Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.

Transkript

1 SAMARBEID MED INNSØKENDE / VEILEDER I NAV 1. Kontakt med innsøkende. 2. Brev til NAV. FØR START / INNSØKNINGSPROSEDYRER 3. Forhåndssamtale. 4. Innsøkning. 5. Registrering. 6. Tildeling av koordinator. 7. Første samtale med ny medarbeider. 8. Rådgivende Utvalg. INTRODUKSJONSFASEN 9. Første møte i avdeling. 10. Egenvurdering ved oppstart. 11. Forenklet arbeidsavtale. 12. Oppstartsmelding. 13. Første dag på jobben. 14. Opplæringsplan i avdeling. 15. Eventuell fadderordning. ARBEIDSPRAKSIS 16. Individuell aktivitetsplan. 17. Første medarbeidersamtale. 18. Arbeidsavtale. 19. Daglig oppfølging / tilrettelegging. 20. Høyt fravær og tildeling av arbeidsoppgaver. 21. Akademiet. 22. Egenvurdering. 23. Fravær. 24. Medarbeidersamtale. 25. Trekantsamtale med veileder NAV. 26. Samtaler med. 27. Ved behov for ansvarsgruppe. 28. Møter med: - Behandler, - Psyk. sykepleier, - Ansvarsgruppe, - Andre. 29. Kvartalsrapporter. 30. Delta på Jobb Klubb. 31. Utvikling / forventet måloppnåelse. AVSLUTNING 32. Basismøte. 33. Overgang til AB. 34. Avslutningssamtale. 35. Sluttmelding. 36. Registrering av resultat. 37. Sluttattest. 38. Sluttrapport.

2 SAMARBEID MED INNSØKENDE / VEILEDER I NAV 1. Kontakt med innsøkende instans Når en person søkes inn til KIM-senteret, forutsettes det et tett samarbeid med innsøkende/veileder i NAV. a) Det er innsøkende som er bestiller av arbeidspraksisen. b) skal fortløpende holde innsøkende oppdatert ved endringer i praksisen. c) bør avtale med den enkelte innsøkende instans om hvordan denne kontakten skal være. 2. Brev til NAV Fra skal post til Nav skannes. Dette gjøres på Alnabru. Dokumenter kommer direkte inn i et elektronisk arkiv etter skanningen. For at post som vedrører en person skal komme i hans eller hennes elektroniske arkiv må det tas ut en forside på Det krever personens person.nr. og post.nr. Forsiden får en strekkode som identifiserer denne personen og dette brukes i skanningen. Adressen til det stedet papirene skannes står på forsiden. For KIM-senteret betyr dette at dere fra må hente ut forside på den personen dere skal sende inn rapport på. All oppfølging som vedrører arbeid og aktivitet skal skannes. Forsiden eller vedleggene som sendes må ikke stiftes, ha binders, kaffeflekker på strekkoden osv... Følgende dokumenter skal skannes fra : o Dagpenger All kontakt med innsøkende instans/ Veileder i NAV skal loggføres i Alle som har kontakt med innsøkende instans Alle som skal sende brev til NAV Side 2 av 31

3 o o o o o Individstønad AAP (Arbeidsavklaringspenger) Uføre Arbeid og aktivitet (aktivitetsplan, egenvurdering, legeerklæring, rapporter fra arbeidsmarkedsbedrifter) Tilleggsstønader (bussepenger o.l.) FØR START / INNSØKNINGSPROSEDYRER 3. Forhåndssamtale. (krav.spes. NAV) Ulike inngangsprosedyrer: a) Veileder i NAV tar kontakt for informasjon og omvisning sammen med mulig medarbeider. og eventuelt også arbeidsleder gir info om KIM-senteret og avdeling. Veileder i NAV sender søknad etter møtet. b) Søknad kommer fra innsøkende instans / veileder i NAV uten foregående samtale/info. har en samtale med søker (mulig ny medarbeider) i etterkant. c) Søker tar selv kontakt for info. og omvisning. KIM-senteret tar en forhåndsamtale og henviser til NAV for innsøking. () Ved henvendelse ang. søknad KIM-senteret likestiller prosedyre a, b og c, og forutsetter at både søknad er mottatt og første samtale er avhold innen saken tas opp gjennom Rådgivende Utvalg. (RU) 4. Innsøkning Medarbeider søker arbeidspraksis ved KIM-senteret via veileder i NAV Søknadene skal registreres i post inn Administrasjon Fortløpende Når søknaden er registrert, legges de i mappe for nye søknader i låsbart arkiv. Side 3 av 31

4 5. Registrering Superbruker for (koordinator 1.) registrerer ny medarbeider i APS inn i datasystemet. H:\MALER og RUTINER - Attføringsfaglig team\ Rutiner for registrering av medarbeidere/deltakere Superbruker Fortløpende Superbruker levere opplysninger (navn, adresse, m.m.) om den nye medarbeider til Kontoret, slik at det kan lages mappe m/omslagsark Arbeidsbeskrivelser ved kontoret: Registrering av nye medarbeidere Kontoret etter registrering Ny medarbeider registreres i Hovedliste. Hovedliste er lagret: G:\A1-mappe\ HOVEDLISTEmedarbeidere Kontoret samme uke Ny medarbeider registreres inn på saksliste til Rådgivende Utvalg. (RU) Saksliste: G:\A1-mappe\RÅDGIVENDE UTVALG\Innkallinger Rådgivende Utvalg Kontoret samme uke Brev om mottatt søknad sendes søker. (kopi NAV) Mal: G:\A1-mappe\RÅDGIVENDE UTVALG\MALER - RU\ MAL - Bekreftelse på mottatt søknad Kontoret (Attføringsfaglig leder er ansvarlig) Brev skrives ut og legges i personal mappe for medarbeider i låsbart arkiv. Brev slettes fra PC. 6. Tildeling av koordinator Attføringsfaglig team fordeler nye søkere. Attføringsfaglig team ukentlig Attf. forum (2010 ons.) Side 4 av 31

