CERT. Brukermanual. Side 1/36. CERT Skoleskyss web

Transkript

1 CERT Brukermanual Brukermanual... 2 Innlogging... 2 Timeplaner/klassetider... 3 Registrering av søknad... 6 Søk opp elev Kundeinformasjon Adresser Legg inn holdeplass Legg inn kontaktinformasjon Søknadsskjema Maler for skyssbestilling Gjennomgang Oversikt over søknader Særskilte skyssbestillinger Midlertidig skyss medisinsk Elever som bor på to adresser Tilknytningsskyss Kommunalt vedtak (gjelder kun for grunnskoler) Praksis-skyss (gjelder kun for VGS) Manuell geokoding/koordinatfesting av elevens adresse t:kort skole MISTET kort DEFEKT kort Erstatning for bestilling av nytt t:kort skole Endring av søknader Skoleturadministrasjon Vedtak i CERT Forberedelse til nytt skoleår Oppdatere skoletider/klasser Legge inn nye elever Oppflytting av egne elever Oppflytting av elever fra andre skoler (til felles u.skole/vgs) Henvendelser Side 1/36

2 Brukermanual Sørg for at du alltid har den mest oppdaterte brukermanualen. Den nyeste versjonen vil til en hver tid være tilgjengelig på Du kan se din brukermanuals datering på forsiden av manualen. Innlogging Benytt følgende adresse for å logge inn på CERT: For å kunne ivareta sikkerheten er dette en sikker internett adresse. Husk derfor å starte med å skrive (med s). Hvis du ikke har brukernavn og/eller passord, vennligst ta kontakt med oss. Systemet vil automatisk logge deg ut etter 1 times inaktivitet. Hvis du selv logger deg ut ved å trykke på Avslutt i menyen oppe til høyre, vil du se følgende melding: Hvis du ønsker å logge deg inn på nytt må du da klikke på linken: «core/ui/workspace/main». Første side som kommer opp etter innlogging i CERT gir informasjon og «brukeropplysninger» om deg som bruker, hvilken rolle du har (Skoler) og hvilken skole du er tilknyttet. Til høyre finner du «Nyheter» som er et nyhetsfelt der AtB/STFK legger ut nyttig informasjon vedr CERT. Kan være seg nedetid, frister etc. Under Koblinger vil alle nødvendige funksjoner være tilgjengelige, og du kan komme deg videre ved å klikke på disse. Den blå meny-raden øverst med overskrifter som Mine oppgaver Skoleskyss og «Rapporter» inneholder akkurat de samme funksjonene som man finner under «Koblinger» Side 2/36

3 Timeplaner/klassetider Før det legges inn elever og sendes søknader om skoleskyss i CERT må timeplaner og klassetider være satt for hver enkelt klasse. Dette gjøres ved å klikke på «Klasseoversikter». Som vist på bildet under leder begge valgene til Klasseoversikter. Klikk deretter på knappen Ny for å starte arbeidet med å legge inn ny timeplan/klassetid. Side 3/36

4 Ny Timeplan Fyll deretter ut skjemaet, som vist i bildet under. NB! Skolerute = Skolekalender er den kalenderen som viser hvilke skoledager som er gjeldende for hver mnd gjennom hele det aktuelle skoleåret. Skolekalenderen legges inn av AtB og er for grunnskolene felles i hver kommune, mens for vgs er den felles for hele fylket. Dersom det er skoler som har store avvik i forhold til kalenderen så må dere gi beskjed til oss om dette. Etter ferdig utfylling, klikk på menyvalget Timeplan. Timeplan skal legges inn spesifikt for hver klasse på skolen og her skal man legge inn start- og sluttider for hele klassen. «Timeplan» velges for å kunne legge inn spesifikt for hver klasse. Side 4/36

5 For å legge til en ny timeplan for denne klassen, trykk på pluss -ikonet: For å endre allerede innlagt timeplan, trykk på «blyant»-ikonet: Du vil da få opp et skjema som vist på bildet under. Hvis klassen har samme start -og sluttid alle ukedager, gjøres det samme valg som vist her og det føres inn riktige tidspunkt for start og slutt. Trykk Legg til for å legge til og «lagre» deretter timeplanen. Hvis det er ulike start -og sluttider for flere eller alle dager, lages det en timeplan for hver dag (eller gruppering av dager). For å legge inn de resterende dagene, klikk på pluss -ikonet på nytt, og legg til en ny dag (eller gruppering av dager) ved å klikke på de respektive dagene i skjemaet. Sluttoversikten vil da se slik ut (eksempel med ulik sluttid for mandag/tirsdag og onsdag/torsdag/fredag): For å fullføre klassens timeplan, klikk på Lagre -ikonet i menyen oppe til høyre. Klikk deretter på X -ikonet oppe til høyre for å avslutte arbeidet med klasseoversikten. Side 5/36

6 Start prosessen på nytt, og bruk samme fremgangsmåte for å legge inn timeplan for ny klasse. Eksisterende klasses timeplan kan også redigeres ved å direkte gå inn på «Klasseoversikter», velg linjen for klassen det gjelder og deretter dobbeltklikk på denne. Start- og sluttider skal i hovedsak være skolens ordinære start-og sluttid, viser her til Retningslinjer for skoleskyss om er utarbeidet av STFK. Registrering av søknad Søk opp elev Før søknad om skoleskyss kan opprettes må elevens personalia ligge inne i systemet. Det er gitt ønsker om at ved første gangs bruk av CERT skal alle nåværende elever importeres fra skolens eget administrasjonssystem. Dette kan hos de fleste la seg gjøre, men det vil da kun være noe informasjon som kommer inn, og skolene må uansett inn på hver enkel elev for og «godkjenne» adresse(r) og legge inn klasse og evt dager for skyss. Dette for at elevene skal kunne geo-kodes/koordinatfestes og få registrert riktige avstander. De fleste elever vil allerede være registrert i CERT, men nye 1.klassinger og andre elever som ikke har hatt skyss fra før må registreres på nytt. Gå først til søkebildet for elever. Du finner dette ved å velge «Skoleskyss» - «Søk etter elev» Som vist på bildet under leder begge valgene deg riktig frem. Side 6/36

