MØTEBOK. Framlegg til tilråding: Kommunestyret tek Avkastningsrapport frå Grieg Investor AS pr mai 2009 som melding.

Transkript

1

2

3 Sak 50/09 PORTEFØLJESTATUS PR MAI 2009 MØTEBOK Saksbehandlar: Ingrid Karin Kaalaas Arkiv: 255 Arkivsaksnr.: 09/454 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 17/09 Os Formannskap PS /09 Os kommunestyre PS /09 Os kommunestyre PS /09 Os Formannskap PS /09 Os kommunestyre PS /09 Os Formannskap PS /09 Os kommunestyre PS /09 Os Formannskap PS / Os kommunestyre PS Framlegg til tilråding: Kommunestyret tek Avkastningsrapport frå Grieg Investor AS pr mai 2009 som melding. Os, Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

4 Sak 50/09 Vedlegg: Avkastningsrapport pr mai 2009 Saksopplysningar: Vedlagt følgjer Avkastningsrapport pr mai 2009 frå Grieg Investor AS. Til orientering har kommunen fått ei utbetaling frå hedgefondet Gems på kr Os, Ingrid Karin Kaalaas Økonomisjef Side 4 av 27

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15 Sak 51/09 MØTEBOK OMFORDELING AV KRISEPAKKEMIDLAR - BYGG Saksbehandlar: Kari Fjeldstad Arkiv: 614 &40 Arkivsaksnr.: 09/288 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 10/09 Os Formannskap PS /09 Tenesteutvalet PS /09 Os Formannskap PS Framlegg til vedtak: Rådmannen får fullmakt til å omprioritera bruken av den økonomiske ramma på 5,9 mill som vart sett av til prosjekt i bygningsmassen til Os kommune for å løysa dei akutte problema som er nemde i saksutgreiinga. Os, Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

16 Sak 51/09 Behandling i Tenesteutvalet i møte Behandling i utvalet: Eigedomsforvaltar Kari Fjeldstad orienterte. Torunn Øvredal (Tvs) kom med protokollmerknad: Tvs registrerer at på grunn vagt vedtak i skulebruksplanen har dette konsekvensar for utbetringar i høve til krisepaken. Samrøystes vedtak som innstillinga. Vedtak: Tenesteutvalet tek orienteringa om krisepakka som melding. Protokollmerknad frå Torunn Øvredal (Tvs): Tvs registrerer at på grunn vagt vedtak i skulebruksplanen har dette konsekvensar for utbetringar i høve til krisepaken. Behandling i Os Formannskap i møte Behandling i utvalet: Nils-Olav Nøss (Ap) kom med følgjande tilleggsframlegg: Tillegg til prioriteringsliste for bygg, undergruppe kulturbygg: Det vert gjort ei omprioritering i ramma på kroner ,- for kulturbygg. Det vert sett av kroner til postane prestegardsnaustet, paktarbustad, borgstova, stabbur og posten for Raudlistova. Administrasjonen får fullmakt til å omdisponere midlar i ramma knytt til dette vedtaket. Midlane skal nyttast til å få eit oversyn over kva som bør gjerast for å få bygningane i akseptabel stand. Formannskapet får opp ei eiga sak med prioritering og kostnad knytt til prosjekta. Tillegg til prioriteringsliste skulebygg, rentekompenserte prosjekt: Det vert lagt fram ei sak for Formannskapet der ein ser på nødvendig opprusting og plan for bruk av areala på Os Ungdomsskule. Saka vert lagt fram seinast i samband med budsjettdebatten. Ordførar Terje Søviknes (FrP) kom med følgjande endringsframleggpå vegner av FrP/H: Avsnittet Rentekompenserande prosjekt vert endra slik: Prosjekt 1-2 vert prioritert etter liste, vedlegg II. Formannskapet kjem attende til dei øvrige tiltaka 3 11 når prioriteringar/gjennomføring av skulebruksplanen vert fremja som sak til politisk handsaming. Os kyrkje: Pkt 1 i ENØK-tiltak (isolering av vindauge) og pkt. 1 i vedlikehald (utskifting av rotne vindaugsprosser) vert å sjå under eitt. Formannskapet ber om at det vert lagt fram eiga sak i neste møte med framlegg til prosess for vidare handsaming av skulebruksplanen. Votering: Administrasjonen si innstilling t.o.m. Prosjekt 1-21 på liste vart samrøystes vedteke. Nøss sitt framlegg vedk. prioritering av kulturbygg fekk 1 røyst (1Ap) og fall. Side 6 av 27

