ELEKTRONISK KVALITETSHÅNDBOK PÅ WEB 2 STARTE EKNET 2 SØK PÅ EKNET 4 BLA I DOKUMENTER 5 LOGG INN PÅ EKNET 6 DOKUMENTBEHANDLING PÅ WEB 8

Transkript

1 ELEKTRONISK KVALITETSHÅNDBOK PÅ WEB 2 STARTE EKNET 2 Portal 2 SØK PÅ EKNET 4 BLA I DOKUMENTER 5 LOGG INN PÅ EKNET 6 DOKUMENTBEHANDLING PÅ WEB 8 Redigere dokumenter 9 Bruke det interne e-postsystemet 10 Legge til kommentar til et dokument 12 OPPGAVEBEHANDLING PÅ WEB 13 Utføre oppgaver på Web 13 Utføre en oppgave som er varslet på epost 17 Opprette en ny oppgave knyttet til et dokument 18 Opprette frittstående oppgave på Web 20 Slette oppgaver på Web 23 VARSLINGSLISTEN 27 RESULTATDOKUMENTER 29 OPPSLAGSTAVLE 35 Felles oppslagstavle 35 Privat oppslagstavle 36 AVANSERT SØK 37 Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 1

2 Elektronisk Kvalitetshåndbok på Web Med EKNet jobber en rett mot databasen og de orginale dokumentene. Det betyr at i det øyeblikk et dokument foreligger i ny versjon, er det også tilgjengelig på Web. Sluttbrukerne kan slå opp i dokumentene via ulike strukturer. Mange oppgaver kan utføres direkte på Web. Du kan lese, redigere og godkjenne dokumenter, opprette og utføre oppgaver, opprette og fylle ut resultatdokumenter osv. avhengig av hvilke rettigheter du har. Starte EKNet Gå inn i Portalen, klikk på Styringsdok. og kvalitetshåndbøker og velg aktuell kvalitetshåndbok. Når du starter EKNet, blir du automatisk logget inn som en standard lesebruker hvis du ikke har Weblisens. En lesebruker er en fellesbruker som får lov å slå opp og lese i dokumentene i EK databasen. Brukeren kan ikke gjøre noen endringer. Noen enheter har et felles brukernavn og passord som brukere kan logge seg på med og redigere dokumenter. Dersom du vil arbeide med dokumenter må du logge inn med brukernavn/passord hvis du ikke allerede er innlogget. Portal 1. Innlogget bruker 1. Her ser du hvilken bruker som er logget inn. Dersom du ikke er logget inn, klikker du på "Bytt bruker". Ansatt er generell lesebruker. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 2

3 2. Klikk på STYRINGSDOKUMENTER 1 Klikk på Bytt bruker for å logge inn 2. Du kan klikke på STYRINGSDOKUMENTER for å få opp alle dokumentene i den elektroniske kvalitetshåndboka og ikke bare de som ligger i tjenesteområdets eller enhetens håndbok. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 3

4 Søk på EKNet Du kan bruke den innebygde søkefunksjonen for å finne dokumentene du leter etter. Skriv inn søkeord i "Søkefeltet" og spesifiser søket ved hjelp av knappene. NB! Du kan ikke søke på vedlegg til dokumenter. Vedlegg får du fram ved å klikke på plusstegnet foran dokument som har vedlegg. 1. Søkefelt 4. Avansert søk 5. Endrede dokumenter 2. Søk i tittel 3. Fritekstsøk 1. Søkefelt. Her skriver du inn søketeksten. Det kan være en del av tittelen på dokumentet, litt av teksten osv. 2. Søk i tittel, merknad og stikkord. Klikk her hvis du vil bruke søketeksten til å søke i tittel, merknad og stikkord. 3. Fritekstsøk i dokumenter. Søk etter vilkårlig tekststreng i dokumentet. Eks. lege - Gir alle dokumenter som inneholder ordet lege, også legemiddel. 4. Avansert søk. Trykk på denne for å åpne et nytt vindu med avanserte alternativer for søk. 5. Endrede dokumenter siste <XX> dager. Skriv inn et tall i søkefeltet. Det gir en oversikt over alle dokumenter endret siste (f. eks ti dager). Klikk her for en beskrivelse av "Avansert søk". Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 4