5 som har fått saken gjennomgår søknaden. Ved usikkerhet om det er tilstrekkelig informasjon, ta kontakt med veileder før Rådgivende Utvalg. Punkter som må være med i søknaden: a) søknad fra NAV underskrevet av søker b) Konkret bestilling c) ny legeuttalelse H:\MALER og RUTINER - Attføringsfaglig team\ Sjekkliste. Gjennomgang av nye søknader rett etter Attf. forum 7. Første samtale med ny medarbeider Det er koordinator som har første samtale med ny medarbeider etter inntak. (s ansvar å kalle inn medarbeider til samtale) Det er en forutsetning at søknaden er gjennomlest før samtalen. Likevel er det lurt å kvalitetssikre informasjonen med den nye medarbeideren. Det finnes en egen sjekkliste med spørsmål / tema som bør gås igjennom ved første samtale med medarbeider. Denne sjekklisten bør brukes som en huskeliste under samtalen. H:\MALER og RUTINER - Attføringsfaglig team\ Sjekkliste: Første samtale med ny medarbeider Referat fra møte skrives inn som journalnotat i Så raskt som mulig etter at medarb. har blitt tatt inn. Noen av spørsmålene / temaene er Hva ønsker du å få avklart? Hva er ditt yrkesønske, mål med handlingsplanen? Hva slags helseproblemer har du Side 5 av 31

6 8. Rådgivende Utvalg Innkalling avklares med attføringsfaglig team. Saksliste og APS- og AB-lister sendes / leveres deltakerne til møtet en uke før møtet. Saksliste: G:\A1-mappe\RÅDGIVENDE UTVALG\Innkallinger Rådgivende Utvalg Kontoret En uke før RU Sakliste blir referert under attføringsfaglig kvarter på KIM-forum, onsdag før Rådgivende Utvalg. Dette for at alle arbeidsledere skal vite hvor mange søkere det er til hver avdeling. R:\KIM-Forum\Kim-forum 2010\Referater Attføringsfaglig leder Alle ansatte ons. før RU Rådgivende Utvalg holdes 3. torsdag i måneden, med representanter fra attføringsfaglig team (2 stk.), NAV og NAV kommune. På Rådgivende Utvalg: Informerer attføringsleder og tilrettelegger i AB om status i APS og AB. Er det formelt inntak av nye medarbeider. Attføringsfaglig leder kan ta opp vanskelige saker for å få råd og veiledning av NAV. Gjensidig informasjon mellom KIM-senteret, NAV og NAV kommune Man går igjennom nye regler og krav fra NAV G:\Rådgivende utvalg\referater Rådgivende Utvalg (KIM-perm) Attf. leder NAV s kontaktperson NAV kommune tilrettel. AB () 3. torsdag i mnd. Referent på møtene er en repr. fra attføringsfagligteam. Umiddelbart etter møtet skriver referenten ut referatet og leverer det til kontoret. G:\Rådgivende utvalg\referater referent RU (tilrettelegger AB) umiddelbart etter RU Side 6 av 31

7 Brev om utfall av møtet blir sendt søker(eventuell ny medarbeider) etter RU. Kontoret sender kun ut brev til de som er tatt opp i PU, og som står på ventetid Arbeidsbeskrivelser ved kontoret: Rådgivende Utvalg Kontoret senest en uke etter RU Husk send kopi til veileder NAV MAL: Brev om inntak og ventetid INTRODUKSJONSFASEN 9. Første møte i avdeling På dette møtet deltar både koordinator og arbeidsleder sammen med medarbeider. Dokumentet Informasjon gitt ved første møte i avdeling krysses av og signeres av både medarbeider og arbeidsleder. Noen av temaene er: a) Oppstartdato og arbeidstid i introduksjonsfasen. b) Det skrives en forenklet arbeidsavtale. c) KIM-perm blir levert ut og gjennomgått. d) Informasjon om Akademiet. e) Det blir opplyst om fraværsregler. f) Medarbeider får utlevert et egenvurderingsskjema. g) Omvisning i avdeling. R:\MALER og RUTINER e\ Informasjon gitt ved første møte i avdeling Medarbeider Etter avtale med arbeidsleder og koordinator. 10. Egenvurdering ved oppstart Det er to typer egenvurderingsskjema som brukes i arbeidspraksis ved KIM-senteret. Det første skjema får medarbeider utlevert på første møte i avdeling. I dette skjemaet skal medarbeider skrive noe om sine forventninger og planer for arbeidspraksis. Noen av punktene er: Hva er hovedmålet med min attføring? Hvilket behov for bistand under oppstart mener jeg at jeg trenger? Hvordan ønsker jeg å starte arbeidspraksisen i KIMsenteret? Mal: Egenvurdering ved oppstart (I) (KIM-perm) Utfylt egenvurderingsskjema legges i personal mappe for medarbeider i låsbart arkiv. Medarbeider er ansvarlig for å levere ut skjemaet. Leveres ut på første møte i avdeling. Skal leveres arbeidsleder i løpet av andre arbeidsuke. Side 7 av 31

