SkyssWEB brukerhåndbok

Transkript

1 Skoleskyss i Nordland SkyssWEB brukerhåndbok Oppdatert Foto: Gro Eli Stoltenberg

2 2 NYHETER OG ANNET VIKTIG OBS! OBS! Hvis du får trøbbel når du legger inn en elev - stopp opp og få hjelp! IKKE PRØV Å LEGGE INN FLERE NYE SØKNADER PÅ ELEVEN!!!!

3 INNHOLDET I BRUKERMANUALEN INNLEDNING / KOMME I GANG / SUPPORT Nyheter og annet viktig Systemoversikt Logge inn på SkyssWEB Støtte og hjelp Her finner du mer informasjon SAKSBEHANDLING SKOLENIVÅ Søknadsprosessen Oppstartbildet De forskjellige menyvalgene 2014 og oppstart med fiktive personnummer Grunnskole avgangselever i 2014 Legge inn klasseoversikt / timeplan Legge inn ny eller eksisterende elev Endre en søknad og oversikter Flytte opp elever Eksport og lister over egne elever Utskrift brev om vedtak og midlertidig Skyssbevis Skolens rapporter Mistet, tapt eller defekt busskort / nye rutiner SAKSBEHANDLING KOMMUNENIVÅ Søknadsprosessen Status på søknadene før endelig godkjenning Saksbehandle en søknad / endre status Kommunens rapporter ANNET Fakturering av kommunene / kontroll Hemmelig adresse / personnummer Særlig farlig skolevei Kart og avstandsberegning på internett Eksempel på feil beregning av skoleveien Tips når det gjelder adresser Gårds og bruksnummer Skoleruta Kostnad per sone / takstregulativ og soner Tips! Ved å klikke på foran det enkelte tema, går du direkte dit! 3

4 SkyssWEB Grunnskolekontoret i kommunene 44 kommuner (3 har ikke skoleskyss) 60 brukere Grunnskoler 215 skoler 360 brukere elever Videregående skoler 18 skoler 49 lokasjoner 70 brukere elever GPSdata Kartdata er lagt inn for hele fylket gårds og bruksnummer Holdeplassregister for Nordland (7000 stopp) + Troms og Nord-Trøndelag Nordland Fylkeskommune, Samferdsel Drift, ruteplanlegging, økonomi og support Tilbake 4

5 INNLOGGING Brukermanual Sørg for at du alltid har den mest oppdaterte brukermanualen. Den nyeste versjonen vil til en hver tid være tilgjengelig på våre hjemmesider. Du kan se din brukermanuals datering på forsiden av manualen. Innlogging Benytt følgende adresse for å logge inn på SkyssWEB: For å kunne ivareta sikkerheten er dette en sikker internett adresse. Husk derfor å starte med å skrive (med s). Hvis du ikke har brukernavn og/eller passord, vennligst ta kontakt med oss. Systemet vil automatisk logge deg ut etter 1 times inaktivitet. Hvis du selv logger deg ut ved å trykke på Avslutt i menyen oppe til høyre, vil du se følgende melding: Application Exited - core/ui/workspace/main - Click the link to restart the application. Hvis du ønsker å logge deg inn på nytt må du da klikke på denne linken 5

6 INNLOGGING Gå til adressen: Logg deg inn med ditt brukernavn og ditt personlige passord. Tips! Brukernavn skrives med små bokstaver Brukernavnet er laget av NFK og kan ikke endres Hver saksbehandler har sitt eget unike brukernavn Hvis du er en av dem som er saksbehandler på flere skoler, da har du flere brukernavn. OBS! Hvis du glemmer passordet Må du kontakte support! Tilbake 6

7 STØTTE OG HJELP Anbefalt rekkefølge for å få støtte og hjelp 1. Påloggingsproblemer 1. Får du ikke opp påloggingsvinduet? 1. Kommer du inn på andre sider på internett? Hvis nei - snakk med nettverksansvarlig 2. Har du prøvd omstart av nettleseren? 3. Har du prøvd omstart av PCen? 4. Ring support på Nordland Fylkeskommune 2. Får du ikke logget deg på og avvises? 1. Prøv brukernavn og passord på nytt husk at CapsLock skal være av! 2. Ring support på Nordland Fylkeskommune Tips! Brukernavn skrives med små bokstaver + tall Står CapsLock på? 2. Brukermanualen 1. Se i innholdsfortegnelsen på side 3 2. Finner du ikke svar så gå til punkt 3 under 3. Send e-post til skyssweb@nfk.no 1. Dette gjøres hvis det ikke haster veldig 4. Ring support på Nordland Fylkeskommune 1. Teknisk support SkyssWEB er på telefon Tilbake 7

