Versjon CERT Brukermanual grunnskole. Side 1/39

Transkript

1 CERT Brukermanual grunnskole Side 1/39

2 1. Innledning til CERT Hensikt Roller og tilgang i CERT Cert brukermanual Logge inn i Cert Forarbeid av fylkeskommunen Forarbeid av kommunen Legge inn klasser og timeplan Søknad om skoleskyss Nye skysselever skoleåret 2015/ Identifikasjon av elever Søknader om skyss Søke opp elev Opprette ny elev Lage søknad om skoleskyss - Søknadsskjema Endre søknad om skyss Tillegg for elever som bor på to adresser Gjennomgang og innsending av søknad Endringer etter innsendt søknad Elever som slutter eller flytter Saksbehandling av søknader Sjekke status på søknader - oversikt Oppstart nytt skoleår (oppflytting) Planlegging og gjennomføring av skyssen Skolekort Registrere tap av eller feil på skolekort Tilrettelagt skyss Elevinformasjon Adresser og holdeplasser Kontaktinformasjon Lage søknad om tilrettelagt skyss Legge inn skyssbestilling Søknad om midlertidig skyss medisinsk Avlastningshjem Kommunalt vedtak Økonomisk oppgjør for skoleskyssen Definisjoner Side 2/39

3 1. Innledning til CERT 1.1. Hensikt CERT er et internettbasert verktøy for administrasjon av skoleskyss. Systemet gir felles tilgang til informasjon og data for skoler, kommuner og fylkeskommunen. - Alt skjer elektronisk ingen brev må sendes. Legeerklæringer m.m. kan scannes elektronisk og vedlegges søknaden - Skolen kan sjekke status på den enkelte skyss-søknad - Skolen/kommunen vil ha oversikt over hvem som ligger inne i systemet til enhver tid - Detaljert fakturagrunnlag kan hentes ut. Ikke tilgjengelig pd. - Ved overgang til nytt skoleår flyttes elever opp et klassetrinn. Ved flytting til annen skole, kan eksisterende elevregistrering benyttes, men ny søknad sendes i systemet Roller og tilgang i CERT Rolle Hvem Tilgang til Skolebruker Ansatte på skolen som legger inn elevsøknader Egen skole og alle elever som er lagt inn på egen skole Kommunebruker Ansatte i kommunen som jobber med skoler Alle skoler i kommunen og alle elever som er lagt in på disse skolene. Saksbehandler TFK Saksbehandling av søknader Alle skoler og alle elever Saksbehandler TFT om skyssrett Planlegging / organisering av skyss og økonomisk oppgjør. Alle elever oversendt fra Troms fylkeskommune. Administrator TFK/TFT Ansvarlige for grunnlagsdata og drift av systemet Alle skoler og alle elever 1.3. Cert brukermanual Denne brukermanualen er laget for skoler som registrerer søknader om skoleskyss fra Troms fylkeskommune. Sørg for at du alltid har den mest oppdaterte brukermanualen (siste dato). Den nyeste versjonen vil til en hver tid være tilgjengelig ved innlogging i Cert, under Hjelp, og på skoleskyssportalen Side 3/39

4 1.4. Logge inn i Cert Benytt følgende adresse for å logge inn på Cert: Dette er en sikker internettadresse. Husk derfor å skrive (med s). Trykk på lenken «Logge inn i CERT». Da vises følgende innloggingsbilde: Alle som bruker Cert har personlig brukernavn og passord for tilgang til sin skole. Hvis du ikke har brukernavn og/eller passord, vennligst kontakt oss på. Husk emne! skoleskyss@tromsfylke.no Systemet vil automatisk logge deg ut etter 1 times inaktivitet. Hvis du selv logger ut ved å trykke på «Avslutt» i menyen oppe til høyre, vil du se følgende melding: Hvis du ønsker å logge deg inn på nytt med en gang, må du klikke på lenken core/ui/workspace/main Side 4/39

5 Første side som kommer opp etter pålogging gir informasjon om deg som bruker og hvilken rolle du har i systemet. Til høyre er et nyhetsfelt der TFT/TFK kan legge ut nyttig informasjon og nyheter. Menylinjen (blå) øverst leder til alle funksjoner i CERT. Koblinger = snarveier til de samme funksjoner som i menylinjen Du kan alltid komme tilbake til forsiden ved å trykke CERT-logoen øverst i venstre hjørne Forarbeid av fylkeskommunen Fylkeskommunen har klargjort førstegangsbruk av løsningen ved å legge inn: 1. Skoler 2. Skolekalender (skolerute tilsendt fra kommunen) 3. Trinn 4. Kart 5. Takstsoner Før systemet kan brukes til søknader, må punktene 1-3 sjekkes av den enkelte skole. Ved feil må korrigerende informasjon sendes til skoleskyss@tromsfylke.no Forarbeid av kommunen Brukeren må ha noe kunnskap om skoleskyssreglementet og skoleskyss CERT før søknader kan lages i CERT. Før søknader kan lages i CERT, må kommunen/skolen årlig legge inn : 1. Klasser (dersom flere enn èn klasse på hvert trinn). 2. Timeplan (start- og sluttid for klassene). Side 5/39

