Tilskuddsportalen Veiledning for rapportering av elevtall og prognoser - videregående

Transkript

1 E-post: Vår referanse: 2012/976 Tilskuddsportalen Veiledning for rapportering av elevtall og prognoser - videregående Følgende skoler skal rapportere elevtellinger og prognoser elektronisk i Tilskuddsportalen: Private videregående skoler i Norge Private videregående skoler i utlandet Private videregående skoler for funksjonshemmede Innlogging Tilskuddsportalen finner dere på Utdanningsdirektoratet sin nettside under «Alle verktøy», link Postadresse: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO Besøksadresser: Schweigaards gate 15 B, Oslo Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar Telefon: Telefaks: E-post: post@utdanningsdirektoratet.no Internett: Org.nr.: NO MVA Bankgiro: IBAN: NO BIC/SWIFT DNBANOKK

2 Side 2 av 18 Link direkte til Tilskuddsportalen, De som skal logge seg på Tilskuddsportalen må være registrert med brukernavn og passord i Utdanningsdirektoratets system for brukeradministrasjon (UBAS). Dette er samme brukernavn og passord som benyttes i følgende av Utdanningsdirektoratets systemer: Skoleporten, brukerundersøkelser (Elevundersøkelsen, Foreldreundersøkelsen og Lærerundersøkelsen), Ståstedsanalysen, Organisasjonsanalysen og brukeradministrasjon i UBAS. Det er brukerens epostadresse som benyttes som brukernavn. Brukere som ikke allerede er registrert i UBAS må sørge for å bli det. Ønsker dere mer informasjon og brukerveiledning til UBAS, viser til Udir.no under «Verktøy» og «UBAS».

3 Side 3 av 18 Private videregående skoler i Norge og utlandet og private skoler for funksjonshemmede Prognoser Hvor ligger skjema for prognosen og hvordan legge inn forventet elevtall? Når du er innlogget på Tilskuddsportalen ligger skjema for prognosen for skolen under Elevtellinger 1. Prognosen vises uten elevtall, men med utdanningsprogram som skolen hadde ved siste rapportering. For å lagre endringer - marker. For å forkaste endringene marker. For å slette en linje marker Skolen må legge inn forventet tilskuddsberettigede elever per utdanningsprogram. Disse feltene er obligatoriske: Utdanningsprogram Omregnet til helårselever 1 Eksempelskole Elevtall er ikke reelle data for skolen.

4 Side 4 av 18 Sett markøren på ønsket linje og legg inn prognose. Forslag til utdanningsprogram som ligger på den enkelte skoler, er hentet fra Innsamlingsportalen og er i henhold til skolens siste rapporteringer. Skolen kan legge inn flere utdanningsprogram enn det som er i det vises i forslaget. Velg «Legg til rad» og finn ønsket utdanningsprogram fra listen. Utdanningsprogram og elevtall må være innenfor skolens godkjenning.

5 Side 5 av 18 Dersom dere ønsker å legge ved merknader til prognosen, kan dette legges inn i tekstboksen «Kommentarer fra daglig leder». Legg inn tekst og velg merknaden. for å lagre Hvordan godkjenne prognosen og hvordan se at den er oversendt Utdanningsdirektoratet? For godkjenning og innsending av prognosen velges. Prognoser må være innenfor skolens godkjenning. Når skolen har godkjent prognosen, er den også oversendt elektronisk til Utdanningsdirektoratet.

6 Side 6 av 18 Ved å gå tilbake til åpningsbildet i Tilskuddsportalen vil du se at prognosen har endret status fra «Under arbeid» til «Godkjent». Hvordan gjøre endringer i prognosen etter godkjenning? Etter at prognosen har fått status «Godkjent» kan den ikke endres av skolen. Eventuelle endringer i elevtallsprognosen sendes som tidligere på e-post til post@udir.no Når kan skolen se tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger? Tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger vises for skolen under punktet tilskudd når prognosen er ferdigbehandlet av Utdanningsdirektoratet.

7 Side 7 av 18 Elevtelling Godkjenning av elevtelling skal gjøres av daglig leder. Hvor finner daglig leder skjema for elevtellingen? Når daglig leder er innlogget på Tilskuddsportalen ligger skjema for elevtellingen for skolen under Elevtellinger 2. Data som ligger i skjemaet for skolen, er rapporteringer hentet fra Innsamlingsportalen. Hvordan gjøre endringer i elevtellingen før godkjenning av daglig leder? Hvis skolen har endringer i elevtellingen kan dette endres før godkjenning. Samme framgangsmåte som beskrevet under «prognose» skal benyttes. Endringer som blir foretatt i Tilskuddsportalen vil ikke bli oppdatert i Innsamlingsportalen. Eventuelle endringer må derfor også gjøres i Innsamlingsportalen. 2 Eksempelskole Elevtall er ikke reelle data for skolen.

8 Side 8 av 18 Har skolen deltidselever, skal dokumentasjon på hvilke elever og hvordan omregningen er gjortvedlegges elevtellingen. Det kan gjøres ved at følgende vedlegg fra Innsamlingsportalen lastes opp i Tilskuddsportalen.