5 Bla i dokumenter Følg anvisningen under for å enkelt kunne bla deg frem og tilbake mellom de ulike dokumentene i strukturen. Klikk på pluss-symbolet foran mappenavnet for å ekspandere Klikk på dokumentnavnet for å åpne det Klikk på i/u-symbolet for undermeny 1 og 2. Åpne mapper. Mapper kan også åpnes med å klikke på mappenavnet. Da åpnes strukturen med valgt mappe som nytt toppnivå. Mapper og dokumenter som ligger under den valgte mappen vises under. For å gå tilbake til et høyere nivå. Klikk på mappenavnet du vil åpne. 3. Alle dokumentene er laget som linker. Dersom du klikker på en dokumenttittel, vil den åpnes i det tilhørende programmet eller Pdf. 4. klikker du på "i"-symbolet foran dokumentet får du opp en undermeny. Her kan du velge om du vil åpne Egenskapene for det aktuelle dokumentet, eller om du vil se på originalfilen. Da åpnes den i tilhørende program (Wordfil i Word osv). Velger du Egenskaper, åpnes et egenskapsvindu for dokumentet. Her kan du se informasjon om dokumentet. Klikk på "Les dokument" i egenskapsvinduet for å åpne dokumentet i tilhørende program. 5. Du kan åpne mapper med å klikke på "+"- tegnet foran mappenavnet. Det vil ekspandere mappen. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 5

6 Logg inn på EKNet For å redigere og godkjenne dokumenter, opprette resultatdokumenter osv. må du logge inn i EKNet med ditt eller et felles brukernavn/passord. Du eller din enhet må også ha fått tildelt en Weblisens fra systemansvarlig. 1. Bytt bruker for å logge inn 1. Klikk på "Bytt bruker" for å åpne Logg inn skjermen. 2. Legg inn Brukernavn og Passord, og klikk på "Logg inn for å logge inn med din bruker. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 6

7 Når du har logget inn kommer du til denne startsiden. (Legg merke til at navnet nede til venstre har skiftet fra "Ansatt" til "Ditt navn"). Du er nå klart til å bruke EKNet. Du er innlogget Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 7

8 Dokumentbehandling på Web Det er flere måter å behandle dokumenter på Web. Du kan blant annet klikke deg inn på Min side og velge fanen Dokumenter eller klikke på den blå firkanten foran dokumentnavnet. 1. Klikk på Min side 1. Klikk Ek ansvar 2. Kryss for Vis alle 1. Klikk på Min side 2. Klikk for Ek ansvar hvis du vil ha opp de dokumentene du har ansvar for og som er i status Endres. 3. Kryss for Vis alle dersom du vil ha opp alle dokumentene dine. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 8

9 Redigere dokumenter 1. Klikk Blå firkant 2. Klikk Egenskaper ansvar 1. Klikk på den blå firkanten foran dokumentnavnet uansett hvor du søker opp dokumentet. 2. Klikk på Egenskaper for å komme til dokumentvinduet. 3. Klikk Rediger 5. Klikk Gul konvolutt 3. Klikk på Rediger for å komme inn i originaldokumentet. 4. Foreta endringer og lagre dokumentet. Ikke endre tekst i dokumenthodet eller legg inn nye lenker til internett eller referanser til andre dokumenter i kvalitetshåndboka. Ta kontakt med kvalitetsrådgiver hvis behov for slike endringer eller skriv det inn som vanlig tekst i begynnelsen av dokumentet. Det kan være lurt å bruke funksjonen Spor endringer i verktøymenyen i word slik at endringer i teksten i dokumentet blir merket med rød skrift. Det vil gjøre det enklere for andre å se de endringene som er foreslått. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 9

10 5. Gi tilbakemelding til kvalitetsrådgiver når dokumentet er ferdig redigert og hvilken instans som skal godkjenne eller har godkjent dokumentet og eventuell godkjenningsdato. Alle dokumenter som skal godkjennes av et felles kvalitetsutvalg eller rådmannen må sendes kvalitetsrådgiver først. Klikk på den gule konvolutten og send en e-post til kvalitetsrådgiver(se neste kapittel for framgangsmåte). 6. Dersom nye dokumenter skal opprettes i kvalitetshåndboka, må kvalitetsrådgiver få melding slik at han kan legge inn en mal som kan benyttes. Bruke det interne e-postsystemet Du kan bruke det interne e-postsystemet til å sende meldinger til andre brukere av systemet, for eksempel hvis du skal sende et dokument på høring til andre før det skal godkjennes. 3. Klikk på pila for å overføre navnet fra adresselisten 4. Skriv hva saken gjelder 2. Merk den du skal sende e-posten til 5. Merk Link til arbeidsversjon 1. Klikk på den gule konvolutten i dokumentvinduet. 2. Merk den eller de du skal sende meldingen til. Du kan også skrive inn e- postadressen til vedkommende i adressefeltet hvis du ikke finner vedkommende i adresselisten. 3. Overfør navnet/-ene til adressefeltet eller kopifeltet 4. Skriv en melding til mottaker. 6. Send e-posten Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 10