6 1.6.1 Legge inn klasser og timeplan Før det legges inn elever og sendes søknader i Cert må klasser og timeplan være satt for hvert enkelt trinn. Dette må oppdateres hvert år! 1. Klikk på Klasseoversikter under Koblinger eller på menylinjen velges Skoleskyss/Klasseoversikter. 2. Søk opp eksisterende klasser og timeplaner Klikk på den aktuelle skolen (din skole) for å sjekke aktuell informasjon om klasser, deretter klikk ``Søk``. Brukere som er tilknyttet en skole vil bare få opp denne skolen. Dobbeltklikk på den aktuelle klassen for å sjekke detaljer om klassens timeplan (start- og sluttider). Dobbeltklikk Side 6/39

7 3. Legge inn ny klasse og timeplan For å legge inn ny timeplan må man gå tilbake til skjermbildet under og trykke «Ny». Fyll deretter ut skjemaet, som vist på bildet under. I menyen ``Kalender``, velg riktig kalender. Dersom kommunens skolekalender er lik VGS kalender, så velg denne. Klasse: Sett inn betegnelsen på klassen, for eksempel 1A Transportperiode: Transportperioden definerer hvilken periode busskortet vil være aktivt. Eks Kalender: Kalenderen er kommunens skolerute. I de fleste tilfeller det samme som skolerute for VGS. Noen kommuner har andre fridager. TFK oppretter da egne skoleruter for disse skolene/kommunene. Trinn: Trinn velges fra rullegardin (Forarbeid av TFK). Beskrivelse eller kommentar: fylles ut for eget bruk, men er ikke obligatorisk. Side 7/39

8 Trykk på neste fane «Timeplan» For å legge til en ny timeplan for denne klassen, trykk på pluss ikonet: Du vil da få opp et skjema som på bildet under. Hvis klassen har samme start -og sluttid alle ukedager, gjøres det samme valg som vist her og det føres inn riktige tidspunkt for start og slutt. Trykk Legg til for å legge til og lagre timeplanen. Hvis det er ulike start -og sluttider for flere eller alle dager, lages det en timeplan for hver dag (eller gruppering av dager). For å legge inn de resterende dagene, klikk på pluss ikonet på nytt, og legg til en ny dag (eller gruppering av dager) ved å klikke på de respektive dagene i skjemaet. Sluttoversikten vil da se slik ut (eksempel med ulik sluttid for mandag/tirdag/onsdag og torsdag/fredag): Pass på at alle skyssdager dekkes, dersom det er forskjell på like og ulike uker (partallsuker/oddetallsuker). Dersom timeplanen ikke kan legges inn helt nøyaktig (for eksempel fridager eller skoletider som bare gjelder sjeldnere enn annenhver uke), ta kontakt med oss på skoleskyss@tromsfylke.no. Side 8/39

9 Ved behov for endring/rette feil i klassens timeplan, velg blyanten til høyre. Det røde krysset sletter timeplanen. For å fullføre klassens timeplan, klikk på Lagre ikonet (diskett) i menyen oppe til høyre. Klikk deretter på X ikonet rett til høyre for Lagre-knappen for å avslutte oppgaven. Start prosessen på nytt, og bruk samme fremgangsmåte for å legge inn timeplan for ny klasse. Endringer i eksisterende (etter lagring) klasses timeplan må meldes fra pr. e-post til skoleskyss@tromsfylke.no. 2. Søknad om skoleskyss 2.1 Nye skysselever skoleåret 2015/2016. Det skal kun legges inn nye elever som skal vurderes for skoleskyss høsten 2015/2016. De som åpenbart ikke tilfredsstiller kravene til skoleskyss, skal ikke legges inn i CERT (med mindre kommunen vedtar kjøp av ekstra skyss). Obligatorisk informasjon som må være tilgjengelig for hver elev: a. Navn b. Fødselsnummer (11-sifret med fødselsdato + personnummer) c. Adresse, evt. gårds og bruksnummer d. Kontaktperson (som regel foresatt) e. Elevens skole og klasse f. Søknadsgrunnlag og evt. dokumentasjon Husk: kun første klasse legges inn. Eksisterende elever flyttes opp til neste trinn i CERT. Elever som registreres inn i CERT kategoriseres etter følgende søknadsgrunnlag og skysskode: Side 9/39

10 Søknadsgrunnlag Avstandsskyss - ved avstand over 4 km (2 km) Kommunalt vedtak pga. farlig skolevei, annen skole enn nærskolen, eller annen grunn) Medisinsk grunn (skyss over 2 mnd.) Midlertidig medisinsk grunn (skyss inntil 2 mnd.) Skysskode Fylkeskommunalt vedtak Kommunalt vedtak Varig tilrettelagt skyss Midlertidig tilrettelagt skyss 2.2 Identifikasjon av elever Heretter skal elever kun identifiseres med 11-sifret fødselsnummer ved bruk av CERT og henvendelser om skolekort. I noen sammenhenger kan man også komme bort i enkelte andre ID-numre, men de skal ikke benyttes til noe i skolens samhandling med fylkeskommunen/troms fylkestrafikk om CERT, skyss-søknader eller skolekort. Utenlandske statsborgere uten 11 sifret fødselsnummer skal legges inn med elevens reelle fødselsdato og et fiktivt 5-sifret personnummer med fem like sifre 1-9 (f.eks ) Vær obs på at systemet noen ganger da endrer fødselsåret til f.eks. 1908, det må da manuelt endres til Andre ID er som IKKE skal benyttes i CERT: Nummer Elev-ID i CERT Kort-ID på skolekortet Elev-ID i FARA billettsystem Hva er det? 1-6 sifret løpenr. Som CERT automatisk tildeler ved ny registrering 16-sifret kortnummer som TFT legger inni CERT på eleven. Dere vil finne igjen nummeret ved oppslag på elever med busskort. 1-6 sifret løpenr. Som FARA tildeler automatisk ved nytt skolekort 2.3 Søknader om skyss Elever som skal vurderes i forhold til skoleskyss kan legges inn gjennom følgende steg: 1. Søke opp elev eller opprette en ny elev 2. Lage eller endre søknad om skoleskyss 3. Gjennomgang og innsending av søknad Søke opp elev Gå først til søkebildet for elever. Du finner dette ved å velge Skoleskyss > Søk etter elev, som vist på bildet under (velg én av to mulige knapper/lenker). Side 10/39

