane i objektbildet. For å hente inn nye personer fra AD til QSM, klikker du på Sjekk nye personer i Active Directory fra åpningsbildet i QSM. Du må tilhøre brukerprofilen Admin i QSM for å få tilgang til denne funksjonen. Forutsetninger for integrasjon mot AD For at integrasjonen mot AD skal fungere og være aktiv, må følgende kriterier være oppfylt: - Maskinen du logger deg på må være i et domene hvor AD benyttes. - Personen som logger seg på, må være definert i AD for at QSM skal få tilgang til informasjonen. Programmet detekterer automatisk om du har tilgang til AD, om AD ikke er tilgjengelig, vil ikke informasjon om og fra AD ikke komme til syne. Det vil si at informasjon om AD ikke synes i åpningsbildet, fanen med informasjon som er registrert i AD, er ikke synlig i objektbildet til personene, og menypunkter som har med denne funksjonaliteten, er grået ut og gjort utilgjengelige. Du har mulighet til å importere til alle objekttyper i gruppen Personer, og kan selv bestemme hvilken orgenhet de skal tilhøre og hvilken statuskode objektene som opprettes skal ha. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Integrasjon med Active Directory 53

62 Personer som skal vedlikeholdes automatisk, må ha samme id i QSM som brukerid i AD! Personer som er registrert i QSM med samme ID som de har i AD (brukerid), vil de direkte få en egen fane som viser info fra AD. Om du har registrert personer i QSM med en annen id enn det som er brukerid i AD, må du endre id på disse i QSM for å kunne vedlikeholde informasjonen via denne funksjonen. Overføre personer fra AD til QSM Du må være administrator i QSM for å ha tilgang til denne funksjonen (du må tilhøre profilen Admin ). - Klikk på Sjekk nye personer i Active Directory i åpningsbildet i QSM (den blå linjen under overskriften Active Directory ). Vær oppmerksom på at du må markere en person og høyreklikke for å endre statuskode etc. Om du endrer standardverdiene, vil disse gjelde for det som leses inn i listen neste gang du åpner den. - Sjekk at standard orgenhet, status og objekttype er riktig for de personene du ønsker å importere. Om du vil endre noe av dette for ett eller flere av objektene, markerer du objektet og høyreklikker. Vær oppmerksom på at den øverste linjen kun setter det som skal være standard når listen leses inn. Endringer som gjøres i denne vil dermed ikke ha virkning på den lista som allerede er lest inn. - Merk de brukerne som er definert i AD som du ikke ønsker å ha med inn i QSM. Klikk på Skip. Disse blir nå overført til en egen skipliste. (skulle du senere ønske å få inn noen av disse, går du til skiplisten og fjerner dem fra denne de vil da komme frem i listen over personer i AD uten match i QSM). - Om du ønsker å sjekke personer som er registrert tidligere og som har match med brukere fra AD, klikker du på linjen Personer i AD med match mot person i QSM. Denne lista gir bare en oversikt, og har ingen funksjonalitet utover dette. - Gå tilbake til importen ved å klikke på Personer i Active Directory uten match i QSM 54 Integrasjon med Active Directory Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

63 Om alle personene har samme orgenhet, status og type: - Merk de personene du vil ha over til QSM (Ctrl+A merker alle) - Klikk på Importer. Om du ønsker ulike parametere for grupper av personene: - Om personene i listen skal knyttes mot ulke orgenheter, ha ulik status, eller skal knyttes tik ulike objekttyper (eks. Person intern eller Person ekstern, markerer du de ulke gruppene ved å klikke på den enkelte brukeren med musa (Ctrl+A markerer alle som er igjen i listen). - Velg det oppsettet du ønsker for denne gruppen, før du klikker importer. Du vil da kunne hente dem inn gruppevis med de parametrene du ønsker for de ulike gruppene. - Klikk på Importer. - Sjekk om du har noen personer på listen Personer i AD med match mot annet objekt i QSM. Objekter på denne listen vil ikke bli importert, fordi det allerede finnes et objekt i QSM som ikke er i gruppen Person som har denne objektideen. Ønsker du å få inn denne personen i QSM, må du først gå til objektbildet for det objektet som har samme id, og endre id på dette. Klikk så på nytt Sjekk nye personer i Active Directory. - Har det kommet personer i skiplista som du ønsker å ta inn i QSM, klikker du på Personer i skipliste. Denne listen gir en oversikt over alle brukere som er definert i AD, som noen har klikket Skip på. - Marker den/de du evt. vil ha med i QSM, og klikk på Fjern fra skipliste. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Integrasjon med Active Directory 55

64 - Personen(e) kommer nå frem på listen Personer i Active Directory uten match i QSM og kan importeres som beskrevet over. - Ønsker du en oversikt over alle brukere (personer) som er registrert i AD, klikker du på linjen Alle personer i Active Directory. Listen er kun et oppslag og har ingen funksjonalitet utover dette. 56 Integrasjon med Active Directory Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

65 Funksjonene i QS Manager Vi vil her ta for oss hvordan du kan utføre de forskjellige oppgavene i QS Manager. Vi vil referere til hvilke menyvalg du kan benytte for å få utført de enkelte oppgavene, og diskuterer ulike måter å angripe oppgavene på. De ulike skjermbildene blir grundigere beskrevet lenger bak i denne dokumentasjonen, under beskrivelsen av de ulike menypunkter/skjermbilder. Objektene Objektene i programmet kategoriseres i ulike objektgrupper. Objektgruppene er forhåndsdefinert (avhenger av hvilke moduler du har kjøpt - ønsker du å endre/legge til objektgrupper, må du derfor ta kontakt med leverandøren). Til de ulike objektgruppene knyttes så ulike objekttyper. Vi har definert ulike objekttyper som opprettes når en installerer programmet. Disse kan redigeres/endres, og en kan lage sine egne. Gruppebegrepet benyttes til sortering, og i forbindelse med brukerautentisering. Når man oppretter de ulike objekttypene, velger man hvilke gruppe de skal tilhøre. Spesifikasjoner (reg.felt/linker) Objekt G T Objektgruppe Objekttype Ekstern Dokumentasjon (vedlegg) Objekt Objekt Aktiviteter Prosess Historikk Linker til andre objekter (herunder også de virksomhetsprosesser objektet støtter) Relasjoner - vise sammenhenger og avhengighetsforhold Alle objekter som registreres, må knyttes til en objekttype. Objekttypen står sentralt i systemet. Det er på objekttypen en definerer hvilke registreringsfelt man ønsker for objekter av denne kategorien, og hvilke koblinger en skal kunne gjøre mot andre objekter. Det er derfor viktig å gå gjennom hvilke objekttyper en ønsker å benytte, og hvordan disse skal se ut. Til objekttypen knyttes et ikon som symboliserer alle objekter som blir kategorisert innenfor samme objekttype. Begrepet benyttes også til sortering for enkelt å finne fram til riktig objekt, og i forbindelse med rapporter. Om man markerer et objekt i oversiktstreet, og klikker på Ny vil valgene en får opp på menyen, avhenge av oppsettet på den objekttypen det markerte objektet tilhører. Om du ønsker å endre på dette, velger du Objekter - Objekttyper i rullegardinmenyen. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 57

66 Du kan lage visuelle koblinger i treet med "klipp og lim". Hvilke objekttyper som er forhåndsdefinert, avhenger av hvilke moduler som anskaffes. Du kan definere så mange objekttyper du ønsker. Du kan også flytte en objekttype fra en gruppe til en annen. Det er imidlertid ikke mulig å bytte objekttype på et allerede registrert objekt (fordi dette har sammenheng med hva som er registrert på objektet). Hver objektgruppe som følger med de modulene du har lisens på, blir toppmapper i trestrukturen. Objekttypene som defineres til å tilhøre denne gruppen, blir neste nivå i trestrukturen. Hvilke nivå som kommer under her, defineres på den enkelte objekttype (link-felt). Dette er også avgjørende for hva en får opp ved å høyre-klikke, og velge Ny eller Ny kobling når mappen er markert. Det er også mulig å kopiere kobling til objekter som ikke er definert på objekttypen ved å kopiere en kobling og lime den inn på ønsket sted. Vær oppmerksom på at koblinger som er laget med "klipp og lim", ikke blir med på rapporter om koblingen ikke er definert på objekttypen. Om koblingen er registrert på objekttypen, vil feltet bli oppdatert forutsatt at det ikke står noe i dette feltet fra før. Om så er tilfelle, er det nødvendig å koble fra objektet som står i linken fra før. I motsatt fall er det bare det visuelle i treet som blir oppdatert. Opprette/endre objekttyper Det er mulig å legge til, slette eller flytte på registreringsfelt om en skulle ønske å endre på objekttypen. Hver objekttype kan ha et sett med registreringsfelt som er relevant for denne typen objekter. På denne måten kan en velge hvilke felt som skal være aktive på de ulike objekttypene, og hvilken rekkefølge disse skal presenteres i registreringsbildet. Det er mulig å legge til eller fjerne registreringsfelt fra objekttypen, når en måtte ønske. Dette gjelder også muligheten til å endre rekkefølge på feltene. Det opereres med ulike typer felter på objektene, disse kan deles i to hovedkategorier: vanlige registreringsfelt og linker mot andre objekter. Som eksempel på dette kan være opplysning om hvem som er leverandør av utstyret. En kan velge om en vil registrere leverandøren som eget objekt, og så koble denne til de(t) objektet(er) som er levert av denne leverandøren, eller om en bare vil lage et felt med ledetekst Leverandør på det aktuelle objektet. Det en oppnår med å registrere leverandøren som eget objekt, er å kunne registrere nødvendig opplysninger om leverandøren (eks. Tlf., adresse, kontaktpersoner etc.), og å enkelt kunne se alt denne leverandøren har levert. Som hovedregel kan en si at alt som skal synes i trestrukturen, ha egne opplysninger knyttet til seg, eller egen historikk (status, service og lignende), må registreres som eget objekt i QSM. I forbindelse med hver enkelt objekttype, velger en også hvilket ikon som representerer denne gruppen objekter. Dette ikonet kommer fram på skjermen i oversiktstreet og på enkelte rapporter. Det er mulig å endre ikon i etterkant, og å legge inn egne ikoner. Slik går du fram for å endre en objekttype: Marker aktuell objekttype og klikk Åpne i den lille knapperaden (evt. høyreklikk på musa - velg Rediger ), eller velg Objekter - Objekttyper i rullegardinmenyen. - Om du har gått inn via rullegardinmenyen: Dobbeltklikk på den objekttypen du ønsker å endre, eller klikk på Egenskaper i knapperaden over mens den objekttypen du ønsker å endre er markert objekttype. 58 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

67 - Foreta de tilpasninger du ønsker bak de ulike fanene (se mer detaljert beskrivelse nedenfor). - Klikk på Lagre. Slik går du fram for å lage en ny objekttype: Marker mappen som du vil legge objekttypen inn under, klikk på Ny (evt. høyreklikk på musa), eller velg Objekter - Objekttyper i rullegardinmenyen. - Om objekttypen ligner en objekttype som er registrert tidligere, kan du kopiere denne, gjøre ønskede endinger og lagre den med et annet navn. Dette vil som regel være den enkleste måten å registrere en ny objekttype på. - Klikk på Ny. - Gi objekttypen et hensiktsmessig navn. - Om du har gått inn via rullegardinmenyen: Velg hvilken gruppe denne objekttypen skal sortere under. - Velg et ikon fra listen over ikoner som skal symbolisere objekter av denne typen i Oversiktstreet og på enkelte rapporter. (Det er mulig å legge egne ikoner til denne listen.). Feltet "Ikon Fil" har en knapp til høyre for seg. Ved å klikke på denne vil du få opp en liste over ikoner du kan du lete blant for å finne det som passer denne objekttypen. Du vil se en forhåndsvisning av det ikonet som er markert øverst på skjermen (i knapperaden). Når du har funnet det ikonet du ønsker å bruke, dobbeltklikker du på det. For å navigere raskere i denne lista, kan du trykke på første bokstav til det ikonet du er ute etter. Markøren vil da hoppe til den første med denne bokstaven. Vi har lagt med et knippe av ikoner, men det er mulig å bruke egne om du ikke finner noen som dekker, eller har noen du synes er bedre. Om du ønsker å legge til et nytt ikon i listen, bør du være oppmerksom på at Windows krever to ulike filtyper for at ikonet skal komme fram både på skjerm og utskrift. Ved registrering av nytt ikon må du derfor legge inn både bildefil og ico-fil. Ikonene er lagret i fila QSIMG.TPS. Denne fila inneholder grafikkfiler og referanse til ico-filer som er predefinert. Disse er linket inn i programfila, de kan slettes om ønskelig inne fra lista. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 59

68 - Bak fanen "Autonummer" velger du om du ønsker at programmet automatisk skal generere ID til objekter av denne typen. Dette er sterkt å anbefale, da du på denne måten unngår å få samme nummerserier for ulike typer objekter, og du slipper selv å holde orden på ulike nummerserier for de ulike objekttypene. Benytt gjerne et prefiks som sier noe om objekter av denne typen. (Eks. Prefix: Pers vil gi objektid Pers001 osv.). Objekter som hentes fra Active Directory og PC-Info trenger ikke prefiks, da id for disse objektene hentes fra kilden de kommer fra. Auto Prefix: Teksten som skrives her, vil komme foran den fortløpende nummereringen. Eks. Om en ønsker at ID en til alle Pc-ene skal begynne med PC, skrives det inn i dette feltet. Objekter av denne typen vil da få ID PC01 osv.. Antall siffer: Her kan en sette hvor mange siffer som skal benyttes i Objekt ID en (gjelder nummereringen) Laveste verdi: Hvilket siffer nummereringen skal starte på. Høyeste verdi: Hvilket siffer en vil sette som høyeste mulige verdi. Normalt det antall 9-tall en har satt opp som antall siffer. Neste ledige nr.: Benyttes om en ønsker at systemet skal hoppe over et intervall. Kan brukes på et senere tidspunkt for å hindre duplikater. Om flere atskilte avdelinger eller orgenheter, registrerer sine objekter uavhengig av hverandre, og disse skal settes sammen, må en sette ulike intervaller. - Under fanen "Spesifikasjoner", velger du hvilke registreringsfelt som skal være med objekter av denne typen. 60 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

69 - Klikk på "Legg til ny spesifikasjon". Du kan nå velge å hente ferdig definerte felt via valget Velg fra liste, eller definere ett og ett felt selv. Disse er gruppert for å gjøre det enklere å finne de feltene du er ute etter. Velg hvilke type felt du vil legge til. Om du henter fra liste, vil du få mulighet til å velge et knippe felt og legge dem til i én opperasjon. Du velger også hvilke andre objekter det skal være mulig å koble til objekter av denne typen (ved å velge Link-felt). Rekkefølgen på feltene bestemmer du selv ved å markere et felt og flytte det opp eller ned med pilene i den lille knapperaden over feltene. - Om du ønsker å lage link til objekter av en annen type, velg "Link til overliggende objekt(er) om du ønsker kobling oppover i treet (sett fra denne objekttypen). I eksemplet nedenfor vil avdelingen være over personen. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 61

70 - Skriv inn ledeteksten du vil at skal komme fram, når du senere skal registrere nye objekter under denne mappen. (Se nærmere beskrivelse i kapittel "Opprette/endre objekttyper"). - Velg utvalgskriteriene for objekter som skal kunne linkes til denne mappen. - Velg Multilink om du ønsker å kunne koble til flere objekter av denne typen (i dette eksemplet velger en ikke å gjøre det da en ønsker å knytte personen kun til ett rom). Singel link felt kommer fram som et registreringsfelt med svak gul bakgrunn og en søkeknapp i objektegenskapsbilde. Multilinkfelt kommer fram som en egen fane på objektegenskapsbilde. - Velg eksklusiv kobling om du ønsker at objektet kun skal kunne knyttes mot ett annet objekt av denne typen om gangen (i dette eksemplet kan en gjøre det, om en vil hindre at en registrerer en person med knytning mot to ulike rom på en gang). Se Bruk av eksklusive koblinger for mer info. - Klikk på fanen Koble mot statuskoder for å definere hvilke statuskoder du ønsker å benytte for objekter av denne typen. For å definere hva som skal være standard statuskode når du registrerer objekter av denne typen, høyreklikker du på statuskoden for å angi den som standard. (Om du ikke definerer dette, vil programmet velge den øverste som standard). - Klikk på Lagre når du har fått objekttypen slik du vil ha den. Registreringsfelt For å legge til et nytt registreringsfelt på objekttypen, klikker du på "Ny". Du vil nå få følgende valg: 62 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

71 "Velg fra liste" gir deg mulighet til å velge blant ulike ferdig definerte felt. Hvilke grupper av disse du får tilgang til, avhenger av hvilke moduler du har kjøpt til QS Manager. - Velg hvilke gruppe du vil lete etter aktuelle felt i, og marker så de/det feltet du vil ha til den aktuelle objekttypen. - Ta med markerte felt tilbake til objekttypen ve å klikke på den grønne haken ("Ta med utvalgte felter") En kan velge mellom følgende felttyper: - Tekstfelt - for å registrere både tekst og tall (godtar alle alfanumeriske karakterer). Eks.: Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 63

72 Du kan opprette tekstfelt hvor bare definerte personer kan se innholdet. På tekstfelt har du mulighet til å velge Bruke skjulte tegn. Dette valget vil gjøre at bare definerte personer får se hva som blir registrert i feltet. For alle andre vil innholdet kun presenteres som stjerner (*****). Brukeren som opprettet objektet (registrerte det), oppfattes som eier av informasjonen, og vil kunne både se og redigere. Brukeren qsadmin vil alltid ha tilgang til disse feltene. Om en ønsker at flere personer skal se innholdet, må en legge inn brukerid til disse personene i feltet Listinnhold. Om du vil legge til flere brukere, skilles disse med komma (, ). (Vær imidlertid oppmerksom på at informasjonen ikke krypteres i databasen.) Eks.: Feltet Pinkode vil fremkomme slik for alle andre brukere enn personen med påloggings-id pers og qsadmin. - Numerisk- felt - registrere tall (godtar bare mulighet for å registrere siffer). Formatering av tusenskilletegn etc. defineres på feltet når du redigerer objekttypen. Eks.: - Dato- felt - formaterer tallkombinasjoner til dato, og godtar kun inntasting som kan forstås som en dato. Et slikt felt vil for eksempel foreslå om du taster bare tallet "22" inn i feltet, mens måneden du befinner deg i er juni Tastes det inn "2206" vil det formateres som om "2005" er inneværende år. Eks.: - Dropliste - gir mulighet for å legge inn forhåndsdefinerte valg for dette feltet. Det finne to ulike typer droplister. Den ene gir kun forhåndsdefinerte valg, og den andre er dynamisk og vil fungere slik at den gir melding om du taster inn et nytt alternativ, og 64 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

73 legger dette til listen over valgbare alternativer. Eks.: - Check-box - gir mulighet for å hake av for om objektet innehar en definert egenskap. Eks.: - Tab/fane - gir mulighet for å sortere de ulike registreringsfeltene bak ulike faner på registreringsbildet for objekter av aktuell type. Eks.: - E-Post -felt - Felter av denne typen gjør det mulig å sende E-post til den adressen som er utfylt, direkte fra QSM. Eks.: - WEB-link - Det blir laget et felt med en knapp til høyere for seg. Åpner aktuell Web-adresse gjennom browseren direkte fra skjermbildet i QSM. Eks.: - Linker - gir mulighet til å registrere koblinger mot andre objekter som er registrert i QSM. Eks.: Om en skal kunne linke inn flere objekter under samme ledetekst, huker du av for "Multilink". En multilink vil fremkomme som en fane ute til høyre i objektbildet hvor navnet på fanene blir den ledeteksten du fyller inn. Krysser du ikke av for multilink, vil ledeteksten være komme opp sammen med de andre feltene som beskriver objektet. Objektnavnet kommer fram i feltet sammen med Objekt-id (i parentes bak objektnavnet inne i feltet - se bildet ovenfor). I bildet for å definere linken, kan du velge aktuelle objekter som skal kunne hentes i denne linken. Du kan velge utvalgskriterier til linken på objektgruppe, objekttype, funksjon eller et forhåndsvalgt Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 65

74 Eks. på ulike linker: objekt. Du bestemmer også om de tilknyttede objektene skal være over- eller underliggende i trestrukturen. Krysser du av for eksklusiv kobling, vil mobiltelefonen i dette eksemplet kunne knyttes mot ett simkort. En vil dermed ikke få opp simkort som er opptatt når en senere forsøker å koble et simkort til en telefon. Denne funksjonen vil dermed gjøre det enklere å hindre ulogiske knytninger/feil (det blir umulig å knytte samme objekt til flere objekter av definert type). Klikker du på lupen til høyre for et linkfelt, vil systemet starte objektlisten, og søke på det som er definert som kriterium på denne linken. Om du senere skriver inn noe tekst i et linkfeltfelt før du klikke på lupen, vil kriteriet tas med slik at du reduserer ant. Objekter du må velge blant. F12 fungerer som hurtigtast (Søk). I dette eksemplet er det laget en link til simkortet hvor telefonnummeret er brukt som ID. Ved å registrere simkortet som eget objekt, kan en klippe og lime dette fra en telefon til en annen, og samtidig ta med seg informasjon om abonnement, PIN/PUK koder osv. Det er også laget multilink til IT-utstyr som disponeres av denne personen. Dette framkommer som en fane til høyere i objektbildet. Felter som inneholder link mot andre objekter, er markert med en gul farge. En kan hente opp aktuelle objekter til feltet ved å klikke på ikonet til høyere for feltet, eller trykke på F12, som brukes som funksjonsknapp for søk i QSM. Om du setter at en kobling skal være eksklusiv, vil dette bare gjelde for koblinger som opprettes etter at dette er gjort. Bruk av eksklusive koblinger Eksklusive koblinger benyttes for å hindre at flere objekter av samme type knyttes til flere objekter av en definert type. Eks.: En vil dokumentere en serverpark. En server kan nødvendigvis ikke være montert i flere rack samtidig. På objekttypen server definerer en da en singel kobling mot objekttypen Rack, og huker av for at denne er eksklusiv. I og med at et rack kan inneholde mange servere, defineres det en link mot objekttypen Server eller gruppen IT på objekttypen Rack. På denne koblingen krysser en av for multilink. En vil da kunne knytte flere servere til racket, mens de ulike serverne kun kan knyttes mot ett rack. Om en så markerer racket og vil knytte til en ny server, vil en kun få opp de serverende som ikke tidligere er knyttet til noe rack i dette søkebildet. Du bare kan bruke eksklusive linker der linkfeltet refererer til en objekttype. For å definere at en kobling skal være eksklusiv, gjør en følgende: - Marker den objekttypen den gjelder. - Høyreklikk og velg Rediger eller klikk på Åpne i den lille knapperaden. - Klikk på fanen Spesifikasjoner 66 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

75 - Marker linkfeltet du ønsker skal være eksklusiv (evt. legg til nytt felt, om du vil definere en ny kobling). - Klikk på knappen Endre spesifikasjon. - Kryss av for eksklusiv kobling. Du må gå gjennom eksisterende koblinger for funksjonen skal gjelde for disse. Vær oppmerksom på at denne settingen ikke har tilbakevirkende kraft. Det betyr at om du linker som har opprettet tidligere i dette feltet, fortsatt ikke er eksklusive. For å få de eksklusive, må du be om det. Dette gjør du enklest ved klikke på knappen Finn koblinger som kommer fram om du i egenskapene for linken har valgt Eksklusiv kobling. (Redigeringsbildet for objekttypen). Du vil nå få opp et skjermbilde som viser alle linker som er berørt av oppsettet. De linkene som ikke er eksklusive, eller bryter regelen for Eksklusiv kobling, er Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 67

76 markert med rød skrift. Du kan nå slette alle de linkene som ikke skal være der, ved å markere dem og så klikke på knappen Koble fra. Når du har igjen kun den linken som skal være der, markerer du denne og klikker på knappen Gjør om til Eksklusiv kobling. Om du ikke foretar deg noe med eksisterende koblinger, vil funksjonen ikke gjelde for disse! Varsling QS Manager har ulike muligheter for automatisk varsling. Varsling kan genereres både fra aktiviteter og objekter. Du kan sette opp QSM EE til å minne deg på forfall på avtaler, vurdere fornyelse av avtaler med automatisk fornyelse, at det er tid for å gjennomføre rutinemessige oppgaver, periodiske rutiner etc. Systemet kan automatisk sende e-post til en som har blitt satt som utførende på en aktivitet, og til involverte personer hver gang det blir gjort endringer i en aktivitet. Varsler knyttet til objekter Denne type varsling settes opp på de ulike objektene du ønsker varsel fra (eks.: En lisensavtale, abonnement, rutine etc.). Varsler definert på objekter vil komme opp som meldingsboks inne i QSM på det tidspunktet du har definert. Du kan definere hvilke personer som skal få opp disse meldingsboksene ( qsadmin vil få alle). Når meldningen dukker opp, kan sende en e-post til definert mottager, om du ønsker det. Velger du Ikke vis igjen, vil du ikke få flere varsler. Velger du Lukk, vil nytt varsle dukke opp 1 minutt senere (hos alle som er definert som mottagere). Send E-Post, vil systemet åpne definert program for e-post (for eksempel Outlook), hvor mottageren(e), kommer opp i Til -feltet, og teksten i meldingen er det som du har definert som innhold i varselet. Du kan manuelt legge til mottagere og redigere e-posten før den sendes, om du ønsker det. 68 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

77 Slik starter du varsling knyttet til et objekt: Registreringen gjøres inne på det enkelte objekt, eller i fra oversiktstreet: - Åpne aktuelt objekt, eller marker det i treet. - Klikk på knappen Varsling. (Du får nå opp en oversikt over de varslinger som er knyttet til dette objektet, og kan lage nye, redigere en eksisterende varsling eller slette en eksisterende varsling.) - Velg Ny. - Skriv inn en beskrivende tekst i øverste linje. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 69

78 - Velg hvilken dato varselet skal vises, og hvilket klokkeslett i feltet Tid. - Om varsel skal være gjentagende, krysser du av for at det skal fornyes automatisk, og velger intervall for dette (Dager, Uker, Måneder eller År). - Velg så hvem som skal varsles. - Skriv inn hvilken melding varslet (e-posten) skal inneholde. - Klikk Lagre. Varsler knyttet til aktiviteter Varsling vedrørende aktiviteter skjer via e-post, og kan genereres automatisk ved å huke av dette på fanen E-Post på den enkelte aktivitet. Funksjonen forutsetter at de som skal motta varsler er registrert i QSM EE med e- postadresse, samt at riktig server for sending av e-post er registrert (SMTPserver). Denne er definert i filen qsmdb.ini som er lokalisert på programkatalogen til QSM. Kan endres ved å åpne redigere denne fila, og sette inn rett verdi i linjen SMTP=.. Riktig servernavn skal stå etter =. Husker du ikke denne verdien, kan du finne den ved å åpne kontoinnstillingene i Outlook. Funksjonen gjør det mulig for alle involverte i en aktivitet å få automatisk e-post ved opprettelse av ny, og senere ved alle endringer. - Registrer aktivitet på vanlig måte. - Klikk på fanen E-post. - Om du ønsker at involverte personer skal få e-post automatisk, krysser du av for Send automatisk. - Velg hvilke felter i aktiviteten som skal være med i e-posten. - Ved å velge Åpne i e-post klient, kan en redigere e-posten før den sendes, og også overstyre hvem som skal få den. De e-postene som sendes på denne måten, blir ikke lagret i historikken på aktiviteten. - Ønsker du manuelt å generere en e-post, klikker du på Ny e-post. 70 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

79 Importere objekter Funksjonen krever at du har administratorrettigheter i QSM. Ofte har noen registrert ulike ting i regneark, eller lignende som er relevant å vedlikeholde i QSM. Vi har gjort det enkelt å importere disse. Du må først ha opprettet objekttypen som du vil importerer i QSM før du starter importen (eks. "Person", "Firma" eller lignende.). Du kan importere fra følgende filformater: Excel (XLS), Access (MDB), MS SQL Server, semikolondelt fil (SDV), kommadelt fil (csv). Det er mulig å lagre maler som lagrer de valg du gjør. På den måten blir det enklere om du skal benytte samme datakilde mange ganger (for eksempel om du ønsker å vedlikeholde personregisteret fra et annet program, og importerer personopplysninger derifra med gjentatte mellomrom). Slik går du fram: - Klikk "Fil - Importer objekter". (Du starter nå en wizard som guider deg gjennom funksjonen.) - I det første bildet velger du filtype du skal hente data fra. Her kan du også velge om du skal lagre de valg du gjør som en mal, eller benytte en mal som er laget fra før. For å lage en ny mal av de valg du gjør klikker du på "Ny". Ønsker du å benytte en mal som er lagret tidligere, velger du denne (den vil i tilfelle være listet opp i skjermbildet). - Velg filtype du skal importere fra. - Søk opp den filen du skal importere fra ved å klikke på den. - Velg hvilken tabell eller ark i datakilden som du skal hente fra. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 71