17 Sak 51/09 Administrasjonen si innstilling vedk. skule prioritet 1-11 fekk1 røyst (1Ap) og fall medan FrP/H sitt framlegg fekk 8 røyster (4FrP, 2H, 1Krf, 1Tvs) og vart vedteke. FrP/H sitt framlegg om å fremja eiga sak vedk. skulebruksplanen vart samrøystes vedteke. Administrasjonen sitt framlegg om prioritering for kyrkja fekk 0 røyster og fall, medan FrP/H sitt framlegg om ENØK + sprossar vart samrøystes vedteke. Administrasjonen sitt punkt om rammeavtalar vart samrøystes vedteke. Nøss sitt framlegg vedk. Os ungdomsskule vart samrøystes vedteke. Vedtak: Formannskapet vedtek at ein set i gang følgjande prosjekt som vert finansiert av dei ca 10 mill Os kommune får av regjeringa si krisepakke: Samferdsle, tiltak vert sett i verk etter prioritert liste ramme 5 mill.: 1. Idrettsvegen 2. Trafikksikringsplanen (I tillegg til ordinær løyving på ,- i 2009.) 3. Prestegardsskogen 4. Osøyro 5. Hellebakkane 6. Kuvågvegen Bygg: Ramme 5,9 mill. Prosjekt 1-21 på liste, vedlegg I. Rentekompenserte prosjekt Prosjekt 1-2 vert prioritert etter liste, vedlegg II. Formannskapet kjem attende til dei øvrige tiltaka 3 11 når prioriteringar/gjennomføring av skulebruksplanen vert fremja som sak til politisk handsaming. Formannskapet ber om at det vert lagt fram eiga sak i neste møte med framlegg til prosess for vidare handsaming av skulebruksplanen. Vedk. Os kyrkje: Pkt 1 i ENØK-tiltak (isolering av vindauge) og pkt. 1 i vedlikehald (utskifting av rotne vindaugsprosser) vert å arbeida med under eitt. Prosjekt som er dekte av rammeavtalar kan setjast i verk utan ny konkurranse. Det vert lagt fram ei sak for formannskapet der ein ser på nødvendig opprusting og plan for bruk av areala på Os Ungdomsskule. Saka vert lagt fram seinast i samband med budsjettdebatten. Side 7 av 27

18 Sak 51/09 Vedlegg: 1. Saksprotokoll : Os Formannskap, møtedato: ,sak 10/09,arkivsak 09/288 Lnr. 3267/09 med tittel: Vedlikehaldsprosjekt i samband med krisepakken frå regjeringa. 2. Prioriteringslista frå møtet i formannskapet Saksopplysningar: Da Regjeringa kom med krisepakka fekk vi i Os kommune høve til å beskriva kva vi trong for å vedlikehalda bygningsmassen. Vi hadde svært lita tid til denne prosessen, noko som gjer at vi kanskje ikkje såg alle vedlikehaldsbehova klart nok. Det er no slik at Os barneskule, Gamleskulen, er stengd mens vi greier ut omfanget av sopp i skulen. Det trengs midlar til å utbetra dette. Vidare har der oppstått ein akutt situasjon ved Luranetunet, då innelufta i nokre område inneheld mykje sopp. Dette kjem m.a. av fuktforekomster inne i bygget. Ventilasjonsanlegget ved Nore Neset skule må gjerast rein som eit ledd i å betra inneklimasituasjonen der. Vidare er der ikkje sett av nok midler til å gjennomføra alle krava stilte til oss frå Miljøretta Helsevern. Alle desse utfordringane må løysast, men det trengs midler til dette. Os, Kari Fjeldstad Materialforvaltar Side 8 av 27

19

20

21

22

23

24

25 Sak 52/09 MØTEBOK KANTINEDRIFT I RÅDHUSET Saksbehandlar: Eva K. Røttingen Arkiv: 451 Arkivsaksnr.: 06/1556 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 52/09 Os Formannskap PS Framlegg til vedtak: Os formannskap ønskjer å oppretthalda kantinedrifta i Rådhuset og godkjenner at det vert gitt økonomisk støtte til kantinedrifta. Slik støtte må dekkast innanfor noverande budsjettrammer. Os, Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