7 I vinduet «Søk etter elev», skal fødselsnummeret skrives inn for den aktuelle eleven i feltet «Fødselsnummer» (11 siffer). Trykk deretter på «Søk». Hvis eleven allerede er registrert vil en ved å trykke «Søk» automatisk bli tatt videre til et ferdig utfylt «Kundeinformasjon»-skjema. Gå da direkte til neste steg og fyll ut skjemaet (informasjon om dette starter under påfølgende bilde). Systemet er laget slik for å kunne forsikre seg om at eleven ikke skal kunne registreres flere ganger. Hvis eleven ikke eksisterer i systemet vil man få mulighet til å trykke på «Opprett» for å registrere eleven. Trykk da «Opprett» som vist i bildet under, og gå videre. Bildet man så kommer til ber deg om å avklare hvilken rettighet eleven søker om skoleskyss for. Side 7/36

8 Utfra elevens rettighet til skoleskyss som her velges, vil det være noen forskjeller i søknadsprosessen, men i all hovedsak er det samme info som skal inn i søknaden. Fødselsdato blir automatisk hentet fra fødselsnummeret. I feltet Adm. Enhet velges elevens bostedskommune. Her vil det automatisk være valgt skolens kommune. Søknadsveiviseren tar deg skritt for skritt gjennom søknadsprosessen. 1. «Kundeinformasjon» - Her legges alt av elevens personalia inn. 2. «Adresser» - Her legges inn detaljert info ang hvilke adresser eleven skal ha skyss til og fra. Her må man også huske å legge inn ALLE adressene til eleven, dersom eleven også skal skysses til/fra avlastning, delt bosted etc. Avstander vil da beregnes utfra alle adressene automatisk. 3. «Holdeplasser» Her må det alltid velges en holdeplass. 4. «Kontakter» Kontaktinfo husk å legge inn mob.nr der elever kjøres med drosje, slik at det er mulig for transportøren å ta kontakt dersom dette skulle være nødvendig. 5. «Søknadsskjema» Her legges det inn data ang periode for skyss, skole, klasse, transporttype, og søknadsgrunn. 6. «Maler for skyssbestilling» Her legges inn detaljert info ang selve skyss-bestillingen. Hvilke dager eleven skal ha skyss, og til/fra hvilke adresser. Husk at når man legger inn timeplanen for klassene i første steg, så er det ikke nødvendig å legge inn dette her. Dersom eleven går i 1.klasse, og de har undervisningsfri annenhver onsdag, så skal dette ikke legges inn i «Maler for skyssbestilling» da dette ligger i timeplanen for 1.klasse, og kommer da automatisk inn her. 7. «Gjennomgang» Her kan man se en oppsummering av søknaden før den sendes inn for godkjenning og vedtak. Når man er ferdig med én prosess, så kommer man seg videre med å trykke «Neste» nederst i høyre hjørne, eller «Forrige» om man ønsker å gå tilbake til forrige bilde Side 8/36

9 1. Kundeinformasjon Som Standardplasstype velges det Gående skoleelev for alle elever. Dog med unntak av søknader på medisinsk eller andre grunnlag hvor det er behov for spesifisert plass i drosje. Eventuelle behov for hjelpemidler angis under Hjelpemidler. I feltet for kommentar skal referansenr for kommunalt vedtak legges inn og gjelder spesielt for Trondheim kommune. Trykk på knappen Neste for å lagre og gå videre til 2.Adresser. 2. Adresser. Adresse KH (Kunde-Hjemme) må være utfylt og er elevens folkeregistrerte adresse, mens de andre adressene velges dersom det er nødvendig med flere adresser. Vær obs på at alle adressene må legges inn her dersom det skal kunne velges fra flere adresser i Maler for skyssbestilling og deretter skal komme med videre i bestillingen til transportør. Søker man om skyss ved delt bosted SKAL begge adressene legges inn, selv om det kanskje ikke søkes om skyss til begge adressene. Vær oppmerksom på at også husnummer må fylles inn i adresse-feltet, etter gateadressen og ikke benytt feltet Enhet til dette. Følg deretter anvisninger som vist på bildet under. Trykk «Søk» for å finne frem mulige adressetreff. Dersom det kommer opp flere mulige valg kan disse kontrolleres ved at man velger fra listen og ser hvor den ligger i kartet ved siden av. Velg den riktige adressen og trykk til sist «Godta» for å velge den aktuelle adressen. Noen ganger er det slik at det IKKE kommer opp valg og den adressen som ble skrevet inn i adresse-feltet godkjennes blir svart - uten dette. Det vil da heller ikke komme opp noe kart som viser hvor dette er. Gårds og bruksnummer må brukes i de tilfeller hvor elevens adresse ikke inneholder gatenavn og nummer. Format for gårds- og bruksnummer er XXXX-X-X (kommunenr- gårdsnr- bruksnr), som for eksempel Dette skrives inn i adressefeltet. Trykk «Søk» for å finne frem mulige adressetreff. Disse kontrolleres på samme måte som gateadresser og trykk til sist «Godta» for å velge riktig adresse. Side 9/36

10 Tips når det gjelder adresser. For gateadresser med bokstav, som for eksempel «Parkveien 2 B», kan det være lurt å skrive inn adressen uten bokstav før man trykker «Søk». Vi har opplevd at enkelte adresser med bokstav ikke kommer frem med mindre man utelukker bokstaven i søket. Man må også godkjenne gateadresser med bokstav 2 ganger for å komme seg videre. Ved gatenummer med mange siffer, eks Osloveien 203, kan det være greit å starte med å skrive inn «Osloveien 20» og deretter «SØK». Da skal det komme opp valg med Osloveien 203 i listen som du kan velge fra. Skriver man inn Osloveien 203 direkte så kan det hende man får «Finner ikke samsvar». Ved bruk av gårds- og bruksnr kan det i noen tilfeller dukke opp flere valg da det finnes teiger rundt omkring som også tilhører samme gårds- og bruksnr. Bruk kartet som kommer opp i slike tilfeller og velg den adressen som ligger nærmest bebyggelse og ikke ligger langt til «fjells». Anbefaler at det kun er gateadresse/gårds- og bruksnr som skrives inn før man trykker «Søk». I grunnlaget som ligger i databasen er dette fra Kartverket, og det kan eks være andre postnr og poststed som Kartverket har knyttet til adressen enn det foreldre/elever mener og da har skrevet på søknadsskjema. Man vil derfor ikke oppleve og få noe samsvar med gateadressen og postnr dersom dette ikke samsvarer i Kartverket sin database. Da vil man heller ikke komme videre i søknaden i CERT. Fjern derfor postnr og sted dersom dere opplever å få feilmld «Finner ikke samsvar» og prøv «Søk» igjen. Vi har opplevd at det oppstår litt problemer med at man ikke finner samsvar og dette har i de fleste tilfeller vært at gårds- og bruksnr har vært oppgitt feil. I slike tilfeller kan man spørre kommunen om å få dette bekreftet. Vi har også hjulpet til med å kontakte Folkeregisteret. Ved å bruke nettsiden kan man også konvertere gateadresser til gårds- og bruksnr og omvendt. I disse tider er det en prosess i gang i landet om at alle skal få gateadresser. Dette er en jobb kommunene er pålagt å utføre, og noen kommuner er godt i gang, noen er ferdige, mens andre har ett stykke arbeid igjen. Dette medfører at kanskje elever melder om en nylig mottatt gateadresse som kartgrunnlaget i CERT ikke er oppdatert med. Vi ser at som også er levert av Kartverket har en høyere grad av oppdatering når det gjelder nylige opprettede gateadresser, og derfor kan man benytte dette til å konvertere til gårds- og bruksnr, som man da vil kunne benytte i CERT. CERT vil ha en oppdatering av kartgrunnlag x 2 pr. år. Hvis det oppstår eventuelle problemer med å finne riktig gatenavn eller husnummer er det bare å ta kontakt oss med informasjon om hvilken adresse det gjelder. Side 10/36

