Tavla Veiledning for rapportering av elevtall og prognoser - grunnskoler

Transkript

1 E-post: Tavla Veiledning for rapportering av elevtall og prognoser - grunnskoler Tavla er Utdanningsdirektoratets elektroniske løsning der de frittstående grunn- og videregående skolene skal rapportere tilskuddsberettigede elever og elevprognoser. I Tavla kan dere også finne tilskuddsbrev, tilskuddsgrunnlag, sende inn årsregnskap, sende inn dokumentasjon i forbindelse med tilsyn, og søke om endringer i skolens godkjenning. Følgende skoler skal rapportere elevtellinger og prognoser elektronisk i Tavla: Frittstående grunnskoler i Norge Frittstående grunnskoler i utlandet Frittstående grunn- og videregående skoler for funksjonshemmede Innlogging Tavla finner dere på Utdanningsdirektoratet sin nettside under «Alle verktøy», link Postadresse: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO Besøksadresser: Schweigaards gate 15 B, Oslo Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar Telefon: Telefaks: E-post: post@utdanningsdirektoratet.no Internett: Org.nr.: NO MVA Bankgiro: IBAN: NO BIC/SWIFT DNBANOKK

2 Side 2 av 21

3 Side 3 av 21 Link direkte til Tavla: De som skal logge seg på Tavla må være registrert med brukernavn og passord i Utdanningsdirektoratets system for brukeradministrasjon (UBAS). Dette er samme brukernavn og passord som benyttes i følgende av Utdanningsdirektoratets systemer: Skoleporten, brukerundersøkelser (Elevundersøkelsen, Foreldreundersøkelsen og Lærerundersøkelsen), Ståstedsanalysen, Organisasjonsanalysen og brukeradministrasjon i UBAS. Det er brukerens mail-adresse som benyttes som brukernavn. Brukere som ikke allerede er registrert i UBAS, må sørge for å bli det. Ønsker dere mer informasjon og brukerveiledning til UBAS, viser til Udir.no under «Verktøy» og «UBAS», link UBAS.

4 Side 4 av 21 Frittstående grunnskoler i Norge og utlandet Rapportering av elevtallsprognoser Hvor ligger skjema for prognosen og hvordan legge inn forventet elevtall? Når du er innlogget i Tavla ligger skjema for prognosen for skolen i ramme merket med «Elevtelling» 1. De med orange i rammen er ikke innsendte rapporteringer. De med grønt i rammen er ferdig innsendte. 1 Skoler som er brukt i veiledningen er ment som eksempler på skjermvisninger og er ikke reelle data for skolene.

5 Side 5 av 21 Prognosen vises uten elevtall, og skolen skal legge inn forventet elevtall per trinn. Sett markøren på ønsket trinn og legg inn elevtall. For å lagre velg For å godkjenne velg Prognoser må være innenfor skolens godkjenning. Dersom dere ønsker å legge ved merknader til prognosen, kan dette legges inn i tekstboksen «Kommentarer fra godkjenner». Hvordan godkjenne prognosen, og hvordan se at prognosen er oversendt Utdanningsdirektoratet? For godkjenning og innsending av prognosen velges. Når skolen har godkjent prognosen er den oversendt elektronisk til Utdanningsdirektoratet.

6 Ved å gå tilbake til åpningsbildet i Tavla kan du se at prognosen har endret status til «Godkjent av skolen», og rammen har blitt grønn. Side 6 av 21

7 Side 7 av 21 Hvordan gjøre endringer i prognosen etter godkjenning? Etter at prognosen har fått status «Godkjent av skolen» kan den ikke endres av skolen. Eventuelle endringer i elevtallsprognosen sendes på e-post til post@udir.no Daglig leder kan gi beskjed til Utdanningsdirektoratet gjennom e-post til post@udir.no om at dere vil ha gjenåpnet elevtellingen. Endring av elevtallsprognosen frem til elevtellingen Dersom elevtallet endrer seg vesentlig fra den elevtallsprognosen som er meldt inn, skal skolen umiddelbart melde fra til Utdanningsdirektoratet slik at videre utbetalinger kan justeres eller for mye utbetalt statstilskudd kan kreves inn. Dette meldes i e-post til post@udir.no Når kan skolen se tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger? Tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger vises for skolen under «Tilskudd- og prosjektmidler» når prognosen er ferdigbehandlet av Utdanningsdirektoratet.

8 Side 8 av 21 Rapportering til elevtelling Godkjenning av elevtelling skal gjøres av daglig leder. Hvor finner daglig leder skjema for elevtellingen? Når du er innlogget i Tavla ligger skjema for elevtellingen for skolen i ramme merket med «Elevtelling» 2. De med orange i rammen, er ikke innsendte rapporteringer. De med grønt i rammen, er ferdig innsendte rapporteringer. 2 Skoler som er brukt i veiledningen er ment som eksempler på skjermvisninger, og er ikke reelle data for skolene.

9 Side 9 av 21 Hvordan gjøre endringer i elevtellingen før godkjenning av daglig leder? Elevtellinger vises uten elevtall, og skolen må legge inn faktisk elevtall per før de godkjenner elevdata. Samme framgangsmåte som beskrevet under «prognose» skal benyttes. Frittstående grunnskoler i utlandet som har elever fra Sverige og/eller Finland skal legge ved dokumentasjon fra elevenes hjemland for å få statstilskudd for disse elevene. Velg. Velg fil og last opp ønsket dokument.

