TROMS FYLKESKOMMUNE Versjon: 1. mars Troms fylkeskommune CERT. Brukermanual grunnskole

Transkript

1 Troms fylkeskommune CERT Brukermanual grunnskole VERSJON: 1. mars

2 1 Innledning CERT Om brukermanualen Roller og tilgang i CERT Gjennomgang av løpende administrasjon av skolens skyssportefølje: Oppgavefordeling i Troms fylkeskommune Forutsetning for søking om skoleskyss Ansvar for å søke om skyss Kyndige skolebrukere Egen brukerprofil Grunnlagsdata for søking om skoleskyss Skolested Troms fylkeskommune: Vårplan Kommune: Skolerute Skole: Trinn og klasse Skole: Timeplaner Skolen: Fremme søknad om skyss Skolen: Administrasjon/vedlikehold av skyssportefølje Troms fylkeskommune og skolen: Endring av fødsels- og personnummer Troms fylkeskommune: Kartgrunnlag Troms fylkeskommune: Takstsoner Innlogging i Cert Etablering av grunnlagsdata Skolerute Trinn/ klasse/timeplan Endring av timeplan Ny klasse/trinn/timeplan Søknad om skoleskyss Generelt Nye søknader om skoleskyss Søk etter elev Adresse Eleven har flere adresser Holdeplass Returnerte søknader med status «Ny søknad» Korrigering av returnert søknad Elev med delt bosted Nærskole ved delt bosted Skyssbestilling ved delt bosted Tilrettelagt skyss Søknadsgrunn Adresse Utfylling av skyssbestilling for tilrettelagt skyss Levering til skolen Henting fra skolen Skyssbestilling ved delt bosted

3 10 Krav til vedlikehold av skyssportefølje Videreføring av søknad om skyss for neste skoleår Skolerute og timeplan Elever på første trinn som trenger skyss Videreføring av skyss fra første til andre klasse Bruk av masseoppflyttingsfunksjon i Cert Skolekort/busskort Ved overgang til nytt skoleår skal samme busskort benyttes som forrige år Produksjon av skolekort Endring av skyssbehov Produksjon av busskort på bakgrunn av endring gjennom skoleåret Før skolene etterlyser manglende busskort/oppdatering av busskort

4 1 Innledning 1.1 CERT Cert er et internettbasert verktøy for administrasjon av skoleskyss. Systemet gir felles tilgang til informasjon og data for skoler, kommuner og fylkeskommunen. - Alt skjer elektronisk ingen papirbrev må sendes. Legeerklæring, dokumentasjon for delt bosted, opphold i avlastningshjem, kommunale vedtak om skyss m.m. scannes og vedlegges den elektroniske søknaden i Cert. - Skolen kan sjekke status på den enkelte søknad - Skolen/kommunen vil ha oversikt over elevene i systemet til enhver tid - Ved overgang til nytt skoleår kan elever masseoppflyttes til nytt klassetrinn. - Ved overgang mellom skoler er elevinformasjon tilgjengelig når søknad om skyss fremmes av ny skole. 1.2 Om brukermanualen Brukermanualen er tilpasset grunnskoler som vil oversende søknad til Troms fylkeskommune om organisering av skoleskyss. Den er tilgjengelig som lenke under seksjonen Hjelp i inngangsportalen i Cert, og på Troms fylkeskommune (TFK) sin skoleskyssportal: Roller og tilgang i CERT Brukergruppe A B C D Rolle Oppgave Tilgangen omfatter Skolebruker: Ansatt ved skolen som legger inn elevsøknader om skoleskyss. Kommunebruker: Ansatte i kommunen som jobber med skoleskyss Saksbehandler Troms fylkeskommune avd. ØKF Troms fylkeskommune avd. Fylkestrafikk Vedlikehold av skyssportefølje: Fremme søknad, lukke søknad, endre søknad, bestille, nytt busskort. Eventuelt som A Rådgivning om søknad, saksbehandling / vurdering av skyssrett. Utstedelse av busskort, organisering av skyss og økonomisk oppgjør. Skysselever ved egen skole. Elever ved alle grunnskolene i kommunen. Alle søknader i Cert for grunnskole. Elever med godkjent søknad i Cert. 1.4 Gjennomgang av løpende administrasjon av skolens skyssportefølje: Godkjenning av søknad om skyss i Cert, kan aktivere én eller flere av følgende prosesser: 1. Ved første gangs søknad om busskort i en transportperiode (skoleår): Troms fylkeskommune utsteder busskort, og transport organiseres på strekningen. 4

5 2. Endring av søknad 1 i løpet av en transportperiode (skoleår): Dette omfatter elev som bytter adresse ifm flytting, delt bosted el. lign. Det kan også omfatte elev som slutter ved en skole og fortsetter skoleåret på en annen skole. a. Lukking (terminering av søknad): I alle slike tilfeller må nåværende skole lukke aktiv søknad. Ny søknad opprettes med gjeldende adresse- og kontaktinformasjon av aktuell skole. b. Bestille nytt busskort: Enhver endring av søknad om busskort, eller reetablering av midlertidig stanset skoleskyss for busselev, innebærer også bestilling av nytt busskort. Hvis det ikke bestilles nytt kort, vil det ikke blir aktivert busskort for eleven på den nye transportstrekningen. c. Reorganisering av transport: Troms fylkeskommune ved Troms Fylkestrafikk iverksetter reorganisering av aktiv transport i tråd med endringene i skyssgrunnlaget når søknaden er godkjent i Cert. d. Busskort virker ikke: I overgangsperioder for endring i skyssgrunnlag, kan det oppstå problem med at busskort ikke virker i en periode. Det er spesielt tilfellet når skolen registrerer adressen ufullstendig i elevens søknad i Cert. Derfor er det viktig at skolen har midlertidige busskort tilgjengelige som bevis på at søknad er sendt inn, og at eleven har skyssrett. Prosedyre for endring av søknad i kapittel 6.2 må følges, og det er avgjørende at adressen defineres nøyaktig i henhold til instruksjonene i kapittel Eksperimentering med andre metoder kan bidra til at en verdi defineres i adressefeltet, og at søknadsprosessen vil kunne gjennomføres. Det vil imidlertid være forgjeves arbeid, og vil kreere ekstra arbeid både for skolenes og for TFK sine saksbehandlere. 3. Mangelfull gjennomføring eller fravær av busstransport når søknad er godkjent i Cert meldes til: Jan Egil Vassdokken, Troms fylkeskommune E-post: jan.egil.vassdokken@tromsfylke.no 4. Mangelfull gjennomføring eller fravær av skyss for elev med godkjent tilrettelagt skyss meldes til: Eirik Wee Jensen, Troms Fylkestrafikk E-post: eirik.jensen@fylkestrafikk.no 1 Innebærer terminering av eksisterende skyss (lukking av søknad) og etablering av ny søknad ved opprinnelig eller ved annen skole. 5

6 5. Organisering av tilrettelagt skyss: a. Midlertidig tilrettelagt skyss: Gjelder skyssperiode inntil 8 uker. Legeuttalelse skal legges ved søknaden i Cert. Skolen iverksetter skyss umiddelbart på bakgrunn av mottatte opplysninger fra elev/foresatte/lege. Søknad legges inn i Cert ved første anledning. Dersom søknaden ikke er behandlet og saken ikke avklart når vi mottar faktura fra operatøren som kjører, vil faktura videresendes til skolen/kommunen. Behandlingstiden er inntil 4 uker. Ta kontakt med Eirik Wee Jensen, Troms fylkestrafikk for ytterligere assistanse. b. Varig tilrettelagt skyss: Gjelder transportperiode mer enn 8 uker. Utfylt TFK legeskjema skal legges ved søknaden 2. Skjemaet skal finnes tilgjengelig ved samtlige offentlige legekontor i Troms. Skyss iverksettes i samarbeid med Eirik Wee Jensen. Dersom søknaden ikke er behandlet og saken ikke avklart når vi mottar faktura fra operatøren som kjører, vil faktura videresendes til skolen/kommunen. Behandlingstiden er inntil 4 uker. Så fremt søknaden gjelder for mer enn 8 uker, men likevel er avgrenset i tid (frem til jul, inneværende skoleår etc.), vil søknaden etter godkjenning få status som midlertidig skyss, slik at den ikke kommer til syne i masseoppflyttingsfunksjonen i Cert. Skyssen kan dermed ikke videreføres til etterfølgende skoleår