80 - Velg orgenhet og statuskode for de objektene som skal importeres. (Alle objekter i QSM må tilhøre en orgenhet og ha en statuskode). Om kildefila inneholder informasjon om orgenhet (id til disse), oppgir du at dette er tilfelle. - Velg objekttypen objektene skal knyttes til i QSM. Eksportere objekter - Velg feltdestinasjoner. (Du får opp en oversikt over de registreringsfelt som er definert på objekttypen på den ene siden, og feltene som finnes i datakilden på den andre. Om dette er et regneark, er dette evt. overskrifter på kolonnene.) Du kan velge destinasjon ved hjelp av "Dra og slipp" - Om feltnavn i datakilden stemmer med registreringsfeltene, kan en matche disse mot hverandre ved å klikke på "Finn like". (Om ikke feltet du ønsker ikke passer inn i noen av de som finnes på objekttypen, må du avbryte og legge det til på objekttypen.) - Klikk "Neste" når du har valgt riktige felter. - Du får nå spørsmål om hva du ønsker å gjøre med objekter som finnes i databasen fra før. Velger du "Oppdater", vil de valgte feltene bli endret til å bli lik det som ligger i datakilden. Velges "Ikke endre" blir eksisterende objekter ikke oppdatert, en får kun med objekter med id som ikke finnes i databasen fra før. - Klikk "Neste" - og importen starter. - Du vil få en melding som forteller at importen er fullført og hvor mange objekter som ble importert. Om du vil lagre valgene som en mal, må du oppgi navn på malen i dette bildet. Du vil da få opp dette navnet som mulig valgbar mal neste gang du starter importfunksjonen. - Vær oppmerksom på at du må angi et navn om du ønsker å lage en mal for import til bruk senere. Om en ikke angir noe navn i statusbilde ved avsluttet import, blir ikke malen lagret. Du kan eksportere objekter fra QSM til SDV-format. Dette gjøres på samme måte som om du skal lage en rapport: - Gå til objektlista 72 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

81 - Sett opp riktige søkekriterier, klikk på "Start søk" slik at objektlisten inneholder de objektene du ønsker å eksportere. - Klikk på "Eksporter". - Om du har assosiert SDV-filer med Excel, vil Excel starte automatisk og vise deg resultatet av eksporten. Hvis ikke må du starte ønsket program (For eksempel Excel eller Access) og åpne fila i etterkant. - For detaljert beskrivelse - se Kap.: Lage en rapport. Registrere objekter Med sikkerhetsobjektene mener vi det materiell, personer, utstyr osv. som er nødvendig for å holde virksomheten i gang. Det finnes ulike måter å kopiere objekter og hele strukturer i QS Manager. Litt planlegging vil spare deg for mye registrering! Målsetningen er å få oversikt og kontroll på hva som finnes av utstyr, personell og ressurser. Herunder også hvilke spesifikasjoner de ulike objektene har, og sammenhengen mellom dem. Vi anbefaler at du begynner med det som kan identifiseres som sikkerhetsobjektene i virksomheten, og kompletterer databasen etter hvert. Registrere grupper av objekter som ett objekt. I noen tilfeller er det uinteressant å registrere hvert objekt med unik ID. Eks.: En kan tenke seg at en registrerer et møterom med nødvendig utstyr. For at dette møterommet skal fungere, er det nødvendig med et visst antall stoler. Disse stolene kan registreres som ett objekt, og man kan spesifisere hvor mange stoler det er i denne gruppen. (Dette løses ved at man har tatt med feltet antall i objekttypen). Mer om dette i kap: Opprette/endre objekttyper. Når du skal registrere objekter og koblinger, vil det være mye å spare på å sette seg inn i hvordan kopifunksjonen i programmet fungerer. Vi anbefaler at du begynner med de objektene som går igjen flere ganger (eks leverandører, personer, lisenser etc.). Du kan lage små strukturer (Eks. Datamaskin med komponenter og programvare), og så kopiere disse. Senere kan du kopiere større strukturer som hele avdelinger med innhold. Se omtale lenger ut i brukerhåndboka for mer informasjon om dette. Mulige måter å registrere nye objekter på: Alle de ulike objekttypene registreres etter de samme prinsippene. Nye objekter kan registreres enten direkte i oversiktstreet, eller fra objektlisten. En kan også registrere nye objekter ved å kopiere at annet objekt. Nedenfor beskrives kopiering, lagring og lignende ved hjelp av knapper i knapperaden. Hurtigtastene til Windows ("Ctrl + C", "Ctrl + V", "Ctrl + S") og høyreklikk på musa virker også der det er naturlig i programmet. 1. Registrere nytt objekt i åpningsbildet - Klikk på knappen Nytt objekt. - Velg gruppe ved å klikke på den gruppen objektet skal tilhøre. - Klikk på aktuell objekttype. - Du får nå opp registreringsbildet til denne type objekt. - Fyll ut relevantet felter. - Klikk på Lagre, evt. Ctrl + S. 2. Registrere nytt objekt fra Oversiktstreet - Marker den objekttypen du vil registrere et nytt objekt under - Klikk på Ny i knapperaden, eller høyreklikk med musa og velg Ny. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 73

82 - Du vil nå få opp registreringsbidlet for denne type objekt. - Fyll ut alle relevante felter. - Lagre i knapperaden over. (Ved å trykke "Enter" lagres og lukkes bildet direkte, evt. "Ctrl + S"). 3. Registrert et nytt objekt med kobling til et annet - Om du velger denne måten å registrere et objekt på, vil du automatisk få opprettet kobling til det objektet som var markert i oversiktstreet: - Marker objektet du vil registrere et tilknyttet objekt til. - Høyreklikk med musa og velg Ny(tt). - Du får nå mulighet til å velge hvilke type objekt du ønsker å registrere (kun valg mellom de objekttypene som er definert som linkfelt på objekttypen til markert objekt). - Klikk på objekttypen du ønsker å registrere. - Du får nå opp registreringsbildet til denne type objekt. - Fyll ut relevantet felter. - Klikk på Lagre, evt. Ctrl + S. 4. Kopiere et lignende objekt. Kopiere direkte i treet: - Marker det objektet som skal kopieres. - Klikk på Kopier i knapperaden (evt. Ctrl + C eller høyreklikk - kopier). - Flytt markøren til den posisjonen i treet du ønsker å plassere det nye objektet. - Klikk på Lim inn (evt. "Ctrl + V"). - Velg Lag nytt objekt på spørsmål om dette (ved å velge Kopier kobling, vil systemet kopiere kun koblingen mellom de eksisterende objektene. De samme objektene vil da fremkomme på flere steder i trestrukturen). - Gjør nødvendige endringer. - Klikk på Lagre. (Ved å trykke "Enter", lagres og lukkes bildet direkte, evt. Ctrl. + S"). Funksjonene Kopier, Lim inn og Lagre er også tilgjengelig på den høyre musetasten. 74 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

83 Kopier fra Objektliste : - Marker det objektet som skal kopieres. - Klikk på Lag kopi av objekt. (Evt. hurtigtast "Ctrl + C") - Fyll inn riktig ID. - Gjør nødvendige endringer. - Klikk på Lagre. (Evt. "Enter" eller "Ctrl + S"). 5. Registrere nytt objekt fra Objektlisten: - Klikk på "Ny". Du vil nå få opp en liste over alle objektgruppene. Klikk på den objektgruppen objektet skal tilhøre, og velg blant de typene som kommer opp. (Om du i utvalgskriteriene har valgt ut en objekttype før du klikker på "Ny", vil denne objekttypen ligge forhåndsvalgt over alle objektgruppene, og kan velges direkte). - Fyll ut alle relevante felter. - Lagre i knapperaden. (Ved å trykke "Enter" lagres og lukkes bildet direkte, evt. "Ctrl + S"). Funksjoner En kan si noe om hvilke funksjoner hvert enkelt objekt kan inneha. Dette gjøres inne i bildet Objektegenskaper. Funksjonsbegrepet forteller hvilke funksjoner de ulike objektene kan brukes til i virksomheten. I oversiktstreet kan en synliggjøre hvilken funksjon et objekt har i en kobling mot et annet objekt. Aktiv bruk av begrepet vil på denne måten gjøre oversiktstreet mer informativt. I aktivitetsstyreren benyttes funksjonsbegrepet til å gjøre det enklere å finne fram til riktig objekt i en aktivitet, og til å beskrive funksjonen til objektet i aktiviteten. - Klikk på Ny for å tilordne en ny funksjon. - Om den funksjonen du ønsker å registrere på det aktuelle objektet ikke finnes i listen over Funksjoner, kan dette legges til ved å klikke på Ny i den øvre knapperaden. (Denne kan også nåes fra rullegardinmenyen - Objekter - Funksjoner ). - Dobbeltklikk på den funksjonen du vil registrere at objektet kan inneha. Oversikt over hvor funksjonene er i bruk Noen ganger vil det være gunstig å raskt kunne få oversikt over alle personer eller andre objekter som har en gitt funksjon i forhold til et annet objekt i basen. Eks.: Et idrettslag ønsker å få oversikt over alle som har funksjonen Oppmann og hvilket lag de er oppmann på. Eller om du raskt vil ha oversikt over alle personer som har funksjonen Konsulent og evt. hvilket firma de representerer. - Velg Objekter - Funksjoner i rullegardinsmenyen. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 75

84 - Fra dette bildet kan du lage ulike rapporter/lister over hvilke funksjoner som er definer, hvilke objekter som kan bekle de ulike rollene, samt i hvilke koblinger de ulike funksjonene er i bruk (Eks.: Hvem som er kundeansvarlig hos hvilke leverandør) - Let deg fram til den funksjonen du vil se på. - Velg Koblinger hvor rolle/funksjon brukes. - Du vil nå få opp en liste som viser hvor den aktuelle funksjonene er i bruk (mellom hvilke objekter). - Ved å klikke på knappen for utskrift, kan du få oversikt over hvor denne funksjonen er i bruk. Eks.: En ønsker en liste over hvem som er selger hos ulike leverandører. Denne rapporten vil gi en god oversikt på dette. Registrere koblinger mellom objekter Skal du arbeide med koblinger mellom objekter, anbefaler vi at du tar utgangspunkt i Oversiktstreet - det er her disse koblingene visualiseres. Vær oppmerksom på at det defineres på objekttypen hvilke objekttyper som kan kobles til de ulike objektene. Om du ønsker å lage koblinger som ikke er valgbare, må du derfor først gå inn på endring av objekttypen (se eget avsnitt), 76 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

85 og legge til mulighet for å linke til ønsket objektgruppe/type eller objekter med en definert funksjon. (En kan gå rundt dette ved å markere objektet du skal koble mot et annet objekt i oversiktstreet, klikke "Kopier kobling", markere objektet du vil koble dette objektet til, og klikke på "Lim inn". Denne metoden brukes når en skal lage kobling som er "unntak" fra standarden for denne objekttypen.) Om du benytter eksklusive koblinger, vil dette påvirke denne funksjonen. 1. Oversiktstreet. Markerer det objektet du vil koble et annet objekt mot (marker det objektet som skal være eier, eller overliggende nivå). Klikk på "Koble til. Du vil nå få opp mulighet til å koble til objekter av den typen som er definert på objekttypen at kan kobles til. (Kap. Søkemuligheter i QS Manager beskriver hvordan en kan smalne dette søket.). Marker og dobbeltklikk på det objektet du ønsker å koble til. Velg evt. hvilken funksjon det tilkoplede objektet har i forhold til Eierobjektet" - overliggende objekt. (Gjøres via Koblingsegenskaper.) Du vil nå se at objektet som du kopierte kobling i mot, vil presenteres som et underliggende nivå i oversiktstreet. Valgene "Koble til", Koble fra, Kopier og Lim inn er også tilgjengelige via høyre musetast. 2. Fra bildet Objektegenskaper. Du kan komme til dette bildet ved å dobbeltklikke på det aktuelle objektet i oversiktstreet, eller ved å gå via Objektliste og så dobbeltklikke når du har funnet rett objekt der. Du har mulighet til å registrere hvilke andre objekter som er koblet til dette objektet (underliggende nivå i trestrukturen). Klikk aktuell fane om det er en multilink, klikk på "Ny", eller klikk på søk til for å finne fram et objekt til en singellink. Let opp det objektet du vil opprette kobling til, og velg dette. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 77

86 OBS! Om du kopierer en kobling til en "singellink", som er opptatt, vil du kun flytte objektet i treet, uten at linkfeltet blir oppdatert, hvis du ikke kobler fra dette objektet først. Kopiere koblinger Dette er den eneste mulighet du har til å lage koblinger som ikke er definert mulighet til å lage på objekttypen. Vær derfor bevisst på hva du gjør og om koblingene som lages er relevante. Metoden er visuell og svært effektiv. Samtidig kan den være den beste om du bare ønsker en sorteringsmappe i treet. Vær oppmerksom på at det bare er koblinger som er definert på objekttypen som det er mulig å ta ut på rapporter. Markerer det objektet du vil koble mot et annet objekt. Trykk på knappen "Kopier kobling" (Ctrl.+Shift+c). Marker det objektet du vil koble aktuelt objekt i mot. Trykk på Lim inn (Ctrl.+v). På spørsmål om du vil lage et nytt objekt eller kopiere kobling, velger du Kopiere kobling. Du vil nå se at objektet som du kopierte kobling i mot, vil presenteres som et underliggende nivå i oversiktstreet. Valgene Kopier kobling og Lim inn er også tilgjengelige via høyre musetast. Fjerne koblinger 1. Oversiktstreet. 2. Inne i objektbildet Markerer det objektet du vil frigjøre fra en overliggende kobling. Trykk på knappen "Koble fra". Er det definert på objekttypen at en skal kunne linke det mot andre objekter, finnes det to typer av dette. Linker hvor det bare er mulig å lage mot ett objekt kommer fram sammen med de andre registreringsfeltene. Slik sletter du en slik link: Markerer innholdet i feltet som viser kobling mot det objektet du vil slette koblingen til og trykk på delete-tasten. Er det krysset av for multilink på objekttypen, velger riktig fane til høyre i objektbildet, finner det objektet du vil slette linken i mot, og klikker på Fjern kobling til.. eller delete-tasten. Statuskoder Du kan velge hvilke statuskoder som skal være valgbare for de ulike objekttypene. Alle objekter i QSM må ha en eller annen statuskode. Nye objekter får statuskoden Aktiv som standard, om du ikke har definert noe annet. Du kan legge til nye statuskoder, slette de du ikke bruker og redigere de som finnes. Dette gjøres i fra rullegardinmenyen Objekter - Statuskoder. Statuskoden 78 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

87 forteller noe om objektets tilstand og tilgjengelighet, og kan brukes i søk etc. Programmet logger alle endringer av statuskode, slik at det akkumuleres historikk omkring den enkelte enhet. Historikken hentes fram ved å markere den enheten du vil se på og så trykke fanen "Historikk" i oversiktstreet. Du kan selv definere hvilke objekttyper statuskoden skal være tilgjengelig for. som skal være tilgjengelige. På den måten kan du ha mange statuskoder, uten at du behøver å bla gjennom alle for alle objekter. (Eks. Statuskodene Avhendet og Solgt er ikke særlig aktuelle for objekttypen Person intern. På samme måte er statuskoden I permisjon lite aktuell på en bil eller datamaskin. En kan knytte funksjonalitet til de ulike statuskodene. Dette gjelder følgende to alternativer: Utstyr som er utgått - ved å huke av for Utgått på statuskoden, forsvinner objektet fra alle aktive lister (og ant. forbrukte objekter i lisensen). En kan få fram utgåtte objekter ved vanlig søk - men må huke av for Vis utgåtte i oversiktstreet og objektlista. En kan knytte til funksjonalitet som kobler objektet mot et annet ved bruk av statuskoden. Du har mulighet til å koble mot et firma, en orgenhet, en lokasjon eller person. Denne oppsettet finner du på fanen Koblinger. Eks.: En tar et objekt bort fra normal lokasjon, og inn for service. En kan få programmet til å koble objektet mot for eksempel et internlager, eller om en benytter en ekstern partner, kan en knytte opp objektet mot selskapet, eller kontaktpersonen som utfører servicen. Slik registrerer du en ny statuskode: - Velg Objekter Statuskoder fra rullegardinmenyen. - Klikk på Lag ny. - Skriv inn benevnelsen (statuskoden). - Kryss av for Utgang om dette er en utgangskode. Objekter som får en statuskode som er definert som utgangskode, vil bli borte fra alle aktive lister i programmet. (Se eget kapittel nedenfor). - Fanen Koblinger gir deg mulighet til automatisk å lage en kobling i det et objekt får denne statuskoden. Du kan lage automatisk kobling mot et firma, en lokasjon, en orgenhet eller en person. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 79

88 NB! Koden Aktiv må være blant de som velges! Klikk på fanen Koble mot objekttyper for å definere hvilke objekttyper denne statuskoden skal være valgbar for. Om du ikke velger noen objekttyper her, vil den bli valgbar for alle objekttyper i systemet hvor det ikke er valgt statuskoder. For de som du har gjort et uvalg av statuskoder på, må den legges til om den skal bli valgbar. Ved å høyreklikke på en objekttype du har valgt til statuskoden, kan du definere denne statuskoden som standard for denne objekttypen, om du ønsker den skal være det. De objekttypene denne statuskoden er valgt som standard for, vil framkomme med uthevet skrift. (Du kan stå på objekttypen og definere hvilke statuskoder som skal være tilgjengelig for aktuell objekttype, eller stå på statuskoden og velge hvilke objekttyper den skal gjelde for. Gjør det fra den vinkelen som er naturlig for deg). Valgene du gjør her, vil endre evt. det som er satt på objekttypen. Endre status på et objekt Dette gjøres i bildet Objektegenskaper som kan hentes fra oversiktstreet eller fra objektlisten. Du kan opprette dine egen statuskoder, eller endre de som ligger med standard om du ønsker det (Rullegardinmeny Objekter - Statuskoder ). Hent fram det objektet du vil endre status på. 80 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

89 Velg ny statuskode. Lagre. Varsling fra et objekt Kan blant annet benyttes til påminnelser før forfall (eks. på automatisk fornyelse av avtaler), varsle tid for et rutinemessig oppdrag knyttet til et objekt mm. Varsler fra objekter kommer fram som meldingsboks i skjermen til den eller de som er definert til å motta varslet ( qsadmin vil alltid få alle meldinger). Ved å respondere på denne, kan en sende varslet til definerte mottagere via e-post. Registreringen gjøres inne på det enkelte objekt: - Åpne aktuelt objekt eller marker det i oversiktstreet. - Klikk på knappen Varsling. Du får nå opp en liste over eksisterende varslinger fra dette objektet, og kan registrere en nyvarsling, endre en eksisterende, eller slette et eksiterende. - Velg Ny for å registre en ny varsling, Rediger for å endre en eksisterende varsling, eller Slett for å slette en eksisterende varsling. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 81

90 - Skriv inn en beskrivende tekst i øverste linje. - Velg hvilken dato varselet skal vises, og hvilket klokkeslett i feltet Tid. - Om varsel skal være gjentagende, krysser du av for at det skal fornyes automatisk, og velger intervall for dette (Dager, Uker, Måneder eller År). - Velg så hvem som skal varsles. - Skriv inn hvilken melding varslet (e-posten) skal inneholde. - Klikk Lagre. Varsling fra en aktivitet Varsling vedrørende aktiviteter skjer via e-post, og kan genereres automatisk ved å huke av dette på fanen E-Post på den enkelte aktivitet. Funksjonen forutsetter at de som skal motta varsler er registrert i QSM EE med e- postadresse, samt at riktig server for sending av e-post er registrert (SMTPserver). Denne er definert i filen qsmdb.ini som er lokalisert på programkatalogen til QSM. Kan endres ved å åpne redigere denne fila, og sette inn rett verdi i linjen SMTP=.. Riktig servernavn skal stå etter =. Husker du ikke denne verdien, kan du finne den ved å åpne kontoinnstillingene i Outlook. Funksjonen gjør det mulig for alle involverte i en aktivitet å få automatisk e-post ved opprettelse av ny, og senere ved alle endringer. - Registrer aktivitet på vanlig måte. - Klikk på fanen E-post. 82 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

91 - Om du ønsker at involverte personer skal få e-post automatisk, krysser du av for Send automatisk. - Velg hvilke felter i aktiviteten som skal være med i e-posten. - Ved å velge Åpne i e-post klient, kan en redigere e-posten før den sendes, og også overstyre hvem som skal få den. De e-postene som sendes på denne måten, blir ikke lagret i historikken på aktiviteten. - Ønsker du manuelt å generere en e-post, klikker du på Ny e-post. Avhending/utgangskoder Med QSM er det mulig å håndtere avhendig av utstyr i henhold til kravene fra ulike kvalitetsstandarder. Dette gjøres med å gi objektet som skal avhendes en statuskode som er definert som en utgangskode (f.eks.: Avhendet, stjålet, solgt, sluttet osv.). Velg Objekter - Objekttyper i rullegardinsmenyen. Marker og åpne den objekttypen du ønsker skal være en utgangskode, evt. lag en ny. Huk av for Utgangskode. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 83

92 Objekter som får en statuskode som er definert som utgangskode, vil bli borte fra alle aktive lister i programmet (inkludert telleren som viser hvor mange ledige objekter som er ledige i den lisensen dere har betalt for). For å hente informasjon om utgåtte objekter, kan en klikke i ruten for Vis utgåtte. På denne måten er det enkelt å ta vare på historikk om ressurser uten at de er med i aktive oversikter. Det vil også være lett å lage rapporter på avhendet utstyr. Flytte et objekt 1. Fra Oversiktstreet Marker den enheten du vil flytte. Klikk på "Klipp ut" (evt. "Ctrl + X"). Marker det objektet i treet som skal være ny eier (nærmeste nivå over objektet som flyttes). Klikk på "Lim inn" (evt. "Ctrl + V"). Det objektet som ble klippet ut kommer inn på det nedenforliggende nivået i forhold til det objektet som var markert. Vær oppmerksom på at du tar med alle underliggende nivåer i denne operasjonen. 2. Fra bildet Objektegenskaper. Velg ønsket objekt enten i "Oversiktstre" eller fra Oversikt objekter. Dobbeltklikk på objektet slik at du kommer inn i bildet "Objektegenskaper. Fra den lille knapperaden inne i bildet, kan en slette eksisterende koblinger og opprette nye mot andre objekter. Vi anbefaler å ikke slette utstyr som skal kasseres eller avhendes, men i stedet gi det ny statuskode. Slette et objekt Denne funksjonen er ment å brukes bare om du har feil- eller dobbeltregistrert et objekt. Om utstyret er gammelt og skal avhendes, bør man i stedet "Endre status", og velge statuskode avhendet. Da vil det alltid kunne spores, og tilhørende historikk blir tatt vare på i systemet. Du vil finne igjen avhendet utstyr i mappen Avhendet utstyr. Vær klar over at om du velger å slette et objekt, vil det forsvinne ut av systemet uten at du kan spore enheten i etterkant. Historikken vedrørende objektet vil også være tapt. Om du ønsker å slette flere objekter på én gang, gjøres dette fra Objektliste. 1. Direkte i Oversiktstreet. Marker det objektet du ønsker å slette Klikk på Slett i knapperaden. Du får spørsmål om du vil slette objektet eller koblingen til det. Velg objekt. Du vil få spørsmål om du virkelig ønsker å slette objektet, og må bekrefte dette. Om det finnes objekter som er koblet til det objektet du forsøker å slette, vil programmet gi melding om at sletting er umulig før koblingene til det er fjernet. For å slette objektet, må en først slette disse koblingene. Dette gjøres på samme måte som beskrevet ovenfor, eneste 84 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

93 forskjellen er at en velger Kobling i stedet for Objekt når systemet spør om dette. (Det er koblingen mot nivået over i treet som blir slettet.) Slett er også tilgjengelig via den høyre musetasten og Delete-tasten på tastaturet. 2. Fra Objektlisten Søk deg fram det/de objektet du ønsker å slette. Marker det/de objektene du vil slette. Trykk på Slett i den lille knapperaden, via høyreklikk og Slett eller på Delete på tastaturet. Videre kan en følge samme prosedyre som beskrevet ovenfor. Også her kan en benytte høyre musetast eller Delete på tastaturet. Vise overliggende koblinger Ved å klikke på Vis overliggende, får en opp en oversikt over alle objekter det markerte objektet er koblet til (alle overliggende). På denne måten kan en raskt få opp en oversikt over sammenhenger objektet er involvert i. Om du ønsker å se nærmere på et av de overliggende objektene, kan du åpne objektbildet ved å dobbeltklikke på objektet i vinduet Overliggende koblinger. Bildet Objektegenskaper Ved å klikke på Nytt objekt eller dobbeltklikke på et objekt i oversiktstreet, eller i objektlisten, kommer en inn i bildet Objektegenskaper. En kan også komme til dette bildet ved å markere aktuelt objekt, og så klikke på Egenskaper i knapperaden. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 85

94 Øverst i den blå linjen vil objekttypen dette objektet tilhører framgå. Navnet til objektet står i parentes bak typen. Objekt-id : En entydig identifikasjon av objektet. Dette feltet må være unikt for hvert objekt. Org.eneht : Forteller hvilken organisasjonsenhet objektet tilhører. Objektet vil automatisk få tilhørighet til den orgenheten som er definert som default orgenhet på brukeren som registrerer objektet. Dette kan endres ved å klikke på ikonet for orgenhet. Velg den du vil bytte til, ved å dobbeltklikke i listen over orgenheter som kommer opp på skjermen. Objektsnavn : Beskrivende navn på objektet. Bør gi nok mening til at man enkelt forstår hva det er. Objektspesifikasjoner : Detaljinformasjon om objektet. Innholdet i dette feltet avhenger av hvilke registreringsfelt som er knyttet til objekttypen. Dobbeltklikk på linjen du ønsker å skrive inn eller endre verdier i, eller benytt piltast til feltet du vil endre, og trykk enter. Det vil da komme opp et felt i underkant av rammen som du kan rediger i. Trykk på enter, eller klikk på neste felt for å lagre opplysningene. "Beskrivelse er et fritt tekstfelt, og er tenkt brukt til å samle og ta vare på all relevant informasjon om objektet, som ikke passer inn i de øvrige feltene. Status - forteller hvilken status objektet skal ha. Velg statuskode ved å klikke på den lille trekanten til høyre i feltet. De ulike statuskoder du kan velge i, kommer da tilsyne. Klikk på ønsket statuskode. Alle objekter for automatisk Ingen som kode når de opprettes. Du kan legge til flere statuskoder via Objekter - Statuskoder i rullegardinmenyen. Tilbake - Om du har beveget deg fra et objekt til et annet, kan du komme tilbake til forrige bilde, ved å klikke på denne. Tilbake til - Lister opp objekter du har vært innom, slik at du kan hoppe direkte til ønsket objekt. Frem - Lar deg gå frem til neste objekt. Skriv ut (Ctrl+P) - Utskrift av objektet, du kan velge hvilke felter som skal være med på utskriften. Vis reservasjoner for dette objektet (Ctrl+Shift+R). Viser en oversikt over perioder objektet er reservert og evt. hvilke aktiviteter reservasjonen gjelder. Lar deg gjøre nye reservasjoner. Aktiviteter som er rettet mot dette objektet starter aktivitetslista hvor filteret er satt opp med aktuelt objekt som søkekriterium - rask tilgang til alle aktiviteter hvor dette objektet er hovedobjekt i aktiviteten. Hvilke funksjoner kan dette objektet bruke - Viser en liste over hvilke definerte funksjoner som dette objektet kan bruke. Lar deg registrere nye mulige funksjoner for dette objektet. Brukes som opplysning i oversiktstreet og til ulike søk og utvalg. 86 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

