Oppfølging av medarbeidere i AB Nøkkelprosessene ved KIM-senteret.

Transkript

1

2 1. Før innsøkning 2. Mottatt søknad 3. Registrering i CAPITECH 4. Registrering av info. i lister og statistikk 5. Vurdering av søknad 6. Eventuelt avslag 7. Ved inntak 8. Oppstartsmelding 9. Eventuell trekantssamtale (oppstartsamtale) 10. Kartleggingssamtaler 11. Individuell oppfølgingsplan 12. CV / presentasjonsbrev / åpen søknad 13. Kontakte mulige arbeidsgivere. 14. Intervju. 15. Første besøk på arbeidsplass med tilrettelegger. 16. Hospiteringskontrakt 17. Besøk på arbeidsplassen 18. Evalueringssamtaler 19. Ved eventuell endring i hospitering/tiltak 20. 6mnd. rapporter 21. Forhandlinger med arbeidsgiver 22. Avslutning AB 23. Avslutningssamtale 24. Sluttmelding 25. Sluttattest 26. Sluttrapport 27. Registrering av resultater 28. Deltaker settes som passiv / sak arkiveres

3 1. Før innsøkning Veileder ved NAV tar kontakt med AB for en samtale om eventuell ny deltaker skal søkes inn. Ulike alternativer: 1. Veileder ved NAV har en telefonsamtale med en av tilretteleggerne i AB. 2. Veileder ved NAV og ny AB deltaker kommer på samtale med tilrettelegger. Det er kun et info. møte, slik at ingenting om personen som eventuelt skal starte i AB blir loggført. Fortløpende I samtalen blir det informert hva det vil si å være i AB-tiltaket, og diskutert hvorvidt AB er det riktige vedtaket for personen. 2. Mottatt søknad Person som ønsker å starte i AB-tiltak, søker via NAV. Søknadene skal registreres i post inn av administrasjonen Adm. føring av post Fortløpende 3. Registrering i CAPITECH Attføringsfaglig leder registrerer ny deltaker i AB inn i CAPITECH. For mer informasjon: mal C - Sjekkliste for registrering av nye medarbeidere.doc Attf.leder Fortløpende 4. Registrering av info. i lister og statistikk Attføringsfaglig leder registreres info. om søknaden og søker i: Måloppnåelse for APS og AB - statistikk og resultat. KIM-senterets liste over personer i tiltak og på venteliste. Frontark til kontoret For mer informasjon: I:\RAPPORTERING og statistikk\måloppnåelse for APS og AB - statistikk og resultat.xls I:\RAPPORTERING og statistikk\kim-senterets liste over personer i tiltak og på venteliste, fortløpende endringer 2012.xls Attf.leder Fortløpende Dok.nr:... Side 3 av 18

4 5. Vurdering av søknad. Når søknaden er registrert, blir søknaden gjennomgått både i Attføringsfaglig team og Ressurs- og Inntaksteam. Deretter innkalles søker inn til samtale med en (eller to koordinatorer) før det tas en endelig beslutning om søker kan starte i APS ved KIM-senteret. Referat fra Ressurs- og Inntaksteam Attføringsfagligteam og Ressurs- og Inntaksteam Etter mottatt søknad ATTFØRINGSFAGLIG TEAM Attføringsfaglig team går igjennom og vurderer søknaden, blant annet vurderes det om: Er det riktig at søker søkes inn i AB, eller bør han/hun søkes inn i et annet tiltak? Vil KIM-senteret kunne svare på den konkrete bestillingen fra NAV? Er søknaden fyldig nok eller er det behov for mer informasjon? RESSURS- OG INNTAKSTEAM 2 til 4 fredager i måneden møtes Attføringsfaglig leder og KIMsenterets kontaktperson ved NAV Midtbyen (2012/2013: Anneli K. Haug) og går igjennom AB søknadene. Også på dette møte vurderes det hvorvidt: Det er riktig at søker søkes inn i AB, eller om han/hun bør søkes inn i et annet tiltak. Det er behov for mer medisinsk behandling før søker starter i tiltak? Dok.nr:... Side 4 av 18