7 1.5 Oppgavefordeling i Troms fylkeskommune På overordnet nivå har samferdselssjef Bjørn Kavli ansvaret for all skoleskyss i Troms fylke i regi av Troms fylkeskommune. Primærkontakter for de ulike områdene av skoleskyss grunnskole, fremgår i tabellen nedenfor. Etter at søknad om busskort er godkjent i Cert av avdeling Økonomi og forvaltning, vil Fylkestrafikk iverksette transport på de strekningene som ikke er betjent, eller tilpasse forsvarlig transport, og deretter utstede busskort. Så fremt transporten har grunnlag i Kommunalt vedtak, er det opp til kommunen å avveie kostnadene for igangsetting og tilpasning av transporten. Kommunen har også tilsynsplikt på skolen i ventetiden mellom ankomst/avreise og start og slutt skoletid. Kostnader avklares med Odd-Arne Mikalsen. Område Primærkontakt e-post Melde avvik (manglende buss) -Veiledning om skyssrett og søknad i Cert. -Behandling av søknad om skoleskyss. Saksbehandler skoleskyss grunnskole: Roger Ellingsen: roger.ellingsen@tromsfylke.no Organisering av skoleskyss buss (etter godkjent søknad). -Organisering av tilrettelagt skyss. -Fakturering av tilrettelagt skyss. -Busskort: (etter godkjent søknad). -Fakturering. -Skolerute: Registrering i Cert. -Skolesteder: Vedlikehold av skoleregisteret i Cert. Transportsjef Odd Arne Mikalsen: odd.arne.mikalsen@fylkestrafikk.no Eirik Jensen eirik.jensen@fylkestrafikk.no Rådgiver Anita Helen Mikalsen: anita.mikalsen@fylkestrafikk.no Jan Egil Vassdokken. E-post: jan.egil.vassdokken@tromsfylke.no Ikke relevant 7

8 2 Forutsetning for søking om skoleskyss Før en skole kan benytte systemet for administrasjon av skoleskyss, må noen fundamentale forutsetninger være på plass. Nedenfor beskrives disse. 2.1 Ansvar for å søke om skyss Ansvaret for fremsetting av søknad om skoleskyss til Troms fylkeskommune er fordelt mellom den skolen eleven har sin skolerett knyttet til, og den kommunen der eleven har sitt bosted. Derfor kreves at hver skole har en fagkyndig som kan ivareta dette ansvaret. 2.2 Kyndige skolebrukere Brukere av Cert skal ha kunnskap om Cert og reglene for søking og organisering av skoleskyss. Brukere må være villige til å delta på de kurs og veiledninger som Troms fylkeskommune tilbyr for å sikre sin kompetansen om skoleskyss. 2.3 Egen brukerprofil Hver enkelt bruker av Cert skoleskyss ved de ulike skolene skal ha sin egen brukerprofil i Cert. Av dokumentasjons- og kommunikasjonshensyn er det ikke tillatt å logge inn i Cert med «lånt» identitet. Det er viktig at våre registre er mest mulig oppdatert. Skolene er derfor ansvarlige å melde fra om brukere som slutter og om nye brukere som trenger identitet i Cert. Henvendelse til rådgiver skoleskyss i Troms fylkeskommune. 3 Grunnlagsdata for søking om skoleskyss Før det kan søkes om skoleskyss på elevnivå er Cert avhengig av systemavhengige grunnlagsdata. Følgende punkt beskriver disse data, med utgangspunkt i ansvarlig instans. 3.1 Skolested Det kan kun søkes om skoleskyss i forbindelse med skolested som er etablerte i Cert. Det forutsetter at nye skolesteder må defineres i Cert. Troms fylkeskommune utfører oppdatering på grunnlag av innspill fra kommune/skole. 3.2 Troms fylkeskommune: Vårplan Troms fylkeskommune offentliggjør Vårplanen i løpet av januar måned. Det er en aktivitetsoversikt med tidsfrister for forberedelse til organisering av skoleskyss for neste skoleår. Planen stadfester tidsfrister for innsending av neste års skolekalender, frist for definering av trinn/klasse og timeplan med start- og sluttid for ukedagene, samt frist for å videreføre og legge inn nye søknader om skoleskyss. 3.3 Kommune: Skolerute Hver kommune oversender skolerute/kalender for kommende skoleår til Troms fylkeskommune i tråd med oppgitt tidsfrist i Vårplanen (februar). Troms fylkeskommune overfører data til Cert. Skoleruta danner grunnlaget for at skolene skal kunne definere trinn/klasser og etablere timeplan. For sen tilbakemelding fra kommunen vil ha negative konsekvenser for det videre arbeidet med organisering av skoleskyss, som kan ha 8

9 økonomiske konsekvenser for kommunen. 3.4 Skole: Trinn og klasse Alle skolens klassetrinn defineres i Cert med én klasse per trinn. 3.5 Skole: Timeplaner Skolene spesifiserer sine egne timeplaner med start- og sluttid for ukedagene. 3.6 Skolen: Fremme søknad om skyss Fremme søknad om skoleskyss til Troms fylkeskommune. I vårsemesteret omfatter dette videreføring/oppflytting av elever til neste skoleår og innlegging/definering av nye elever for neste skoleår. 3.7 Skolen: Administrasjon/vedlikehold av skyssportefølje Da endringer i elevmassen har innflytelse på skoleskyssen, er det nødvendig med kontinuerlig beredskap rettet mot vedlikehold av registeret i Cert for skolens skyssportefølje; så som lukking (avslutning) av søknader som skal termineres i forbindelse med adresseendring, etablering av nye søknader etter lukking, og etablere søknad for nye skysselever. 3.8 Troms fylkeskommune og skolen: Endring av fødsels- og personnummer For registrerte skysselever som endrer fødselsnummer, må elevopplysningene oppdateres i Cert. Skolen må gi beskjed om til TFK rådgiver skoleskyss før skolen lager ny søknad i Cert. 3.9 Troms fylkeskommune: Kartgrunnlag Vedlikehold kartgrunnlag Troms fylkeskommune: Takstsoner Etablerer og vedlikeholder takstsoner. 4 Innlogging i Cert Logg inn via TFK skoleskyssportal i lenken til høyre på siden under menyen «For skoler»: Legg eventuelt inn følgende direktelenke i din nettleser: Øving: Det er også tilgjengelig en «testportal» som kan brukes til utprøving og trening, uten at det har konsekvenser for bestilling av skyss eller endringer vedr. elever: Innlogging i Cert skal skje med ditt personlige brukernavn. Bestilling av brukertilgang: roger.ellingsen@tromsfylke.no 9

10 Avogging: Systemet logger av etter 1 times inaktivitet. Bruker logger selv av ved å aktivere menymappen (det gule mappeikonet nederst i det venstre hjørnet) og aktiverer rød pil (= «EXIT»). Første side gir informasjon om bruker og rolle. Viser snarveier til enkelte funksjoner. Viser nyheter og viktige beskjeder fra Troms fylkeskommune. Menyfunksjonene ligger i hovedmenyen (den gule mappen nederst i det venstre hjørnet). 10

11 Under arbeid i Cert kan nye funksjoner aktiveres uten å avslutte det man jobber med. Funksjonene legger seg som faner på bunnlinjen (som vist i blått). Aktivering skjer ved å trykke på den du vil jobbe med. 5 Etablering av grunnlagsdata Forutsetningen for å kunne søke om skoleskyss på vegne av elev, er at kravene i del 2 og 3 er oppfylt. Nedenfor følger en gjennomgang av de områdene som krever veiledning. Skyssbestillinger styres av grunnlagsdata fra timeplanen. Det er grunnlagsdataene i denne sekvensen/funksjonen som styrer skyssorganiseringen. Hvis et trinn har fri hver onsdag, skal onsdag ikke fjernes fra skyssmalen i søknaden for de aktuelle elevene. Dagen blir uten start/sluttid i skyssmalen, og aggregerer således ikke egenandel. 5.1 Skolerute Kommunen gir innspill om skoleruta som gjelder for alle skolene i kommunen. Troms fylkeskommune legger inn skolerute i Cert på grunnlag av innspillet fra kommunen. Vårplanen setter frist for arbeidet. Skolene i hver kommune får en spesifikk skolerute som de skal bruke ved definering av trinn/klasse med start- og sluttid (ref. Klasseiversikter i Cert). 5.2 Trinn/ klasse/timeplan Skolen definerer trinn/klasse med start- og sluttid (timeplan). Aktiver «Klasseoversikter» i hovedmenyen. I feltet benyttes kun de to feltene «Skole» og «Transportperiode». Skolen er forhåndsdefinert for skolebrukere. Kommunebrukere har valg mellom skolene i kommunen. Sett inn aktuell skole og transportperiode, f.eks. Skoleåret 2017/2018, og trykk på «Søk». Det vises en liste over de trinn/klasser som er definert for gjeldende skoleperiode. «Klasse» skal defineres for alle trinnene ved skolen. Mangelfull eller blank liste betyr det at det må gjøres endringer eller legges inn manglende data. Ved å sette inn Transportperiode 2018/2019 og «Søk», vil det komme frem om det er laget klasseoversikter for skoleåret 2018/2019, og statusen i dette arbeidet. 11