95 Hvilke feil-/avbruddsituasjoner er knyttet mot dette objektet - En del av QS Security Manager. Lister opp hvilke feil-/avbruddsitasjoner som en vil lage planverk for. Du kan også registrere nye. Avskivningshistorikk - En del av avskivningsmodulen. Viser hele avskivningshistorikken til dette objektet, og lar deg registrere evt. justeringer. Filvedlegg Lar deg registrerte koblinger til eksterne og lar deg registrere nye. Filvedlegg Samme som ovenfor, men indikerer at det finnes filvedlegg til objektet. Varsling Lar deg registrere/endre varsler som vedrører dette objektet. Eksempler på registrering av ulike typer objekter Alle de ulike objekttypene registreres etter de samme prinsippene. Nye objekter kan registreres enten direkte i oversiktstreet, eller fra objektlisten. En kan også registrere nye objekter ved å kopiere at annet objekt. Dette er nærmere beskrevet i kapittelet Kopiere et lignende objekt. Vi har laget noen konkrete eksempler på registrering av ulike objekter nedenfor: Registrere en ny objekttype Oversiktstreet blir brukt for å gjøre det enkelt å se sammenhengen mellom objektene. Koblingene (tilknytningene) mellom objektene blir anskueliggjort på en måte som gjør det oversiktlig å se de sammenhengene, og å få oversikt over ønskede objekter. Eks.: En orgenhet kan bestå av flere avdelinger. En kan da definere på objekttype Orgenhet at en ønsker Avdeling som underliggende objekter. Dette gjøres ved å legge til et linkfelt som referere til objekttypen Avdeling og krysser av for at denne skal være underliggende. Om en på objekttypen Avdeling definerer et linkfelt som refererer til objekttypen Orgenhet og sier at dette skal være overliggende, vil dette komme fram i trestrukturen og en vil kunne se det som en opplysning på objektegenskapene. Videre kan en knytte de personer som hører hjemme i de ulike avdelingene inn på neste nivå. Slik går du fram: - Marker den objektgruppen du vil knytte typen til. (Dette kan også gjøres fra rullegardinmenyen "Objekter - Objekttyper". Velg objektgruppe denne objekttypen skal tilhøre.) - Klikk på "Ny objekttype". Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 87

96 - Gi objekttypen det navnet du vil skal komme fram i treet. - Velg det ikonet du vil skal komme fram i treet. Om du lar dette stå blankt, vil det komme fram et punktmerke i trestrukturen. (Objekttyper i gruppen Orgenheter vil ha et tileggsvalg som definerer om dette skal være en overordnet orgenhet det vil si at det blir mulig å knytte objekter direkte mot denne orgenheten i objektbildet). - Om du ønsker at programmet skal lage objektid automatisk, klikker du på fanen Autonummer. Kryss av for Auto Nummer. - Klikk på fanen "Spesifikasjoner". 88 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

97 - Klikk på "Legg til ny spesifikasjon". Du kan nå velge å hente ferdig definerte felt via valget Velg fra liste, eller definere ett og ett felt selv. Velg hvilke type felt du vil legge til. Om du henter fra liste, vil du få mulighet til å velge et knippe felt og legge dem til i én opperasjon. - Om du ønsker å lage link til objekter av en annen type, velg "Link til underliggende objekt(er) da vil tilknyttede objekter komme til syne under objekter av denne typen i treet. Velg Link til overliggende objekt(er) om du ønsker kobling oppover i treet (sett fra denne objekttypen). I eksemplet nedenfor vil orgenheten være over avdelingen. - Skriv inn ledeteksten du vil at skal komme fram, når du senere skal registrere nye objekter under denne mappen. (Se nærmere beskrivelse i kapittel "Opprette/endre objekttyper"). Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 89

98 - Velg utvalgskriteriene for objekter som skal kunne linkes til. - Velg multilink om du ønsker å koble til flere objekter av denne type objekter (i vårt eksempel gjøres det ikke, da avdelingen kun skal tilhøre én orgenhet). - Nå kan du registrere objekter av denne typen: - Marker type som har kommet opp i treet. - Klikk på "Ny" (evt. høyreklikk - Registrer ny(tt)..) - Du kan nå linke inn de objektene du ønsker å ha under denne objekttypen ved å høyreklikke på objektet og koble til ønskede objekter. Dette kan også gjøres inne i objektbildet og ved hjelp av "Klipp og lim" eller Kopier kobling og Lim inn. Registrere personer Registrer inn alle personer som skal kunne ha et forhold til objekter og/eller aktiviteter i virksomheten. Interne personer kan hentes inn direkte fra Active Directory. Eksterne personer, eller personer som ikke er registrert i Active Directory, som for eksempel kontaktpersoner hos leverandører må registreres manuelt. Du får mulighet til å koble personer mot de objekter de benytter eller har ansvaret for, eller aktiviteter de på en eller annen måte er involvert i. Registrere personer: Gå til gruppen Personer i treet, eller velg Objektliste - Om du står i oversiktstreet: Marker objekttypen Person intern eller Person ekstern (Du finner dem i gruppen Personer ). Klikk på Ny (evt. høyreklikk). - Om du står i objektlisten: Klikk på Registrer nytt objekt. Hvis du ikke har markert noe objekt i listen, vil du få opp en liste over alle objektgruppene. Klikk på gruppen "Personer". Nå vil alle objekttypene innenfor denne objektgruppen bli valgbare. Velg "Person intern" for interne eller "Person ekstern" for personer som er ansatt hos samarbeidspartnere/leverandører. - ID registrer ID på personen eks. bruker-id i nettverket, initialer e.l. (om det på objekttypen er krysset av for autonummer, vil dette fylles ut av seg selv). - Navn: Fornavn og etternavn på personen - Status: Velg riktig status for personen, eks. Aktiv. Generelt: 90 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

99 Du beveger deg mellom feltene ved hjelp av tabulator, eller ved å peke med musa. (De feltene som ikke er relevante, fjerner du fra objekttypen, eller lar dem stå åpne.) Bruker ID : Den ID som denne personen benytter ved pålogging til nettverket. Dette feltet kan utelates om en benytter nettverksid som id for selve objektet. (Gjøres ved å endre objekttypen). Tittel : Personens tittel/stilling Intern Telefon : Personens direkte telefonnummer. Mobiltelefon : Nummeret til personens mobiltelefon. Om simkortet med telefonnummeret er registrert som eget objekt, lages link til denne, evt. mobiltelefonen om nummeret er registrert på dette. Telefon privat : Evt. telefonnummer hjem. E-post : Personens e-postadresse Lag link til evt. utstyr som personen benytter og avdelingen som personen er ansatt i. - Trykk lagre (evt. "Enter" eller "Ctrl + S"). Du kan også kopiere en person som er registrert tidligere. - Marker den personen du vil kopiere i fra. - Klikk på Kopier i knapperaden. - Om du arbeider i oversiktstreet: Flytt markøren til den objekttypen du kopierer (Person intern) - Klikk på Lim inn. - Gjør endringer i de feltene som er nødvendig (se ovenfor). - Trykk Lagre (evt. "Enter" eller "Ctrl + S"). Registrere/endre leverandører Ved å registrere leverandørene, vil en kunne knytte ulikt utstyr mot den som har levert det. Dette vil også forenkle gjenfinning av aktuelle telefonnummer, e-post adresser osv. Se nærmere beskrivelse i kap Marker gruppen Leverandører i treet, eller velg Objektliste - Du finner riktig mappe i treet under Firmaer - Velg objekttype Leverandør. - Velg Ny. - I objektlisten: Klikk på Registrer nytt objekt - Velg Firmaer - Leverandør. - Objektspesifikasjoner : (De feltene som ikke er relevante, lar du stå åpne.) Telefon : Leverandørens telefonnummer. Faks : Leverandørens telefaksnummer. Gateadresse : Leverandørens gateadresse. Postadresse : Leverandørens postadresse. Postnr/sted : Leverandørens postnummer og poststed. Web-adresse : Leverandørens Web-adresse. - Trykk lagre (evt. "Enter" eller "Ctrl + S"). Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 91

100 Du kan også kopiere en leverandør som er registrert tidligere. - Marker den leverandøren du vil kopiere i fra. - Klikk på Kopier i knapperaden. - Flytt markøren til den posisjonen i treet du ønsker å plassere den nye leverandøren (evt. marker mappen Leverandører ). - Klikk på Lim inn - Gjør endringer i de feltene som er nødvendig (Se ovenfor.) - Trykk Lagre (evt. "Enter" eller "Ctrl + S"). Vi anbefaler at du registrerer de viktigste kontaktpersonene hos leverandørene, og kobler dem til den enkelte leverandør. På denne måten får du mulighet til å involvere dem i aktiviteter, og vil gjøre det enklere å finne fram til dem. Registrere avtaler Avtaleforvaltning er et område som blir viktigere og viktigere. Ved å registrere avtalene som er inngått i tilknytning til utstyret som er registrert, blir det enkelt å holde oversikt over dem og hvilke objekter de omfatter. (F.eks. serviceavtaler, garantier, vedlikeholdsavtaler, supportavtaler leasingavtaler osv.) I tillegg til å få oversikt over hvilke avtaler som er inngått, blir det lettere å holde orden på avtaleperioder, kostnader, oppsigelsestid osv. Du kan knytte de ulike objektene som avtalen omfatter, til hver enkelt avtale. Om du skanner inn avtalen og legger den som vedlegg til den registrerte avtalen, vil en spare mye tid med å finne fram avtalen om en trenger å lese avtaleteksten. Slik går du fram: Vi forutsetter at du benytter en objekttype som er knyttet opp mot objektgruppen "Avtale". 1. Fra Oversiktstreet - Marker riktig avtaletype under mappen Avtaler eller Plasser markøren på et av objektene som omfattes av avtalen - Klikk Ny. - Velg objekttype (Eks. Serviceavtale ). - Følg punktene som er beskrevet nedenfor. 2. Fra Objektlisten - Klikk Ny. - Velg objekttype (Eks. Serviceavtale ) - Følg punktene som er beskrevet nedenfor. - For alle felter som ikke er spesielle for objekttypen, se kap Objektspesifikasjoner : Du beveger deg mellom feltene ved hjelp av piltast nedover, eller ved å peke med musa. Dobbeltklikk med musa, eller trykk på enter for å få mulighet til å skrive i feltet. (De feltene som ikke er relevante, lar du stå åpne.) Ref.nr. : Leverandørens referansenummer på avtalen. Pris : Kostnad pr. avtaleperiode for avtalen. Inngått dato : Når avtalen begynte å løpe. Forfall : Dato for når avtalen skal fornyes. 92 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

101 Oppsigelsestid : Hvor lang oppsigelsestid er det på avtalen. Avtaleperiode : Hvor lenge løper avtalen om gangen. - Om avtalen omfatter andre objekter som er registrert i QSM, opprett kobling disse. - Lagre (evt. "Ctrl + S"). - Klikk på Filvedlegg og velg Ny for å knytte den innskannede versjonen til avtalen. Registrere rutinebeskrivelser/prosedyrer Ved å registrere virksomhetens rutiner i QS Manager, vil en kunne koble dem mot aktivitetsstyreren, samtidig som det blir enkelt å se hvilke objekter som er berørt av de ulike rutinene. Du har mulighet til å skrive rutinebeskrivelser direkte i programmet, eller du kan knytte rutinebeskrivelser som er skrevet for eksempel i Word mot de objekter som omhandles av rutinen. Hver rutine registreres som et objekt, og vi forutsetter at du benytter en objekttype som er knyttet mot objektgruppen Kvalitetssystem. Slik går du frem: - Marker riktig objekttype under gruppen Kvalitetssystem i treet. - Velg objekttype (for eksempel Rutinebeskrivelse ). - Klikk Ny Objektspesifikasjoner : Du beveger deg mellom feltene ved hjelp av piltast nedover, eller ved å peke med musa. Dobbeltklikk med musa, eller trykk på enter for å få mulighet til å skrive i feltet. (De feltene som ikke er relevante, lar du stå åpne.) Dato : Dato for siste endring. Signatur : Endringer skal signeres av den som har ansvaret for rutinen. - Opprett kobling mot de(t) objektet(ene) rutinen er rettet mot. (Overliggende nivå). - Opprett kobling mot de objekter som omfattes av rutinen. (Min. en person som skal være ansvarlig for rutinen og en som tildeles funksjonen Utførende. En bør også definere en person som skal være Stedfortreder. - Lagre. Rutinen kan brukes som beskrivelse av en aktivitet i aktivitetsstyreren. For å "starte" en rutine som en aktivitet, må den registreres som en ny aktivitet der. På aktiviteten settes også intervall og du kan velge hvilke(t) objekt(er) rutinen skal rettes mot. Registrere en periodisk rutine 1. Gå inn i aktivitetslisten. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 93

102 2. Klikk "Ny" i den lille knapperaden 3. Velg aktivitetstype "Rutine". 4. Velg emne for aktiviteten (Eks. "Daglig backup") 5. Juster om nødvendig "Meldt av" (Systemet foreslår pålogget bruker). 6. Registrer hvem som skal ha ansvaret for å utføre aktiviteten. 7. Velg hvilket objekt aktiviteten (rutinen) skal være rettet mot. (Eks. serveren hvor tapestreameren er installert.) 8. Sjekk at aktiviteten blir registrert på riktig lokasjon (hvor serveren er plassert). 9. Klikk på "Andre involverte" om du ønsker å involvere flere objekter (for eksempel personer) i aktiviteten. Ledeteksten for det feltet som da opprettes, skriver du inn selv (for eksempel "Stedfortreder"). 10. Velg hvilken rutine du vil ha som beskrivelse av denne aktiviteten. Det som er registrert i fritekstfeltet på rutinen, vil nå komme opp i beskrivelsesfeltet på aktiviteten. Når status på aktiviteten blir endret til "Utført", vil en ny aktivitet bli generert med "Påbegynnes dato" tilsvarende intervallet som er definert på aktivitetstypen. Avskrivning QSM kan benyttes til både saldoavskrivninger og kontoavskrivninger. Disse utføres på samme måte, bortsett fra at med saldoavskrivninger skrives objektene av prosentvis, mens med kontoavskrivninger skrives de av lineært basert på periodelengden spesifisert på de ulike kontoene. Alle objekter som skal ha avskrining, må kobles mot en saldogruppe (for saldoavskrivning) og/eller en konto (for kontoavskrivning). En kan knytte opp enkeltobjekter, eller alle objekter av en type. Hvordan dette gjøres, er beskrevet i kapitlet Avskrivning. QS Manager er laget for å kunne dokumentere de ulike ressursenes livsløp. Økonomi-modulen til QSM gir mulighet til også å se de ulike objektenes livsløp i et regnskapsmessig perspektiv (kroneverdi). Den gir mulighet for å gjøre både saldoavskrivninger (skattemessig) og kontoavskrivninger (regnskapsmessig). På denne måten kan du ha full kontroll 94 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

103 på verdiberegningen - helt ned på objektnivå. Dette kan benyttes som grunnlag for verdiene som føres i regnskapssystemet. Programmet tar vare på historikken for det enkelte objekt - helt fra innkjøp til evt. avhending (kassering/salg - tap eller gevinst), slik at du enkelt kan dokumentere hele avskrivnings/nedskrivningsløpet. Se ellers kapitlet "Avskrivning". Reservere objekter Forutsetninger for å kjøre avskrivning: 1. Du må ha definert kontoer og definert hvilke objekter som skal avskrives mot de ulike kontiene. 2. Du må registrere nødvendig informasjon som danner grunnlag for avskrivningen på de enkelte objektene (Anskaffet dato, kostpris, evt. bokført verdi osv.) Reservasjon kan gjøres av ett objekt om gangen, eller flere utvalgte objekter på én gang. Reservasjon kan gjøres fra objektoversikten, inne i objektsegenskapsbildet eller under registrering av en aktivitet (Du kan reservere hovedobjektet i aktiviteten). På den måten vil en også knytte reservasjonen til aktiviteten). Reservasjon kan settes på hele dager, eller spesifiseres med klokkeslett (HH.MM). Om du i et utvalg i objektlisten, ønsker å se hvilke objekter som har reservasjoner nå eller i framtiden, huker du av for Marker reserverte. Ved å huke av for dette i objektlisten, vil objekter som har reservasjoner nå eller i framtiden bli markert ved at objektid vises i rødt. I objektlisten, kan du også oppi filter for reservasjon, slik at du i søkene kun får fram de objekter som ikke er reservert i angitt periode. Reservere ett enkelt objekt - Klikk på Vis reservasjoner for dette objektet (Ctrl+Shift+R). Du får nå opp en oversikt over registrerte reservasjoner på objektet. - Klikk Lag ny for å lage en ny reservasjon. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 95

104 - Velg perioden du ønsker å reservere objektet (start- og sluttdato/evt. klokkeslett fra og til). - Om du forsøker å reservere objektet i en periode det allerede finnes en reservasjon, vil du få beskjed om dette. - Velg statuskode for objektet under reservasjonen. Denne statuskoden. - Klikk på Lagre. Oppgi filter for reservasjon For å sikre at de objektene du søker fram er ledig i den perioden du ønsker å reservere dem, kan du oppgi filter i henhold til reservasjon. Du vil da kun få opp objekter som ikke er reservert i den perioden du oppgir i listen over objekter. - Klikk på Oppgi filter i fht. til reservasjon. Marker at du vil få opp objekter som ikke er reservert i perioden. - Definer fra dato og til dato for perioden du har behov for objektene du vil reservere. Huk av for Bruk filter, og klikk på disketten for å lagre valget. - I objektlista vil du vil nå få opp bare de objekter som er ledig i angitt periode. 96 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

105 Reservasjon knyttet til en aktivitet Du kan reservere hovedobjektet (det objektet aktiviteten er rettet i mot) i en aktivitet i den perioden aktiviteten pågår. Aktivitetsstyring - Klikk på Vise reservasjon for objektet ifm. med denne aktiviteten (F11). Programmet foreslår det som er satt som frist for aktiviteten som sluttdato i reservasjonen. Sett start og sluttdato - Lagre. Reservere flere objekter samtidig Du kan reservere flere objekter for en periode samtidig. Dette gjøres i objektlista, eller mens du benytter funksjonen "Koble til" i fra oversiktstreet. Funksjonen er hensiktsmessig om du for eksempel skal reservere mange objekter til bruk i et prosjekt. - Gå til Objektlisten (eller gjør reservasjonen samtidig som du benytter funksjonen "Koble til"). - Søk fram den typen objekter du vil reservere. - Oppgi gjerne filter i forhold til reservasjon, slik at du kun får opp objekter som er ledig i den aktuelle perioden. Dette gjøres ved å klikke på "Oppgi filer i fht. reservasjon" og sette aktuelt intervall. - Marker de objektene du ønsker å reservere, og klikk på Lag ny reservasjon for valgt(e) objekt(er) (Ctrl+shift+N). - Velg tidsintervall for reservasjonen - klikk på disketten for å lagre reservasjonen. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 97

106 Målet med aktivitetsstyreren i QSM, er å holde oversikt over både åpne og avsluttede aktiviteter, samt å opprette en felles erfaringsdatabase i organisasjonen. Aktivitetene kategoriseres i ulike "aktivitetstyper" (For eksempel "Service", "Avvik", "Rutine", "Brukerstøtte" osv.). En kan selv endre eksisterende og legge til de aktivitetstypene man ønsker. Det er mulig å prioritere og å fordele oppgaver. En aktivitet kan rettes mot flere objekter, og markeres med "Ferdig" for hvert enkelt objekt. Den som tildeles en oppgave, kan få autmatisk tilsendt en e-post med beskrivelsen av oppgaven, om en huker av for Send automatisk generert mail når aktiviteten registreres. Med aktivitetsstyreren oppnår en bedre kontroll over hva som skal gjøres, samtidig som systemet tar vare på verdifull informasjon og historikk. En aktivitet kan komme fra periodiske rutiner eller registreres ad hoc - f.eks. som et serviceoppdrag eller henvendelse fra noen som trenger bistand. Her får du mulighet til å se de ulike aktivitetene i sammenheng. Vi ønsker med aktivitetsstyreren å gjøre QS Manager til et driftsverktøy som brukes i det daglige arbeidet. Et biprodukt av dette vil være at dataene i systemet til en hver tid er oppdatert. Alle aktiviteter som registreres, vil kunne spores fra de objektene (utstyr, leverandører, personell osv.) som aktiviteten er rettet mot eller involveres i aktiviteten. Aktivitetslisten sorteres på den kolonnen du ønsker. Klikk på kolonnenavnet øverst i listen for å sortere på den kolonnen. Klikk en gang til for å snu sorteringen. Det kan selv velge hvilke kolonner du ønsker å se i aktivitetslisten. Dette gjøres ved å høyreklikke med musa når en står i bildet. Du vil da få opp en meny hvor Vis/Fjern står i nederste linje. Markeres denne, vil alle kolonner som er tilgjengelig for dette skjermbildet kommer frem. Ta bort haken på kolonner du ikke trenger i visningen. Dette gjøres ved å klikke på kolonnenavnet i menyen. Ønsker du senere å få tilbake aktuell kolonne i bildet, gjør du akkurat det samme. Slik kan du registrere en aktivitet: 1. Via Aktivitetsliste - Klikk på Aktivitetsliste - Velg Ny i knapperaden over. - Velg aktivitetstype. - Velg emne for aktiviteten (en beskrivende tekst). Om emnet ikke har vært brukt før, får du spørsmål om du vil lagre det. Vi anbefaler at man prøver å standardisere emnene i så stor grad som mulig. - Systemet foreslår at den som er logget på, har meldt problemet - Klikk på søk, og finn fram rett person om det dette ikke stemmer. - Velg hvem som skal utføre oppgaven. - Hent fram objektet som denne aktiviteten er rettet mot. - Registrer hvilken lokasjon aktiviteten skal utføres på. - Fyll ut de ulike kriterier for prioritet av aktiviteten (På aktivitetstypen er det mulig å definere om visse felter skal være med eller ikke). - Beskriv mer utfyllende hva oppgaven går ut på i tekstfeltet under. 2. Via bildet Oversiktstre 98 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

107 - Klikk på knappen Ny aktivitet. - Velg aktivitetstype. - Registrer detaljer om aktiviteten som beskrevet over. 3. Via et markert objekt i oversiktstreet - Marker objektet som skal være hovedobjekt i aktiviteten. - Klikk på fanen Aktiviteter. - Klikk på knappen Ny aktivitet. - Velg aktivitetstype. - Registrer detaljer i aktiviteten som beskrevet over. 4. Via objektbildet - Dobbeltklikk på det objektet som er hovedobjekt i aktiviteten, slik at bildet Objektegenskaper åpnes. - Klikk på knappen Aktiviteter. - Velg Ny aktivitet - Velg aktivitetstype. - Registrer detaljer om aktiviteten som beskrevet over. 5. Ved hjelp av en periodisk rutine Forhåndsdefinerte aktiviteter (for eksempel periodiske kontroller, rutiner for sikkerhetskopiering og lignende), kan legges inn i systemet som en Rutine. Om en setter at en rutine skal være periodisk, vil dette generere en ny åpen aktivitet i aktivitetsstyreren med det intervallet som man setter opp i rutinebeskrivelsen at denne aktiviteten skal utføres. I rutinebeskrivelsen kan man også sette opp hvilke objekter som omfattes av aktiviteten, og hvilke funksjon disse skal ha. - Klikk på objektliste. - Velg objekttype Rutine. - Klikk på Ny i knapperaden over. - Velg Periodisk som rutinetype. Mer om hvordan en registrer periodiske rutiner i kap Registrere rutiner/prosedyrer. Endre/opprette aktivitetstyper I likhet med objekttypene, kan også aktivitetstypene i systemet endres, og man kan opprette nye aktivitetstyper ved behov. På aktivitetstypen kan en definere hva som skal registreres på aktiviteter av de ulike typene du kan velge hvilke spesifikasjoner du ønsker å ha med, og legge til egne registreringsfelt på aktiviteten. Det er også mulig å definere enkelte egenskaper til aktiviteten, for eksempel om den skal være periodisk (gjentagne med faste intervaller). Vær oppmerksom på at aktiviteter av typen Admin vil kunne sees bare av de brukerne som er tilknyttet profilen Admin i QSM. - Velg "Aktiviteter" i rullegardinmenyen Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 99

108 - "Aktivitetstyper". - Velg "Ny" om du vil lage en ny, eller marker en eksisterende og velg "Egenskaper" (evt. dobbeltklikk). - Velg hvilken statuskode og prioritet aktiviteter av denne typen skal ha som standard ved registrering av en ny aktivitet (kan overstyres ved registrering). - Velg hvilken prioritet som skal foreslås på aktiviteter av denne typen (kan overstyres under registrering av aktiviteten). Du kan velge på en skala fra 1-9. Ved å klikke på knappen Prioritet kommer du inn i et skjermbilde hvor du kan knytte tidsfrister til prioritet: - Velg fanen Spesifikasjoner og huk av de feltene som du ønsker å ha med på denne aktivitetstypen. - Valget Frist blir valgt av seg selv og ikke mulig å ta bort om d du har satt opp at rutinen er periodisk (se lenger ned). - Valget "Involvere flere objekter" gir deg mulighet til å involvere flere objekter i aktiviteten. Under registreringen av den enkelte aktivitet, får du så mulighet til å angi ledetekst (hvilken rolle de ulike objektene har) for de ulike objektene som du velger å involvere i aktiviteten. 100 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

109 - Valget "Rettes mot mer enn ett objekt" gir deg mulighet til å angi mange objekter som aktiviteten skal rettes mot. Aktiviteten kan ferdigstilles i forhold til hvert enkeltobjekt som blir omfattet av den. Hovedaktiviteten kan ikke avsluttes før det er huket av for avsluttet på alle objekter som er involvert. - Velg evt. rutinebeskrivelse om det finnes en slik for denne type aktivitet. Hvis ikke lar du feltet stå åpent. (Beskrivelsesfeltet fra rutinen vil fylle ut beskrivelsesfeltet på aktiviteten.) - Om aktiviteten skal gjentas med faste intervaller, klikker du på fanen Periodisk og definerer dette her. Huk av for at den skal være "Periodisk", og velg intervallet du vil gjenta aktiviteten med. Intervall : Velg intervall og intervallenhet. Du har disse alternativene: Timer, Dager, Uker, Måneder, År, Driftstimer, Km og Stk. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 101

110 - Om du velger at aktiviteten skal forskyves, vil aktiviteten få "Start dato" med intervallet regnet ut i fra datofeltet "Ferdig dato". Hvis ikke regnes intervallet fra det tidspunkt aktiviteten skulle vært startet. Velg fanen Knytte mot emner for å velge hvilke emner som skal være tilgjengelig for denne typen aktiveteter. Om det ikke blir gjort noen valg, vil alle emner være tilgjengelige. Marker emnene du vil ha med for denne aktivitetstypen og klikk på pil mot venstre. Kolonnen til venstre viser hvilke emner som er valgt for aktuell aktivitetstype. Velg fanen Felt for å lage egne felt for aktivitetstypen. Dette vil være felt som blir med på alle aktiviteter av denne typen, på samme måte som felt på objekter. Velg ny og type felt. Du vil da få opp et nytt skjermbilde hvor du skriver inn navn på felt, og hvilke egenskaper det skal ha. Det er mulig å summere nummeriske felt. Dette gjøres ved å lage et eget summeringsfelt hvor du definerer hvilke andre nummeriske felter du ønsker å summere. Du kan summere og subtrahere ( + og -). - Huk av for Summeringsfelt. Du vil da få opp alle nummeriske felt som er definert på denne aktivitetstypen. - Marker et av feltene som skal være med i summeringen, og klikk på Legg til - Klikk på + om du vil legge til, eller - om du vil trekke fra. 102 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

111 - Marker det feltet som skal adderes eller subtraheres fra det første feltet du valgte, og klikk Legg til. - Gjenta operasjonen om du ønsker å ha med flere felt i summeringen. Registrering/endring aktivitet Ved å dobbeltklikke på en aktivitet i oversikten, kommer en inn i registreringsbildet slik at du kan se på/endre aktiviteten. I den blå linjen øverst i bildet vil aktivitetstypen fremkomme som tekst med valgt emne i parentes. For å registrere en ny aktivitet, klikker på Ny og velger aktivitetstype. Hvilke registreringsfelt som kommer opp, er i noen grad avhengig av hva som er definert på aktivitetstypen. Se egen beskrivelse av dette i Opprette/Endre aktivitetstype. Når du registrerer en ny aktivitet, vil du få mulighet til å sende en e-post til det som settes som Utførende på aktiviteten. Dette forutsetter at det er registrert e-postadresse på personen, og at programmet vet hvilken smtp server som er tilgjengelig hos dere. (Dette settes ved installasjon av programmet, men kan justeres i fila qsmdb.ini som ligger i programkatalogen). Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 103