5 5. Vurdering av søknad. (mer info...) KIM-senteret kan svare på den konkrete bestillingen fra NAV? Søknaden er fyldig nok eller er det behov for mer informasjon? Søknaden skal inneholde: o Konkretbestilling o CV o Oppdaterte legepapirer 6. Eventuelt avslag Dersom Attføringsfaglig team og Ressursteam anser at søkeren ikke bør starte opp i APS ved KIM-senteret kontakter vår NAV kontakt den veileder ved NAV som har sendt inn søknaden via E-post. Avslaget blir begrunnet, foreksempel: 1. KIM-senteret mener at det ikke er riktig tiltak. 2. KIM-senteret har ikke mulighet til å gi den oppfølging/ opplæring / tilrettelegging som bestilles av NAV KIMs kontaktperson i NAV Ressurs- og Inntaksteam 7. Ved inntak Ressurs- og Inntaksteam Dersom søker vurderes for klar til AB-tiltaket varsles KIMsenterets kontaktperson ved NAV om inntak på førstkommende Ressurs- og Inntaksteam og søker blir formeldt tatt inn. Brev til søker om inntak. I brevet blir det opplyst om inntak og hvorvidt søker kan starte tiltaket i løpet av kort tid eller om det er ventetid. E-post til veileder i NAV om tiltak. sender E-post til veileder ved NAV som har sendt søknad og informere om inntak og oppstart eller ventetid. Når inntak er bestemt Dok.nr:... Side 5 av 18

6 8. Oppstartsmelding Når en deltaker begynner i AB skal det sendes en oppstartsmelding via E-post til kontaktperson i NAV, dette for å være sikker på at NAV og KIM-senteret har registrert samme startdato i et tiltak. Sendes til: Kontaktperson i NAV for KIM-senteret (2012 Anneli K. Haug) Når inntak er bestemt OPPSTARTSMELDING for Etternavn (fødselsår) Tiltak: AB Startdato: Stillingsandel ved oppstart: (Tilleggsopplysning:) 9. Eventuell Trekantsamtale (oppstartsamtale) Det kalles inn til trekantssamtale, for å diskutere AB- tiltaket, både hva bestillingen fra NAV, deltakers ønsker, m.m. 1. deltaker i AB 2. veileder ved NAV arbeid 3. en tilrettelegger Malen til brev finnes i: Brev med logo (CAPITECH) Brev med innkalling til trekantsamtale lagres i: medarbeiders mappe i CAPITECH. Når inntak er bestemt Dok.nr:... Side 6 av 18

7 10. Kartleggingssamtaler I løpet av de 2 første samtalene med medarbeider skal det snakkes om og informeres om: 1. Ønsker, interesser og motivasjon 2. Forhold helse arbeid 3. Forhold utenfor jobben som kan være til hinder for gjennomføring av tiltaket. 4. Arbeidslivets regler 5. Oppfølging mens man er i tiltaket. 2 første samtaler 11. Individuell oppfølgingsplan NAV stiller krav til oppfølgingsplan mellom tilrettelegger og medarbeider, med angivelse av type, omfang og varighet av oppfølgingen. Malen til oppfølgingsavtale finnes i: Oppfølgingsplane AB. (CAPITECH) 2 første samtaler Oppfølgingsplanen vil bli oppdatert etter behov. Oppfølgingsbehovet vil være ulikt i ulike faser av tiltaket Utfylt mal lagres i: medarbeiders mappe i CAPITECH. Dok.nr:... Side 7 av 18

