Oslo kommune Byrådslederens kontor

Transkript

1 Oslo kommune Byrådslederens kontor Kommuneadvokaten Rådhuset Fr. Nansens pl OSLO Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: Kjersti Mauer, TILDELINGSBREV FOR 2018 FOR KOMMUNEADVOKATEN Innhold 1. Innledning Fellesføringer Årsbudsjett 2018 bystyrets vedtak Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Budsjettforutsetninger Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Risikovurdering Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall Tiltak i klimabudsjett Styringsdialog og resultatoppfølging Styringsdialog og møteplan Rapportering og resultatoppfølging Innledning Dette brevet beskriver byrådsavdelingens forventninger til og krav og føringer for Kommuneadvokaten for 2018, med bakgrunn i Sak 1, byrådets tilleggsinnstilling og bystyrets budsjettvedtak. Disse dokumentene forutsettes kjent, i likhet med Instruks for virksomhetsstyring, Rammeverk for internkontroll og byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse. Byrådslederens kontor Postadresse: Rådhuset, 0037 Oslo E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no Org.nr.:

2 Brevet er en operasjonalisering av Sak 1 ikke bare det som angår virksomheten alene, men også det som er felles for alle virksomheter. Tildelingsbrevet skal ikke og kan ikke omfatte alt som gjøres i virksomheten. Eventuelle uklarheter rundt dette tas opp i styringsdialogen. Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos virksomhetsleder. 2. Fellesføringer Generelt Vi viser til Sak 1 kapittel 1 med føringer som legges til grunn for virksomhetenes arbeid i For å nå kommunens mål og for å løse stadig mer sammensatte oppgaver, er det nødvendig at sektorene finner løsninger gjennom samarbeid og samhandling på tvers. Eksempler på områder som krever felles innsats er utvikling av Oslo til en aldersvennlig by, ulike områdesatsinger, folkehelsetiltak, og tidlig innsats for særlig barn og unge, men også for voksne og eldre i utsatte situasjoner. Arbeidet med fellesføringene skal inngå som en del av styringsdialogen mellom byrådsavdelingen og virksomheten. Klima og miljø Alle virksomheter har ansvar for tiltak for å begrense klimaendringene, f.eks. gjennom grønne anskaffelser og etterspørre klimavennlige løsninger. Klimagassutslipp skal reduseres med 36 % innen 2020 sammenlignet med 1990-nivå. 1 Vi viser til klimabudsjettet i Sak 1 kapittel 2 som angir ansvarsforhold på tiltaksnivå. Virksomhetene har også en viktig rolle i å mobilisere byens innbyggere, næringsliv og andre til å være med å utvikle Oslo til en ledende miljøby. Det forventes at virksomhetene bidrar i planleggingen og forberedelsen til Oslo som Europeisk miljøhovedstad i Vi viser også til at Oslo kommune har inngått avtale med prosjektet KuttMatsvinn 2020 der målet er at alle deltakere skal redusere sitt matsvinn med 20 prosent innen utgangen av Kommunikasjon åpenhet innbyggerinvolvering Oslo kommune skal kommunisere helhetlig, åpent, profesjonelt og moderne. Det skal tydelig fremgå at det er Oslo kommune som står bak tjenester, prosjekter og opplevelser. Alle virksomheter har et ansvar for å bidra til åpenhet. Kommunens virksomheter skal innen publisere postjournal i einnsyn og legge frem en forpliktende plan for fulltekstpublisering. Virksomhetene skal også følge opp ny overordnet kommunikasjonsstrategi for kommunen som vil bli vedtatt i I tråd med blant annet byrådssak 1055/17 om tillitsbasert styring og ledelse skal innbyggernes behov danne utgangspunkt for hvordan kommunen utvikler og tilbyr tjenester. Bystyret har vedtatt at Oslo skal være en foregangskommune på medvirkningsprosesser. 2 Alle virksomheter har et ansvar på sitt område. 1 Klimamålet er nedjustert som følge av at statens fremdriftsplan for realisering av fullskala CO2-fangst er forskjøvet. 2 Bystyrevedtak sak 195 Privat forslag av fra Espen Ophaug (V) og Odd Einar Dørum (V) om medvirkningsprosesser i Oslo kommune. 2

