Styringssystemet SMART

Transkript

1 Styringssystemet SMART Kvalitet og risikodagene 2018 Hilde Bjørkedal Evensen Avdelingssjef sikkerhet og risikostyring Avinor Konsern

2 AGENDA 1 SMART prosjektet kort fortalt Hva var prosjektet Hva oppnådde vi 2 Hva nå veien videre Smartere SMART Forenkling og digitalisering Hvor er vi i dag

3 AVINOR I HELE NORGE 45 lufthavner svært ulike i størrelse og trafikkvolum Oslo lufthavn er navet i luftfarts-norge og knutepunkt for trafikken til og fra utlandet Samarbeider med Forsvaret på 11 lufthavner Flysikringstjenesten organisert i eget selveid datterselskap Avinor Flysikring AS

4 NØKKELTALL 50 millioner passasjerer reiser gjennom våre lufthavner hvert år Ansvar for flybevegelser hvert år pasientreiser med rutefly hvert år

5 NØKKELTALL millioner i driftsinntekter 891millioner i resultat etter skatt 3156 fast ansatte

6 STYRINGSSYSTEMET SMART 1 SMART prosjektet kort fortalt Hva var prosjektet Hva oppnådde vi Hvor er vi i dag NYTT STYRINGSSYSTEM I AVINOR AVINOR - bedre styring ANSATT - en enklere arbeidshverdag KUNDE - en mer sømløs opplevelse

7 STYRINGSSYSTEMET I AVINOR HADDE FORBEDRINGSPOTENSIAL Styringssystem fragmentert, ikke brukervennlig og vurdert som komplisert Lokale løsninger dokumenter Ansvar og myndighet ikke klart definert Strategier og målsettinger ikke operasjonalisert i hele organisasjonen Ikke etablert rammeverk for risikostyring Verktøy for avvikshåndtering Vanskelig å bevise samsvar med lover og forskrifter KONKLUSJON Styringssystemet var svært vanskelig å identifisere, forvalte og vedlikeholde!

8 STYRINGSSYSTEMET I AVINOR HADDE NOEN FORBEDRINGSOMRÅDER Styringssystem fragmentert, ikke brukervennlig og sett på som komplisert For mange lokale løsninger og standarder (alle er spesielle ) Ikke klart definert ansvar og myndighet Styringssystemet = styrende dokumenter ( stk) Vanskelig å finne relevant styringsinformasjon En mengde styrende dokumenter på utsiden av dokumentstyringssystemet Strategier og målsettinger ikke fullt operasjonalisert i hele organisasjonen Vanskelig å finne strategiske mål og strategiske tiltak Forvaltning av strategien synes ikke enhetlig og strukturert Risikostyring Kun fokus på flysikkerhet Ikke etablert felles rammeverk Ikke verktøy for registrering og håndtering av risiko Registrering og lagring av risikoanalyser ikke strukturert Verktøy for avvikshåndtering Vanskelig å få ut relevant styringsinformasjon Utdatert teknologi Vanskelig å bevise samsvar med lover og forskrifter KONKLUSJON Styringssystemet var svært vanskelig å identifisere, forvalte og vedlikeholde!

9 OPPDRAGET FRA KONSERNLEDELSEN: Utvikle, etablere og implementere Et styringssystem som inneholder alle aktiviteter organisasjonen utfører for å gjennomføre strategien på best mulig måte.

10 SMART FRA STRATEGI TIL OPERASJONELL DRIFT Hvordan etablere helhetlig, tilstrekkelig og effektiv styring av en så kompleks organisasjon, med mange lufthavner av ulik størrelser, topografi, klimatiske forhold og produksjon? SMARTprosjektet

11 HVA VAR SMART- PROSJEKTET? S = Styring M = Måling A = Avvik R = Risiko T = Tiltak Strategisk virksomhetsstyring Helhetlig risikostyring Prosessorientert styringssystem Nytt verktøy for avvikshåndtering

12 SMART PROSJEKTET VAR 4 DELPROSJEKTER Helhetlig risikostyring Strategisk virksomhetsstyring Prosessorientert styringssystem Avvikshåndtering