11 5. Merk Link til arbeidsversjon hvis du vil at mottaker skal se på det foreslåtte dokumentet eller endringene før det går til godkjenning. 6. Klikk på Send Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 11

12 Legge til kommentar til et dokument Det er viktig at styringsdokumenter er relevante og oppdaterte til enhver tid. Det vil si å være levende dokumenter som benyttes regelmessig og som beskriver aktive interne prosesser i organisasjonen. Hvis prosesser endres eller opphører bør styringsdokumenter også endres eller arkiveres. Det er derfor viktig at den som er ansvarlig for oppdatering av et dokument blir løpende orientert om slike endringer. Det er også viktig å gi tilbakemelding om dokumenter med feil eller prosedyrer som ikke fungerer etter hensikten. Alle ansatte kan gi slike tilbakemeldinger ved å benytte kommentarfunksjonen i dokumentene. 1. Klikk på den blå firkanten 6. Klikk for å få fram kommentaren 1. Klikk på den blå firkanten foran dokumentnavnet. 2. Klikk på Legg til kommentar. 2. Klikk på Legg til kommentar 3. Skriv inn kommentaren 5. Klikk Opprett for å lagre kommentaren 4. Skriv ditt navn 3. Skriv kommentaren. 4. Skriv navnet ditt slik at du kan eventuelt kontaktes. 5. Lagre kommentaren. 6. Kommentaren kommer fram ved å klikke på en firkant foran dokumentnavnet. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 12

13 Oppgavebehandling på Web Du kan opprette, utføre og slette oppgaver på Web. Utføre oppgaver på Web For å se på oppgavene, gå inn på min side. Klikk på Min side 1. Klikk på "Min side" for å åpne den. På "Min side" finner du informasjon som angår deg. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 13

14 1. Klikk på arkfanen "Oppgaver" for å åpne oversikten over oppgavene. 2. Velg hvilke oppgaver du vil se. Merk "Oppgaver jeg skal utføre". 3. Kryss av for å se bare aktive oppgaver. Hvis du vil se alle oppgavene (Avsluttede), sett kryss på "Arkiverte" og trykk "Oppdater". 4. Klikk på en oppgave i listen for å åpne oppgavevinduet. Hvis oppgaven er knyttet til et dokument, vil du først få opp dokumentvinduet. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 14

15 1. Klikk for å åpne dokumentet 2. Klikk for å åpne oppgavevinduet 1. Klikk for å åpne dokumentet og lese det. Dersom EK har gitt rettighet til redigering, vil en "Rediger"-knapp dukke opp under "Les dokument"-knappen. Dersom du velger "Rediger", blir dokumentet reservert på web. Det betyr at ingen andre kan redigere det samme dokumentet mens du holder på. Når du er ferdig å redigere må du "Frigi" dokumentet, evt velg "Frigi og forkast endringer" for å ikke lagre endringene. 2. Klikk på "Forstørrelsesglasset" for å åpne oppgavevinduet. Her kan du se alle innstillingene for oppgaven. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 15

16 3. Hake for varsling per e-post 1. Klikk for å legge til en tekst 2. Velg respons 1. Legg til en tekst. Beskriv hva du har gjort. 2. Velg respons: Klikk på "Ferdig" hvis du er ferdig og vil avslutte oppgaven. Klikk "Videresend" hvis du vil sende oppgaven videre til en ny saksbehandler. Klikk på "Lagre" dersom du har gjort endringer i oppgaven. Dersom du ikke ønsker å gjøre noe med oppgaven nå, kan du bare lukke igjen vinduet uten å trykke noen Responsknapper. 3. Hvis det er haket av for Varsling/purring, vil saksbehandler bli varslet per e-post hver dag hvis fristen er utløpt inntil oppgaven er fullført eller haken er fjernet. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 16

17 Utføre en oppgave som er varslet på epost Den som oppretter en oppgave som du skal utføre, kan velge å sende varsel på epost til deg. 1. Klikk på linken til dokumentet 1. Klikk på linken. Den tar deg automatisk til dokumentvinduet og oppgaven på EKNet. Du blir logget inn automatisk eller du må logge på med brukernavn og passord. Klikk her for å se den videre behandlingen av oppgaven. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 17