11 I vinduet Søk etter elev (elevveileder), skal fødselsnummeret skrives inn for den aktuelle eleven i feltet Fødselsnummer (11 siffer). Pass på å skrive de 11 sifrene korrekt. Man kan også søke på de andre feltene (f.eks. navn) dersom man kjenner til eleven, eller det ikke er lagt inn fødselsnummer på eleven fra før. Trykk deretter på Søk (1). På denne måten får du alltid sjekket om eleven er registrert fra før. Nye 1. klassinger og andre elever som ikke har hatt skyss før må førstegangsregistreres. Dersom eleven finnes i systemet fra før, brukes denne registreringen. Dobbeltklikk på navnet, så vises informasjon om eleven. En annen måte å søke elever på er å trykke ``Søk`` (uten å fylle ut noen søkefelter) da får man en oversikt over aller elever som er registrert i egen skole. Dobbeltklikk på den aktuelle eleven. Da kan man fylle ut mer informasjon om eleven og påbegynne søknad. 1 Dobbeltklikk på eleven 2 Velg søknadsveiviser for å starte søknad Side 11/39

12 Hvis eleven ikke er registrert i systemet fra før, trykk på Opprett (3) for å registrere eleven Opprette ny elev a) Søknadsgrunnlag Det første bildet som kommer er søknadsgrunnlag: Før man registrerer flere detaljer på eleven MÅ det velges søknadsgrunnlag, det vil si årsaken til skyss-søknaden. Dette har betydning for hvordan søknaden senere skal fylles ut. Skyssreglementet og skysshåndboka har nærmere informasjon om kravene til gratis skoleskyss og de ulike søknadsgrunnlagene. Det kan velges mellom følgende søknadsgrunnlag: 1. Avstandsskyss (avstand over 2 eller 4 km.) 2. Kommunalt vedtak (farlig skolevei, annen skole enn nærskolen m.m.) 3. Midlertidig tilrettelagt skyss (medisinsk skyss inntil 2 mnd.) 4. Varig tilrettelagt skyss (medisinsk skyss over 2 mnd.) Velg riktig søknadsgrunnlag i rullegardinen og trykk på «Velg» for å legge til søknadsgrunnlaget for eleven. NB! Dersom eleven oppfyller distansekravet på 4 km (2 km. for førsteklassinger) og det i tillegg søkes på farlig skolevei, skal det velges «Avstandsskyss». b) Elevinformasjon Fyll ut manglende informasjon. Side 12/39

13 Adm-enhet: Her vil skolens kommune automatisk bli valgt. For noen skoler kan det være aktuelt med tilgang fra flere kommuner (adm. enhet). Ta da kontakt med Kommentarer: Ikke obligatorisk, men kan være nyttig for å gi særskilte opplysninger om eleven. Standardplasstype: velges det busselev for alle elever, unntatt de som har behov for drosje. Trykk på knappen Neste nede til høyre for å lagre og gå videre til Adresser. c) Adresser I CERT må det være informasjon om elevens bostedsadresse (FA = Folkeregistrert adresse) og adressen må plasseres i det elektroniske kartet i CERT (geokoding). Dette er nødvendig for at CERT skal kunne beregne korrekt distanse og således få korrekt vedtak. Det har dessuten betydning for skyssplanlegging og fakturering av skyssen. Det er derfor ikke tilstrekkelig kun å skrive adressen i adressefeltet. Når adressepunktet vises med et mørkt kulepunkt på korrekt sted i kartet, er det ferdig geokodet. Bruk av gateadresse 1. Skriv hele eller deler av elevens bostedsadresse i feltet Adresse. ikke benytt feltene Plassnavn eller Enhet. 2. Trykk «Søk». Da får man opp alle gyldige muligheter med inntastet informasjon, både i liste og i kartet. For adresser med husbokstav, som for eksempel Storgata 63 H, kan det være lurt å skrive inn adressen uten bokstav før man trykker Søk. Vær bevisst på at begrepene veg og vei brukes litt om hverandre. 1 Fyll ut adressefeltet 2 Klikk ``Søk`` 3. Velg det alternativet i listen som er korrekt. Side 13/39

14 3 Velg riktig adresse og se at det stemmer med kart. Du velger adresse ved å dobbelklikke på linjen, deretter trykk på ``godta`` 4. Trykk «Godta» eller dobbeltklikk riktig adresse. Postadressen kommer opp automatisk 5. Trykk «Oppdater». Adressen er nå lagret og neste bilde ser slik ut: Adressen som ble valgt vil da dukke opp som FA= Folkeregistrert adresse under Eksisterende adresser. Hvis det er behov for å redigere denne, benytt blyantikonet som vist på bildet under. Side 14/39