12 5.2.1 Endring av timeplan Dobbeltklikk på linja for det aktuelle klassetrinnet for å sjekke detaljer om timeplan eller for å endre. Det kan gjøres endringer i etablert timeplan frem til fristen som fremgår i Vårplanen. Endringer etter frist må utføres av Troms fylkeskommune, og vil ha negative konsekvenser for behandlingen av søknader og organisering av skoleskyss til høstens skolestart Ny klasse/trinn/timeplan Viktig!!: Definering av trinn/klasser for neste skoleår kan ikke gjøres med utgangspunkt i klasseoversikter for tidligere skoleår. Da vil tilknytningen til klasse forsvinne for inneværende transportperiode. Konsekvensen vil være at fakturagrunnlaget forsvinner, og busskort vil ikke kunne bestilles eller oppdateres ved endringer i skyssen for inneværende skoleår. Følg følgende sekvens for å lage nye trinn/klasser/timeplan: Aktiver handlingsknappen «Ny». Det fremkaller et skjermbilde med fire faner (fanene Info, Timeplan, Kontakter, Elevliste) Fanen «Info»: Skole: Velg riktig skole så fremt du har et valg her. 12

13 Klasse: Sett inn betegnelsen på klassen. Det skal defineres kun én klasse per trinn. Det enkleste er å bruke samme tall som trinn fra Det er mulig å lage flere klasser per trinn, men dette skal ikke gjøres, da det vil legge grunnlag for flere uheldige koplinger og uoversiktlig administrasjon av skolen skyssportefølje. Lag kun én klasse per trinn! Transportperiode: Dette valget knytter søknaden til riktig skoleår, «Skoleåret 2018/2019». Det er kun denne transportperioden som skal benyttes ved definering av trinn. Da vil skoleruta med start- og sluttid også gjelde for søknader med transportperiode «Vinterskyss» og «Utvidet vinterskyss». Kalender: Kalenderen gjenspeiler kommunens skolerute slik den er sendt inn fra kommunen til Troms fylkeskommune (ref. 1.4 punkt 6). Standardkalender for skoleåret 2018/2019 er «Skoleåret 2018/2019 Troms fylke VGS/Grunnskole». Aktuell verdi for den enkelte skolen blir oppgitt fra Troms fylkeskommune. Skolen må gjøre dette riktig for å kunne fremme søknader i Cert. Trinn: Aktuelt trinn velges fra rullegardinfeltet. Grunnlagsverdiene i rullegardinen er forhåndsdefinert av Troms fylkeskommune. Beskrivelse / kommentar: Fylles evt. ut for skolens eget bruk Fanen «Timeplan»: Legge inn ny timeplan: Aktiver fanen «Timeplan». Trykk på pluss -ikonet som vises i bildet nedenfor. 13

14 Endring av timeplan Ref figur på forrige side: Aktiver redigeringsikonet for å endre start-/sluttid. For å slette og lage ny, stykk på det røde krysset. Redigering og endring kan gjøres frem til 15. mars 2018 for skoleåret 2018/2019. Fyll ut skjemaet ref. bildet under. Hvis klassen har samme start -og sluttid alle ukedager, gjøres de valgene som er anvist. Hvis det er ulike start- og sluttider for flere eller alle dager, lages det en timeplan for hver dag, gruppering av dager eller like og ulike uker. Det føres inn riktige tidspunkt for start og slutt. Se utklippet ovenfor. For å lagre dette må du aktivere grønn knapp «Legg til» og aktivere «pluss»-ikonet på nytt. Oversikten over start- og sluttid kan da se ut som i figur X ovenfor (eksempel med ulik sluttid for mandag/tirdag/torsdag, onsdag og fredag). NB! Timeplanen for hvert trinn må lagres og avsluttes før en kan fortsette med neste trinn. Aktiver ikonet for lagringsdiskett i sidemenyen oppe til høyre i Cert-bildet (innringet rødt nedenfor). Klikk deretter på det øverste røde X -ikonet for å avslutte og gå tilbake til klasseoversikten. 14

15 Start på nytt fra klasseoversikten med å søke på skoleåret 2018/2019 om det trinnet du er ferdig med har kommet på plass. Da får du kontinuerlig oversikt over status i arbeidet med å lage trinn. Hvis det er kommet inn flere linjer per trinn, må de slettes. Trykk på «Ny» for å definere manglende trinn. Bruk samme fremgangsmåte som beskrevet ovenfor. Dersom en timeplan avviker fra et fast mønster, så som fridager eller skoletider som bare gjelder sjeldnere enn annenhver uke: Ta kontakt med saksbehandler i Troms fylkeskommune. Behov for endring av klasseoversikter etter fristens utløp meldes pr. e-post til saksbehandler i Troms fylkeskommune. Fanen «Kontakter»: Benyttes ikke i denne funksjonen Fanen «Elevliste» Benyttes ikke i denne funksjonen, men inneholder oversikt over elever etter at søknad er lagt inn i Cert. 6 Søknad om skoleskyss Søknad om skoleskyss kan være aktuelt både for elever som allerede har innvilget kyssøknad ved skolen, og for nye elever som ikke har søkt om skyss ved skolen tidligere. 6.1 Generelt Skysselever som registreres i CERT kategoriseres etter følgende søknadsgrunnlag og skysskode: Søknadsgrunn Avstandsskyss Kommunalt vedtak til trinn 4 Forklaring Trinn 1: Min. 1,950 km Trinn 2-10: Min. 3,950 km Skyssrett til og med angitt trinn 1, 4, 7 eller 10 i skyssmalen: (Farlig skoleveg, ikke nærskole, annen kommunal Skysskode i «Mal for skyssbestilling» FKV-Fylkeskommunalt vedtak KV1, KV4, KV7, KV10. Nei Krav til filvedlegg 3 -KV farlig skoleveg. -KV alternativ skole. -KV avlastningshjem + plan for opphold. 3 For samtlige gjelder krav om foreldredokumentasjon ved delt bosted. 4 Søknad kan videreføres neste år i masseoppflyttingsfunksjonen. 15

16 Kommunalt vedtak Varig tilrettelagt skyss 5 Midlertidig tilrettelagt skyss 6 beslutning som påvirker skyssretten). Skyssrett kun inneværende skoleår/skyssperiode: (Farlig skoleveg, ikke nærskole, annen kommunal beslutning som påvirker skyssretten). Tilrettelagt skyssrett uten tidsbegrensning. TFK treffer eget skyssvedtak. Tilrettelagt skyssrett med tidsbegrensning: Søknad kan ikke masseoppflyttes. NB! Rett kode må velges aktivt! KV-Kommunalt vedtak VT-Dør-Dør eller VT- Buss. NB! Transporttype må velges. VT-Dør-Dør eller VT- Buss. NB! Transporttype må velges. -KV institusjonsplass. KV farlig skoleveg. -KV alternativ skole. -KV avlastningshjem + plan for opphold. KV institusjonsplass. TFK legeskjema i fullstendig utfylt stand. Krav til legeuttalelse. Tilleggskrav til dokumentasjon: Nye søknader om skyss for elever med delt bosted skal vedlegges utfylt TFK skjema for foreldredokumentasjon. Søknad kan fremmes på ulike måter, avhengig av elevens aktuelle status: 1. Nye skysselever ved skolen: «Søk etter elev» (Elevveileder) gjøres fra Hovedmenyen. 2. Elev som er lagt inn i Cert ved skolen tidligere: «Ny søknad i veiviser»; (Høyreklikk på eleven i «Administrer elevsøknader»). 3. Elev som er lagt inn i Cert ved skolen, men tidligere; påbegynt søknad er ikke fullført: «Kjør søknadsveiviser» (Høyreklikk på eleven i «Administrer elevsøknader»). Metode 1 benyttes ved første gangs definering av elev ved skolen. Metode 2 og 3 benyttes med utgangspunkt i elevens tidligere søknad ved skolen. Først omtales innlegging av søknad for nye skysselever ved skolen. 6.2 Nye søknader om skoleskyss Dette omfatter samtlige skyssberettigede førsteklassinger fra skolestart, samt nye skysselever ved alle trinn som i løpet av skoleåret får sin skolerett knyttet til skolen. Det skal kun søkes skyss for elever som sannsynligvis har rett til skyss. Ved utfylling av skyssbestillingen vises avstanden mellom hjem og skole. For elever som åpenbart har kortere avstand enn avstandsgrensene, skal søknadsprosessen avsluttes før innsending. Informasjon som må være tilgjengelig: a. Navn b. Fødselsnummer (fødselsdato + personnummer). Skolen må gi tilbakemelding til saksbehandler ØKF om endring av personnummer og skrivemåte/endring av navn. Det 5 Søknad kan videreføres neste år i masseoppflyttingsfunksjonen. 6 Søknad kan ikke videreføres neste år i masseoppflyttingsfunksjonen. 16

