Brukermanual for RefLex

Transkript

1 Brukermanual for RefLex Et oppslagsverk for skoler Fotograf Jannecke Sanne Normann

2 Brukermanual for RefLex 1. HVA ER REFLEX? Tilgang og roller i RefLex Krav til nettleser Støtte i bruken av RefLex Veiviser VALG OG INFORMASJON PÅ FØRSTESIDEN I REFLEX FYLLE UT EN EGENVURDERING Velge tema Tema og navn på gruppe/rolle Fylle ut egenvurderingen og legge ved dokumenter Skrive ut og eksportere (laste ned) Se på eller slette et opplastet vedlegg Inngangsspørsmål avklarer om det er aktuelt å svare Automatiske nei svar Lagring, advarsler og progresjon under utfyllingen Fullføre egenvurderingen Når du ikke har svart på alle spørsmålene Gi bekreftelse på fullføring og gjør besvarelsen synlig for andre SE RESULTATER / SAMMENLIGNE EGENVURDERINGER Velge tema og se hovedoversikt Redigere/returnere vurdering og automatisk e post Gjennomførte egenvurderinger i temaet Hvordan få oversikt over og filtrere visning av egenvurderingene Hva du kan gjøre med egenvurderingene Eksportere (laste ned) vedlegg og egenvurderinger til Excel og Word filer Utseende på Excel og Word filer Sammenligne egenvurderinger Sammenligning spørsmål for spørsmål Oppsummering av sammenligning STIKKORDREGISTER... 21

3 1. HVA ER REFLEX? RefLex er et nett basert dataverktøy hvor skolene (grupper av lærere og ledelsen) kan vurdere om egen praksis er i samsvar med kravene i lover og forskrifter som gjelder for skolen. Dette kaller vi å gjennomføre en egenvurdering for å vurdere etterlevelsen av regelverket. Skolene og skoleeier (kommuner og fylkeskommuner) får oversikt over og kan sammenligne egenvurderinger fra ulike grupper på skolen. RefLex er utviklet av Utdanningsdirektoratet. Ved spørsmål om bruk, kontakt skoleeier. 1.1 Tilgang og roller i RefLex Du får tilgang til RefLex gjennom pålogging via UBAS (Utdanningsetatens system for brukeradministrasjon) på lik linje med flere andre verktøy fra Utdanningsdirektoratet (for eksempel ståstedsanalysen). Innlogging skjer via eller via Skoleporten. På skolen har brukere av RefLex enten rollen lærer eller rollen skoleleder. Skolen må opprette de som skal svare for ledergruppen(e) eller lærergruppene, som UBAS bruker dersom de ikke allerede er opprettet. Brukerveiledning til UBAS finner dere på udir.no. Brukere som får rollen skoleleder i UBAS, kan se og sammenligne alle egenvurderinger på skolen, returnerer fullførte egenvurderinger tilbake til brukeren for redigering og gir skoleeier tilgang til skolens vurderinger. Brukere med rollen lærer, kan kun se sin egen vurdering under utfylling. Innlagte data er bare tilgjengelig for den aktuelle skolen og skoleeier og eventuelt Fylkesmannen dersom skoleeier velger å benytte RefLex ved tilsyn. Etter fem forsøk med feil passord blir brukeren sperret. NB! Dersom du etter fire feilede forsøk venter i ti minutter, får du fem nye forsøk. Se ellers «Glemt passord». Dersom du mangler eller har glemt passord, klikk for å få tilsendt på nytt. Da kommer du til et nytt bilde der du taster inn din e postadresse (epostadressen som er brukernavnet i UBAS). Du må endre til nytt passord før du kan logge på. Dersom du ikke mottar e post, kan årsaken være: mindre enn fem minutter siden forrige gang du ba om nytt passord, i så fall: vent! e postadressen du er registrert med, er ikke lenger gyldig e posten stoppet i et spamfilter (vanlig) 1.2 Krav til nettleser For å kunne bruke RefLex, må du ha en maskin med tilgang til en nyere nettleser. For Internet Explorer må du ha versjon 9 eller nyere. Du kan i stedet bruke nettlesere som Google Chrome, Safari og Firefox. Dersom du bruker Internet Explorer 8, kan du fylle ut egenvurderingen. Men du får ved å bruke versjon 8 ikke sett på de fullførte egenvurderingene for blant annet å sammenligne. 3

