CERT. Brukermanual for ny skoleskyss-web. Side 1/22. CERT Skoleskyss web

Transkript

1 CERT Brukermanual for ny skoleskyss-web Del 1: Bruk av CERT - generelt... 2 CERT og brukermanual... 2 Logge inn... 2 Portal... 3 Timeplaner/klassetider... 4 Registrere elevdetaljer... 7 Søk opp elev Legge inn adresser Legg inn kontaktinformasjon Søknadsskjema Maler for skyssbestilling Gjennomgang Oversikt over søknader Del 2: Særskilte skyssbestillinger Midlertidig skyss medisinsk Elever som bor på to adresser Delt omsorg og behov drosje Tilknytningsskyss Kommunalt vedtak Manuell geokoding av elevens adresse Del 3 Oppstart til nytt skoleår Steg 1: Oppdatere skoletider Steg 2: Legge inn elever Side 1/22

2 Del 1: Bruk av CERT - generelt CERT og brukermanual Sørg for at du alltid har den mest oppdaterte brukermanualen. Den nyeste versjonen vil til en hver tid være tilgjengelig ved innlogging i CERT, under HjelpInfo, og på Du kan også se din brukermanuals datering på forsiden av manualen. Logge inn Benytt følgende adresse for å logge inn på CERT: For å kunne ivareta sikkerheten er dette en sikker internett adresse. Husk derfor å starte med å skrive (med s). Det første bildet man da kommer til ser slik ut, og man må velge «Fortsett til dette webområdet». Hvis du ikke har brukernavn og/eller passord, vennligst ta kontakt med oss. Systemet vil automatisk logge deg ut etter 1 times inaktivitet. Hvis du selv logger deg ut ved å trykke på Avslutt i menyen oppe til høyre, vil du se følgende melding: Hvis du ønsker å logge deg inn på nytt må du da klikke på linken: core/ui/workspace/main. Side 2/22

3 Portal Første side som kommer opp etter pålogging i CERT gir informasjon og «brukeropplysninger» om deg som bruker, hvilken rolle du har (Skoler) og hvilken skole du er tilknyttet. Til høyre finner du «Nyheter» som er et nyhetsfelt der AtB kan legge ut nyttig informasjon vedr CERT. Under Koblinger vil alle nødvendige funksjoner være tilgjengelige, og du kan komme deg videre ved å klikke på disse. Den blå meny-raden øverst med overskrifter som Mine oppgaver Skoleskyss og «Rapporter» inneholder akkurat de samme funksjonene som man finner under «Koblinger» Side 3/22

4 Timeplaner/klassetider Før det legges inn elever og sendes søknader om skoleskyss i CERT må timeplaner og klassetider være satt for hver enkelt klasse. Dette gjøres ved å klikke på «Klasseoversikter». Som vist på bildet under leder begge valgene til Klasseoversikter. Klikk deretter på knappen Ny for å starte arbeidet med å legge inn ny timeplan/klassetid. Ny Timeplan Fyll deretter ut skjemaet, som vist i bildet under. NB! Skolerute = Skolekalender er den kalenderen som viser hvilke skoledager som er gjeldende for hver mnd gjennom hele det aktuelle skoleåret. Skolekalenderen legges inn av AtB og er felles for hele fylket. Dersom det er kommuner som har store avviki forhold til denne kalenderen så må dere gi beskjed til oss om dette. Før på evt beskrivelse eller kommentar for eget bruk. Etter ferdig utfylling, klikk på menyvalget Timeplan. Timeplan skal legges inn spesifikt for hver klasse på skolen og her skal man legge inn start- og slutttider for hele klassen. Side 4/22

5 «Timeplan» velges for å kunne legge inn spesifikt for hver klasse. For å legge til en ny timeplan for denne klassen, trykk på pluss -ikonet: For å endre allerede innlagt timeplan, trykk på «blyant»-ikonet: Du vil da få opp et skjema som vist på bildet under. Hvis klassen har samme start -og sluttid alle ukedager, gjøres det samme valg som vist her og det føres inn riktige tidspunkt for start og slutt. Trykk Legg til for legge til og lagre deretter timeplanen. Hvis det er ulike start -og sluttider for flere eller alle dager, lages det en timeplan for hver dag (eller gruppering av dager). For å legge inn de resterende dagene, klikk på pluss -ikonet på nytt, og legg til en ny dag (eller gruppering av dager) ved å klikke på de respektive dagene i skjemaet. Side 5/22