17 er viktig at skolene ikke oppretter ny id for elev som allerede ligger i Cert. Samme person kun ha én Id i Cert. c. Adresse, evt. gårds og bruksnummer d. Elevens nærskole. e. Kontaktperson (en av foreldrene) f. Elevens skole og trinn. g. Søknadsgrunnlag og evt. dokumentasjon (Utfylt skjema for delt bosted, kommunalt vedtak, alternativ skole, utfylt legeskjema for tilrettelagt skyss, oppholdsplan avlastningshjem osv.) Se tabellen nedenfor! Søk etter elev Aktiver «Søk etter elev» i hovedmenyen nede til venstre i Cert: Da vises dette bildet: 17

18 Skysselev defineres i Cert med 11-sifret fødselsnummer. Elever som nylig er ankommet Norge, og ikke er tildelt norsk fødselsnummer, skal legges inn med fødselsdato etterfulgt av et personnummer med fem like sifre 1-9 (f.eks ). Se for øvrig punkt 3.8! Fyll ut fødselsnummer og trykk på «Søk». Man kan også søke på de andre feltene (f.eks. navn, trinn/klasse). Da vil elev som er registrert fra før vises. Så fremt eleven ikke er definert ved skolen tidligere, vises reslutatet slik: Da denne eleven ikke er definert fra før, må eleven opprettes. Trykk «Opprett». Etter å ha aktivert «Opprett», går systemet i gang med søknadsprosessen for skoleskyss. I det første bildet kreves at man tar stilling til hvilken type skyss eleven skal søke, altså søknadsgrunn ved å aktivere rullegardinen. Se for øvrig tabellen under punkt 6.1. I dette tilfellet vet vi at avstanden mellom hjem og skole ikke tilfredsstiller gratis skoleskyss. Det er antatt utrygt for eleven som går i første klasse å gå alene til og fra skolen, og skolen/kommunen har fattet vedtak om dette. Det søkes skyss på bakgrunn av kommunalt vedtak som skal gjeldet til og med 4. skoletrinn. Trykk på «Kommunalt vedtak til trinn» og «Velg»: Da vises et skjermbilde der navnet på eleven skrives inn. Det brukes kun fornavn og etternavn. Mellomnavn har ingen felt, og skal ikke skrives. 18

19 Kommentarer: Ikke obligatorisk, men kan være nyttig for å gi særskilte opplysninger om eleven. For å gå videre med søknaden, aktiveres knappen «Neste» i det nedre høyre hjørnet av skjermbildet: Da vises skjermbildet for adresser. Se neste punkt Adresse I CERT må informasjon om elevens bostedsadresse (FA = Folkeregistrert adresse) legges inn. Dette er obligatorisk for alle søknader, selv om eleven ikke har skyss fra og til denne adressen, men fra en eller flere andre adresser. Elev kan dermed ha én eller flere adresser i Cert. Ved flere adresser kreves alltid filvedlegg/dokumentasjon i form av kommunalt enkeltvedtak, enten det er foreldrestyrt delt bosted, tildelt avlastningshjem, midlertidig adresse eller elev på institusjon. 19

20 Denne må gjenkjennes i det elektroniske kartet i CERT (geokoding), slik at korrekt distanse. skal kunne beregnes Det har også betydning for skyssplanlegging og fakturering av skyssen. Adressen må derfor «slå inn» i kartgrunnlaget i Cert. At dette er i orden kommer frem ved at teksten i feltet skifter farge fra rødt til svart. I den neste bildet vil da adressen være punktavmerket i kartgrunnlaget som vises. NB! Det er kun de tre feltene «Adresse», «Poststed» og «Postnummer» som skal benyttes Innlegging av gateadresse I feltet «Adresse»: Skriv hele eller deler av elevens bostedsadresse i feltet. Trykk «Søk» to ganger. Hvis man bruker kun deler av gateadressen, får man opp en liste med adresser som man kan velge korrekt adresse ut fra. For adresser med husbokstav, som for eksempel Storgata 63 H, kan det være lurt å skrive inn adressen uten bokstav før man trykker Søk. Av og til må det prøves flere varianter av adressen før den slår inn Vær bevisst på at begrepene veg og vei brukes litt om hverandre. Etter å ha trykket «Søk» to ganger vises adresselista slik som nedenfor. 20

21 Velg det alternativet i listen som er korrekt, og «Godta». Da vil feltene fylles ut automatisk, og teksten endrer farge til svart. Det er et tegn på at adressen er godtatt av systemet. Aktiver «Oppdater», og adressedefinering er ferdig. Hvis adressen ikke finnes i Cert, se punkt nedenfor. 21

22 Adressen er nå lagret og neste bilde ser slik ut: Den første adressen som velges er folkeregistrert adresse (FA). Hvis det er behov for å redigere/endre adresse, slett med det røde krysset. Da må adressen legges inn på nytt. Allerede nå kan skyssdistansen kontrolleres i kartgrunnlaget som vises ved å trykke på det rødmarkerte kartikonet til høyre på linja. Da vises kartet slik etter å ha aktivert grønt ikon til høyre, «Gate» i rullegardinen, og markert skolen med kurserpila: I dette tilfellet ser vi at distansen på 4,44km er tilstrekkelig for gratis skoleskyss uten kommunalt vedtak. Trykk rødt kryss øverst i høyre hjørne for å returnere til søknaden Bruk av matrikkeladresse (Gårds-/Bruksnummer) Dette er nødvendig når gateadressen ikke er forhåndsdefinert i kartgrunnlaget i Cert. Denne delen kan havne i en av to kategorier, avhengig av om matrikkelen er definert i kartgrunnlaget i Cert, eller om den ikke er det. Se gjennomgangen nedenfor! 22

23 Matrikkelen er forhåndsdefinert i kartgrunnlaget i Cert. Gårds og bruksnummer må brukes i de tilfeller hvor gateadressen ikke er definert i kartgrunnlaget i Cert, eller gateadresse ikke eksisterer. Gårds- og bruksnummer finnes i kartverkets nettside: Format for gårds og bruksnummer er [kommunenr gårdsnr bruksnr -0], for eksempel Hele eller første delen skrives inn i adressefeltet i Cert, etterfulgt av samme prosedyre som ved gateadresse. Trykk to ganger på «Søk», og det kommer opp en liste over alternativ som riktig adresse velges fra: Velg fra lista og trykk «Godta» nederst på siden: Adressen går over i svart, og øvrige felt fylles ut automatisk. Trykk «Oppdater» Matrikkelen er ikke definert i kartgrunnlaget i Cert. Når Cert ikke finner adressen ved bruk av gateadresse eller martikkelnummer, vil det ikke vises noen liste over valgbare adresser, samtidig som at feltene ikke blir autoutfylt og skifter farge til svart. 23

24 - Skriv inn matrikkelnummeret i sin helhet, og stedsnavn og postnummer oppgis. - Sjekk nok en gang med å aktivere «Søk». Hvis fortsatt ingenting skjer, og Cert «Finner ingen samsvar»: - Åpne flaggfanen «Avansert». - - Da vises følgende skjermbilde i Cert. Aktiver knappen «Rediger». - Åpne nettsiden «seeiendom.no» og søk opp matrikkelnummeret i søkefeltet. Velg riktig alternativ nedenfor. 24

25 - Åpne lenken «Vis mer informasjon om eiendommen» i informasjonsvinduet som kommer til syne. Da kommer det frem et nytt vindu med detaljinformasjon om eiendommen. Det vi har bruk for er postnummer og poststed, samt koordinatene for teigen: Etter at «Rediger» er aktivert, blir bildet slik som nedenfor. Da er Cert klar til å ta imot koordinater for matrikkelnummer , Rotsund