8 Medarbeider kan fylle ut dette i avdeling eller hjemme. Utfylt skjema skal leveres arbeidsleder i løpet av andre arbeidsuke. Det utfylte skjemaet vil bli brukt som et arbeidsredskap: Ved første medarbeidersamtale. Når man lager den individuelle aktivitetsplan 11. Forenklet arbeidsavtale Ved første møte i avdeling skal det skrives en forenklet arbeidsavtale, med arbeidstid for de første 28 dagene (4 uker). Avtalen inneholder avtalt: a) Arbeidstid (min. 2 dager á 4 timer eller 3 dager á 3 timer) b) Arbeidsområde Mal: Forenklet arbeidsavtale. () Under første møte i avdeling Det orienteres om at det utarbeides en mer omfattende arbeidsavtale etter 4/5 uker. 12. Oppstartsmelding Når en medarbeider begynner i APS skal det sendes en oppstartsmelding til kontaktperson i NAV, dette for å være sikker på at NAV og KIM-senteret har registrert samme startdato i et tiltak. Mal: Oppstartsmelding APS () Sendes til: Kontaktperson i NAV for KIM-senteret (2010 Line Grethe Holand Husby) Etter første møte i avdeling 13. Første dag på jobben På medarbeiders første arbeidsdag får han/hun: Omvisning i avdeling.(dersom medarbeider ikke fikk omvisning på første møte i avdeling) Henvisning til garderobeplass og evt. arbeidsplass. En innføring i brannrutiner i avdeling. (Og eventuelle andre Referat fra møte skrives inn som journalnotat i Første dag på jobb Side 8 av 31

9 HMS tiltak i avdelingen) Utdelt Opplæringsplan for avdeling. og medarbeider vil: Snakke om avdelingen og arbeidsoppgavene. Gå gjennom dokumentet Informasjon gitt ved første møte i avdeling som har blitt signert av medarbeider på første møte i avdeling for å se om noe er uklart. Avklare forventninger medarbeider har, samt svare på spørsmål rundt arbeidspraksisen. Avklare hvor ofte medarbeider skal delta på Akademiet. (minimum en gang i uka) Avtale første medarbeidersamtale om 4 uker (Deretter er det medarbeidersamtaler hver 6. uke) Dersom medarbeider blir sliten i løpet av arbeidsdagen, og synes at det er mye informasjon. Kan man gå igjennom informasjon i løpet av de to første arbeidsdagene. 14. Opplæringsplan i avdeling På første arbeidsdag får medarbeider utdelt avdelingens opplæringsplan. Opplæringsplan for Kontoret Medarbeider Utlevert første dag på jobb. Opplæringsplanen skal brukes som et arbeidsverktøy for både medarbeider og arbeidsleder gjennom hele introduksjonsfasen og arbeidspraksisen. Opplæringsplan for Kafé no. 19 Opplæringsplan for Datadrift oppdateres fortløpende Opplæringsplanen gir en oversikt over alle arbeidsområder og arbeidsoppgaver avdelingen kan tilby, og gir medarbeider et innblikk i hva han/hun kan få opplæring i. Opplæringsplan for Sirkulus Opplæringsplan for Bygg og Vedlikehold. Side 9 av 31

10 I løpet av introduksjonsfasen og arbeidspraksisen noteres det hvilke oppgaver medarbeider har prøvd ut og mestrer. Planen oppdateres fortløpende, og er et tema på medarbeidersamtalene. Ved tiltakets slutt er det viktig at en oppdatert opplæringsplan blir signert av medarbeider og arbeidsleder. Arbeidsområde og arbeidsoppgaver: Opplæringsplanen har en fullstendig oversikt over avdelingens arbeidsområder og arbeidsoppgaver. Hvorvidt medarbeider skal få opplæring og trening i alle arbeidsoppgavene er avhengig av NAVs bestilling, medarbeiders ønske og konkrete mål. Eksempel på arbeidsområde og arbeidsoppgave (kontoret): Arbeidsområde: 6. Oppdrag for Attføringsfaglig Team Arbeidsoppgaver: 6.2. Rådgivende Utvalg 6.3. Kvartalsrapporter For mer informasjon se de ulike avdelingenes opplæringsplaner og avdelingenes arbeidsbeskrivelser (Datadrifts kurshefter) Medarbeider Hver avdeling har sin opplæringsplan, som er tilpasset avdelingens funksjon, så utformingen av de ulike opplæringsplanene kan være forskjellige. Det er viktig at arbeidsleder evaluerer / går igjennom malen til avdelingens opplæringsplan hver 6 måned for å oppdatere malen. Dette for å sikre at: Nye arbeidsoppgaver som avdelingen har fått, står i opplæringsplanen. Mal: Opplæringsplan for Kontoret Opplæringsplan for Kafé no. 19 Opplæringsplan for Datadrift Opplæringsplan for Sirkulus Opplæringsplan for Bygg og Vedlikehold. Hver 6 mnd. Side 10 av 31

11 Utgåtte arbeidsoppgaver er slettet fra planen. Opplæringsplanen er tilpasset avdelingens funksjon. Se bunntekst på mal når malen sist ble oppdatert. Det vil gå fram av bunntekst i mal når planen sist ble oppdatert. 15. Eventuell fadderordning Noen avdelinger har fadderordninger, der erfarne medarbeidere hjelper nye medarbeidere med å finne seg til rette ved avdelingen. En fadder kan gjøre arbeidsoppgavene sammen med den nye medarbeideren. De kan spise lunsj sammen. Fadderen kan introdusere den nye medarbeiderne for de andre medarbeiderne Fadderen er tilgjengelig slik at medarbeideren kan spørre om ting relatert til arbeidsoppgavene. Dersom medarbeider får en fadder skrives det inn i et journalnotat i medarbeiders mappe i Første dag på jobb Det er opp til arbeidsleder ved avdeling og vurdere hvorvidt en fadderordning vil fungere ved deres avdeling. Side 11 av 31