10 Side 10 av 21 Ønsker skolen å legge ved merknader til elevtellingen, kan det legges i tekstboksen «Kommentarer fra godkjenner». Merknaden vil vises for revisor og Utdanningsdirektoratet. Frittstående grunnskoler i utlandet skal bruke feltet «Kommentar fra godkjenner» for å opplyse om hvor mange svenske og finske elever som går på skolen

11 Side 11 av 21 Hvordan godkjenne elevtellingen og hvordan se at den er oversendt revisor? For godkjenning av elevtellingen velges. Når elevtellingen er godkjent av daglig leder er den tilgjengelig i Tavla for revisor for godkjenning. Skolen er selv ansvarlig for å kontakte revisor så de kan foreta den videre behandlingen av elevtellingen. Skolen kan ved å gå tilbake til åpningsbildet se at elevtellingen har endret status til «Godkjent av skolen», men det er fortsatt orange ramme siden revisor ikke har godkjent elevtellingen.

12 Side 12 av 21 Hvordan gjøre endringer i elevtellingen etter godkjenning av daglig leder? Etter at daglig leder har godkjent elevtellingen kan den endres ved at revisor velger «underkjenn elevtellingen». Dette åpner elevtellingen for skolen. Daglig leder kan også gi beskjed til Utdanningsdirektoratet gjennom e-post til post@udir.no om at dere vil ha gjenåpnet elevtellingen.

13 Side 13 av 21 Godkjenning av elevtelling og særattestasjon - REVISOR Hvor finner revisor skjema for elevtelling og særattestasjon? Når revisor er innlogget på Tavla får han opp følgende skjermbilde 3. En revisor kan være tilknyttet flere friskoler. Aktuell skole som skal godkjennes må velges i nedtrekksmenyen. 3 Eksempelskole Elevtall er ikke reelle data for skolen.

14 Side 14 av 21 Når revisor har valgt skole, vil han finne aktuelle elevtellinger. Disse er merket med orange i rammen og «Godkjent av skolen». Når revisor går inn på elevtelling for den aktuelle skolen, vil han komme til følgende skjema med tilskuddsberettigede elever og særattestasjon: Hvordan skal revisor godkjenne tilskuddsberettigede elevtall og avgi særattestasjon? Elevtall som vises for revisor er tilskuddsberettigede elever som er godkjent fra skolen. Revisor skal i tillegg til å godkjenne tilskuddsberettigede elever også avgi særattestasjon, jf. tekst over godkjenningsknappene. Revisor skal gjøre de samme kontrollhandlinger som tidligere. Etter alle kontrollhandlinger er gjennomført, bekrefter revisor ved å velge. Revisor kan ikke foreta endringer i elevgrunnlaget. Hvis revisor har endringer i forhold til det elevtallet som er rapportert og godkjent av daglig leder ved skolen, må elevtellingen returneres til skoleeier ved å velge på at han har underkjent elevtellingen.. Revisor må gjøre skolen oppmerksom Elevtellingen blir ved underkjenning returnert til skolen. Skolen må foreta eventuelle endringer og daglig leder må godkjenne elevtellingen på nytt.

15 Side 15 av 21 Hvis revisor ønsker å legge ved merknader til elevtellingen kan dette legges i tekstboksen «Kommentarer fra revisor». Merknad må legges inn før godkjenning eller underkjenning. Merknaden vil vises for skolen og Utdanningsdirektoratet. For godkjenning av elevtellingen og avgitt særattestasjon velges.

16 Side 16 av 21 Når er elevtellingen oversendt Utdanningsdirektoratet? Når revisor har godkjent elevtellingen, er den oversendt elektronisk til Utdanningsdirektoratet. Ved å gå tilbake til åpningsbildet i Tavla kan revisor se at elevtellingen har status «Godkjent av skolen» og rammen har blitt grønn.

17 Side 17 av 21 Hvordan gjøre endringer i elevtellingen etter godkjenning av revisor? Etter at elevtellingen har fått status «Godkjent av skolen», kan den ikke endres. Etter at revisor har godkjent elevtellingen kan den åpnes av Utdanningsdirektoratet. Send melding om dette på e-post til post@udir.no. Daglig leder må da foreta endring og godkjenne på nytt før revisor kan avgi særattestasjon. Når kan skolen se tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger? Tilskuddsgrunnlaget og tilskuddsberegninger vises for revisor under punktet tilskudd når elevtellingen er ferdigbehandlet av Utdanningsdirektoratet.

18 Side 18 av 21 Tilskuddsberegninger tilskuddsbrev - historikk I tillegg til å rapportere prognoser og elevtellinger har skolen og revisor tilgang til å se beregnet tilskudd, grunnlag for tilskudd og tilskuddsbrev som ligger i Tavla. Beregnet og utbetalt tilskudd for inneværende periode og grunnlag for tilskuddsberegningen. Eks. Oversikt over tilskudd i inneværende periode:

19 Side 19 av 21 For å se detaljer på tilskuddsgrunnlag, tilskuddsberegninger og tilskuddsutbetalinger velg ønsket tilskudd under «Tilskudd- og prosjektmidler»

20 Side 20 av 21 Tilskuddsbrev Tilskuddsbrev og vedlegg til tilskuddsbrev finner dere når dere åpner det enkelte tilskuddet. Tilskuddsbrev fra før 2012 er ikke tilgjengelig i Tavla.

21 Side 21 av 21 Historikk Ønsker dere å se på tidligere tilskudd, så ligger de under «Historikk» sortert på år.