6 Sluttoversikten vil da se slik ut (eksempel med ulik sluttid for mandag/tirsdag og onsdag/torsdag/fredag): For å fullføre klassens timeplan, klikk på Lagre -ikonet i menyen oppe til høyre. Klikk deretter på X -ikonet oppe til høyre. Start prosessen på nytt, og bruk samme fremgangsmåte for å legge inn timeplan for ny klasse. Eksisterende klasses timeplan kan også redigeres ved å direkte gå inn på «Klasseoversikter», velg linjen for klassen det gjelder og deretter dobbeltklikk på denne. Klassene som er lagt inn for ett skoleår kan videreføres til neste år. Da legger man på en ny kalender og endrer tidene i timeplanen dersom dette er nødvendig. Side 6/22

7 Registrere elevdetaljer Søk opp elev Før søknad om skoleskyss kan opprettes må elevens personalia ligge inne i systemet. Det er gitt ønsker om at ved første gangs bruk av CERT skal alle nåværende elever importeres fra skolens eget adminstrasjonssystem. Dette kan la seg gjøre, men det vil da kun være noe informasjon som kommer inn, og skolene må uansett inn på hver enkel elev for å «godkjenne» adresse og legge inn klasse og evt dager for skyss. Dette for at elevene skal kunne geo-kodes og få registrert riktige avstander. De fleste elever vil allerede være registrert i CERT, men nye 1 klassinger og andre elever som ikke har hatt skyss før må registreres på nytt. Gå først til søkebildet for elever. Du finner dette ved å velge «Skoleskyss» - «Søk etter elev», som vist på bildet under leder begge valgene deg riktig frem. I vinduet «Søk etter elev», skal fødselsnummeret skrives inn for den aktuelle eleven i feltet «Fødselsnummer» (11 siffer). Trykk deretter på «Søk». Hvis eleven allerede er registrert vil en ved å trykke «Søk» automatisk bli tatt videre til et ferdig utfylt «Kundeinformasjon» skjema. Gå da direkte til neste steg og fyll ut skjemaet (informasjon om dette starter under påfølgende bilde). Systemet er laget slik for å kunne forsikre seg om at eleven ikke skal kunne registreres flere ganger. Hvis eleven ikke allerede eksistrerer i systemet vil man få mulighet til å trykke på «Opprett» for å registrere eleven. Trykk da «Opprett» som vist i bildet under, og gå videre. Side 7/22

8 Fyll deretter ut skjemaet (evt kontroller informasjon hvis elev allerede ligger i systemet). Fødselsdato blir automatisk hentet fra fødselsnummeret. I feltet Adm. Enhet velges elevens bostedskommune. Her vil det automatisk være valgt skolens kommune. Søknadsveiviseren tar deg skritt for skritt gjennom søknadsprosessen, og starter med 1. «Kundeinformasjon» - Her legges alt av elevens personalia inn. 2. «Adresser» - Her legges inn detaljert info ang hvilke adresser eleven skal ha skyss til og fra. Her må man også huske å legge inn ALLE adressene til eleven, dersom eleven også skal skysses til/fra avlastning, delt bosted etc. Avstander vil da beregnes utifra alle adressene automatisk. 3. «Holdeplasser» Her må det velges en holdeplass, selv om eleven skal kjøres med drosje. 4. «Kontakter» Kontaktinfo husk å legge inn mob.nr der elever kjøres med drosje, slik at det er mulig for transportøren å ta kontakt dersom dette skulle være nødvendig. 5. «Søknadsskjema» Her legges det inn data ang periode for skyss, skole, klasse, transporttype, og søknadsgrunn. 6. «Maler for skyssbestilling» Her legges inn detaljert info ang selve skyssbestillingen. Hvilke dager eleven skal ha skyss, og til/fra hvilke adresser. 7. «Gjennomgang» Her kan man se en oppsummering av søknaden før den sendes inn for godkjenning og vedtak. Når man er ferdig med én prosess, så kommer man seg videre med å trykke «Neste» nederst i høyre hjørne, eller «Forrige» om man ønsker å gå tilbake til forrige bilde. Side 8/22