12 ARBEIDSPRAKSIS 16. Individuell aktivitetsplan (EQUASS) I løpet av uke 4 eller 5 skal det skrives en Individuell aktivitetsplan. En individuell aktivitetsplan er en plan som skal vise hensikten med gjennomføringen av tiltaket, blant annet hvilke behov medarbeideren har, hva hun/han ønsker å få hjelp til og hun/han skal jobbe med i tiden ved KIM-senteret. Planen skal vise hvilke mål som er satt for arbeidspraksisen og klargjøre ansvarsforholdet mellom avdeling v/arbeidsleder, koordinator og medarbeider selv. Rutiner for Individuell aktivitetsplan (KIM-perm) Malen: Individuell aktivitetsplan. () Utfylt mal lagres i:. Uke 4 eller 5 etter oppstart Det er koordinators ansvar å kalle inn til et møte der planen blir skrevet og ansvar fordelt. Det er viktig at delmål og hovedmål i planen både gjenspeiler medarbeiders ønsker og NAV s bestilling. Referat fra møte skrives inn som journalnotat i Side 12 av 31

13 Hvordan bruke planen. Ved KIM-senteret gjennomføres det medarbeidersamtaler hver 6. uke. På annen hver medarbeidersamtale (dvs. hver 12. uke) skal den individuelle aktivitetsplanen gås igjennom av medarbeider og arbeidsleder. Det skrives arbeidsavtaler hver 3. måned som bygger på delmål og hovedmål i planen. s ansvar: Det er viktig at arbeidsleder skriver inn møtereferat i fra alle møter/samtaler der den individuelle aktivitetsplanen er tema. varsler koordinator dersom planen skal endres. kontakter veileder ved NAV ved eventuelle avvik og dersom den individuelle aktivitetsplan ikke blir fulgt. s ansvar er ansvarlig for at justeringene blir skrevet inn i planen. sender veileder ved NAV en oppdatert individuell aktivitetsplan dersom det er gjort vesentlige endringer i planen. Hver 12. uke (medarb. samtale) 17. Første medarbeidersamtale Etter 4-5 uker har arbeidsleder og medarbeider den første medarbeidersamtale. (Deretter samtale hver 6. uke, se under pkt. om medarbeidersamtaler) Rutiner for medarbeidersamtaler. (KIMperm) Uke 4 eller 5 etter oppstart På medarbeidersamtalen oppsummerer medarbeider og arbeidsleder introduksjonsfasen (de første 4 uker) Referat fra møte skrives inn som journalnotat i Side 13 av 31

14 De går igjennom egenvurderingsskjema I som medarbeider har fylt ut og levert til arbeidsleder. Det skrives en ny arbeidsavtale med varighet på 3 måneder. 18. Arbeidsavtale Etter 4-5 uker lages det en ny arbeidsavtale. I arbeidsavtalen skal det stå noe om: Arbeidstid. Hovedmål for arbeidspraksis. Mål for denne perioden. Arbeidsoppgaver. Opplæringsbehov. Spesielle utfordringer. Oversikt over medarbeidersamtaler framover. Når den Individuell aktivitetsplan skal lages/har blitt laget.. Arbeidsavtalen lages og signeres på medarbeidersamtale. Arbeidsavtalen skal baseres på mål som er skrevet i den Individuell aktivitetsplan. Dersom arbeidsavtalen blir skrevet før den individuelle aktivitetsplan er skrevet ferdig og signert, er det viktig at arbeidsleder sjekker at det er samsvar mellom arbeidsavtale og den Individuelle aktivitetsplan. Arbeidsavtalen har en varighet på 3 måneder. Dersom medarbeider ønsker å endre avtalen før det har gått 3 måneder er dette selvfølgelig mulig. Mal: Arbeidsavtale () Uke 4 eller 5 etter oppstart 19. Daglig oppfølging / tilrettelegging s oppfølging av medarbeideren baserer seg på tidligere samtaler med medarbeider, Individuell aktivitetsplan, Behov for oppfølging og tilrettelegging blir dokumentert i journalnotat i Fortløpende Side 14 av 31

15 Arbeidsavtale, Opplæringsplan m.m. Medarbeideren har behov for ulik grad av oppfølging i løpet av arbeidspraksisen, derfor veldig viktig med god dialog med medarbeider. Det er ønskelig at medarbeider kommer med egne innspill til deltakelse på arbeidsplassen, og selv tar ansvar for sin arbeidsdag. Målet er selvfølgelig at medarbeideren arbeider mer selvstendig i løpet av tiltaket. Ved behov for fysisk tilrettelegging av arbeidsplassen: Avklar med medarbeider om han/hun har ergoterapeut eller fysioterapeut. Dersom medarbeider ikke har ergoterapeut/fysioterapeut, ta kontakt med kommunale ergoterapitjenesten. Få avklare hvilke hjelpemiddel det er behov for, med hjelp av ergoterapeut/fysioterapeut. eller koordinator skriver en søknad til hjelpemiddelsentral med uttalelse fra ergoterapeut, fysioterapeut og/eller lege. Dersom man får avslag fra hjelpemiddelsentralen, avklarer arbeidsleder eller koordinator muligheten for alternative hjelpemiddel med Daglig leder. Kontakt veileder ved NAV dersom det viser seg vanskelig / umulig å få de hjelpemiddel som det er behov for. Ved behov Side 15 av 31