15 For å redigere adressen, trykk ``blyant`` ikonet Bruk av matrikkeladresse Gårds og bruksnummer må brukes i de tilfeller hvor elevens ikke har gate-/veiadresse. Format for gårds og bruksnummer er 19XX-X-X (kommunenr, gårdsnr, bruksnr), som for eksempel Dette skrives inn i adressefeltet og følg deretter samme prosedyre som ved gateadresse. Alle elevene må være registrert enten med husnummer eller gårds -og bruksnummer. De andre adressene velges dersom det er nødvendig med flere adresser. Eleven har to adresser Ved delt omsorg, eller annet behov for mer enn én adresse, benytt menyen for Ytterligere adresser. Klikk Pluss ikonet, som vist på bildet under, og følg samme prosess som Hjemmeadresse for å legge inn tilleggsadresse. Dette gjelder ved delt bosted hvor eleven har rett på skoleskyss både til far og mor. Er du usikker om avstanden er lang nok, legges begge adresser inn. Fylkeskommunen beregner nøyaktig avstand og gjør det nødvendige vedtaket. Elevens folkeregistrerte adresse har kode FA. Den eventuelle andre adressen har kode A2 (adresse 2). Side 15/39

16 Hvis det oppstår problemer med søk etter adresse i CERT, vennligst kontakt oss på skoleskyss@tromsfylke.no. Oppgi hvilke adresse det gjelder. Trykk på knappen Neste for å lagre og gå videre til Holdeplasser. d) Holdeplass Holdeplasser kommer opp automatisk. Den nærmest holdeplass vil vises. Om behov for endring trykk på blyantikonet», Under kolonnen Holdeplasser i adressebildet. 1 Trykk på blyanten ikonet 2) Trykk på holdeplasslinjen. Sjekk dens plassering i kartet og om den virker korrekt. 3) Trykk OK for å lagre. Dersom du mener at holdeplassen er feil, meld fra om dette på skoleskyss@tromsfylke.no 4) Gjennomfør samme prosedyre for adresse 2. Sjekk at holdeplassen er riktig! Deretter trykk ``OK`` for å lagre. Gjør det samme hvis flere adresser. Side 16/39

17 Trykk «Neste» for å gå til neste avsnitt (kontaktinformasjon). e) Kontakter Alle elever må ha minst en kontaktperson. Husk å fylle ut informasjon for flere enn en foresatt dersom eleven har delt bosted. Trykk på det grønne +- tegnet for den kontakttypen du ønsker å legge inn. Pass på at informasjonen koples til rett adresse for kontakten (FA eller A2). Det er nå lagt inn elevens personalia, adresse, holdeplass og evt. kontakter. Trykk Neste for å komme til Søknadsskjema i søknadsveiviseren Lage søknad om skoleskyss - Søknadsskjema Søknadsskjema vil da dukke opp, som vist på bildet under. Fyll ut manglende informasjon og sjekk at det forhåndsutfylte er korrekt. Side 17/39

18 FELT Transportperiode Fra dato Til dato Kommentar Skole Lokal skole (nærskole) Trinn og klasse Transportkommentar FYLLES INN Velg riktig skoleår for skyssen som skal bestilles. Avstandsskyss: Datoene er forhåndsutfylte og må ikke endres, med mindre det er midlertidig skyss. Bestillingen gjelder pr. skoleår og er satt til standard skoleår for videregående skoler i Troms (som de fleste kommuner følger). For elever som flytter til skolen og skal ha avstandsskyss, settes bestillingen ut skoleåret. Midlertidig tilrettelagt skyss: tidsperiode på inntil 56 dager (8 uker). Varig tilrettelagt skyss: tidsperiode på over 56 dager, men normalt et helt skoleår. For annen midlertidig skyss (vinterskyss, kommunalt vedtak, etc.) settes datoer etter behov. Fylles inn etter behov (vinterskyss, delt omsorg, etc.). Feltet er forhåndsutfylt for skolebrukere. Kommunebrukere med utvidet tilgang velger skole. Feltet er forhåndsutfylt med «Ja». Hvis eleven går på en annen skole enn nærskolen endres denne til Nei. Privatskoler velger Ja, selv om det ikke er eleven sin nærmeste skole. Feltene er forhåndsutfylt med de samme info som skolen har lagt inn under Legge inn ny timeplan/klassetid se side 5. Valgfritt, men kan angi nyttig informasjon. Legg ved fil Alle søknader for annet enn avstandsskyss må legge ved dokumentasjon. Dokumentet scannes i f.eks. PDF-format og legges ved. Trykk på «Legg ved fil» og finn filen på egen datamaskin/nettverk. Krav om vedlegg gjelder for - Kommunalt vedtak (farlig skolevei, annen skole enn nærskolen m.m.) - Midlertidig tilrettelagt skyss (bruk helst standard legeerklæring skoleskyss) - Varig tilrettelagt skyss (bruk helst standard legeerklæring skoleskyss) Trykk på knappen Neste for å gå videre til skyssbestilling. Side 18/39

