Gjelder fra: Godkjent av: IT-sjefen

Transkript

1 Dok.id.: Brukertilganger i Kvalitetssystemet Utgave: 4.00 Skrevet av: Liv Føre Brukerkategorier Gjelder fra: Godkjent av: IT-sjefen Dok.type: Informasjon Sidenr: 1 av 5 Brukerkategori Hvem Rettighet Admin Administratorer med topprettigheter Denne brukeren kan: Endre systeminnstillinger/ strukturer som påvirker funksjonaliteten i hele systemet Gi tilgang til nye moduler Gi brukere rettigheter samt løfte en brukers rettigheter fra et lavere til et høyere nivå Tildele vedlikeholdsansvar på alle som skal System A Systemadministrator = Superbrukere (en eller to superbrukere pr etat/senter/avdeling/skole) ha rettighet System A. Denne brukeren kan: Opprette brukere og gi rettigheter innenfor sitt nivå/enhet, eks. utdanningsetaten eller en skole, dvs. brukeren knyttes til en eller flere mapper i kapittelstrukturen Gi tilgang til nye moduler NB! En bruker som i utgangspunktet er en systembruker, kan ha systemtilgang til ett område av kapittelstrukturen, skriverettigheter til andre deler av strukturen og leserettigheter til hele dokumentmassen System Ledere Denne brukeren kan: Opprette mapper, skrive dokument, godkjenne dokument Lage maler Skrive Rådgivere, lærere osv. Denne brukeren kan: Opprette et dokument i ei mappe Endre et dokument, men kan ikke sette det «I bruk». Kan gis mulighet til å plassere dokument midt inne i en mappe /endre på rekkefølge av dokumenter. Res.skriv Forusetter Web-lisens Kan fylle ut et skjema og lagre disse i systemet (ikke tatt i bruk enda) Lese En standard lesebruker som alle kommer inn på uten å måtte logge seg inn Brukere gis normalt: Lesetilgang på øverste nivå i EK hvor overordnede dokumenter ligger (strategier, håndbøker, reglementer osv) og ev. andre nivå som de ikke har fått rettigheter beskrevet over Type brukere Adm EKAdm Øverste bruker (systemeier) Systeminnstillinger / rettigheter på toppen System A

2 Side : 2 av 5 A eller Ansatt Felles lesebruker (intern web) Ekstern Web bruker Felles lesebruker (ekstern web) Alle brukerkategorier opprettes i EK-håndboka og her gis disse tilgang til de ulike modulene. ITsenteret som har ADM-rettigheter, oppretter alle superbrukerne/systemadministratorer en eller to superbrukere som etaten/senteret har oppgitt. Etatens underliggende enheter utenfor fylkeshuset ivaretas av etatens superbruker. En superbruker skal: Opprette brukere og gi rettigheter (system, skrive, lese) innenfor sitt nivå/enhet, eks. utdanningsetaten eller en skole, dvs. brukeren knyttes til en eller flere mapper i kapittelstrukturen. NB! En bruker som i utgangspunktet har systemrettighet, kan ha systemtilgang til ett område av kapittelstrukturen, skriverettigheter til andre deler av strukturen og leserettigheter til hele dokumentmassen. Opprette/endre brukertilganger Velg Lister/Brukere for å åpne brukeroversikten. Velg Ny eller Endre og du får opp dette brukervinduet. Viktig at superbruker har avkrysning for Vedlikeholdsansvar. Velg fanen Tilgangskontroll og her kan passord endres og tilgang til moduler gis/endres. Viktig at du velger Default for det bilde som bruker skal møte ved innlogging.

3 Side : 3 av 5 Når det skal gis nye, ev. endre tilganger/rettigheter i kapittelstrukturen, velg Ny/Endre og du får opp dette vinduet. Her velger du hvilken mappe bruker skal ha tilgang til og deretter OK.

4 Side : 4 av 5 Du får så opp dette vinduet hvor du velger modul og tilgangsnivå: System (gjelder ledere): Kan opprette mapper, skrive dokument, godkjenne dokument, lage maler. Skrive (gjelder rådgivere, lærere): Kan opprette et dokument, endre, men ikke godkjenne og sette det «ibruk». Kan gis mulighet til å endre på rekkefølgen av dokumenter i en mappe. ResSkriv: (ikke tatt i bruk) Lese (gjelder alle som skal kun skal kunne lese): Kan lese innholdet i dokumentene innenfor gitt struktur. Brukere gis normalt lesetilgang på øverste nivå hvor overordnede dokumenter ligger og ev andre nivå som de ikke har fått rettigheter beskrevet over. Velg så Høyeste gradering. Dette bestemmer det høyeste nivå av gradering brukeren kan få tildelt. Det er 4 nivå: (Åpen, Internt, Begrenset, Fortrolig) og OK. Åpen er det laveste nivået og Fortrolig er det høyeste. Klikk på "Ny" for å legge inn en ny rettighet. Du må legge inn rettigheter for alle områder i strukturene i EK som brukeren skal ha tilgang til. Gjenta dette punktet til alle aktuelle strukturer/mapper er registrert. En bruker kan ha forskjellige rettigheter til flere mapper i den samme strukturen.

5 Side : 5 av 5 NB! De som kun skal lese publiserte dokumenter, gjør det på intranett (interne dokument) og på vår hjemmeside (eksterne dokument). Disse trenger ikke å være definert som bruker i EK systemet. Det er ingen begrensninger på antall som kan lese samtidig (alle kommer inn som en fellesbruker "ansatt"). Kryssreferanser Eksterne referanser