26 Fra informasjonsboksen i seeiendom, kopieres lengdegraden (merket gult) som limes inn i vinduet for lengdegrad i Cert-vinduet. Breddegraden er merket rødt i vinduet ovenfor. Den kopieres og limes inn i relevant vindu i Cert. Se nedenfor! Deretter aktiveres «Geokode». Da vises kartreferansen til de koordinatene som ble lagt inn. Så fremt stedsangivelsen virker sannsynlig, aktiveres knappen «Godta»: Da aktiveres adressen i Cert, og adresseinformasjonen skifter fra rødt til svart. «Oppdater», og bildet returnerer til adresseoversikten: Dette eksemplifiserer at elev kan ha flere skyssadresser foruten folkeregistrert adresse (FA). Se gjennomgang av slike søknader nedenfor. 26

27 6.2.3 Eleven har flere adresser Delt bosted: Se seksjon Avlastning (AV) Elev med særskilte behov har annet bosted for avlastning for foreldrene. FA defineres alltid. AV-adresse legges inn. Forholdet må dokumenteres med kommunalt vedtak om avlastning og oppholdsplan ved avlastningshjemmet. Som regel er søknad om skyss forankret i opp. 7-3: Varig tilrettelagt skyss Institusjonsadresse (FA/A2) Brukes i tilfeller der elev bor fast på institusjon. Da må det for hvert enkelt tilfelle vurderes om behovet for å oppgi FA. I alle tilfeller må forholdet dokumenteres med kommunalt vedtak som filvedlegg. Dette kan omfatte elever med særskilte skyssbehov etter 7-3, men er oftest tilknyttet vanlig skoleskyss etter opp Da gjelder vanlige skyssregler for avstandsskyss og kommunalt vedtak Midlertidig adresse (MA) Midlertidig adresse kan være aktuelt når elev er henvist til bosted utenfor folkeregistrert adresse en begrenset periode, f.eks. ved uhell i egen bopel med behov for annet bosted i en begrenset periode. Slike søknader faller inn under vanlige skyssregler etter oppl Etter at adresse er ferdig definert, gå videre i søknadsprosessen ved å trykke Neste nede i det høyre hjørnet av Cert-bildet Holdeplass Her vises nærmeste tilknyttet holdeplass for adressene som er definert. Gå videre med «Neste» Kontakter Alle elever må ha minst én kontaktperson. Husk å fylle ut informasjon for flere enn en foresatt dersom eleven har flere adresser. Det er viktig, da Troms fylkeskommune sender ut eget rettighetsbrev for enkelte skyssforhold. 27

28 Kontakt legges til ved å aktivere grønt +-ikon til høyre i bildet. Velg korrekt adresse fra rullegardinen som kommer frem, og legg inn navn på foresatt. Ytterligere kontaktinformasjon er ikke relevant. Trykk Neste for å komme til neste trinn i søknadsprosessen Søknadsskjema Skjermbildet «Søknadsskjema kommer til syne som vist på bildet under. - Start alltid øverst og fyll ut skjemaet nedover, ellers kan det oppstå vrangkoplinger i systemet. Velg aktuell Transportperiode: - Skoleåret 2017/2018: Setter automatisk dagens startdato og varer ut skoleåret, ifølge den skoleruta kommunen (eller privatskolen) har levert inn (ref. Vårplanen). Tildatoen kan imidlertid justeres, f.eks. ved en midlertidig skyssituasjon. - Vinterskyss 2017/2018: Stiller inn transportperiode 1/11 31/3. Ved innlegging av søknad etter 1/11 vil start-datoen bli satt til dagens dato. Det er ikke anledning til å manipulere datoene for transportperiode Vinterskyss. - Utvidet vinterskyss 2027/2018: Stiller inn transportperiode 1/11 1/5. Ved innlegging av søknad etter 1/11 vil start-datoen bli satt til dagens dato. Det er ikke anledning til å manipulere datoene for transportperiode Utvidet vinterskyss. - - Ved Transport Fyll ut manglende informasjon og sjekk at det forhåndsutfylte er korrekt. Lokal skole Ja/Nei - Ja: Når elevens bosted ligger i skolens fysiske nærskoleområde. Organiseringen av skoleskyss fra de ulike boligområdene har nærskolen som skyssgrunnlag. Nærskolen er skolen som ligger geografisk nærmest en spesifikk bostedsadresse. 28

29 - - Nei: Gjelder elever som har innvilget skolerett på annen skole enn nærskolen. Dette gjelder uavhengig av om kommunen har innført «fri skolerett», sentralisering av tilbud til utvalgte skoler, så som spesialundervisning eller IFK-tilbud. - - Det er kommunen som har skyssansvaret for elever som ikke går på sin nærskole. Kommunen velger selv om de ønsker at TFK skal organisere slik skyss. Kostnader for slik organisering avklares med Troms fylkeskommune i forkant. Dette gjelder særlig strekninger der det ikke er etablert rutetrafikk fra før. Velg lokal skole - Navnet på nærskolen skal velges i nedtrekksmenyen. Trinn og klasse - Aktueller verdier velges fra nedtrekkemenyen. Alternativene er tidligere definert ved etablering av Klasseoversikter (Se punkt 5.2). Transportkommentar - Valgfritt felt - Søknadsgrunn - Her velges aktuell verdi fra nedtrekksmenyen. Se tabell i punkt 6.1. I vårt eksempel ble det bestemt å bruke «Kommunalt vedtak til trinn»+ KV7, da eleven ikke går på sin nærskole. - Legg ved fil - Kommunalt vedtak krever filvedlegg av det kommunale vedtaket. Alle søknader for annet enn avstandsskyss krever dokumentasjon. Dokumentet scannes i f.eks. PDFformat og legges ved. Trykk på «Legg ved fil», og finn filen på egen datamaskin/nettverk. - Gå videre i søknadsprosessen ved å trykke «Neste» nede i høyre hjørnet Mal for skyssbestilling Se bilde nedenfor! Velg aktuelle verdier i de feltene som er innringet i rødt. Skysskode velges i nedtrekkemenyen øverst til venstre. Vi bruker KV7 i dette tilfellet. Legg merke til at skysskoden må velges for hver ny operasjon i skyssbestillingen, fordi KV10 er lagt inn som standardverdi. Transporten skal gjennomføres hver dag ukentlig med retur til annen adresse. NB! Dette er en lite aktuell situasjon, men tjener som eksempel på mulighetene. 29

30 Feltene fylles ellers ut som følger: Ukentlig Hver uke daglig skyss mellom hjem og skole Like uker/ulike uker, - brukes ved delt bosted og skyss annenhver uke. Ved delt bosted og skyssrett til begge adresser må både like og ulike uker velges. Se avsnitt om skyssmal for delt bosted. Ukedager «MTOTF--. Skyssbestillingen reguleres av skolens timeplan som tidligere er definert i «Klasseoversikter». Derfor legges alle dager inn, selv om eleven har en fridag i uka. Den dagen vil vises uten start- og sluttid, og vil ikke bli fakturert for. Kommentarer Opplysninger knyttet til skyssbehovet kan oppgis her. Kun relevant for tilrettelagt skyss. Når opplysningene for eleven er korrekte for elevens behov, trykkes knappen Legg til for få fram skyssbestillingen nederst på siden (se figur under). Sjekk at skysskoden i kolonnen er den som er aktuell, her KV7. Hvis det oppdages feil i skyssbestillingen, kan tabellen slettes. Merk med kursorpila slik at tabellen blir merket oransje og knappen «Slett» aktiveres. Ny skyssbestilling kan nå legges inn. Nå kan skolevegen sjekkes i kartgrunnlaget ved å aktivere ikonet til høyre for adressefeltet, slik som beskrevet i kapittel Ved søknad om avstandsskyss (FKV) må avstanden sjekkes i skyssmalen. Så fremt avstanden er for kort, avsluttes prosessen her, uten å sende inn søknaden Endring av søknad før innsending Legg merke til at på alle søknadstrinn kan prosessen avsluttes og kan tas opp igjen ved en senere anledning. Avlutt prosessen ved å trykk rødt kryss øverst til høyre i Cert-vinduet (se figur side 23). Det som allerede er lagt inn vil ikke forsvinne, og informasjonen kan endres ved å starte ny søknadsrunde i «Søk etter elev» med fødselsnummer som tidligere beskrevet. Trykk «Neste» for å gå videre i skyssbestillingen. 30