19 Skysskode fylles automatisk ut basert på valgt type søknad (pkt ). Skysskode FKV Fylkeskommunalt vedtak KV kommunalt vedtak VM varig medisinsk Midlertidig Beskrivelse Avstandsskyss for elever med rett på skyss pga avstand (2 og 4 km.). Skyss kommunen har ansvar for. Farlig skolevei, skyss til andre skoler enn nærskole m.m. Skyss grunnet skade/sykdom med varighet mer enn 2 mnd. Funksjonshemming m.m. Skyss grunnet skade/sykdom med varighet under 2 mnd., for eksempel knekt fot og lignende. Feltene fylles ellers ut som følger: Ukentlig Hver uke daglig skyss mellom hjem og skole Like uker/ulike uker, - brukes ved delt bosted og skyss annenhver uke. Ved delt bosted og skyssrett til begge adresser må både like og ulike uker velges. Se neste avsnitt, Elever som bor på to adresser Ukedager MTOTF-- for daglig skyss. Dager uten skyss kan velges vekk. Kommentarer Opplysninger knyttet til skyssbehovet kan oppgis her. Kommentaren følger skyssbestillingen. NB! Sjekk at det er valgt retur til samme adresse. Når opplysningene for eleven er korrekte for elevens behov, trykkes knappen Legg til for få fram skyssbestillingen nederst på siden (se figur under). Søknaden er fortsatt ikke sendt fylkeskommunen. Side 19/39

20 2.3.4 Endre søknad om skyss For å gjøre endringer, klikk på en av linjene slik at den endrer farge. Trykk på "Rediger" knappen og gjør ønskede endringer. Trykk til slutt Lagre (som vist på bildet under). 2 Klikk på rediger 3 Utfør ønskede endringer 4 Klikk ``lagre`` 1 Venstreklikk/høyreklikk på en linje, og de tilhørende linjene blir markert Trykk på knappen Neste for å gå videre. En oppsummering av søknad vil komme frem i ``Gjennomgang``. Eventuelt kan en fjerne bestillingen ved å markere det og klikke Slett, og deretter legge til en ny bestilling. Klikk ``Slett`` om behov ``Høyreklikk`` bestillingen og det blir markert. Side 20/39

21 2.3.5 Tillegg for elever som bor på to adresser Ved delt bosted kan man gjerne legge inn begge adresser. - FA Folkeregistrert adresse. - A2 Adresse 2. Det er den folkeregistrerte adressen det tas utgangspunkt i når man ser på hva som er elevens nærskole. I tilfeller der det er delt bosted (50/50) har det i praksis likevel ikke noe å si hvilken adresse som heter hva. Det er fint å ha begge adressene på kortet til eleven da all info er god info. Skyssbestilling. Som vist på skjermbildet under. 1 velg først like/ulike uker 3 Trykk ``Legge til`` 2 velg deretter riktig adresse Normaloppsettet for elever som bor 50/50 hos hver (krav for skyss til begge): Ukentlig: Alle dager i like uker A2 adresse og alle dager i ulike uker for FA. Etter å ha valgt like/like uker og riktig adresse trykkes det på Legg til. Gjentas for elevadresse nummer 2 dersom eleven har rett på skyss til begge foreldre. Som vist på bildet under. Side 21/39

22 Like uker (partallsuker): Ulike uker (oddetallsuker) Eksempel under gir rett til 50/50 avstandskyss. Vil komme opp OK på begge bestillinger. Når man videre kommer så langt at man bestiller skyss kan man sjekke skyssretten ved å bestille til begge adressene. Her er det bestilt delt skyss til begge adressene. I denne søknaden er den ene adressen for nært nærskolen til at eleven har skyssrett. Denne linjen må fjernes. Dette er fordi alle linjene som kommer med på skyssbestillingen også kommer på fakturagrunnlaget selv om søknaden blir autoavvist til den ene adressen. Skjermbildet under viser Ok til FA adresse og Avvist til A2 adresse. Side 22/39

23 Ved å klikke på en av de grønne (gull) linjene og velge knappen slett fjernes de linjene som i dette tilfellet ikke har skyssrett. Da vil skyssbestillingen se slik ut. Det er her bestilt 50 % skyss til den adressen med skyssrett (avstandsskyss). Dersom eleven skal ha 100 % skyss fra adressen som er lengst unna skolen, vil eleven i mange tilfeller tilhøre en annen nærskole. Dette er fordi det da fremgår av søknaden at eleven bor 100 % ved den aktuelle adressen. I så tilfelle må det foreligge et særlig grunnlag eller et kommunalt vedtak på skyss for at eleven skal kunne ha rett til gratis skyss Gjennomgang og innsending av søknad Side 23/39