4 1.3 Støtte i bruken av RefLex Ved spørsmål om bruk skal skolen kontakte skoleeier. Skoleeier kan kontakte Fylkesmannen ved behov. I tillegg til denne brukermanualen er det utviklet en egen veiledning som skisserer prosessen på skolen når dere skal bruke RefLex til å vurdere og få oversikt over om egen praksis er i samsvar med regelverket. Brukermanualen kan du benytte når du står fast i hvordan du skal bruke en funksjon, eller hvordan du skal få gjort en bestemt oppgave i RefLex. Bruk innholdsfortegnelsen eller stikkordregisteret for å finne det du har behov for. For øvrig er det veiledning direkte i verktøyet. Første gang du logger på verktøyet, vil du på noen sider kunne se en forklaring med en veiviser som viser viktige funksjoner. Nedenfor ser du eksempel på en slik veiviser Veiviser En veiviser vises på noen sider første gang du logger på. Den viser sentrale funksjoner og hva de inneholder. Trykk på NESTE for å se flere sentrale funksjoner. Du får etter hvert anledning til å avbryte veiviseren. 4

5 2. VALG OG INFORMASJON PÅ FØRSTESIDEN I REFLEX 1. Hvordan du kan få mer informasjon om RefLex. 3. Hvordan du kan skifte mellom bokmåls eller nynorskversjon av RefLex. 4. Hvordan du kan se på temaer for egenvurdering eller komme videre for å fylle ut en egenvurdering. 5. Hvordan komme videre til å se på og sammenligne gjennomførte egenvurderinger (bare skoleleder). 6. Hvordan du kommer tilbake til førstesiden når du er på andre sider i verktøyet. 5. Klikk her, og du kommer alltid tilbake til førstesiden. Navn på skolen du tilhører. Navn du er pålogget med. 3. Klikk her for å fylle ut en egenvurdering eller se temaer. 2. Innstilt på skolens offisielle språk. Klikk for å endre til bokmåls eller nynorskversjon. (Tilgjengelig på alle sider i RefLex). 4. Klikk her for å se og sammenligne egenvurderinger (bare skoleleder). Siden du er på, har fet skrift. 1. Klikk her for mer informasjon om RefLex: Hvordan bruke og nytteverdi. Tilleggsinformasjonen lukkes først når du går ut av siden. 5

6 3. FYLLE UT EN EGENVURDERING 3.1 Velge tema Når du velger Fyll ut en egenvurdering, kommer du til en side der du velger tema for egenvurderingen. 1. Hvordan velge det temaet du vil starte en egenvurdering i, eller hvordan se nærmere på et tema? 2. (a, b, c) Hvordan er din historikk/status på tidligere utfylte eller påbegynte egenvurderinger på de ulike tema? 3. Hvem kan svare på temaet (lærere, ledelse eller begge)? 4. Hvordan du får beskjed dersom det er foretatt endringer i et tema? 3. Hvilken målgruppe som kan fylle ut temaet. Dersom du ikke er i målgruppen, ser du ikke temaet. 1. Klikk på temaet du skal fylle ut (se på). 2 b. Dato du sist var inne og lagret. 2 a. Du har begynt å fylle ut, men ikke fullført. 4. Her kan det stå meldinger fra Utdanningsdirektoratet, for eksempel at spørsmålene i et tema er endret. 2 c. Dato du sist gjennomførte egenvurdering i dette temaet. 6