18 Opprette en ny oppgave knyttet til et dokument 2. Klikk på i -symbolet 3. Klikk på Egenskaper 2. Klikk på "i"-symbolet for å åpne undermenyen for dette dokumentet. 3. Klikk på "Egenskaper" for å åpne dokumentvinduet for styringsdokumentet. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 18

19 4. Klikk på Ny oppgave 5. Velg oppgavetype 4. Klikk på ny oppgave for å opprette en ny oppgave tilknyttet dette dokumentet. 5. Velg mellom alternativene i undermenyen. Klikk her for å se hvordan du skal fylle ut oppgaveskjemaet. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 19

20 Opprette frittstående oppgave på Web For å opprette nye oppgaver, gå inn på min side. 5. Klikk på Min side 1. Klikk på "Min side" for å åpne den. På "Min side" finner du informasjon som angår deg. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 20

22 1. Velg bruker 3. Legg inn frister 2. Kryss for ønsket innstilling 4. Beskriv oppgaven 1. Velg hvilken bruker som skal utføre oppgaven. 2. Kryss av for ønskede innstillinger. 3. Legg inn frister for start/stopp og kryss av for ønskede innstillinger. 4. Legg inn en beskrivelse av oppgaven. 5. Klikk på "Lagre" for å lagre oppgaven. Lukk vinduet. 5. Klikk på Lagre Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 22

23 Slette oppgaver på Web Det er bare den som har opprettet oppgaven som kan slette den. Dersom du ikke har rettighet til å slette oppgaven, vil ikke slettefunksjonen være aktivert. For å få en oversikt over alle oppgavene, gå inn på min side. 1. Klikk på Min side 1. Klikk på "Min side" for å åpne den. På "Min side" finner du informasjon som angår deg. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 23

24 1. Klikk på arkfanen "Oppgaver" for å åpne den. 2. Velg "Oppgaver jeg har opprettet". 3. Klikk på en oppgave for å åpne den. Dersom det er en frittstående oppgave, åpnes oppgavevinduet automatisk. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 24

25 1. Klikk for å åpne oppgavevinduet 1. Dersom oppgaven er knyttet til et dokument åpnes dokumentvinduet. Klikk da på "Forstørrelsesglasset" for å åpne dokumentvinduet. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 25

26 1. Velg Slett oppgave 1. Velg "Slett oppgave" for å slette den aktuelle oppgaven. Bekreft at du vil slette oppgaven. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 26

27 Varslingslisten Et varsel er noe du får når en systembruker i EK har bestemt at du skal varsles når et dokument er endret. Når du blir varslet om dokumentendringer, må du inn i varslingslisten og kvittere for at du har fått med deg endringene. Det er kun systemansvarlig i EK som kan sette opp og fjerne varsler. Varslingene sendes når dokumentet endrer status til "I bruk. Dersom det er dokumenter i EK som du ønsker å følge med på, kan du selv opprette et abonnement på disse. Når disse blir endret, får du varsel på samme måte som varsler satt opp av systemansvarlig 1. Klikk på "Min side" for å åpne "Min side". Her finner du en oversikt over alt som angår deg eller din enhet. 1. Klikk på Min side Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 27

28 2. Kryss av for Vis alle 1. Velg Varslinger 3. Klikk på I for å åpne egenskaper 4. Klikk for å lese dokumentet 1. Klikk på arkfanen "Endringer" for å åpne varslingslisten. 2. Kryss av for "Vis alle". Da får du se oversikten over alle varslede dokumenter, både leste og ikke leste. Dersom det er mange dokumenter på listen kan du fjerne krysset for å bare se på de dokumentene som ikke er lest. 3. Klikk på "i"-symbolet for å åpne undermeny. Her kan du velge å åpne dokumentegenskapene. 4. Klikk på dokumenttittelen for å lese dokumentet. Dokumentet åpnes i Word. 5. Klikk for å endre status til lest hvis du har lest det tidligere 5. Klikk på "Ikke lest" for å åpne undermenyen. Her velger du "Lest" for å kvittere for at dokumentert er lest. Du kan endre tilbake til "Ikke lest". Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 28