24 Se gjennom oversikten for å se at alt stemmer. Har du behov for å endre, kan du gå bakover i søknaden på de forskjellige avsnittene. Trykk på knappen Send søknad for å sende elevens endelige søknad. Husk at: - Elevens personalia og søknadsinformasjon vil bli lagret selv om du ikke trykker Send søknad, og kan redigeres frem til søknaden er sendt. - Sendte søknader kan ikke endres/redigeres av skolene. - Søknader som ikke er fullført kan søkes opp igjen på Skoleskyss > Søk etter elev. - Ikke sendte søknader har status «Ny søknad» Endringer etter innsendt søknad Etter at søknaden er sendt, kan skolebrukere og kommunebrukere ikke gjøre endringer i søknaden. Ved behov for å endre innsendte søknader, kontakt oss på e-post skoleskyss@tromsfylke.no Bruk fødselsnummer og navn som identifikasjon på elevsøknaden Elever som slutter eller flytter Dersom eleven flytter adresse, må det opprettes en ny søknad. Disse endringer meldes til skoleskyss@tromsfylke.no med følgende opplysninger: - fødselsnummer og navn - gammel og ny skole - overflyttingsdato Fylkeskommunen flytter eleven over til ny skole og kommune i CERT. Ny skole kan da finne eleven ved å søke opp fødselsnummeret på eleven for å lage ny søknad om skyss. Glemmer gammel skole å melde endringer, vil man ikke få laget ny søknad på ny skole. 3 Saksbehandling av søknader Alle søknader om skyss behandles av fylkeskommunen, som gjør vedtak om skyssrett etter Opplæringslovens bestemmelser om distansekrav og tilrettelagt skyss ( 7-1 til 7-3) For fylkeskommunale vedtak gis følgende underretning til eleven om vedtaket: Elever som får innvilget avstandsskyss får et skolekort. Elever som får avslag på avstandsskyss, får brev Elever som har søkt om varig tilrettelagt skyss, får brev (uansett vedtak) Elever som får innvilget midlertidig tilrettelagt skyss, får underretning via skolen som organiserer skyssen (og sender søknaden i CERT) Elever som får avslag på midlertidig tilrettelagt skyss, får brev. Side 24/39

25 De med kommunale vedtak blir formidlet videre til Troms fylkestrafikk for organisering av skyss. Refusjonskrav sendes til Troms fylkestrafikk som er ansvarlig for organisering av skoleskyssen. 3.1 Sjekke status på søknader - oversikt Dere kan få oversikt over alle skolens søknader ved å velge "Skoleskyss" > "Administrer elevsøknader". Velg transportperiode og eventuelt andre opplysninger for ønsket søk, og trykk "Hent". Eller trykk på ``Hent`` der får dere en oversikt over alle elever i egen skole. Oversikten du da får opp kan eksporteres til Excel ved å trykke på Eksporter knappen (se bildet nedenfor). En liste med alle innsendte søknader vil komme opp. I tillegg kan dere se søknader som ikke har blitt sendt inn, med saksstatus "Ny søknad". Side 25/39

26 Saksstatuser som vises: Ny søknad Autogodkjent Autoukjent Er søknader som ikke har blitt sendt inn. Er automatisk godkjent av systemet, og avventer videre behandling og tildeling av et skyssopplegg. Er tvilstilfeller i forhold til avstand. Avvist Godkjent endelig Er søknader som er automatisk avslått av systemet på grunn av for kort avstand. Er søknader som er ferdig behandlet av TFK eller TFT. Godkjent særlig behov Mangel dokumentasjon Er søknader som er ferdig behandlet med bakgrunn av særlig behov (tilrettelagt varig eller midlertid skyss) Er søknader som er ikke behandlet pga. mangel av dokumentasjon Det kan forekomme feil i avstandsmåling av enkelte adresser i CERT. Feilen vil være synlig ved at avstand blir målt til 0.000km i Skyssbestilling vinduet. Dersom dere har elever med status "Avvist" uten at dere kan se hvorfor, vennligst kontakt oss per epost til skoleskyss@tromsfylke.no 4 Oppstart nytt skoleår (oppflytting) Elever som allerede er registrert i systemet med skyss, kan flyttes opp til neste skoleår uten å registreres på nytt. Dette gjelder kun elever uten endringer i adresse, skyssbehov og/eller skysskode. Elever som endrer søknadsgrunn fra avstandsskyss til kommunalt vedtak kan ikke flyttes opp (eks. oppflytting fra 1. til 2.klasse). Elever med endringer må det sendes ny søknad på. De fleste elevene fortsetter på den skolen de er registrert ved, men det er også en del elever som bytter skole. Kommunebrukere kan flytte elever mellom skoler i kommunen. Det gjelder f.eks. fra barne- til ungdomsskole. Fylkeskommunen kan også være behjelpelig med dette. Oppflytting gjøres i: Steg 1: Nye klasser Før elevene kan legges inn må det opprettes nye klasser for det nye skoleåret. Ny skolerute må velges, og det må legges inn riktig timeplan for de ulike klassene. Dette gjøres ved å være pålogget som vanlig, og ved å gå inn på Skoleskyss og Klasseoversikter. Klikk på Ny for å opprette ny klasse. Side 26/39

27 NB! Det er viktig å lage nye klassetrinn. Ikke rediger gamle klassetrinn ved oppstart til nytt skoleår. Steg 2: Flytte opp elever Når nye klassetrinn er opprettet er det klart for å flytte opp elever til nytt skoleår ved å gå inn på Skoleskyss > Oppflytting. Start med å definere Periode, Trinn og Klasse, som vist i bildet under. Alle boksene må fylles ut. Her er det viktig å søke på samme periode, trinn og klasse som elevene er registrert med. Trykk deretter Søk. Definer ``Periode``, ``skole``, ``Trinn`` og ``Klasse. Og trykk ``Søk`` Elever som oppfyller det gitte søket vises på en liste. Elever som skal flyttes opp, markeres og flyttes over på høyre side i bildet ved å trykke på piltast (se bilde). For å velge alle elevene i listen (se bilde under), hold inne "Shift knappen" på tastaturet og trykk på øverste og deretter nederste elev. Ved å holde inne "Ctrl knappen" kan det velges flere, men "én og én" av gangen. Definer perioden for neste skoleår, klasse og trinn elevene skal flyttes opp til. Trykk på Flytt opp (se bilde). Side 27/39