13 LEVERANSER FRA DELPROSJEKT STRATEGISK VIRKSOMHETSSTYRING (SVR) Rammeverk for SVR tilpasset Avinor Beskrivelse av styring og måling Strategikart og styringskort på 13 enheter (strategiske mål, strategiske tiltak og KPI er) Organisasjon og forvaltning av rammeverket

14 HVA HAR VI OPPNÅDD Strategien er operasjonalisert gjennom strategisk virksomhetsstyring og bidrar til aktiv styring og oppfølging i ledergruppene Forvaltes i egen enhet tilknyttet økonomistab Gjennomgås i virksomhetsgjennomganger med konsernsjef Gjennomgås med fast frekvens hos alle enheter som har styringskort Tilpasset verktøy under implementering

15 SMART PROSJEKTET VAR 4 DELPROSJEKTER Helhetlig risikostyring Strategisk virksomhetsstyring Prosessorientert styringssystem Avvikshåndtering

16 LEVERANSER FRA PROSJEKT HELHETLIG RISIKOSTYRING Policy og rammeverk Prosess og organisasjon Opplæring Utvikling, testing og implementering av verktøy

17 HVA HAR VI OPPNÅDD/ HVOR ER VI I DAG Endret navn til strategisk risikostyring Rammeverket brukes til styring av strategiske risikoer knyttet mot strategiske mål og «company killers» Følges opp i virksomhetsgjennomganger med konsernsjef Følges opp i relevante forum i forhold til risikoeiere Følges opp med fast frekvens i alle enheter som har styringskort

18 SMART PROSJEKTET VAR 4 DELPROSJEKTER Helhetlig risikostyring Strategisk virksomhetsstyring Prosessorientert styringssystem Avvikshåndtering

19 LEVERANSER FRA PROSJEKT PROSESSORIENTERT STYRINGSSYSTEM Verktøy for prosessmodellering Rammeverk for prosesstyring Modellering av prosesser inklusive verktøy Restrukturering av styrende dokumenter Tydeliggjort ansvar og myndighet Prosessforbedringsteam System for forbedringsforslag på prosessnivå etablert

20 HVA HAR VI OPPNÅDD/ HVOR ER VI I DAG PROSESSMODENHET PÅ 2-3 Alle prosessområder er modellert og styrende dokumenter er restrukturert Prosessforbedringsteam (ca 30) er etablert, men alle er ikke selvgående Redusert styrende dokumenter med ca 50%. Gjenstår fortsatt en del opprydding Ansvar og myndighet tydeliggjort Lover og krav er koblet mot prosesser enkelt å vise compliance

21 SMART PROSJEKTET VAR 4 DELPROSJEKTER Helhetlig risikostyring Strategisk virksomhetsstyring Prosessorientert styringssystem Avvikshåndtering

22 LEVERANSER FRA PROSJEKT AVVIKSHÅNDTERING Verktøy for avvikshåndtering Oppdatert rammeverk for avvikshåndtering Strukturert styringsinformasjon

23 HVA HAR VI OPPNÅDD/ HVOR ER VI I DAG Verktøy implementert Styringsinformasjon på moderne flater Forenkling av prosess for avvikshåndtering Risikoklassifisering av hendelser/avvik

24 ETTER LEVERANSE I 2015 Kontur av helhetlig styringssystem God styringsinformasjon Mangler oversikt og rammeverk for styring av operasjonelle risikoer Nytt SMART-element må utvikles og implementeres: OPR (Operasjonell risikostyring)

25 LEVERANSER FRA ARBEIDET MED OPERASJONELL RISIKOSTYRING Felles begreper, metode og rammeverk for operasjonell risikostyring Verktøy utviklet Operasjonelle risikobilder etablert pr lufthavn Strukturert styringsinformasjon på operasjonelle risikoer

26 HVA HAR VI OPPNÅDD/ HVOR ER VI I DAG Felles metode og begrepsbruk innen operasjonelle risikoer Verktøy tatt i bruk Styringsinformasjon ut på moderne flater Operasjonelle risikobilder for 33 lufthavner etablert Risikoanalyser utført og fulgt opp og dokumentert i verktøyet Operasjonelle risikoer følges opp på alle nivå i organisasjonen