29 Resultatdokumenter Resultatdokumenter er dokumenter du som saksbehandler kan utarbeide selv blant annet med utgangspunkt i et skjema som ligger i kvalitetshåndboka. Du finner originaldokumentet i dokumentstrukturen ved å klikke på plusstegnet foran et hoveddokument med vedlegg. Resultatdokumenter kan være ferdig utfylte skjemaer som lagres på enhetens område i kvalitetshåndboka 1. Klikk på styringsdokumenter. 3. Velg Nytt resultatdokument 1. Klikk på STYRINGSDOKUMENTER 2. Klikk på "u"-symbolet for å åpne undermenyen Ta utgangspunkt i et skjema du skal bruke som mal, f. eks egenmeldingsskjema. 2. Klikk på "U"-symbolet for å åpne undermenyen. 7. Velg "Nytt resultatdokument". Da åpnes dokumentvinduet for det nye resultatdokumentet. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 29

30 Dersom du ikke har menyvalget "Nytt resultatdokument" klikker du på "Egenskaper". Da åpnes dokument egenskapene. 1. Her klikker du på "Nytt resultatdokument". Da åpnes dokumentvinduet for det nye resultatdokumentet. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 30

31 Klikk på "opprett" for å opprette dokumentet. 1. Skriv tittel på dokumentet 2. Navn på den som fyller ut skjemaet 3. Velg utfyllingsdato Malen for dokumentet 4. Velg Plassering 6. Klikk på Opprett 1. Gi dokumentet en tittel 2. Navn på den som fyller ut (Kan være et annet navn enn den som er innlogget). 3. Velg utfyllingsdato (Dagens dato er forhåndsvalgt). 4.Velg Plassering. Du kan plassere dokumentet på din enhets katalog hvis du ønsker. 6. Klikk på opprett Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 31

32 1. Velg evt Dokumenttype. 2. Velg gradering ("Åpent", "Internt", Begrenset", Fortrolig"). 3. Velg evt Dokumenteier. 4. Velg hvem som skal godkjenne dokumentet. 5. Lagre endringer. Klikk på "Rediger" for å åpne dokumentet i Word for utfylling/redigering. Dokumentet endrer status til "Under utfylling", og åpnes i Word. Klikk på Rediger Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 32

33 Klikk på krysset Fyll ut skjemaet. Når du er ferdig kan du lukke det ved å trykke på krysset i høyre hjørne. Du vil få en advarsel med spørsmål om å lagre endringer. Svar "Ja". Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 33

34 1. Klikk for å redigere 2. Klikk på fullført 3. Velg handling 1. Klikk på "Rediger" hvis du vil redigere dokumentet i Word. 2. Klikk på "Fullført" når du er ferdig å arbeide med dokumentet. Det åpner en liten undermeny. 3. Velg handling fra undermenyen. "Skal redigeres senere". Da lagres dokumentet. Status forblir "Under utfylling". "Ferdig utfylt". Dokumentet er ferdig. Endringer lagres. Dokumentet sendes til godkjenning (Hvis det skal godkjennes). Hvis ikke endres status til "Fullført". og dokumentet frigis og lagres i Kapittelstrukturen. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 34

35 Oppslagstavle I EK er det et system for å formidle beskjeder mellom brukerne. Disse beskjedene består av røde, gule og grønne lapper. Fargene angir hvilken viktighetsgrad lappene har. Disse lappene kan henges opp på en oppslagstavle, eller de kan "klistres fast" på et dokument. På EKNet finnes det 2 oppslagstavler. Det er en felles tavle med lapper til alle brukerne. Det er også en privat tavle, hvor bare lappene til den brukeren som er innlogget, vises. Klikk her for å se hvordan du åpner den private oppslagstavlen. Felles oppslagstavle Dersom du er lesebruker, får du tilgang til den felles oppslagstavla ved å velge denne i menyen. 3. Velg Oppslagstavle Her kan du lese lappene. Disse lappene er felles, og kan leses av alle EKWeb brukerne. Bare den som har opprettet lappene kan slette dem. Lappene slettes med å klikke på "Slette"-symbolet (søppelboksen) på lappen. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 35

36 Privat oppslagstavle På den private oppslagstavlen kan du se en oversikt over lapper som er opprettet til deg, og lapper som du har opprettet. På den private tavlen kan du slette lapper som du selv har opprettet, og lapper som andre har opprettet til deg. For å åpne den private oppslagstavlen gå inn på "Min tavle". Du kan også nå Min tavle fra Min side. 3. Velg Notater til meg 1. Klikk på Min tavle 2. Velg Notater jeg har opprettet. 4. Klikk for å slette 5. Åpne dokumentvinduet 1. Klikk på "Min tavle" for å aktivere den. 2. Velg "Notater jeg har opprettet" for å se på lappene du har opprettet. 3. Velg "Notater til meg" for å se lapper opprettet til deg. 4. Klikk på søppelbøtte-ikonet for å slette en lapp. 5. Dersom lappen er knyttet til et dokument, kan du åpne dokumentvinduet med å klikke på linken. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 36