28 NB! Elever som har byttet adresse eller skole, må sende ny søknad, fordi søknadsgrunnlaget kan være endret og det krever nytt vedtak. Slike elever må derfor markeres ut av lista for oppflytting. Elever med midlertidig tilrettelagt skyss skal ikke flyttes opp. Elever kan også flyttes over uten markering ved å trykke på piltast >> i midten. Da vil alle elevene fra valgte klassetrinn være plassert på høyre side, som på bilde under! NB: Elever som kommer opp etter søket er elever som har status: Godkjente-endelig og Godkjent særlig behov. Tidligere vedlegg til den enkelte søknad kommer ikke opp ved oppflytting (Denne er under utviklingen). Side 28/39

29 Etter skole/kommune har definert perioden for neste skoleår, klasse og trinn elevene skal flyttes opp til. Trykk på Flytt opp (se på eksempel i side 30). En dialogboks vil da komme opp. Sjekk at opplysningene er riktig. Trykk OK for å godkjenne og flytte opp elevene (se bilde under). Trykk avbryt om du er usikker. Ved feil i oppflyttingen får skole/kommune en feil melding, som på bildet under. Neste periode vises som en ny kolonne, som på bilde under. Side 29/39

30 Ny kolonne med neste periode, klasse, transportperiode og skysskode. For å kontrollere oppflyttingen kan skolen/kommunen sjekke hvilke elever som er flyttet opp i det nye skoleåret ved å: 1. Fra menyen «Skoleskyss» velg «Administrer elevsøknad» 2. Velg riktig transportperiode, evt. klasse og trinn. 3. Klikk «hent» (ctrl + enter) Elevene skal da være flyttet opp med ny status «autogodkjent» eller «autoukjent». De elevene som flyttes fra 1.klasse til 2. klasse vil få status «avvist» dersom de ikke lengre oppfyller kriteriet for avstandsskyss. Det er ikke nødvendig med adresse-endringer på elever som nylig har fått gateadresse, men som i CERT er registrert med gårds- og bruksnummer. Side 30/39

31 Husk: Elever i 1. klasse og elever som ikke har hatt skyss før må registreres helt på nytt. Viktig informasjon i søkefeltet om oppflytting funksjonen. Det er ikke mulig å søke elevene opp ved å bruke personnummer under Skoleskyss > Oppflytting. Kommunebrukere: For å finne en elevs skole og andre opplysninger som er nødvendig for å hente elever fra andre skoler, benyttes Skoleskyss > Søk etter elev. Her kan det søkes ved å skrive inn elevens personnummer (11 siffer) og trykke Søk. Dersom eleven allerede har en aktiv søknad på en annen skole vil det komme opp en søknadsoversikt under Gjennomgang av søknadsskjema som vist på bildet under. Her kan elevens skole, gjeldende periode, trinn og klasse identifiseres (se bilde). Dersom det ved å trykke Søk kommer opp Kontaktinformasjon, og ikke Gjennomgang av søknadsskjema, betyr dette at eleven ikke har en gyldig søknad i CERT, og det må for denne eleven sendes inn en ny søknad (kan ikke flyttes opp). Steg 3: Registrere nye elever Bruk samme prosedyre som i pkt Steg 4: Lage søknader for nye elever Bruk samme prosedyre som i pkt Planlegging og gjennomføring av skyssen Skoleskysshåndboka har utfyllende informasjon om hvordan Troms fylkestrafikk organiserer skoleskyssen. 6 Skolekort Skolekort produseres av Troms fylkestrafikk og distribueres til skolene for utdeling. Eleven signerer for mottatt skolekort. Side 31/39

32 6.1 Registrere tap av eller feil på skolekort Alle henvendelser om tap/feil på skolekort meldes til Troms fylkeskommume og Troms fylkestrafikk skal teste «opplysninger om busskort» funksjonen i CERT. Denne funksjonen skal hjelpe skole/kommune å melde tapt/feil av busskort. Skole/kommune skal få tilbakemelding om når skal denne funsjonen i CERT være klar til bruk. Ettet tilbakemedling skal være mulig å registrere tapt/feil av busskort. Eleven søkes opp i CERT ved hjelp av fødselsnummer eller navn. Trykk Skoleskyss > Administrer elevsøknader > Søk opp eleven og høyreklikk navnet. Velg menypunktet «Opplysninger om busskort». På listen finner man den eleven som har mistet eller fått feil på busskortet sitt. Ved å høyreklikke på den linjen der eleven står, vil man få opp et meny valg «Opplysninger om busskort». Side 32/39

33 Ved å velge «opplysninger om busskort» kommer det opp et nytt vindu som ser slik ut: Her finner man informasjon om det busskortet som er utstedt til eleven. I dette tilfellet ser vi at det ble utstedt et busskort 1. mars 2015 og at dette kortet er aktivt. For å melde om tap ev eller feil med busskort, klikker man på knappen «Ny». Man får da opp dette vinduet: Side 33/39