11 5.Oppdater for å avslutte. 1.Fyll inn adresse i «Adresse» feltet 2.Trykk «Søk» 3.Kontroller at adresse stemmer med kart og trykk deretter på adresselinjen. 4.Trykk «Godta» Prosessen avsluttes med at man trykk på knappen «Oppdater». Redigering av allerede innlagte adresser kan gjøres ved å trykke på «blyant»-ikonet. Ved delt omsorg, eller annet behov for mer enn én adresse, benytt menyen for «Ytterligere adresser.» Klikk «Pluss»-ikonet, som vist på bildet under, og følg samme prosess som «Hjemmeadresse» for å legge inn tilleggsadresse. Dette gjelder for eksempel ved delt omsorg hvor eleven har rett på skoleskyss både til far og mor. «Hjemmeadresse» vil da gjelde som adresse for den ene forelderen mens «Fars/Mors adresse» gjelder som adresse nummer 2. Side 11/36

12 Dersom man ser at adressen er skrevet med RØD skrift vil dette si at den ikke er godkjent/koordinatfestet. Det er da nødvendig å søke opp og få adressen godkjent = svart skrift. Beregning av avstander. Når det gjelder beregning av avstander i CERT er dette kun veiledende. Det er STFK som har forvaltningsansvaret for skoleskyss og STFK har valgt i sine retningslinjer at det er skyssberegner som er den endelige godkjente avstandsberegneren for skoleskyss. Denne finnes allment tilgjengelig på Det er samme kartgrunnlag som også ligger til grunn i kartgrunnlaget i CERT, men det oppleves at noen algoritmer benyttes forskjellig noe som kan gi forskjellige avstander. Det er derfor slik at elever med avstander tett inntil kravet for og mot skyss, vil få en kontrollert beregning i STFK sin skyssberegner. Dersom denne er lagt til grunn vil det stå som sakskommentar i elevens søknad i CERT. Evt klagesaker på feil oppmålt avstand må taes opp med STFK. Trykk på knappen «Neste» for å lagre og gå videre til «Holdeplasser». 3. Legg inn holdeplass Under «Holdeplasser», trykk på «blyant»-ikonet for å legge inn holdeplass. Velg holdeplass med å trykke på den holdeplassen som skal benyttes fra listen som kommer opp. Hvis tvil om hvilken holdeplass som er riktig, velg den øverste og «nærmeste». Side 12/36

13 Det må alltid legges inn holdeplass på hver registrerte adresse, også selv om eleven skal kjøres med drosje. Det er ikke sikkert at eleven benytter den valgte holdeplassen, men ett stoppested langs veien, nærmere elevens bosted. Dette er ikke noe dere egentlig skal trenge å ha noe kunnskap om slik at dere velger den nærmeste uansett. Det er heller ikke sikkert at den nærmeste holdeplassen betjenes av en buss som eleven kan benytte til/fra skolen. Dette er det heller ikke forventet at dere skal ha kunnskap om. Gjør det samme hvis flere adresser. Trykk «Neste» for å komme videre. Det må legges til en holdeplass for hver registrerte adresse. Velg deretter «OK». 4. Legg inn kontaktinformasjon «Kontakter» er neste steg på veien. Her behøves det ikke å legges til kontaktinfo, med unntak av dersom dette er drosjeskyss og skyss på medisinsk grunnlag, da må mobilnr legges inn. Nye data krever at man også benytter det grønne «Pluss»-ikonet for legge til. 5. Søknadsskjema Etter at eleven har blitt registrert med personalia, adresse, holdeplass, og evt kontakter er det selve søknadsskjema som skal fylles ut. Her er det opplysninger om hvilke perioder skyssen skal gjelde for, hvilken klasse eleven tilhører, forslag/ønske for transportmiddel, og ikke minst på hvilket grunnlag i Opplæringsloven det søkes om skoleskyss for (søknadsgrunn). Side 13/36