9 Kundeinformasjon Som Standardplasstype velges det Gående skoleelev for alle elever. Dog med unntak av søknader på medisinsk eller andre grunnlag hvor det er behov for spesifisert plass i drosje. Eventuelle behov for hjelpemidler angis under Hjelpemidler, og til slutt føres eventuelle kommentarer i Kommentarer feltet. Trykk på knappen Neste for å lagre og gå videre til Adresser. 2.Legge inn adresser Trykk på «blyant»-ikonet for å registrere elevens adresse, se bildet under. Fyll inn elevens bostedsadresse i feltet Adresse. Adresse KH (Kunde-Hjemme) må være utfylt, mens de andre adressene velges dersom det er nødvendig med flere adresser. Vær obs på at alle adressene må legges inn her dersom det skal kunne velges frå flere adresser i Maler for skyssbestilling og deretter skal komme med videre i bestillingen til transportør (har størst betydning når drosje benyttes). Ved delt omsorg velg den adressen eleven har rett på skoleskyss fra/til, eventuelt vilkårlig hvis elev har rett på skoleskyss til begge foreldre. Vær oppmerksom på at også husnummer må fylles inn i adresse-feltet (benytt ikke feltet Enhet ). Side 9/22

10 Følg deretter anvisninger som vist på bildet under. Trykk «Treff» for å finne frem mulige adressetreff, kontrollér disse, velg riktig adresse og trykk til sist «Godta» for å velge adressen. For adresser med husbokstav, som for eksempel Parkveien 2 B, kan det være lurt å skrive inn adressen uten bokstav før man trykker «Treff». Vi har opplevd at enkelte adresser med husbokstav ikke kommer frem med mindre man utelukker bokstaven i søket. For gateadresser hvor man får opp treff med lignende gatenavn i ulike områder kan det være lurt å også skrive inn postnummer/poststed før det trykkes «Treff». Dette for å innsnevre søket og finne frem til riktig adresse. Gårds og bruksnummer må brukes i de tilfeller hvor elevens adresse ikke inneholder gatenavn og nummer. Format for gårds og bruksnummer er XXXX-X-X (kommunenr- gårdsnr- bruksnr), som for eksempel Dette skrives inn i adressefeltet. Trykk «Treff» for å finne frem mulige adressetreff, kontrollér disse, velg riktig adresse og trykk til sist «Godta» for å velge adressen. Hvis det oppstår eventuelle problemer med å finne riktig gatenavn eller husnummer, vennligst kontakt oss med informasjon om hvilken adresse det gjelder. Side 10/22

11 5.Oppdater for å avslutte. 1.Fyll inn adresse i «Adresse» feltet 2.Trykk «Søk» 3.Kontroller at adresse stemmer med kart og trykk deretter på adresselinjen. 4.Trykk «Godta» Prosessen avsluttes med at man trykk på knappen «Oppdater». Redigering av allerede innlagte adresser kan gjøres ved å trykke på «blyant»-ikonet. Ved delt omsorg, eller annet behov for mer enn én adresse, benytt menyen for «Ytterligere adresser.» Klikk «Pluss»-ikonet, som vist på bildet under, og følg samme prosess som «Hjemmeadresse» for å legge inn tilleggsadresse. Dette gjelder for eksempel ved delt omsorg hvor eleven har rett på skoleskyss både til far og mor. «Hjemmeadresse» vil da gjelde som adresse for den ene forelderen mens «Fars/Mors adresse» gjelder som adresse nummer 2. Trykk på knappen «Neste» for å lagre og gå videre til «Holdeplasser». Side 11/22

12 3.Legg inn holdeplass Under «Holdeplasser», trykk på «blyant»-ikonet for å legge inn holdeplass. Velg holdeplass med å trykke på den holdeplassen som skal benyttes fra listen som kommer opp. Hvis tvil om hvilken holdeplass som er riktig, velg den øverste og «nærmeste». Velg deretter «OK». Gjør det samme hvis flere adresser. Trykk «Neste» for å komme videre. 4.Legg inn kontaktinformasjon «Kontakter» bildet dukker da opp. Her behøves det ikke å legges til ytterligere kontakter, med unntak av dersom dette er drosjeskyss skal mobilnr legges inn. Nye data krever at man også benytter det grønne «Pluss»-ikonet for legge til. Side 12/22