7 3.2 Tema og navn på gruppe/rolle 1. Hvilke undertema har temaet? 2. Hvor kan du få lenke til veiledninger om temaet? 3. (a, b) Hvordan starter du å svare på spørsmålene? 4. Hva må du fylle ut og gi bekreftelse på, før du kan starte utfyllingen av en egenvurdering? 5. Hvordan gå tilbake til forrige side i RefLex? 5. Klikk Tilbake for å komme til forrige side (eller bruk tilbakeknappen i nettleseren). Navn på temaet du har valgt. 1. Undertemaer. 2. Lenke til veiledning. 3 a. Klikk her for å starte utfylling / se spørsmålene. 4. Oppgi hvilken gruppe eller rolle du representerer. 4. Hak av for at du ikke vil legge inn personopplysninger. 3 b. Dette bildet kommer frem og må fylles ut før du kan klikke på knappen START UTFYLLING. 7

8 3.3 Fylle ut egenvurderingen og legge ved dokumenter 1. Hvordan du svarer Ja eller Nei på spørsmålene i en egenvurdering. 2. Hvordan du eventuelt legger inn en redegjørelse for svaret. 3. (a, b, c) Hvordan du åpner og ser innholdet i forklaringene til spørsmålene. 4. Hvordan du laster opp dokumenter (dokumentasjon) som du knytter til svaret på spørsmålet. 5. (a, b) Hvordan du knytter et allerede opplastet dokument til svaret på et nytt spørsmål. 3.4 Skrive ut og eksportere (laste ned) 6. Hvordan du eksporter (laster ned) spørsmålene (og svarene) i en egenvurdering til en wordfil. (Se også og 4.3.4) 7. Hvordan du kan skrive ut egenvurderingen (med eller uten svar). (Se også 4.3.4) Navnet du oppga på gruppen/rollen. Denne kan endres når du fullfører egenvurderingen. 7. Klikk her for å skrive ut egenvurderingen når som helst, også før du har registrert svar. 6. Klikk her for å lagre egenvurderingen når som helst i en egen fil. 2. Her gir du eventuelt en redegjørelse som begrunner hvorfor du har svart JA eller NEI. Ingen begrensinger i lengden. Du kan lime inn tekst fra et annet dokument, men ikke sette inn aktive lenker. 4. Klikk her for eventuelt å laste opp dokumenter som underbygger svaret du har gitt. Du kan laste opp alle typer dokument / filtyper. 3 b. Forklaringen til spørsmålet gir lenke til rettslig grunnlag og forklaring på sentrale ord/begrep i spørsmålet. 3 a. Klikk her for å få frem en kort forklaring til spørsmålet. 5 a. Klikk her for å knytte til som dokumentasjon en fil som du allerede har lastet opp på et annet spørsmål. 1. Klikk her for å svare JA eller NEI. 3 c. Klikk her for å lukke forklaring til spørsmålet. 5 b. Hak av for den (de) filen(e) du vil knytte til spørsmålet, og klikk på LEGG TIL. 8

9 3.5 Se på eller slette et opplastet vedlegg 1. Hvordan du sletter et vedlegg. 2. Hva konsekvensen er av å slette et vedlegg knyttet til flere spørsmål. 3. Hvordan du kan åpne og se på et vedlegg som allerede er lastet opp. 1. Før muspekeren over symbolet på vedlegget til søppelbøtten kommer frem. Klikk på denne. 2. Bekreft sletting i dialogboksen. Klikk «SLETT ALLE», for å slette alle tilknytninger til vedlegget på andre spørsmål. Klikk «JA, SLETT» for å slette dokumentet bare på dette spørsmålet. Lenkene til dokumentet på andre spørsmål blir da opprettholdt. 3. Klikk direkte på vedlegget (ikke søppelbøtten) for å åpne vedlegget. Du får da en dialogboks i nettleseren der du kan velge å åpne vedlegget. 3.6 Inngangsspørsmål avklarer om det er aktuelt å svare 1. Hva er et inngangsspørsmål? 2. Hva betyr det at spørsmålet er «Ikke aktuelt» å svare på? 1. Inngangsspørsmål er for å avgjøre om det er aktuelt for skolen å svare på enkelte av spørsmålene i egenvurderingen. 2. Svarer du nei, vil påfølgende spørsmål om dette bli «deaktivert» og satt som «IKKE AKTUELT» å svare på. 9