8 BRUKERMANUAL OG INFORMASJON Gå til I venstre meny 1. Klikk Samferdsel 2. Klikk Skoleskyss 3. Klikk SkyssWEB Velg tema: Introduksjon SkyssWEB Brukermanual for SkyssWEB Skyssreglement for NFK Supportinfo OSS (Ofte-Stilte-Spørsmål) Tilbake 8

9 9 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ

10 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ 10

11 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ 11

12 12 SAKSBEHANDLING SKOLE KOMMUNE Saksbehandling / rekkefølge: 1. Skolen legger inn klassenes timeplan, elevens informasjon og saksbehandler alle elevene. DA INFORMERER DU DIN KONTAKTPERSON I KOMMUNEN, OM AT SLUTTBEHANDLING AV DIN SKOLE KAN GJØRES! 2. Systemet beregner avstand, og setter status Autogodkjent eller Autoavslag eller Autoukjent. 3. Kommunens saksbehandler går inn og sluttbehandler alle elever når skolene er ferdige. Kommunene må være ferdige i slutten av mai med sin saksbehandling. søknader som er blitt Autogodkjent settes til status Godkjent til buss søknader med Autoavslag får i utgangspunktet status Avslått på grunn av avstand. Disse kan kommunens saksbehandler godkjenne på bakgrunn av Kommunalt vedtak status Autoukjent betyr som regel at kommunalt vedtak er valgt under innleggelsen. Kommunens saksbehandler må gi den enkelte elev et endelig vedtak brev med vedtak utleveres av skolen til de som har fått avslag på skoleskyss brev med vedtak og skolekort utleveres av skolen til de nye elevene som har fått godkjent skyss

13 SAKSBEHANDLING SKOLE KOMMUNE Utfra elevens rettighet til skoleskyss som her velges, vil det være noen forskjeller i søknadsprosessen, men i all hovedsak er det samme info som skal inn i søknaden. I feltet Adm. Enhet velges elevens bostedskommune. Her vil det automatisk være valgt skolens kommune. SkyssWEB tar deg skritt for skritt gjennom søknadsprosessen Kundeinformasjon - Her legges elevens personalia inn. Adresser - Her legges inn detaljert info ang hvilke adresser eleven skal ha skyss til og fra. Her må man også huske å legge inn ALLE adressene til eleven, dersom eleven også skal skysses til/fra avlastning, delt bosted etc. Avstander vil da beregnes utfra alle adressene automatisk. Holdeplasser Her må det alltid velges en holdeplass. Kontakter Kontaktinfo husk å legge inn mob.nr der elever kjøres med drosje, slik at det er mulig for transportøren å ta kontakt dersom dette skulle være nødvendig. Søknadsskjema Her legges det inn periode for skyss, skole, klasse, transporttype, og søknadsgrunn. Maler for skyssbestilling Her legges inn detaljert info ang selve skyss-bestillingen. Hvilke dager eleven skal ha skyss, og til/fra hvilke adresser. Husk at når man legger inn timeplanen for klassene i første steg, så er det ikke nødvendig å legge inn dette her. Gjennomgang Her kan man se en oppsummering av søknaden før den sendes for godkjenning og vedtak. Når man er ferdig med én prosess, så kommer man seg videre med å trykke nederst i høyre hjørne, eller om man ønsker å gå tilbake til forrige bilde. Tilbake 13

14 OPPSTARTBILDE OG MENYVALG Pålogget skole Ekstern informasjon Support Nyheter og viktig info VIKTIG! AVSLUTTE? Bruk ALLTID denne for å avslutte. Det gjør at databasen lukkes på rett måte. Tilbake 14

15 15 OPPSTARTBILDE OG MENYVALG Åpen oppgave Lukker alle åpne oppgaver Oppgavelinja finner du til venstre i nedre del av vinduet

16 16 OPPSTARTBILDE OG MENYVALG Tips! Vi må starte med å legge inn timeplan for alle klassene på skolen. MENYVALG: Klasseoversikter Legge inn ny søknad Saksbehandling Klasseoversikter Etter skoleårets slutt (OBS! Ikke i 2014)

17 17 OPPSTARTBILDE OG MENYVALG Elevens personnummer skrives inn

18 OPPSTARTBILDE OG MENYVALG Oversikt over tilgjengelige rapporter finner du HER Tilbake 18

19 2014 OG OPPSTART MED FIKTIVE PERSONNUMMER Når vi nå skal legge elevene inn for første gang, er det en del viktige ting å ta hensyn til! Tips! OBS! ikke klikk øverst i hjørnet, for da lukker du hele programmet! Legg elevene inn på det trinn de tilhører neste skoleår altså , og ikke på trinnet de går dette skoleåret!!! Hvis du ikke gjør det må du flytte dem opp etter skoleslutt, og så saksbehandle dem enda en gang! Før påske mottar du en liste med alle registrerte skysselever på din skole! På dette tidspunkt kan du gå inn og hilse på SkyssWEB og legge inn ditt passord. Fra 29. april kan du starte saksbehandlingen. Listen er bygget opp med fiktive personnummer. Disse korrigerer du ved første gangs innlegging av eleven i SkyssWEB. Tilbake 19