14 For hvilken periode skal skyssen gjelde for. Skolen kan sette inn sitt «forslag» på transportmiddel, samt en kommentar. På hvilket grunnlag søkes det om skyss, og her er det Opplæringsloven som gjelder. Evt dokumentasjon som skal legges ved kan lastes opp direkte i CERT som vedlegg. Dette kan være vurdering fra lege, PPT etc Velg riktig skoleår/transportperiode. Juster fra eller til dato ved behov (vinterskyss, midlertidig skyss, kommunalt vedtak, etc). De datoene som står i disse feltene er de datoene det bestilles skyss for og som det for grunnskolene vil bli krevd betaling for. Fyll inn «Kommentar» etter behov (vinterskyss, delt omsorg, etc). «Skole» vil automatisk være valgt, og Lokal skole vil automatisk være satt til Ja. Hvis dette ikke er elevens nærskole, velg Nei og man vil med dette bekrefte at dette er ett kommunalt vedtak. Privatskoler skal velge «Nei» her. «Trinn» og «Klasse» velges deretter. Valgene man får opp under «klasse» er de samme som ble opprettet på skolen under Legge inn ny timeplan/klassetid i brukermanualen. For Transport Type velges anbefalt transport type, som for de fleste elever vil være Buss. Eventuelle kommentarer til transport fylles inn i Transportkommentar Dette kan være at eleven må sitte foran, alene i bilen etc. I feltet Søknadsgrunn vil man ha 8 valg. 1. Avstandsskyss etter Opplæringslovens Varig medisinsk for elever som trenger særlig tilrettelagt etter Opplæringslovens Midlertidig medisinsk etter Opplæringslovens 7-3, men for elever som kun trenger midlertidig skyss. Søknadene i dette tilfelle kan aldri overstige antall skyss-dager på 56 dager. Dersom man trenger skyss utover dette er det «Varig medisinsk» skyss som gjelder. Dersom man søker om «Midlertidig medisinsk skyss» med drosje vil man også måtte velge transportør for oppdraget. Søknaden godkjennes automatisk og sendes til den transportøren dere velger, og som har kontrakt i området. Dere må derfor kjenne til hvilke transportører som til enhver tid har kontrakt i deres område. Oversikt om hvilke transportører som har oppdrag i de forskjellige kommunene finner dere på Husk at det er elevens bostedskommune som utløser hvilken transportør som skal benyttes. 4. Særlig farlig skolevei etter Opplæringslovens 7-1. Elever som søker om skyss på dette grunnlag vil være kommunens ansvar, både økonomisk og vedtaksmessig. Disse vil ikke Side 14/36

15 behandles noe videre av STFK og AtB vil ordne med transport slik den står beskrevet i CERT. 5. Praksis skyss etter Opplæringslovens 7-2. Gjelder for elever som ikke har søkt om skoleskyss tidligere, men som nå kan få rett på dette gjennom sin utplassering, gjelder kun for elever i videregående utdanning, og elever som ikke kan benytte kollektiv transport MÅ ha drosje. Elever som kan benytte kollektivtrabsport skal benytte «praksis-kort» som skolen har fått til dette formålet. Skolen må melde inn lister over elever og periode som dette kortet skal åpnes for til skolekort@atb.no 6. Avstandsskyss delt bosted - Avstandsskyss etter Opplæringslovens 7-1, men hvor eleven har 2 hjem. Begge adresser skal registreres i CERT. 7. Mottaksskole Benyttes for elever som har kommunale vedtak på skyss til skole utenfor nærskolen. 8. Varig medisinsk avvik nærskole - for elever som trenger særlig tilrettelagt etter Opplæringslovens 7-3 og som kommunen har vedtatt skal gå på annen skole enn sin nærskole. Ved behov for dokumentasjon, som for eksempel legeerklæring, legges dette til elektronisk ved å benytte Legg ved fil knappen. Når det gjelder elever i grunnskolene skal man ved søknad om medisinsk skyss vedlegge bekreftelse som definerer elevens behov for tilrettelagt skoleskyss, og ved delt bosted skal bekreftelse signert av begge foreldre vedlegges i søknaden. Dersom dette mangler vil eleven ikke få godkjent sin søknad. Når det gjelder elever i VGS så skal slik dokumentasjon legges i elevens mappe i arkivet, da saksbehandler i STFK har tilgang til dette. Trykk på knappen Neste for å gå videre. 6. Maler for skyssbestilling Her skal man lage en spesifisert skyssplan for den enkelte elev. Skysskode: Her velger man om dette er et «Fylkeskommunalt vedtak» eller et «Kommunalt vedtak» Dette er spesifisert i Opplæringsloven, hvem som har vedtaksansvaret. I første del av dette bildet skal man legge inn informasjon om når eleven skal ha skyss og fra hvilke adresser han skal skysses. Når dette er lagt til, velger man «LEGG TIL» og en skyssplan kommer til syne. Denne kan selvfølgelig etterhvert redigeres. Side 15/36

16 Avstander vil her komme frem, både til skolen og til nærmeste holdeplass, utifra de opplysningene som ble lagt inn tidligere i søknaden. Dere kan da se allerede her om eleven kan få innvilget skyss etter søknadsgrunn. 7. Gjennomgang En oppsummering av søknad vil komme frem, og dere kan se om dette er riktig før dere trykker på den store grønne knappen, og sender inn søknaden. Trykk på knappen «Send søknad» for å sende elevens endelige søknad. Elevens personalia og søknadsinformasjon vil bli liggende selv om du ikke trykker Send søknad, og kan redigeres frem til søknaden er sendt. Når søknaden har blitt sendt, vil søknaden ikke kunne endres/redigeres, og den ser slik ut: Side 16/36

17 Ved behov for endringer/redigeringer ETTER innsendt søknad, må dere ta kontakt med AtB/STFK for å få åpnet søknaden. Oversikt over søknader Dere kan få oversikt over alle skolens søknader ved å velge «Skoleskyss» - «Administrer søknader». La de resterende feltene stå tomme, og trykk «Hent». En liste med alle innsendte søknader vil komme opp. I tillegg kan dere se søknader som ikke har blitt sendt inn og som er åpne for redigering med saksstatus «Ny søknad». Saksstatus «Autogodkjent» er automatisk godkjent av systemet, og avventer videre behandling og tildeling av et skyssopplegg. Saksstatus «Autoukjent» er automatisk avslått av systemet, og har enten ikke vært mulig å måle grunnet feil i CERT, avstanden mellom hjem og skole er for kort til å gi rett på skoleskyss, eller det har vært gjort andre valg eller eksisterer mangler i søknad som ikke gir rett på skyss. Her avventer man på saksbehandling av STFK. Det kan forekomme feil i avstandsmåling av enkelte adresser i CERT. Feilen vil være synlig ved at avstand blir målt til «0.000km» i «Mal for skyssbestilling-vinduet». Hvis slikt er tilfelle vil AtB/STFK manuelt gå inn og måle disse søknadene på nytt. Send inn søknaden, og den vil bli kategorisert Side 17/36