8 12. CV / presentasjonsbrev / åpen søknad I løpet av de neste møtene jobber tilrettelegger og medarbeider sammen med å lage: 1. En CV. gir tips og veiledning i forhold til å utforme CV. Dersom medarbeideren allerede har en CV tar vi selvfølgelig utgangspunkt i den. 2. Eventuelt et presentasjonsbrev / åpen søknad. Presentasjonsbrev bør inneholde: Arbeiderfaring og utdanning. Hvilke arbeidsoppgaver medarbeider ønsker seg Medarbeiderens positive/sterke sider I hospiteringsperioden ingen lønnskostnader At målet etter arbeidspraksis er lønnet jobb 3. oppfordrer medarbeider til å søke på utlyste jobber og skrive søknader. Det er ingen bestemt mal for verken CV eller presentasjonsbrev, men tilrettelegger kan bruke tidligere skrevet CV og presentasjonsbrev som utgangspunkt. Mal til presentasjons-brev finnes i: H:\AB Bedriftskontakt\Presentasjonsbre v.doc CV (og presentasjons-brev) lagres i: medarbeiders mappe i CAPITECH. Fortløpende 13. Kontakte mulige arbeidsgivere Hvor mye hjelp og støtte medarbeider trenger på dette tidspunkt, vurderes i hvert enkelt tilfelle. Det er ulike måter å skaffe en hospiteringsplass på: 1. Medarbeideren som ønsker å hospitere finner plassen selv via kjentfolk/nettverk 2. Medarbeideren ringer rundt til ulike bedrifter/arbeidsplasser. 3. en hjelper til med å ringe rundt til ulike bedrifter/arbeidsplasser, og sender ut CV, presentasjonsbrev og informasjonsbrosjyre om KIM 4. Medarbeideren som ønsker praksisplass drar rundt til ulike arbeidsplasser for å presentere seg selv og levere ut CVer All kontakt skal registreres i bedriftskontakt: H:\AB\bedriftskontakt\... Fortløpende 14. Intervju Deltager kan enten dra på intervju alene eller med tilrettelegger Skriv inn i bedriftskontakt om det Medarbeider Dok.nr:... Side 8 av 18

9 Det gir et godt inntrykk hos arbeidsgiver dersom deltager i AB drar alene på intervju. Deltager skal informeres om dette. Dersom medarbeider drar alene kan informasjon om AB gis av tilrettelegger i forkant og etterkant av intervjuet. Dersom tilrettelegger er med på intervjuet, gis informasjon om AB under intervjuet. ble jobb eller ikke: H:\AB\bedriftskontakt\... (tilrettelegger) NB! Viktig at tilrettelegger/medarbeider forteller at målet med AB er en lønnet jobb. 15. Første besøk på arbeidsplass med tilrettelegger. (etter intervju) Informere om AB og oppfølging: 1. informerer om at hun/ han kommer på besøk til arbeidsplassen etter arbeidsgivers og deltagers behov. 2. Gi informasjon til arbeidsgiver og deltager om at det er bare å ringe tilrettelegger hvis det er noe. 3. Skriver hospiteringskontrakt. 4. Hører om muligheten for lønnet jobb. Ved start i hospitering 16. Hospiteringskontrakt Det er vanlig å skrive hospiteringskontakt for tre måneder, denne kan forlenges etter behov. Malen til hospiteringskontrakt finnes i: Ved start i hospitering Dok.nr:... Side 9 av 18

10 Utfylling av arbeidsoppgaver: Bør være relevante arbeidsoppgaver, men ellers er arbeidsgiver og deltager fri til å fylle ut denne delen selv. Dersom det tar en stund før hospiteringskontrakten skrives, informeres saksbehandler på NAV pr. brev, telefon eller om at medarbeider har begynt å hospitere, og om at kontrakten vil bli sendt så fort kontrakten er underskrevet. Hospiteringsavtale (CAPITECH) Utfylt mal lagres i: medarbeiders mappe i CAPITECH. Det skal være fire hospiteringskontrakter: 1. Arbeidsgiver (original hospiteringskontakt) 2. Medarbeider / Hospitant 3. Veileder NAV arbeid 4. En hospiteringskontakt legges i mappa Dok.nr:... Side 10 av 18

11 17. Besøk på arbeidsplassen Besøk på arbeidsplassen er etter behovet til deltager og arbeidsgiver. Når man er på besøk informerer tilrettelegger arbeidsgiver om mulighet for lønnstilskudd. Ved behov (se oppfølgingsplan) Ulike tema som blir tatt opp kan være: Arbeidslivets skrevne og uskrevne regler Hvordan er medarbeider i AB til å yte service Hvordan fungerer medarbeider sammen med de andre ansatte Oppmøte 18. Evalueringssamtaler Etter behov Ca. 1.gang i måneden Evalueringssamtaler er med arbeidsgiver, deltager og tilrettelegger. Dette for å høre hvordan hospiteringen går, om arbeidsgiver er fornøyd, om deltager trives etc. Ca. en gang i måneden, ved hospitering 19. Ved eventuell endring i hospitering/ tiltak Foreksempel ved; 1. ved lang tids sykdom 2. hyppig sykdomsfravær, 3. endring i stillingsandel Kontakt NAV pr. brev, telefon eller Malen til brev finnes i: Brev med logo (CAPITECH) Endringer skal skrives inn i medarbeiders Dok.nr:... Side 11 av 18 Ved behov