16 20. Høyt fravær og tildeling av arbeidsoppgaver. Dersom medarbeider har et fravær som er større enn 25 % kan ikke medarbeider forvente å få beholde de arbeidsoppgaver som han/hun opprinnelig er tildelt. ved behov Grunnen til dette er at arbeidsoppgavene må bli gjort i løpet av ei arbeidsuke uansett om medarbeideren er på jobb eller ikke. 21. Akademiet Akademiet er et morgenmøte for alle i KIM-senteret, både medarbeidere og ansatte. Akademiet er et samlingssted for erfaringsutveksling og kompetanseheving for ansatte og medarbeidere. Hensikten med Akademiet: Gi medarbeiderne kunnskap innen vårt fagområde og gi oppdatering på endringer som skjer. Møtetrening ved at medarbeiderne får anledning til å delta i diskusjoner, holde innlegg, forberede og lede møtet. En sosial arena, der medarbeidere kan møte andre kolleger fra andre avdelinger. Akademiet (KIM-perm) Ukeplan Akademiet Referat Akademiet Alle medarbeidere og ansatte ved KIM-senteret mandag onsdag torsdag fredag kl Tema: Attføring og rehabilitering. Arbeidslivet. Arbeidspraksisen. KIM-senteret. Helse. Hverdagsmestring. Side 16 av 31

17 Livskvalitet. Ulike Samfunnsspørsmål. Deltakelse Alle medarbeiderne skal delta på minst et Akademi i løpet av uka. medarbeidere ansatte minimum en gang i uka Medarbeidere som har høy stillingsprosent bør delta oftere. Medarbeider blir informert om deltakelse i Akademiet på første møte i avdeling. Kontoret Sender ut Ukeplan for Akademiet til alle ansatte på . henger opp ukeplanen på avdelingen, slik at medarbeider ser hvilke tema som blir tatt opp denne uken. Ukeplan Akademiet kontoret arbeidsledere hver uke 22. Egenvurdering Ei uke før medarbeidersamtalen, leverer arbeidsleder ut et egenvurderingsskjema (Egenvurdering II) til medarbeider. Skjemaet vil bli brukt som et arbeidsredskap i medarbeidersamtalen. Det er fint om medarbeider fyller ut skjema før medarbeidersamtalen. Dersom medarbeider synes det er vanskelig å skrive noe under de ulike punktene, trenger han/hun ikke å skrive noe. De ulike punktene/spørsmålene vil uansett bli tatt opp som tema under medarbeidersamtalen. Mal: Egenvurdering (II) (KIM-perm) Referat fra møte skrives inn som journalnotat i. Dette gjelder også en oppsummering av medarbeiders egne vurderinger. Arbeidersleder skriver referat fra medarbeidersamtale og Side 17 av 31

18 medarbeiders egne vurderinger inn som journalnotat i. Notatet blir brukt som et underbilag til kvartalsrapporter og sluttrapporter Noen av punktene i egenvurderingsskjema: Hva har jeg lært; a) i forhold til jobben? b) i forhold til min egen fungering (også helsemessig)? Hvor langt har jeg kommet i forhold til min målsetting med å være i arbeidspraksis i KIM-senteret? Er fravær et problem for meg? Hva er årsaken til at jeg ønsker en ny periode i KIMsenteret? Medarbeider () Ei uke før avtalt medarb. samtale 23. Fravær Hvem skal meldingen gis til: Melding om sykefravær skal varsles første sykedag. Medarbeider må også ifra om hvor lenge det er grunn til å tro at en blir borte. Medarbeider melder direkte til arbeidsleder eller til sentralbordet på telefon som sender til E- mail til arbeidsleder. Fraværet skrives inn i Oppmøtelisten for avdelingen. Egenmelding KIM-senteret er en IA-bedrift og ansatte kan derfor ved sykdom bruke egenmelding i til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12 måneders periode. Egenmelding kan ikke benyttes i mer enn åtte dager i strekk. Melding om sykefravær for medarbeidere (KIM-perm) Oppmøte: Oppmøteskjema for kontoret. Oppmøteskjema for Sirkulus. Oppmøteskjema for Kafé No. 19. Oppmøteskjema for Bygg og Vedlikehold. Oppmøteskjema for Datadrift. Mal: Egenmeldingsskjema (KIM-perm) Medarbeider Første sykedag Side 18 av 31

19 Egenerklæring (Egenmeldingsskjema) Egenmeldingsskjema skal fylles ut første arbeidsdag etter sykdom og skrives ut, eller skrives på papirutgaver som finnes i KIMpermen. Utfylt skjema leveres arbeidsgiver samme dag. Det er arbeidsleder som skal få det utfylte skjemaet som senere legges i den enkeltes mappe hos koordinator. Sykefravær med egenmelding og med legeattest registreres og føres opp i kvartalsrapporten til NAV Tap av retten til å nytte egenmelding Medarbeidere som bruker for mange egenmeldinger må være forberedt på å legge fram legeattest. Legemeldt fravær KIM-senteret forlanger ikke ordinær sykemelding, men at legen skriver en attest som bekrefter at fraværet er nødvendig på grunn av sykdom. Legeattest/sykmelding er viktig dokumentasjon for medarbeidere som har fravær ut over ordinære egenmeldingsdager. Uten legeattest vil fravær bli betraktet som udokumentert og vil bli ført opp i kvartalsrapporten til NAV. Legeattest Sykmelding Medarbeider Første fraværsdag Fravær og meldekort For å sikre riktig utbetaling er det viktig at NAV vet årsaken til fraværet. Fravær fra arbeidspraksisen skal markeres av på meldekortet. Udokumenter fravær For medarbeidere vil fravær som ikke varsles første dag bli registrert som udokumentert fravær. Side 19 av 31