26 Sak 52/09 Saksopplysningar: Kantina i Rådhuset har vore i drift sidan innflyttinga i Drifta har heile tida vore sett ut til private etter tilbudsinnhenting. I desse åra har tre firma hatt avtale om kantinedrift. Kommunen stiller til disposisjon utstyr, dekkjer kostnader til straum, husleige og reparasjon og vedlikehald av utstyr. Salsprisane på varene i kantina er basert på sjølvkost. Firmaet som driv kantina, er ansvarleg for at alle utgifter vert dekka inn gjennom salsprisane, og dei syter for naudsynt arbeidskraft. Firmaet har all servering til møte i kommunestyre, formannskap, plan- og bygningsutval og tenesteutval. Sidan januar 2007 har Fisketorget Os AS hatt avtale om kantinedrift i Rådhuset. Dei har no sagt opp avtalen med verknad frå 19. juni år. Rådmannen har vurdert erfaringane med kantinedrifta i desse åra. Ut frå tilbakemeldingar frå dei firma vi har hatt avtale med, tilrår ikkje rådmannen å gå ut på ny tilbodsrunde med same vilkår som no. Vi kan m.a. nemna at då avtale om kantinedrift var ute på tilbod i 2006, var det kun eit firma som melde si interesse. Men det er viktig at kantina er i drift spesielt i høve til servering til ulike møte, kurs og liknande. Rådmannen meiner at dersom kommunen subsidierer kantinedrifta, vil det vera meir attraktivt for profesjonelle aktørar å driva kantina. Vi ser for oss støtte på ca kr pr. år. Vi kan også nemna at det er kontakt med Os ASVO for å høyra om dei er interessert i eit samarbeid. Dersom kommunen går inn med økonomisk støtte til kantinedrifta, er dette ei prinsippiell endring som også vil medføra budsjettutgifter. Saka vert difor lagt fram for formannskapet. Os, Knut Terje Rekve Rådmann Eva K. Røttingen Personalsjef Side 10 av 27

27 Sak 53/09 MØTEBOK OMBYGGING AV RÅDHUSET Saksbehandlar: Geir Engelsen Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 09/1252 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 53/09 Os Formannskap PS Framlegg til vedtak: A. Formannskapet tek orienteringa til etterretning. B. Administrasjonen får fullmakt til å forhandla fram utkast til intensjonsavtale med grunneigar, med tanke på framtidig arrondering og utbygging i 1. etg. Os, Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

28 Sak 53/09 Saksopplysningar: Kommunestyret løyvde i møtet , i samband med budsjett 2009 og økonomiplan , midlar til ombygging i rådhuset for å betra tilhøva med inngangskontoll, arkiv, helsestasjon, samt tilhøva rundt Visningssenteret. Administrasjonen har lagt til grunn ein intensjon om ikkje å bruka Visningssenteret i kommunal regi, men ha det tilgjengeleg for marknaden. Av den grunn bør det gjerast minst mogeleg med Visningssenteret for å unngå ekstrakostnader. Administrasjonen har i ein første fase engasjert arkitektfirmaet ABO for ein løysingsstudie. ABO har no lagt fram eit konkret forslag og ein utviklingsmåte: Forslaget stettar trongen for kontor og møtelokale til verksemda slik den er i dag. Hovudliner i forslaget er: a. Hovudsakleg innvendige endringar, noko tilpassing for hovudinngangen. b. Ein felles hovudinngang for heile rådhuset som gjer det mogeleg med tilgangskontroll. c. Helsestasjonen vert plassert i 1. og 2. etg. i same fløya som i dag. d. Sentralarkivet vert flytta til 3. etg., til eit rom kor det opphavleg er forsterka golv og brannsikring. e. Bruk av tilpassa kontorlandskap for einskilde einingar/funksjonar, noko som effektiviserer arealbruken og gjev fleire kontorplassar og møterom innan same arealet. f. Formannskapssalen vert flytta til fløya mot aust. g. Kommunestyresalen vert i same fløya som i dag, men får mellom anna garderobe ved inngangen og vert skuva heilt inn der formannskapssalen er i dag. h. Kantina vert som i dag. Ei tilleggsløysing som ABO peikar på går ut på å byggja ny 1. etasje mellom fløyene mot nord, i eit byggjesteg 2. Det vil gi vesentleg nytt areal til ein relativt rimeleg kostnad. Dei to nye areala kan verta nytta til møtelokale for mellom anna kommunestyret og kantine. Det vil gje betre og meir tilgjengelege møtelokale, betre publikumsareal, samt opna for ei meir tenleg og attraktiv løysing for drift av kantina, som frå medio juni er utan servering. Kantina kan då også vera open for publikum og gje grunnlag for eit positivt driftsoverskot for interessentar. Denne løysinga vil gje monaleg tilleggsareal for kontor i 4 etg., og inneber at det i rimeleg framtid vil vera nok areal på rådhuset i Os. Slik påbygging er ikkje mogeleg innan den kostnadsramma som er avsett. Dei utbetringar/endringar som vert utførte er likevel ikkje bortkasta om ein skulle velja denne løysinga seinare. Ei mogeleg påbygging vil gje stor fleksibilitet med tanke på framtida. Kommunen bør difor alt no freista inngå intensjonsavtale med grunneigaren. Tilråding: A. Formannskapet tek orienteringa til etterretning. B. Administrasjonen får fullmakt til å forhandla fram utkast til intensjonsavtale med grunneigar med føremål å bygga ny 1. etasje mellom fløyene mot nord. Os, Geir Engelsen Kommunaldirektør Side 12 av 27