10 3.7 Automatiske nei-svar 1. (a, b) Hvorfor blir noen spørsmål satt som automatisk nei? 2. Hvordan kan du redegjøre for et svar når spørsmålet har fått automatisk nei? 1 b. Svarer du nei, vil påfølgende spørsmål automatisk bli satt som nei svar. 1 a. Noen spørsmål har en avhengighet. Svarer du nei, må det logisk også bli nei på påfølgende spørsmål. Eks: Har skolen ikke fattet enkeltvedtak, kan du ikke si om innholdet i vedtaket oppfyller kravene. 3.8 Lagring, advarsler og progresjon under utfyllingen 1. Hvordan lagre underveis og gå videre til neste tema? 2. Hvordan gå videre uten å ha svart på alle spørsmålene i undertemaet? 3. Hva skjer dersom du bruker tilbakeknappen uten å lagre? 2. Du kan ikke gi redegjørelse eller laste opp dokument til spørsmål som får automatisk nei. Dersom du likevel vi gi en redegjørelse, må det gjøres i det innledende spørsmålet der du svarte nei (her 3.2) Når du har svart på alle spørsmål, blir undertemaet haket av. Undertemaet du er på, er markert med oransje. 1. Velg LAGRE eller LAGRE OG GÅ VIDERE nederst til høyre på siden. Lagre når som helst mens du fyller ut. For å kunne gå videre må alle spørsmålene i undertemaet besvares. Advarsel nederst på siden om hvilke spørsmål som eventuelt ikke besvart. 3. Advarselen avhenger av nettleser. Trykker du «Forlat denne siden», vil det du har svart eller skrevet inn, ikke bli lagret. 2. Dersom du ønsker å gå videre til et nytt undertema, før du har fylt ut alle svarene på et undertema, klikk på nytt undertema til venstre på skjermbildet. 10

11 3.9 Fullføre egenvurderingen Når du ikke har svart på alle spørsmålene 1. Hva som skjer når du vil fullføre egenvurderingen uten å ha svart på alle spørsmålene. 2. Hvordan du blir vist hvilke spørsmål du ikke har svart på. 1. Skjermbildet for fullfør gir en advarsel dersom ikke alle spørsmålene er besvart. Trykk da på lenken til undertemaet. 2. Du kommer da tilbake til siden med spørsmål for undertemaet. Spørsmål som ikke er besvart, har oransje innramming. 11

12 3.9.2 Gi bekreftelse på fullføring og gjør besvarelsen synlig for andre 1. (a, b) Hvordan du kan se på svarene både før vurderingen er fullført (for eventuelt redigering) og etter at vurderingen er fullført (ikke mulig med redigering). 2. Hvordan du fullfører egenvurderingen. 3. Hvordan du kan endre navn på rolle/gruppe du svarer for. 4. Hva du må bekrefte før du får fullført egenvurderingen. 5. Hvem som får tilgang til vurderingen når den er fullført. 6. Hvordan du skriver ut eller lagrer vurderingen som fil. 4. Bekrefte at du ikke har lagt inn opplysninger som bidrar til å identifisere en person, før du kan fullføre. 1 a. Du kan se over svarene: Klikk på deltemaene for å se spørsmål og svar. 5. Du får en bekreftelse på at vurderingen er fullført med informasjon om tilgjengelighet og endring av vurderingen. Beskjeden kommer også nederst på siden. 3. Du kan her eventuelt endre navnet på rolle/ gruppe. 2. På den siste siden i egenvurderingen må du klikke på knappen «FULLFØR EGENVURDERINGEN». 6. Klikk SKRIV UT hele egenvurderingen eller klikk EKSPORTER for å lagre som egen fil. NB! Neste gang du som lærer logger på RefLex, vil du ikke ha tilgang til dine tidligere egenvurderinger for utskrift/lagring. 1 b. Klikk FORRIGE for å se på svarene. Det er ikke mulig å redigere i svarene dersom vurderingen er fullført. 12