112 Avsluttede aktiviteter låses for endring i beskrivelsesfeltene - det er kun mulig å skrive i feltet under fanen "Tilleggsinfo". Status : Du velger om aktiviteten er Ubehandlet, Åpen (ikke ferdig utført), Avsluttet eller Annullert. Det er ikke mulig å slette en registrert aktivitet av hensyn til historikk og sporbarhet. En aktivitet du ønsker å fjerne, velger du derfor status Annullert på. En annullert aktivitet kan endres tilbake til Åpen. En avsluttet aktivitet kan det ikke redigeres på, med unntak av fanen "Tilleggsinfo". Prioritet : Gir deg mulighet til å prioritere oppgaver på en skala Rekkefølgen aktivitetene presenteres på i oversikten, er en funksjon av Frist og Prioritet. Emne : Beskriver aktiviteten (Overskrift). En kan velge mellom emner som er brukt tidligere, eller lage et nytt. Programmet varsler i tilfelle om at emnet ikke er registrert tidligere og spør om du vil lagre nytt emne. Velg OK om du ønsker å registrere emnet. Emnene kan redigeres i fra rullegardinsmenyen Aktiviteter - Emner. Meldt av : Her registreres den personen som har meldt inn aktiviteten. (Programmet søker i objektgruppen Person ). Om du ønsker å sende en e-post til personen, kan du klikke på "Send E-post". Du vil da få startet e-postprogrammet og til-feltet vil være ferdig utfylt (forutsetter at e-postadressen til personen er registrert i QSM). Utføres av : Registrer hvem som skal utføre aktiviteten. (Programmet søker i objektgruppen Person ). Om du ønsker å sende en e-post til personen, kan du klikke på "Send E-post". Du vil da få startet e-postprogrammet og til-feltet vil være ferdig utfylt (forutsetter at e-postadressen til personen er registrert i QSM). Objekt : Hent objekt som aktiviteten er rettet mot. Her kan en søke fram som beskrevet i kapittel 4.4 Søke etter et objekt. Lokasjon : Registrer hvilken lokasjon objektet som aktiviteten er rettet mot, befinner seg. (Søker i objektgruppen Lokasjon ). Valgfrie felt Avhengig av aktivitetstype, vil en kunne legge til flere objekter som enten skal involveres i aktiviteten, eller aktiviteten skal rettes mot. Frist : (Dette feltet er tilgjengelig bare om det er huket av for det på aktivitetstypen). Frist for når aktivitetens skal være ferdig. Dato og klokkeslett. 104 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

113 Påbegynt : Dato for når aktiviteten blir påbegynt. Ferdig : (Dette feltet er tilgjengelig bare om det er huket av for det på aktivitetstypen). Dato da aktiviteten ble avsluttet. Kl: Klokkeslett da aktiviteten ble avsluttet. Tidsforbruk : (Dette feltet er tilgjengelig bare om det er huket av for det på aktivitetstypen). Hvor lang tid det ble brukt for å utføre aktiviteten. (brukes ved avslutning av aktiviteten. Planlagt : (Dette feltet er tilgjengelig bare om det er huket av for det på aktivitetstypen). Estimert tidsforbruk (benyttes ved registrering av aktiviteten). Beskrivelse : Fritt tekstfelt for en mer detaljert beskrivelse av aktiviteten. Utført arbeid : Klikk på denne fanen for å registrere hva som ble gjort. En detaljert beskrivelse her, kan være gull verdt i en tilsvarende anledning senere. Nederst til høyre i skjermbildet, vil det framgå hvem som registrerte aktiviteten og når den ble registrert. Det samme gjelder hvem og når det ble endret på den sist. For å tilfredsstille krav i ulike kvalitetsstandarder, kan en ikke endre feltene "Beskrivelse og "Utført arbeid" etter at en aktivitet har fått status "Avsluttet". Om det likevel kommer på ting som gjør det ønskelig å legge til informasjon på en aktivitet som er avsluttet, kan en benytte feltet "Tilleggsinfo". Legg merke til at teksten på fanen blir uthevet, og det settes på et utropstegn ( Tillegg! ), om det er skrevet noe i feltet. E-post : Fane for E-post. Her kan du sette opp instillinger for E-post, som om det skal sendes automatisk, om du skal sende med Outlook, om du skal ha med ferdigutfyllt informasjon i E-post, som beskrivelse, utført arbeid og tilleggsinfo. Om du huker av for Send automatisk generert mail dette, vil den som settes som utførende på aktiviteten få tilsendt en e-post som forteller at han er tildelt en ny aktivitet i QSM, med beskrivelse av aktiviteten. Dette forutsetter at det er registrert riktig e-postadresse på personen, og at det er definert riktig SMTPserver i oppsettet til programmet. (En får spørsmål om dette ved installasjon av QSM. Om du vil endre oppsettet, finner du dette i filen qsmdb.ini som er lokalisert i programkatalogen til programmet. Søkemuligheter i QS Manger Det er laget ulike måter å kunne finne igjen et bestemt objekt eller aktivitet. Søke etter et objekt 1. I Oversiktstreet. Alt. 1: - Første bokstaven i det objektet du ønsker å finne. Markøren vil hoppe til første forekomst av denne. Ved gjentatte trykk på bokstaven, vil markøren hoppe til neste objekt som har denne bokstaven først i ID-feltet. Programmet søker bare i de nivåene i treet som er åpnet. Alt. 2: - Velg fanen Søk. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 105

114 - Skriv inn verdien/tekststrengen du vil søke etter. - Velg hvilke felter du vil søke i. - Klikk på Søk. - Du vil nå få opp alle objektene som tilfredsstiller kriteriene du har satt. Dobbeltklikk på ønsket objekt for å komme inn i bildet Objektegenskaper for dette objektet. 2. I Objektliste. I objektlisten kan en søke/filtrere og sortere på følgende kriterier eller kombinasjoner av disse. Ved å høyre-klikke i det aktuelle feltet, kan en få opp alternativer for det en skriver inn (lik, begynner med, inneholder, inneholder ikke og lik, før, etter i datofelt): - Objekt-id - Objekttype - Objektnavn - Status - Gruppe - Orgenhet 106 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

115 I tillegg kan en søke etter et objekt ved hjelp av fritekstsøk. Kriteriet som skrives inn vil gå gjennom alle registreringsfelt på objektene i utvalget under, og finne fram alle objekter hvor ønsket kriterium finnes i et av feltene En kan også velge hvilke av de ulike kolonnene man vil sortere rekkefølgen i lista etter. Dette gjøres ved å klikke på det lille symbolet til venstre for de ulike utvalgskolonnene. Listen sorteres alfabetisk etter valgte kolonne. Søket kan avgrenses ved at man velger hvilken objekttype, status, gruppe og orgenhet i de ulike kolonnene øverst. Søke etter en aktivitet 1. Via oversiktstreet. Om det skal være hensiktsmessig å finne en aktivitet via oversiktstreet, må en kjenne til hvilket objekt den var rettet mot, eller ett av objektene som var involvert i aktiviteten. - Klikk på fanen Aktiviteter. - Du får opp en liste over alle aktiviteter som har vært rettet mot objektet. Du kan dobbeltklikke på aktivitetene om du ønsker å gå inn i registreringsbildet for aktiviteten. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 107

116 - Vær oppmerksom på at du kan velge om du vil se aktiviteter hvor objektet har vært hovedobjekt, eller involvert. 2. I Aktivitetsliste. - Gå inn i oversiktsbildet Aktivitetsliste. - Velg hvilke kriterier du vil søke på. - Klikk på Start når du har satt opp ønskede søkekriterier. Det er mulig å søke (sette filter) på følgende kriterier og kombinasjoner av disse, samt å sortere på hver av kolonnene (for å sette i gang søket, må du klikke Start søk etter at du har gjort utvalget): - "Aktivitetsnummer" - finner fram til en aktivitet med angitt nummer. - Type - begrenser listen til å gjelde kun angitt type aktivitet. - "Statuskode" - Velg om du vil søke blant "Ubehandlet", Åpne, Avsluttede eller Annullerte i eltet "Status". - Emne - søker etter ord, eller deler av ord, og begrenser listen etter hva som skrives i dette feltet. - Prioritet - sorterer ut alle aktiviteter med angitt prioritet. - Tilknyttet objekt - begrenser listen til å inneholde aktiviteter som berøer angitt objekttype eller objekt i en eller annen form. Velges Alle får en opp alle aktiviteter hvor objektet eller alle objekter av angitt type har en eller annen rolle i aktiviteten. Velges Hovedobjekt, får du opp de aktivitetene som er rettet direkte mot angitt objekt eller objekter i angitt objekttype. 108 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

117 Opprette brukere Ulike datofelt: - Utføres av " - gir mulighet til å sortere på hvem som har fått ansvaret for å utføre oppgaven, brukes gjerne til å sortere ut egne oppgaver. En må ha administratorrettigheter for å endre på oppgaver som andre er satt til å utføre. - "Lokasjon" - gir mulighet til å sortere på lokasjonen objektet som aktiviteten er rettet i mot befinner seg. Systemet foreslår den lokasjonen objektet er knyttet til, dette kan overstyres. - Orgenhet - lister opp aktiviteter kun innenfor angitt orgenhet. - "Meldt av" - gir mulighet til å sortere på hvem som har meldt inn aktiviteten. Høyre-klikk med musa gir følgende alternativer: - "Regdato" - datoen aktiviteten ble registrert - Frist gir deg mulighet til å sortere ut aktiviteter som skal utføres innen angitte frister. - "Start dato" - Dato for når aktiviteten skal påbegynnes. - "Ferdig dato" - Dato for når aktiviteten ferdigstilles. Knappen Nullstill benyttes for å fjerne de kriterier som er skrevet inn, alle felter blankes ut. En kan angi hvilke rettigheter den enkelte bruker skal ha i systemet. Alle som skal bruke QS Manager, må registreres som brukere i QSM's brukertabell. Det er mulig å styre hva den enkelte bruker skal kunne gjøre i QS Manager. Dette gjøres ved hjelp av ulike "profiler". Hver bruker knyttes til en profil. Profilen bestemmer hvilke rettigheter brukeren skal ha på de ulike orgenheter, objektgrupper og objekttyper i systemet. Alle objekter og aktiviteter som registreres i QSM, knyttes til en orgenhet. Ved opprettelse av en bruker, angis det hvilke orgenheter brukeren skal ha tilgang til, og det må angis hvilken orgenhet som skal være standard orgenhet for brukeren. Slik registrerer du en bruker: Velg Administrasjon i rullegardinmenyen - Brukere. - Velg "Ny", for å opprette en ny bruker. - Om du ønsker å endre en eksisterende bruker, dobbeltklikker du på denne, eller klikk på Egenskaper i knapperaden over mens brukeren er markert. Du kommer til bildet for å ajourholde brukere. - Legg inn ID (Om du velger samme bruker-id som i nettverket, kan du bruke Windows NT-autentifisering (Klarert tilkobling) - Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 109

118 på den måten slipper brukeren å logge seg på både nettverket og QSM.) - Velg standard orgenhet for brukeren. Alle objekter og aktiviteter som brukeren senere registrerer, vil legges på denne orgenheten om ikke brukeren overstyrer dette under registreringen. - Velg standard språk vedkommende skal benytte. - Klikk på fanen Autentifisering. - Velg om brukeren skal logges på via Windows NT autentifisering eller SQL server autentifisering. Velges NT autentisering, slipper brukeren en egen pålogging på QS Manager. En kan også gi tilgang til SQL serveren via en NT Gruppe brukeren tilhører. - Legg inn passord (Om du vil benytte Klarert tilkobling, trenger du ikke å legge inn noe eget passord på brukeren i QSM.) - Om brukeren skal kunne registrere nye brukere i QSM, må ha være systemadministrator på SQL Serveren. Huk i tilfelle av for dette. Vær oppmerksom på at brukeren da vil kunne administrere 110 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

119 alle databaser som måtte ligge på den SQL Serveren som du benytter. - Velg hvilken profil brukeren skal kunne bruke. - Klikk på fanen Tillatelser. - Velg hvilke tillatelser brukeren skal ha på de ulike orgenhetene. Velges Ingen, vil ikke brukeren se noe av dataene til den orgenheten. Lese tar bort alle andre muligheter enn å se objektene og de aktiviteter som er knyttet til dem. Endre gir mulighet til å opprette nye aktiviteter og objekter, samt endre objekter og aktiviteter som allerede er registrert. Alle gir i tillegg mulighet å slette objekter og aktiviteter. Klikk på Lagre. Opprette/endre profiler Ved hjelp av profiler kan en styre hvilke tillatelser brukeren skal ha i forhold til funksjoner og objektgrupper. Alle brukere må knyttes til min. én profil. Du kan styre rettigheter på gruppe- og/eller type-nivå. Det betyr i praksis at du kan hindre innsyn i objekter av en bestemt gruppe eller type for ulike typer brukere. I utgangspunktet har alle tilgang til alt marker derfor hver enkelt gruppe og eller type du vil begrense tilgangen til. Slik oppretter du en profil: - Velg "Administrasjon" - "Profiler" i rullegardinmenyen. - En får nå opp liste over alle registrerte profiler (Bilde "Brukerprofiler"). Om du vil endre en eksisterende, dobbeltklikker du på denne, eller klikker på "Egenskaper" i knapperaden inne i bildet. Klikk "Lag ny" i den lille knapperaden for å registrere en ny profil. - Gi profilen et navn og en beskrivelse. - Velg hva slags aksess brukere av denne profilen skal ha til de ulike typer data og funksjoner. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 111

120 - Klikk på fanen "Objektgrupper". - Marker hver enkelt objektgruppe, og sett den tillatelsen du vil gi brukere med denne profilen. Settingen vil gjelde for den enkelte objekttypen og alle tilhørende objekttyper. - Ingen vil føre til at objektgruppen og alt som ligger under denne, skjules for brukere av denne profilen. - Klikk på fanen Objekttyper om du ønsker å begrense tilgangen til enkelte objekttyper. Har du begrenset tilgangen til en objektgruppe, vil alle objekttyper i denne gruppen arve dette, du kan gjøre unntak fra dette på den enkelte objekttype. - Klikk på "Lagre". Sette Klarert tilkobling (trusted logon) Gjøres i Administrasjon - Brukere - Dobbeltklikk på aktuell bruker. 112 Funksjonene i QS Manager Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

121 - Velg Bruk Windows NT Autentisering (Klarert tilkobling). Informasjon om språkkode, påloggingsnavn og språk blir liggende i en fil som heter "qsmdb.ini". Filen blir lagt på programrådet til QS Manager. En kan også gå inn å redigere i denne fila. Om "TRUSTEDCONNCTION=TRUE", vil QS Manager hente påloggingsinformasjon fra serveren. Ønsker en å kunne overstyre dette, settes TRUSTEDCONNCTION=FALSE. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Funksjonene i QS Manager 113

122 Utskrifter QS Manager gir deg mulighet til å lage rapporter av forskjellige utvalg av objekter og aktiviteter. Du har også mulighet til å lage rapporter direkte til CSVformat for å bearbeide den videre i MS Excel eller MS Access. Det finnes en egen funksjon for å skrive til ulike etikettformater for merking av utstyr. Utskrift av objekter Det finnes tre ulike veier til utskrift av objekter: 1. Utskrift fra oversiktstreet Gir utskrift som starter med det objektet som er markert som øverste nivå. Rapporten vil ta med alle nivåer som er åpnet under markert mappe eller objekt. 2. Utskrift fra objektsegenskapsbildet Gir utskrift av det aktuelle objektet, evt. med tilkoplede objekter. Fin å bruke for eksempel til lisensrapportering. Hent opp aktuelt program (eks. MS Word), klikk rapporter, gjør utvalg for å ta med tilkoplede maskiner, og kun ID-felt på disse. 3. Utskrift fra objektlisten. Gir god mulighet for utvalg/filtrering av hvilke grupper eller type objekter som skal være med på rapporten. Her ligger også muligheten til å skrive til etiketter og CSV-format. Utvalget til rapporten gjøres slik som beskrevet i kapittel Søke etter et objekt. Det første du bør gjøre er altså å sette filter slik at du kun får med det utvalget av objekter som skal være med i rapporten. Alle utskriftsalternativene fører deg inn et skjermbilde hvor du kan velge hvilke registreringsfelter/koblinger som skal være med på rapporten. Du kan velge i alle registreringsfeltene som er aktuelle for det utvalget som er gjort, samt hvilke koblinger som skal være med på rapporten. Hvordan dette gjøres, er beskrevet i kapitlet nedenfor. 114 Utskrifter Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

123 Du kan velge ferdige standard utvalg, eller definere dine egne. Du kan også velge om du vil ta med tekst for de ulike fanene på rapporten. Disse tekstene vil da komme med som overskrifter for feltene under dem på rapporten. - Kun felles felter tar med de feltene som finnes på alle objekttyper, og ingen andre. - Alle felter tar med alle felter som er definert på objekttypen(e) i utvalget du har gjort. - Alle felter (også for tilkoplede enheter) tar med alle felter for de ulike objekttypene i utvalget, og i tillegg til alle objekter som er koblet til disse. - Egendefinert feltutvalg. Gir deg mulighet til selv å definere hva som skal være med av felter. Disse utvalgene kan lagres og benyttes om igjen i alle rapporter de måtte være aktuelle i. Lage en rapport Vi vil her beskrive et konkret eksempel på hvordan en kan lage en rapport i QSM. I eksemplet ønsker vi å lage en lisensrapport for Microsoft-programmer. Vi ønsker at rapporten skal vise hvilke programmer vi har i bruk, hvor mange lisenser vi har av hver av dem, hvilke maskiner de ulike programmene er installert på og hvem som er bruker av de ulike maskinene: - Gå til objektlista og sett på filter for objekttypen Programvare. For å få bare MS-programmer i filteret må vi sette ytterligere en spesifikasjon i filteret. Her forutsetter vi at alle MS-programmer er registrert med et navn som begynner på Microsoft. For å få til dette, taster du Micros inne i feltet over navn (ved å høyreklikke på musa navnefeltet, kan du sette forutsetningen begynner med ). - Når du er fornøyd med det utvalget du har i objektlista, klikk på Rapportér. (Du kan lage samme rapport på kun ett gitt program ved å klikke Rapportér inne i objektegenskapsbildet for dette programmet.) Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Utskrifter 115

124 Lage et egendefinert felt-utvalg Du kan lage standard felt-utvalg som kan brukes i andre eller samme rapport senere. Vi vil her gi et eksempel som passer inn i lisensrapporten som er beskrevet ovenfor: - Klikk Skriv ut. - Du kommer inn i utskriftsbildet som gir deg mulighet til å definere hvilke felter som skal være med på rapporten. Programmet lar deg velge blant alle felter som er aktuelle på det utvalget du har gjort i forkant. - Velg Egendefinert felt-utvalg. - Velg Legg til. Du vil nå få opp et bilde hvor du kan gi utvalget et fornuftig navn. Videre får du opp en trestruktur som lar deg velge hvilke spesifikasjoner du vil ha med i utvalget. - Gi utvalget navnet Lisensrapport. 116 Utskrifter Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

125 OBS! Om du vil ha med hvilke maskiner i rapporten, og ikke bare ant., må du velge et felt fra maskina også, eks. Bruker. - Klikk på de feltene du ønsker å ha med i rapporten. Ta med ID. - Klikk på + ved Generelt - du vil nå kunne velge blant de feltene som finner seg under denne fanen på objekttypen. Velg Antall lisenser og Lisensnr.. - Klikk på de feltene du ønsker å ha med i rapporten. Ta med ID. - Klikk på + ved Generelt - du vil nå kunne velge blant de feltene som finner seg under denne fanen på objekttypen. Velg Antall lisenser og Lisensnr.. - Klikk på + ved Maskiner. Velg Bruker - Klikk på Lagre når du er fornøyd med utvalget. - Du kommer nå tilbake til utskriftsbildet. Klikk gjerne på Forhåndsvisning for å se hvordan rapporten ser ut. Velg Rediger og gjør evt. endringer om du ikke er fornøyd. - Velg Skriv ut for å skrive på papir, eller Skriv til semikolondelt fil om du ønsker å bearbeide rapporten i MS Excel (evt. MS Access). Om dette filformatet er assosiert med Excel i Windows Utforsker, vil Excel starte automatisk. Dette er også måten en kan eksportere data fra QSM på. Utskrift av etiketter Du har mulighet til å definere ulike størrelser av etiketter, og skrive ut merkelapper til merking av utstyr. Funksjonen er tilgjengelig fra Objektoversikten. - Sett ønsket filter/sortering. - Klikk på Skriv ut etiketter. - Velg hvilke felter som skal være med. Dobbeltklikk, benytt Dra og slipp, eller de små pilene mellom kolonnene. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Utskrifter 117

126 - Klikk på Velg etikett for å velge format. Definer evt. riktig format, lagre dette og klikk på velg. - Huk av for om du vil at ledetekstene til feltene skal skrives på etikettene. - Klikk på Duplisering av etiketter om du ønsker flere enn en av hver etikett. Angi i tilfelle hvor mange. - Klikk på Forhåndsvisning, sjekk at alt er i orden og velg Utskrift fra dette vinduet. Utskrift og eksport av aktiviteter Du kan skrive ut en liste over et utvalg av aktiviteter, eller en enkelt aktivitet (aktuelt om du for eksempel vil skrive ut en ordreseddel til den som skal utføre oppgaven). Velg hvilke opplysninger om aktiviteten du vil ha med på rapporten. Klikk på Forhåndsvisning om du ønsker å se rapporten på skjermen før den skrives ut. Du kan velge hvilke felter som skal være med på rapporten ved å velge Feltutvalg. Klikk på Legg til om du vil lage et nytt utvalg. Du kan lagre ulike standardutvalg som kan hentes opp igjen senere. Om du ønsker liggende utskrift, huker du av for dette. Vær oppmerksom på at det da er noe begrenset hvilke og hvor mange felt som kan være med på rapporten. Ofte er det ønskelig med en rapport fra aktivitetene som beregner timeforbruk etc. Vi har derfor gjort det svært enkelt å eksportere data til Excel (SDV-format). Her kan en så sette inn formler etc. og enkelt kunne bruke data fra QSM for eksempel som faktureringsgrunnlag, eller rapport på forbrukt tid på ulike typer aktiviteter. Prinsippet for eksport til Excel er stort sett det samme som om en velger papirutskrift. En gjør først utvalget en vil ha over i Excel, klikker på "Eksporter til semikolondelt fil", og velger så hvilke kolonner en ønsker å ha med på rapporten. 118 Utskrifter Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

127 Utskrift av avskrivningshistorikk Alle rapporter som har med avskrivning å gjøre, finner en under rullegardinmenyen "Økonomi - Avskrivning". Her kan en få ut rapporter som viser alle avskrininger som er kjørt, saldoer etc. En kan også ta ut en rapport som viser historikk for alle objekter det har vært kjørt avskrivning på, med anskaffelsesverider, avskrevet beløp og nåværende saldo. Dette er beskrevet i kapitlet "Avskrivning". Utskrift av reklamasjoner Reklamasjonene registreres som aktiviteter. Liste over reklamasjoner skriver du derfor ut i fra denne. Ønsker du å se på reklamasjonshistorikk pr. leverandør/avdeling etc., finner du denne under Økonomi Reklamasjoner. Liste over reklamasjoner: - Åpne aktivitetslisten. - Velg Type Lik Reklamasjon. - Sett evt. andre begrensninger i utvalget om du ønsker det. - Klikk Start søk. - Klikk på Utskrift rapporter - Velg de feltene du vil ha med på rapporten ved å huke av for de feltene som skal være med. - Velg evt. de egendefinerte feltene som skal være med på rapporten (huk av for Feltutvalg Legg til ). Feltutvalget kan lagres, og hentes opp igjen senere. Liste over reklamasjoner: - Klikk på rullegardinmenyen Økonomi Reklamasjon. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Utskrifter 119

128 - Vi forutsetter at oppsettet er satt opp på forhånd. Dette gjøres ved å trykke på knappen Vis oppsett, og er beskrevet i kapitlet Reklamasjon. - Lag Rapport lager rapport over alle reklamasjoner som er registrert perioden etter forrige rapport som ble generert. - Lag definert Rapport lar deg få lage en rapport på en periode du selv definerer. Dette er aktuelt om du ønsker å lage en rapport over en periode uten at du har generert alle forutgående periodene tidligere. - Regenerer Rapport lar deg lage en rapport på nytt. Dette er aktuelt om nye reklamasjoner eller innkjøp er registrert i en periode etter at rapporten for den aktuelle perioden ble generert. Marker den rapporten du vil lage på nytt, og klikk på Regenerer Rapport. - Slett Rapport lar deg slette en ferdig generert rapport. Marker den rapporten du vil slette, og klikk på Slett Rapport. - Vis Rapport henter den rapporten du har markert. Du får den opp på skjerm, og kan skrive den ut, eller eksportere den til Excel. - Vis Statusrapport viser statistikk på alle reklamasjoner som er registrert fordelt på de ulike leverandører. Du får oversikt over beløpene som det er reklamert for i forhold til innkjøp. Du kan ta ut statistikk på Leverandør, avdeling, periode og år og kombinasjoner av disse. Periode og År kan defineres etter begrepene Før, Etter og Mellom. På den måten kan du få fram statistikk på det periodeintervallet du måtte ønske. Velg utvalg og periode du vil ha statistikk på, og klikk på Start søk. - Klikk på Utskrift for å få rapporten ut på papir. 120 Utskrifter Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

129 Rullegardinmenyene Filmenyen Vi vil i dette kapitlet beskrive de ulike skjermbildene, og forklare meningen med de enkelte feltene. Det tas utgangspunkt i de ulike menyene og skjermbildene beskrives under hvert av de ulike menypunktene. Disse menyene er tilgjengelige hele tiden (de du har rettigheter til) - slik at du har mulighet til å supplere eller endre om det skulle være behov for det senere, selv når du står i en annen funksjon i programmet. Det betyr at det er enkelt å vedlikeholde disse registrene, også når du står inne i ulike registreringsbilder. PC-Info Det er bare de brukerne som er tilknyttet brukerprofilen Admin som har tilgang til dette menypunktet. Menypunktet har følgende underpunkter: Alternativer for PC-Info - fører deg til oppsettet av hvordan synkroniseringen mellom PC-Info og QSM skal foregå. Her peker en på hvor PCINFO.MDB ligger (databassen til PC-Info), bestemmer hvilke objekttyper de ulike enhetene fra PC-Info skal ha i QSM, hvilken orgenhet og statuskode som skal være forhåndsvalgt osv. Synkroniserings wizard - lar deg kontrollere hva som skal være med over fra PC-Info til QSM. Du har mulighet til å overstyre de standardene som er satt i Alternativer for PC-Info for enkelte objekter (hvilken objekttype de skal bli i QSM, statuskode, Orgenhet etc.). Her kan du også legge inn at enkelte forekomster skal skippes - det vil si at de ikke skal opprettes som objekter i QSM. Dette er særlig aktuelt på programvare. Det vil for de fleste være unødvendig å opprette drivere til ulike typer HW etc. som objekter i QSM. Skip liste - fører deg inn i en liste som viser oversikt over de programmene som du har valgt Skip heretter for. Ved å slette dem fra denne listen, vil de komme med igjen ved neste synkronisering. Du kan også legge til Program ID manuelt for programvare du ikke vil ha med i synkroniseringen. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 121