20 Rutiner ved udokumentert fravær Dersom medarbeider ikke har kommet på jobb i løpet av tre sammenhengende arbeidsdager, og ikke har varslet arbeidsleder (dvs. ved tre udokumenterte fraværsdager), skal arbeidsleder varsle koordinator. Dersom hverken koordinator eller arbeidsleder har hørt fra medarbeider på ei uke, skal koordinator skrive et brev til medarbeider, der koordinator ber medarbeider ta kontakt. Skriv inn det som blir gjort for å få kontakt med medarbeider, samt kontakt med veileder i NAV som journalnotat i medarbeiders mappe i Malen: Brev med logo () Etter 3 dagers sammenh. fravær Dersom det har gått 14 dager uten at arbeidsleder og koordinator har hørt fra medarbeider, varsler koordinator veileder ved NAV. Veileder ved NAV og koordinator vurderer om medarbeider skal skrives ut av tiltaket. Brev til NAV lagres i:. Registrering av fravær: En gang i uka registrerer arbeidsleder alt fravær ved avdelingen. tar utgangspunkt i avdelingens Oppmøteliste og fyller inn den enkelte medarbeiders OPPMØTELISTE. Oppmøtelista for den enkelte medarbeider er underbilag for rapportene som skrives Mal: R:\OPPMØTELISTE\Mal oppmøteliste Oppmøteliste for den enkelte medarbeider: R:\OPPMØTELISTE\2010 Minimum en gang i uka 24. Medarbeidersamtale Hver 6. uke har medarbeider og arbeidsleder en formell medarbeidersamtale. Det er viktig at disse samtalene blir skrevet inn som referat i, mye av informasjonen som kommer fram i disse samtalene danner grunnlaget for rapportene som skrives og sendes til NAV. Medarbeidersamtalene tar utgangspunkt i: Rutiner for medarbeidersamtaler. () Referat fra møte skrives inn som journalnotat i Medarbeider Hver 6 uke. Side 20 av 31

21 Egenvurderingsskjema. Arbeidsavtale. Opplæringsplan. Den individuelle aktivitetsplan. På annenhver medarbeidersamtale (hver 12. uke) inviteres veileder i NAV til å være med. På annenhver medarbeidersamtale (hver 12. uke) går medarbeider og arbeidsleder igjennom den Individuell aktivitetsplan. Også koordinator kan delta på medarbeidersamtalene dersom medarbeider eller arbeidsleder ønsker dette. 25. Trekantsamtale med veileder NAV Veileder i NAV inviteres hver 12. uke til å være med på medarbeidersamtale. Det er også viktig å invitere veilederen ved NAV på en trekantsamtale utenom medarbeidersamtalene dersom dette anses som viktig for arbeidspraksisen og attføringsløpet. Referat fra møte skrives inn som journalnotat i hver 12. uke eller ved behov Det er hovedsakelig arbeidsleder som inviterer til slike møter, men også koordinator kan gjøre det. 26. Samtaler med Medarbeider kan til en hver tid be om en samtale med koordinator. Til det daglige forholder medarbeider seg til arbeidsleder ved avdeling, men dersom han/hun ønsker å snakke med koordinator om noe i stedet for arbeidsleder, er det greit å be om et møte med koordinator. Referat fra møte skrives inn som journalnotat i Ved behov Side 21 av 31

22 Enkelte ganger kan det være greit at både koordinator og arbeidsleder deltar på møte med medarbeider, slik at ansvarsfordelingen blir klar. 27. Ved behov for ansvarsgruppe Behov for ulike former for bistand avklares under medarbeidersamtaler og gjennom arbeidet i avdeling. Ved avdekking av store og grunnleggende behov vil det bli tatt kontakt med veileder ved NAV og kommunens helse og velferdstjeneste for et møte. Ved et spesifikt behov formidler vi kontakt med riktig instans Det er som regel arbeidsleder som avdekker et behov. tar kontakt med veileder ved NAV og andre som bør delta på et møte. Hva som blir gjort og referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i Ved behov Det er ikke KIM-senteret som skal starte en ansvarsgruppe, KIMsenteret melder et behov. 28. Møter med: - Behandler - Psyk. sykepl. - Ansvarsgruppe - Andre Ved behov deltar koordinator eller arbeidsleder i samtaler / møter med andre instanser. Dette kan være en ansvarsgruppe eller lignende. Behovet for deltakelse avgjøres for hver enkelt medarbeider. Det er viktig at arbeidstrening eller jobb er et tema på slike møter dersom arbeidsleder eller koordinator skal delta. Referat fra møte skrives inn som journalnotat i Ved behov Side 22 av 31

23 29. Kvartalsrapporter (krav.spes. NAV) På bakgrunn av dokumenterte opplysninger om arbeidspraksisen til medarbeideren, utarbeides det hvert kvartal en rapport om medarbeideren, som sendes veileder ved NAV. Ved KIM-senteret sendes det rapporter til NAV 15. februar, 15. mai, 15. august og 15. november. NAV s Kravspesifikasjoner for APS (KIM-perm) Rutiner for rapportering til NAV. (KIM-perm) febr mai aug nov. Rapportene skal være skrevet av koordinator og gjennomgått og underskrevet av medarbeider, arbeidsleder og koordinator i løpet av en 14 dagens periode. Det vil si at koordinatorene har avsatt tid til å skrive rapporter i de to første ukene i februar, mai, august og november. Personvern. I rapportperioden (d.v.s. de to første ukene i februar, mai, august og november) skal alle rapporter som er klare for gjennomlesning, ligge i konvolutter. Dette for å ivareta personvernet til den enkelte medarbeider. Det er kun medarbeider, medarbeiders arbeidsleder og koordinator som har tilgang til innholdet i konvolutten, d.v.s. rapport med eventuelle vedlegg. Mal: Kvartalsrapport () Rapportperiodene Lage konvolutter: Før rapportperioden leverer Attføringsfaglig team liste over medarbeidere som det skal skrives rapport om til kontoret Det er medarbeiderne på kontoret er ansvarlig for å lage disse konvoluttene, men de har aldri tilgang til innholdet i dem Arbeidsbeskrivelser kontoret: Kvartalsrapporter Kontoret () 1. februar 1. mai 1. august 1. november Side 23 av 31