13 4. SE RESULTATER / SAMMENLIGNE EGENVURDERINGER NB! Kapittel 4 gjelder bare for de med rollen som skoleleder! Men kapittel og er aktuelle for lærere når det gjelder nedlasting/eksport av egenvurderingen til egen Word fil. 4.1 Velge tema og se hovedoversikt Når du velger Gjennomførte egenvurderinger, kommer du til en side der du velger i hvilket tema du vil se på gjennomførte egenvurderinger. 1. Hvordan velge i hvilket tema du vil se nærmere på gjennomførte egenvurderinger? 2. Historikk/status på sist gjennomførte egenvurdering på de ulike temaene. 3. Hvem som kan svare på temaet (gruppen lærere, ledelse eller begge)? 4. Hva forteller fordelingen på antall JA og NEI? 3. Hvem som kan svare på temaet. 1. Klikk på i hvilket tema du vil se nærmere på gjennomførte egenvurderinger. 4 a. Samlet antall ja og nei svar (og eventuelt ikke aktuelt) for dette temaet. Viser sist gjennomførte vurdering fra de med rolle skoleleder. 2 b. Når det ikke står dato, er det ikke gjennomført egenvurdering i temaet. 4 b. Når et tema med gjennomførte egenvurderinger ikke har oversikt over antall Ja og Nei, har ikke ledelsen (bare lærere) gjennomført egenvurdering i temaet. 2 a. Dato for sist gjennomførte egenvurdering i dette temaet. 13

14 4.2 Redigere/returnere vurdering og automatisk e-post Når du som RefLex bruker (enten du er lærer eller skoleleder) har fullført en egenvurdering, kan du ikke lenger redigere i den. I noen tilfeller vil skoleleder åpne egenvurderingen slik at du kan redigere den. (Alle på skolen med rollen skoleleder i UBAS kan åpne en fullført egenvurdering for redigering, også sin egen.) Se punkt Årsaken til at skoleleder åpner for redigering, kan være at egenvurderingen inneholder opplysninger som direkte eller indirekte bidrar til å identifisere en person. RefLex skal ikke inneholde slike personopplysninger. En annen årsak kan være at vurderingen har mangler, og skoleleder ønsker at du skal gi mer utfyllende svar. Når vurderingene er åpnet for skoleeier (og eventuelt Fylkesmannen), kan ikke skoleleder lenger åpne for redigering. Skoleeier (eventuelt Fylkesmannen dersom egenvurderingen inngår i tilsyn) kan av samme årsak som skoleleder, sende en egenvurdering tilbake til brukeren på skolen for endring/redigering. 1. Hvordan du eller eventuelt skolen får beskjed om at skoleleder eller skoleeier (eventuelt Fylkesmannen) har returnert (åpnet for redigering av) en egenvurdering. 2. Hvor du ser returnerte egenvurderinger i RefLex. 3. Hvem kan endre returnerte egenvurderinger? 4. Hvordan starte en endring av returnerte egenvurderinger? 1. Du får en automatisk generert e post med beskjed om at vurderingen er returnert. I tillegg får skolen en e post til sitt postmottak dersom returen er fra skoleeier/fylkesmannen. Dere må i tillegg få en egen beskjed fra de som returnerte vurderingen, om hvorfor vurderingen er returnert / hva som må endres. Til xx skole ved Lærere xx. trinn Denne e posten er generert automatisk fordi egenvurdering fra Lærere xx. trinn fullført xx.xx.20xx er blitt åpnet for redigering. I RefLex vil egenvurderingen stå merket som «returnert». Vi ber brukeren som har gjennomført egenvurderingen, om å foreta nødvendige endringer og sette egenvurderingen til fullført på nytt. Ta kontakt med skoleeier (ev skoleleder) dersom du har spørsmål. Vennlig hilsen xx kommune (eventuelt xx Fylkesmann eller xx skole) 3. Bare du som opprinnelig gjennomførte egenvurderingen, får tilgang til å gjøre endringene. Dersom det skal foretas nye vurderinger, må du konsultere hele gruppen vurderingen representerer. Navn bruker 2. Oversikt over egenvurderingene som er returnert til deg, vises øverst når du er på siden Fyll ut en egenvurdering. 4. Klikk på egenvurderingen for å starte redigeringen. Du kan slette tekst og dokumenter eller endre svar, det vil si at du har samme muligheter som første gang du fylte ut egenvurderingen. Du fullfører også vurderingen på vanlig måte. 14