29 Sak 54/09 MØTEBOK SØKNAD OM FORLENGING AV NATTKLUBBLØYVE UT LØYVEPERIODEN OPUS OS AS Saksbehandlar: Rønnaug Askeland Arkiv: U63 &18 Arkivsaksnr.: 08/367 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 55/08 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS Framlegg til vedtak: Alt. 1. Os formannskap avslår søknad om utvida skjenketid, nattklubbløyve, til Opus Os AS. Løyvet opphøyrer Skjenketida frå blir til kl Alt 2. Os formannskap godkjenner at Opus Os AS får forlenga utvida skjenketid, nattklubbløyve, ut løyveperioden til Os, Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

30 Sak 54/09 Behandling i Os Formannskap i møte Behandling i utvalet: Ordføraren kom med følgjande endringsframlegg frå FrP/H: Nattklubbløyve: Opus Os AS og Upside As (Bar2Be) får løyve til å skjenka til kl som søkt om i ein prøveperiode på 1 år. FrP/H sitt framlegg fekk 6 røyster (4FrP, 2H) og vart vedteke. Resten av administrasjonen si innstilling vart samrøystes vedteke. Vedtak: Os formannskap gjev med heimel i 1-7 i Alkohollova: Skjenkeløyve for alkoholhaldig drikke gruppe 1 og 2 (øl og vin) til: Dolly Dimples Os Erpolat Pizzeria Bella Napoli Os Biljard & Sportsbar Memos Pizza og Pasta Rest. Skjenkeløyve for alkoholhaldig drikke gruppe 1, 2 og 3 (øl, vin og brennevin) til: Halhjem Kafe Solstrand Hotell & Bad AS løyvet vert gjeve til fleire avdelingar, som vist på innlevert skisse. Servicebygget Os AS Det Midthordlandske Dampskibsselskap AS Opus Os AS Bjørnefjorden Pizza AS Oleanna AS, Kafe Ole B Up-Side AS, Bar2Be Peking House Bjørnefjorden Gjestetun løyvet vert gjeve til fleire avdelingar, som vist på innlevert skisse Skjenkeløyve for alkoholhaldig drikke gruppe 1,2 og 3 (øl, vin og brennevin) til lukka selskap: Museet Lysøen løyvet vert gjeve til fleire avdelingar, som vist på innlevert skisse Aboard Kystopplevelser følgjer godkjenning av bruksendring til selskapslokale. I første omgang til Skjenkeløyve på uteområde vert gjeve til: Halhjem Kafe Solstrand Hotell & Bad AS fleire avd. som vist på innsendt skisse. Museet Lysøen fleire avd. som vist på innsendt skisse Dolly Dimples Os Servicebygget Os AS Erpolat Pizzeria Bella Napoli Opus Os AS Os Biljar & Sportsbar Bjørnefjorden Pizza AS Memos Pizza og Pasta Rest. Oleanna AS Kafe Ole B Aboard Kystopplevelser Side 14 av 27

31 Sak 54/09 Bjørnefjorden Gjestetun fleire avd. som vist på innsendt skisse Nattklubbløyve: Opus Os AS og Upside As (Bar2Be) får løyve til å skjenka til kl som søkt om i ein prøveperiode på 1 år. Skjenketidene i Os kommune går fram av dei Alkoholpolitiske retningslinene for Os kommune, Kap. 2. Løyvet gjeld til Side 15 av 27