31 Kontroll av søknadsskjema Send søknad En oversikt av innholdet i hele søknaden vil komme frem. I dette bildet kan en gå gjennom all innlagt informasjon i søknaden. Ved feil kan man gå tilbake til «Forrige» trinn og korrigere. Eventuelt kan man avslutte prosessen helt ved å aktiver rødt kryss i Cert-vinduet oppe til høyre, og starte hele prosessen på nytt med korrigering av informasjon og nye filvedlegg. Ikke sendte søknader har status «Ny søknad». Hvis opplysningene og bestillingen stemmer sendes søknaden inn til behandling hos rådgiver skoleskyss i Troms fylkeskommune. Deretter er viktig å trykke «Lukk» øverst i vinduet, gå inn i «Administrer elevsøknader» og sjekk status på søknaden. Søknaden er mottatt av Troms fylkeskommune så fremt den har status «Autogodkjent» (gjelder søknad om avstandsskyss og kommunalt vedtak), eller «Autoukjent» (gjelder for søknad om tilrettelagt skyss). Så fremt avstanden er for kort, vil søknader om avstandsskyss få status «Avvist». Etter at søknad er sendt, er den låst for endring av skolen. Ved feil i søknaden, blir den returnert for korrigering og ny innsending av skolen. Skolebruker vil da finne den i «Administrer elevsøknader» med status «Ny søknad». Søknadsprosessen gjenåpnes ved høyreklikk og aktivering av «Kjør søknadsveiviser». 7 Returnerte søknader med status «Ny søknad» Dette er søknader som inneholder én eller flere av følgende feil: - Mangelfull dokumentasjon - Feil i utfylling av adresse. Se punkt 6.2! - Feil utfylt skyssmal (tabell for skyssbestilling). Se punkt 6.2.4! - Manglende utfylt skyssmal - Uoverensstemmelse mellom skyssmalen og annen informasjon i søknaden. Slike søknader vil bli returnert med utfylt kommentarfelt, slik at skolen skal være i stand til å korrigere søknaden og fremme den på nytt. Derfor må skolen foreta regelmessig kontroll av sin skyssportefølje om søknader er returnert. Eventuell retur vil skje noen dager etter at søknaden er fremmet første gang. 31

32 7.1 Korrigering av returnert søknad Oversikt over søknader finnes i «Administrer elevsøknader». Høyreklikk på søknad med status «Ny søknad» og velg «Kjør søknadsveiviser». Da starter søknadsprosessen på nytt på vanlig måte. Her må det gjøres nødvendige korrigeringer. Som regel omfatter dette at det må lages ny skyssmal (skyssbestilling). Derfor må, etter at riktig skysskode er valgt (Avstandsskyss, Kommunalt vedtak-til trinn, varig tilrettelagt osv.) den skyssbestillingen som ligger der fra før slettes. Det lages ny skyssbestilling som omtalt i kapittel 6.2. Skyssbestillingen slettes ved å aktivere tabellen slik at den blir merket oransje. Da aktiveres funksjonen i boksen «Slett». Deretter velges korrekte verdier for skysskode, uke og adresse. Trykk til slutt grønn knapp «Legg til». Gå til «neste» og send inn søknaden. 32

33 8 Elev med delt bosted Definisjon på delt bosted ifm skoleskyss: Elev som i løpet av skoledagene deler bosted halvt om halvt med hver av foreldrene. Maksimal fordelingsavvik er 60/40. Bosituasjonen skal dokumenteres med TFK filvedlegg utfylt av foreldrene. Søknader uten filvedlegg returneres uten behandling. Filvedlegget kan lastes ned fra TFK nettside om skoleskyss. Begge bostedsadressene skal defineres i adresseoversikten, selv om eleven kun søker skyss ifm den ene. Navn på begge foreldrene skal oppgis i Kontaktinformasjon i Cert. 8.1 Nærskole ved delt bosted Det er den folkeregistrerte adressen det tas utgangspunkt i når man ser på hva som er elevens nærskole. I praksis har det likevel ikke noe å si ved delt bosted hvilken av adressene som er nærskoleadressen. 8.2 Skyssbestilling ved delt bosted Det kun anledning til å søke skyss for halvparten av skoledagene til hver adresse eller én av adressene. Det gjøres i søknaden ved å legge inn skyss annenhver uke til den ene eller til begge adressene. Reglene for skyss er de samme som ellers ift avstand og farlig skoleveg/kommunalt vedtak osv. Ved delt omsorg legges først inn folkeregistrert adresse (FA). Deretter legges alternativ adresse inn (A2) ved å klikke pluss-ikonet øverst til høyre i bildet, som beskrevet i forrige seksjon. I eksempelet nedenfor ser vi at avstanden er OK for begge adressene. Søknader fra delt bosted kan også inneholde kombinert skyss, dvs. annenhver uke FKV avstandsskyss og annenhver uke kommunalt vedtak, eks. KV4. NB! Både det kommunale vedtaket og foreldredokumentasjon delt bosted legges ved nye søknader. For å kunne lage skyssbestilling med kombinert skyssgrunnlag, lager man først skyssbestilling for det ene, eks. like uker med Avstandsskyss som skyssgrunnlag (ref. tabell i seksjon ). Etter å ha laget slik skyssbestilling velges «Forrige», slik at man kommer tilbake til Søknadsskjema (ref ). Her velges nå søknadsgrunn «Kommunalt vedtak til trinn», går til neste trinn og legger inn korrekt KV-kode for skyssbestilling for ulike uker, slik som vist nedenfor: 33

34 9 Tilrettelagt skyss Dette er skyss i tråd med Opplæringsloven 7-3 for elever med rett til særskilt skyss på grunn av funksjonshemminger. Slike søknader skal være dokumentert med legeuttalelse på Troms fylkeskommune sitt eget skjema 7. Velg Midlertidig eller varig tilrettelagt skyss i rullegardinen. MT eller VT styres av tidsperiodens lengde. Midlertidig tilrettelagt skyss har varighet inntil 8 uker. Lenger tid defineres som varig tilrettelagt skyss. 9.1 Søknadsgrunn Etter aktivering av «Søk etter elev» eller «Ny søknad i veiviser» 8, foretas valg av søknadsgrunn som vist nedenfor: Fig Tilgjengelig ved alle offentlige legekontor i Troms. Kan lastes ned fra Troms fylkeskommunes nettside om skoleskyss. Skjema: 8 Ved å høyreklikke på tidligere søknad for eleven i «Administrer elevsøknader». 34

35 Valget kan korrigeres senere i søknadsprosessen, i forbindelse med utfylling av «Søknadsskjema»: Fig 41. Valget her vil overstyre valget i fig Adresse Adresse fylles ut på vanlig måte som anvist tidligere i punkt 6.2, som også navn på foresatte. Vær oppmerksom på at filvedlegg kreves i Fig 41 før en kan gå videre i søknadsprosessen. Varig tilrettelagt skyss kan videreføres til neste skoleår i oppflyttingsfunksjonen i Cert. Midlertidig tilrettelagt skyss kan ikke videreføres i oppflyttingsfunksjonen. 9.3 Utfylling av skyssbestilling for tilrettelagt skyss Elever med tilrettelagt skyss etter opplæringsloven 7.3 har både rett til skyss i forbindelse med skole og SFO. Tidspunktene for levering og henting kan derfor fylles ut i tråd med start og slutt for skole eller SFO. Start- og sluttid er oppgitt for skolen i tråd med den timeplanen som er lagt inn i «Klasseoversikter». Se merket område 3 i figur 42 nedenfor. Utfylling av skyssbestilling: 35

36 9.3.1 Levering til skolen 1. Velg riktig transporttype 2. Sett inn ukedager med samme tidspunkt for levering til skolen. 3. Skolens start- og sluttid. 4. Fyll ut klokkeslettet som korresponderer med skolens eller SFO s starttid. Dette er tidspunktet for levering, dvs. når skole eller SFO starter. Det er ikke hentetid ved hjemmet som skal oppgis. 5. Påse at det er valgt riktig startadresse og sluttadresse for skyssen; i dette tilfellet fra hjemmeadressen til skoleadressen. 6. Trykk grønn knapp «Legg til», og skyssmalen for levering til skolen vil se ut som nednefor. 7. Legg merke til at kolonnen for «Levering» inneholder korrekt tidspunkt for skolestart: Henting fra skolen Utfylling skjer på akkurat den samme måten som for levering, bortsett fra at det blir flere hensyn å ta ift forskjellige tidspunkt for skoleslutt. -Hvert tidspunkt må fylles ut for seg selv, med angivelse av relevante dager. -Tidspunkt for henting fylles ut i felt «Henting kl.» -Det må velges relevant transporttype, ukedager. Viktig: Adressene for «Fra:» og «Til:» må byttes om, da det her skal skje transport fra skole til hjemmeadressen. 36