15 4.3 Gjennomførte egenvurderinger i temaet Når du har valgt tema (jf. forrige underkapittel), kommer du til en side som gir oversikt over alle gjennomførte egenvurderinger fra hovedgruppen lærere eller ledelse på skolen i dette temaet Hvordan få oversikt over og filtrere visning av egenvurderingene 1. Hvordan du får oversikt over fordelingen på Ja, Nei (og ikke aktuelt) på vurderingene. 2. Hvordan du ser om skoleeier eller Fylkesmannen har fått tilgang til en egenvurdering. 3. Hvordan du, i tillegg til fullførte egenvurderinger, kan få oversikt over egenvurderinger som ikke er påbegynt eller returnert for gjeldende tema (standard visning er «Fullførte»). 4. Hvordan du velger å bare se svar fra ledelsen eller lærerne (standard visning er «Alle»). 5. Hvordan du velger bare å se svar fra en gitt periode (standard visning er «Alle»). 6. Hvordan du fjerner filtrereringer, jf. valgmuligheter i spørsmål 3, 4 og 5, og får visning av «Alle» for samtlige filtreringsmuligheter. 7. Hvordan du blar deg videre dersom ikke alle vurderinger vises. 4. Klikk her for å velge å se bare svar fra lærere, eller bare svar fra ledelsen. 5. Klikk her for å velge å se bare svar fra siste måned eller siste 2, 3 osv. måneder. 6. Klikk her for å fjerne «filtreringene» på SVAR FRA, STATUS eller DATO. 3. Klikk her for å velge å se de som dere har «Påbegynt» og alle de som er «Returnert» (Se også kapittel 4.2). 7. Gå til ny side dersom ikke alle vurderinger vises. Velg hvor mange som vises på hver side. 1. Før musepekeren over grafen for å se % fordeling Ja/Nei/Ikke aktuelt for vurderingen. 2. Her vil det fremgå om skoleeier, og i tillegg eventuelt Fylkesmannen, er gitt tilgang til vurderingen. 15

16 4.3.2 Hva du kan gjøre med egenvurderingene 8. Hvordan du ser på bare én bestemt egenvurdering. 9. (a, b) Hvordan du velger den (de) egenvurdering(ene) du vil gjøre noe med / arbeide videre med. 10. Hvordan du sammenligner egenvurderinger. 11. Hvordan du lagrer én eller flere egenvurderinger som egne filer. 12. Hvordan du gir skoleeier tilgang til egenvurderinger. (Bare skoleeier kan gi Fylkesmannen tilgang.) 13. Hvordan du åpner en fullført egenvurdering slik at den som fylte den ut, kan redigere den. 10. Hak av egenvurderingene du vil sammenligne (se pkt. 9) og klikk på SAMMENLIGN. 9 b. Klikk her for å hake av alle egenvurderingene i utvalget. 11. Hak av egenvurderingene du vil opprette som Excel eller Word fil og klikk på EKSPORTER. Se videre prosess i kap Hak av egenvurderingene du vil gi skoleeier tilgang til, og klikk på GI SKOLEIER TILGANG. 13. Hak av egenvurderingen(e) du vil at aktuell bruker skal få tilgang til å redigere, og klikk på ÅPNE FOR REDIGERING. 9 a. Klikk for å hake av de egenvurderingene du vil ha i utvalget. 8. Klikk direkte på egenvurderingen for å se på den ene se kap. 3.3 for visningsmodus. (Eller hak av én vurdering og klikk SAMMENLIGN for å få en litt annen visning som i kap. 4.4). 16