3 Digitalisering gevinstrealisering Byrådet har klare visjoner for digitalisering. Alle virksomheter skal bidra til å realisere den digitale transformasjonen. Brukerfokus og brukeropplevelsen skal legges til grunn i virksomhetenes arbeid med digitalisering. Innbyggernes behov for tjenester skal være førende for arbeidet. Digitale tjenester som tilbys skal bygge på Oslo kommunes felles tjenesteplattform. Arbeidet med å planlegge og å realisere fremtidige gevinster er virksomhetenes ansvar. Effekt av kommunens investeringer er tett knyttet til endring av arbeidsprosesser og bruk av digital teknologi. Gevinstrealisering må gjennomføres på en systematisk måte. Det vektlegges at erfaringene som er gjort i Program for elektroniske tjenester blir benyttet i det videre arbeidet med digitalisering av kommunen. Informasjonssikkerhet personvern Alle virksomheter må etablere nødvendig internkontroll og dokumentere behandlingen av sine personopplysninger (behandlingsoversikt), slik at kommunen kan etterleve den nye personopplysningsloven som trer i kraft fra mai Ledelsens årlige gjennomgang av informasjonssikkerhet skal rapporteres til byrådsavdelingen innen 1.oktober Anskaffelser og arbeidskriminalitet Vi viser til byrådssak 1104/17, Oslo kommunes anskaffelsesstrategi, som vil følges av en overordnet implementeringsplan for å sikre forankring og aktiv gjennomføring av strategien i virksomhetene. Anskaffelser skal brukes aktivt som virkemiddel til å sikre gode og samfunnsansvarlige tjenester og løsninger til byens innbyggere og næringsliv. Anskaffelser skal også benyttes strategisk i kampen mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. Virksomhetene må sikre effektiv bruk av midler som kommunen forvalter på vegne av innbyggerne, og anskaffelsesprosessene må gjennomføres på en tillitvekkende måte. Samfunnssikkerhet og beredskap Vi viser til overordnet ROS-analyse for Oslo kommune, jf. byrådssak 1108/17 Kommunalt risikobilde 2017 med handlingsplan, som skal danne grunnlag for lokale ROS-analyser og beredskapsplaner i den enkelte virksomhet. Alle virksomheter skal ha jevnlige beredskapsøvelser og gjennomføre evaluering der risikobildet og virksomhetens egenart tilsier det. HR- og HMS-området Oslo kommune skal være en attraktiv, mangfoldig og fremtidsrettet arbeidsgiver. Virksomhetene skal aktivt bidra til å utvikle en organisasjon som blant annet vektlegger arbeid med nærvær, heltidskultur, åpenhet, etiske regler og et godt og forsvarlig arbeidsmiljø. Konsulentbruken skal begrenses til det som er absolutt nødvendig. 3

4 3. Årsbudsjett 2018 bystyrets vedtak 3.1 Bystyrets budsjettvedtak Tallbudsjettet Kap / Artsgr 140 Kommuneadvokaten (BLK) Regnskap 2016 Beløp i 1000 kr Dok 3 Bystyret Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Overføringsutgifter Sum utgifter Salgsinntekter Refusjoner Overføringsinntekter Finansinntekter og finanstransaksjoner Sum inntekter Netto utgifter Byrådsavdelingen viser til virksomhetsleders plikt til å holde byrådsavdelingen løpende orientert om forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og ha kontroll med virksomheten for overholdelse av budsjett, ref. økonomireglementet og Instruks for virksomhetsstyring Budsjettforutsetninger Rammen er økt med 0,542 mill. i forhold til Sak 1/2018 som følge av forpliktelser knyttet til endrede medlemsvilkår i Oslo kommunes pensjonsvedtekter (byrådssak 252/16). Endringene innebærer en utvidelse av pensjonsordningen som gjør at flere lønnsarter er blitt pensjonsgivende. I Sak 1/2018 er det forutsatt en årlig pensjonskostnadssats på 24 % for alle virksomheter. I tilleggsinnstillingen er satsen redusert til 23,3 % for virksomheter med færre enn 50 ansatte Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter Det er ikke vedtatt verbalvedtak for 2018 som gjelder spesifikt for Kommuneadvokaten. Vi forutsetter at vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteenes behandling av byrådets årsberetning for 2017 der flertallskonstellasjonen også utgjør et flertall i bystyret, samt relevante merknader til årsoppgjøret for 2017 fra Kontrollutvalget kartlegges og følges opp på eget initiativ. 4