20 GRUNNSKOLE AVGANGSELEVER VÅREN 2014 HVA MED DEM? Kunderegistrering Søk etter kunde - Legg inn fiktivt fødselsnummer - Våren 2014 bruker vi denne menyen til å oppdatere personnummer til alle som går ut av din skole. Her snakker vi om elever i 7. og 10. klasse samt andre elever som skal overflyttes til en annen skole til høsten. 1. Legg inn korrekt fødselsnummer for å lagre og avslutte denne eleven 20

21 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Vi MÅ alltid starte med å legge inn klasseoversikt Skoleskyss Klasseoversikter eller For å endre en eksisterende klasse og timeplan Tips! Dette må gjøres for alle trinn og alle klasser. Hvis alle klassene på trinnet alltid har samme tider, kan man legge dem inn som en klasse, men vi anbefaler å lage egen timeplan for hver klasse. OBS! Dette gjøres hvert år, og det må skje før oppflytting av elever gjøres! Info - Legg inn klasseinformasjon 21

22 22 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Endre Info på en klasse Skoleskyss Klasseoversikter Tips! Disse 2 knappene fungerer ikke! Det vil si at det oppstår en feil når man trykker på dem!!! Dobbelklikk på klassen det gjelder. Gjør endringene og klikk på Lagre endringer

23 23 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legg inn timeplan - Klasseoversikter Tips! Timeplan må legges inn for hver klasse. Skoleskyss Klasseoversikter --- Fane Timeplan Timeplanen legges inn for å lagre

24 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Fane - Klasseoversikter Tips! Elevene vises når de er lagt inn i sin klasse. Fane Elevliste Liste som viser alle skysselevene som er godkjent i klassen Tilbake 24

25 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Saksbehandle eksisterende elev den første gangen (med fiktivt personnummer i 2014) Registrering av søknad Søk opp elev Før søknad om skoleskyss kan opprettes må elevens personalia ligge inne i systemet. Alle nåværende elever er importert fra skolens egne lister over skysselever. Det er noe informasjon som kommer inn, og skolene må uansett inn på hver enkel elev for å «godkjenne» adresse(r) og legge inn klasse og dager for skyss. Dette for at elevene skal kunne geokodes og få registrert riktige avstander. De fleste elever vil allerede være registrert i SkyssWEB, men nye 1. klasseelever og andre elever som ikke har hatt skyss fra før må registreres på nytt. 25

26 26 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Saksbehandle eksisterende elev den første gangen (med fiktivt personnummer i 2014) Da tar vi i bruk menyvalg Søk etter elev Tips! Hvis du trykker Enter forsvinner personnummeret og du må skrive det inn på nytt. Man må trykke på Søk for å finne eleven. Skoleskyss Søk etter elev 1. Legg inn personnummer 2. Klikk på

27 27 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legg inn elevens personnummer og Tips! Kontroller elevens personlige opplysninger. Elever med spesialskyss behandles ikke i dette systemet per i dag. OBS! Ved første gangs oppstart og innlegging i 2014, brukes fiktive personnummer for å saksbehandle eleven første gang. HUSK å endre til elevens korrekte personnummer!

28 28 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn en helt ny elev Skoleskyss Søk etter elev eleven finnes ikke! Da tar vi i bruk menyvalg Tips! Hvis du trykker Enter forsvinner personnummeret og du må skrive det inn på nytt. 1. Legg inn personnummer 2. Søk 3. Klikk på Opprett 4. Fyll ut elevens data og

29 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev Skriv inn gatenavn og nummer - på Søk (ikke bokstav) Tips! Skriv veinavn og trykk søk. Ikke ta med husnummer og bokstav. OBS! Hvis Poststed og postnummer kommer opp direkte, så har du funnet adressen på første forsøk. Klikk på Oppdater for å gå videre. Dette gjelder også hvis du setter inn gårds og bruksnummer. 29

30 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev søke på en vei eller gateadresse Skriv inn gatenavn og på Søk (ikke bokstav) da kommer alle i den veien opp og kartet vises. Tips! Skriv veinavn og trykk søk. Ikke ta med husnummer og bokstav. Finn flere adressetips HER 30

31 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Skriv inn gatenavn og på rett adresse og og 31

32 32 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Ikke i bruk! på rett adresse og og

33 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Tips! For de som KUN har gårds og bruksnummer legges de inn på følgende måte: 1804/121/17 dvs. kommunenr/gårdsnr/bruksnr/festenr Skriv inn kommunenr/gårdsnr/bruksnr/festenr og på rett adresse og og OBS! Hvis Poststed og postnummer kommer opp direkte, så har du funnet adressen på første forsøk. Klikk på Oppdater for å gå videre. 33