17 4.3.3 Eksportere (laste ned) vedlegg og egenvurderinger til Excel og Word filer 1. Hvordan velge hvilke svar som skal vises i Excel filen egenvurderingene eksporteres til? 2. Hvordan velge hvilke kolonner som skal vises i Excel filen egenvurderingene eksporteres til? 3. Hvordan velge å eksportere egenvurderinger til Word? 4. (a, b) Hvordan laste ned vedlegg fra egenvurderingene (i ulike filformat)? 1. Klikk for å eksportere vurderingen(e) til Excel fil. Klikk i feltet SVAR og velg å vise ALLE svar (standard), bare JA, bare Nei eller bare IKKE AKTUELT. 2. Klikk i feltet KOLONNER og velg hvilke du vil ta med: Alle (standard), bare Ja/Nei/Ikke aktuelt, bare Redegjørelse eller bare oversikt over Vedlegg. 3. / 4 a. Klikk for å eksportere egenvurderingen(e) til Word fil. Du får da et valg om du vil ha med vedlegg. 4 b. Klikk «med vedlegg» for å få med alle vedlegg som er lastet opp sammen med egenvurderingene + egenvurderingene som Word filer. Vedlegg blir eksportert/lastet ned i sitt originalformat. «uten vedlegg» gir bare egenvurderingene i Word filer. Bekreft eksporten/nedlastingen ved å klikke på EKSPORTER. Filene vil bli eksportert/lastet ned til nedlastingsmappen på PC. Dette kan variere avhengig av oppsett/operativsystem. Klikk på mappen for å åpne og se både egenvurdering og eventuelle vedlegg knyttet til egenvurderingen. Hver egenvurdering får sin egen mappe med skolenavn, navn på gruppe som har gjort egenvurdering samt dato for vurderingen. Vedlegg får i navnet en automatisk nummerering som vedlegg 1, 2 osv., deretter skolenavn, deretter opprinnelig filnavn. 17

18 4.3.4 Utseende på Excel og Word filer 1. Hvordan er utseende på Excel filene du eksporterer / laster ned? 2. Hvordan er utseende på Word filene du eksporterer / laster ned? 1. Excel Juster kolonnebreddene for å få bedre oversikt. Hver egenvurdering blir en rad (og hvert spørsmål en kolonne). Her har vi ved eksport foretatt valg slik at bare nei svarene vises og bare kolonnen for svar (ikke redegjørelse og oversikt vedlegg). Utvalget kan igjen være grunnlag for sortering og bearbeiding. 2. Word Hvert undertema vises som et eget ark i en Excelarbeidsbok for hele temaet. Etter hvert spørsmål, følger svaret og eventuelt innholdet i redegjørelsen. Undertema og spørsmål har kronologisk rekkefølge. Eventuelle vedlegg blir synlige med navnene på vedleggene. NB! Du kan ikke klikke for å få åpnet vedlegget (ingen lenke). Dersom samme dokument er lenket til flere spørsmål, vises filnavnet for hvert ål 18

