Sporveiens erfaringer med EK

Transkript

1 > Fell Sporveiens erfaringer med EK EK brukersamling oktober Vidar Almsten Sikkerhets- og teknikksjef

2 Innhold 1. Litt om Sporveien og EK i Sporveien 2. Bruk av EK i forbindelse med omorganiseringer 3. Elektronisk godkjenning og tilgangskontroll Sporveiens erfaringer med EK 2

3 Kort om Sporveien > Sporveien er landets største leverandør av kollektivtrafikk og frakter årlig over 200 millioner passasjerer. Vårt samfunnsoppdrag er å gi mer kollektivtransport for pengene. > reiser hvert år > medarbeidere > 855 trikker, T-banevogner og busser > 4,2 milliarder NOK i omsetning (2014) > kvadratmeter eiendomsmasse > Kundetilfredshet på over 90 % > Regularitet på 99,50 % (angir hvor stor andel av de planlagte avgangene som kjøres) Sporveiens erfaringer med EK 3

4 EK i Sporveien > Sporveien har lang erfaring med EK. Ble først tatt i bruk i Oslo Sporvognsdrift tidlig på tallet, senere tatt i bruk også i T-banen, Unibuss, Infrastruktur og verksted. > Sporveien (bortsett fra Unibuss) har ca 5400 dokumenter i EK. > Eget web-grensesnitt i tilknytning til Intranettet > Søk fra Intranett nå koblet til EK-dokumenter Sporveiens erfaringer med EK 4

5 EK i omorganiseringer

6 Sporveiens erfaringer med EK 6

7 Omorganiseringer > Sporveien har gjennomgått flere omorganiseringer de senere årene, blant annet: Slått sammen Trikken og T-banen Delt «Produksjonsenheten» i to, en del som fortsatt var verksted og en for drift av infrastrurktur. Slått sammen verkstedet med Trikken/T-banen Slått sammen drift av infrastruktur med Infrastruktur og eiendom Fire EK-databaser har blitt slått sammen til en. Fire forskjellige ISO-sertifiseringer lever «side om side» En rekke styrende dokumenter er felles eller er i ferd med å bli felles Sporveiens erfaringer med EK 7

8 Strategi > Datakvalitet har bidratt med å flytte databaser sammen. Ulike mapper i en felles kapittelstruktur. > Distribusjoner, Eksterne lenker mv. lever side om side inntil det blir ryddet. > Har ved hver endring tatt utgangspunkt i prosesskart. > Fordelt dokumenter på de ulike prosessene men under det nivået delt. F.eks. Felles Trikken T-banen > Etter hvert som flere felles dokumenter blir utarbeidet legges de under felles, og dokumenter som blir erstattet slettes under de andre mappene. Sporveiens erfaringer med EK 8

9 Utfordringer > Varierende grad av disiplin knyttet til bruk av «EK-linker». Hardkodede linker gjør det vanskelig å opprettholde korrekt struktur når mange dokumenter flyttes. > Selskapsnavn, avdelingsnavn og titler blir fort feil. Slike navn er ofte brukt mye, og alltid skrevet rett inn i teksten. Varianter av navn (f.eks. med og uten AS, forkortelser mv) gjør søk- og erstatt vanskelig. > Strategien videre for å bedre situasjonen: Mer funksjonsrettet/prosessorientert. Søke å unngå å skrive hvem som gjør hva i rutiner, men fokusere på hvem som har ansvaret f.eks prosesseier. Da er det i teorien kun ett sted som trenger å endres ved omorganiseringer. Forenkle dokumenter, f.eks. ved å fjerne veiledninger og dokumenter som fort blir utdatert. Bruker mer generelle enhets- og avdelingsnavn. F.eks. «Verkstedet» «Sikkerhetsstab», selv om verkstedet kanskje for anledningen heter Produksjonsenheten. Sporveiens erfaringer med EK 9

10 Elektronisk godkjenning og tilgangskontroll

11 Elektronisk godkjenning og tilgangskontroll > Har tatt i bruk elektronisk godkjenning i hele konsernet. Dette har forenklet prosessen både mhp tid og lagring av signerte originaldokument. > Koblet AD til EK slik at brukere kan hentes rett fra AD. Samme passord i EK som på jobben ellers. > Tatt inn vesentlig flere brukere i EK, på sikt skal alle inn. Lettere å ta i bruk varsler om nye dokumenter blant annet. > Gruppetilganger gjør det lettere å styre tilganger til store ansattgrupper. Sporveiens erfaringer med EK 11