34 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev - Elevens og foresattes adresse(r) Hvis eleven har flere adresser legges disse inn Hvis eleven kun har en adresse på KH = Elevens (kundens) hovedadresse Elevens Folkeregisterregistrerte adresse. KF = Fars adresse (ved delt omsorg 50/50) KM = Mors adresse (ved delt omsorg 50/50) MA = Midlertidig eks. fosterhjem, vedtak barnevern etc. 34

35 35 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev - Velge Holdeplass Tips! Det må velges holdeplass for alle innlagte adresser i forrige punkt. Rediger / legg inn nærmeste holdeplass på

36 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev - Velg holdeplass Tips! Det må alltid legges inn holdeplass på hver registrerte adresse. Det er ikke sikkert at eleven benytter den valgte holdeplassen, men ett stoppested langs veien, nærmere elevens bosted. Dette er ikke noe dere egentlig skal trenge å ha noe kunnskap om slik at dere velger den nærmeste uansett. Det er heller ikke sikkert at den nærmeste holdeplassen betjenes av en buss som eleven kan benytte til/fra skolen. Dette er det heller ikke forventet at dere skal ha kunnskap om. Velg holdeplass på 36

37 37 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev - Kontaktinformasjon Tips! Minst 1 kontakttype for eleven, gjerne flere.

38 38 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev Tips! Hvis man har avsluttet en elev og legger inn ny søknad samme år må Fra dato endres.

39 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev (denne og neste side henger sammen) Tips! Hvis eleven har fått ny adresse må gammel timeplan slettes, og ny legges til. Her kan du sette kommunalt vedtak! Fortsetter for å se kart med beregnet vei og for å opprette kjøreplan 39

40 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev (denne og neste side henger sammen) Tips! Hvis eleven har fått ny adresse må gammel timeplan slettes, og ny legges til. Her kan du sette kommunalt vedtak! Fortsetter Hvis eleven har to hjem må dette gjøres for like og ulike uker 2 ggr. 40

41 41 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Delt omsorg 50/50 med to hjem, der det ene er for nært skolen og avvist! Klikk her for å merke den som er avvist! Klikk Slett for å slette den som er avvist! Da står kun den med OK igjen, og vi kan klikke neste og så sende søknad!

42 42 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev (denne og forrige side henger sammen) Tips! Allerede nå ser man om eleven kvalifiserer for å få dekket skoleskyssen! Dersom avstanden er over 4. km trenger man ikke å tenke på kommunalt vedtak. Fortsetter for å gå videre

43 43 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ for å vise beregnet kjørerute

44 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ for å avslutte kartvisning Tips! Her betyr lokal kunnskap ALT! SkyssWEB har ikke snarveier og underganger innlagt. Her må skolens og kommunens saksbehandler vurdere enkeltelever og se på om lettere vei kan velges. Kommunens saksbehandler må i slike tilfeller gå inn og avslå skyss selv om SkyssWEB har Autogodkjent søknaden. 44

45 45 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Skysskode Tips! Skysskode: O = Ordinær skoleelev V = Ordinær vinterskyss K = Kommunalt vedtak

46 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ for å fullføre denne søknaden Tips! SKYSSBESTILLING Hvis adresse eller andre momenter er endret / lagt inn, må man oppdatere skyssbestillingen. Dette gjøres ved å klikke på den og så velge Slett klikk så på Legg til for å beregne skyssbestillingen på nytt! 46

47 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ for å fullføre denne søknaden 47

48 48 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev for å fullføre søknaden Tips! Og da er søknaden klar for behandling av kommunens saksbehandler!

49 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Legge inn ny elev for å avslutte søknaden Tips! Funksjonen Skriv ut blir aktiv senere! Tilbake 49

50 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Flytte opp elever / klasser: Skal gjøres første gang våren 2015 Nordland fylkeskommune lager kalender for skoleåret Skolen legger inn alle klasser med timeplan for dette skoleåret Tips! Elever som skal flyttes opp til en annen skole fra 7. til 8. klasse må behandles av kommunens saksbehandler. Her kan man flytte opp hele klasser! Elevens nye skolen må først ha opprettet den nye 8. klassen i Klasseoversikten Tilbake 50

51 51 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Skoleskyss Administrer elevsøknader Hent Saksbehandling Klikk på feltene for å sortere Eksport og utskrift av dine lister

52 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Skoleskyss Administrer elevsøknader Hent Saksbehandling Klikk på feltene for å sortere Klikk i ruten Vis skyssbestillinger for å se på hva som er lagt inn på eleven. 52

53 53 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Skoleskyss Administrer elevsøknader Hent Klikk og merk for eksempel Autoavslag Gjør at du kan se skyssbestillingen nederst på siden.