37 Den fullstendige skyssbestillingen blir som, fig. 43: Skyssbestilling ved delt bosted Ved delt bosted må tilsvarende fylles ut for både like og ulike uker for transport mellom de to bostedsadressene og skolen, både til og fra skolen. Skyssbestillingen vil se ut tilsvarende fig. 44: 10 Krav til vedlikehold av skyssportefølje Enhver endring i skyssbetingelsene (opphør av skyss, endring i adresse, skoletilhørighet, overgang fra buss til tilrettelagt skyss osv.) krever at aktiv søknad i Cert lukkes. For å gjøre dette må eleven hentes opp i «Administrer elevsøknader». Høyreklikk på eleven og velg «Lukk søknader». Tidligste lukkedato er i går (dagen før). Det er ikke tillatt for skolene å lukke tilbake i tid. Skolene skal ha sin skyssportefølge oppdatert til enhver tid, da Troms 37

38 fylkeskommune planlegger transport i forhold til dette. Uteglemmelse i å lukke søknader for elever som f.eks. ikke går på skolen, medfører at skolen må betale egenandel så lenge søknaden ligger aktiv i Cert. Det er kun anledning til å endre dato til dagen før, ved ønske om det: 38

39 I «Administrer elevsøknader» vises at søknaden har fått status «Lukket». Så fremt det skal søkes ny skyss, gjøres dette på vanlig måte ved enten å høyreklikke på eleven i «Administrer elevsøknader» og velg «Ny søknad i veiviser», eller å søke opp eleven i «Søk etter elev» og legge inn fødselsnummer.se kapittel 6! NB! I forbindelse med lukking og laging av ny søknad innenfor en Transportperiode, er det helt nødvendig å bestille nytt busskort på vanlig måte. Det gjøres etter at søknaden er sendt ved å hente opp eleven i «Administrer elevsøknader», høyreklikk og velg «Opplysninger om busskort». Dette skal ikke gjøres ved etablering av søknad for første gang i en Transportperiode, så som ved innlegging av søknader for neste skoleår. 11 Videreføring av søknad om skyss for neste skoleår Generelt o Eksisterende søknader som har enkelte dager fjernet fra skyssmalen, og eleven skal ha skyss hver dag neste år kan ikke flyttes opp gjennom masseoppflyttingsfunksjonen i Cert. De må legges inn med å opprette «Ny søknad i veiviser». o Elever som skal ha «midt-skyss» neste år kan ikke «flyttes opp» i Cert. Nye søknader registreres manuelt («Ny søknad i veiviser»). o Elever som ikke har innvilget søknad om skyss inneværende skoleår registreres på nytt i Cert: («Skoleskyss» > «Søk etter elev». Skriv inn fødselsnummer og «Søk». Hvis eleven ikke finnes fra før, trykk «Opprett». o Elever som bytter skole: Mottakerskolen legger inn søknad som for nye elever (se ovenfor!). All dokumentasjon legges ved søknad fra ny skole. Oppflyttingsfunksjonen i Cert kan ikke og skal ikke brukes. I Vårplanen fremgår tidsfristene for ulike aktiviteter som omfatter forberedelse av skoleskyss for neste skoleår. Skolerute og timeplan for alle skolens trinn 39

40 11.1 Skolerute og timeplan Se tidligere punkt 5.1 og 5.2: Skoleruta for kommunens skoler og for privatskole må defineres i Cert. Dette gjør Troms fylkeskommune etter innspill fra kommunene/privatskolene. Hver kommune/privatskole får tildelt en unik skolerute som skolene skal benytte ved definering av klasse/trinn/timeplan i Cert. Deretter kan alle skolens trinn for neste år defineres med start- og sluttid i tråd med punkt Elever på første trinn som trenger skyss Dette er nye elever som ikke ligger i Cert fra tidligere. Da må det søkes ifølge punkt 6.2. Skolen må søke om avstandsskyss (FKV) for inn de elevene i Cert som har mer enn 1950m mellom hjem og skole (se tabell i punkt 6.1). Endelig distanse fremkommer ved utfylling av skyssmalen. Er avstanden kortere enn 1,950 km, får den (Avvist) i parantes bak avstanden. Søknadsprosessen avsluttes her uten at søknaden sendes inn. Så fremt det skal søkes om skyss på grunn av farlig skoleveg, går man ett steg tilbake og endrer søknadsgrunnen til «Kommunalt vedtak-til trinn». Søknadene tilpasses trinn 1, 4, 7 eller 10, og fremmes med søknadsgrunn «Kommunalt vedtak til trinn» og relevant skysskode KV1-KV10. Det er krav til vedlegg av det kommunale vedtaket første gang en slik søknad fremmes Videreføring av skyss fra første til andre klasse Kravet til avstand er 4 km (3950m) for 2 10 klasse. Det betyr at elever som har hatt innvilget skyss i første klasse kanskje ikke vil få det i 2. klasse. Skolen må derfor videreføre søknad om avstandsskyss kun for de førsteklassingene som har mer enn 3950m mellom hjem og skole. Dette kontrolleres i «Administrer elevsøknader». Filtrer rullegardinfeltet Trinn: 01 og «Hent». Alle skyssbrettigete førsteklassinger blir listet opp. Merk av én og én linje og ta rede på Kunde-ID for de som har avstand over minstekravet. Det er kun disse som skal videreføre avstandsskyss (FKV) til neste skoleår. 40

41 Elever med kortere distanse og farlig skoleveg, søkes på bakgrunn av «Kommunalt vedtak-til trinn» Bruk av masseoppflyttingsfunksjon i Cert For oppflytting av mange elever på hvert trinn kan det være fordelaktig å benytte masseoppflyttingsfunksjonen. Denne må brukes kritisk, da det er svært viktig å være klar over at: Det er kun elever med innvilget skyss etter følgende skysskoder som vil vises i masseoppflyttingsfunksjonen, og som dermed kan flyttes opp på denne måten: o FKV (Fylkeskommunalt vedtak) o KV1, KV4, KV7 og KV10 (Kommunalt vedtak-til trinn) o VT-Dør-Dør (Varig tilrettelagt skyss) Elever med skysskode «KV» kan ikke flyttes opp på denne måten. Det er fordi gyldig dokumentasjon kun omfatter inneværende skoleår. Slike søknader må fremmes ved å lage «Ny søknad i veiviser» ved å høyreklikke på eleven i «Administrer elevsøknader», eller ved å følge punkt 6.2. o Dette omfatter søknader for elever med delt bosted og kombinert skyss FKV/KV annen hver uke. Selv om disse er synlige i oversikten, skal de altså ikke overføres til feltet («Selected»)for neste skoleår. Eksempel: Bildet nedenfor viser trinn 09 ved Hatteng skole skoleåret 2017/2018. I utgangspunktet skal alle videreføre sin skoleskyss også i trinn 10. Men i denne funksjonen skal kun de med skysskode FKV og KV10 overføres til feltet til høyre og nytt skoleår. 41

42 De to søknadene med kombinert skysskode KV,KV10 skal ikke overføres til høyre felt og nytt år («Selected»). Skyssen videreføres ved å legge inn ny søknad på vanlig måte i «Søk etter elev», eller ved å høyreklikke på eleven i «Administrer elevsøknader» og velge «Ny søknad i veiviser». Det må også legges ved gyldig dokumentasjon for kommunalt vedtak. Elever som ikke skal gå på Hatteng neste skoleår skal heller ikke overføres til høyre felt «Selected». Elever kan flyttes frem og tilbake ved bruk av pilsymbolene etter at eleven eller elevene er merket av med piltasten. Dobbelpila flytter alle. Enkeltelev merkes av og flyttes med enkeltpila. I dette tilfellet er det interessant å legge merke til at det fortsatt ikke er lagt inn klasse for trinn /2019. Oppflytting uten klassetilhørighet fører til at denne må allokeres manuelt av Troms fylkeskommune i ettertid. Det er imidlertid ikke aktuelt. Derfor må grunnlagsarbeidet i punkt 9.1 ferdigstilles på forhånd. 12 Skolekort/busskort Etter at søknad om busskort er godkjent av avdeling Økonomi og forvaltning i Troms fylkeskommune, blir skolekortene utstedt av avdeling Troms fylkestrafikk parallelt med at den fysiske transporten settes i gang. For å få utstedt busskort, må søknaden ha status «Godkjent-endelig». Det betyr at den er behandlet, og eleven har godkjent skyssrettighet. Også godkjente søknader om tilrettelagt skyss med buss får denne statusen når rettigheten er godkjent. Skolekortet er en periodebillett som gjelder «fra dato til dato» som er oppgitt i søknaden i Cert. Billetten forsvinner fra kortet ved midnatt siste dato i søknaden. 42