130 objektid for programvare - fører deg inn i en oversikt over id er som er laget av QSM under synkronisering med QSM. Importer personer fra Active Directory Det er bare de brukerne som er tilknyttet brukerprofilen Admin som har tilgang til dette menypunktet. Du får mulighet til å importere personer fra AD til QSM, og til å administrere hvordan importen skal foregå (hvilke orgenheter personene skal tilhøre, hvilken objekttype og status som skal gjelde for de ulike personene med mer.) Importer objekter Lar deg importere data fra ulike dataformater inn i QS Manager. Det er laget wizards som gjør det enkelt å velge hvilke felt fra datakilden skal inn i gitte felt i QSM. Om feltbeskrivelsen i datakilden er lik feltbeskrivelsen i QSM, vil wizarden foreslå match direkte. Dette kan justeres før du importere objektene til QSM. QSM kan importere følgende formater: - Excel arbeidsbok (*.xls) - Access database (*.mdb) - MS SQL Server - Semikolon-delt fil (*.sdv) - Kommadelt fil (*.csv) Eksporter objekter Fører deg inn i Objektlisten. Her kan du gjøre det utvalget du ønsker å eksportere. Klikk så "Eksporter", og velg hvilke felter du vil ha med i rapporten. QSM eksporterer til SDV-format som kan behandles videre i Excel. Skriveroppsett Her kan du velge hvilken skriver programmet skal skrive til. Aktuelt om du har flere skrivere, evt. en lokalt skriver som du ønsker å skrive til. Lukk Lukker og avslutter QS Manager. Vis Tooltip (på/av) Når du holder markøren over et felt eller en knapp, får du opp et tips om hvilke valg som ligger bak. Denne kan slås på og av. 122 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

131 Fungerer som i Windows ellers. Gir mulighet til å kopiere, klippe ut eller lime inn tekstblokker som er innskrevet i felt i QSM eller andre Windows-program. Notisblokk Marker tekststrengen du vil kopiere eller klippe ut. Velg Rediger - "Klipp ut" (fjerner markert tekst) eller "Kopier". Sett markøren i det feltet du ønsker å kopiere teksten inn på. Velg Rediger - "Lim inn". Starter Windows sin notisblokk (Notepad). Objekter Under menypunktet Objekter legger en inn grunnleggende informasjon som vedrører håndteringen av objekter. Oversiktstre Åpner og aktiviserer oversiktstreet som er en oversikt over registrerte objekter og sammenhengen mellom dem. Det er lagt inn ulike funksjoner som forenkler registrering/vedlikehold av data i dette skjermbildet. Se kap. "Funksjonalitet i oversiktstreet". Objektliste Gir oversikt over alle registrerte objekter i listeform. Mange ulike filter og sorteringsmuligheter for enkelt å søke deg fram til ønsket objekt. Se kap. "Søkemuligheter i QS Manager". Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 123

132 Objekttyper Menypunktet gir tilgang til å administrere objekttypene i systemet. Objektene i QSM må knyttes til en objekttype. På objekttypen defineres hva som skal finnes av registreringsfelt og linker på objekter av denne typen og hvilket ikon som skal knyttes til objekter av denne typen. Det ligger med et knippe ikoner i systemet, men du kan godt legge til egne ikoner om du ønsker det. Det er mulig å eksportere/importere objekttyper. - Slik går du fram for å legge til egne ikoner i listen over ikonfiler: - Hent fram listen over ikonfiler ved hjelp av knappen Hent ikonfiler fra tabell. - Klikk Ny i knapperaden. - Angi bildefil. Programmet godtar de vanligste grafikkformater. For at bildet skal bli pent må det være på 32 x 32 piksler eller større. 124 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

133 Bildefila bestemmer hva som synes på utskriftene og på forhåndsvisningen i knapperaden. - Angi ikonfil. Størrelsen skal være på 32 x 32 og selve bildet inne i rammen på 16 x 16. Ikonfila leses inn i oversiktstreet. Funksjoner Fra dette menypunktet får en opp listen over mulige funksjoner for objektene i systemet. En kan vedlikeholde denne listen selv ved å legge til nye mulige funksjoner, eller slette funksjoner som ikke benyttes. Begrepet brukes i QSM til sortering/filtrering bl.a. i aktivitetsstyreren. Benyttes også for å vise funksjon i forhold til overliggende objekt i oversiktstreet. Velg Objekter i rullegardinmenyen - Funksjoner. Klikk på Lag ny Skriv inn ønsket tekst. Lagre. Om en med det samme ønsker å koble egenskapen direkte til et objekt som allerede er opprettet, gjøres dette slik: - Klikk på Egenskaper mens aktuell funksjon er markert. - Du vil da få opp en liste som viser hvilke objekter som kan inneha denne funksjonen. - Legg til nye objekter ved å klikke på Tildel funksjon til objekt. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 125

134 - Søk deg fram til aktuelt objekt ved hjelp av søkefunksjonene i bildet som kommer opp. - Dobbeltklikk på riktig objekt. - Gjenta operasjonen om du ønsker å legge flere objekter til på lista. Statuskoder For at du skal kunne vite om de forskjellige objektene er tilgjengelig til enhver tid, kan du sette forskjellig status på objektene. Programmet samler opp historikk på endring av status, akkurat som andre endringer på objektet. - Velg Objekter - Statuskoder. - Klikk på Lag ny for å legge til en ny statuskode. - Skriv inn ønsket tekst for statuskoden. - Om statuskoden skal være en utgangskode, krysser du av for dette. - Klikk "Lagre". Om du ikke har definert noe annet, vil objektene automatisk få status "Aktiv" når de blir registrert. Du kan selv definere hvilken statuskode du ønsker skal være standard for de ulke objekttypene. Du kan lage automatiske koblinger på et objekt knyttet til statuskoden. Dette gjøres på objekttypen. På fanene Koblinger kan du sette at den aktuelle statuskoden automatisk skal knytte objektet mot en orgenhet, lokasjon, firma eller person. Dropliste verdier Menyen gir mulighet til å vedlikeholde verdiene som kommer fram på de ulike droplistene (de listene som er dynamiske, og kan lagre nye verdier direkte fra registreringsbildet). Du kan legge nye direkte inn her, endre eksisterende eller slette verdier som ikke er i bruk. Om en forsøker å slette en kode som er i bruk, vil en få melding om at sletting ikke er mulig. Ønsker en likevel å fjerne en verdi som er i bruk, må en først endre til andre verdier på de objekter som er berørt, og så gå tilbake å slette verdien. Aktiviteter Menyen gir deg mulighet til å administrere aktivitetene som er knyttet til objektene i systemet. 126 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

135 Aktivitetsliste Bildet Aktivitetsliste gir en oversikt over alle aktiviteter som er registrert i systemet. Du får ulike muligheter til å sortere, og søke deg frem til de ulike aktivitetene. Se kapitlet Aktivitetsstyring. Aktivitetstyper Aktivitetstypene benyttes for å kategorisere de ulike aktivitetene. For å legge til nye aktivitetstyper: - Velg Aktiviteter - Aktivitetstyper. - Lag ny. Fanen Generelt : - Skriv inn ønsket tekst som beskriver aktiviteter av denne typen. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 127

136 - Status - Du kan sette hvilken statuskode som systemet skal foreslå ved registrering av aktiviteter av denne typen. Kan overstyres under registrering av aktivitet. - Prioritet - På en skala fra 1-10, kan det angis hvilken prioritet aktiviteter av denne type skal komme opp med som standard. Kan overstyres under registrering av aktiviteten. Fanen Spesifikasjoner : - Huk av for de ulike valgmulighetene du ønsker å ha i tilknytning til denne aktivitetstypen (Huk av de som er relevante i forhold til aktivitetstypen): - Frist - bestemmer om du vil ha mulighet til å registrere fristen for når en aktivitet skal være utført (Dato og klokkeslett). - Start tid - gir mulighet for å registrere når en vil påbegynne aktiviteter av denne typen (Dato og klokkeslett). - Tidsestimat - gir mulighet for å registrere forventet tidsforbruk på aktiviteten. - Fakturerbar tid gir mulighet til å registrere hvor mye av tiden som brukes i aktiviteten som er fakturerbar. - Lokasjon - om en ønsker å knytte aktiviteten mot en lokasjon, kan en huke av for dette. En vil da få et registreringsfelt som søker på alle registrerte objekter i databasen som er knyttet til objektgruppe Lokasjon. - Involvere flere objekter - gir mulighet til å få opp flere personer/eller andre objekter (eks. leverandør) som er involvert i aktiviteten. Kan ikke brukes samtidig med Rettes mot mer enn ett objekt. - Rettes mot mer enn ett objekt - gir mulighet for å rette samme aktivitet mot flere objekter. En kan så huke av ett og ett av objektene som avsluttet før hele aktiviteten kan avsluttes. Kan ikke benyttes sammen med Involvere flere personer/firmaer. 128 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

137 - Rutinebeskrivelse - Feltet gir mulighet til å definere oppgaver som er gjentagende, uten å måtte beskrive dem hver gang. Beskrivelsen av aktiviteten hentes fra en registrert rutine. Beskrivelsesfeltet av aktiviteten vil være det samme som er lagt inn i beskrivelsesfeltet på rutinen/prosedyren som linkes mot aktiviteten. (Forutsetter at rutinen/prosedyren er registrert som et objekt i QSM på forhånd). Fanen Periodisk : - Huk av her om aktiviteten skal gjentas med definerte intervaller. - Sett opp hvilke intervall som skal benyttes. Når aktiviteten avsluttes, vil den kopiere seg selv med frist generert ut i fra intervallet. - Om du huker av for Skal neste aktivitet forskyves når ferdigdato før/etter frist, vil systemet sette intervallet beregnet ut fra datoen aktiviteten avsluttes ( Ferdig dato ). Settes det ikke opp at aktiviteten skal forskyves, vil systemet bergene neste aktivitet ut i fra datoen som står som Frist. Eks.: Om en ikke huker av for Skal neste aktivitet forskyves når ferdigdato før/etter frist, vil en aktivitet som skal gjøres hver mandag, komme opp med frist neste mandag, selv om utført dato blir tirsdag. Om det hukes av vil frist for den neste utføres dato være neste tirsdag. Fanen Knytte mot emner : - Om du ønsker å begrense antall emner som er aktuelt i forhold til angitt aktivitetsrype, klikker du på fanen Knytte mot emner. Her kan du velge hvilke emner som skal være valgbare for denne type aktivitet. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 129

138 Fanen Felt : - Om du ønsker å lage egendefinert felt for aktiviteten, kan du lage disse her. Du kan lage tekstfelt, nummerfelt, datofet, linkfelt mm. For numersike felt, kan du i tillegg lage summeringsfelt, som er et Read-only felt. Dette feltet regner automatisk ut sum av felt som du definerer skal inngå i summering. Før du kan lage et summeringsfelt, må du først lage de numeriske feltene som skal inngå i summeringen, og så lagre disse. Så kan du lage summeringsfeltet. Dette fordi at feltene må være lagret i databasen for å kunne lage dette feltet. Emner for aktiviteter Emne blir brukt som et søke- og sorteringskriterium for aktiviteter. Normalt opprettes disse under registrering av en ny aktivitet. Emnene vises i en dropliste. Om du ikke finner et passende emne, og skriver inn et nytt i feltet, vil du få spørsmål om du vil opprette det. Svarer du ja, legges emnet til listen. Svarer du nei, legges det ikke inn i standard liste, men kun på aktuell aktivitet. Rullegardinmenyen Aktiviteter - Emner gir deg mulighet til å redigere denne listen. 130 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

139 Klikk Ny for å legge inn nytt emne, Åpne for å endre et eksisterende, og Slett for å slette et emne. Du får ikke slette et emne som er i bruk. Om du ønsker å definere hvilke aktivitetstyper dette emnet skal være valgbart for, gjøres dette fra aktivitetstypen. Sikkerhet Dette menypunktet er tilgjengelig bare om du har kjøpt modulen "Security Manager" som er et hjelpemiddel for å lage planer for kontinuitet og beredskap. Modulen inneholder funksjoner som gjør det enklere å planlegge dette arbeidet (bl.a. Risiko- og sårbarhetsvurdering), og maler for ulike typer planer. Hendelser Her registrerer du de ulike typer hendelser (feil- og avbruddssituasjoner) som kan ramme det aktuelle objektet, og som du ønsker å knytte planer for kontinuitet og beredskap til. Velg "Sikkerhet" - "Hendelser". Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 131

140 Klikk på Lag ny. Skriv inn ønsket tekst. Lagre. Om en med det samme ønsker å koble hendelsen til et objekt som allerede er opprettet, gjøres dette slik: - Klikk på Egenskaper mens aktuell feil/avbruddssituasjon er markert. En vil da få opp en liste som viser hvilke objekter som er koblet mod denne feil-/avbruddssitasjonen. - Legge til nye objekter ved å klikke på Legg til nytt objekt til feil- /avbruddssituasjon. - Søk deg fram til aktuelt objekt ved hjelp av søkefunksjonene i bildet som kommer opp. - Dobbeltklikk på det objektet du ønsker å legge til. - Gjenta operasjonen om du ønsker å legge flere objekter til på lista. Viktighetsgrader For at en skal kunne gradere hvor viktig et objekt er i koblingen mot overliggende objekt, kan man legge inn ulike viktighetsgrader. - Velg "Sikkerhet" - "Viktighetsgrader". - Klikk på Lag ny for å legge til en ny viktighetsgrad. - Velg tall for viktigheten. - Skriv inn forklarende tekst for viktighetsgraden - Klikk "Lagre. Avhengighet Fra oversiktstreet markeres aktuelt objekt. Velg koblingsegenskaper. Klikk på fanen Avhengighet. 132 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

141 Følgende registreringsfelt tilgjengelig: Sannsynlig bruddfaktor : På skala 1 til 100 kan du vurdere hvor sannsynlig det er at det oppstår et sammenbrudd i koblingen. Kritisk periode : Hvor lenge kan virksomheten leve med at koblingen er brutt sammen, før det får konsekvenser. I feltet ved siden av angis hvilken tidsenhet Kritisk periode angis etter. Kostnader ved avbrudd: Engangs kostnad: Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 133

142 Min : Laveste engangskostnad p.g.a. avbrudd, målt i kroner. Max: : Høyeste engangskostnad p.g.a. avbrudd, målt i kroner. Løpende kostnad: Min : Laveste løpende kostnad som vil løpe p.g.a. avbrudd pr. tidsenhet (angitt i feltet Pr: ), målt i kroner. Max: : Høyeste løpende kostnad som vil løpe p.g.a. avbrudd pr. tidsenhet (angitt i feltet Pr: ), målt i kroner. Økonomi Denne er kun tilgjengelig for de som har installert modulen Økonomi. Den gir mulighet for å gjøre både saldoavskrivninger (skattemessig) og kontoavskrivninger (regnskapsmessig), samt å følge opp reklamasjoner med historikk på disse. Med Avskrivningen kan du lage grunnlag for verdiene som føres i regnskapssystemet til virksomheten. Videre kan du skrive ned enkeltobjekter om de skulle bli stjålet, avhendes, selges eller lignende. Systemet tar vare på historikken for det enkelte objekt slik at du enkelt kan dokumentere hele avskrivnings/nedskrivningsløpet. Funksjonsbeskrivelse for avskrivning Saldoavskrivninger og kontoavskrivninger utføres på samme måte, bortsett fra at med saldoavskrivninger skrives objektene av prosentvis, mens med kontoavskrivninger skrives de av lineært basert på periodelengden spesifisert på de ulike kontoene. Objekttypene må kobles mot en saldogruppe (for saldoavskrivning) og en konto (for kontoavskrivning). Når dette gjøres, vil alle eksisterende objekter av denne typen også kobles mot saldogruppen/kontoen. Nye objekter av en type som har en slik kobling, vil automatisk kobles mot saldogruppen/kontoen. Det er mulig å overstyre disse koblingene pr. objekt, både fra saldogruppen/kontoen og fra objektet. 134 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

143 OBS! Du må registrere kostpris og innkjøpsdato i feltene på fanen Avskrivning på alle objektene du skal avskrive! Hvis man har et avskrivningsregnskap fra tidligere, kan nåverdier legges inn for objektet før avskrivning utføres. Hvis det ikke blir registrert noen nåverdi, blir kostprisen brukt som utgangspunkt for den første avskrivningen. Etter at avskrivning er påbegynt, vil nåverdi feltene ikke kunne endres. Du kan heller ikke fjerne et objekt fra en konto / saldogruppe hvis det har påbegynt avskrivning. Ved 1. gangs avskrivning velger man intervallet for kontoavskrivninger. Saldoavskrivninger utføres årlig. Etter at en avskrivning er utført, må den godkjennes før den lagres. Når den er lagret, kan ikke resultatet endres. En kan skrive ut rapporter for å dokumentere avskrivningen. Nedfor er et eksempel på en slik rapport. Slik går du fram før du kan starte med avskrivning: - Velg Økonomi - Avskrivning i rullegardinmenyen - Velg Saldogrupper Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 135

144 - Gå gjennom de ulike saldogruppene, og knytt ønskede objekttyper til de saldogruppene de hører hjemme. Det gjøres ved å markere saldogruppen, og klikke på Egenskaper. - Du kan justere beskrivelsen og prosentsatsen for saldoavskrivninger (skattesats). Videre kan du knytte opp hvilke objekttyper som skal tilhøre denne gruppen. Alle objekter som er tilknyttet disse typene blir automatisk med. Dette kan du overstyre om du ønsker. (Fanen Tilhørende objekter ) - Om du også vil kjøre kontoavskrivning, må hovedbokskontoene fra regnskapet registreres. - Klikk på Ny for å registrere en hovedbokskonto. - Klikk på Egenskaper for å sette periodelengde. - Klikk på fanen Tilhørende objekter" og velg hvilke objekttyper som hører til denne kontoen. Lagre. Saldoavskrivning - Når oppsettet er slik du ønsker kan du velge Avskrivninger rullegardinmenyen - velg Saldoavskrivninger. - Velg hvilket år avskrivningen skal starte på. - Gå gjennom oversikten og sjekk at alt ble riktig. Velg Godkjenn/Lagre om den er OK. Om du har glemt å sette på verdier (for eksempel kostpris) på enkelte objekter, velg avbryt og registrer det som mangler. Skriv evt. ut listen og bruk den som huskelapp. - Systemet lagrer hver avskrivning, slik at du når som helst kan hente og evt. skrive ut historikken. Listene kan også eksporteres til MS Excel og bearbeides der. - Justeringer (nedskrivninger eller oppjusteringer av verdien) foretas inne på det enkelte objekt. Åpne objektet og velg Avskrivningshistorikk. Kontoavskrivning - Når oppsettet er slik du ønsker kan du velge Avskrivninger rullegardinmenyen - velg Kontoavskrivninger. 136 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

145 - Velg intervall (pr. år, halvår, kvartal eller måned). - Velg hvilken periode 1. avskrivning skal starte fra. Klikk OK. - Gå gjennom oversikten og sjekk at alt ble riktig. Du kan korrigere inngangsverdier og innkjøpsdato på de enkelte objektene direkte fra dette skjermbildet. (Denne muligheten får du bare ved 1. gangs kontoavskrivning.) Velg Godkjenn/Lagre om den er OK. - Skriv ut rapporten, evt. skriv til Excel for bearbeidelse der. - Systemet lagrer hver nedskrivning slik at du når som helst kan hente og evt. skrive ut historikken. Listene kan også eksporteres til MS Excel og bearbeides der. Justering av verdi Om et anleggsmiddel endrer verdi, blir stjålet eller solgt, kan det nedskrives eller oppjusteres til ønsket verdi QSM. Denne verdien vil i tilfelle være IB ved senere avskrivninger. Justering gjøres via objektsegenskapsbildet. - Hent opp objektsegenskapsbildet til ønsket objekt. - Klikk på Avskrivningshistorikk. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 137

146 - Du får nå opp et oversiktsbilde som viser avskrivningshistorikken. I nedre halvdel av bildet vises evt. nedskrivninger. - Klikk Ny for å gjøre en ny justering. - Systemet foreslår å nedskrive objektet til 0,-. Summen som foreslås er dermed saldo med negativt fortegn. Skal objektet oppjusteres, fyller du inn et positivt tall. - Om objektet avhendes (selges el. lignende), skriver du inn summen dere fikk for objektet i feltet Avhendingssum. Denne trekkes fra summen i feltet Nedskrives - differansen blir ført som vinning eller tap. 138 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

147 - Om verdien på objektet selges for en sum som er høyere enn bokført, vil differansen bli ført som vinning ved neste avskrivning. - Før gjerne på en kommentar som forklarer hvorfor objektet nedskrives eller oppskrives. Reklamasjon Reklamasjon gir deg mulighet for å behandle reklamasjoner som du registerer i aktivitetslista. Du lager en aktivitet for hver reklamasjon, og i denne modulen kan du så generere reklamasjonsrapporter og se på statistikk på grunnlag av disse. Du må sette opp innstillinger om hvilken aktivitetstype du skal bruke til dette, hvilke felt som skal generere tallverdier, og hvilke felt som skal være leverandør og avdeling. Forutsetninger som må settes før du går i gang: - Klikk på Vis oppsett - Velg aktivitetstypen du vil benytte. - Marker så ett og ett av feltene i venstre kolonne, dra det over i høyre kolonne og slipp det på det feltet som samsvarer med feltoppsettet du har laget for denne aktivitetstypen. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 139

148 - Klikk på Skjul oppsett. Nå kan du lage reklamasjoner og skrive ut rapporter på dem. Du kan registrere innkjøp for perioden mot leverandør og avdeling, ved å klikke på den lille knappen til høyre øverst i bildet. Slik kan få opp statistikk som viser hvor stor andel av innkjøpene det blir reklamert for hos de ulike leverandørene og avdelingene. Administrasjon Administrasjonsmenyen gir deg tilgang til å administrere brukere og vedlikeholde ulike profiler som brukerne kan knyttes til. Om du har kjøpt QS Developer Kit, vil du ha mulighet til å legge inn egne språk (oversette tekster), lage og vedlikeholde egne ledetekster, meldinger og de ulike tooltips som kommer opp. Du får også mulighet for å lage egne meldingsbokser. Developer Kit er nyttig for dem som vil lage egne tilpasninger og beskrivelser eller egne språkversjoner. Brukere 140 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

149 Her registrer du de som skal bruke QS Manager. For nærmere beskrivelse av dette se kapittel Opprette brukere. Profiler De ulike brukere knyttes til en profil som bestemmer hvilke tilgang brukerne som knyttes opp mot denne profilen skal ha til ulike typer data, og hvilke objektgrupper de skal ha tilgang til. Dette menypunktet gir tilgang til å lage og endre slike profiler. For detaljert beskrivelse, se kapittel Opprette/endre profiler. Developer Om en har kjøpt QS Developer Kit, vil en i tillegg til å kunne lage egne ledetekster, ha mulighet for å lage tilpassede hjelpetekster og til å oversette de ulike tekstene til ønsket språk. Dette menypunktet med undermenyer er derfor tilgjengelig bare for de som har kjøpt denne modulen. Språk Lar deg registrere ulike språk med tilhørende kode som skal benyttes i programmet. Disse kan senere benyttes om en ønsker å legge inn oversettelser av de ulike tekstene i programmet. - Velg Administrasjon - Developer - Språk. - "Ny" for å legge inn et nytt språk med kode. - "Lagre". Ledetekster/meldinger tooltips Her kan du endre, redigere eller legge til ledetekster til de enkelte feltene. Lar deg legge inn ulike ledetekster de forskjellige språkkodene. Meldinger Lar deg oversette meldinger til de ulike språkkodene som er definert. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 141

150 Vindu Vindu-menyen lister opp alle vinduer som er åpne. Du kan velge hvordan visningen av vinduene skal organiseres, eller peke på hvilket vindu en ønsker å gå til. Dette gjøres ved å klikke på det vinduet man ønsker å komme til. Hjelp Gir hjelp om hvordan programmet skal brukes. Denne brukerhåndboka ligger inne elektronisk under dette valget. Den elektroniske versjonen av denne dokumentasjonen, har den fordelen at den gir mulighet til å hoppe direkte til andre steder hvor samme emnet er berørt, eller beslektede emner. Denne funksjonen er aktiv der teksten har en grønn understreking. Klikker en på disse ordene med musa, vil en bli ført til en mer utdypende forklaring om emnet. Innhold gir en oversikt over kapitlene i hjelpefilen. Du klikker på det kapitlet du ønsker å se nærmere på, og videre i evt. underkapitler. Søk etter hjelp om Lar deg søke på ulike begreper/emner etter hvor det aktuelle emne er omtalt i hjelpefila. En kan også komme til denne funksjonen ved å trykke på F1-tasten på tastaturet. F1 gir automatisk hjelp om registreringsbildet som er aktivt i programmet. Om QS Manager Viser hvilken versjon og moduler du har installert, samt hvor mange objekter du har forbrukt og hvor mange som er ledig. Om QS Manager 142 Rullegardinmenyene Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

151 Dette skjermbildet viser opplysninger om lisensen og hvilken versjon av QS Manager EE som er installert. Du får opplysning om hvilke moduler som er installert, hvor mange objekter som kan registreres i lisensen, hvor mange som er benyttet, hvor mange som er utgått (avhendet), og hvor mange som er ledige. Bildet inneholder også informasjon om når den lisenskoden som er lagt inn, går ut. Lengst til høyre, litt over knappene, vil du se påloggings-id til brukeren som er pålogget. Utvid Lisens Om du ønsker å utvide lisensen med flere objekter eller moduler, kan du ta kontakt med QS Manager AS eller den forhandleren du kjøpte QS Manager av. Du vil da motta en ny lisenskode. Ved å klikke på Utvid lisens, får du mulighet til å registrere den nye lisenskoden. Klikk OK. Lisensen vil da være oppdatert i forhold til den utvidede lisensavtalen. Kontakt oss Viser kontaktinformasjon og gir mulighet til å sende E-post direkte til QS Manager AS fra programmet. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Rullegardinmenyene 143

152 Knappene i QSM Øvre knapperad Vi vil her ta for oss funksjonen til knappene i de to knapperadene, og de ulike skjermbildene de ulike knappene leder oss til. Den nedre knapperaden endrer seg avhengig av hvor du er i programmet. Ulike valg blir tilgjengelig i forhold til hva det er aktuelt å gjøre fra det bildet du befinner deg i. De fleste av disse funksjonene er også tilgjengelige via høyre musetast. De tre knappene i øvre knapperad, åpner ulike oversikter som gjør det mulig å navigere seg fram til ønsket objekt eller aktivitet. Oversiktstre Oversiktstreet kommer fram når du klikker på knappen "Oversiktstre. Treet gir oversikt over alle objektgruppene, objekttypene og objektene i QSM. Det viser også relasjoner (koblinger) mellom dem. Ved å klikke seg fram, kan en få en opp informasjon et ønsket objekt. Markerer du en gruppe, vil informasjon om hvor mange objekttyper som ligger under aktuell gruppe osv. Du kan selv definere hvilke objekter som skal komme under hverandre i treet., og på den måten vise ulike sammenhenger mellom objektene. Dette defineres på de ulike objekttypene (koblinger). 144 Knappene i QSM Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

153 Ved å navigere deg fram til et aktuelt objekt og markere dette, vil du også kunne se alle aktiviteter som involverer eller berører objektet (aktivitetshistorikk). Se nærmere beskrivelse av hvordan du kan arbeide ut i fra treet i kap. Funksjonalitet i oversiktstreet. Objektsliste Ved å klikke på knappen Objektliste får en fram en oversikt over alle objekter som er registrert i systemet. En kan sortere ut grupper av objekter etter ulike kriterier. Mer om dette i kapittel Objektlisten. Aktivitetsliste Ved å trykke på knappen aktivitetsliste, får du listet opp alle aktiviteter som er registrert i systemet. Du kan gjøre ulike utvalg for å finne den/de aktivitetene du er ute etter, eller registrere nye. Dette er beskrevet i kapittel Søke etter en aktivitet. De små knappene De små knappene har noe ulike funksjoner ettersom hvilke skjermbildet du befinner deg i, men vil tror logikken i bruk av dem gir seg selv. Lukk / Avbryt. Brukes for å lukke aktuelt skjermbildet. Er det gjort endringer i et registreringsbilde, vil du få spørsmål om du vil lagre endringene. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Knappene i QSM 145