54 ENDRE EN SØKNAD, FERDIGBEHANDLE ELLER NY Høyre Lukk søknad for å avslutte elev Opprette ny søknad Endre status busskort Utskrifter Tilbake 54

55 VEDTAK OG UTSKRIFTER Det er lagt inn en rekke maler i SkyssWEB. Mal 1 Godkjenning av skoleskyss grunnskole for første klasse (2 km) Mal 2 Godkjenning av skoleskyss grunnskole 2. til 10. klasse (4 km) Mal 3 Godkjenning av skoleskyss videregående skole (4 km) Mal 4 Avslag på søknad om skoleskyss grunnskole Mal 5 Avslag på søknad om skoleskyss videregående skole Mal 6 Midlertidig skyssbevis Glemt skolekort Mal 7 Midlertidig skyssbevis Mistet eller defekt skolekort Mal 8 Skyssbevis ved utplassering i videregående skole Alle disse har fletting av en del felt, som navn, adresse og dagens dato. Noe må fylles ut på en del av dem, og husk alltid signatur og skolens stempel. OBS! Ingen vedtak skal skrives ut og gis til eleven før kommunens saksbehandler har fullført søknaden! For elever uten endring fra året før, så trenger man ikke å skrive ut vedtak. Dette gjøres kun ved endring av tidligere vedtak! 55

56 56 VEDTAK OG UTSKRIFTER Høyre

57 57 VEDTAK OG UTSKRIFTER Velg dokument Velg dokumentet Letter doc

58 VEDTAK OG UTSKRIFTER Åpne eller lagre aktuelt dokument Tilbake 58

59 VEDTAK OG UTSKRIFTER Godkjenning av skoleskyss grunnskole 1. klasse Navn: Dato: / - 20XX Vedtak Du innvilges med dette fri skoleskyss etter opplæringslovens 7.1 Nordland fylkeskommune har vurdert din skolevei til å være av en slik art at du har rett til skoleskyss. Vedtakets varighet Dette vedtak er gyldig til du fullfører første klasse, eller at skoleveien endres slik at du ikke lengre har krav på skoleskyss. Vi gjør deg oppmerksom på at det er foresattes plikt å informere skolen om endringer skjer. Klage Etter forvaltningslovens 29 kan dette vedtak påklages. Klagen må skje skriftlig og via din skole, til Nordland fylkeskommune, og innen 3 uker fra det tidspunkt dette vedtak ble gjort kjent for deg. Klagen sendes av skolen til: Nordland fylkeskommune Samferdsel Fylkeshuset 8048 Bodø Tilbake 59

60 VEDTAK OG UTSKRIFTER Godkjenning av skoleskyss grunnskole 2. til 10. klasse Navn: Dato: / - 20XX Vedtak Du innvilges med dette fri skoleskyss etter opplæringslovens 7.1 Nordland fylkeskommune har vurdert din skolevei til å være av en slik art at du har rett til skoleskyss. Vedtakets varighet Dette vedtak er gyldig til du fullfører din skolegang, eller at skoleveien endres slik at du ikke lengre har krav på skoleskyss. Vi gjør deg oppmerksom på at det er foresattes plikt å informere skolen om endringer skjer. Klage Etter forvaltningslovens 29 kan dette vedtak påklages. Klagen må skje skriftlig og via din skole, til Nordland fylkeskommune, og innen 3 uker fra det tidspunkt dette vedtak ble gjort kjent for deg. Klagen sendes av skolen til: Nordland fylkeskommune Samferdsel Fylkeshuset 8048 Bodø Tilbake 60

61 VEDTAK OG UTSKRIFTER Godkjenning av skoleskyss videregående skole Navn: Dato: / - 20XX Vedtak Du innvilges med dette fri skoleskyss etter opplæringslovens 7.2 Nordland fylkeskommune har vurdert din skolevei til å være av en slik art at du har rett til skoleskyss. Vedtakets varighet Dette vedtak er gyldig til du fullfører din skolegang, eller at skoleveien endres slik at du ikke lengre har krav på skoleskyss. Vi gjør deg oppmerksom på at det er elevens plikt å informere skolen om endringer skjer. Klage Etter forvaltningslovens 29 kan dette vedtak påklages. Klagen må skje skriftlig og via din skole til Nordland fylkeskommune, og innen 3 uker fra det tidspunkt dette vedtak ble gjort kjent for deg. Klagen sendes av skolen til: Nordland fylkeskommune Samferdsel Fylkeshuset 8048 Bodø Tilbake 61