27 STATUS OG VEIEN VIDERE

28 SMART HOVEDLEVERANSER KLARTE VI DET?

29 STYRINGSSYSTEMET SMART Styringssystemet tilfredsstiller de europeiske kravene som er satt til oss som lufthavnoperatør og leverandør av flysikringstjenester Styringssystemet tilfredsstiller kravene i ISO Vi har snart sertifisert alle lufthavnene Styringssystemet er godt nok for en ISO9001 sertifisering Ikke besluttet at vi skal gå for en sertifisering Styringssystemet tilfredsstiller nesten alle kravene til ISO45001 Arbeidet pågår med lukking av de gapene

30 JA VI KLARTE DET GANSKE BRA, MEN Vi har fortsatt utfordringer med brukervennligheten på noen av verktøyene som understøtter styringssystemet Noen opplever det som kompleks og vanskelig å finne frem i Fortsatt en del å gå på når det gjelder prosess- og risikomodenhet i organisasjonen Styringssystemet er ikke tilgjengelig på moderne teknologiske flater (Pad, smarte telefoner etc)

31 STYRINGSSYSTEMET SMART 2 Hva nå veien videre Smartere SMART Forenkling og digitalisering NYTT STYRINGSSYSTEM I AVINOR AVINOR - bedre styring ANSATT - en enklere arbeidshverdag KUNDE - en mer sømløs opplevelse

32 VI ETABLERER NÅ ET PROSJEKT SOM HETER SMARTERE SMART FORENKLING OG DIGITALISERING Hensikten er at prosjektet skal sikre at styringssystemet SMART brukes og kontinuerlig forbedres Målet er at SMART skal være et virkemiddel for styring Avinor Strategisk mål Være internasjonalt ledende med sikre og effektive tjenester til flyselskapene Tiltak: Videreutvikle SMART for effektiv styring og enklere etterlevelse

33 SMARTERE SMART FORENKLING OG DIGITALISERING Prosjektet vil bestå av flere hovedområder: Tilgjengeliggjøre målrettet informasjon fra styringssystemet SMART tilpasset til ulike flater Tilrettelegge for å kunne utføre digitale handlinger Etablere SMART senter (Process Center of Excellence)

34 MULIGE TILTAK Tilgjengeliggjøring av målrettet informasjon fra styringssystemet SMART tilpasset til ulike flater Design av SMART board (Innhold (rolle/profil/person), design, funksjonalitet SMART Chat Tilrettelegge for å kunne utføre digitale handlinger Det betyr at man jobber med forenklede prosesser og skjemaer, som feeder grunnsystemene med data (FDV, avvik). Etablerer digitale sjekklister (FDV) Innmelding/saksbehandling av avvik forenkles Etablere SMART styringssystemsenter Sikre et helhetlig prosessarbeid

35 TO BE Forenklet og digitalisert

36 SMART-PROSJEKTET EN KVALITETSREISE SMART Start Arbeidsmengde - Planleggingshorisont SMART Ferdig Endringer ift. til originalt mandat Ny dokumentstruktur Omprioritering ift. LHSP Grunnmur Ikke «as is» beskrivelser - mangler beskrivelser Begrep, roller og ansvar Synbarhet og sporbart ift. til innhold

37 SMART-PROSJEKTET EN KVALITETSREISE SMART Start Arbeidsmengde - Planleggingshorisont SMART Ferdig Grunnmur Endringer ift. til originalt mandat Ny dokumentstruktur Omprioritering ift. LHSP Ikke «as is» beskrivelsermangler beskrivelser Synbarhet og sporbart ift. til innhold

38 MEN VI HAR MØTT MANGE UTFORDRINGER SOM MÅTTE OVERVINNES FOR Å LYKKES Kultur «Dette har vi prøvd før» Mange meninger som gav mange omkamper om prinsipper Distribuert organisasjon med mange enheter som opererer som egne enheter Organisasjonen er veldig opptatt med dag-til-dag operasjoner Vanskelig få ressurser som har den nødvendige kompetanse Mangelfull risikoforståelse i organisasjonen Andre prosjekter som arbeidet parallelt som kjempet om de samme ressursene

39 SUKSESSKRITERIER Forankring i ledelsen Tid, kompetanse og ressurser tilgjengelig Kommunisere - igjen og igjen... og igjen.... Ikke undervurder viktigheten av implementering og opplæring