12 20. 6mnd. rapporter På bakgrunn av dokumenterte opplysninger om arbeidsforholdet i perioden skal det lages minimum halvårlige rapporter. Rapporten skal leses igjennom av medarbeideren, feil i rapporten rettes opp og eventuelle uenigheter mellom medarbeider og tilrettelegger skal noteres i rapporten. For mer informasjon: Rutiner for rapportering til NAV. (KIM-perm) Mal til 6 mnd rapporter finnes i: 6mndrapport AB (CAPITECH) Hver 6. mnd. Følgene punkter må beskrives i 6 mnd. rapporten: a) Startdato b) Hvilken periode rapporten omhandler c) Status og utvikling i forhold til mål handlingsplanen fra NAV lokalt d) Arbeidsoppgaver e) Aktiviteter f) Oppfølging i perioden g) Forholdet mellom helse, yrkeshemning og arbeid h) Videre planer i gjennomføringen av tiltaket 6 mnd. rapport lagres på: medarbeiders 6 mnd rapport sendes til: 1. Original sendes veileders NAV arbeid 2. Kopi sendes til medarbeider 3. Kopi legges i mappa 21. Forhandlinger med arbeidsgiver Igjennom hele hospiteringsperioden er det viktig at tilrettelegger er i dialog med arbeidsgiver om muligheter for lønnet arbeid. bør også opplyse arbeidsgiver om støtteordninger NAV eventuelt kan tilby (eks. lønnstilskudd). I hele hospiteringsperioden Dok.nr:... Side 12 av 18

13 22. Avslutning AB Veileder ved NAV, tilrettelegger eller medarbeider ønsker trekantsamtale fordi de ser at AB ikke er hensiktsmessig. 1. Medarbeider har fått tilbud om jobb 2. Helsetilstanden er så dårlig at det er ikke noe hensikt å forsette med AB 3. NAV ønsker å avslutte tiltaket 4. Medarbeider er ikke moden/klar for å ut i ordinær jobb 5. Medarbeider begynner på utdanning 6. Medarbeider ønsker å avslutte tiltaket 7. Medarbeider skrives ut fordi han/hun ikke har fått jobb i løpet av de tre årene i AB Når AB ikke lenger er hensiktsmessig 23. Avslutningssamtale Samtale om hvorfor AB ikke lenger ansees som hensiktsmessig. Går igjennom tiden i AB og ser på veien videre. På møtet deltar: 1. Medarbeider 2. Veileder ved NAV arbeid (eventuelt attføringsfaglig leder) UNNTAK: Avslutningssamtale ikke alltid nødvendig dersom AB avsluttes p.g.a. jobb tilbud. Malen til brev finnes på: Brev med logo (CAPITECH) Brev med innkalling til avslutningssamtale lagres i: medarbeiders Brev sendes til: 1. medarbeider 2. saksbehandler NAV arbeid 3. Kopi legges i mappa Når AB ikke lenger er hensiktsmessig 24. Sluttmelding Når en medarbeider slutter i AB skal det sendes en sluttmelding Sendes til: Når sluttdato Dok.nr:... Side 13 av 18

14 via E-post til kontaktperson i NAV, dette for å være sikker på at NAV og KIM-senteret har registrert samme sluttdato i et tiltak. Kontaktperson i NAV for KIM-senteret (2012 Anneli K. Haug) er klar SLUTTMELDING for Etternavn (fødselsår) Tiltak: AB Tid i tiltak: til og fra dato Stillingsandel ved slutt: Sluttårsak (Tilleggsopplysning:) 25. Sluttattest skriver en attest som medarbeideren kan bruke ved jobbsøking. Mal til Sluttattest finnes i: Sluttattest (CAPITECH) Ved slutt Utfylt mal lagres i: medarbeiders mappe i CAPITECH. Dok.nr:... Side 14 av 18