62 VEDTAK OG UTSKRIFTER Avslag på søknad om skoleskyss grunnskole Navn: Dato: / - 20XX Søknad på skysstilskudd Vedtak Din søknad om fri skoleskyss etter opplæringslovens 7.1 er ikke innvilget. Nordland fylkeskommune har vurdert din skolevei til å være av en slik art at du ikke har rett til skoleskyss. Alternativt kan det søkes om skyssrett hos kommunen, og da ut fra kommunalt vedtak. Klage Etter forvaltningslovens 29 kan dette vedtak påklages. Klagen må skje skriftlig og via din skole, til Nordland fylkeskommune, og innen 3 uker fra det tidspunkt dette vedtak ble gjort kjent for deg. Klagen sendes av skolen til: Nordland fylkeskommune Samferdsel Fylkeshuset 8048 Bodø Tilbake 62

63 VEDTAK OG UTSKRIFTER Avslag på søknad om skoleskyss videregående skole Navn: Dato: / - 20XX Søknad på skysstilskudd Vedtak Din søknad om fri skoleskyss etter opplæringslovens 7.2 er ikke innvilget. Nordland fylkeskommune har vurdert din skolevei til å være av en slik art at du ikke har rett til skoleskyss. Klage Etter forvaltningslovens 29 kan dette vedtak påklages. Klagen må skje skriftlig og via din skole, til Nordland fylkeskommune, og innen 3 uker fra det tidspunkt dette vedtak ble gjort kjent for deg. Klagen sendes av skolen til: Nordland fylkeskommune Samferdsel Fylkeshuset 8048 Bodø Tilbake 63

64 MIDLERTIDIG SKYSSBEVIS GLEMT SKOLEKORT Tilbake 64

65 MIDLERTIDIG SKYSSBEVIS MISTET ELLER DEFEKT SKOLEKORT Tilbake 65

66 MIDLERTIDIG SKYSSBEVIS UTPLASSERING VIDEREGÅENDE SKOLE Tilbake 66

67 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Rapporter Under utarbeiding! Tilbake 67

68 68 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Mistet / ødelagt skolekort / rutiner Når en elev er uheldig og mister sitt skolekort settes følgende tiltak inn: 1. Status for eleven endres til MISTET KORTET ER MELDT MISTET i SkyssWEB 2. Midlertidig skyssbevis skrives ut av skolen 3. Hver torsdag morgen kjører vi en overføring av nye kort, mistede kort eller annet fra SkyssWEB og til billettsystemet 4. Deretter produseres kortene som så sendes direkte til skolens saksbehandler 5. Skolen mottar kortene påfølgende mandag

69 69 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Mistet / ødelagt skolekort / rutiner Pek på eleven og Høyre Opplysninger om busskort

70 SAKSBEHANDLING PÅ SKOLENIVÅ Mistet / ødelagt skolekort / rutiner og velg ny status for kortet Tilbake 70

71 71 SAKSBEHANDLING PÅ KOMMUNENIVÅ

72 72 SAKSBEHANDLING SKOLE KOMMUNE Saksbehandling / rekkefølge: 1. Skolen legger inn klassenes timeplan, elevens informasjon og saksbehandler alle elevene. DA INFORMERER DU DIN KONTAKTPERSON I KOMMUNEN, OM AT SLUTTBEHANDLING AV DIN SKOLE KAN GJØRES! 2. Systemet beregner avstand, og setter status Autogodkjent eller Autoavslag eller Autoukjent. 3. Kommunens saksbehandler går inn og sluttbehandler alle elever når skolene er ferdige. Kommunene må være ferdige i slutten av mai med sin saksbehandling. søknader som er blitt Autogodkjent settes til status Godkjent til buss søknader med Autoavslag får i utgangspunktet status Avslått på grunn av avstand. Disse kan kommunens saksbehandler godkjenne på bakgrunn av Kommunalt vedtak status Autoukjent betyr som regel at kommunalt vedtak er valgt under innleggelsen. Kommunens saksbehandler må gi den enkelte elev et endelig vedtak brev med vedtak utleveres av skolen til de som har fått avslag på skoleskyss brev med vedtak og skolekort utleveres av skolen til de nye elevene som har fått godkjent skyss

73 SAKSBEHANDLING PÅ KOMMUNENIVÅ Status på søknadene før endelig godkjenning Kommunen skal godkjenne eller avslå ferdig utfylte søknader fra skolene. Ferdig utfylte søknader fra skolene, får en av følgende statuser: Autogodkjent søknad Dette er i utgangspunktet en en grei sak som kan godkjennes direkte, men her er kontrollen som er utført av skolens saksbehandler særdeles viktig. Noen steder finnes det snarveier som kanskje ikke er lagt inn på kartet, og dermed er reisen blitt lengre enn nødvendig og dermed godkjent. Autoavslått søknad Denne er avslått av systemet på grunn av reiseavstand. Her kan kommunale vedtak endre avgjørelsen. Autoukjent søknad Søknaden er blitt Autoukjent av systemet på grunn av Kommunalt vedtak. Det kan også skyldes adressefeil, mangler eller annet som krever ytterligere saksbehandling. 73

74 74 SAKSBEHANDLING PÅ KOMMUNENIVÅ Skoleskyss Administrer elevsøknader Hent Saksbehandling HUSK Å LAGRE NÅR DU HAR ENDRET EN STATUS!