13 Vi har nå lagt inn elevens personalia, adresse, holdeplass og evt kontakter. Neste steg er å fylle ut søknad for eleven, og send denne inn. 5.Søknadsskjema Etter at eleven har blitt registrert med personalia, adresse, holdeplass, og evt kontakter er det selve søknadsskjema som skal fylles ut. Her er det opplysninger om hvilke perioder skyssen skal gjelde for, hvilken klasse eleven tilhører, forslag til transportmiddel, og ikke minst på hvilket grunnlag i Opplæringsloven det søkes om skoleskyss for. Hvis alle skjema for en elev allerede er fylt ut, men «Elevveileder» (vindu for registrering av elevdata og søknad) er lukket, så kan eleven søkes opp på ny. Gjør da som følger: 1) Trykk «Skoleskyss» - «Søk etter elev» 2) Skriv inn fødselsnummer og trykk «Søk» 3) Trykk på ikonet med tittel «Kontakter» i venstre meny 4) Trykk på knappen «Neste» nede til høyre «Søknadsskjema» vil da dukke opp, som vist på bildet under. For hvilken periode skal skyssen gjelde for. Skolen kan sette inn sitt «forslag» på transportmiddel, samt en kommentar. På hvilket grunnlag søkes det om skyss, og her er det Opplæringsloven som gjelder. Evt dokumentasjon som skal legges ved kan lastes opp direkte i CERT som vedlegg. Dette kan være vurdering fra lege, PPT etc Velg riktig skoleår/transportperiode. Juster fra eller til dato ved behov (vinterskyss, midlertidig skyss, kommunalt vedtak, etc). Fyll inn «Kommentar» etter behov (vinterskyss, delt omsorg, etc). «Skole» vil automatisk være valgt, og Lokal skole (vil bli endret til Nærskole ) vil automatisk være satt til Ja. Hvis dette ikke er elevens nærskole, velg Nei og man vil med dette bekrefte at dette er ett kommunalt vedtak. «Trinn» og «Klasse» velges deretter. Valgene man får opp under «klasse» er de samme som ble opprettet på skolen under Legge inn ny timeplan/klassetid i brukermanualen. For Transport Type velges anbefalt transport type, som for de fleste elever vil være Buss. Side 13/22

14 Eventuelle kommentarer til transport fylles inn i Transportkommentar Dette kan være at eleven må sitte foran, alene i bilen etc. I feltet Søknadsgrunn vil man ha 5 valg. 1. Avstandsskyss etter Opplæringslovens Varig medisinsk for elever som trenger særlig tilrettelagt etter Opplæringslovens Midlertidig medisinsk etter Opplæringslovens 7-3, men for elever som kun trenger midlertidig skyss. Søknadene i dette tilfelle kan aldri overstige antall skyssdager på 56 dager. Dersom man trenger skyss utover dette er det «Varig medisinsk» skyss som gjelder. Dersom man søker om «Midlertidig medisinsk skyss» med drosje vil man også måtte velge transportør for oppdraget. Søknaden godkjennes automatisk og sendes til den transportøren dere velger, og som har kontrakt i området. Dere må derfor kjenne til hvilke transportører som til enhver tid har kontrakt i deres område. (Fullstendig oversikt vil dere få fra AtB ved oppstart høsten 2013, samt at denne skal legges inn på våre hjemmesider med link fra CERT). 4. Særlig farlig skolevei etter Opplæringslovens 7-1. Elever som søker om skyss på dette grunnlag vil være kommunens ansvar, både økonomiske og vedtaksmessig. Disse vil ikke behandles noe videre av STFK og AtB vil ordne med transport slik den står beskrevet i søknaden. 5. Praksis skyss etter Opplæringslovens 7-2. Gjelder for elever som ikke har søkt om skoleskyss tidligere, men som nå kan få rett på dette gjennom sin utplassering. Ved behov for dokumentasjon, som for eksempel legeerklæring, legges dette til elektronisk ved å benytte Legg ved fil knappen. Trykk på knappen Neste for å gå videre. 6.Maler for skyssbestilling Her skal man lage en spesifisert skyssplan for den enkelte elev. Skysskode: Her velger man om dette er et «Fylkeskommunalt vedtak» eller et «Kommunalt vedtak» Dette er spesifisert i Opplæringsloven, hvem som har vedtaksansvaret. I første del av dette bildet skal man legge inn informasjon om når eleven skal ha skyss og fra hvilke adresser han skal skysses. Når dette er lagt til, velger man «LEGG TIL» og en skyssplan kommer tilsyne. Denne kan selvfølgelig etterhvert redigeres. Side 14/22