32 Sak 54/09 Vedlegg: Søknad om forlenging av nattklubbløyve Brev frå Svein Furebotn og Kjersti Pedersen m.fl. datert Brev frå Svein Furebotn og Kjersti Pedersen datert Brev frå Helsevernetaten i Bergen kommune datert Brev frå S. Furebotn og K. Pedersen datert Brev frå Dang Van Kim og Vo Thi Thanh datert Brev frå beboerne i Orrebakken øst om Oselva datert brev frå Os kommune datert Brev frå S. Furebotn og K. Pedersen datert Brev frå S.Furebotn og K. Pedersen datert Brev frå S. Furebotn og K. Pedersen datert Uttale frå Nav Os Sosial Uttale frå Lensmannen i Os Saksopplysningar: I 2008 var alle sals- og skjenkeløyva i Os kommune oppe til ny behandling. Opus Os AS fekk då løyve til å skjenka til kl , såkalla nattklubbløyve, i ein prøveperiode på 1 år ut juni Dei har nå søkt om å få forlenga nattklubbløyvet ut løyveperioden, dvs. til Det er kome ein merknad frå skjenkekontrollen dette året. Ved kontroll vart det avdekt at dei ikkje hadde alkoholfri rødvin. Vi tilskreiv Opus om dette og det har ikkje vore merknader frå skjenkekontrollen etter det. Opus hadde skjenkekontrollen på besøk 7 gonger i 2008 og hittil i år er dei blitt kontrollerte 2 gonger. Det har kome fleire klager frå naboar over elva på støy frå Opus. Den første er registrert hos oss Etter oppdrag frå Os kommune har Helsevernetaten i Bergen kommune føreteke støymåling frå utestaden. Ifølgje brev frå Helsevernetaten kunne lyden høyrast, men den var ikkje målbar. Naboar klagde også på formannskapsvedtaket om fornying av løyvet, men klagen vart avvist. Vi viser til kopi av brev. Saka har vore sendt til NAV Os Sosial og Lensmannen i Os til høyring. Det er kome svar frå Nav Os Sosial. Lensmannen sin uttale blir lagt fram i møtet. Nav Os Sosial rår utfrå ruspolitisk vurdering frå å gje vidare nattklubbløyve til Opus. Dei viser til at det frå sentralt hald er lagt fram forslag om å endra lova slik at det ikkje skal bli tillatt med alkoholservering etter kl Administrasjonen legg med dette saka fram for formannskapet til avgjerd. Os, Rønnaug Askeland Side 16 av 27

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57 Sak 55/09 MØTEBOK SØKNAD OM FORLENGING AV NATTKLUBBLØYVE UT LØYVEPERIODEN BAR2BE AS Saksbehandlar: Rønnaug Askeland Arkiv: U63 &18 Arkivsaksnr.: 09/37 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 22/09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS Framlegg til vedtak: Alt. 1 Os formannskap avslår utvida skjenketid, nattklubbløyve, til Bar2Be AS. Løyvet opphøyrer Skjenketida frå blir til kl Alt. 2 Os formannskap godkjenner at Bar2Be AS får forlenga utvida skjenketid, nattklubbløyve, ut perioden til Os, Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

58 Sak 55/09 Behandling i Os Formannskap i møte Behandling i utvalet: Framlegget vart vedteke med 7 mot 2 røyster (1Krf, 1Tvs). Vedtak: Os formannskap gjev Bar2Be AS serveringsløyve og skjenkeløyve for alkoholhaldig drikke i gruppe 1, 2 og 3 (øl, vin og brennevin). Løyvet vert gjeve med heimel i 3 i Serveringslova, 1-7 i Alkohollova og kommunen sine retningsliner for sals- og skjenkeløyve. Løyvet gjeld for areal som vist på vedlagte skisse. Bar2Be får vidareført utvida skjenketid til kl fram til 1. juli 2009, jfr. vedtak i formannskapssak 55/08. Dagleg leiar er Lisa Frimannslund. Lisa Frimannslund er styrar for skjenkeløyvet og Jan Thomas Monclair avløysar. Løyvet gjeld til Side 18 av 27

59 Sak 55/09 Vedlegg: Søknad om forlenging av nattklubbløyve Mail frå Anne Helen Gundersen datert med klage på støy frå Bar2Be AS Uttale frå Nav Os Sosial Uttale frå Lensmannen i Os Saksopplysningar: I 2008 var alle sals- og skjenkeløyva i Os kommune oppe til ny behandling. Bar2Be AS fekk då løyve til å skjenka til kl , såkalla nattklubbløyve, i ein prøveperiode på 1 år ut juni Dei har nå søkt om å få forlenga nattklubbløyvet ut løyveperioden, dvs. til Det er kome ein merknad frå skjenkekontrollen dette året. Merknaden går på delvis manglande dokumentasjon på internkontroll på staden ved skjenkekontroll Dei er tilskrive om dette. Skjenkekontrollen har varsla ny kontroll på dette i slutten av juni d.å. Bar2Be hadde skjenkekontrollen på besøk 6 goner i 2008 og hittil i år er dei blitt kontrollerte 2 gonger. Det er kome ein klage på støy frå nabo. Klagen er vedlagt. Saka har vore sendt til Nav Os Sosial og Lensmannen i Os til høyring. Det er kome svar frå Nav Os Sosial. Lensmannen sin uttale vil bli lagt fram i møtet. Nav Os Sosial rår utfrå ruspolitisk vurdering frå å gje vidare nattklubbløyve til Bar2Be. Dei viser til at det frå sentralt hald er lagt fram forslag om å endra lova slik at det ikkje skal bli tillatt med alkoholservering etter kl Administrasjonen legg med dette saka fram for formannskapet til avgjerd. Os, Rønnaug Askeland Side 19 av 27