19 4.4 Sammenligne egenvurderinger Sammenligning spørsmål for spørsmål Du kommer til siden der du kan sammenligne egenvurderinger, etter at du har haket av de vurderinger du vil sammenligne og klikket på SAMMENLIGN (jf. kapittel 4.3.2). 1. Hvordan du ser fordelingen på ja og nei svar spørsmål for spørsmål. 2. (a, b) Hvordan du ser hvilke egenvurderinger som inneholder en redegjørelse og/eller et vedlegg og hvordan du åpner og lukker visningen av dette. 3. Hvordan du kan åpne vedlegget for å se innholdet. 4. (a, b) Hvordan du manøvrerer mellom spørsmålene. 5. Hvordan du går videre til oppsummering av svarene. 5. Klikk her for å komme til oppsummeringsvisning av egenvurderingene, se Temaet du er inne i. Eksporter vurderingene til Word eller Excel se Du kommer direkte til første spørsmål i egenvurderingen. Antall JA og NEI gjelder for ditt utvalg av egenvurderinger. 4 a. Klikk for å bevege deg til ønsket spørsmål. 3. Klikk her for å åpne vedlegget for å se innhold. 4 b. Klikk her for å komme til neste spørsmål. 2 a. + betyr at egenvurderingen inneholder redegjørelse eller dokumenter for dette spørsmålet. Trykk på + for å vise dette. 2 b. Når du har åpnet visningen, får du. Klikk for å lukke visningen. 19

20 4.4.2 Oppsummering av sammenligning 1. Hvordan du kommer til oppsummering av sammenligningene. 2. Hvordan du får oversikt over samlet antall ja og nei svar for hele temaet. 3. Hvordan du får oversikt over samlet antall ja og nei svar per undertema. 4. Hvorfor rekkefølgen av spørsmålene ikke følger innholds /nummerings rekkefølge. 5. Hvordan du kan se hvilke skoler som har svart ja eller nei. 6. Hvordan du kan se redegjørelse og dokumentasjon til spørsmål i egenvurderingene. 7. Hvordan du går fra oppsummering til undertema? (Eller se spørsmål 3.) 1. Når du har klikket her, kommer du til Oppsummeringsvisning. 3. Du klikker på valgte undertema for å se bare totalt antall Ja/Nei per undertema (sortert som Oppsummering se punkt 4) (NB! dette hovedtemaet har ikke undertema). 5. Klikk + for å se hvem (hvilke egenvurderinger) som har svart JA (el NEI). Klikk for å lukke. Eksporter vurderingene til Word eller Excel, se Klikk for å velge enten å se bare JA (som her) eller bare NEI svar. Antallet JA/NEI er totalt for temaet i de utvalgte egenvurderinger. 4. Spørsmålene er sortert etter fallende antall JA (el. NEI) og deretter etter nummerering betyr at denne egenvurderingen har redegjørelse/dokumentasjon tilknyttet svaret. 7. Klikk her for å komme til første (neste) undertema i hovedtemaet. 20

21 5. STIKKORDREGISTER automatisk nei;10 bekreftelse;7; 12 eksporter;8 Eksportere;17 Excel;17; 18 excel filen;17 Filtrer filtrereringer;15 fordeling fordelingen;13; 15; 19 fullføre;11 fullført;12 Fylkesmannen;3; 4 fylle ut;5; 6; 7 førstesiden;5 gjenåpnet;15 gruppe;3; 7; 12 historikk;6; 13 Ikke aktuelt;9 inngangsspørsmål;9 Innlogging;3 kommunen;4; 14 lagre;10; 12; 16 laste ned;17 laster ned;8; 17; 18 laster ned dokumenter;8 lastet opp;9 oppsummering;19; 20 Oppsummering;20 Overlay;4 oversikt;3; 4; 15; 20 personopplysninger;14 påbegynt;15 redegjørelse;8; 19; 20 rekkefølge rekkefølgen;20 returnerte;14 rolle;7; 12 sammenligne;3; 5; 13 sammenligner;16 sammenlinge SAMMENLIGN;19 Sammenligne;19 se på;5; 9; 12 skrive ut;8; 12 slette;9 svar;8; 10 tema;6; 10; 13; 16 temaer;5 tilbakeknappen;10 tilgang;3; 12 UBAS;3 undertema;7; 20 Utdanningsdirektoratet;3 vedlegg;9; 17; 19 veiledning;4 veiledningen til spørsmål;8 veiledninger;7 Word;17; 18 wordfil;8 21

22 Telefon