154 Lagre. Lagrer endringer som er gjort i det aktuelle skjermbildet, og lukker det. Ny. Registrere et nytt objekt med kobling til markert objekt. Fungerer slik at du kan velge blant de objekttypene som er definert som linkfelt på markert objekt. Nytt objekt / Ny aktivitet. Brukes for å registrere et nytt objekt eller aktivitet. Åpne objekt / Egenskaper. Knappen fører deg inn i registreringsbildet til det objektet/aktiviteten som er markert. Brukes til å vise informasjon, eller endre registrerte data. Slette xxxx. Sletter markert objekt eller aktivitet. Koble fra. Slette kobling mot objektet som ligger over markert objekt i treet. Koble til. Lar deg koble det aktuelle objektet til et annet. Koblingsegenskaper. Viser hvilket objekt dette objektet er koblet til (overliggende), og gir mulighet til å registrere hvilken funksjon objektet har i forhold til overliggende objekt. Du kan også overstyre rekkefølgen dette objektet skal fremkomme i oversiktstreet (standard er objektnavnene i alfabetisk rekkefølge), ved å angi et sekvensnummer. Om en har QS Security Manager, vil en også kunne registrere verdier for hvor viktig objektet er i den koblingen det står, og sannsynlighet for avbrudd. Brukes til risiko- og sårbarhetsvurdering. Filvedlegg. Ved å klikke på denne, kan du knytte en ekstern fil til objektet. Filvedlegg. Virker som den ovenstående, men indikerer at det er knyttet minst en ekstern fil til objektet. Ved å klikke på denne, kommer stien til filen som er koblet som vedlegg til objektet opp. Klikk på denne for å åpne den. Åpne filvedlegg. Starter eksterne programmer og åpner datafila som er registrert som vedlegg til et objekt i QS Manager. (Eks.: Word-dokument, Visio-skjema, tegning, koblingsskjema, bile etc.). Lagre filvedlegg i database. Lagrer kopi av markert filvedlegg i databasen. Lagre endringer i database. Om du har hentet opp et filvedlegg fra databasen og gjort endringer i det, må du klikke på denne for å oppdatere vedlegget i databasen. Gjenopprett fil fra database. Gir deg mulighet til å gjenopprette til disk en fil som er lagret i databasen. Du kommer inn i utforskeren, systemet foreslår den filstien og filnavnet som er lagret i systemet. Om du velger OK på dette, vil du overskrive evt. fil som ligger der med de endringer som er gjort. Om du velger en annen filsti, eller filnavn, vil du opprette en ny fil om du ønsker. Velg orgenhet du vil skal vises. Du kan velge å se objekter som tilhører kun én spesifikk orgenhet. Brukes i oversiktstreet. Velg én eller alle. Vis overliggende. Viser en oversikt over alle objekter som det markerte objektet er koblet til (alle overliggende). På denne måten kan en raskt få opp en oversikt over sammenhenger objektet er involvert i. Vis utgåtte. Huker du av for dette, vil du kun få opp objekter som har fått en statuskode som er definert som utgangskode (avhendet utstyr). Marker reserverte. Ved å huke av for dette i objektlisten, vil objekter som har reservasjoner nå eller i framtiden bli markert ved at objektid vises i rødt. Klipp ut. Fungerer som ellers i Windows. Klipper ut markert objekt, slik at det kan limes inn et annet sted. Kopier. Fungerer som ellers i Windows. Kopierer marker objekt, slik at du kan lage et lignende objekt. I oversiktstreet gir QSM gir deg valget mellom å 146 Knappene i QSM Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

155 kopiere selve objektet for å lage et nytt, eller bare koblingen til et annet objekt. Nyttig om samme objekt skal synes under ulike mapper i treet. Kopier kobling. Kopierer kobling til markert objekt. Marker objektet du vil koble til et objekt til, klikk på Kopier kobling. Marker objektet du vil koble dette objektet til og velg Lim inn. Lim inn. Fungerer som ellers i Windows. Lar deg lime inn objekter/aktiviteter som er klippet ut eller kopiert. Funksjoner som dette objektet kan inneha. Viser hvilke funksjoner det aktuelle objektet kan benyttes til. Bruk som søkekriterium i aktiviteter, og forklaring på koblinger i treet. Feil-/avbruddsituasjoner - En del av QS Security Manager. Gir mulighet til å registrere mulige feil-/avbruddsitasjoner for objektet som er markert. Disse kan igjen peke på riktig katastrofe-/beredskapsplan for den enkelte feilsituasjon. Avskrivningshistorikk. Viser deg avskrivningshistorikken til objektet. Varsling. På objektene kan en sette opp varsling til definerte personer på definerte datoer/intervaller. Vis reservasjoner for dette objektet. Viser evt. reservasjoner som er gjort på dette objektet. Du kan registrere ny reservasjon fra bildet du kommer inn i. Lag ny reservasjon for valgt objekt. Lar deg registrere en reservasjon på markert objekt. Oppgi filter i fht. reservasjon. Når du har gjort et utvalg i objektlista på aktuelle objekter, kan du filtrere bort objekter som er reservert av andre i et gitt tidsrom. Vis reservasjoner for objektet ifm. med denne aktiviteten. På en registrert aktivitet, kan en gjøre reservasjon av objektet for perioden aktiviteten pågår. Org.eneht : Forteller hvilken organisasjonsenhet objektet eller aktiviteten tilhører. Dette kan endres ved å klikke på ikonet for orgenhet. Velg den du vil bytte til, ved å dobbeltklikke i listen over orgenheter som kommer opp på skjermen. Rapportér. Fører deg inn i utskriftsbildet. Der kan du sette parametere for utskriften, og velge hvilke feltutvalg som skal være med på rapporten. Forhåndsvisning av utskrift. Viser i skjermen hvordan rapporten med valgt utvalg blir. Skriv til semikolondelt fil. Eksporterer de valgte objektene til SDV-format. Skriver rapporten direkte til sdv-format. Om dette formatet er assosiert med for eksempel MS Excel i Windows utforsker, vil Excel startes, og regnearket kommer opp slik at du kan bearbeide dataene der. Utskrift - Utskrift av utvalgte aktivitet(er). Du kan gjøre et enkelt utvalg på hva som skal være med på utskriften. Utskrift av etiketter. Lar deg skrive ut valgte objekter til ønsket etikettformat. Du avgjør selv hvilke felter som skal være på etikettene. Historikk for dette objektet. Viser historikk/endringslogg for markert objekt. Du får opp en oversikt som viser dato for endring, hvem som utførte endringen (pålogget bruker av QSM) og alle felter som er endret, før og nå verdier for samtlige. Importer objekttype fra tekstfil. Lar deg importere en ferdig definert objekttype fra teksfilformat. Brukes mest om en ønsker å utveksle objekttyper med andre brukere av QSM. Eksporter objekttype til tekstfil. Lar deg eksportere en objekttype med spesifikasjoner til tekstfilformat. Slik kan du la andre brukere av QSM få glede av hva du har definert! Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Knappene i QSM 147

156 Kopier Lar deg kopiere spesifikasjoner, objekttyper, aktiviteter og lignende. Mine aktiviteter. Filtrerer aktivitetslisten slik at den bare viser aktivitetene hvor pålogget bruker står som utførende. Roller/funksjoner i bruk. Viser hvor ulike roller/funksjoner er i bruk for et enkelt objekt, eller hvilke objekter som benytter den gitte rollen. Send E-post. Benyttes i tilknytning til e-postfelt på objekter og aktiviteter. Ved å klikke på dette, starter e-postprogrammet og fyller ut til-feltet med innholdet. Åpne web side. Benyttes i tilknytning til WEB-Link felt på objekter. Aktuell WEB-adresse åpnes med WEB-browseren. Velg. Gjør oppslag i ulike tabeller for å hente inn en opplysning til et registreringsfelt. Velg. Benyttes i lister og tabeller. Velger markert objekt eller verdi. Vis avsluttede. Om du huker av for dette valget i aktivitetslisten, vil du få med alle aktiviteter i søket - også avsluttede og annullerte. Innkjøp. I økonomimodulen, under reklamasjon, kan du registrer innkjøpene som er gjort i kroner hos hver enkelt leverandør. Flytt opp. Under redigering av objekttyper, benyttes denne for å flytte et felt oppover i registreringsbildet. Flytt ned. Under redigering av objekttyper, benyttes denne for å flytte et felt nedover i registreringsbildet. Ny Web-adresse. En kan knytte vedlegg til registrerte objekter. Denne benyttes om en ønsker å knytte en WEB-adresse til objektet som vedlegg. Ny mappe. En kan knytte vedlegg til registrerte objekter. Denne benyttes om en ønsker å knytte en mappe med filer til objektet som vedlegg. 148 Knappene i QSM Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

157 Eksempler på praktisk bruk I dette kapitlet vil vi gi noen konkrete eksepler på bruksområder for QS Manager EE. Det er ment å gi noen tips for hvordan en skal kunne utnytte den databasen en bygger opp på best mulig måte. Avtaleforvaltning Oversikt over virksomhetens ulike avtaler, er kanskje et av de områdene hvor en kan spare mest - både direkte i kroner og øre, men også i tid. Hvor mange har ikke opplevd å måtte betale ekstra perioder for automatisk fornybare avtaler, eller somlet bort tid både for seg selv og andre med å lete etter en papirutgave av avtalen? Det kan også være en idé å registrere de ulike plastkortene som ansatte får utlevert i denne gruppen (Hvem har hvilke kort - og hvilke koder tilhører disse kortene?). Mange av disse kortene har også en årlig kostnad knyttet til seg, og er en del av en annen avtale. I QSM kan en bedre oversikten over avtalene på to nivåer: 1. Identifiser og registrer dem. Ved å registrere avtalene med betingelser, er det lettere å holde orden på hvilke avtaler som kan/skal sies opp, og fristen for å gjøre dette. Slik unngår en kostbare overraskelser fordi noen har glemt en frist. Ved budsjettering er det også mye å hente på dette. Lag gjerne koblinger til de ulike objektene som er berørt av avtalen, så blir det enkelt og intuitivt å finne igjen avtalen for ulike personer. 2. Om en i tillegg til å registrere avtalene, også skanner de inn, og kobler den innskannede fila til avtalen i QSM, vil det være slutt på behovet for å rope på "tante Sofie" hver gang en vil se nærmere på selve ordlyden i avtalen. Problemet med at noen har lånt avtalen og glemt å legge den tilbake vil også bli eliminert. Slik registrerer du avtalene - Velg gruppen "Avtaler" i oversiktstreet. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Eksempler på praktisk bruk 149

158 - Går gjennom de ulike objekttypene i gruppen, og sørg for at de ulike avtaletypene har de registreringsfeltene som du mener er relevante. - Finn fram de ulike avtalene som virksomhetene har inngått. (Deleger gjerne denne jobben til de ulike ansvarshavende.) - Skann så avtalene inn, om dere har mulighet/ønsker å gjøre dette. Definer hvilket område på serveren de ulike typer avtaler skal ligge (et som er tilgjengelig for de avtalene er relevante for). Ofte kan det være lurt å ha ulke mapper for ulike typer avtaler - så kan en ha full kontroll på tilgangsrettighetene til de innskannede avtalene. - Når en har identifisert og framskaffet de ulike avtalene, kan en begynne å registrere (ofte er det hensiktsmessig å fordele denne jobben etter ansvarsområder - la IT-ansvarlig finne og registrere alle avtaler for IT-området, den som er ansvarlig for telefoni, får ansvar for disse osv.). - Marker riktig avtaletype (objekttype i gruppen "Avtalere") du ønsker å registrere. Klikk på "Ny" i den lille knapperaden øverst (evt. høyreklikk på musa, og velg "Registrer ny(tt)." fra menyen du får frem). - Fyll inn de spesifikasjonene som skal registreres. - Knytt evt. til den elektronisk lagrede avtalen ved å velge "Filvedlegg" i den lille knapperaden, eller "Vedlegg" fra høyre museklikk. Let opp riktig filnavn, og dobbeltklikk. En kan nå lese avtaleteksten direkte i fra QSM. (Forutsetter at du har tilgang til fila det er henvist til, og at du har installert et program som "forstår" det filformatet som det er henvist til.) - Om du ønsker å lagre filen i databasen, klikker du på knappen Lagre filvedlegg i database. Administrere passord Det er mulig å registrere passord i QS Manager. Funksjonen er laget slik at den som registrer verdien, få mulighet til å lese den, alle andre (med unntak av qsadmin ), vil se kun **** i feltet. Det er også mulig å legge til andre som skal kunne se verdien i feltet. Dette gjøres ved å legge til et tekstfelt på objekttypen, og huke av for Bruk skjulte tegn. Hvordan dette gjøres, kan du se i kapitlet nedenfor (Opprette felt med skjult informasjon) Opprette felt med skjult informasjon QS Manager gir deg mulighet til å registrere opplysninger på et objekt som er skjult for andre enn de som er gitt mulighet til å se informasjonen. Den som har opprettet objektet (registrerte det første gang) og brukeren qsadmin, får automatisk tilgang til informasjonen. En kan legge evt. flere brukere som skal kunne redigere og se feltet. Informasjonen vil for alle andre se slik ut: 150 Eksempler på praktisk bruk Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

159 Slik går du fram: - Marker objekttypen som du ønsker denne type felt på. - Velg Rediger. - Klikk på fanen Spesifikasjoner. - Velg Legg til ny spesifikasjon. - Velg Tekst-felt og kryss av for Bruk skjulte tegn. - Om du ønsker at andre enn den som opprettet objektet (registrerte det første gang), skal kunne se og oppdatere informasjonen i feltet, må disse registreres. Det gjøres ved å skrive inn id (det de logger seg på programmet med) i feltet List Innhold. Skal en legge til flere brukere, benyttes komma som skilletegn mellom brukerne. Varsling QS Manager har ulike muligheter for automatisk varsling. Varsling kan genereres både fra aktiviteter og objekter. Funksjonen kan blant annet benyttes til påminnelser om forfall på avtaler, tid for å gjennomføre rutinemessige oppgaver, sende e-post til en som har blitt satt som utførende på en aktivitet, og eller evt. endringer i en aktivitet til involverte personer. Varsling knyttet til et objekt Kan blant annet benyttes til påminnelser før forfall (eks. på automatisk fornyelse av avtaler), varsle tid for et rutinemessig oppdrag knyttet til et objekt mm. Varsler fra objekter kommer fram som meldingsboks i skjermen til den eller de som er definert til å motta varslet ( qsadmin vil alltid få alle meldinger). Ved å respondere på denne, kan en sende varslet til definerte mottagere via e-post. Registreringen gjøres fra oversiktstreet, eller inne på det enkelte objekt: - Åpne aktuelt objekt, eller marker det i oversiktstreet. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Eksempler på praktisk bruk 151

160 - Klikk på knappen Varsling. (Du får nå opp en oversikt over de varslinger som er knyttet til dette objektet, og kan lage nye, redigere en eksisterende varsling eller slette en eksisterende varsling.) - Velg Ny. - Skriv inn en beskrivende tekst i øverste linje. - Velg hvilken dato varselet skal vises, og hvilket klokkeslett i feltet Tid. - Om varsel skal være gjentagende, krysser du av for at det skal fornyes automatisk, og velger intervall for dette (Dager, Uker, Måneder eller År). 152 Eksempler på praktisk bruk Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

161 - Velg så hvem som skal varsles. - Skriv inn hvilken melding varslet (e-posten) skal inneholde. - Klikk Lagre. Varsling knyttet til en aktivitet Varsling vedrørende aktiviteter skjer via e-post, og kan genereres automatisk ved å huke av dette på fanen E-Post på den enkelte aktivitet. Funksjonen forutsetter at de som skal motta varsler er registrert i QSM EE med e- postadresse, samt at riktig server for sending av e-post er registrert (SMTPserver). Denne er definert i filen qsmdb.ini som er lokalisert på programkatalogen til QSM. Kan endres ved å åpne redigere denne fila, og sette inn rett verdi i linjen SMTP=.. Riktig servernavn skal stå etter =. Husker du ikke denne verdien, kan du finne den ved å åpne kontoinnstillingene i Outlook. Funksjonen gjør det mulig for alle involverte i en aktivitet å få automatisk e-post ved opprettelse av ny, og senere ved alle endringer. - Registrer aktivitet på vanlig måte. - Klikk på fanen E-post. - Om du ønsker at involverte personer skal få e-post automatisk, krysser du av for Send automatisk. - Velg hvilke felter i aktiviteten som skal være med i e-posten. - Ved å velge Åpne i e-post klient, kan en redigere e-posten før den sendes, og også overstyre hvem som skal få den. De e-postene som sendes på denne måten, blir ikke lagret i historikken på aktiviteten. - Ønsker du manuelt å generere en e-post, klikker du på Ny e-post. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Eksempler på praktisk bruk 153

162 Helpdesk QS Manager er tilrettelagt for å brukes som verktøy for helpdesk i virksomheten. I QS Manager EE kan dette arbeidet gjøres via aktivitetsstyreren. Her er det enkelt å få oversikt over alle oppgaver - både avsluttede og åpne, samt å finne fram til egne (hvor en selv er registrert som utførende). Aktivitetsstyreren fungerer integrert med aktivitetene en kan finne på fanen for aktiviteter på det enkelte objekt, og disse kan dermed med fordel brukes om hverandre - ettersom den enkelte finner det hensiktsmessig. Aktivitetene kan registreres av den som oppdager behovet for den, eller evt. den som utfører den. For å gi så mange som mulig i organisasjonen mulighet til å registrere/søke på åpne og utførte aktiviteter, er det laget en WEB-basert applikasjon som gir mulighet for å melde inn aktiviteter til systemet. Dette kan spare travle mennesker for mange unødvendige telefoner. Vi anbefaler å organisere denne funksjonen på følgende måte: - Brukerne gis tilgang til å registrere aktiviteter via QS WEB Helpdesk (de kan selvfølgelig også benytte Windows programmet - og registrere direkte i QSM EE, men dette krever ofte noe mer opplæring. Fordelen ved å ha det på WEB, er at det også alltid er tilgjengelig for alle i organisasjonen). Disse aktivitetene får status Ubehandlet i systemet (om annet ikke er definert på aktivitetstypen som benyttes). - Det defineres en ansvarlig for alle aktivitetene som meldes inn i QSM. Denne personen henter opp de ulike aktivitetene, og fordeler dem på riktig utførende (om en benytter funksjonsbegrepet i QSM, kan en forenkle søket etter å finne rett person til rett oppgave). Når utførende er definert, og evt. tilføyelser er gjort i beskrivelsen av aktiviteten, settes den til status Åpen om den ikke avsluttes med det samme. Den som meldte aktiviteten kan enkelt se om noen har lest og tatt tak i det som er meldt inn. De vil også kunne se om det er satt opp noe tidspunkt for når aktiviteten skal utføres. På denne måten minker behovet for å ringe og sjekke, eller mase på travle servicepersoner. - De som jobber med helpdesk må ha tilgang til QSM, og sjekke for evt. oppgaver som er tildelt dem av den som er ansvarlig for helpdesken. Den som utfører jobben beskriver hva som blir gjort for å løse problemet, og avsluter oppgaven når jobben er gjort. 154 Eksempler på praktisk bruk Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

163 Avvikshåndtering Registrering av avvik og hvilke korrektive tiltak som er blitt gjort, er en viktig del av kvalitetsarbeidet, og den forbedringsprosessen QSM er ment å støtte. I QSM ser vi på avvik som en hendelse - altså en aktivitet som knyttes til et objekt (ressurs eller virksomhetsprosess) som er registrert i systemet. Måten avvik registreres på, er altså likt som andre aktiviteter. De kan enkelt sorteres ut om en konsekvent benytter aktivitetstypen Avvik når disse registreres. På avviket registreres hvem som meldte avviket, hvem som er ansvarlig for å utbedre det, og hvem som utfører det korrektive tiltaket. Ofte knyttes avvik opp i mot en virksomhetsprosess, eller en rutine. For å gjøre det enkelt å rapportere avvikene og å opparbeide en database som skal gjøre en bedre, er det derfor hensiktsmessig å registrere rutinene og prosessene i QSM. Det er selvfølgelig også mulig å knytte avvikene direkte mot de ressursene som evt. feiler. Om en skaffer seg programmodulen QS WEB Helpdesk, gjør en det svært enkelt å melde avvik inn i systemet, og å søke på hva som har blitt gjort av korrektive tiltak etc. Registrere virksomhetsprosesser QS Manager egner seg godt til å registrere de viktigste virksomhetsprosessene, og tydeliggjøre alle objekter som støtter disse. Dette vil gi svært god oversikt over virksomheten, og gjøre det mye enklere for evt. nye personer og orientere seg i virksomheten. Dette vil også gjøre det mye enklere å finne ut hvorfor ting stopper opp, vurdere sårbarhet etc. - Begynn med å identifisere de viktigste prosessene i virksomheten. Innhent gjerne informasjon fra ulike nøkkelpersoner i virksomheten. - Registrer prosessene, og lag koblinger til de objektene som er involvert/støtter prosessen. - Under gruppen Kvalitetssystem vil du finne objekttypen Virksomhetsprosess. Marker denne og klikk på Ny i den lille knapperaden (evt. høyreklikk). Du kan knytte til de ulike sikkerhetsobjektene (de objektene som støtter/er involvert i prosessen) ved enten å høyreklikke på den registrerte prosessen, og velge Koble til - du får da opp et søkebilde hvor du kan søke deg fram til de objektene du vil knytte til prosessen, eller du kan peke på objekter direkte i treet, velge Kopier kobling - og så Lim inn. En kan også knytte til sikkerhetsobjektene ved å klikke på fanen Sikkerhetsobjekter inne i selve objektegenskapsbildet. - I trestrukturen kan en så beskrive de ulike objektenes rolle i prosessen. Dette gjøres ved å markere ett av objektene som er knyttet til prosessen, og så Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Eksempler på praktisk bruk 155

164 klikke på Koblingsegenskaper i den lille knapperaden (evt. høyreklikke). Klikk så på knappen foran Rolle/funksjon. Du kan nå velge aktuell rolle for denne spesifikke koblingen (hvilken rolle har dette objektet i denne prosessen?). Om rollen ikke er registrert som mulig rolle på objektet enda, kan en registrere det direkte nå, og så velge det etterpå. Valgte rolle vil så bli synlig i trestrukturen etterpå (oppfriskes ved å trekke sammen den aktuelle strukturen - klikk på -, og så utvide den igjen - klikk på +). - Finnes det en beskrivelse av prosessen i for eksempel i form av et Worddokument eller annet verktøy, kan en koble dette dokumentet direkte til den registrerte virksomhetsprosessen (klikk på bindersen, og søk opp fila du vil knytte til prosessen). Risiko og sårbarhetsanalyse Når en har fått registrert de viktigste ressursene i virksomheten og hva en benytter dem til (virksomhetsprosesser de støtter, evt. roller de har i ulike sammenhenger), har en lagt et svært godt grunnlag for å vurdere risiko for avbrudd og se hvor sårbar den enkelte prosess er. 156 Eksempler på praktisk bruk Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

165 I enhver struktur i oversiktstreet har en tilgang til en meny vi har kalt Koblingsegenskaper. Den gir tilgang til å kunne beskrive sammenhengen mellom aktuelt objekt og det objektet som er overliggende i den konkrete strukturen (dette gjelder ikke de programmerte mappene G og T - gruppe og type). Avskrivning QS Manager er laget for å kunne dokumentere de ulike ressursenes livsløp. Med modulen QS Nedskrivning/avskrivning får du mulighet til også å se de ulike objektenes livsløp sett i et regnskapsmessig perspektiv (kroneverdi). Den gir mulighet for å gjøre både saldoavskrivninger (skattemessig) og kontoavskrivninger (regnskapsmessig). På denne måten kan du ha full kontroll på verdiberegningen - helt ned på objektnivå. Dette kan benyttes som grunnlag for verdiene som føres i regnskapssystemet. Programmet tar vare på historikken for det enkelte objekt - helt fra innkjøp til evt. avhending (kassering/salg - tap eller gevinst), slik at du enkelt kan dokumentere hele avskrivnings/nedskrivningsløpet. Forutsetninger for å kjøre avskrivning 1. Du må ha definert kontoer og definert hvilke objekter som skal avskrives mot de ulike kontiene. 2. Du må registrere nødvendig informasjon som danner grunnlag for avskrivningen på de enkelte objektene (Anskaffet dato, kostpris, evt. bokført verdi osv.) Funksjonsbeskrivelse Saldoavskrivninger og kontoavskrivninger utføres på samme måte, bortsett fra at med saldoavskrivninger skrives objektene av prosentvis, mens med kontoavskrivninger skrives de av lineært basert på periodelengden spesifisert på de ulike kontoene. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Eksempler på praktisk bruk 157

166 OBS! Du må registrere kostpris og innkjøpsdato i feltene på fanen Avskrivning på alle objektene du skal avskrive! Alle objekter som skal ha avskrining må kobles mot en saldogruppe (for saldoavskrivning) og/eller en konto (for kontoavskrivning). En kan knytte opp enkeltobjekter, eller alle objekter av en type. Hvis man har et avskrivningsregnskap fra tidligere, kan nåverdier legges inn for objektet før avskrivning utføres. Hvis det ikke blir registrert noen nåverdi, blir kostprisen brukt som utgangspunkt for den første avskrivningen. Etter at avskrivning er påbegynt, vil nåverdi feltene ikke kunne endres. Du kan heller ikke fjerne et objekt fra en konto / saldogruppe hvis det har påbegynt avskrivning. Starte opp med avskrivning Slik går du fram før du kan starte med avskrivning (vårt eksempel her tar for seg kontoavskrivning som er det vanligste å bruke). Kapitlet Saldoavskrivning tidligere i brukerhåndboka tar for seg prinsippene for dette. Velg Avskrivning Kontoavskrivninger i rullegardinmenyen. - Klikk på "Ny konto" for å registrere en regnskapskonto som du skal føre avskrivning på.. - Knytt nå opp de objektene du ønsker at skal avskrives mot denne kontoen. Dette kan du gjøre ved å klikke på fanen "Tilhørende objekttyper" eller 158 Eksempler på praktisk bruk Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

167 "Tilhørende objekter". Om en velger "Tilhørende objekttyper", vil alle eksisterende objekter av denne typen får avskrivning, og knyttes mot denne kontoen. Når en senere registrerer nye objekter av en type som har en slik kobling, vil de automatisk komme med i senere avskrivninger. Det er mulig å overstyre disse koblingene pr. objekt, ved å gå til fanen "Tilhørende objekter", og fjerne objektet derifra (forutsetter at objektet ikke har vært med i noen avskrivning enda). Her kan en også "plukke" enkelt-objekter som en ønsker å ha med på avskrivninger mot denne kontoen. - Gjenta prosessen som er beskrevet ovenfor med alle de regnskapskonti du vil ha med. - Når du har definert alle konti og knyttet opp de objektene du ønsker å ha med på de ulike kontoene, kan du gå ut av denne menyen og legge inn riktige verdier på de ulike objektene som skal ha avskrivning. Dette gjøres enklest i fra oversiktstreet. Dobbeltklikk på hvert enkelt objekt, og registrer informasjonen som er nødvendig å ha med for å kjøre avskrivinger under fanen "Avskrivning" på objektet. Feltene "Kostpris", "Anskaffet dato" og "Kontonr." må være utfylt ut på alle objekter som er knyttet opp mot en avskrivningskonto, for å få kjørt avskrivning. - Når du har fått registrert riktig informasjon på de ulike objektene, er du klar til å kjøre 1. gangs avskrivning. Dette gjør du ved å velge "Avskrivning - Kontoavskrivninger" i rullegardinmenyen. Klikk på "Ny avskrivning". - Ved 1. gangs avskrivning velger man intervallet for kontoavskrivninger. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Eksempler på praktisk bruk 159

168 - Velg intervall (pr. år, halvår, kvartal eller måned.) Det er vanligst å velge periodebegrepet "måned"). - Velg hvilken periode 1. avskrivning skal starte fra. Klikk OK. - Gå gjennom oversikten som kommer opp, og sjekk at alt ble riktig. Du kan korrigere inngangsverdier og innkjøpsdato på de enkelte objektene direkte fra dette skjermbildet. (Denne muligheten får du bare ved 1. gangs kontoavskrivning.) Velg Godkjenn/Lagre om den er OK. - Skriv ut rapporten, evt. skriv til Excel for bearbeidelse der. - Systemet lagrer hver nedskrivning slik at du når som helst kan hente og evt. skrive ut historikken. Listene kan også eksporteres til MS Excel og bearbeides der. Justering av verdi Om et anleggsmiddel endrer verdi, blir stjålet eller solgt, kan det skrives ned eller opp til ønsket verdi QSM. Denne verdien vil i tilfelle være BI ved senere avskrivninger. Justering gjøres via objektsegenskapsbildet. - Hent opp objektsegenskapsbildet til ønsket objekt. - Klikk på Avskrivningshistorikk. - Du får nå opp et oversiktsbilde som viser avskrivningshistorikken. I nedre halvdel av bildet vises evt. nedskrivninger. - Klikk Ny for å gjøre en ny justering. 160 Eksempler på praktisk bruk Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