24 Kvartalsrapportene skrives med grunnlag i: a. Medarbeidersamtaler avholdt i løpet av kvartalsperioden. b. Medarbeiders egen vurdering. c. Eventuell møter ned koordinator. d. Eventuelle eksterne møter. e. Oversikt over fravær. Underbilagene til rapportene er ført som journalnotat i Innhold i kvartalsrapport: a. Startdato. b. Hvilken periode rapporten omhandler. c. Status og utvikling i forhold til mål handlingsplanen fra NAV lokalt. d. Arbeidsoppgaver. e. Aktiviteter. f. Oppfølging i perioden. g. Forholdet mellom helse, yrkeshemning og arbeid. h. Videre planer i gjennomføringen av tiltaket. Ferdigskrevet kvartalsrapport skal gjennomleses av medarbeider og arbeidsleder. informerer medarbeider om hans/hennes rett til å komme med korrigeringer i rapporten dersom det er behov for det. Mal: Kvartalsrapport () Kvartals rapport lagres på: Kvartal rapport sendes til: 1. Original sendes veileders NAV arbeid 2. Kopi sendes til deltaker 3. Kopi legges i mappa Medarbeider Side 24 av 31

25 Kontoret sender ut kvartalsrapportene. Arbeidsbeskrivelser kontoret: Kvartalsrapporter Kontoret 15 februar 15. mai 15. august 15. november 30. Delta på Jobb Klubb. (Egentlig et internt kurs arrangert for AB deltakere) Medarbeidere som er snart klare for ut i jobb, kan delta på Jobb Klubb. Jobb Klubb er egentlig et tilbud til deltakerne i AB, men dersom det er plass på kurset kan også medarbeidere som er i APS få delta. På Jobb Klubb får medarbeiderne hjelp og undervisning om bl.a.: Skrive søknader og CV. Arbeidslivets regler. Jobbintervju m.m. Oppfølging av deltakere i AB - Interne kravspesifikasjoner (KIM-perm) Jobb Klubb (KIM-perm) Tilrettelegger AB 31. Utvikling / forventet måloppnåelse Utvikling i løpet av arbeidspraksisen måles opp mot den Individuelle aktivitetsplan: NAV's bestilling. Medarbeiders ønske. Konkrete del- og hovedmål. Loggføres / dokumenteres i: 1. Medarbeidersamtaler 2. Kvartalsrapporter 3. Andre journalnotat ang. utvikling / forventet måloppnåelse m.m. Fortløpende Utvikling/ forventet måloppnåelse er et viktig tema i alle medarbeidersamtaler og kvartalsrapporter. Ved forventet måloppnåelse: vurderer medarbeider som klar til å gå videre i attføringsløpet (f.eks. AB) eller søke seg jobb, når medarbeider: Side 25 av 31

26 Blir tryggere og utfører arbeidsoppgavene mer selvstendig. Utfører oppgavene selvstendig. Selv tar ansvar for sin arbeidsdag. Bistår nye medarbeidere med å løse oppgaver. AVSLUTNING Ikke forventet måloppnåelse. Dersom arbeidsleder ser etter 3 måneder at man ikke får den forventet måloppnåelse, vil arbeidsleder kalle inn til et møte med NAV om framdrift i tiltaket, og eventuell avslutning. 32. Basismøte Behov for basismøte Dersom det viser seg at helsetilstanden til medarbeider er dårlig og arbeidsleder ser at bestillingen til NAV ikke samsvarer med det medarbeider klarer å oppnå, kontakter arbeidsleder koordinator for å diskutere helsetilstanden og behovet for basismøte. Ofte har medarbeider i disse tilfellene et stort fravær. Det kan hende at de møter på jobb, men ikke klarer å utføre de arbeidsoppgaver de er satt til og/eller klarer ikke å jobbe den arbeidstid som er avtalt. Dersom arbeidsleder og koordinator ikke ser det som hensiktsmessig å fortsette med arbeidspraksisen, kalles det inn til et basismøte der det diskuteres videre tiltaksløp, eventuelt mulighet for uføretrygd Samtaler i forbindelse med helsetilstand skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i Ved 3 mnd. Ved behov Side 26 av 31

27 Kontoret ber kontoret om hjelp til å kalle inn til basismøte, og kontoravdelingen kontakter alle som skal delta i møtet, og blir enig med møtedeltakerne om møtested, -dato og tidspunkt. Kontoret sender ut brev til alle som skal delta på basismøte. Deltakere på basismøte: Medarbeider Veileder ved NAV Lege eventuelle andre instanser Konklusjon av basismøte: Dersom konklusjonen av basismøtet er at medarbeider skal: Søkes uføre. Prøves ut i annen type tiltak. Få medisinsk behandling. Medarbeider skrives ut av tiltaket. 33. Overgang til AB En mulig avslutning på arbeidspraksisen i KIM-senteret kan, etter avtale med veileder på NAV, være at medarbeider søkes inn i AB. Arbeidsevne og antatt stillingsprosent skal være avklart før medarbeider er klar for AB. tar kontakt med en tilrettelegger i AB og avtaler en samtale med medarbeider og tilrettelegger AB. Arbeidsbeskrivelser kontoret: Basismøter Referat fra møte skrives inn som journalnotat i Referat fra møter om overgang til AB skrives inn som journalnotat i Kontoret Side 27 av 31