15 Avstander vil her komme frem, både til skolen og til nærmeste holdeplass, utifra de opplysningene som ble lagt inn tidligere i søknaden. Dere kan da se allerede her om eleven kan få innvilget skyss etter søknadsgrunn. Side 15/22

16 6.Gjennomgang En oppsummering av søknad vil komme frem, og dere kan se om dette er riktig før dere trykker på den store grønne kanppen, og sender inn søknaden. Trykk på knappen «Send søknad» for å sende elevens endelige søknad. Elevens personalia og søknadsinformasjon vil bli liggende selv om du ikke trykker Send søknad, og kan redigeres frem til søknaden er sendt. Når søknaden har blitt sendt, vil søknaden ikke kunne endres/redigeres, og den ser slik ut: Ved behov for endringer/redigeringer ETTER innsendt søknad, må dere ta kontakt med STFK for å få åpnet søknaden. Side 16/22

17 Oversikt over søknader Dere kan få oversikt over alle skolens søknader ved å velge «Skoleskyss» - «Administrer søknader». La feltene stå tomme, og trykk «Hent». En liste med alle innsendte søknader vil komme opp. I tillegg kan dere se søknader som ikke har blitt sendt inn, med saksstatus «Ny søknad». Saksstatus «Autogodkjent» er automatisk godkjent av systemet, og avventer videre behandling og tildeling av et skyssopplegg. Saksstatus «Autoukjent» er automatisk avslått av systemet, og har enten ikke vært mulig å måle grunnet feil i CERT, avstanden mellom hjem og skole er for kort til å gi rett på skoleskyss, eller det har vært gjort andre valg eller eksisterer mangler i søknad som ikke gir rett på skyss. Det kan forekomme feil i avstandsmåling av enkelte adresser i CERT. Feilen vil være synlig ved at avstand blir målt til «0.000km» i «Mal for skyssbestilling-vinduet». Hvis slikt er tilfelle vil vi manuelt gå inn og måle disse søknadene på nytt. Send inn søknaden, og den vil bli kategorisert som «Autoukjent». Søknadene kan likevel anses som ferdig innsendt, og dere behøver ikke å gjøre endringer selv da vi vil kontrollere disse. Dersom elever med Skysskode «KV-kommunalt vedtak» ikke har blitt meldt inn med kategori «KV Kommunalt vedtak» under «Skysskode» i «Mal for skyssbestilling-vinduet» og med søknadsgrunn med «Avstandsskyss», vil disse søknadene bli «Autoukjent». Ved slike feil, vennligst ta kontakt med oss, så vil vi korrigere dette. Dersom dere har elever med status «Autoukjent» uten at dere kan se hvorfor, vennligst ta kontakt med oss. Dersom søknader er mangelfulle vil STFK benytte saksstatus «Manglende dokumentasjon», og disse må dere gjennomgå for å komplementere søknadene. Dette må gjøres regelmessig slik at man ikke kommer i en situasjon hvor elev venter på saksbehandling, og så viser det seg at det er skolen som må komplementere før søknaden kan behandles. Slike søknader leter man opp slik: «Skoleskyss» «Administrer elevsøknader» Velg Sakssatus «Manglende dokumentasjon» - og deretter den grønne «HENT» knappen til høyre. Side 17/22