169 - Systemet foreslår å nedskrive objektet til 0,-. Summen som foreslås er dermed saldo med negativt fortegn. Skal objektet oppjusteres, fyller du inn et positivt tall. - Om objektet avhendes (selges el. lignende), skriver du inn summen dere fikk for objektet i feltet Avhendingssum. Denne trekkes fra summen i feltet Nedskrives - differansen blir ført som vinning eller tap. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Eksempler på praktisk bruk 161

170 - Om verdien på objektet selges for en sum som er høyere enn bokført, vil differansen bli ført som vinning ved neste avskrivning. - Før gjerne på en kommentar som forklarer hvorfor objektet nedskrives eller oppskrives. Verdirapporter Du kan når som helst skrive ut hver enkelt avskrivning - enten til papir eller til Excel. Dette kan være hensiktsmessig om en ønsker å eksportere data videre til økonomisystemet, eller for å gjøre beregninger, statistikker etc. Siste utførte kontoavskrivning vil til enhver tid vise hvilke objekter som fortsatt har en verdi høyere enn kr. 0,- i regnskapet, og summere verdiene på disse. Denne får en fram ved å markere sist utføret kontoavskrivning (eks. "2005 Januar"), og så klikke på "Vis resultat". Ved å klikke på "Statusrapport" får en ut en rapport som inneholder alle objekter som er registrert med avskrivning - også de med bokført verdi lik 0,-. Denne kan benyttes for å få oversikt over alle innkjøpte anleggsmidler som det er og har vært avskrivning på. Rapporten inneholder informasjon om "Kostpris" (med sum for alle valgte konti/orgenheter)"anskaffet dato", "Avskrevet totalt" (med sum) og "Bokført verdi" (med sum). 162 Eksempler på praktisk bruk Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

171 Reklamasjon I økonomimodulen, ligger også mulighet til å følge opp reklamasjoner. Hver enkelt reklamasjon registreres som en aktivitet i aktivitetsstyreren. Vi anbefaler at du bruker aktivitetstypen Reklamasjon, men du kan kalle aktivitetstypen det du selv måtte ønske. Det er en forutsetning at aktivitetstypen inneholder et felt for leverandør, et felt for avdeling (om du har flere avdelinger eller butikker), og et felt for beløp (nummerisk) som det reklameres for. Vi anbefaler også at du tar med et nummerisk felt for avvist beløp. På den måten kan du holde oversikt over hvor mye du får refundert i forhold til hvor mye du reklamerer. Under Økonomi Reklamasjon vil du så kunne lage statistikk og rapporter på hvor mye du reklamerer for hos de ulike leverandørene, på hver enkelt leverandør og samlet. Mer om dette står beskrevet i kapitel Utskrift av reklamasjoner. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 Eksempler på praktisk bruk 163

172 FAQ (Ofte stilte spørsmål) Første gangs oppstart Første gang du logger deg inn i QSM, må du benytte brukernavn og passord på predefinert administrator bruker. Huk av for Overstyr pålogget bruker, og angi Brukernavn: qsadmin, Passord: Pa$$w0rd (null ikke bokstaven O ). Når du har kommet inn i programmet bør du opprette brukere og evt. endre standard passord på qsadmin. Men ikke slett denne brukeren! Programmet finner ikke SQL-serveren En får melding om at Conection failed når en prøver å logge seg inn i programmet. Sjekk først at SQL-server tjenesten er startet. Problemet kan også skyldes at programmet ikke ser tjenesten fordi nødvendige protokoller ikke er aktivert. Dette kan sjekkes om en starter et verktøy som ligger i katalogen hvor MS SQL er installert (standard: C:\Programfiler\ Microsoft SQL Server\80\Tools\Binn). Dobbeltklikk på fila som heter Svrnetcn.exe - denne starter følgende 164 FAQ (Ofte stilte spørsmål) Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

173 management-verktøy: Marker TCP/IP, klikk "Enable" og OK - så vil problemet løse seg. Feilmeldinger under synkronisering med PC-Info - Feil i PC-Info db - kommer opp fordi programmet av en eller annen grunn ikke får lov å lese dataene i databasen til PC-Info (pcinfo.mdb). Den vanligste årsaken er at noen har startet PC-Info Manager. QSM vil ha enerett på databasen under oppsett (Sette opp Alternativer for PC-Info ), og under synkronisering. Løsningen er dermed at alle lukker PC-Info Manager. - Feil eller ufullstendig setup. - Meldingen kommer opp enten når en går inn i Alternativer for PC-Info, eller synkroniseringen med PC-Info. Årsaken ligger i at noe ikke er definert i oppsettet for synkroniseringen. Løsningen er å gå inn i Alternativer for PC- Info og finne hva som mangler. QSM krever at en definerer hvilken objekttype hver enkelt maskintype fra PC-Info skal være i QSM. Videre må en ha definert hvilken orgenhet objektene skal tilhøre og hvilken statuskode de ulike typer objekter skal ha. Løsning: Gå nøye igjennom hvert eneste element i oppsettet. Under fanen Maskinvare - marker hvert enkelt element under Felt i PC-Info, og sørg for at Felt i QSM er definert riktig for hver enkelt. Sjekk videre at Orgenhet for ny maskinvare fra PC-Info er valgt, gjør det samme for Statuskode for ny maskinvare fra PC-Info. Gjør det samme under alle fanene. Problemer med pålogging på enkelte maskiner En vanlig årsak til dette er for gammel versjon av MDAC. Programmet gir rare meldinger og oppfører seg ustabilt på MDAC v.2.5 og tidligere. En kan laste ned et program for å sjekk MDAC-versjon og nye versjoner av MDAC fra Microsofts sider. Kontakt leverandøren om dere trenger bistand. Disse filene ligger også på installasjons-cd en til QSM. Du finner dem i katalogen \Support\MDAC. Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 FAQ (Ofte stilte spørsmål) 165

174 Får ikke valgt objekttype for programvare Under oppsettet av Alternativer for PC-Info får en ikke opp noen valgbare objekttyper for programvare og/eller operativsystem, eller ikke tilgang til den objekttypen en ønsker å benytte. Problemet skyldes at programmet ikke leter i riktig objektgruppe. Dette skal være definert i filen qspcinfo.ini som ligger i programkatalogen til QSM. Løsning: Finn fram til programkatalogen til QSM ved hjelp av Windows utforsker (Standard: C:\Programfiler\QSManager). Dobbeltklikk på filen qspcinfo.ini. Du vil nå få muligheten til å redigere filen som inneholder oppsettet for synkronisering mellom PC-Info og QSM. Finn fram til linjen som begynner med SWGruppe=. Standard oppsett er: SWGruppe=IT. Ønsker du at programvare og operativsystem skal tilhøre en annen objektgruppe enn IT, setter du inn den gruppen du ønsker å benytte - du må imidlertid velge enten "Programvare" eller "Software" for at synkroniseringen skal fungere (dette oppsettet må stemme med den gruppen du evt. har valgt at objekttypene Programvare og Operativsystem skal tilhøre). Får ikke opp orgenheten en vil knytte objektet til Den vanligste årsaken til dette, er at orgenheten ikke er definert som overordnet orgenhet. Dette kan du sjekke ved å åpne objekttypen denne orgenheten er registrert som, og se om det er huket av for Dette er en overordnet orgenhet. Hvordan bytte objekttype på et objekt i QSM? Det er ikke mulig å bytte objekttype for et objekt. Det henger sammen med at hver objekttype har egne spesifikasjoner på hvilke registreringsfelt som skal være med. Eneste måte å bytte objekttype på, er derfor å slette objektet og registrere det på nytt. Et tips om det er mange objekter, er å eksportere dem til Excel, og så importere dem igjen i QSM på riktig objekttype. Om objektet har blitt opprettet under synkronisering med PC-Info, er det bare å slette objektet og så kjøre synkronisering på nytt. Da vil objektet komme inn på nytt. I Synkroniseringswizarden kan en overstyre standard valg for de ulke objektene. Pass på å velge riktig objekttype før du velger OK for synkronisering. Opprette egen objektgruppe for programvare? Du har mulighet til å velge noe annet enn standard gruppe for programvare. Rediger filen "QSPCINFO.ini" som ligger i programkatalogen til QSM. Finn linjen: SWGRUPPE=IT. Sette den til for eksempel "Programvare" i stedet for 166 FAQ (Ofte stilte spørsmål) Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

175 "IT". ("Programvare" er navnet på alt. Gruppe. OBS! Gruppen må eksistere fra før! (Dette kan bestilles om ønskelig) Hvis linjen finnes og verdien IKKE er "Programvare" eller "Software", vil den fortsatt synkronisere mot obj. gruppen "IT". Kan jeg registrere passord etc. i QSM? Det finnes funksjonalitet for å registrere informsjon som kan skjules for andre enn autoriserte. Legg til tekstfelt på objekttypen, og kryss av for Bruke skjulte tegn. Informasjonen vil da skjules for alle uten de som er gitt tilgang. Se kapitlet Opprette felt med skjult informasjon for detaltjert bestkrivelse. Får feilmelding under import til koblingsfelt Sjekk at du har valgt objektid og ikke objektnavn til objektet som skal linkes til de objektene du importerer. Det er dette feltet som det refereres til i denne tabellen. Hvordan sette opp en kobling basert på rolle? Noen ganger kan det være hensiktsmessig å lage et koblingsfelt/fane som viser alle underliggende objekter som har en spesifikk rolle i forhold til et annet objekt. For eksempel i tilfelle en ønsker å skille ut periferutstyr som er knyttet til en datamaskin. De kan være av ulike objekttyper, dermed kan en ikke lage ett felt hvor alt periferutstyr vises på grunnlag av objekttype. De tilhører gruppen IT, som også innholder programvare og andre maskiner/servere. Linkfelt basert på gruppe vil derfor inneholde mer enn ønskelig. Løsningen på en slik problemstilling, kan være å benytte seg av koblingsfelt basert på rolle/funksjon. Slik bygger en opp dette: Forutsetninger: Alle objekter en ønsker å kunne ha med i et slikt koblingsfelt, må ha definert en rolle som det refereres til i egenskapene for linken. I egenskapene for linken velges så den definerte rollen. - Legg til aktuell funksjon objektet kan inneha. Dette gjøres i objektbildet til den enkelte objekt. Klikk på knappen "Funksjoner som dette objektet kan inneha". Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 FAQ (Ofte stilte spørsmål) 167

176 - Klikk på "Ny". Du kommer nå inn i en liste du kan plukke mulige funksjoner fra. Er ikke ønsket funksjon definert, registrerer du den i bildet du kommer inn i, før du velger den. - Marker ønsket funksjon (eks.: Periferutstyr) og klikk på "Velg" (Grønn hake). Du kommer nå tilbake til listen over mulige funksjoner for objektet. - Klikk "Lukk". - Gjenta dette for alle objekter som skal kunne benytte funksjonen. - Marker objekttypen til objektene du ønsker å knytte disse objektene til. - Velg "Åpne" - og klikk på fanen "Spesifikasjoner". - Klikk på "Legg til ny spesifikasjon" og velg for eksempel "Link til underliggende objekter". - Skriv inn et fornuftig navn for fanen som blir laget (eks.: Periferutstyr). - Huk av for "Rolle/funksjon" og velg riktig funksjon til de objekter du ønsker tilknyttet under denne fanen. - Huk av for "Multilink" om du ønsker å ha mulighet til å knytte til flere enn ett objekt. - Du vil ha mulighet til å lage koblinger mot objekter av denne typen basert på denne funksjonen. Får ikke opp alle koblinger ved import Når en forsøker å importere til multilinker, kommer ikke muligheten til å importere til multilinkfelter opp. Det er kun laget mulighet til å importere informasjon til singellink-felt. En måte å gå rundt dette problemet på, er å endre objekttypen det skal importeres til, og fjerne haken for Multilink (linkene vil ikke slettes i databasen når du gjør dette). Gjør så importen, og gå tilbake til objekttypen og sett på igjen haken for Multilink - da vil alle koblinger i dette feltet synes. For mange samtidige brukere Ved pålogging kommer en ikke inn i QSM - selv om brukernavn og passord er riktig. Årsaken er at antall samtidige brukere er overskredet i forhold til gyldig lisens. Løsning: Få en av de som er inne i QSM til å avslutte programmet, og prøv på nytt. Mer langsiktig løsning: Bestill ny utvidelse av lisensen fra din leverandør. Alt som skal til en ny lisenskode som åpner for flere samtidige brukere. Hvordan sletter jeg flere objekter på en gang? Løsning: Du må gå inn i objektlista, gjør et utvalg som gjør det enkelt å finne de objektene du vil slette - marker de som skal slettes - trykk på Slette objekt (evt. høyreklikk på musa, og velg Slett ). 168 FAQ (Ofte stilte spørsmål) Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0

177 Knytte en aktivitet/hendelse til et objekt I løpet av et objekts livssyklus, oppstår ofte hendelser som det kan være verdifullt å ta vare på i tilknytning til objektet. Det viser seg at det er på dette området det kanskje er mest å spare i form av bortkastet tid i en moderne virksomhet. Det kan være et serviceoppdrag som en i ettertid lurer på når, hvem og hva - eller det kan være et smart trick for å få noe til å virke, hvordan en setter viktige parametere etc. For eksempel: Hvordan stiller jeg klokka på sentralbordet? Slik kan man bygge opp en verdifull tips og hint database i tilknytning til de ulike objektene i databasen. - Marker objektet som blir utsatt for handlingen (Finn fram objektet i trestrukturen - enten via objektgruppe/type, eller ved å søke via fanen Søk i treet). - Klikk på fanen Aktiviteter - Velg Ny aktivitet og hvilken type aktivitet dette er. - Beskriv problemstilling og løsning. - Om aktiviteten er avsluttet, velg statuskode Avsluttet og lagre aktiviteten. Den vil nå kunne finnes igjen via samme fane, og kanskje være til god hjelp neste gang du eller noen andre er oppe i tilsvarende problemstilling. Flytte QSM til en annen server Her beskrives to ulike måter å flytte databasen til en annen server. Den første forutsetter at du har MS SQL Server, og er raskeste veien til mål. Den andre kan benyttes uavhengig av om du har MS SQL Server eller kjører på SQL Express. Om du har MS SQL-server. (Benytter du SQL Express, se nedenfor): - Installer QSM EE på den nye serveren. Om du ikke har installasjons-cd til siste versjon av programmet, kopierer du hele katalogen hvor QS Manager EE ligger, til tilsvarende på den nye serveren. (Standard katalog: C:\Programfiler\QSManager). - Kopier databasefilene (qsmdb.mdf og qsmdb.ldf). De ligger standard i katalogen C:\Programfiler\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data over til tilsvarende katalog på den nye serveren. - Start SQL Server Management Studio og marker "Databases". Brukerhåndbok QSM EE v. 5.0 FAQ (Ofte stilte spørsmål) 169

Prosjektbeskrivelse Prosjekt: Web-services og web-grensesnitt til QS Manager EE Oppdragsgiver: IT-tjenesten ved HIG i samarbeid med QS Manager AS

Prosjektbeskrivelse Prosjekt: Web-services og web-grensesnitt til QS Manager EE Oppdragsgiver: IT-tjenesten ved HIG i samarbeid med QS Manager AS "Peace of Mind" Prosjektbeskrivelse Prosjekt: Web-services og web-grensesnitt til QS Manager EE Oppdragsgiver: IT-tjenesten ved HIG i samarbeid med QS Manager AS Bakgrunnen for prosjektet QS Manager EE

Detaljer

Huldt & Lillevik Ansattportal. Installere systemet

Huldt & Lillevik Ansattportal. Installere systemet Huldt & Lillevik Ansattportal Installere systemet Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Installere Ansattportal... 3 Tekniske krav (Windows og web)... 3 Servere og nettverk... 3.NET Rammeverk 3.5 må

Detaljer

Installasjonsveiledning PowerOffice SQL

Installasjonsveiledning PowerOffice SQL Installasjonsveiledning PowerOffice SQL INSTALLASJON For å ta i bruk PowerOffice SQL må du ha Microsoft SQL Server installert. MS-SQL leveres i to versjoner - fullversjon eller SQL Express. MS-SQL Express

Detaljer

Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Installere systemet

Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Installere systemet Huldt & Lillevik Lønn 5.0 Installere systemet Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Installere Lønn 5.0... 3 Krav til maskin og operativsystem... 3 Forberede installasjonen... 3 Installere database...

Detaljer

Scan Secure GTS 5.1 + PAS

Scan Secure GTS 5.1 + PAS Scan Secure GTS 5.1 + PAS Installasjonsmanual For versjon 5.1.7 og nyere Denne installasjonsmanualen er konfidensiell Den er kun ment til bruk for system administrator Den skal ikke benyttes av brukere

Detaljer

Huldt & Lillevik Lønn og Personal - System 4. Installasjon. - første gang. Med MS SQL Server eller eksisterende MS Express.

Huldt & Lillevik Lønn og Personal - System 4. Installasjon. - første gang. Med MS SQL Server eller eksisterende MS Express. Huldt & Lillevik Lønn og Personal - System 4 Installasjon - første gang Med MS SQL Server eller eksisterende MS Express Aditro HRM AS Veiledningen er oppdatert pr. 06.01.2010 Innholdsfortegnelse Installere

Detaljer

INSTALLASJONSVEILEDNING FOR DATAX REISEREGNING BEDRIFT

INSTALLASJONSVEILEDNING FOR DATAX REISEREGNING BEDRIFT Mamut datax Software INSTALLASJONSVEILEDNING FOR INSTALLASJONSVEILEDNING FOR DATAX REISEREGNING BEDRIFT VERSJON 4.0.1200 DETALJERT STEG-FOR-STEG VEILEDNING FOR HVORDAN INSTALLERE/OPPDATERE DIN VERSJON

Detaljer

Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Installere systemet

Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Installere systemet Huldt & Lillevik Lønn 5.0 Installere systemet Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Installere Lønn 5.0... 3 Krav til maskin og operativsystem... 3 Forberede installasjonen... 3 Installere database...

Detaljer

2. Beskrivelse av installasjon av SQL Server 2005 og hvordan lage databasen som trengs av administrasjonsprogrammet:

2. Beskrivelse av installasjon av SQL Server 2005 og hvordan lage databasen som trengs av administrasjonsprogrammet: Workaround for DFS Administrasjonssystem og Windows Vista NB! Dette er IKKE en installasjon av systemet, men en måte for å få det til å virke på Windows Vista. Denne veiledningen er laget for litt avanserte

Detaljer

For mer informasjon om SQL Server 2014 Express, se Microsoft sine nettsider: https://msdn.microsoft.com/en-us/sqlserver2014express.

For mer informasjon om SQL Server 2014 Express, se Microsoft sine nettsider: https://msdn.microsoft.com/en-us/sqlserver2014express. 1 Innholdsfortegnelse Microsoft SQL Server 2014 Express... 3 Nedlastning av installasjonsfil for SQL Server 2014 Express... 3 Installasjon av SQL Server 2014 Express... 4 Installasjon av Huldt & Lillevik

Detaljer

Flytte Lønn 5.0 fra SQL 2000 til SQL 2005 / 2008

Flytte Lønn 5.0 fra SQL 2000 til SQL 2005 / 2008 Flytte Lønn 5.0 fra SQL 2000 til SQL 2005 / 2008 Før du flytter databasene til Lønn 5.0 fra SQL Server 2000 til SQL Server 2005 / 2008 må du ta backup av databasene. Hvis SQL Server 2005 /2008 ikke allerede

Detaljer

Installasjonsveiledning

Installasjonsveiledning Installasjonsveiledning Visma Avendo Fakturering, versjon 4.0 Oktober 2007 Innledning Denne installasjonsveiledningen gjelder for både første gangs installasjon og oppgradering til ny versjon. Du kan også

Detaljer

Lønn 5.0. Veiledning for ASP leverandører

Lønn 5.0. Veiledning for ASP leverandører Lønn 5.0 Veiledning for ASP leverandører Om denne veiledningen Innhold Om denne veiledningen... 2 Installere første database og programmet... 2 Installere flere databaser på samme server... 2 Sette opp

Detaljer

Installasjonsveiledning

Installasjonsveiledning Installasjonsveiledning Visma Avendo, versjon 4.2 Oktober 2008 Innledning Denne installasjonsveiledningen gjelder for programmene Visma Avendo Økonomi 40, Visma Avendo Økonomi 60 og Visma Avendo Fakturering.

Detaljer

1. Hent NotaPlan Online Backup på www.notaplan.no 2. Trykk på Download i menyen og på Download i linjen med Notaplan Backup

1. Hent NotaPlan Online Backup på www.notaplan.no 2. Trykk på Download i menyen og på Download i linjen med Notaplan Backup 1 Systemkrav ADSL eller minimum ISDN via router. Ved automatisk backup: Min. Windows XP / 2000 / 2003 (pga. Service) Ved manuellt system: Min. Windows 98 SE NotaPlan Backup bør installeres på den/de maskiner

Detaljer

Demoversjon. Installasjon Uni Økonomi V3. - økonomisystemer fra start til børs

Demoversjon. Installasjon Uni Økonomi V3. - økonomisystemer fra start til børs Demoversjon Installasjon Uni Økonomi V3 - økonomisystemer fra start til børs Velkommen til installasjon av Uni Økonomi V3 demoversjon. Her vil vi gi deg en steg for steg veiviser for hvordan du laster

Detaljer

Installasjon Huldt & Lillevik Lønn. Innhold

Installasjon Huldt & Lillevik Lønn. Innhold Innhold Installasjon Huldt & Lillevik Lønn... 2 Installere Huldt & Lillevik Lønn mot MS SQL Server eller eksisterende MS Express... 2 Krav til maskin og operativsystem... 2 Forberede installasjonen...

Detaljer

N o r T r i m. Hurtighjelp / Hvordan gjør jeg... Heftet er revidert: 12. August 2004

N o r T r i m. Hurtighjelp / Hvordan gjør jeg... Heftet er revidert: 12. August 2004 N o r T r i m Hurtighjelp / Hvordan gjør jeg... Heftet er revidert: 12. August 2004 Innholdsfortegnelse Hva gjør jeg ved mottakelsen av programmet?... 2 Hvordan registrerer jeg kundedata?... 3 Hvordan

Detaljer

Til Nye abonnenter av Adm.prg Tidl ref: Dato: Org.nr 943 942 102

Til Nye abonnenter av Adm.prg Tidl ref: Dato: Org.nr 943 942 102 Til Nye abonnenter av Adm.prg Vår ref: Tidl ref: Dato: Org.nr 943 942 102 Takk for din bestilling av Administrasjonsprogram for skytterlag. Vedlagt følger siste versjon av programmet. Fullstendig brukerveiledning

Detaljer

ProMed. Brukermanual for installasjon og bruk av mobiltelefon eller SMS og nett for sending av SMS direkte fra. for Windows

ProMed. Brukermanual for installasjon og bruk av mobiltelefon eller SMS og nett for sending av SMS direkte fra. for Windows Side 1 av 9 Brukermanual for installasjon og bruk av mobiltelefon eller SMS og nett for sending av SMS direkte fra ProMed for Windows Kundeoppfølging og Administrasjon Versjon 1.7 23.10.2009 Litt om sending

Detaljer

Maestro Klientadministrasjon

Maestro Klientadministrasjon Maestro Klientadministrasjon 17.11.2011 12:41 Side 1 av 32 Innhold Installasjon av Maestro Klientadministrasjon Kravspesifikasjon Systemoversikt og installasjon i korte trekk Installasjon punktvis 1 Nedlasting

Detaljer

Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata AS. Denne håndboken er utarbeidet av

Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata AS. Denne håndboken er utarbeidet av Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata AS Denne håndboken er utarbeidet av Oppdatert: 18. desember 2012 Innhold Innhold Innledning... 3 Oppsett av PC... 3 Windows XP... 3 Windows Vista og Windows 7... 3

Detaljer

Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Installere systemet

Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Installere systemet Huldt & Lillevik Lønn 5.0 Installere systemet Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Installere Lønn 5.0...3 Krav til maskin og operativsystem...3 Forberede installasjonen...4 Installere database...4

Detaljer

Introduksjon...5. Systemkrav...7. For Windows...9

Introduksjon...5. Systemkrav...7. For Windows...9 Innholdfortegnelse Introduksjon...................................5 Systemkrav...................................7 For Windows...................................9 Installere programvare for bildeutskrift

Detaljer

DIPS Communicator 6.x. Installasjonsveiledning

DIPS Communicator 6.x. Installasjonsveiledning DIPS Communicator 6.x Installasjonsveiledning 11. oktober 2010 DIPS Communicator DIPS Communicator er en markedsledende kommunikasjons- og integrasjonsløsning for helsesektoren i Norge i dag. Systemet

Detaljer

Installasjonsveiledning. Mamut. Oppdatering til versjon 12.1

Installasjonsveiledning. Mamut. Oppdatering til versjon 12.1 Mamut Installasjonsveiledning Oppdatering til versjon 12.1 Detaljert steg-for-steg veiledning i hvordan installere/oppdatere ditt datax-program fra Mamut 2 FØr installasjon serverinstallasjon EttEr installasjon

Detaljer

Installasjon og oppgradering av Advisor

Installasjon og oppgradering av Advisor Installasjon og oppgradering av Advisor Innhold: Innhold 1 Forutsetninger... 1 1.1 Historikk... 1 1.2 Generelt... 1 1.3 Versjoner av Advisor... 2 2 Nyinstallasjon... 2 2.1 Server installasjon... 2 2.2

Detaljer

Velkommen til Brother's Keeper 6 for Windows!

Velkommen til Brother's Keeper 6 for Windows! Velkommen til Brother's Keeper 6 for Windows! Det kan være at du har mottatt en Installasjons-CD eller CD/minnepinne/hentet fra internett med programmet. Dette dokumentet følger med Installasjons-CD fra

Detaljer

Installasjonsdokument

Installasjonsdokument Installasjonsdokument EuroMek Versjon 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OM DOKUMENTET 2. BESKRIVELSE AV SYSTEMET 3. INSTALLASJON AV EUROMEK 4. INSTALLASJON AV KLIENTPROGRAMVARE 1. Om dokumentet 1.1. Formål Dokumentets

Detaljer

TAIME DATABASE INSTALLASJONSVEILEDNING

TAIME DATABASE INSTALLASJONSVEILEDNING TAIME DATABASE INSTALLASJONSVEILEDNING ojf-produkt Innhold 1 Database og databasekobling... 3 1.1 TAIME Treningsplanlegger... 3 1.2 Databasekobling... 3 1.2.1 SQL SERVER EXPRESS... 4 1.2.2 Lage database

Detaljer

S i d e 1. Brukerveiledning Brevfabrikken

S i d e 1. Brukerveiledning Brevfabrikken S i d e 1 Brukerveiledning Brevfabrikken S i d e 2 Innholdsfortegnelse 1 Brevfabrikken innledning 4 2 Komme i gang /Registrer 5 2.01 Registrer 5 2.02 Last ned program 5 3 Min side: 6 3.01 Kontodetaljer

Detaljer

1 INNLEDNING... 2. 1.1 Om Altinn... 2. 1.2 Skjemaer som støttes... 2 2 INSTALLASJON OG OPPSTART... 3. 2.1 Nedlasting... 3. 2.2 Registrering...

1 INNLEDNING... 2. 1.1 Om Altinn... 2. 1.2 Skjemaer som støttes... 2 2 INSTALLASJON OG OPPSTART... 3. 2.1 Nedlasting... 3. 2.2 Registrering... INNHOLD Mamut for Altinn INNHOLD 1 INNLEDNING... 2 1.1 Om Altinn... 2 1.2 Skjemaer som støttes... 2 2 INSTALLASJON OG OPPSTART... 3 2.1 Nedlasting... 3 2.2 Registrering... 5 2.3 Opprett en bruker... 7

Detaljer

Brukerveiledning For Installasjon Av PCKasse. v1.01

Brukerveiledning For Installasjon Av PCKasse. v1.01 Brukerveiledning For Installasjon Av PCKasse v1.01 Installasjonsveiledning Innholdsfortegnelse 1 Innledning...2 1.1 Introduksjon...2 1.2 Hvordan PCKasse virker...2 2 Skritt for skritt forklaring:...3

Detaljer

Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 1

Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 1 Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 1 NYHETER OG FORBEDRINGER Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 2 Oslo, juni 2011 1. Sirkulasjon All informasjon i dette dokumentet kan endres uten varsel og innebærer

Detaljer

Installasjonsveiledning Visma Avendo, versjon 5.2

Installasjonsveiledning Visma Avendo, versjon 5.2 Installasjonsveiledning Visma Avendo, versjon 5.2 April 2011 Innhold Innledning... 1 Administrator... 1 Sikkerhetskopi... 1 Testfirmaet... 1 Før du starter installasjonen/oppgraderingen... 2 Nedlasting...