28 Overgang til AB skal være avklart med veileder på NAV. 34. Avslutningssamtale Dersom medarbeider går over fra APS til AB skal det sendes en overgangsmelding til veileder i NAV, dette for å være sikker på at NAV og KIM-senteret har registrert samme start og sluttdato i et tiltak. En samtale om hvorfor tiltaket skal avsluttes og en evaluering av arbeidspraksisen. Veileder på NAV og koordinator skal inviteres til møtet. UNNTAK: Medarbeideren har uteblitt fra arbeidspraksis, og verken koordinator og arbeidsleder får kontakt med medarbeider. Mal: Overgangsmelding APS AB () Referat fra møte skrives inn som journalnotat i Veileder NAV Når overgang til AB er bestemt. 35. Sluttmelding Når en medarbeider slutter i APS skal det sendes en sluttmelding til kontaktperson i NAV, dette for å være sikker på at NAV og KIMsenteret har registrert samme sluttdato i et tiltak. Mal: Sluttmelding APS () Når sluttdato er bestemt UNNTAK: Dersom en medarbeider går over fra APS til AB ved KIM-senteret sendes en overgangsmelding til veileder ved NAV isteden. (Overgangsmelding APS - AB) Sendes til: Kontaktperson i NAV for KIM-senteret (2010 Line Grethe Holand Husby) 36. Registrering av resultat. Når tiltaket avsluttes skal koordinator registrerer: Sluttårsak Tid i tiltaket Hvorvidt medarbeider har nådd de mål som er satt i den Individuell aktivitetsplan. Registrer i skjema: H:\RAPPORTERING\ Måloppnåelse for medarbeidere i APS Side 28 av 31

29 De spørsmål det skal svares ja eller nei på i forbindelse Individuell aktivitetsplan er: Har KIM-senteret svart på NAV s bestilling? Har medarbeider fått oppfylt sitt ønske/mål med oppholdet ved KIM-senteret? 37. Sluttattest (NAV krav.spes.) Alle som avslutter et tiltak ved KIM-senteret skal ha en sluttattest. Denne skal kunne brukes ved jobbsøking. Kopi av sluttattest skal legges ved Sluttrapporten som sendes NAV. Mal: Sluttattest () Frist: Skal legges ved sluttrapport 38. Sluttrapport (NAV krav.spes.) Det skal utarbeides en sluttrapport for hver enkelt medarbeider. Rapporten skal besvare på bestillingen. Sluttrapport for medarbeidere skal oversendes veileder ved NAV senest 14 dager etter at medarbeideren er skrevet ut av KIMsenteret NAV s Kravspesifikasjoner for AB og APS. () Rutiner for rapportering til NAV. () sendes senest 14 dager etter sluttdato Sluttrapport skal inneholde: Beskrivelse av faktiske forhold: a) Formålet med gjennomføringen av tiltaket. b) Start- og sluttdato. c) Fravær. Det skal utarbeides en oppgave over antall timer og dager fordelt på årsak. Gjennomføring: a) Medarbeiderens arbeidsoppgaver. b) Eventuelle kurs, sertifikater etc. c) Omfang av eventuell ekstern kvalifisering/arbeidstrening, i forbindelse med Mal: Sluttrapport APS () Sluttrapport lagres på: Side 29 av 31

30 opplæring, arbeidstrening eller som et ledd i en formidling. d) Ulike aktiviteter Vurdering av medarbeider a) Hvilke interesser og ressurser har kommet frem under opphold i tiltaket. b) Forholdet mellom helse/yrkeshemming og arbeid. c) I hvilken grad hindrer yrkeshemmingen utførelse av arbeid som har vært forsøkt, i hvilken grad kreves spesiell tilrettelegging av arbeidet. d) Arbeidstempo e) Selvstendighet. Initiativ til å utføre oppgaver, behov for oppfølging og instruksjon. f) Stabilitet/utholdenhet. Presist frammøte om morgenen og etter pauser, være til stede på den tilviste arbeidsplassen gjennom arbeidsdagen, g) Jobbutførelse. Hvordan jobben utføres i forhold til oppsatte kvalitetskrav hos tiltaksarrangøren. h) Samarbeid. Hvordan samarbeidet fungerer med overordnede og kolleger og om deltakeren løser oppgaver tilfredsstillende i fellesskap med andre i) Motivasjon j) Oppfølging av attføringsplanen. Antall samtaler om planen, eventuelle endringer og brudd. Resultater fra jobbsøking og evt. yrkesveiledning: a) Arbeidssøkeraktivitet. Antall jobber vedkommende har søkt, tiltaksarrangørens innsats. b) Utdanningsaktivitet. Søkt skoler, søkt kurs. c) Karriereveiledning Resultater: Side 30 av 31

31 a) Medarbeiderens status ved avslutning av tiltaket b) Eventuelle forslag til videreføring. Rapporten signeres av medarbeideren og koordinator. Dersom medarbeider ikke ønsker å signere rapporten skal dette fremgå av egen kommentar. Sluttattest som medarbeideren kan bruke ved jobbsøking, skal vedlegges rapporten. Sluttrapport sendes til: 1. Original sendes veileders NAV arbeid 2. Kopi sendes til deltaker 3. Kopi legges i mappa Side 31 av 31