75 SAKSBEHANDLING PÅ KOMMUNENIVÅ Skoleskyss Administrer elevsøknader Hent Saksbehandling Klikk på feltene for å sortere Klikk i ruten Vis skyssbestillinger for å se på hva som er lagt inn på eleven. 75

76 76 SAKSBEHANDLING PÅ KOMMUNENIVÅ Skoleskyss Administrer elevsøknader Hent Klikk og merk for eksempel Autoavslag Gjør at du kan se skyssbestillingen nederst på siden.

77 77 ENDRE EN SØKNAD, FERDIGBEHANDLE EKSISTERENDE ELLER NY Høyre Endre status på søknaden Lukk søknad for å lage ny Redigere en eksisterende Opprette ny søknad Endre status busskort Utskrifter

78 ENDRE EN SØKNAD, FERDIGBEHANDLE EKSISTERENDE ELLER NY Delt omsorg 50/50 med to hjem, der det ene er for nært skolen og avvist! Klikk her for å merke den som er avvist! Klikk Slett for å slette den som er avvist! Da står kun den med OK igjen! Klikk for å avslutte denne eleven! 78

79 79 SAKSBEHANDLING PÅ KOMMUNENIVÅ Godkjenne en søknad / klargjøre for skyss Venstre + HUSK Å LAGRE FØR DU AVSLUTTER! Saksbehandler kan velge: RØDE Avslag Avsluttet kommer opp hvis man Lukker en søknad Behandler viser at arbeid pågår Godkjent til buss Godkjent til privat Ny søknad den gamle må lukkes

80 SAKSBEHANDLING PÅ KOMMUNENIVÅ Godkjenne en søknad / klargjøre for skyss for flere elever på en gang! på den første og hold inne CTRL, klikk så på alle du vil godkjenne slik at de blir merket Venstre + HUSK Å LAGRE FØR DU AVSLUTTER! Tilbake 80

81 SAKSBEHANDLING PÅ KOMMUNENIVÅ Kommunens rapporter Under utarbeiding Tilbake 81

82 ANNET Tilbake 82

83 FAKTURERING AV KOMMUNENE / KONTROLL En gang i måneden trykker vi på fakturaknappen! Tips! Eksport til Excel vil gi deg gode rapporter for kontroll og oversikt. Da går det faktura til alle kommunene som har skysselever. Kommunens saksbehandler går inn i SkyssWEB og kvalitetssikrer at fakturaen er 100% korrekt. Hvis spørsmål og behov for avklaring dukker opp, rettes disse til den enkelte skoles saksbehandler. Via SkyssWEB kan man også gå tilbake i tid og ta ut og sammenligne fakturagrunnlagene. I begynnelsen vil NFK vise forståelse for feil, men vi må også gjøre oppmerksom på at det er skolens saksbehandler som er ansvarlig for å legge inn elevene korrekt. Som eksempel kan man tenke seg en elev som slutter eller flytter, og dermed mister rett til skoleskyss. Vi vil fortsette å fakturere for eleven inntil endring av status utføres av skolen eller kommunen. Kreditnota vil ikke bli lagd i slike tilfeller. Tilbake 83

84 HEMMELIG ADRESSE, HEMMELIG PERSONNUMMER ELLER MANGLENDE PERSONNUMMER (FOR EKSEMPELVIS ASYLSØKERE) Hemmelig adresse: Vi får oppgitt og legger inn den korrekte adressen, slik at systemet søker den opp og alt stemmer. Når SkyssWEB har godtatt denne og vi har bekreftet, skriver vi bare over selve adresseteksten med teksten «Hemmelig adresse». Da ligger den plassert i kartet, men adressen vises ikke i lister og lignende. Hemmelig personnummer: Systemet godtar fødselsdato + fem like tall for eksempel Asylsøker / andre uten personnummer: Oftest vet man fødselsdato, og så legger vi på f.eks på den. Evt om man vet bare fødselsår (1998): og så videre Tilbake 84