Detaljer

Motorola Phone Tools. Hurtigstart

Motorola Phone Tools. Hurtigstart Motorola Phone Tools Hurtigstart Innhold Minimumskrav... 2 Før du installerer Motorola Phone Tools... 3 Installere Motorola Phone Tools... 4 Installere og konfigurere den mobile enheten... 5 Elektronisk

Detaljer

Småteknisk Cantor Controller installasjon

Småteknisk Cantor Controller installasjon Cantor AS Småteknisk Cantor Controller installasjon 10.10.2012 INSTALLASJON OG OPPSETT AV CANTOR CONTROLLER 3 Nedlasting av programfiler 3 Nyinstallasjon server / enbruker 3 A. Controller instansen som

Detaljer

Enbruker-installasjon

Enbruker-installasjon Veiledning Enbruker-installasjon Mars 2016 Din verktøykasse for anbud og prosjekt 2016 Powel AS Side 1 av 28 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING 3 2 DATABASEINSTALLASJON 3 2.1 SIKKERHETSKOPI 3 2.2 INSTALLASJON

Detaljer

Tilgang til nytt skrivebord «KONTOR»

Tilgang til nytt skrivebord «KONTOR» Tilgang til nytt skrivebord «KONTOR» Oppstart fra PC: 1. Start maskinen på vanlig måte og logg inn som før på ASKIMNET slik du er vant til med det det gamle brukernavn og passord. 2. Gå i nettleseren (Internet

Detaljer

Indre Østfold Data IKS. Even Huuse [TILGANG TIL NYTT SKRIVEBORD KONTOR ]

Indre Østfold Data IKS. Even Huuse [TILGANG TIL NYTT SKRIVEBORD KONTOR ] 2012 Indre Østfold Data IKS Even Huuse [TILGANG TIL NYTT SKRIVEBORD KONTOR ] Har du tynnklient (NC; ikke PC)... får du opp følgende bilde når du slår på strømmen: Her velger du enten Kontor full skjerm

Detaljer

Installasjonsveiledning

Installasjonsveiledning Installasjonsveiledning Visma Avendo, versjon 5.2 April 2011 Innhold Innledning... 1 Administrator... 1 Sikkerhetskopi... 1 Testfirmaet... 1 Før du starter installasjonen/oppgraderingen... 2 Installasjon/oppgradering...

Detaljer

Installasjon av FEBDOK versjon 5.1 konsern

Installasjon av FEBDOK versjon 5.1 konsern Installasjon av FEBDOK versjon 5.1 konsern Dette er en veiledning av FEBDOK 5.1 konsern. Denne veiledningen har skjermbilder fra Windows 7. Har du ikke Windows 7 kan skjermbildene avvike noe, men prinsippet

Detaljer

Uni Micro Solutionpartner. Demoversjon Installasjon

Uni Micro Solutionpartner. Demoversjon Installasjon Uni Micro Solutionpartner Demoversjon Installasjon Velkommen til installasjon av Uni Økonomi V3 demoversjon. Her vil vi gi deg en steg for steg veiviser for hvordan du laster ned, installerer og tar i

Detaljer

Installasjonsveiledning Visma Avendo Lønn, versjon 7.60 Oktober 2011

Installasjonsveiledning Visma Avendo Lønn, versjon 7.60 Oktober 2011 Installasjonsveiledning Visma Avendo Lønn, versjon 7.60 Oktober 2011 Innhold 1. Innledning... 1 2. Nedlasting... 2 3. Installasjon / oppgradering... 5 3.1 Installasjon av nødvendige tilleggskomponenter...

Detaljer

Huldt & Lillevik Reise. Oppgradering. Aditro HRM AS

Huldt & Lillevik Reise. Oppgradering. Aditro HRM AS Huldt & Lillevik Reise Oppgradering Aditro HRM AS Oppdatert pr. 29. mai 2009 Innholdsfortegnelse Om denne veiledningen...2 Installere serverfiler... 2 Oppgradere arbeidsstasjoner ved automatisk oppgradering...

Detaljer

Installasjonsveiledning av Faktura Z

Installasjonsveiledning av Faktura Z Installasjonsveiledning av Faktura Z Innholdsfortegnelse INSTALLASJONSVEILEDNING AV FAKTURA Z 1 Innholdsfortegnelse 1 Oppstart av CD 1 Installasjon av Faktura Z 2 Installasjon av database 5 Programinfo

Detaljer

Publiseringsløsning for internettsider

Publiseringsløsning for internettsider Publiseringsløsning for internettsider Hva er Edit? Edit er et verktøy for publisering og vedlikehold av nettsider. Tidligere har det å vedlikeholde en nettside vært en tungvinn prosess, men nå kan alle

Detaljer

Din verktøykasse for anbud og prosjekt

Din verktøykasse for anbud og prosjekt Veiledning Serverinstallasjon 14.03.2013 Din verktøykasse for anbud og prosjekt 2013 CITEC AS v/sverre Andresen Side 1 av 27 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING 3 2 DATABASEINSTALLASJON (SQL SERVER 2008)

Detaljer

Remote Desktop Services

Remote Desktop Services Brukerveiledning Remote Desktop Services Fra Eltele AS 1 Innholdsfortegnelse Multi-Faktor Autentisering... 3 Pålogging... 3 Web Interface (anbefales)... 4 RemoteApp på Skrivebord... 6 Remote Desktop Klient

Detaljer

Import av klientfiler er kun mulig fra Akelius Årsavslutning, Akelius Skatt og Akelius Revisjon.

Import av klientfiler er kun mulig fra Akelius Årsavslutning, Akelius Skatt og Akelius Revisjon. Filimport til Akelius Byrå Det er viktig at du følger anvisningene nøye for at overføringen av filer til Akelius Byrå skal bli riktig. Beregn godt med tid da importen kan være tidkrevende. Normal regnes

Detaljer

Programvare som installeres Følgende tre programmer benyttes til oppgraderingen og kan lastes ned fra www.cicerone.no.

Programvare som installeres Følgende tre programmer benyttes til oppgraderingen og kan lastes ned fra www.cicerone.no. INNHOLD INNLEDNING... 2 Bruk sertifisert konsulent på oppgradering av Visma CRM... 2 FØR OPPGRADERING AV SERVER... 2 Programvare som installeres... 2 Logg ut av CAT... 2 Stopp rso_rsv.exe... 2 TA BACKUP...

Detaljer

Installasjonsveiledning Future

Installasjonsveiledning Future Installasjonsveiledning Future Maskinkrav: Operativsystemer CPU/Prosessor RAM/Minne Ledig diskplass Internett tilgang Nettverk Windows 2008r2, Windows 7 Business/Professional/Ultimate. Windows 8, windows

Detaljer

Agro Økonomi. Installasjon, oppstart. og sikkerhetskopiering. - slik kommer du i gang... Slik kommer du i gang Side 1 Agro Økonomi Agrodata as

Agro Økonomi. Installasjon, oppstart. og sikkerhetskopiering. - slik kommer du i gang... Slik kommer du i gang Side 1 Agro Økonomi Agrodata as Agro Økonomi Installasjon, oppstart og sikkerhetskopiering - slik kommer du i gang... Slik kommer du i gang Side 1 Agro Økonomi Agrodata as Agro Økonomi Velkommen som bruker av Agro Økonomi. Hele programpakken

Detaljer

Huldt & Lillevik Lønn og Personal - System 4. Oppdatering. Personec AS. Veiledningen er oppdatert pr. 14.12.2005.

Huldt & Lillevik Lønn og Personal - System 4. Oppdatering. Personec AS. Veiledningen er oppdatert pr. 14.12.2005. Huldt & Lillevik Lønn og Personal - System 4 Oppdatering Personec AS Veiledningen er oppdatert pr. 14.12.2005. Innholdsfortegnelse Oppdatere System 4...2 Forberede oppdateringen... 2 Starte oppdateringen...

Detaljer

QL-500 QL-560 QL-570 QL-650TD QL-1050

QL-500 QL-560 QL-570 QL-650TD QL-1050 QL-500 QL-560 QL-570 QL-650TD QL-1050 Installasjonsveiledning for programvare Programvare Norsk LB9154001 INNLEDNING Funksjoner P-touch Editor Skriverdriver P-touch Address Book (kun Windows ) Gjør det

Detaljer

Våre tekniske konsulenter kan bistå slik at din bedrift får en best mulig tilpasset Handyman installasjon ut fra deres infrastruktur.

Våre tekniske konsulenter kan bistå slik at din bedrift får en best mulig tilpasset Handyman installasjon ut fra deres infrastruktur. Bob Innhold 1 Innledning... 3 2 Komplett installasjon på en PC... 4 2.1 Beskrivelse... 4 2.2 Hardware... 4 2.3 Software... 4 3 Applikasjonsserver... 5 3.1 Beskrivelse... 5 3.2 Hardware... 5 3.3 Software...

Detaljer

Brukerdokumentasjon for Administrator og andre brukere fra PT

Brukerdokumentasjon for Administrator og andre brukere fra PT Brukerdokumentasjon for Administrator og andre brukere fra PT Innholdsfortegnelse Innlogging...3 Forside...4 Menyen...4 Oversikt over utstyret...6 Rediger utstyr...7 Opprett nytt utstyr...9 Søk etter utstyr...

Detaljer

Installasjonsveiledning

Installasjonsveiledning Installasjonsveiledning Visma Avendo, versjon 5.2 April 2011 Innhold Innledning... 1 Administrator... 1 Sikkerhetskopi... 1 Testfirmaet... 1 Før du starter installasjonen/oppgraderingen... 2 Nedlasting...

Detaljer

1 Guide til flerbrukerinstallasjon av e-lector

1 Guide til flerbrukerinstallasjon av e-lector LES LETTERE, LES RASKERE, FÅ LESELYST! Innhold 1 Guide til flerbrukerinstallasjon av e-lector... 1 1.1 Innledning... 1 1.2 Installasjon på nettverk... 1 1.3 Bruk av SQL Server... 2 1.4 Administrasjon...

Detaljer

)DVW3ODQ,QVWDOOHULQJ $%% $6 'LYLVMRQ $XWRPDVMRQVSURGXNWHU ΑΒΒ 3RVWERNV 6NLHQ

)DVW3ODQ,QVWDOOHULQJ $%% $6 'LYLVMRQ $XWRPDVMRQVSURGXNWHU ΑΒΒ 3RVWERNV 6NLHQ )DVW3ODQ,QVWDOOHULQJ $6 'LYLVMRQ $XWRPDVMRQVSURGXNWHU 3RVWERNV 6NLHQ ΑΒΒ ,QQOHGQLQJ FastPlan er laget for å kunne brukes på PCer med Windows 95/98/2000 og NT operativsystem. FastPlan er tenkt som et verktøy

Detaljer

Dato Versjon Endring/status Utført av 2006-07-01 0.1 Første versjon Asgeir Husum 2006-08-23 0.2 Lagt til beskrivelse av postlevering Lars Myrås

Dato Versjon Endring/status Utført av 2006-07-01 0.1 Første versjon Asgeir Husum 2006-08-23 0.2 Lagt til beskrivelse av postlevering Lars Myrås UDE Konfigurasjon av Microsoft Outlook Dato Versjon Endring/status Utført av 2006-07-01 0.1 Første versjon Asgeir Husum 2006-08-23 0.2 Lagt til beskrivelse av postlevering Lars Myrås 2006-08-24 1.0 Endelig

Detaljer

Visma Contracting Oppgradering til versjon 5.20

Visma Contracting Oppgradering til versjon 5.20 Visma Contracting Oppgradering til versjon 5.20 Oslo, oktober 2013 Før installasjon: SuperOffice De som kjører SuperOffice må få oppgradert denne samtidig. Henvendelse til leverandøren firma KeyForce.

Detaljer

DDS-CAD 7 INSTALLERE PÅ TERMINALSERVER. DATA DESIGN SYSTEM ASA Øksnevad Næringspark, 4353 Klepp st., fax 51788901, tel.: 51788900, e-post: dds@dds.

DDS-CAD 7 INSTALLERE PÅ TERMINALSERVER. DATA DESIGN SYSTEM ASA Øksnevad Næringspark, 4353 Klepp st., fax 51788901, tel.: 51788900, e-post: dds@dds. 30.11.2011 1 DDS-CAD 7 INSTALLERE PÅ TERMINALSERVER DATA DESIGN SYSTEM ASA Øksnevad Næringspark, 4353 Klepp st., fax 51788901, tel.: 51788900, e-post: dds@dds.no 2 30.11.2011 Installere på TerminalServer

Detaljer

Installasjonsmanual. Versjon 1.2. Copyright 2002 Devinco AS

Installasjonsmanual. Versjon 1.2. Copyright 2002 Devinco AS Installasjonsmanual Versjon 1.2 Copyright 2002 Devinco AS Installasjonsmanual SpeedyCraft 1. utgave 8. juli 2002 Devinco AS NB! Dette er en midlertidig versjon av denne manualen. Enkelte ting kan være

Detaljer

Huldt & Lillevik Lønn og Personal - System 4. Oppdatering. Aditro HRM AS

Huldt & Lillevik Lønn og Personal - System 4. Oppdatering. Aditro HRM AS Huldt & Lillevik Lønn og Personal - System 4 Oppdatering Aditro HRM AS Veiledningen er oppdatert pr. 26.10.2007 Innholdsfortegnelse Oppdatere System 4...2 Forberede oppdateringen... 2 Starte oppdateringen...

Detaljer

BRUKERMANUAL. Telsys Online Backup

BRUKERMANUAL. Telsys Online Backup BRUKERMANUAL Telsys Online Backup TELSYS AS - 06.08.2009 Innhold Generelt... 3 Kom i gang... 4 Installasjon av Telsys Online Backup Proff/Standard... 4 Start opp klienten for første gang!... 10 Logg inn...

Detaljer

Mamut Eiendelsregister. Introduksjon

Mamut Eiendelsregister. Introduksjon Mamut Eiendelsregister Introduksjon MAMUT EIENDELSREGISTER INNHOLD 1 OM MAMUT EIENDELSREGISTER... 1 2 INSTALLASJON... 2 Installasjon av programmet... 2 3 REGISTRERING... 5 Veiviser for registrering av

Detaljer

Distribusjon via e-post - oppstart

Distribusjon via e-post - oppstart Distribusjon via e-post - oppstart Avsenderopplysninger Mottakeropplysninger Egenskaper Blankettype for e-post Forutsetninger Eksempel Kontroll Elektronisk distribusjon av dokumenter betyr at dokumentene

Detaljer

VMware Horizon View Client. Brukerveiledning for nedlasting, installasjon og pålogging for fjerntilgang

VMware Horizon View Client. Brukerveiledning for nedlasting, installasjon og pålogging for fjerntilgang VMware Horizon View Client Brukerveiledning for nedlasting, installasjon og pålogging for fjerntilgang Introduksjon Fjerntilgang er blitt oppgradert til en bedre og mer moderne løsning. Programmet er identisk

Detaljer

PJ 501 Brukermanual NITH. Troja.NET brukermanual

PJ 501 Brukermanual NITH. Troja.NET brukermanual Troja.NET brukermanual 1 av 53v Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 FIGURLISTE... 5 1.0 INSTALLASJONSGUIDE... 7 1.1 PROGRAMVAREKRAV:... 7 1.1.1 Oppsett av Microsoft SQL Server 2000... 7 1.1.2

Detaljer

Brukerveiledning Webline Portal for E-post Bedrift/E-post Basis

Brukerveiledning Webline Portal for E-post Bedrift/E-post Basis Brukerveiledning Webline Portal for E-post Bedrift/E-post Basis Innholdsfortegnelse 1 PÅLOGGING...4 1.1 Ny bruker...6 1.2 Endre bruker...9 1.2.1 Endre produkttype fra E-post basis til E-post bedrift...10

Detaljer

Før du starter, del 2

Før du starter, del 2 1 Før du starter I Windows må du sørge for at tekst og andre elementer er satt til å vises normalt 100%. Visma Global støtter ikke zooming, da vil noen elementer forsvinne fra programmet og ikke fungere.

Detaljer

Næringsregner på PC n versjon 1.1.0

Næringsregner på PC n versjon 1.1.0 Laget av Innhold: Introduksjon 2 Næringsregner på PC n 2 Næringstabell 2 Statistikk 2 Hvem passer programmet for? 2 Bruk av programmet 3 Innlogging av forskjellige brukere 3 Hovedprogramet har 3 felt 4

Detaljer

Fullstendig ytelsesbehandling

Fullstendig ytelsesbehandling Fullstendig ytelsesbehandling Fungerer også med Windows XP og Windows Vista 2013 Oppgrader og ta ansvar for datamaskinens ytelse med et kraftig og raskt program. Nedlasting og installasjon av Powersuite

Detaljer

Installasjonsveiledning. DDS-CAD ByggMester

Installasjonsveiledning. DDS-CAD ByggMester Installasjonsveiledning DDS-CAD ByggMester Installasjonsveiledning versjon 7 Vær oppmerksom på: USB-dongler ikke skal plugges i maskinen før programmet er installert. Før installasjonen: Dette hefte beskriver

Detaljer

Gå til Nedlastninger på menylinjen for Visma Skolelisens og velg Visma Lønn versjon 9.5.

Gå til Nedlastninger på menylinjen for Visma Skolelisens og velg Visma Lønn versjon 9.5. 1 Før du starter I Windows må du sørge for at tekst og andre elementer er satt til å vises normalt 100%. Visma Lønn støtter ikke zooming, da vil noen elementer forsvinne fra programmet og ikke fungere.

Detaljer

Brukerveiledning for programmet HHR Animalia

Brukerveiledning for programmet HHR Animalia Brukerveiledning for programmet HHR Animalia Versjon 1.0 Rakkestad, 26.03.2014 Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon... 3 2. Installasjon og oppgradering... 3 2.1 Nedlasting... 3 2.2 Oppdatering av operativsystem

Detaljer

Her kan du lese om forskjellige tilgangsområder, passord, utlogging og tilslutt en gjennomgang av hvordan man håndterer skrivere.

Her kan du lese om forskjellige tilgangsområder, passord, utlogging og tilslutt en gjennomgang av hvordan man håndterer skrivere. Tilganger Her kan du lese om forskjellige tilgangsområder, passord, utlogging og tilslutt en gjennomgang av hvordan man håndterer skrivere. Ås kommunes nettverk Ås kommune har tre nettverk Administrasjonsnett

Detaljer

Versjonsbrev. for Extensor05 versjon 1.16

Versjonsbrev. for Extensor05 versjon 1.16 Versjonsbrev for Extensor05 versjon 1.16 Bodø, 28. desember 2011 Innhold Viktig informasjon... 3 Generelt... 3 Extensor Kode Oppdatering... 4 Personalia... 4 Pårørende... 4 Serieinfo... 5 Rom... 5 EKG

Detaljer

PixEdit Guide MEDFAK (5. utkast)

PixEdit Guide MEDFAK (5. utkast) PixEdit Guide MEDFAK (5. utkast) Dette er en kjapp guide på hvordan vi har gjort PixEdit-oppsettet på arkivet ved MEDFAK. Denne guiden tar utgangspunkt i en dedikert kontormaskin med lokal skanner. Med

Detaljer

Intentor Helpdesk - Installasjon Step #4: Database

Intentor Helpdesk - Installasjon Step #4: Database Intentor Helpdesk - Installasjon Step #4: Database Dokumentasjon levert av: Prosjekt: Norsk Data Senter AS Installasjon av Intentor Helpdesk Norsk Data Senter AS e-post info@nds.no ORG. NR. No 939 483

Detaljer

KONTOR påloggingsguide / Oppsett av Outlook 2010

KONTOR påloggingsguide / Oppsett av Outlook 2010 KONTOR påloggingsguide / Oppsett av Outlook 2010 Pålogging 1. Start nettleseren (Internet Explorer) 2. Skriv kontor i URL feltet (alternativt kontor.smikt.local ) for å starte Citrix påloggingen. 3. Hvis

Detaljer

1: Steng ned alle MAB på alle maskiner før dere starter oppdateringen. Dette gjelder også MAB Schedule som dere vil finne på serveren.

1: Steng ned alle MAB på alle maskiner før dere starter oppdateringen. Dette gjelder også MAB Schedule som dere vil finne på serveren. Oppdatering av MAB. Før dere begynner pass på følgende 1: Steng ned alle MAB på alle maskiner før dere starter oppdateringen. Dette gjelder også MAB Schedule som dere vil finne på serveren. 1 2. Viktig

Detaljer

Uansett hvilken håndbok du benytter vil fremgangsmåten være den samme. I denne veiledningen benytter vi personalhåndboken som eksempel.

Uansett hvilken håndbok du benytter vil fremgangsmåten være den samme. I denne veiledningen benytter vi personalhåndboken som eksempel. Velkommen som bruker av nettbaserte håndbøker fra Hovedorganisasjonen Virke. Våre nettbaserte håndbøker kan tilpasses din virksomhet. De er redigerbare, samtidig blir de automatisk oppdatert med nye lover

Detaljer

BACKUP HD SERIES BRUKERMANUAL

BACKUP HD SERIES BRUKERMANUAL BACKUP HD SERIES BRUKERMANUAL TUSEN TAKK for at du har kjøpt ClickFree Backup-enheten. Disse instruksjonene har blitt satt sammen for å hjelpe deg med å bruke produktet, men generelt håper vi at det er

Detaljer

PowerOffice Server Service

PowerOffice Server Service PowerOffice Server Service 20 14 Po we ro ffice AS - v4.5.1 PowerOffice SQL - PowerOffice Server Service Alle rettigheter reservert. Ingen deler av dette arbeidet kan reproduseres i noen form eller på

Detaljer

Huldt & Lillevik Ansattportal. Installere systemet

Huldt & Lillevik Ansattportal. Installere systemet Huldt & Lillevik Ansattportal Installere systemet Innholdsfortegnelse INSTALLERE ANSATTPORTAL... 3 TEKNISKE KRAV (WINDOWS OG WEB)... 3 SERVERE OG NETTVERK... 3 MICROSOFT.NET RAMMEVERK 4.0 MÅ VÆRE INSTALLERT...

Detaljer

Mamut Business Software

Mamut Business Software Mamut Business Software Installasjonsveiledning Innhold Før installasjon 2 Om programmet 2 Om installasjon 2 Om flerbrukerinstallasjon 3 Under installasjon 6 Betingelser for installasjon 6 Slik installerer

Detaljer

PowerOffice Mobile Server

PowerOffice Mobile Server PowerOffice Mobile Server 20 14 Po we ro ffice AS - v20 12.1.0 PowerOffice SQL - PowerOffice Mobile Server Alle rettigheter reservert. Ingen deler av dette arbeidet kan reproduseres i noen form eller på

Detaljer

Installasjonsbeskrivelse for CAB Service Plattform med CABInstall

Installasjonsbeskrivelse for CAB Service Plattform med CABInstall Installasjonsbeskrivelse for CAB Service Plattform med CABInstall INNLEDNING... 2 INSTALLASJON... 3 AVANSERT INSTALLASJON... 10 YTTERLIGERE INFORMASJON... 11 Proxy... 11 Side 1 av 11 Innledning Denne beskrivelsen

Detaljer

Installasjons veiledning for QuickNG SuperService integrasjon

Installasjons veiledning for QuickNG SuperService integrasjon Installasjons veiledning for QuickNG SuperService integrasjon OKTOBER 2012 REV 0.3 Oppsett av SuperService Log på SuperService online: https://login.ifmsystems.com/default.aspx Du må ha en bruker fra SuperService

Detaljer

Trådløs Bedrift Sentralbord med Exchange - Brukermanual for sluttbrukere

Trådløs Bedrift Sentralbord med Exchange - Brukermanual for sluttbrukere Trådløs Bedrift Sentralbord med Exchange - Brukermanual for sluttbrukere Introduksjon Dette er en kort innføring i bruk av Exchange i Trådløs Bedrift Sentralbord, TBS, for sluttbrukere. Dokumentet beskriver

Detaljer

Grunnkurs i. Windows Utforsker. Nordre Land kommune IKT-avdelingen

Grunnkurs i. Windows Utforsker. Nordre Land kommune IKT-avdelingen Grunnkurs i Windows Utforsker Nordre Land kommune IKT-avdelingen - 2 - Fil- og mappehåndtering med Windows Utforsker Innholdsfortegnelse Introduksjon...- 3 - Generelt om filbehandling...- 3 - Filbehandling...-

Detaljer

Releaseskriv versjon 2.13. Vedr. INSTALLASJONSPROSEDYRER. Versjon 2.13.36. Pr. 30. MARS 2012 Copyright. Daldata Bergen AS

Releaseskriv versjon 2.13. Vedr. INSTALLASJONSPROSEDYRER. Versjon 2.13.36. Pr. 30. MARS 2012 Copyright. Daldata Bergen AS APPENDIX Releaseskriv versjon 2.13 Vedr. INSTALLASJONSPROSEDYRER Versjon 2.13.36 Pr. 30. MARS 2012 Copyright Daldata Bergen AS Bransjeoversikt- se vår webside: www.daldatabergen.no : Side 1 av 11 Innholdsfortegnelse

Detaljer

Dokumentstyring og Maler

Dokumentstyring og Maler Arbeide med : Dokumentstyring og Maler i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato 28.10.2003 Sist Endret dato 28.10.2003 Innhold 1. Forutsetninger... 3 2. Hensikt... 3 3. MS Word Maler

Detaljer

HURTIGVEILEDNING FOR MODEM OPTIONS FOR NOKIA 7650

HURTIGVEILEDNING FOR MODEM OPTIONS FOR NOKIA 7650 HURTIGVEILEDNING FOR MODEM OPTIONS FOR NOKIA 7650 Copyright 2002 Nokia. Alle rettigheter forbeholdt 9354494 Issue 2 Innhold 1. INNLEDNING...1 2. INSTALLERE MODEM OPTIONS FOR NOKIA 7650...1 3. VELGE TELEFONEN

Detaljer

DDS-CAD 7 INSTALLERE PÅ TERMINALSERVER. DATA DESIGN SYSTEM ASA Øksnevad Næringspark, 4353 Klepp st., fax 51788901, tel.: 51788900, e-post: dds@dds.

DDS-CAD 7 INSTALLERE PÅ TERMINALSERVER. DATA DESIGN SYSTEM ASA Øksnevad Næringspark, 4353 Klepp st., fax 51788901, tel.: 51788900, e-post: dds@dds. 18.10.2010 1 INSTALLERE PÅ TERMINALSERVER DATA DESIGN SYSTEM ASA Øksnevad Næringspark, 4353 Klepp st., fax 51788901, tel.: 51788900, e-post: dds@dds.no 2 18.10.2010 Installere på TerminalServer 18.10.2010

Detaljer

Installasjonsveiledning

Installasjonsveiledning Finale Systemer as Installasjonsveiledning FINALE Årsoppgjør FINALE Rapportering FINALE Konsolidering FINALE Driftsmidler FINALE Avstemming FINALE Skatt FINALE Investor NARF Avstemming Versjon 28.0 26.11.2015

Detaljer

Datamann Informasjonssystemer

Datamann Informasjonssystemer 1 Datamann Informasjonssystemer Brukerveiledning 2013 Datamann AS 2 3 DATAMANN INFORMASJONSSYSTEMER SYSTEMKRAV PC med Pentium eller høyere. Internettilgang med 1 Mbit/s eller høyere Internett Explorer

Detaljer

Komme i gang med QuarkXPress 10.0.1

Komme i gang med QuarkXPress 10.0.1 Komme i gang med QuarkXPress 10.0.1 INNHOLD Innhold Relaterte dokumenter...3 Krav til systemet...4 Krav til systemet: Mac OS X...4 Krav til systemet: Windows...4 Installere: Mac OS...5 Legge til filer

Detaljer