60

61

62

63

64

65 Sak 56/09 MØTEBOK OS BYGG OG EIGEDOM - DRIFTS OG VEDLIKEHALD KONTRAKT Saksbehandlar: Christian Moe Arkiv: 614 &01 Arkivsaksnr.: 09/992 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 56/09 Os Formannskap PS Framlegg til vedtak: Monopolet Os Bygg og Eiendom AS har hatt når det gjeld drift og vedlikehald av dei kommunale bygga og eigedomane, inkl grøntområda, vert oppheva. Os kommune tek over oppgåvene i høve til drift og vedlikehald av dei kommunale bygg og eigedomar. Kommunen sin revisor får i oppgåve å gå gjennom økonomien i selskapet, og et evt økonomisk oppgjer som følge av Os Bygg og Eigedom AS ikkje lenger har monopol på drift og vedlikehald av dei kommunale bygga. Dei tilsette får tilbod om tilsetjing i Os kommune på vanlege kommunale vilkår. Tilsetjinga vil skje snarast. Vedtaket er fatta med heimel i Kommunelova 13. Os, Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

66 Sak 56/09 Saksopplysningar: 1. Innleiing 1.1 Bakgrunn I 2002 vart det inngått avtale med Kommunebygg Os AS om drift og vedlikehald av kommunen sine bygningar. Avtalen hadde sitt utgangspunkt i kommunestyrevedtak av 25. september Selskapet skulle i følgje avtala frå 2002 sørgje for vedlikehald, drift og utvikling ved dei etablissementer Os kommune nyttar. Vidare står det at KBO baserer i hovudsak inntektene sine på leige frå brukarane av kommunens sin EBA (EBA tydar eigedomar, bygg og anlegg ). I tillegg kunne Os kommune tinga tilleggstenester, der kommunen var bestillar og KBO var leverandør. I kommunestyrevedtak i november 2004 vart Os Tomteselskap AS og Kommunebygg Os AS fusjonert, med verknad frå 1. januar Det nye selskapet vart kalla Os Bygg og Eigedom AS. Avtalen frå 2002 legg til grunn ein bestillar/utførar -modell, der Os kommune skulle bestille dei ulike tenestene hos den profesjonell utførar, KBO/OBE. Avtalen skulle etter sitt innhald berre gjelde for 2002, men vart ikkje erstatta før arbeidet med ein ny avtale vart sett i gang i 2008, sjå nedanfor. 1.2 Rapporten frå KPMG På bestilling frå Os kommune, gjennomførde KPMG i 2007 ein forvaltningsrevisjon og selskapskontroll av OBE. Rapporten låg føre i mai Rapporten er klår på at dåverande avtale mellom Os kommune og OBE ikkje er i samsvar med føresetnadane frå kommunestyret dette gjeld også prinsippet om Os kommune som bestiller og OBE som utførar. Rapporten slo også fast at kommunen ikkje har vedteke prinsipp for eigarstyring, og at OBE ikkje har vedteke eige innkjøpsreglement og at praksis for etablering og handtering av rammeavtalar ikkje har vore tilfredsstillande. OBE har heller ikkje etablert systematisk internkontroll for å sikre at etiske standardar vert følgde av alle i organisasjonen. 1.3 Målsetjingar for arbeidet med ny avtale På bakgrunn av rapporten frå KPMG gjorde Os kommune ei rekke grep for å løyse dei utfordringane som rapporten gjer merksam på. I november 2007 vedtok Os kommunestyre Os kommunes prinsipp og rammer for styring av Os Bygg og Eigedom AS. Her gjer kommunestyret klåre svar på dei utfordringane KPMG-rapporten peikar på. Kommunestyret er tydeleg på korleis arbeidsoppgåvene er delte mellom kommunen og OBE, kva prinsipp som skal leggjast til grunn for arbeidsdelinga og korleis kommunikasjonen mellom kommune og OBE skal skje. Når det gjeld arbeidsdelinga, er kommunestyret tydeleg på at prinsippet bestiller/utførar skal leggjast til grunn. Vidare gjev kommunestyret OBE monopol på å levere drifts- og vedlikehaldsoppgåver til Os kommune. 1.4 Strukturelle grep frå kommunen og OBE Våren 2008 tok administrasjonen i Os kommune fleire viktige grep. Det vart sett i gong eit arbeid med å lage ein ny avtale med OBE i tråd med dei prinsippa kommunestyret slo fast i eigarstyringsdokumentet, og kommunen profesjonaliserte bestillarfunksjonen og forvaltningsfunksjonen ved å tilsetje ein eigedomsforvaltar. I møte med styret og leiinga i OBE har det blitt etterspurt kva grep dei har gjort for å oppfylle krava i avtalen med omsyn til dokumentasjon og planlegging. Side 21 av 27