5 3.1.4 Risikovurdering Virksomheten skal vurdere risiko med hensyn til gjennomføring og leveranser som angis i tildelingsbrevet. Endringer i risikovurdering og risikobilde vil være fast tema i styringsdialogen, se også pkt Virksomheten må iverksette tiltak som kan redusere risiko for at mål ikke nås og at oppdrag ikke kan leveres innen angitte frister. 3.2 Mål, tiltak, resultatindikatorer og måltall I Sak 1/2018 under punkt 1 Ansvarsområde, er byrådets forventninger til Kommuneadvokaten formulert. For øvrig stilles ikke særskilte mål og resultatkrav for Kommuneadvokaten. Nøkkeltallstabellen er videreført Tiltak i klimabudsjett 2018 Det vises til omtale innledningsvis under pkt. 2. Fellesføringer om Klima og miljø. Kommuneadvokaten er en liten stabsetat som leier lokaler, og som ikke har egne kjøretøy. Etaten har ikke ansvar for særskilte tiltak i Klimabudsjettet. Det forventes likevel at etaten sørger for å ivareta nødvendige klimahensyn i sine aktiviteter, f.eks. gjennom grønne anskaffelser og etterspørre klimavennlige løsninger. Kommunens virksomheter vil få tilsendt mal for rapportering på Klimabudsjett i rundskriv som sendes ut av Byrådsavdeling for finans i forkant av rapportering per 1. kvartal., 2. tertial og årsberetning. Den årlige rapporteringen på Klimabudsjettet vil være en del av kommunens Miljø- og klimarapport som fremmes som egen sak parallelt med byrådets årsberetning. Det forventes ikke at Kommuneadvokaten rapporterer til 1. kvartal og 2. tertial på klimaarbeidet, men at det rapporteres i virksomhetens ordinære årsberetning. Virksomheter som er miljøsertifisert rapporterer på klimaarbeidet gjennom rapporteringsplattformen til Stiftelsen Miljøfyrtårn. 4. Styringsdialog og resultatoppfølging 4.1 Styringsdialog og møteplan I byrådssak 1055/17 beskrives tillit som strategi og arbeidsform med formål om å skape enda bedre tjenester til innbyggerne, mer samhandling mellom kommunen og innbyggerne og innad i kommunen på ulike nivå, økt resultatorientering og gjennomføringskraft. Dette skal følges opp i linjen. I henhold til byrådssaken skal byrådsavdelingene og virksomhetene «vurdere rutiner, delegering, kontroll og oppfølging. Særlig vekt bør det legges på hvordan styringsdialogen gjennomføres, på gode beslutningsgrunnlag og samarbeid på tvers.» Virksomhetsstyringen skal sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak. Ledere på alle nivå har et ansvar for nødvendig samordning for å oppnå felles mål, ref. Instruks for virksomhetsstyring. Risikostyring og internkontroll skal være integrert i virksomhetsstyringen. Endring i risikovurdering 5

6 og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen. Føringene i kapittel 2 skal også tas opp i dialogen. Møteplan: Det planlegges avholdt etatsstyringsmøter i april og september 2018 knyttet til budsjett og rapporteringsprosessene. Innkalling vil følge i Outlook. I tillegg kan det avtales andre møter som inngår i styringsdialogen ved behov. På møtet i april settes på dagsorden et punkt om strategi og status for etaten og eventuelle utfordringer i et langsiktig perspektiv. 4.2 Rapportering og resultatoppfølging Etaten skal rapportere på ordinær måte gjennom kvartals- og tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA. Vi viser til kommende byrådssak i 2018, Økonomireglementet for 2018 Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater. Vi viser også til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes rapportering. Alle data som kreves innrapportert, både tjenestedata og regnskapsdata, skal være kvalitetssikret på en tilfredsstillende måte, i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for finans. ****** Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i Med hilsen Tale Teisberg kommunaldirektør Nina Sand administrasjonssjef Godkjent elektronisk 6