18 Del 2: Særskilte skyssbestillinger I denne delen av brukermanualen tar vi for oss elever som har andre skyssbehov enn ordinært skolereisekort til buss, samt de som bor på flere adresser. Stegene som skal gjøres i CERT er de samme for alle bestillinger, men det gjøres ulike valg avhengig av elevens behov og søknadsgrunnlag. Kundeinformasjon: Her føres elevinformasjon inn på samme måte for alle elever, men unntak av feltene «Standardplasstype» og «Hjelpemidler». I feltet «Standardplasstype» kan det gjøres valg ved sitte-preferanser i drosje. I feltet «Hjelpemidler» kan det velges ett eller flere hjelpemidler ved medisinsk skyss. Adresser og holdeplasser: Her føres det inn informasjon om adresse for alle elever. Ved delt omsorg må det legges inn ytterligere adresser til elevens andre bosted. Kontakter: Felles informasjonsside for alle elever, men vil i praksis kun ha betydning for elever som har skyss av medisinske årsaker, drosje eller privat skyss. Søknadskjema: Her velges riktig transporttype (buss, drosje osv) og søknadsgrunn benyttes for alle elever, men det velges ulikt ut i fra elevens skyssbehov. Maler for skyssbestilling: Samme måte som tidligere. Midlertidig skyss medisinsk Dette gjelder skyss med drosje ved midlertidig skade eller sykdom som IKKE har en varighet utover 8 uker. Dersom en elev allerede er registrert med et skyssopplegg i CERT er det kun mulig å overskride eksisterende søknad med «Midlertidig skyss». Det er også bare ved valg av «Midlertidig skyss» skolene må velge transportør, se bildet under: Side 18/22

19 Når du har valgt riktig selskap, lagt inn skyssbestilling og sendt søknaden er bestillingen tilgjengelig for transportøren. Vi vil gi rutiner til de aktuelle transportørene, slik at de skal sjekke CERT daglig, for å kunne fange opp evt nye innkomne bestillinger på midlertidig skyss, slik at det ikke skal være nødvendig med å gi beskjeder direkte til transportørene. Det vil kun være bestillinger gjort gjennom CERT som vil vil honorere ovenfor transportørene. Elever som bor på to adresser Elever som bor både hos mor og far meldes inn som vanlig fram til du kommer til adresse. Den første adressen som blir lagt inn vil bli benevnt som «KH Hjemmeadresse». Det er derfor vilkårlig hvilken av foreldres adresse som først legges inn. Trykk deretter på grønt «pluss-ikon» for å legge inn adresse nummer to, enten «KF-Fars adresse» eller «KM-Mors adresse». Det neste som er annerledes med søknader for delt omsorgs elever finner vi i bildet «Maler for skyssbestilling» (se bildet under). Her velges det «Ukentlig: Like uker» for ett bosted og «Ukentlig: Ulike uker» for bosted nummer 2. Etter å ha valgt «Like/Ulike uker» og riktig adresse trykkes det på «Legg til» for å legge til skyssbehovet i søknaden. Gjentas for bosted nummer 2 ved rett på skyss til fleire bosted. Ved kun rett på skyss til ett bosted benytter en kun «Legg til-knappen» én gang, etter å ha angitt bostedsadresse og ukentlig mønster. I mange situasjoner kan det være slik at delt omsorg er delt opp i andre mønstre, dvs at elevene bytter adresse på en hverdag. Ved reise med buss har ikke dette stor betydning, velg da vilkårlig like/ulike uker et mønster per bosted. For skyss kun til 1 bosted velges det enten like/ulike uker. Dette mønsteret er derimot viktigere ved reise med (eller i kombinasjon med) drosje. (Se nedenfor). Side 19/22