85 SÆRLIG FARLIG SKOLEVEI Her har Trygg Trafikk laget et informativt hefte Opplæringslovens kapittel 7 omhandler elevers rett til skoleskyss. Skyssgrensen er 2 km for elever på 1.trinn og 4 km for elever på trinn og videregående skole. I tillegg har elevene rett på skyss dersom skoleveien er særlig farlig eller vanskelig. Utdanningsdirektoratet (Udir ) presiserer at elever som ferdes i trafikken alltid vil være utsatt for en viss fare og at vilkåret særlig farlig i 7-1 må forstås som en fare utenom det vanlige. Vurderingene må derfor bygge på en konkret beskrivelse av veien sett opp mot det enkelte barns forutsetning for å klare disse utfordringene. Trygg Trafikk s hjemmeside: Om skoleskyss Informasjonsheftet: Tilbake 85

86 KART OG AVSTANDSBEREGNING PÅ INTERNETT Vår anbefaling for å alltid sjekke avstander, og da er Google Maps som du finner på adressen kjekk å ha. Få veibeskrivelse Gående Legg inn fra og til adresse Tilbake 86

87 EKSEMPEL PÅ FEIL BEREGNING AV SKOLEVEIEN Eksempel Eleven bor i Mjølanveien 61 i Mo i Rana, og går i første klasse på Lyngheim skole altså 2 km. kravet. Tips! Her betyr lokal kunnskap ALT! SkyssWEB har ikke snarveier og underganger innlagt. Her må skolens og kommunens saksbehandler vurdere enkeltelever og se på om lettere vei kan velges. Kommunens saksbehandler må i slike tilfeller gå inn og avslå skyss selv om SkyssWEB har Autogodkjent søknaden. Tilbake 87

88 88 TIPS NÅR DET GJELDER ADRESSER For gateadresser med bokstav, som for eksempel «Parkveien 2 B», kan det være lurt å skrive inn adressen uten bokstav før man trykker «Søk». Vi har opplevd at enkelte adresser med bokstav ikke kommer frem med mindre man utelukker bokstaven i søket. Ved gatenummer med mange siffer, eks Xx-veien 203, kan det være greit å starte med å skrive inn «Xx-veien 20» og deretter «SØK». Da skal det komme opp valg med Xx-veien 203 i listen som du kan velge fra. Skriver man inn Xx-veien 203 direkte så kan det hende man får «Finner ikke samsvar». Ved bruk av gårds- og bruksnummer kan det i noen tilfeller dukke opp flere valg da det finnes teiger rundt omkring som også tilhører samme gårds- og bruksnummer. Bruk kartet som kommer opp i slike tilfeller og velg den som dere ser ikke ligger langt unna og kanskje til fjells.

89 89 TIPS NÅR DET GJELDER ADRESSER Vi anbefaler at det kun er gateadresse/gårds- og bruksnr som skrives inn før man trykker «Søk». I grunnlaget som ligger i databasen er dette fra Kartverket, og det kan eks være andre postnummer og poststed som Kartverket har knyttet til adressen enn det foreldre/elever mener og da har skrevet på søknadsskjema. Man vil derfor ikke oppleve og få noe samsvar med gateadressen og postnummer dersom dette ikke samsvarer i Kartverket sin database. Da vil man heller ikke komme videre i søknaden i SkyssWEB. Fjern derfor postnummer og sted dersom dere opplever å få feilmelding «Finner ikke samsvar» og prøv «Søk» igjen. Vi har opplevd at det oppstår litt problemer med at man ikke finner samsvar og dette har i de fleste tilfeller vært at gårds- og bruksnummer. har vært oppgitt feil. I slike tilfeller kan man spørre kommunen om å få dette bekreftet. Vi har også hjulpet til med å kontakte Folkeregisteret. Ved å bruke nettsiden kan man også konvertere gateadresser til gårds- og bruksnummer og omvendt.

90 TIPS NÅR DET GJELDER ADRESSER I disse tider er det en prosess i gang i landet om at alle skal få gateadresser. Dette er en jobb kommunene er pålagt å utføre, og noen kommuner er godt i gang, noen er ferdige, mens andre har ett stykke arbeid igjen. Dette medfører at kanskje elever melder om en nylig mottatt gateadresse som kartgrunnlaget i SkyssWEB ikke er oppdatert med. Vi ser at som også er levert av Kartverket har en høyere grad av oppdatering når det gjelder nylige opprettede gateadresser, og derfor kan man benytte dette til å konvertere til gårds- og bruksnummer, som man da vil kunne benytte i SkyssWEB. Hvis det oppstår eventuelle problemer med å finne riktig gatenavn eller husnummer er det bare å ta kontakt med oss med informasjon om hvilken adresse det gjelder. Tilbake 90

91 GÅRDS OG BRUKSNUMMER Vår anbefaling for å finne gårds- og bruksnummer er: Tilbake 91

92 SKOLERUTA Tilbake 92

93 93 TAKSREGULATIV OG SONER Dette finner du på adressen:

94 TAKSREGULATIV OG SONER Eksempel Narvik Tilbake 94

95 Takk for oppmerksomheten, og lykke til med arbeidet! 95