18 som «Autoukjent». Søknadene kan likevel anses som ferdig innsendt, og dere behøver ikke å gjøre endringer selv da dette vil kontrolleres. Dersom dere har elever med status «Autoukjent» uten at dere kan se hvorfor, vennligst ta kontakt. Dersom søknader er mangelfulle vil STFK benytte saksstatus «Manglende dokumentasjon», og disse må dere gjennomgå for å komplementere søknadene. Kommentar vil stå påført, samt det kan være vedlagt ett dokument med påførte mangler som evt kan leveres eleven for videre oppfølging. Dette må gjøres regelmessig slik at man ikke kommer i en situasjon hvor elev venter på saksbehandling, og så viser det seg at det er skolen som må komplementere opplysninger før søknaden kan behandles. Slike søknader leter man opp slik: «Skoleskyss» «Administrer elevsøknader» Velg Sakssatus «Manglende dokumentasjon» - og deretter den grønne «HENT» knappen til høyre. Særskilte skyssbestillinger I denne delen av brukermanualen tar vi for oss elever som har andre skyssbehov enn ordinært t:kort skole for buss, samt de som bor på flere adresser. Stegene som skal gjøres i CERT er de samme for alle bestillinger, men det gjøres ulike valg avhengig av elevens behov og søknadsgrunnlag. Kundeinformasjon: Her føres elevinformasjon inn på samme måte for alle elever, men unntak av feltene «Standardplasstype» og «Hjelpemidler». I feltet «Standardplasstype» kan det gjøres valg ved sitte-preferanser i drosje. I feltet «Hjelpemidler» kan det velges ett eller flere hjelpemidler ved medisinsk skyss. Adresser og holdeplasser: Her føres det inn informasjon om adresse for alle elever. Ved delt omsorg må det legges inn ytterligere adresser til elevens andre bosted. Kontakter: Felles informasjonsside for alle elever, men vil i praksis kun ha betydning for elever som har skyss av medisinske årsaker, drosje eller privat skyss. Søknadskjema: Her velges riktig transporttype (buss, drosje osv) og søknadsgrunn benyttes for alle elever, men det velges ulikt ut i fra elevens skyssbehov. Maler for skyssbestilling: Samme måte som tidligere. 1. Midlertidig skyss medisinsk Søknadsgrunn = «Midlertidig skyss». Dette gjelder skyss med drosje ved midlertidig skade eller sykdom som IKKE har en varighet utover 8 uker. Dersom en elev allerede er registrert med skoleskyss i CERT er det mulig å overskride eksisterende søknad med «Midlertidig skyss». Det er også bare ved valg av «Midlertidig skyss» skolene kan velge transportør. Side 18/36

19 a. Ved bestilling av medisinsk skyss for elev som tidligere er registrert i CERT : Skoleskyss administrer elevsøknader HENT. Man får da opp listen med alle elever. Høyreklikk på den eleven ved skolen som dere skal bestille skyss for, og velg «Ny søknad i veiviser». Det velges da «midlertidig medisinsk» og VELG. Da vil man få opp søknadsveiviseren og man gjennomgår den som om man skulle lagt inn en ny søknad. All info som tidligere er lagret om eleven vil være tilgjengelig, som navn, adresser, holdeplasser etc, men det viktigste er at det fylles inn riktig under «Søknadsskjema» hvor det er dato og transportør som er det viktigste, selvfølgelig i tillegg til evt vedlegg som legeattesten/vurderingen. Deretter er det «NESTE». Da skal det komme opp følgende advarsel: Side 19/36

20 Denne ber deg bekrefte at den aktuelle søknaden overlapper med en annen for en gitt periode, og spør om du skal endre den eksisterende søkanden med å lage denne nye for perioden du har oppgitt ovenfor. Her skal du krysse av i «boksen» og godta dette og deretter «NESTE». Da vil man komme til «Maler for skyssbestilling» og man skal legge til hvordan eleven skal ha sin skoleskyss. Da vil man se i malene at skysskoden er M-midlertidig skyss. Når man da velger «NESTE» og kommer til Gjennomgangen, ser man at det er Ny søknad for den gitte perioden og velger «SEND SØKNAD» Søknaden godkjennes automatisk og man vil ikke bruke tid på saksbehandling. Info går direkte til den transportøren du valgte i «søknadsskjema». Transportøren vil ha tilgang til bestillingen umiddelbart, og man er ikke avhengig av å vente på saksbehandling fra STFK på slike søkander som er under 56 dager. Side 20/36

21 Dersom en elev kommer og skal ha videre midlertidig skyss etter den første legeatteseten er lagt inn, legger man den nye inn på samme måte som denne. Det man må tenke på er at CERT ikke klarer å hensynta dersom dagene for flere legeattester overstiger 56 dager. Dette er noe dere på skolene må vurdere. Dersom dere ser at eleven har flere dager enn 56 dager gjennom flere legeattester må dere sende inn den søknaden som vil overstige dager på «Varig medisinsk» istdenfor «midlertidig medisinsk». Da skal STFK saksbehandle søkanden og dette kan ta noe tid. Send en henvendelse til STFK på forhånd så får du kjapt avklart om man kan fortsette med en midlertidig eller om STFK vil ha en grundigere vurdering. AtB har gitt rutiner til de aktuelle transportørene på behandling av midlertidig skyssbestillinger, slik at det skal ikke være nødvendig med å gi beskjed direkte til transportørene. Det vil kun være bestillinger gjort gjennom CERT som AtB honorere ovenfor transportørene. b. Ved bestilling av medisinsk skyss for elev som IKKE er registrert i CERT tidligere: Eleven må registreres på vanlig måte gjennom «Søk etter elev» og deretter lager man ny søknad med de opplysningene CERT krever. 2. Elever som bor på to adresser Søknadsgrunn = «Avstandsskyss delt bosted». Elever som bor tilnærmet like mye hos mor og far meldes inn som vanlig fram til du kommer til adresse. Den første adressen som blir lagt inn vil bli benevnt som «KH Hjemmeadresse». Det er denne adressen som er elevens folkeregistrerte adresse og den første som legges inn. Trykk deretter på grønt «pluss-ikon» for å legge inn adresse nummer to, enten «KF-Fars adresse» eller «KM-Mors adresse». Selv om det kun søkes om skyss til én av elevens to adresser må begge adressene legges inn i «Adresser» og «Holdeplasser». Det neste som er annerledes med søknader for elever med delt omsorg finner vi i bildet «Maler for skyssbestilling» (se bildet under). Her velges det «Ukentlig: Like uker» for ett bosted og «Ukentlig: Ulike uker» for bosted nummer 2. Side 21/36