15 26. Sluttrapport skal utarbeide sluttrapport for hver enkelt medarbeider. har kontakt med veileder i NAV før rapporten skrives/leveres. Rapporten skal besvare bestillingen fra NAV. Rapporten skal leses igjennom av medarbeideren, feil og eventuelle uenigheter skal noteres i rapporten. Sluttattest skal legges med som vedlegg. Sluttrapporten fra AB oversendes NAV v/veileder senest innen 14 dager. Sluttrapport skal inneholde: Beskrivelse av faktiske forhold: a) Formålet med gjennomføringen av tiltaket. b) Start- og sluttdato. c) Fravær. Det skal utarbeides en oppgave over antall timer og dager fordelt på årsak. Gjennomføring: a) Medarbeiderens arbeidsoppgaver. b) Eventuelle kurs, sertifikater etc. c) Omfang av eventuell ekstern kvalifisering/arbeidstrening, i forbindelse med opplæring, arbeidstrening eller som et ledd i en formidling. d) Ulike aktiviteter Dok.nr:... Side 15 av 18

16 26 Sluttrapport (mer info....) Vurdering av medarbeider a) Hvilke interesser og ressurser har kommet frem under opphold i tiltaket. b) Forholdet mellom helse/yrkeshemming og arbeid. c) I hvilken grad hindrer yrkeshemmingen utførelse av arbeid som har vært forsøkt, i hvilken grad kreves spesiell tilrettelegging av arbeidet. d) Arbeidstempo e) Selvstendighet. Initiativ til å utføre oppgaver, behov for oppfølging og instruksjon. f) Stabilitet/utholdenhet. Presist frammøte om morgenen og etter pauser, være til stede på den tilviste arbeidsplassen gjennom arbeidsdagen, g) Jobbutførelse. Hvordan jobben utføres i forhold til oppsatte kvalitetskrav hos tiltaksarrangøren. h) Samarbeid. Hvordan samarbeidet fungerer med overordnede og kolleger og om medarbeideren løser oppgaver tilfredsstillende i fellesskap med andre i) Motivasjon j) Oppfølging av attføringsplanen. Antall samtaler om planen, eventuelle endringer og brudd. Mal til Sluttrapporter finnes i: Sluttrapport AB (CAPITECH) Sluttrapport lagres på: medarbeiders Sluttrapport sendes til: 1. Original sendes veileders NAV arbeid 2. Kopi sendes til medarbeider 3. Kopi legges i mappa Senest 14 dager etter utskriving Dok.nr:... Side 16 av 18

17 26 Sluttrapport (mer info....) Resultater fra jobbsøking og evt. yrkesveiledning: a) Arbeidssøkeraktivitet. Antall jobber vedkommende har søkt, tiltaksarrangørens innsats. b) Utdanningsaktivitet. Søkt skoler, søkt kurs. c) Karriereveiledning Resultater: a) Medarbeiderens status ved avslutning av tiltaket b) Eventuelle forslag til videreføring. 27. Registrering av resultat (fra 2013) registrerer resultater i Måloppnåelse for APS og AB - statistikk og resultat. Det som skal registreres er: Dato for utskriving (sluttdato) Tid i tiltak (mnd) Sluttårsak Hvorvidt rapport er sendt innen 14 dager Hvorvidt KIM-senteret svart på NAVs bestilling Hvorvidt medarbeider har fått oppfylt sitt ønske/mål med oppholdet ved KIM-senteret? Stillingsprosent ved slutt Etter at sluttrapport er skrevet, før saken gjøres passiv og legges i fjernarkivet Dok.nr:... Side 17 av 18

18 28. Medarbeider settes som passiv / sak arkiveres Etter at resultat er registrert og rapport er sendt, settes medarbeider som passiv i datasystemet og mappa med alle dokument/papirer til saken legges i fjernarkivet. Det ryddes i fjernarkivet i slutten hvert år. I desember 2012 slettes alle saker som ble lagt i fjernarkivet i løpet av 2010 I desember 2013 slettes alle saker som ble lagt i fjernarkivet i løpet av 2011 Når sluttrapport er sendt Ansvarlig for at fjernarkivet ryddes er Attføringsfaglig leder med hjelp av arbeidsleder ved kontoret. Dok.nr:... Side 18 av 18