37 Avansert søk I avansert søk kan du sette opp mange flere søkekriterier enn i standardsøk. Hvis du har en stor dokumentbase kan dette være nyttig. Det blir mye enklere å finne de rette dokumentene. Hvis du ofte leter etter de samme dokumentene, kan du lagre søkekriteriene i et eget søk. Neste gang du vil finne tilbake til disse dokumentene, går du inn på Avansert søk og kjører ditt lagrede søk. Med hjelp av et presist konfigurert avansert søk, blir det mye lettere å finne frem de riktige dokumentene i databasen. Etterhvert som utvalgsvinduet utvides med nye kriterier, vil det redusere utvalget av aktuelle dokumenter. Klikk her for et eksempel på oppbygging av et avansert søk. Mine utvalg Her ligger søk som er lagret tidligere. Disse søkene kan brukes ved å velge dem i nedtrekks-menyen. Utvalgsvindu Her ligger spesifiseringen av søket. Etter hvert som nye elementer legges inn, kommer de i listen her. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 37

38 Felt Hvor i dokumentet skal det søket (eks. søk i tittel). Operator Et dynamisk felt hvor valgene endres etter valgene i Felt. (Eks. inneholder, er lik). Verdi Søkefelt. Her skriver du inn det du søker etter. Legg til Legg til de definerte søkekriteriene til søkeutvalget. Søk Når søket er ferdig definert, klikk på knappen Søk. Struktur/område Velg hvor i strukturen, og hvilket område det skal søkes i. Alternativene her styres av hvilke rettigheter den påloggede webbrukeren har. Lagre søk Når du har definert et søk som du kan bruke flere ganger er det lurt å lagre søket. Klikk på "Nytt". Da åpner du en undermeny hvor du kan gi søkeutvalget ditt en tittel. Velg " Nytt utvalg: Oppretter et søk uten innhold. Du definerer innholdet, og trykker på "Lagre". Nytt utvalg basert på dette: Ta en kopi av et annet lagret søk, og tilpasse det. Nytt basert på nåværende utvalg: Det lagrer det som står i utvalgsvinduet. Eksempel Vi skal bygge opp et søk likt det vi ser i utvalgsvinduet under. Det består av 4 forskjellige elementer. Vi kan lese søket slik: Vi skal finne dokumenter som har en forfatter hvor navnet inneholder "test". Dokumentet skal være satt i status "I bruk" etter 1. januar 2008 og EK Ansvarlig skal være "Vidar Vorland". Dokumentet må ligge i kapittelstrukturen. Vi må legge inn et element om gangen, og så gjenta prosessen til vi har fått med alle begrensninger. Dersom du vil fjerne et element i i søkeutvalget, klikker du på den strengen du vil fjerne. Da åpnes en liten undermeny. Velg "Slett". Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 38

39 Del 1. Forfatter inneholder "test" 1. Velg "Forfatter" i "Felt" 2. Velg "Inneholder" i "Operator" 3. Angi søkeverdi. I vårt tilfelle, "test" 4. Klikk på "Legg til" Del 2. Tatt i bruk etter Velg "I bruk dato" i "Felt" 2. Velg "Er etter" i "Operator" 3. Sett inn i "Dato". Klikk på "..." for å åpne kalenderen. klikk på riktig dato. 4. Klikk på "Legg til" Del 3. Ek Ansvarlig er "Vidar Vorland" 1. Velg "EK Ansvarlig" i "Felt" 2. Velg "Er lik" i "Operator" 3. Velg "Vidar Vorland" fra listen over EK brukere. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 39

40 4. Klikk på "Legg til" Del 4. Dokumentet må ligge i "Kapittelstrukturen" på området "Bedriftens Kvalitetssystem" 1. Velg "Kapittelstrukturen" i "Struktur" 2. Velg "Bedriftens Kvalitetssystem" i "Område" 3. Klikk på Bedriftens Kvalitetssystem" under "Velg i liste" Klikk på knappen "Søk" for å starte søket. Arkfanen "Søkeresultat" åpnes automatisk. Søk i søk Du kan ytterligere begrense søket ved å legge inn ekstra søkestrenger i søket. Dette blir bare brukt på dokumentene i søkeresultatlisten. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved. 40