22 Etter å ha valgt «Like/Ulike uker» og riktig adresse trykkes det på «Legg til» for å legge til skyssbehovet i søknaden. Gjentas for bosted nummer 2 ved rett til skyss til flere bosteder. Ved kun rett til skyss til ett bosted benytter en kun «Legg til-knappen» én gang, etter å ha angitt bostedsadresse og ukentlig mønster. I mange situasjoner kan det være slik at delt omsorg er delt opp i andre mønstre, dvs at elevene bytter adresse på forskjellige dager. Ved reise med buss har ikke dette så stor betydning. Velg da vilkårlig like/ulike uker et mønster per bosted. For skyss kun til 1 bosted velges det enten like/ulike uker. Dette mønsteret er derimot viktigere ved reise med (eller i kombinasjon med) drosje. (Se nedenfor). Delt omsorg og behov for drosje. Ved delt omsorg og transporttype drosje er det en fordel å få inn riktig kjøremønster i CERT, da dette danner grunnlag for kommunikasjon ut til drosjeselskap. Sørg først for at timeplan er riktig. Ved behov kan det defineres en egen timeplan for eleven, som man sender direkte til transportøren. Hvis elev for eksempel har delt omsorg annenhver uke, og byttet skjer om onsdagene løses dette slik: 1) Følg først steg som vist over for valg av adresse og «Ukentlig:», men ikke «Legg til» 2) Velg bevisst endret valg i felt for «Ukedag(er):», for eksempel Mandag+Tirsdag+Torsdag+Fredag 3) Legg til og gjenta for adresse nummer to, men med motsatt valg på «Ukentlig:» 4) Følg deretter steg 1 til 3, men kun med onsdag som valgt «Ukedag(er):» NB: Det kan også hende at elever med delt bosted har KV fra den ene adressen og O fra den andre adressen. Dette er viktig å få frem når man legger inn data i «Maler for skyssbestilling». Her har man Lagt til Skysskode KV for Like uker og elevadresse KH. Side 22/36

23 Og etterpå : Legger man til O for ulike uker fra KM adressen. Da vil man få differensiert hvilke rettigheter eleven har til hver adresse, dersom kommunen har innvilget skyss til eleven på den adressen man er under kravet for avstandsskyss. 3. Tilknytningsskyss Søknadsgrunn = «Avstandsskyss» som oftest og evt med delt bosted. Hvis en elev har rett på tilknytningsskyss vil CERT godkjenne dette. Det vil da stå (OK) bak avstanden for «Holdeplassavstand» i vinduene «Maler for skyssbestilling» og «Holdeplasser». Her må man være litt obs på at det er ikke alltid at det er rett til tilknytningsskyss selv om det står at avstanden er over kravet. Dette da CERT ikke hensyntar alle de forskjeller som regelverket har mtp modenhet og alder, samt at det også kan være valgt en annen holdeplass enn den eleven egentlig benytter, da eleven benytter ett stoppested som ikke er nevnt i holdeplassoversikten. Prosedyre for innmelding av søknader for elever med tilknytningsskyss er helt lik andre søknader for elever med standard ordinær skyss. Dersom dere er kjent med at eleven alltid har hatt tilknytningsskyss eller at eleven sier at han behøve dette, ber vi om at det skrives «Tilknytningsskyss til holdeplass» i kommentarfeltet under «Maler for skyssbestilling» slik at det kommer opp i malen. Side 23/36

24 4. Kommunalt vedtak (gjelder kun for grunnskoler). Søknadsgrunn = Særlig farlig skoleveg/avstandsskyss utenfor nærskole/varig medisinsk utenfor nærskole/mottaksskole. Skysskode «Kommunalt vedtak» dekker begrep som særlig vanskelig/-farlig skolevei, vinterskyss, mørkeskyss, avstandsskyss utenfor nærskolen, medisinsk skyss utenfor nærskolen, utvidet avstandsskyss for grupper av elever, mottaksskole og evt annen skyss som kommunen er ansvarlig for. Prosedyren for disse elevene med kommunalt vedtak er helt lik andre elever med ett/to unntak, samt at «Søknadsgrunn» skal her kun kan være «Særlig farlig skolevei», «Avstandsskyss», «Avstandsskyss-avvik nærskole» eller «Mottaksskole», og deretter er det skysskoden KV som sier at dette er ett kommunalt vedtak om skyss. a. Særlig farlig skolevei/vinterskyss/mørkeskyss Skyssen er kommunens ansvar KV og legges inn med søknadsgrunn «Særlig farlig skoleveg» og kan være for hele skoleåret eller i perioder av skoleåret. Dersom det er skyss for en bestemt periode (ikke hele skoleåret) er det særdeles viktig at det velges riktig «Fra dato:» og «Til dato:» under «Søknadsskjema». Det er de datoer som står her som det bestilles skyss på og kommunene vil bli fakturert egenandeler for. Disse kan endres ved å trykke på pilen ved datofeltet, bla frem eller tilbake i kalender menyen, og dobbeltklikk på riktig dato. Under «Maler for skyssbestilling» velges det «KV Kommunalt Vedtak» i feltet for «Skysskode:» Side 24/36

25 b. Avstandsskyss utenfor nærskolen Dette er kommunens ansvar og skal legges inn med søknadsgrunn = «Avstandsskyss» og det skal velges NEI på lokal skole i søknadsskjema i tillegg til KV som skysskode i «Maler for skyssbestillling» c. Varig medisinsk skyss avvik nærskole Kommunens ansvar KV søknadsgrunn = «Varig medisinsk-avvik nærskole» og det skal velges NEI på lokal skole i søknadsskjema i tillegg til KV som skysskode i «Maler for skyssbestillling». Det er den skolen eleven er inntatt som elev på, som skal ha hovedansvaret for å bestille skyss i CERT. d. Mottaksskole Elever som går på skole i en mottaksskole er kommunens ansvar KV og legges inn med søknadsgrunn = «Mottaksskole» og det velges NEI på lokal skole i søknadsskjema i tillegg til KV som skysskode i «Maler for skyssbestillling» Det er elevens mottaksskole som skal håndtere CERT for eleven så lenge eleven er tatt inn ved skolen. Elever som går i mottaksskole kan være i denne skolen over ulike tidsrom. Når eleven skal overflyttes til sin nærskole, skal mottaksskolen varsle AtB om å avslutte bestillingen i CERT, og eleven vil da få status som «lukket» fom den dato dette meldes inn til AtB. Faktura på skyss vil også mottas til dato om opphør meldes til AtB. Dersom eleven deretter har behov for skyss til sin nærskole, er det nærskolen som igjen melder inn søknad/bestilling for eleven, på det grunnlag eleven søker om skyss for. (Avstand, særlig farlig skolevei, varig medisinsk o.l). Side 25/36