67 Sak 56/09 OBE har ikkje kunne melde tilbake at det er gjort noko endringar i selskapet i høve til dette. 2. Arbeidet med ny avtale Det vart forma ei arbeidsgruppe i Os kommune som, i samarbeid med OBE, skulle arbeide fram ein ny kontrakt. Ved oppstarten av arbeidet i mars/april 2008 bestod denne av Norvald Skåtøy (innleigd) og Christian Moe, jurist/controller. Kari Fjeldstad, eigedomsforvaltar, vart medlem av arbeidsgruppa når ho starta i jobben i august Styringsgruppa bestod av rådmannen, kommunaldirektør Geir Engelsen og kommunalsjef Haldor Fosse. For å få arbeidet på rett spor frå starten av, vart det frå Os kommune si side vurdert som nødvendig å lage ein intensjonsavtale. Denne skulle sikre at føresetnadene i kommunestyrevedtaket vart følgd opp i arbeidet med ny avtale, samt signalisere kva som var forventningane til den nye avtalen. Intensjonsavtalen vart underteikna av partane i juni Frå og med juni 2008 og utover hausten vart det jobba intensivt med å få avtalen på plass slik at den kunne ta til å virke 1. januar Dette var viktig for Os kommune og dei ulike einingane. Frå OBE sin side har arbeidsgruppa stort sett møtt administrerande direktør Ottar Randa. I eit møte møtte også Audun Ebbesvik. Det har vidare vore nødvendig med nokre møte mellom styringsgruppa og styret i OBE. Kontrakten vart underskriven 21. januar 2009, og skulle tre i kraft med det same. 3. Iversetting av avtalen Etter at avtalen vart underskriven, viste det seg vanskelig for OBE å oppfylle avtalen. OBE har ikkje klart å etablere eit egna system for å synleggjere kva arbeidsoppgåver vaktmeistrane utfører, kor lang tid dei brukar på oppgåva, samt kva materialkostnader dei har knytt til jobben. Det gjer at kommunen ikkje kan følgje med kostnadene eller drive ein effektiv og forsvarlig forvalting av bygningsmassen. Jfr også rapporteringsplikta som er innført frå 2009 i høve KOSTRA. Opplysningane er også naudsynte for å oppfylle denne rapporteringsplikta. Det har også vist seg vanskeleg å få organisert drifta på ein hensiktsmessig og effektiv måte. Dette gjeld driftsoppgåver, vedlikehaldsoppgåver og organisering av vikarar når det er behov for det. Det har også vist seg å vere avvikande forståing av bestiller/utførar -modellen, noko som har ført til at mange bestillingar ikkje er effektuerte. Ein opplever at beslutningsveg og styring vart for lang ut frå bestiller/utførar -modellen som er gjeldande. Desse utfordringane har vore drøfta på fleire møte mellom styringsgruppa til Os kommune og styret til OBE, samt administrerande direktør. Ein har gjennom desse møta konkludert med at utfordringane ikkje let seg løysa innanfor ei akseptabel tidsramme. 4. Utbetalingar 1. halvår 2009 kva er utførd og kva kostet det? Avtalen legg opp til tre typar betaling som gjev kommunen god kontroll og oversikt: 1) Fast månadleg beløp for klart definerte driftsoppgåver (årleg bestilling) 2) Fast kvartalsvis beløp for kontrakthandtering 3) Betaling etter rekning for bestilte arbeidsoppgåver (vedlikehald) Side 22 av 27