20 Delt omsorg og behov drosje Ved delt omsorg og transporttype drosje er det en fordel å få inn riktig kjøremønster i CERT, da dette danner grunnlag for kommunikasjon ut til drosjeselskap. Sørg først for at timeplan er riktig. Ved behov kan det kan defineres egen timeplan kun for én elev for å kunne bli mer presis. Dette vil være en ny funksjon som vil bli tilgjengelig fom august 2012! Nærmere orientering vil da legges til denne brukermanualen! Hvis elev for eksempel har delt omsorg annenhver uke, og byttet skjer om onsdagene løses dette slik: 1) Følg først steg som vist over for valg av adresse og «Ukentlig:», men ikke «Legg til» 2) Velg bevisst endret valg i felt for «Ukedag(er):», for eksempel Mandag+Tirsdag+Torsdag+Fredag 3) Legg til og gjenta for adresse nummer to, men med motsatt valg på «Ukentlig:» 4) Følg deretter steg 1 til 3, men kun med onsdag som valgt «Ukedag(er):» Tilknytningsskyss Hvis en elev har rett på tilknytningsskyss vil CERT godkjenne dette. Det vil da stå (OK) bak avstanden for «Holdeplassavstand» i vinduene «Maler for skyssbestilling» og «Holdeplasser». Prosedyre for innmelding av søknader for elever med tilknytningsskyss er helt lik andre elever med standard ordinær skyss med ett unntak. Unntaket er at det velges «Drosje» som «Transporttype:» i vinduet «Søknadsskjema», og det skrives i «Transportkommentar:» feltet som for eksempel «Tilknytningsskyss - drosje til busstopp og buss videre». Kommunalt vedtak Skysskode Kommunalt vedtak dekker begrep som særlig vanskelig/-farlig skolevei, vinterskyss, mørkeskyss, og evt annen skyss som kommunen er ansvarlig for. Prosedyre for innmelding av søknader for elever med kommunalt vedtak er helt lik andre elever med ett/to unntak, samt at «Søknadsgrunn» skal her være «Særlig farlig skolevei» for alle typer kommunal skyss. 1) Dersom det er vinterskyss velges riktig «Fra dato:» og «Til dato:» i vinduet «Søknadsskjema». Denne kan endres ved å trykke på pilen ved datofeltet, bla frem eller tilbake i kalender menyen, og dobbeltklikk på riktig dato. Side 20/22

21 2) I vinduet «Maler for skyssbestilling» velges det «KV Kommunalt Vedtak» i feltet for «Skysskode:» Manuell geokoding av elevens adresse Dersom man ikkje kan finne elevens riktige adresse, eller om at gårds- og bruksnr er såpass stort at man ser at dette vil medføre feil måling av avstand har man en mulighet for å legge til en manuell kodet adresse for den aktuelle eleven. Dette gjøres under registrering av elevdetaljer, og man starter som vanlig i «Søk etter elev». Deretter under punkt 2. «adresser» vil man få ett valg med en gul rund knapp etter man har prøvd å benytte adresse eller gårds- og bruksnr. Da vil man få mulighet til å kunne punkte hvor elevens bosted er manuelt. Side 21/22

22 Del 3 Oppstart til nytt skoleår Ettersom CERT har vært i bruk et år vil de fleste elever alt være registrert i systemet. De fleste av disse skal fortsatt gå på den skolen de er registrert ved, men det er og en god del elever som skal bytte skole. Disse skal også kunne søkes opp og knyttes til en ny skole og for å få tak i disse må dere på skolene logge dere på med følgende brukernavn og passord: BRUKER: PASSORD: Steg 1: Oppdatere skoletider Men før elevene kan legges inn i nye klasser må ny skolerute velges og det må sjekkes at det er riktig timeplan som er registrert på de ulike klassene. Dette gjøres ved å være pålogget som vanlig, og ved å gå inn på «Skoleskyss» og «Klasseoversikter». Dobbeltklikk på en klasse om gangen og velg gjeldende skolerute og evt. ny timeplan. Mer informasjon om dette finner dere på s. 4. Steg 2: Legge inn elever Deretter er det klart for å legge inn nye elever. Dersom du er pålogget med ditt vanlige brukernavn får du bare tilgang til «egne» elever, men det kan være greit å starte med disse. Elever det ikke skal gjøres noe med (de bor på samme adresse og har det samme skyssbehovet) markeres og flyttes til høyre i bildet. Ved å markere flere elever ved holde nede Ctrl-knappen kan flere elever flyttes samtidig. Vær obs på et det kun er elever som ikke skal endres som kan flyttes på denne måten. Dersom det er endringer må eleven søkes opp under «Skoleskyss» og «Søk etter elev». Gjør de nødvendige endringene og send inn søknaden i siste bildet. Dere trenger ikke gjøre adresse-endringer på elever som nylig har fått gateadresse, men som i CERT er registrert med gårds- og bruksnummer. Adressen vil i CERT likevel være markert som et punkt så sant huset ligger på samme plass. Det er annerledes med elever som har flyttet. Elever i 1. klasse og elever som ikke har hatt skyss før må registreres helt på nytt. Dette er nærmere beskrevet på s. 7. Dersom en skal søke opp elever fra andre skoler må en være pålogget med ovennevnte brukernavn og passord. Her må en velge skole en skal flytte eleven fra (til venstre) og egen skole (til høyre). (Det er og mulig å søke elevene opp med å bruke personnummer. ) Side 22/22