26 5. Praksis-skyss (gjelder kun for VGS) Elever kan ha rett på skyss til praksis/utplassering etter reglementets pkt Elever som da har t:kort skole også for bruk mellom hjem og bosted kan benytte dette mellom bosted og praksis-sted/utplasseringssted. - Elever som kan benytte kollektivtransport og som IKKE har t:kort skole for bruk mellom hjem og bosted, låner ett «praksis-kort» på skolen, hvor skolen melder inn kortnr, elev og periode til skolekort@atb.no slik at kortet er klart til bruk når eleven har sin rett på skyss. - Elever som IKKE kan benytte kollektivtransport og som behøver drosje skal skolen legge dette inn i CERT med søknadsgrunn praksis-skyss. Her må elevens bostedsadresse ligge inne, samt adresse til praksis-sted/utplasseringssted. 6. Manuell geokoding/koordinatfesting av elevens adresse Dersom man ikke kan finne elevens riktige adresse, eller om at gårds- og bruksnr er såpass stort at man ser at dette vil medføre feil måling av avstand har man en mulighet for å legge til en manuell kodet adresse for den aktuelle eleven. Dette gjøres under registrering av elevdetaljer, og man starter som vanlig i «Søk etter elev». Deretter under punkt 2. «adresser» vil man få ett valg med en gul rund knapp etter man har prøvd å benytte adresse eller gårds- og bruksnr. Da vil man få mulighet til å kunne sette ett punkt hvor elevens bosted er manuelt. Side 26/36

27 t:kort skole. Elever som har fått godkjent sin søknad om skoleskyss, og som AtB har formidlet på buss, vil få t:kort skole som ett vedtak på at de har rett på skoleskyss. Dette utstedes av AtB, og sendes skolene for utdeling. Elever i 1-7.klasse vil også motta en holder med snor for sine t:kort skole. Det er mulig for dere på skolene og se om eleven har fått t:kort skole ved å benytte valget «opplysninger om busskort» i CERT. Skoleskyss Administrer elevsøknader HENT høyreklikk på gjeldende elev og velg «Opplysninger om busskort». Da vil historikk for eleven ang t:kort skole komme opp i en ny rute. Side 27/36

28 1. MISTET kort Dersom eleven har mistet t:kort skole velges «NY» i «Opplysninger om busskort» Og eleven vil da få produsert nytt t:kort skole fra AtB ved neste eksport. Eleven kan inntil nytt personlig t:kort skole ankommer skolen, benytte reservekort som skolen har fått tilsendt. 2. DEFEKT kort Dersom eleven har defekt kort skal dette medles til skolekort@atb.no for videre oppfølging. Beskrivelse av defekten skal vedlegges, synlig/ikke synlig skade etc. AtB vil da sjekke opp kortet og bestille opp nytt kort til eleven. Defekte kort uten synlige skader vil ikke være erstatningspliktige. Av erfaring kan det lønne seg at man venter i noen dager før man melder elevens kort tapt, da det ofte skjer at eleven finner t:kortet etter noen dager. Dersom man har meldt kortet tapt i CERT vil det lages ett nytt og faktura på mistet kort vil utsendes fra AtB. Dette er ikke en prosess som kan reverseres pt. Mer info ang bruk av t:kort skole finner dere på Her står info om bruk og evt misbruk. 3. Erstatning for bestilling av nytt t:kort skole Det er vedtatt at AtB kan kreve en erstatning for re-produksjon av t.kort skole som meldes mistet eller defekte av kommunene/skolene. AtB vil sende en rapport til den enkelte kommune/skole som inneholder navn og dato for melding om mistet/defekt kort, samt kortnr 2 ganger pr skoleår. Satsene som er vedtatt i fylkeskommunen er kr 50 første gang man må etterbestille kort og deretter kr 150 pr gang. Det er opp til kommunene/skolene og ta denne erstaningen videre til den elev det måtte gjelde. Rutiner for dette er kommunenes/skolenes ansvar. Side 28/36

29 Endring av søknader. KUN søknader som har saksstatus «Ny søknad» kan redigeres av skolen. Det er ikke mulig for skolene å endre på søknader som er innsendt i CERT. Dersom man ønsker å endre på søknader må man ta kontakt med STFK eller AtB for at vi kan «åpne» søkanden. Det er KUN mulig for én elev å ha ÉN søknad inne i ett og samme tidsrom, og det er kun søknad om midlertidig skoleskyss som kan legges inn av skoler uten å ha saksstatus «ny søknad», og må da gjennomføres på en spesiell måte. Se pkt 1 under Særskilte skyss-søknader. Søk frem eleven som skal endres med Skoleskyss administrer elevsøknader - HENT Deretter høyreklikk på eleven med saksstatus «Ny søknad» og velg «Kjør søknadsveiviser». Da vil man få opp søknadsveiviseren igjen, hvor man går gjennom den og retter opp de feil man skulle rette. Dette være seg bl.a : - perioder for skyss dersom eleven har blitt lagt inn med skyss hele året men skal kun ha skyss for deler av skoleåret. - Eleven er lagt inn med O-avstandsskyss og har fått denne søkanden avvist og skal ha KV istedenfor. - Flyttet og endret adresse/skole mm. Viktig å tenke på når man kommer til «Maler for skyssbestilling» at man må endre også den dersom eleven går fra O-avstandsskyss til KV. I eks under ligger eleven inne med Skysskode = O, og skal endres til KV Side 29/36

30 Høyreklikk på malene markere de - slik at de endrer farge til oransje og trykk deretter «Rediger» Da kan man endre skysskode øverst i skjemaet til KV og deretter «Lagre». Da vil skysskoden i «Maler for skyssbestilling» endres fra O til KV og søknaden godkjennes. Side 30/36