68 Sak 56/09 For å sikre drifta til OBE i overgang til ny kontrakt, vart det avtalt at Os kommune skulle forskottere kr 2,5 mill til OBE til dekning av nødvendige utgifter i første kvartal. Føresetnaden var at OBE skulle dokumentere bruken av desse midlane innan utgangen av første kvartal. Fristen vart endra til medio april etter førespurnad frå OBE. OBE informerte på møte i mai 2009 at dei ikkje kunne levere den ønskja oversikten, men tilbaud ein utskrift av hovudboka. I samtalar i løpet av april 2009, og i eigarskapsmøtet 28. april, ber OBE om ein ytterlegare overføring på 2 mill kr. Grunngjevinga er at likviditeten i selskapet er pressa. OBE har på dette tidspunkt ikkje levert nokon dokumentasjon på korleis dei tidligare overførte kr 2,5 mill er nytta, eller kva arbeidsoppgåver som er utførte. I etterkant av eigarskapsmøtet den 28. april 2009 bestemte Os kommune seg for å forskottere ytterlegare ca kr til OBE. Dette vart gjort for å sikre lønsutbetalingane til dei tilsette i mai Når summen vart rekna ut, tok Os kommune utgangspunkt i dei lønsmessige pliktane OBE har pr månad, og ikkje i ønsket frå leiinga i selskapet. Det vart samtidig gjort klart i brev sendt til OBE at kommunen forventa ein dokumentasjon på dei overførte midlane innan 30. mai Samstundes vart det gjort klart at det frå og med 1. juni 2009 ikkje ville bli gjort slike forskotteringar, men at betaling vil skje i medhald av avtalen dvs på bakgrunn av utførte arbeidsoppgåver som er dokumentert m.o.t timeforbruk og materialbruk. Os kommune mottok ved utgangen av mai det OBE meiner er dokumentasjon på korleis dei overførte midlane er nytta. Dokumentasjonen synar ikkje dei reelle kostnadane, men er ei prosentvis fordeling av arbeidstida for den einskilde vaktmeister, fordelt pr bygg. Oversikten er såleis den same som vart levert på eigarskapsmøtet, med den forskjellen at den då ikkje var broten ned på den einskilde vaktmeister. Det Os kommune ønskjer er ei oversikt over faktisk tidsforbruk og faktisk utførte arbeidsoppgåver, med tilhøyrande materialutgifter. Dette for reelt å kunne vurdere vedlikehald opp mot kostnaden for faste driftsoppgåver, inkl kostnaden for faste rammeavtaler, t.d. for drift av heis og ventilasjon. Os kommune har såleis liten nytte av den dokumentasjonen som OBE legg fram. Det er pr i dag ikkje motteke dokumentasjon på nokon del av dei forskotterte midlane Os kommune har overført til OBE. 5. Konklusjon Det er oppnådd semje mellom den administrative og den politiske leiinga i kommunen, og styret i OBE om å avvikle monopolet til OBE når det gjeld drift og vedlikehald. Avviklinga skjer innan 1. september Os kommune er budd på å organisere drift og vedlikehald av kommunens eigedomar på anna vis straks monopolet til OBE fell bort. Av omsyn til dei tilsette, vil dei som jobbar innanfor drift og vedlikehald av kommunens bygg, få tilbod om stilling i Os kommune. Dette vil gjelde 10 tilsette. Dersom tilstrekkeleg mange vel å ta i mot dette tilbodet, vil kommunen overta all drift og vedlikehald av bygga sjølv. I så fall er vi i samråd med OBE as samde om at slik prosess i høve dei tilsette bør skje så raskt som mogeleg. Målsetjinga er i så fall å gjennomføre dette innan 1.sept.d.å. Os 10. juni 2009 Christian Moe Side 23 av 27

69 Sak 57/09 MØTEBOK OS BYGG OG EIGEDOM AS - FØREBUANDE GENERALFORSAMLING 2009 Saksbehandlar: Terje Søviknes Arkiv: 037 X65 Arkivsaksnr.: 09/1297 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 57/09 Os Formannskap PS Framlegg til vedtak: Saka vert lagt fram for drøfting og vedtak. Os, Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

70 Sak 57/09 Vedlegg: 1. Sakspapir til ordinær generalforsamling i Os Bygg og Eigedom A/S Saksopplysningar: Vedlagt følgjer sakspapir til ordinær generalforsamling i OBE A/S Merk at styreleiar, nestleiar, to styremedlemer og alle varamelemene er på val i år. Valkomiteen består av Terje Søviknes, Marie Bruarøy og Nils-Olav Nøss (valde på generalforsamlinga i 2008). Os, Terje Søviknes Ordførar Side 25 av 27

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99 Sak 58/09 MØTEBOK POLITISK KVARTER Saksbehandlar: Gunvor S. Heggland Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 09/78 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 5/09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS Uformell drøfting av ymse saker. ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

100

101 Sak 59/09 MØTEBOK NÆRINGSLIVETS KVARTER Saksbehandlar: Gunvor S. Heggland Arkiv: U00 Arkivsaksnr.: 09/79 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 6/09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS /09 Os Formannskap PS Uformell drøfting av ymse saker. ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

102