43 12.1 Ved overgang til nytt skoleår skal samme busskort benyttes som forrige år. Det er det sist utstedte busskortet som gjelder. Kortet blir oppdatert av verifiseringsenheten i bussen. Dette gjelder for alle busselever og for alle typer skole ved overgang til nytt skoleår, også de som bytter skole fra starten av nytt skoleår, så som ved overgang fra småtrinn/mellomtrinn/ungdomsskole til videregående skole. Det gjelder ved enhver adresseendring og flytting innenfor Troms fylke Produksjon av skolekort Oppdatering av skolekort for grunnskolene for neste skoleår foregår i skolenes sommerferie Endring av skyssbehov Endringer av skyssbehov i løpet av skoleåret generer oppdatering av eksisterende skolekort. For elever med endringer gjør dette at kortet fylles opp med 2 ekstra reiser pr. dag for hver endring. Ved hyppige endringer kan kortet gå fullt pga. kapasitetsbegrensning. For å justere antall turer i kortet, vil det i løpet av høstferien utstedes nye kort i stedet for å oppdatere eksisterende kort. Dette gjelder for elever med skyssperiode helårsskyss. For elever med skyssperiode vinterskyss, vil eksisterende kort bli oppdatert noen uker etter at vinterskyssperiodene har startet, før vi utsteder nye kort for alle endringer som kommer Produksjon av busskort på bakgrunn av endring gjennom skoleåret Så langt som mulig produseres busskort hver skoledag etter kl. 12:00, så fremt nye søknader er kommet inn og godkjent. Det vil da utstedes nytt busskort for alle søknader som har fått status «Godkjent-endelig» til og med dagen før Før skolene etterlyser manglende busskort/oppdatering av busskort Sjekk status for søknaden i «Administrer elevsøknader» i Cert. Busskort som ikke fungerer kan ha følgende årsaker: 1. Søknaden har status «Autogodkjent»: Statusen forteller at søknad om busskort er oversendt men fortsatt ikke behandlet av Troms fylkeskommune. 2. Søknaden kan være fremmet med mangler. Da kan den ved mottak i Troms fylkeskommune ha én av følgende statuser: a. Avvist: Søknaden er da automatisk avvist pga enten for kort distanse eller at det er søkt avstandsskyss (FKV) for søknad som krever kommunalt vedtak eller tilrettelagt skyss. b. Autoukjent: Indikerer søknad om tilrettelagt skyss. Søknad om busskort er fremmet med feil søknadsgrunn.. c. Ny søknad: Søknaden er returnert av saksbehandler fordi den har spesifiserte mangler som må korrigeres før søknad kan fremmes på nytt. Det er viktig at skolen undersøker status på søknader og eventuelle tilbakemeldinger i Cert fra Troms fylkeskommune før henvendelse om busskort. Slik belastningssituasjonen er nå, går det for mye tid bort til å behandle etterspørsler fra skolene som de selv enkelt ville fått oversikt over ved å benytte informasjon som allerede ligger «Administrer elevsøknader» i Cert. 43

44 Sperring av skolekort Ved bestilling av nye kort, blir gamle kort sperret automatisk i løpet av oppdateringsprosessen. Ved lukking av godkjent søknad, blir kortet manuelt sperret av oss når det ikke er registrert ny søknad på eleven Cert. Dette gjøres ca. én gang per uke. Når det registrerers ny søknad på slik elev, må skolen ivareta og korrigere søknader som returneres pga mangler. De får status «Ny søknad», og finnes i oversikten i «Administrer elevsøknader». Andre kjente årsaker til feil med busskort - Alle stegene i søknadsprosessen må være utfylt i Cert. Gjentakende mangler er: o Ufullstendig «Adresse»: Cert genererer feil takstsone og feil avstand mellom hjem og skole. Adressen må defineres nøyaktig i tråd med brukermanualen. o Ufullstendig utfylling av «Mal for skyssbestilling». Skyssmalen må ha innhold, ellers er det ikke mulig å generere busskort. Skyssmalen skal i tabellen inneholde skyssoversikt for hver dag i løpet av uka. Skyssmal for tilrettelagt skyss må fylles ut som anvist, med klokkeslett for Levering i riktig kolonne, og klokkeslett for Henting i den riktige kolonnen. De to klokkeslettene kan ikke mikses sammen i den samme kolonnen. Eksempler: Eleven i oversikten nedenfor har søknad som gjelder fra Søknaden er behandlet og innvilget Først da blir busskort utstedt. Når skolen legger inn søknad i siste liten, må skolen utstede midlertidig skyssbevis for bruk på bussen inntil søknaden er ferdig behandlet i Troms fylkeskommune. Rød omramming rund kilometeravstanden i «Avstand til skole» i skyssmalen, indikerer at søknaden blir avvist på grunn av for kort distanse. Da er det viktig å avbryte søknadsprosessen før innsending. I slike tilfeller må skolen vurdere kommunalt vedtak for farlig skoleveg, og endre søknadsgrunnen fra «Avstandsskyss» (FKV) til «Kommunalt vedtak-til trinn» og f.eks. KV10 som skysskode i skyssmalen. Om søknaden gjelder skyss til delt bosted, der den ene adressen gir avvist, slettes skyssbestillingen for denne adressen, slik at det bare søkes skyss annenhver uke til den av de to adressene som gir skyssrett. Busselever med behov for søknad om «Midlertidig tilrettelagt skyss» med drosje Etablering av midlertidig tilrettelagt skyss for elev som allerede har innvilget skyss med buss, fører til at den gjeldende søknaden for buss deles i to, med én periode før og én periode etter drosjeperioden. For å sikre at det nye busskortet som utstedes vil ha gyldighet knyttet til perioden etter at den midlertidige skyssperioden med drosje er avsluttet, er det derfor viktig å 44

45 lukke den tidligere søknaden for buss som gjelder i perioden før den midlertidige tilrettelagtskyssen. Busskortet blir utstedt så snart søknaden om midlertidig skyss er behandlet. Derfor kan skolen oppleve å motta nytt busskort inntil 6 uker før gyldighetsperioden starter. Det er viktig å informere elev og foresatte om når bussperioden starter. Informasjonen finnes i Cert («Administrer elevsøknader»). Unnlatelse i å lukke den «gamle» søknaden kan føre til uoverensstemmelser i busskortets gyldighetsperiode, slik at det ikke virker i perioden etter at den midlertidige skyssen med drosje er ferdig. Det skal søkes om all type skyss i Cert som skal organiseres og betales av Troms fylkeskommune. Faktura på skyss der det ikke er søkt om skyss i Cert vil bli videre fakturert til elevens skole/kommune. Se i Cert om det er produsert nytt skolekort Samme sted som det bestilles nye kort ser man om det er produsert nytt kort. Følg denne «Administrer elevsøknader» - søk opp eleven trykk på linja for eleven som kommer opp som ett resultat av søket høyreklikk velg opplysninger om busskort Boksen for skolekort kommer opp og vil da se slik ut. Her kan man se at noen (sannsynligvis skolen) har meldt kortet tapt kl. 11:54. Like etter har fylkeskommunen tatt ut oversikt over de som skal ha nye kort denne dagen. Kortet er produsert kl. 15:28. At det er laget nytt kort vises med at Kort-ID er forskjellig tallkombinasjon på øverste og nest øverste linje under «Smartkort-historikk». Utstedelse av busskort blir oppdatert i Cert samme dag som kort er produsert, eller dagen etter. Delt skyss Elever som har delt skyss og som bare har krav på skyss til en av foreldrene får utregnet antall turer etter dette. Om det er valgt like uker eller ulike uker blir kalender for skoleåret, skolerute og timeplan lagt til grunn for utregningen av antall turer som eleven blir tildelt i kortet sitt. Utregninga skjer automatisk i Cert. Eleven kan fint bruke kortet sitt fra adressen som han/hun 45