31 Og søknaden er klar for å sendes på nytt, med de endringer som er utført etter behov. Side 31/36

32 Skoleturadministrasjon. Her kan dere søke opp elevene slik at dere kan få se hvordan deres skyss er planlagt fra AtB, når det gjelder om de skal benytte buss eller drosje. Skoleskyss - Skoleturadministrasjon Her er det samme filter som kan benyttes for å hente frem de elevene dere ønsker, eller la filteret stå «tomt» og SØK frem alle elevene dere har fått godkjente på skolen. Det som er viktig å tenke på her er at det er kun elever som har fått status «Godkjent Endelig» som vil vises i denne oversikten. Her er det også mulighet å eksportere elevene fra CERT og over til en Excel-fil. Side 32/36

33 Vedtak i CERT STFK som er forvaltning for skoleskyss vil produsere skriftlige vedtak som dere kan finne i CERT. Disse kan skrives ut og leveres eleven på skolen. Elever som søker om skoleskyss og får dette innvilget ved bruk av buss vil få t:kort skole som sitt enkeltvedtak. Skriftlige vedtak i CERT hentes frem på denne måten: Skoleskyss administrer elevsøknader - HENT Valget for «Vis vedlagte søknader» må være krysset av, og man finner vedtak til de forskjellige elevene ved å sette markøren på den eleven man ønsker å se, og vedtaket vil da ligge nederst på siden. Her er det ett vedtak som heter «Avslag - 7-3». Ved å trykke på dette vedtaket vil det lastes inn og kan skrives ut. Hvis dere også krysser av i boksen «Vis skyssbestillinger», som er under «vis vedlagte filer», vil dere også kunne se avstander til skole og holdeplass for eleven her i samme bilde. Dette legger seg som info over vedtakene. Forberedelse til nytt skoleår Ettersom CERT har vært i bruk forrige skoleår vil de fleste elever alt være registrert i systemet. De fleste av disse skal fortsatt gå på den skolen de er registrert ved, men det er og en god del elever som skal bytte skole. Disse skal også kunne søkes opp og knyttes til en ny skole og for å få tak i disse må dere på skolene logge dere på med ett felles brukernavn og passord. Oppflytting av elever på egne skoler kan gjøres uten ett slikt passord. 1. Oppdatere skoletider/klasser Men før elevene kan legges inn i nye klasser må nye klasser opprettes og legges inn i den nye skoleruten. Dette gjøres ved å være pålogget som vanlig, og ved å gå inn på «Skoleskyss» og «Klasseoversikter. Mer informasjon om dette finner dere på s. 4. Side 33/36

34 2. Legge inn nye elever Deretter er det klart for å legge inn nye elever. Dersom du er pålogget med ditt vanlige brukernavn får du bare tilgang til «egne» elever/elever kun på den skole din bruker er registrert på, men det kan være greit å starte med disse. Elever det ikke skal gjøres noe med (de bor på samme adresse og har det samme skyssbehovet) markeres og flyttes til høyre i bildet. Ved holde nede Ctrlknappen kan man markere flere elever og flytte de opp samtidig. Vær obs på et det kun er elever som ikke skal endres som kan flyttes på denne måten. Dersom det er endringer må eleven søkes opp under «Skoleskyss» og «Søk etter elev». Gjør de nødvendige endringene og send inn søknaden i siste bildet. Dere trenger ikke gjøre adresse-endringer på elever som nylig har fått gateadresse, men som i CERT er registrert med gårds- og bruksnummer. Adressen vil i CERT likevel være markert som et punkt så sant huset ligger på samme plass. Det er annerledes med elever som har flyttet. Elever i 1. klasse og elever som ikke har hatt skyss før må registreres helt på nytt. Dersom en skal søke opp elever fra andre skoler må en være pålogget med ett felles brukernavn og passord for den aktuelle kommunen. Her må man velge først den skolen man skal flytte eleven fra (til venstre) og egen skole (til høyre). (Det er og mulig å søke elevene opp med å bruke personnummer. ) 3. Oppflytting av egne elever Egne elever flyttes til nytt trinn ved følgende prosedyre: 1.Sjekk at gjeldende periode er riktig, trinn og klasse = dagens skoleår. 2.Neste periode = neste skoleår, trinn og klasse 3.SØK 4.Merk elevene i listen og FLYTT over i neste kolonne 5. «FLYTT OPP» Side 34/36

35 1.Sjekk at gjeldende periode er riktig, trinn og klasse = dagens skoleår. 2.Neste periode = neste skoleår, trinn og klasse 3.SØK 4.Merk elevene i listen og FLYTT over i neste kolonne 5. «FLYTT OPP» 1.Sjekk at gjeldende periode er riktig, trinn og klasse. 2.Neste periode = neste skoleår, trinn og klasse 3.SØK 4.Merk elevene i listen og FLYTT over i neste kolonne 5. «FLYTT OPP» 1.Sjekk at gjeldende periode er riktig, trinn og klasse. 2.Neste periode = neste skoleår, trinn og klasse 3.SØK 4.Merk elevene i listen og FLYTT over i neste kolonne 5. «FLYTT OPP» Side 35/36

36 1.Sjekk at gjeldende periode er riktig, trinn og klasse. 2.Neste periode = neste skoleår, trinn og klasse 3.SØK 4.Merk elevene i listen og FLYTT over i neste kolonne 5. «FLYTT OPP» 4. Oppflytting av elever fra andre skoler (til felles u.skole/vgs) Samme prosedyre som Steg 3, men man logger in med ett felles brukernavn og passord som gir tilgang til alle skolene i kommunen. Her velger man da den skolen eleven skal flytte FRA i «nåværende periode», og den skolen eleven skal flytte TIL i «neste periode». Henvendelser Henvendelser som går på rettigheter og spørsmål knyttet til selve søknaden rettes til STFK på følgende kontaktpunkt: Skoleskyss for elever i grunnskolen: grunnskoleskyss@stfk.no Skoleskyss for elever i videregående skole: marit.satre@stfk.no Henvendelser som går på tilrettelegging og selve driften av skoleskyss, være seg bussruter eller drosjeruter, t:kort skole og spørsmål knyttet til innleggelse i CERT rettes til AtB, på følgende kontaktpunkt: Det er til god hjelp om dere kun skriver elevens Kunde-ID i henvendelsen, da dette er en meget lett måte og søke opp eleven på i systemet. Spørsmål knyttet til programmet CERT : cert@atb.no Spørsmål knyttet til elevens t:kort skole : skolekort@atb.no Evt andre spørsmål knyttet til skoleskyss : sissel.hagen@atb.no På finner dere også mye info rundt rettigheter, bruk av t.kort skole og generell info om skoleskyss i Sør-Trøndelag. Side 36/36