9 Side 9 av 18 Skal skolen legge ved merknader til elevtellingen, kan det legges i tekstboksen «Kommentarer fra daglig leder». Merknaden vil vises for revisor og Utdanningsdirektoratet. Legg inn tekst og velg for å lagre merknaden. Husk at alle endringer som gjøres skal følges av en forklarende merknad. Hvordan godkjenne elevtellingen og hvordan se at den er oversendt revisor? For godkjenning av elevtellingen velges.

10 Side 10 av 18 Når elevtellingen er godkjent av daglig leder er den tilgjengelig i Tilskuddsportalen for revisor for godkjenning. Daglig leder er selv ansvarlig for å kontakte revisor så de kan foreta den videre behandlingen av elevtellingen. Skolen kan ved å gå tilbake til åpningsbildet se at elevtellingen har endret status fra «Under arbeid» til «Godkjent». Hvordan gjøre endringer i elevtellingen etter godkjenning av daglig leder? Etter at daglig leder har godkjent elevtellingen kan den endres ved at revisor velger «underkjenn elevtellingen». Dette åpner elevtellingen for skolen.

11 Side 11 av 18 Godkjenning av elevtelling og særattestasjon - REVISOR Hvor finner revisor skjema for elevtelling og særattestasjon? Når revisor er innlogget på Tilskuddsportalen får han opp følgende skjermbilde 3. En revisor kan være tilknyttet flere private skoler. Aktuell skole som skal godkjennes må velges i nedtrekksmenyen. 3 Eksempelskole Elevtall er ikke reelle data for skolen.

12 Side 12 av 18 Når revisor har valgt skole, vil han finne aktuelle elevtellinger. Når revisor går inn på elevtelling for den aktuelle skolen, vil han komme til følgende skjema med tilskuddsberettigede elever og særattestasjon: Hvordan skal revisor godkjenne tilskuddsberettigede elevtall og avgi særattestasjon? Elevtall som vises for revisor er tilskuddsberettigede elever som er godkjent fra skolen. Revisor skal i tillegg til å godkjenne tilskuddsberettigede elever også avgi særattestasjon, jf. tekst over godkjenningsknappene.

13 Side 13 av 18 Revisor skal gjøre de samme kontrollhandlinger som tidligere. Etter at alle kontrollhandlinger er gjennomført, bekrefter revisor ved å velge. Revisor kan ikke foreta endringer i elevtallet. Hvis revisor har endringer i forhold til det som er rapportert og godkjent av daglig leder ved skolen, må elevtellingen returneres til skoleeier ved å velge underkjent elevtellingen.. Revisor må gjøre skolen oppmerksom på at han har Elevtellingen blir ved underkjenning returnert til skolen. Skolen må foreta eventuelle endringer og daglig leder må godkjenne elevtellingen på nytt. Hvis revisor ønsker å legge ved merknader til elevtellingen kan dette legges inn i tekstboksen «Kommentarer fra revisor». Merknad må legges inn før godkjenning eller underkjenning. Legg inn tekst og velg Utdanningsdirektoratet. for å lagre merknaden. Merknaden vil vises for skolen og For godkjenning av elevtellingen og avgitt særattestasjon velges

14 Side 14 av 18 Når er elevtellingen oversendt Utdanningsdirektoratet? Når revisor har godkjent elevtellingen, er den oversendt elektronisk til Utdanningsdirektoratet. Ved å gå tilbake til åpningsbildet i Tilskuddsportalen kan revisor se at elevtellingen har endret status fra «Godkjent» til «Revidert». Hvordan gjøre endringer i elevtellingen etter godkjenning av revisor? Etter at elevtellingen har fått status «Revidert», kan den ikke endres. Etter at revisor har godkjent elevtellingen kan den åpnes av Utdanningsdirektoratet. Send melding om dette på e-post til tilskuddsportalen@udir.no. Daglig leder må da foreta endring og godkjenne på nytt før revisor kan avgi særattestasjon. Når kan skolen se tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger? Tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger vises under punktet tilskudd når prognosen er ferdigbehandlet av Utdanningsdirektoratet.

15 Side 15 av 18 Tilskuddsberegninger tilskuddsbrev - historikk I tillegg til å rapportere prognoser og elevtellinger har skolen og revisor tilgang til å se beregnet tilskudd, grunnlag for tilskudd og tilskuddsbrev som ligger i Tilskuddsportalen. Beregnet og utbetalt tilskudd for inneværende periode og grunnlag for tilskuddsberegningen. Oversikt over tilskudd i inneværende periode 4.: 4 Eksempelskoler Elevtall er ikke reelle data for skolen.

16 Tilskuddsgrunnlag, tilskuddsberegninger og tilskuddsutbetalinger for inneværende periode. Side 16 av 18

17 Side 17 av 18 Tilskuddsbrev Tilskuddsbrev fra før 2012 er ikke tilgjengelig i Tilskuddsportalen.

18 Historikk Side 18 av 18