34 Det er i feltet «Gjeldende kortstatus at man melder inn tapt eller feil i kortet. I eksemplet her velges «Tapt Tapt» for å melde at busskortet er mistet. Etter å ha valgt rett status, klikker man på «OK» for å oppdatere status for kortet. Etter å ha klikket «OK» vil man komme tilbake til dette vinduet. Her er det nå lagt til 1 linje i historikken til kortet: den 8. mars ble kortet meldt tapt. Side 34/39

35 Det kan bare gjøres endringer på det siste registrerte kortet, det vil si det kortet som står aktivt på øverste linje. NB! Å sperre kortet betyr ikke at eleven er meldt sluttet til Troms fylkeskommune/troms fylkestrafikk, bare at kortet ikke vil kunne brukes på bussen. Kommunen vil bli fakturert til det er gitt melding om at eleven er sluttet. Send e-post til 7 Tilrettelagt skyss Elever med skade eller sykdom har krav på tilrettelagt skyss fra hjem til skole, uavhengig av avstand. Fremgangsmåten i CERT er den samme som for ordinære søknader, men det gjøres ulike valg avhengig av elevens behov og søknadsgrunnlag. Elever som har busskort fra før, men som i en periode har behov for tilrettelagt skyss, må ha ny søknad for den tilrettelagte skyssen Elevinformasjon Her føres elevinformasjon inn på samme måte for alle elever, men unntak av feltet Standardplasstype». I feltet Standardplasstype kan det gjøres valg for skyss med buss eller drosje. Eventuelle særskilte krav/behov beskrives i kommentarfeltet Adresser og holdeplasser Her føres det inn informasjon om adresse for alle elever. Ved delt omsorg må det legges inn ytterligere adresser til elevens andre bosted. Side 35/39

36 Holdeplass må velges selv om eleven skal hentes hjemme med drosje (obligatorisk for å komme videre med søknaden). Årsaken har med fakturering av kommunal egenandel å gjøre Kontaktinformasjon Her føres kontaktformasjon inn på samme måte for alle elever, Husk å fylle ut informasjon for flere enn en foresatt dersom eleven har delt bosted Lage søknad om tilrettelagt skyss NB! Ved tilrettelagt skyss må det vedlegges legeerklæring som ikke er eldre enn tre mnd. Dette er obligatorisk. Se side 17. Husk: Uten legeerklæring/søknadsskjema kan ikke søkes. Se på bilder under! Side 36/39

37 Legge inn skyssbestilling Her legges inn skyssbestilling inn på samme måte for alle elever. Husk å velge riktig skysskode se forklaring side 17. Velg riktig skysskode! Søknad om midlertidig skyss medisinsk Dette gjelder skyss ved midlertidig skade eller sykdom som ikke har en varighet utover 2 mnd. Dersom en elev allerede er registrert med et skyssopplegg i CERT er det mulig å overlappe eksisterende søknad med en midlertidig søknad. Ved valg av Midlertidig skyss Se på bilde under! Side 37/39

38 4.5.2 Avlastningshjem Dersom en elev har skyss til ett eller flere avlastningshjem legges det kun inn FA Folkeregistrert adresse som foreldres adresse. Informasjon om avlastningshjem meldes inn i Transportkommentar: feltet i vinduet Søknadsskjema Kommunalt vedtak Skysskode Kommunalt vedtak gjelder skoleskyss grunnet f.eks. farlig skolevei, vinterskyss, mørkeskyss, og evt. annen skyss som kommunen er ansvarlig for og ønsker å bestille gjennom CERT. Prosedyre for innmelding av søknader for elever med kommunalt vedtak er helt lik andre elever med ett/to unntak. 1) Dersom det er midlertidig skyss er det riktig å velge Fra dato: og Til dato: i vinduet Søknadsskjema. Denne kan endres ved å trykke på pilen ved datofeltet, bla frem eller tilbake i kalender menyen, og dobbeltklikk på riktig dato. 2) I vinduet Skyssbestilling velges det KV Kommunalt vedtak i feltet for Skysskode: Side 38/39

39 8 Økonomisk oppgjør for skoleskyssen Se nærmere om dette i skoleskysshåndboka. 9 Definisjoner Ord i CERT Adm.enhet FA Søknadsgrunnlag Skysskode Skyssbestilling Kalender Timeplan Transportperiode Fylkeskommunalt vedtak Kommunalt vedtak Betydning kommune Folkeregistrert adresse Årsaken til at det søkes om skyss Vedtakstype for skyssen. Dette følger automatisk av søknadsgrunnlaget. Skyssopplegg for hver elev (dager, tidspunkter m.m.) Oversikt over skoledager/fridager fra kommunen. Kalles også skolekalender eller skolerute Start- og sluttidspunkt for klassen Periode for skyssen og gir gyldighetsperiode for skolekortet. Samsvarer ofte med skoleåret. Skyssvedtak fattet av fylkeskommunen Skyssvedtak fattet av kommunen. Må vedlegges søknad om skyss Særlig farlig skolevei Rettighet for noen elever iht. Opplæringsloven 7-1 Varig tilrettelagt skyss Midlertidig tilrettelagt skyss Skolekort Skyss over 2 mnd. pga. sykdom/skade Skyss under 2 mnd. pga. sykdom/skade Elektronisk reisekort for skoleelever (Tromskortet Skole) Side 39/39